TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN BẮC

CÔNG TY ĐIỆN LỰC SƠN LA

--------------------

Mã hiệu: QT.05
Lần ban hành: Lần thứ 2
Ngày ban hành: 30/10/2010
Trang: 6

QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG
PHÙ HỢP

Biên Soạn Kiểm tra Duyệt

Họ và tên Nguyễn Huy Bách Cầm Văn Giáo Lê Quang Thái

Chữ ký

Ngày duyệt 26/10/2010 28/10/2010 30/10/2010

 QUY TRÌNH HTCL: ISO 9001:2008
Ký hiệu TL: QT.05
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG Số trang: 1 / 1
PHÙ HỢP Sửa đổi/Ban hành: 01/02

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI

Tóm tắt nội dung sửa Ngày ban

TT Phần sửa đổi Trang Phê duyệt
đổi hành
 QUY TRÌNH HTCL: ISO 9001:2008
Ký hiệu TL: QT.05
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG Số trang: 2 / 2
PHÙ HỢP Sửa đổi/Ban hành: 01/02

1. MỤC ĐÍCH.
Quy trình này quy định về trách nhiệm và phương pháp kiểm soát, xử lý các sản
phẩm không phù hợp được phát hiện trong quá trình vận hành hệ thống, có nghĩa là
cả sản phẩm của quá trình và sản phẩm khách hàng đã nhận được.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG.
• Đối tượng áp dụng: Tất cả các sản phẩm không phù hợp (xem định nghĩa).
• Trách nhiệm áp dụng: Tất cả các cá nhân, đơn vị trực thuộc hệ thống quản lý
chất lượng của Công ty.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
• TCVN ISO 9001:2008
• Sổ tay chất lượng và các tài liệu của hệ thống chất lượng.
4. TỪ VIẾT TẮT VÀ ĐỊNH NGHĨA
4.1 Từ viết tắt
KPH: Không phù hợp.
NPC: Tổng công ty điện lực Miền Bắc.
CBCNV: Cán bộ công nhân viên.
QLCL: Quản lý chất lượng.
BGĐ: Ban Giám đốc.
QMR: Đại diện lãnh đạo về chất lượng.
4.2 Định nghĩa
4.2.1 Sự không phù hợp
Là sự không đáp ứng theo yêu cầu, quy định của Công ty đề ra, bao gồm các
nội dung chính sau:
a. Trong công tác quản lý:
• Các Văn bản: có nội dung không đáp ứng các yêu cầu của Công ty hoặc có nội
dung không phù hợp với các quy định hiện hành của NPC, EVN, Nhà nước.
• Các quy trình, quy chế, quy định, hướng dẫn không phù hợp như: các quy định
tại các văn bản này đã ban hành tuy nhiên trong quá trình thực hiện phát hiện
những sai sót có tính hệ thống có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
cung cấp tới khách hàng.
• Đối với việc tác nghiệp giữa các phòng, Đơn vị trong Công ty: trong quá trình
 QUY TRÌNH HTCL: ISO 9001:2008
Ký hiệu TL: QT.05
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG Số trang: 3 / 3
PHÙ HỢP Sửa đổi/Ban hành: 01/02

tác nghiệp Lãnh đạo các phòng, Đơn vị có trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ
công việc thuộc lĩnh vực công tác của mình được giao. Nếu nhận thấy có
những yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cung cấp tới khách
hàng thì đây cũng là đối tượng phải kiểm soát, xử lý.
b. Quá trình sản xuất sản phẩm:
• Đối với những quá trình gián tiếp tạo ra sản phẩm gồm: nhập, xuất kho các vật
tư thiết bị, kiểm tra, thí nghiệm, đo đạc, kiểm định… nếu phát hiện ra sự
không phù hợp thì phải kiểm soát, xử lý.
• Đối với những sản phẩm gồm: điện đã cấp đến khách hàng nếu là sản phẩm
không phù hợp như điện áp thấp, công tơ đo đếm không chính xác… thì phải
xử lý kịp thời.
4.2.2 Sự Khắc phục:
Là hành động được tiến hành để loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện
làm cho nó phù hợp trở lại.
4.2.3 Hành động khắc phục/Phòng ngừa:
Là hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã
được phát hiện/tiềm tàng hay các tình trạng không mong muốn (tiềm tàng) khác để
sự KPH không tái diễn.
4.2.4 Cải tiến liên tục:
Hoạt động lặp lại để nâng cao khả năng thực hiện các yêu cầu.
5. NỘI DUNG.
5.1. Lưu đồ
 QUY TRÌNH HTCL: ISO 9001:2008
Ký hiệu TL: QT.05
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG Số trang: 4 / 4
PHÙ HỢP Sửa đổi/Ban hành: 01/02

STT Trách nhiệm Sơ đồ Biểu mẫu

CBCNV, lãnh đạo các Phát hiện sản phẩm
1
phòng ban không phù hợp

Đánh giá mức độ không phù hợp BM.05.01

2 Trưởng các đơn vị
- Ghi nhận hoặc lập phiếu BM.05.02

Đại diện các đơn vị có

sản phẩm không phù Xác định nguyên nhân, đề xuất BM.05.01
3
hợp và các đơn vị có biện pháp xử lý
liên quan.
Ban Giám đốc BM.05.01
4 Duyệt
QMR

Cá nhân/đơn vị được BM.05.01

5 phân công Thực hiện xử lý

Cá nhân/đơn vị được Kiểm tra BM.05.01

6
phân công

Phân tích - Tổng hợp để đưa ra các

7 Trưởng các đơn vị biện pháp khắc phục, phòng ngừa

BM.05.01
Các đơn vị có liên Lưu hồ sơ
8 BM.05.02
quan

5.2 Diễn giải

5.2.1 Phát hiện sản phẩm không phù hợp
- Toàn thể CBCNV nếu phát hiện sản phẩm không phù hợp phải viết đề nghị
theo biểu mẫu BM.05.01 gửi về Thư ký ISO hoặc Lãnh đạo đơn vị mình quản lý để
xem xét, xử lý.
- Tuy nhiên nếu sự KPH không ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của Khách hàng,
hoặc xảy ra đơn lẻ, lần đầu, người phát hiện thông báo cho Lãnh đạo đơn vị mình quản
 QUY TRÌNH HTCL: ISO 9001:2008
Ký hiệu TL: QT.05
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG Số trang: 5 / 5
PHÙ HỢP Sửa đổi/Ban hành: 01/02

lý và được ghi chép vào Sổ theo dõi sự KPH của đơn vị theo biểu mẫu BM.05.02.
5.2.2 Đánh giá mức độ không phù hợp – Ghi nhận
Theo chức năng nhiệm vụ của các phòng, Đơn vị đã được Giám đốc phê duyệt,
các sản phẩm không phù hợp liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nào thì
bộ phận đó có trách nhiệm đề ra biện pháp xử lý ghi vào biểu mẫu BM.05.01. Trong
trường hợp ngoài quyền hạn thì xin ý kiến và hướng giải quyết của Ban giám
đốc/QMR.
5.2.3 Xác định nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý
5.2.3.1 Trách nhiệm xử lý:
Đối với sản phẩm không phù hợp trong quá trình quản lý thì sản phẩm thuộc
phòng nào thì Lãnh đạo phòng đó có trách nhiệm đề xuất phương án xử lý và theo dõi
việc thực hiện các biện pháp khắc phục. Tất cả phải được Ban giám đốc/QMR xem
xét, phê duyệt và được ghi nhớ để tiến hành xét kỷ luật trong các cuộc họp giao ban
khen thưởng, kỷ luật của toàn Công ty.
Sản phẩm không phù hợp đối với tài liệu và các quá trình của hoạt động quản lý
sẽ do các Lãnh đạo đơn vị trình BGĐ/QMR đưa ra quyết định xử lý.
Đối với sản phẩm không phù hợp được khách hàng khiếu nại hoặc có ý kiến (đã
cung cấp đến khách hàng) thì phải báo cáo BGĐ để chỉ đạo các Đơn vị liên quan xử lý
và phải được ghi nhận tại biểu mẫu BM.05.01 để theo dõi, tổng hợp.
5.2.3.2 Quy định về thời hạn xử lý:
Tùy thuộc vào việc tác nghiệp giữa các Đơn vị để xử lý công việc không phù
hợp và BGĐ/QMR/Lãnh đạo các Đơn vị sẽ quyết định thời gian xử lý. Tất cả phải
được cập nhật vào biểu mẫu BM.05.01 để theo dõi hành động khắc phục. Đến hạn đã
ghi trong BM.05.01, Lãnh đạo của Đơn vị phải có trách nhiệm báo cáo BGĐ/QMR để
đánh giá, xem xét kết quả hành động khắc phục.
5.2.4 Phê duyệt
Ban Giám đốc/QMR/Trưởng đơn vị nếu đồng ý với biện pháp xử lý được đề
xuất sẽ phê duyệt và chỉ định người/đơn vị thực hiện, thời gian hoàn thành. Nếu không
đồng ý sẽ cho ý kiến xử lý hoặc chuyển trả lại đơn vị có liên quan để xác định lại
5.2.5 Thực hiện xử lý:
Người/đơn vị được phân công có trách nhiệm thực hiện các biện pháp xử lý đã
được phê duyệt theo thời gian quy định.
5.2.6 Kiểm tra
 QUY TRÌNH HTCL: ISO 9001:2008
Ký hiệu TL: QT.05
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG Số trang: 6 / 6
PHÙ HỢP Sửa đổi/Ban hành: 01/02

Lãnh đạo Đơn vị có trách nhiệm kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra quá trình xử lý
các sản phẩm KPH hoặc các sản phẩm đã được sửa chữa, làm lại. Nếu chưa đạt, tùy
trường hợp sẽ yêu cầu xử lý lại hay xác định lại biện pháp xử lý.
5.2.7 Phân tích - Tổng hợp nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa
Trong quá trình xem xét sản phẩm KPH, nếu có thể và cần thiết thực hiện hành
động khắc phục, phòng ngừa thì Ban Giám đốc/ QMR/Trưởng đơn vị yêu cầu phát
hành phiếu hành động khắc phục, phòng ngừa (xem thủ tục Kiểm soát hành động Khắc
phục/phòng ngừa)
5.2.8 Lưu hồ sơ
Tất cả các đơn vị có liên quan có trách nhiệm lưu các hồ sơ kiểm soát sản phẩm
không phù hợp.
6. HỒ SƠ LƯU
Thời gian Phương pháp
STT Tên hồ sơ Nơi lưu Hình thức lưu lưu hủy
- Thư ký ISO
Báo cáo sản Lưu theo trình tự
1 - Các đơn vị 01 năm Máy hủy
phẩm không thời gian và số
có liên quan
phù hợp
Sổ theo dõi sản - Các đơn vị
Lưu theo số của 01 năm sau
2 phẩm không có liên quan Máy hủy
Sổ ngày hết sổ
phù hợp

7. BIỂU MẪU BAN HÀNH ÁP DỤNG

TT Ký hiệu Tên biểu mẫu

1 BM.05.01 Báo cáo sự không phù hợp

2 BM.05.02 Sổ theo dõi xử lý sự không phù hợp

 BM.05.01
BÁO CÁO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP
Số:

1. Người lập báo cáo: Ngày lập:

2. Mô tả sự không phù hợp:

3. Trách nhiệm và hướng xử lý:

4. Ngày hoàn thành:

5. Kiểm tra quá trình xử lý:

6. Kết luận:

NGƯỜI KIỂM TRA ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO

 BM.05.02
SỔ THEO DÕI XỬ LÝ SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Báo cáo Mô tả tóm tắt Hướng xử lý Đơn vị Thời gian Người kiểm Kết luận
số sự không phù hợp thực hiện hoàn thành tra