A.

Backround of Writting

A letter is a communication tool or medium in the form of writing containing

information, messages, statements, or responses according to the wishes of the letter

writer. Letters are a means of written communication. Letters are seen as the most

efficient and effective written communication tool. economical, and practical

compared to oral communication. What is communicated by letter will arrive at the

intended address according to the original source. The role of letters is even more

important, especially in official letters, such as letters issued by

organizations/institutions.

For example, when a trading company sends a letter to another company that

intends to offer products sold by the trading company. Based on the illustration, it can

be said that letters can function as a communication tool or convey information from the

trading company to other companies. Letters can also function as a representative of the

author, in this case the author does not need to directly meet the person intended to

convey information but is represented by a letter.

In the business world, a person or company will look more professional if they

use business mail as one of the tools to communicate. Many times we are considered

disrespectful if we invite or hold something without sending a letter to the parties

concerned. Well, this also applies to business letters. Its presence plays an important

role in maintaining the credibility of an individual or company.

A business letter is a type of letter that functions as a written communication tool

for various business and work purposes. The goals also various, ranging from

invitations, agreements, reservations, information, statements, and others. Usually this

letter is made by the company and sent by other companies, investors or clients and
stakeholders. There are business letters that are formal and informal.

In business letters there are various kinds, which one is order letters. In Order

letters there are two types, first one is oral and the second one is writing. Business

activities can be carried out orally and in writing. Oral business means that business

activities are carried out through direct conversations with business partners or

consumers. For example, direct marketing of products to consumers, serving buyers

directly, and etc. While a written business is a business whose activities or business

processes are carried out in writingly, in this case with a letter.

Order letter is a document or letter that confirms the details of a purchase of

goods or services from one party to another. Example when we will buy some product

in a company, we must send order letter for request that product and when the recipient

in that company receives this letter,they will process the order and send the product. An

Order Letter is the one that is written by the person/company placing the request of

purchase from another company.

The purpose of the goods order letter is of course to order a good or service

desired by an individual or agency, the existence of a goods order letter is so that what

is ordered is clear and in accordance with the intention. A letter requesting a quote is

required in formal trade that formally demands official procedures in writing. A large

company as a seller, for example, does not simply serve requests for quotes over the

phone. A letter of request for a quote is often the initial stage of the process of

occurrence of a business transaction. Through a request letter for quotation, prospective

buyers ask or ask for information about the goods or services they will buy. As a

reaction, the seller explained the things that the buyer wanted to place an order and

finally the occurrence of business transactions as the culmination of the buying and

selling process.
 Orders letter are usually written on a company's official order form which has

a date and a reference number that should be quoted in any correspondence which

refers to the order. Even if the order is telephoned, it must be confirmed in writing,

and an order form should always be accompanied by either a compliment slip or a

covering letter. A covering letter is preferable as it allows you the opportunity to

make any necessary points and confirm the terms that have been agreed. In placing

an order, we have to always remember that accuracy is very essential. An error in

quoting number, for example, or a mistyped figure in the quantity column can cause

trouble which it may be not possible to put right later. Therefore, a double check to

make sure that everything is right is the only prudent course. Clarity is also

essential. The buyer must make clear to the seller exactly what he wants. In the

export business there are also other things needed besides an accurate description

of the goods: for example, terms of payment, discounts, methods of delivery,

packing, etc.
Terjemahan

Surat merupakan alat atau media komunikasi berupa tulisan yang berisi informasi,

pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat. Surat adalah sarana

komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien dan

efektif. ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang

dikomunikasikan melalui surat akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber

aslinya. Peran surat bahkan lebih penting, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang

dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.

Misalnya, ketika sebuah perusahaan perdagangan mengirim surat ke perusahaan lain

yang bermaksud menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan perdagangan. Berdasarkan

ilustrasi tersebut, dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau

menyampaikan informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga

dapat berfungsi sebagai perwakilan penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu secara langsung

bertemu dengan orang yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tetapi diwakili

oleh surat.

Dalam dunia bisnis, seseorang atau perusahaan akan terlihat lebih profesional jika

menggunakan surat bisnis sebagai salah satu alat untuk berkomunikasi. Sering kali kita

dianggap tidak sopan jika kita mengundang atau mengadakan sesuatu tanpa mengirim surat

kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Nah, ini juga berlaku untuk surat bisnis.

Kehadirannya memainkan peran penting dalam menjaga kredibilitas individu atau

perusahaan.

Surat bisnis adalah jenis surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk

berbagai keperluan bisnis dan pekerjaan. Tujuannya pun beragam, mulai dari undangan,

perjanjian, reservasi, informasi, pernyataan, dan lain-lain. Biasanya surat ini dibuat oleh
perusahaan dan dikirim oleh perusahaan lain, investor atau klien dan pemangku kepentingan.

Ada surat bisnis yang formal dan informal.

Dalam surat bisnis ada berbagai macam, yang mana salah satunya adalah surat

pesanan. Dalam Surat pesanan ada dua jenis, yang pertama adalah lisan dan yang kedua

adalah menulis. Kegiatan usaha dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Bisnis lisan berarti

bahwa kegiatan bisnis dilakukan melalui percakapan langsung dengan mitra bisnis atau

konsumen. Misalnya, pemasaran langsung produk kepada konsumen, melayani pembeli

secara langsung, dan lain-lain. Sedangkan usaha tertulis adalah usaha yang kegiatan atau

proses usahanya dilakukan secara tertulis, dalam hal ini dengan surat.

Surat pesanan adalah dokumen atau surat yang menegaskan rincian pembelian barang

atau jasa dari satu pihak ke pihak lainnya. Contoh ketika kita akan membeli beberapa produk

di sebuah perusahaan, kita harus mengirim surat pesanan untuk meminta produk itu dan

ketika penerima di perusahaan itu menerima surat ini, mereka akan memproses pesanan dan

mengirim produk. Surat Pesanan adalah surat yang ditulis oleh orang/perusahaan yang

mengajukan permohonan pembelian dari perusahaan lain.

Tujuan dari surat pesanan barang tersebut tentunya untuk memesan barang atau jasa

yang diinginkan oleh perorangan atau instansi, adanya surat pesanan barang adalah agar apa

yang dipesan menjadi jelas dan sesuai dengan maksudnya. Surat yang meminta penawaran

diperlukan dalam perdagangan formal yang secara formal menuntut prosedur resmi secara

tertulis. Perusahaan besar sebagai penjual, misalnya, tidak hanya melayani permintaan

penawaran melalui telepon. Surat permintaan penawaran seringkali merupakan tahap awal

dari proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permohonan penawaran, calon pembeli

meminta atau meminta informasi mengenai barang atau jasa yang akan mereka beli. Sebagai
reaksi, penjual menjelaskan hal-hal yang pembeli ingin lakukan pemesanan dan akhirnya

terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak dari proses jual beli.

Surat pesanan biasanya ditulis pada formulir pemesanan resmi perusahaan yang

memiliki tanggal dan nomor referensi yang harus dikutip dalam korespondensi apa pun yang

mengacu pada pesanan. Bahkan jika pesanan ditelepon, itu harus dikonfirmasi secara tertulis,

dan formulir pemesanan harus selalu disertai dengan slip pujian atau surat pengantar. Surat

pengantar lebih disukai karena memungkinkan Anda kesempatan untuk membuat poin yang

diperlukan dan mengkonfirmasi persyaratan yang telah disepakati. Dalam melakukan

pemesanan, kita harus selalu ingat bahwa akurasi sangat penting. Kesalahan dalam mengutip

angka, misalnya, atau angka yang salah ketik di kolom kuantitas dapat menyebabkan masalah

yang mungkin tidak mungkin untuk dimasukkan nanti. Oleh karena itu, pemeriksaan ulang

untuk memastikan bahwa semuanya benar adalah satu-satunya jalan yang bijaksana.

Kejelasan juga penting. Kesalahan dalam mengutip angka, misalnya, atau angka yang salah

ketik di kolom kuantitas dapat menyebabkan masalah yang mungkin tidak mungkin untuk

dimasukkan nanti. Oleh karena itu, pemeriksaan ulang untuk memastikan bahwa semuanya

benar adalah satu-satunya jalan yang bijaksana. Kejelasan juga penting. Pembeli harus

menjelaskan kepada penjual apa yang diinginkannya. Pembeli harus menjelaskan kepada

penjual apa yang diinginkannya. Dalam bisnis ekspor ada juga hal-hal lain yang diperlukan

selain deskripsi barang yang akurat: misalnya, ketentuan pembayaran, diskon, metode

pengiriman, pengepakan, dll.