Plan Anual de trabajo Archivistico del nivel Desconcentrado det Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Efercicio 2020. MINISTERIO PUBLICO FISCALIA DE LA NACION PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVISTICO DEL NIVEL DESCONCENTRADO DEL MINISTERIO PUBLICO DISTRITO FISCAL DE SAN MARTIN EJERCICIO - 2020 Pagina 1s | amsTERio PUBLICS Pla Arua de rabao Archivist de nv! Desconcentado del | SCALIA De Ls NACION Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. INDICE INTRODUCCION ALCANCE OBJETIVOS GENERALES _ OBJETIVOS ESPECIFICOS IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD POLITICA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS _ REALIDAD ARCHIVISTICA DE LA ENTIDAD__ PROBLEMATICA ARCHIVISTICA DE LA ENTIDAD. 7 PRESUPUESTO ASIGNADO___ — 8 (CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS Y COMPLEMENTARIAS __ 18MINSTERIO PUBLICO Plan Arual de trabajo Archivistico del nivel Desconcentrado del EISCALIADE LA NAGION ‘Ministerio Pitblico Distrito Fiscal de San Martin Ejercicto 2020. [ARCH BESCONGENTRADO PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVISTICO DEL NIVEL DESCONCENTRADO DEL MINISTERIO PUBLICO DISTRITO FISCAL DE SAN MARTIN EJERCICIO - 2020 INTRODUGCION 1 Ministerio Publco, 6rgano constitycionalmente auténomo creado mediante Decreto Legisiativo N° 052. Ley Orgénica, Distnto Fiscal de San Martin, creada como Unided Ejecutora (UE) N*008 con Resolucién de la Fiscalia de la NaciOn N®3582-2014-MP-FN de fecha 03 de Septiembre del 2014, tiene ‘como funcién principal la defensa de la legalidad, de los derechos ciudadanos e intereses pablicos: la representacion de la sociedad en juici para los efectos de defender a la familla, a los menores @ incepaces ¥ el ninteres social; asi como velar por la. moral pdbiice, ia persecucién del deiito, ia reparacion chil También vela por la prevencién del deilio dentro de las limitaciones establecidas por ley, por la Independencia de los Organos juciciales y la recta adminstracion de justicia y demas funciones que le ‘sefala la Consttuciin Poltica del Perd y el ordenamientojurdico de la Nacion EI Ministerio Pablico, esta conformado por ef sistema fiscal, en e! cual se encuentran las Fiscallas ‘Superiores y Provinciales; el Instituto de Medicina Legal y los érganos administrativos. E! acervo documentario de esas instancias se conserva en el Archivo Desconcentrado de la sede principal de! Ministerio Pablico- Distrito Fiscal de San Martin - Moyobamba El Archivo Desconcentrado, como érgano de apoyo de la Gerencia Administrativa, es responsable de planear, organizar, dirigi, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas de la institucién a nivel de! Distnto Fiscal de San Martin, as! como de la conservacion y el uso de a documentacion proveniente de los Archivos de Gestion y Archivos Periféricos; intervenir en la transferencia y eliminacion de documentos y custodia de! Patrimonio Documental institucional. La Oficina de Archivo Desconcentrado del Ministerio Publico- Distrito Fiscal de San Martin-Sede Principal Moyobamba, en cumplimiento de las normas vigentes, contnbuye ai mejoramiento de la gestion institucional a través del procesamiento técnico archivistico de la documentacion y también con e! uso de las tecnologfas de informacién aplicadas a los procesos archivisticos y de gestién documentaria, todo ello ‘con la finalided de brindar informacién que sea confiable, oportuna y completa, contnibuyendo de esta ‘manera, @ que las distintas sedes fiscales a nivel Distrito Fiscal de San Martin, puedan ejecutar sus funciones adecuadamente. Por lo antes expresado y en cumplimiento de las normas vigentes, se ha elaborado el presente Plan Anual de Trabajo Archivistico de! nivel Desconcentrado del Ministerio Pabiico - Distrito Fiscal de San Martin, como un documento de gestion en el cual se determinan las actividades archivisticas para el ejercicio 2020, ‘en concordancia con el Plan Operativo institucional 2020 (PO! 2020), de acuerdo a le Directiva N®001-2019- AGN-DDPA “Normas para la Eleboracién del Plan Anual de Trabajo Archivistico de las Entidades Pblicas”, ‘con la Resolucién Jefatural N° 021-2019-AGNU del Archivo General de la Nacién, dejando sin ‘efecto ala a la Directiva N°003-2008-AGN-DGAI "Normas para la Formulacién y Aprobacisn del Plan Anual de Trabajo del Organo de Administracion de Archivos de las Entidades de la Administracion Publica’, ‘aprobade con la Resolucién Jefatural N°346-2008-AGN1J del Archivo General de la Nacién. Pagina 3MINISTERIO PUBLICO Plan Anual de trabajo Archivistico det nivel Desconcentrado del | BScatTADe La Nacion Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. ‘ARCIAVO CESCONCENTRADO I ALCANCE El presente Plan anual de trabajo Archivistico, elaborado en concordancia con los lineamientos de pollticas institucionales y las Normas del Sistema Nacional de Archivos; esté alineado al Pian ‘Operativo institucional (PO!) del Ministerio Publico 2020 y es de aplicacién para la Oficina de Archivo Desconcentrado, Archivos Perifericos, Archivos de Gestion y Trémite Documentario del “Ministerio Pablica - Distrito Fiscal de San Martin. a OBJETIVOS GENERALES Establecer medidas que permitan optimizar los procedimiontos archivisticos y de gestién documentaria para brindar un servicio eficiente al usuario intemo y extero del Ministerio Pablo. m. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Establecer cronogramas que permitan cumplir eficientemente las funciones de la Oficina de Archivo Desconcentrado y Trémite Documentario del Ministerio Publico a nivel Distrito Fiscal de San Martin, Actividades @ realizar: ~ contribuir a una efciente gestion de la informacién lo cual renunda en una mejor toma de diciones. ~ _ Elaborar un plan para gestionar la asignacién @ implementar ambientes adecuados. ~ Proponer un cronograma de transferencia y eliminacién de documentos segdn las normas procesos archivisticos. - Proponer a ia Alta Direcoién de! Distrito Fiscal de San Martin, un plan de visitas de inspeccién mediante un cronograma, a los Archivos periféricos y de gestion de todas las ‘sedes de! Distrito Fiscal de san Martin, con la finalidad de coordinar, ejecutar y controlar e! Ccumplimiento de las actividades archivisticas institucionales. ‘Supervisar 6! cumplimiento del presente Plan Anual de Trabajo Archivistico, en todas las ‘Sades a nivel Distrito Fiscal de San Martin, Coordinar con fos responsables de cada sede fiscal @ nivel Distrito Fiscal de San Martin, el ‘cumplimiento por parte de! personal encargado de Archivos, del Manual de Procedimientos de los “Procesos Técnicos Archivisticas en el Ministerio Pablico”.MINISTERIO PUBLICO lan Anal de trabajo Archivistico del nivel Desconcentrado del FISCAL DE LA NACION Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. [ARCHIVO DESCONCENTRADO 2. Sistematizacion de los procesos archivisticos y de trémite documentario para proporcionar un servicio eficiente tanto a Jos usuarios internos como a los externos. Actividades a realizar. = _Implementar con un Sistema Informatico de Gestion Documentaria a nivel del Distrito Fiscal de San Martin, Que involucre a los archivos de gestion y perfericos y a la Oficina de Archivo y Tramite Documentario, - Utllizando tecnologia de punta para acceder al contenido de los documentos archivados, ccontribuyendo con la moderizacion, lo que redundara en un servicio eficiente, de calidad y rapido a los usuarios autonizados. = Implementar un backup Archivistico que salvaguarde la informaci6n institucional 3. Fomentar las capacitaciénes del personal que realiza labores de archivo. Actividades a realizar. = Capacitar al personal de la Oficina de Archivo Desconcentrado, y Tramite Documentario como tambien al personal de los archivos Perifericos y de Gestion @ nivel de Distrito Fiscal cde San Martin, = Coordinar dicha capacitacion, bajo la modalided presencial u otra, con e! organismo desentralizado del Archivo General de la Nacién a nivel Regional, = Coodinar participaciones del personal encargado de los archivos a eventos de capacitacion archivistica, Pgina 5™ | INISTERIO PUBLICS Plan Armal de trabajo Archivstico del nivel Desconcentrado del BSAA DE LANAGION Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin Eercicio 2020 IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD. 1a. Sector Gubernamental. b. Nombre Oficial de la entided. EI Ministerio Publico Fiscalia de la Nacién, organo constitucionalmente auténomo creado mediante Decreto Legislativo N° 052- Ley Organica, Distnto Fiscal de San Martin, creada ‘como Unidad Ejecutora (UE) N°008 con Resolucién de la Fiscalia de la Nacion N°3582-2014-MP- FN de fecha 03 de Septiembre del 2014. ‘¢. Nombre de la maxima autoridad de la entidad. EI Ministerio Pablico del Distrito Fiscal de San Martin esta representada por su Presidente de fa Junta de Fiscales Superiores ol Dr. RUBEN WILLIAN JARA SILVA. , Nombre del responsable de! OAA, nivel central o desconcentrado. En el Ministerio Pablico del Distrito Fiscal de San Martin - Moyobamba se encuentra ubicado el Area de Archivo Desconcentrado y/o Central y como responsable (2) de dicha Area o! ‘St. MARCO ANTONIO QUISPE ALEJANDRIA, ©. Nombre del o fa responsable del Archivo Central. En este rubro, si es e/la mismo (a) servidor (a) responsable del OAA se repite la informacion, En 61 Ministerio Pablico del Distrito Fiscal de San Martin - Moyobamba se encuentra ubicado el Area de Archivo Desconcentrado y/o Central y como responsable (8) de dicha Area el ‘Sr, MARCO ANTONIO QUISPE ALEJANDRIA, . Direccién de la entidad.- consignar la informacién sobre la ubicacién de la entidad de acuerdo @ su Razon Social. EI Ministerio Pablico del Distrito Fiscal de San Martin en Moyobamba se encuetra ubicedo en el Jr. 20,de anbril cdra 15 S/N — barrio de calvario. 4g. Telefono.- consignar ol numero de teléfono del Archo Central. Para poder comunicamos, el Ministerio Pablico del distrto Fiscal de San Martin - Area de Archivo Desconcentrado cuanta con el o! numero telefonico 042 - 561739 1h. Correo Electronico de Contacto.- Consignar la Informacién de correo oficial. Las entidades pablicas deben otorgar un correo institucional a cada archivo. Para una mejor comunicacion el correo electronico del encargado del archivo Desconcentrado es ‘m_alejandria@hotmail. com, en cuanto al correo oficial para el archivo esta en gestion, Pagina 6MINISTERIO PUBLICO Plan Anual de trabajo Archivistico del nivel Desconcentrado del FISCALIADE LA NAGION Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. V. POLITICA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS. El presente Plan de trabajo Archivistico del Nivel desconcentrado se desarrolla con estricto apego a los lineamientos de politica institucional, contenidas en e! Plan Operativo Institucional (PO!) del ‘Ministerio Pablico para el periodo 2020. ‘Sustenta al presente documento de gestion archivistica las disposiciones siguientes: + Garantizar e! desarrollo de actividades orientadas a la dptima implementacién de un sistema archivistico institucional articulado normativamente, que garantice una eficiente ‘administracién, preservacién y custodia de la documentacion e informacion que conforman el patrimonio documental de la institucién sobre todo las actividades de ‘organizacion y conservacién de documentos con a implementacién de ambientes adecuados. © Promover el acceso a la informacion institucional de carécter pablico y garantizar la ‘seguridad, integridad y confidencialidad de la informacion que tenga carécter reservadd. ‘© Impulsar la interconexién informética institucional a nivel Distrito Fiscal de San Martin y € trabajo dptimo con las bases de datos (Sistema Integrado de Archivo Descentralizado SIAD). ‘© Coortinar ef uso intensivo de tecnologia de la informacion y comunicacion en todas las sedes de fiscallas a nivel Distrito Fiscal de San Martin, digitalizacién de documentos, a {in de evitar fa generacion de oficios de préstamos de documentos dentro del marco de ‘conservaci6n del medio ambiente y el gobierno electrénico. '* Coordinar con 6! Srgano descentralizado del Archivo General de fa Nacién a nivel Regién de San Martin, la capacitacién constante y especializada para que el personal involucrado en temas de archivos, incrementando sus habilidades y potencialidades. VL REALIDADARCHIVISTICA DE LA ENTIDAD 1. Organizacion i Organo de Administracion de Archivos Desconcentrado (OAA) con sede en la ciudad de Moyobamba, es responsable de plenificar, organizer, ingr, normar, efecutar, coordinar y Controlar las actvidedes archivisticas a nivel Distnto Fiscal de San Martin. Las funciones de testa oficina se encuentran regulades en el Manual de Organizacién y Funciones (MOF) y, ‘en @! Reglamento de Organizacién y Funciones (ROF) respectivamente. 1.1 Nivel Desconcentrado EI Archivo Desconcentrado depende orgénica y jerérquicaments de la Gerencia ‘Administrativa y esta a su vez de la Presidencia de la Junta de Fiscales Superiores de! Distrito Fiscal de San Martin; sin embargo, técnica, normativa y funcionalmente, depend del Organo de Administracién de Archivos. ‘Se distingue dos niveles de organizacién en su sistema de funcionamiento: Archives de Gestion y Peniféricos, en este caso el Archivo Desconcentrado tambien funge de Pagina 7| INISTERTO PUBLICO Plan Anal de trabajo Archivsico del nivel Desconcentrado del | BRSRTR Be ccnacoN Ministerio Piblico Disirto Fiscal de San Martin Ejrcicio 2020 Archivo Central del Distrito Fiscal de San Martin, al encontrarse ubicado en la sede de a administracién del distri, 2. Del Archivo Desconcentrado. Este Archivo, comprende una sola area: 2.1. Sede Principal en la ciudad de Moyobamba , ubicado en el Jr Reyes Guerra s/n cara. 05 en e! Barrio de Zaragoza 22 En este archivo se distinque dos niveles de organizacién en su sistema de funcionamiento: Los Archivos de Gestién y Periféricos, en este caso el Archivo Desconcentrado tambien funge de Archivo Central del Distrito Fiscal de San Martin, ‘encontrarse ubicado en la sede de la administracion del distrito. fi 3. Coordinacion de! Organo de Administracion de Archivos Desconcentrado (OAA) 3.4 Interna: EI Organo de Administracién de Archivos Desconcentrado (OAA), coordina acciones archivisticas con la Gerencia Administrativa y otros estamentos involucrados @ nivel Distrito Fiscal de San Martin. 3.2 Externa: El Organo de Administracién de Archivos Desconcentrado (OAA), coordina con ef Organo de Administracién de Archivos de la sede central del Ministerio Pdblico, asi como con el Grgano descentralizado del Archivo General de la Nacién a nivel Regién de ‘San Martin. 4. Normatividad Archivistica. A fin de implementar e| Sistema institucional de Archivos, a emitido normas intemnas para regular 6! manejo documental de Ia insttuci6n: ‘+ Reglamento de Organizacién y Funciones del Ministerio Pablico, eprobada con ‘Resolucion de Fiscalla de la Nacién N°067-2009-MP-FN; y modificada por la Resolucién de la Fiscalla de la Nacion N°S40-2012-MP-FN, que establece que fa Oficina de Archivo y Trémite Documentario pasaré a depender de la Secretaria General de fa Fiscalia de la Nacién. = Resolucién de la Gerencla General N°1311-2012-MP-FN-GG, se aprieba el "Sistema institucional de Archivo del Ministerio Publica”. © Resolucion N°1787-2010-MP-FN, que aprueba la instalacién del Comité de Evaluacion de Documentos. + Directiva N°007-91-MP-FN-OGA "Normas para la Formulacién del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos. del Ministerio Pablico’, Pigina 8MINISTERIO PUBLICO Plan Anual de trabajo Archivistico del nivel Desconcentrado del FISCALIA DE LA NACION ‘Ministerio Pitblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020, ‘aprobado mediante Resolucién de la Fiscalia de la Nacion N*753-91-MP-FN. ‘© Resolucién de la Gerencia General N°186-2013-MP-FN-GG, que aprueba ef “Manual de Procedimientos de los Procesos Técnicos Archivisticos en ef Ministerio Pablico”, ‘+ Directiva N°009-2009-MP-FN-GG “Normas para el uso del Sistema integrado de Archivo Central-SIAC", aprobado mediante Resolucién de la Gerencia General 'N°1360-2009-MP-FN-GG. '* Resolucién de la Gerencia General N'264-2010-MP-FN-GG, que aprueba ef ‘Manual de Organizacién y Funciones de la Oficina de Archivo y Trémite Documentario” ‘+ Resolucion de la Gerencia General NP1312-2012-MP-FN-GG, se aprueba ia Directiva General N°009-2012-MP-FN-GG “Prevencién ante Siniestros por Lluvias, Inundaciones ¢ Incendios en los Archivos del Ministerio Pablico” © Resolucién de la Gerencia General N°1313-2012-MP-FN-GG, se aprueba la Directiva General N°010-2012-MP-FN-GG “Plan de Recuperacion del Patrimonio Documental por Lluvia, Inundacién 0 Incendio en los Archivos de! Ministerio Pablico" © Decreto Legislative N°681 “Normas que Reguian ! Uso de Tecnologias Avanzadas ‘en Materia de Archivos de Documentos © informacion’, tanto respecto a la ‘elaborada en forma convencional, cuanto a la producida por procedimientos informaticos en computadoras’ ‘© Decreto Supremo N°009-92-JUN “Aprueban el Reglamento del Decreto Legislative 'NP681, sobre e! “Uso de Tecnologlas de Avanzada en Materia de Archivos de las Empresas’ + Ley N°26612 “Ley que modifica el D. Leg. N°681, mediante 6! cual se regula 6! uso de Tecnologias Avanzadas en Materia de Archivo de Documentos e Informacién’. ‘© Decreto Legislative N°827 “Amplian los Alcances del D. Leg. N°681 a las entidades piiblicas a fin de modemizar el Sistema de Archivos Oficiales” ‘© Decreto Supremo N°002-98-ITINC! “Aprueban Requisitos y Procedimiento pare Otorgamiento de Certiicado de Idoneidad Técnica para la Confeccién de ‘Microformas” © Decreto Suprema N°001-2000-JUS “Aprueban el Reglamento sobre la Aplicacién de Normas que Regulan el Uso de Tecnologias Avanzadas en Materia de Archivo de Documentos ¢ Informacion a Entidades Pablicas y Privades”, Pégina 9MINISTERIO PUBLICO Plan Anual de trabajo Archivstico del nivel Desconcentrado del FISCALIA DE LA NAGION Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. 5. Personal 5.1 Nivel Desconcentrado EI Ministerio Publico en cumplimionto de sus funciones desarrolla actividades archivisticas conforme a lo dispuesto por el Archivo General de la Nacién en /o referente @ las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos cuenta con personal conforme al siguiente dotalle: =| ee ae | | or DL 728 (2) Asistonte Adminisratvo | | PT = Foe! DL 728 | Asistonte Adminitrative | 42 Nivel Periférico En cada uno de estos Archivos labora un encargado, cuyo perfil por lo general ostenta ‘1 cargo de Asistente Administrativo, y se encuentra en el régimen laboral 728 y/o 1056. 6. Local EI Archivo Desconcentrado de la sede principal-Moyobamba, para la adecuada conservacion y organizacién de la documentacién, funcionan en local acondicionado convenientemente para dicho fin, segdn detalle que se indica 6.1 Sede principal Moyobamba — Jr. Reyes Guerra s/n cdra. 05 ~ Barrio de Zaragoza. = Local de un (01) piso, de uso compartido con almacen de bienes incautados del Ministerio Pablico. = El archivo esté ubicado en el primer nivel, en ambiente acondicionado con ‘material noble (ladrilo) y cielo razo con estructura de madera , piso de cemento ;pulido, con acceso a través de una puerta errollable, con un’ area disponible de 120 M2 aprox. para uso exclusivo como Archi = Asimismo, dentro de este ambiente se encuentra la Oficina del Archivo Desconcentrado, construido en un area de 20 M2 aprox. Acondicionado con ‘material de drywoll - Elambiente cuenta con iuminacién natural y artificial y adecuada ventilacion. Pagina 10| MINISTERIO PUBLICO | ESCALIA De LA NACI 'ARCIHVO DEBCONGENTRADO Plan Anual de trabajo Archivstico del nivel Desconcentrado del Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. Acton | Mame | Moon cmd Direccién Contra! (*) o1 120m? aprox. | Material noble | Jr. Reyes Guerra S/N Cdra 05 1202 aprox. _| Material noble 7. Equipamiento. 7.1 En el Archivo Desconcentrado contamos con un equipo de computo (cpu, monitor, teclado, mause y una impresora multifuncional), las cuales permiten realizar nuestras labores. 7.2. se cuenta con estanteria de anaqueles metélicos para una mejor conservacion y organizacion de! acervo documentario existe. 7.3. contamos con una mesa de trabajo y une pequena, donde realizamos las labores de restauracion de diferentes Carpetas Fiscales y otros legajos de documentos ( se retira todo tyipo de metal como grapas, faster y otros. porteriormente al cocido de las mismas ). ‘Cantidad | Material ciate ce. ‘Observaciones Metal Bueno Buen estado 70 5 on reguiar regular ‘Buen estado 7 Buen estado ‘Se cuenta con materia logistico como mascarilas, huantes y otros.FISCAL DE 8 Fon’ at WMINISTERTO PUBLICO 1dos 0 Acervo Documental. Archive Desconcentrado Plan Armal de trabajo Archivistico del nivel Desconcentrado del FISCALIADE LA NACION Ministero Piblieo Disirto Fiscal de San Martin ~ Ejrcicio 2020 creo DeScONCENTRASO Conformado por documentos de la Alta Direcoién (Presidencia de JFS, Fiscallas ‘Superiores), Sistemas Fiscal, Administrativo y Médico Legal, a nivel Distrito Fiscal de ‘San Martin, Siendo un total de 135 metros lineales aproximadamente a nivel Archivo Desconcentrado de Moyobambe, adecuadamente acondicionados en anaqueles ‘metélicos, de esto total de metros lineales aproximadamente, todo esté actualmente ‘organizado, segiin descripcion del siguiente cuadro, LOCAL |Un solo ambiente de 120 M2 aproxm. Acondicionado con |paredes de material noble (ladrilo cement), cielo rezo de 192 | madera, techo de calamina y piso puido. La documentacion custodiada esté compuesta por documentos administrativos, fiscales, contables y de gestion; a continvacién se seftala las principales series documentales identificadas: DOCUMENTACION ‘ESTADO DELA Serie Documental Fochas Extromas Undes. De Instalacion 0 ‘Metros Uneates ‘Soporte 650 7.80 i 400 i ‘Buen estado 19.Carpotas Fiscales 20.Correspondencia 2670 Buen estado 21.Lres RENADESPLE | 22.Rogisios 23, Correspondoncio, 220 ‘Buen estado upavir ‘24 Regisiros 25Carpetas: 26.Correspondencia, 220 qi Buen estado Pagina 12MARISTERTO PUBLICO MEAT oe A AcON SS aocones Plan Anual de trabajo Archivstico del nivel Desconcentrado del Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. Administrative Area do 1200 ‘Buen estado 10 Area do ‘Humana 1030 ‘Buen estado " 780 Buen estado 2 11.40 Pagina 13| MINISTERIO PUBLICO Plan Aral de trabajo Archivstico del nivel Desconcentrado del MURA Be ARAGON Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020 Eras de Tate seme 13 | (cade | seintormes 550 | pape’ | Buon estado SO vortaroe $1 Corespondona Szrjos Ge amie fara ae | 92a 14 | Prneamertoy | $30%e0 | 440 | popet | Buen estado Prosipesto | $5 Conoqponence ‘Ofna ae | —s6otcos 15| Gestende | S7inomes 190 | pave | svenesiaco indeedores_| $6 Corsepondonce Shes ce ramte 100 Panes, Manuaos, Drectves ofcna ge | 10" Oroos w ‘Seguridad 102.informes 1.10 papel | Buen estado 103 Conoopendencie {4 conrad de Segue y Vat To Rept T 17 | Nottessows | 108 Cores 790 | pape! | everest 101 Conespondoncie 72 | _tanenoee | 1 emcee Rete de Favor a0 | paow | Bienesado Efectuada una medicion en el Distrito Fiscal de San Martin, se ha determinado que existe 220 Metros lineales aproximadamente de documentos pendientes de ser transferidos al Archivo ‘Desconcentrado de la sede principal Moyobamba. Pagina 14WINISTERTO PUBLICO Plan Anual de trabajo Archivstico del nivel Desconcentrado del EISGALIA DE LA NAGION Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. [ARGHO DESCONCENTRADO 9. Actividades Archivisticas Prioritarias. 9.1. Administracion de Archivos El Organo de Administracion de Archivos (OAA) como el Organo encargado del Archivo Desconcentrado de la insttucion, segin lo establecido en el Manual de Organizacion y Funciones de la Oficina de Archivo y Trémite Documentario, aprobado con Resolucion de la Gerencia General N°224-2010-MP-FN-GG. Sus funciones también son previstas fen el “Manual de Procedimientos de los Procesos Técnicos Archivistioos en al Ministerio Piblico’, aprobado con Resolucién de la Gerencia General N°186-2013-MP- FN.GG. Asi la OAA es responsable de planificer, organizar, dirigit, normar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades archivisticas @ nivel nacional del Ministerio Pablico 9.2 Conservacién de Documentos Archive Desconcentrado Los Archivas Desconcentrados son los responsables de mantener la integridad fisica del soporte y del texto de los documentos del Archivo Desconcentrado, la ‘OAA del Disinto Fiscal de San Martin Sede Principal en Moyobamba, ha dispuesto. como medidas de preservacion, la asignacion y adecuacion de nuevos ambientes, asi como la adquisicion de mas Anaqueles metélicos y cajas archiveras. Con Resolucién de la Gerencia General N°1312-2012-MP-FN-GG de fecha 28 de Diciembre de! 2012, se aprueba la Directiva General N°009-2012-MP-FN-GG “Prevencién ante Siniestros por Lluvias, Inundaciones e Incendios en los Archivos del Ministerio Publica” y con Resolucién de la Gerencia General N°1313-2012-MP- FIN-GG de fecha 28 de Diciembre del 2012, se aprueba la Directiva General N°010- 2012-MP-FN-GG "Plan de Recuperacin del Patrimonio Documental por Liuvia, Inundacion 0 Incendio en los Archivos del Ministerio Pablico”. B. Archivo Poriférico y de Gestion ‘Son responsables de mantener la integridad fisica del soporte y del texto de los documentos, para lo cual utllizen unidedes de archivamiento como son files, archivadores de palanca y legajos, donde se conserva la documentacion debidemente ordenada en forma cronolégica, numérica, alfabético-silébica, o mixta 9.3. Descripcién Archivistica A. Archive Desconcentrado La Oficina de Archivo cuenta con el auxiliar descriptivo denominado inventario de transferencia; adicionalmente, se esta gestionando la implementado del Sistema Informatico de! Archivo Desconcentrado (SIAD), con e! cual se reeliza e! Inventario General de los documentos custodiados en este Archivo Desconcentrado. Pégina 15ian MONSTERS Anacon MINISTERIO PUBLICO Plan Anual de trabajo Archivstico del nivel Desconcentrado del ELA NACION ‘Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. “ARCRVO DEBCONCENTRADO B. Archivo Periférico ‘Se emplesn inventarios esqueméticos y de registro para realizar la labor de servicio archivistico y se elaboran inventarios de transferencia para el envio pperiédico de la documentacién al Archivo Desconcentrado, C. Archivo de Gestién ‘Se emplean registros de ingreso y salida, bases de datos 0 el sistema de apoyo a [a funcion fiscal (SIAF) y se elaboran inventarios de transferencia para e! envio pperiédico de la documentaci6n al Archivo Desconcentrado. 9.4 Elaboracién del Programa de Control de Documentos Archicistivos (PCD). Para e! Ia elaboracion del PCD ejercicio 2020, se esta identificando, analizando y ‘evaluando todas las series documentales conjuntamente con los encargados de los Archivos Perifericos para predeterminar los periodos de retencién, orientadas @ la transferencia y eliminacién de documentos, en base a los penodos de retencion para su transferencia al Archivo Desconcentrado posteriormente al Archivo Regional. 9.5 Organizacién de Documentos A. Nivel Desconcentrado ‘Son Jos encargados de administrar y custodiar la documentaci6n producida en los archivos de gestion y perifericos de cada Distrito Fiscal a nivel Nacional dentro de Ja juridiccion a la que pertenecen, con ecepcion del Distrito Judicial de Lima, B. Nivel Periférico y de Gestion La clasificacién de los documentos en los Archivos de Gestién y Periféricos es de tipo orgénico funcional: tiene como base la estructura orgénica de cada dependencia. Las funciones y actividades dan origen a las series documentales y las unidades de archivamiento son ordenadas de acuerdo al sistema alfabético, numérico o una combinacién de ambos. 9.6 Servicio Archivistico A. Nivel Desconcentrado 1 archivo Desconcentrado, prestaran servicio archivistico a través de lecture, consulta, busqueda, préstamo, expedicion de copias, etc. de los documentos que custodia. Esta presiacion de servicio se adecua a las disposiciones legales y administrativas vigentes. ‘Se solictara la instalacién de! Sistema Informatico de! Archivo Desconcentrado (SIAD), que permitira automatizar la informacién. I promeaio anual proyectado de servicios a brindar a nivel interno, es de 220 solicitudes de préstamo de documentos aproximadamente que son controlados ‘actualmente por a papeleta de servicio. Pégna 16MINISTERIO PUBLICO lan Anual de trabajo Archivistico del nivel Desconcentrado del EISCALIA DE LA NACION Ministerio Piblico Distrito Fiscal de San Martin ~ Ejercicio 2020. [ARCHEVO DESCONCENTRADO B. Nivel Periférico Los encargados de este nivel, prestan servicio archivistico a través de lectura, consulta, busqueda, préstamo, expedicién de copias, etc. de los documentos que ‘custodian en cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas vigentes. Los documentos administratives son proporcionados temporalmente y en calidad de préstamo a los funcionarios y usuarios en general del Ministerio Pablico cuando 1 Soliciten, Todo préstamo se haré utilizando un formato u otro tipo de documento (oficio, papeleta, cuademos, libros, etc.) debidamente autorizado por el responsable o titular de la dependencia, Transferencia de Documentos. Para_continuar con el preceso de tranferencia documentaria para este afio 2020 se ‘esta identificando la docuemntacion que cumpla con los periodos de retencios para ‘su respectiva tranferencia a los archivos regionales asi como tambien se viene verificando y cordinando con los archivos perifericos y de gestion que la documentacién este debidamente organizada (clasificada en series documentales y ordenada), foliadas y que haya cumplido los periodos de retencion para su transferencia al Archivo Desconcentrado 9.8 Eliminacién de Documentos. Para e! Aflo 2020 se viene identiicando, analizando y evaluando las series documentales para determinar sus periodos de retencién, con la finalidad de ‘dentificar la documentacién cuyo piazo de retencion ha culminado, para @ su vez, proceder con el procedimiento de eliminacién de documentos, tambien se ha previsto programar la eliminacién de un aproximado de 3 metros lineales ‘aproximadamente de documentos. PROBLEMATICA ARCHIVISTICA DE LA ENTIDAD. La produccion documental de nuestra Institucién requiere una correcta gestion y sobre odo 1a aplicacién de los procesos Técnicos Archivisticos para su correcta custodia y ‘conservacién. En nuestra insitucién atin existe una gran problematica a nivel archivistice. La teorla ‘archivistica sefela que el archivo es el reef vivo de la institucin @ la que pertenece. Por tanto ontro del archivo, se encuentra las secciones documentales en donde nos muestra la ‘organizacion y funciones de la institucion, su evolucién y cambios. Una correcta organizacién {e los documentos respetando las series documentales permite una rapida recuperacion de la lnformacién contenide en los documentos. Sin embargo, a pesar de estar normado y reglamentado muchas de las disposiciones no se aplican en el que hacer diario para ‘salvaguardar fa informacién contenida en los documentos de nuestra institucién pues no lo ~aplican en sus archivos de administrativos o de gestion Pagina 17vn. ™ | MINISTERIO PUBLICO Plan Anual de trabajo Archivistico del nivel Desconcentrado del | TER Roce Niminerts Pibco Barto sal de San art Shrce2020 Ses PRESUPUESTO ASIGNADO EI presente Plan Anual de Trabajo del Organo de Administracion de Archivo Desconcentrado del Ministerio Pablico-Distnto Fiscal de San Martin, se encuentra alineado al Plan Operativo Institucional (PO!) 2020, como parte de la Estructura Funcional en ta Actividad Gestion Administrative de! Programa de Justicia y su aprobacién ha sido coordinada con la Offcina de Planificacion y Presupuesto de esta Unidad Ejecutora N°008, para finalmente ser aprobada mediante Resolucién de la Presidencia de Junta de Fiscales Superiores del Distrito Fiscal de San Martin CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS Y COMPLEMENTARIAS En atencion a la legislacion archivistica vigente, las necesidades de la informacion y para la sostenibilided del Sistema Institucional del Archivo del Ministerio Publico, a nivel Distrito Fiscal de San Martin, se han programado las siguientes actividades para el ejercicio 2020. PRIoRIDAD ACTIVIDADES G1 | Conformacion del OAA (02_| Conservacion de Documentos ‘03 | Descnpeion de Documentos (04 | Elaboracion del PCD 05, 06. ‘Organizaci6n de Documentos Eleboracién, revision y actualizacion de los documentos de Gestion Archivistica (07__| Senos Archivisticos (08 | Transferencia de Documentos (09 | Elaboracion de Documentos de Gestion Archivistica 10 | Digitalizacion de Documentos 11__| Gestion de Infraestructura, inmobilario y Equpos 12 | Asesoramientos Técnico y Atencion a consultas de [a entidad 13_| Limpieza del Area de Archivo. 14__| Supervicén de Archivos de la Enlidad 15 | Capacitacion Archivistica 16 | Adquicicion de equipos para el Archivo Ceniral 17 [otros 1 detalle de la "Programacién de Actividades para el Plan Anual de Trabajo Archivistico del ‘Nivel Desconcentrado de! Ministerio Pablico-Distrito Fiscal de San Martin para el ejercicio 2020, se adjunta como Anexo -01 ANEXO ‘Anexo - 01 “Programacién de Actividades de! Plan Anual de Trabajo Archivistico de! Nivel ‘Desconcentrado de! Ministerio Pablico ~ Distrito Fiscal de San Martin” Pagina 18| (owt oma uve ome pond sor eo uocmntoy (ewe 0g emay woeneas| sp omg Pere a soma op ncwved| waar np ec) rom op este # vppoy Kemi291 anowmoneey| ‘score Kovopgou erenasenns op woes) Hr sousureg wo veneer 4 a son | vee | me | ape meray Seas aes eereend meonm | epessecucnag oNey a DRNeUN? 3p YPEE = ot | moron seweunaeg 9 ovary T ora cease veaneneo! oe « o oe oe potecs sawn op meses ‘awe op eeeae| ‘ouccwe worn o exe) SeoRIAY SOON, “= wor | mor | wee ‘or “or iz ‘suno0g 9 unoemmto| scot | sor (4) swears 9 on w euredany wo vorecon = x sor [vor [me | mor | sor sr : uo sweurace wp wane mo | xr sor | sor | nor [= i = LF ee Se so | nw 1 ro spews res | 30 | ow | 20 | ws | ety | am | unr | dow | say | ow | ay | 203 | yom! Luxx) ‘oweibovery 2100 | epipaw” 2p popIN pee