Bài 1: Khái quát về quản trị và nhà quản trị

Mục tiêu: Quản trị đã ra đời từ lâu trong nền văn minh nhân loại và ngày càng có
vai trò quan trọng trong thời đại hiện nay. Quản trị là hoạt động cần thiết đối và ảnh
hưởng lớn đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Việc nắm được các kiến thức
chung về quản trị sẽ giúp cho người đọc bước đầu hình dung ra được các hoạt động quản
trị trong một tổ chức, cũng như công việc của một nhà quản trị, từ đó có thể liên hệ với tổ
chức của mình. Nội dung bài 1 sẽ trình bày những vấn đề sau: khái niệm, đặc điểm của
quản trị; các chức năng cơ bản của quản trị; Nhà quản trị;
1.1.2. Đặc điểm quản trị
Thứ nhất, hoạt động quản trị chỉ có thể diễn ra khi có ít nhất ba yếu tố: Chủ thể quản
trị, đối tượng quản trị và mục tiêu quản trị.
Chủ thể quản trị là người tạo ra hoạt động của quản trị, là người điều phối công việc
của người khác; Đối tượng và khách thể quản trị là đối tượng tiếp nhận các tác động của
chủ thể quản trị; Mục tiêu quản trị là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động, là cơ sở để lựa
chọn phương pháp, biện pháp tác động, là đích đến của chủ thể và đối tượng quản trị. Vì
vậy, để quản trị thành công cần có sự cân đối hài hòa giữa chủ thể quản trị, đối tượng quản
trị và mục tiêu quản trị.
Thứ hai, hoạt động quản trị gắn liền với quá trình trao đổi thông tin
Thông tin quản trị là những tín hiệu mới, được hiểu, được ghi nhận là có ích cho
việc ra các quyết định quản trị. Để đảm bảo mục tiêu, chủ thể và đối tượng quản trị cần có
sự liên hệ, trao đổi thông tin với nhau. Các dòng thông tin này phải diễn ra theo hai chiều:
Dòng thông tin thứ nhất là thông tin thuận hay thông tin điều khiển từ chủ thể quản trị
truyền xuống đối tượng quản trị. Dòng thông tin thứ hai là thông tin phản hồi từ đối tượng
quản trị đến chủ thể quản trị.
 Chủ thể quản trị

2 1

Đối tượng quản

trị

Hình 12: Hệ thống thông tin quản trị

Thứ ba, quá trình quản trị đòi hỏi khả năng thích nghi trị thể hiện ở các điểm sau:
Chủ thể quản trị thích nghi với đối tượng quản trị: Chủ thể quản trị phải vận động
theo sự thay đổi của đối tượng quản trị để quản trị hiệu quả; Đối tượng quản trị thích nghi
với chủ thể quản trị: Đối tượng quản trị phải tìm cách tiếp nhận tác động của chủ thể quản
trị, thậm chí đối phó với tác động đó bằng cách tự hoàn thiện mình theo yêu cầu của chủ
thể quản trị; Chủ thể quản trị và đối tượng quản trị thích nghi với môi trường quản trị.
Thứ tư, quản trị là khoa học, là nghệ thuật và là một nghề
Quản trị là một loại lao động trí óc đặc thù, nhằm tố chức, điều khiển và phối hợp
các hoạt động mà doanh nghiệp phải thực hiện để đạt mục tiêu kinh doanh. Nó không chỉ
dựa trên kinh nghiệm mà phải có cơ sở khoa học. Mặt khác, quản trị còn là một nghệ thuật
trong xử lý các tình huống, cần linh hoạt, sáng tạo, tùy cơ ứng biến sao cho có hiệu quả
cao nhất. Ngoài ra, quản trị còn là một nghề chuyên nghiệp, kết quả của sự phân công lao
động cao trong xã hội, đòi hỏi kỹ năng và phẩm chất nhất định.
Quản trị là khoa học
Tính khoa học của quản trị đòi hỏi quản trị phải phù hợp với sự vận động của các quy
luật tự nhiên, kinh tế, xã hội… và dựa trên các nguyên tắc tổ chức quản trị. Đồng thời,
trong quá trình quản trị cần vận dụng tốt nhất các thành tựu của các môn khoa học, trước
hết là triết học, kinh tế học, toán học, tin học, công nghệ học,… và các kinh nghiệm trong
thực tế vào quá trình quản trị. Những quy luật này nếu được nắm vững và vận dụng phù
hợp trong quá trình quản trị sẽ giúp tổ chức đạt được kết quả mong muốn.
 Tóm lại, khoa học quản trị cho chúng ta những hiểu biết về các quy luật, nguyên tắc,
phương pháp, kỹ thuật quản trị; trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản trị trong
các hoàn cảnh cụ thể, biết cách phân tích những cơ hội và những thách thức trong quá trình
điều hành các hoạt động để đạt được mục tiêu đã định.
Quản trị là nghệ thuật
Nghệ thuật là kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, cái “mẹo”. Nếu khoa học là sự hiểu biết kiến
thức mang tính hệ thống, quy luật thì nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù
hợp trong từng lĩnh vực, từng tình huống cụ thể. Tính nghệ thuật trong quản trị xuất phát
từ tính đa dạng, phong phú của các sự vật, hiện tượng trong xã hội, kinh tế và trong quản
trị. Cùng một nguồn lực như nhau nhưng khi điều kiện và hoàn cảnh thay đổi thì quá trình
quản trị phải thay đổi linh hoạt. Hơn nữa, quản trị tổ chức suy cho cùng là tác động đến
con người với những nhu cầu phong phú, tâm lý tình cảm luôn biến động. Mối quan hệ
giữa con người đòi hỏi nhà quản trị phải xử lý khéo léo, mềm dẻo linh hoạt phù hợp với
từng cá nhân, từng đối tượng trong tổ chức.
Quản trị là một nghề
Đây là một chức năng đặc biệt hình thành từ sự phân công chuyên môn hóa lao
động xã hội, hoạt động quản trị phải do một số người được đào tạo, có kinh nghiệm và
làm việc chuyên nghiệp thực hiện.
Người làm nghề quản lý kinh doanh cần được đào tạo về nghề nghiệp, kiến thức
chuyên môn, tay nghề, được đào tạo về quản trị, có ý chí làm giàu, có học vấn cơ bản,
có tác phong năng động và thận trọng, có đầu óc đổi mới, có phương pháp ứng xử tốt,
có phẩm chất chính trị và nhân cách đúng mực…
Thứ năm, quản trị gắn với quyền lực, lợi ích và danh tiếng
Nhà quản trị là người có quyền lực và quá trình quản trị là quá trình thực thi quyền
lực của nhà quản trị, thể hiện qua: Nhà quản trị có khả năng điều khiển chi phối người
khác, có quyền quyết định việc sử dụng nguồn lực và tài sản của tổ chức. Các hoạt
động quản trị mang lại lợi ích cho nhà quản trị. Nhà quản trị thường được trả lương
cao hơn các nhân viên cấp dưới. Quyền hạn và trách nhiệm của một nhà quản trị càng
 nhiều thì mức lương của họ càng cao. Hơn nữa, các tổ chức sẵn sàng đưa ra mức lương
thật sự hấp dẫn để thu hút cũng như giữ chân những nhà quản trị giỏi.
Khi tổ chức phát triển, danh tiếng của tổ chức cùng người lãnh đạo được mọi người biết
đến, khi đó uy tín được tạo lập. Ngược lại, khi tổ chức kém phát triển thì danh tiếng và uy
tín sẽ mất. Do đó, để quản trị thành công nhà quản trị phải biết điều tiết quyền lực, lợi ích
và danh tiếng giữa con người và các nhóm lợi ích khác nhau trong tổ chức.
1.2. Nhà quản trị
1.2.1. Khái niệm nhà quản trị
Trong một tổ chức, để đạt được mục tiêu đã đặt ra đòi hỏi sự phối hợp của
nhiều cá nhân, bộ phận. Các thành viên trong tổ chức thường được chia làm hai nhóm:
Nhà quản trị và người thừa hành.
Nhà quản trị là thành viên trong tổ chức chịu trách nhiệm điều khiển, chỉ huy,
giám sát công việc của người khác, giúp họ hoàn thành tốt các công việc được giao.
Người thừa hành là những người trực tiếp thực hiện một công việc, nhiệm vụ cụ thể
và không có trách nhiệm chỉ huy, giám sát công việc của người khác.
1.2.2. Các cấp bậc nhà quản trị
Trong mỗi tổ chức, công việc quản trị được chuyên môn hóa và sắp xếp một cách có
trật tự, thứ bậc rõ ràng. Tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động của tổ chức mà một tổ chức
có thể gồm một hay nhiều nhà quản trị. Nhà quản trị thường được chia làm 3 cấp chủ yếu:
Nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung và nhà quản trị cấp cơ sở.
Nhà quản trị cấp cao
Bao gồm các thành viên trong ban lãnh đạo, người đứng đầu tổ chức, chịu trách nhiệm
điều hành, phối hợp các hoạt động chung của tổ chức, hoạch định đường lối chiến lược, tổ
chức thực hiện chiến lược và chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm
vụ của các nhà quản trị cấp cao gồm: Xác định các mục tiêu hoạt động của tổ chức, đưa ra
các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển doanh nghiệp
trong dài hạn. Các chức danh của nhà quản trị cấp cao: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ
tịch hội đồng quản trị, uỷ viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám
đốc, phó giám đốc…
 Nhà quản trị cấp trung
Là người chịu trách nhiệm về các bộ phận chức năng, các bộ phận tham mưu, hoặc
các cấp quản lý trung gian trong tổ chức. Họ tiếp nhận chiến lược và chính sách chung từ
nhà quản trị cấp cao và biến chúng thành những kế hoạch, mục tiêu cụ thể để chuyển đến
các nhà quản trị cấp dưới. Nhà quản trị cấp trung có nhiều chức danh như trưởng phòng,
chủ nhiệm dự án, giám đốc nhà máy, trưởng hay giám đốc các bộ phận. Nhiệm vụ chủ yếu
của cấp quản trị này là: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm thực hiện các kế hoạch và
chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu
chung.
Nhà quản trị cấp cơ sở
Là cấp quản trị thấp nhất và chịu trách nhiệm về công việc của nhân viên thừa hành.
Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm hướng dẫn, điều khiển nhân
viên thừa hành trong công việc cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Các chức danh thường là: Tổ trưởng, trưởng ca, đốc công, nhóm trưởng…
Đối với một số tổ chức, trong một số trường hợp, các nhà quản trị cấp cơ sở cũng là
người trực tiếp tham gia các công việc cụ thể như nhân viên thừa hành. Ví dụ, đốc công
trong các tổ sản xuất cũng trực tiếp tham gia sản xuất, trưởng nhóm bán hàng có thể là
người trực tiếp bán hàng, bác sỹ trưởng khoa cũng trực tiếp tham gia các ca mổ, khám bệnh
trong các bệnh viện…
Các cấp bậc nhà quản trị trong một tổ chức được minh họa theo hình 1.2 như sau:
 NQT
cấp
cao

NQT cấp trung

NQT cấp cơ sở

NGƯỜI THỪA HÀNH

Hình 1.4: Các cấp bậc quản trị

Sự phân chia cấp bậc nhà quản trị trong tổ chức chỉ mang tính tương đối. Các tổ
chức có quy mô lớn, sự phân chia rõ ràng, dễ nhận biết hơn. Các tổ chức có quy mô nhỏ
sự phân chia này không được rõ ràng bởi vì một nhà quản trị tùy từng điều kiện cụ thể có
thể nội dung quản trị khác nhau.
1.2.3. Các kỹ năng của nhà quản trị
Kỹ năng là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều
khía cạnh, được thực hiện để giải quyết các tình huống hay công việc cụ thể.
Công việc của một nhà quản trị rất đa dạng và phức tạp. Trong lĩnh vực quản trị, để
thực hiện các chức năng quản trị đòi hỏi nhà quản trị cần có các kỹ năng nhất định, nhằm
hoàn thành tốt công việc được giao. Ba kỹ năng chính mà mỗi nhà quản trị cần có là: Kỹ
năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự và kỹ năng tư duy.
1.2.2.1. Kỹ năng kỹ thuật
Kỹ năng kỹ thuật là sự am hiểu và thành thạo để thực hiện một công việc cụ thể. Ví
dụ như chuyên môn về kế toán, marketing, tài chính hoặc sản xuất... Trưởng phòng kế toán
phải am hiểu về các nguyên tắc kế toán, cũng như các mẫu bảng biểu được tiêu chuẩn hóa
để có thể giải quyết các vấn đề và trả lời các câu hỏi mà nhân viên thắc mắc.
 Kỹ năng kỹ thuật có được thông qua quá trình đào tạo và kinh nghiệm thực tế. Các
nhà quản trị thường trải qua khóa học tại các trường chuyên nghiệp, cũng có thể được đào
tạo qua thực tế hay tự đào tạo của cá nhân để trang bị chuyên môn.
Kỹ năng kỹ thuật là kỹ năng quan trọng đối với các cấp quản trị, đặc biệt cần thiết
đối với các nhà quản trị cấp cơ sở vì các nhà quản trị cấp cơ sở thường trực tiếp thực hiện
chuyên môn, nghiệp vụ trong tổ chức.
1.2.2.2. Kỹ năng nhân sự
Kỹ năng nhân sự liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con
người và tập thể trong tổ chức. Kỹ năng nhân sự là khả năng của nhà quản trị trong việc
quan hệ với người khác nhằm thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung.
Các nhà quản trị phải tiếp xúc trực tiếp với nhiều người khác nên kỹ năng nhân sự là
rất quan trọng. Nhà quản trị có kỹ năng nhân sự sẽ tham gia tích cực vào công việc của tập
thể, tạo được môi trường làm việc thoải mái, thân thiện trong tổ chức, giúp phát huy mọi
khả năng và tính sáng tạo của nhân viên. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản
trị là khả năng giao tiếp, truyền đạt tốt; có thái độ quan tâm tích cực đến người khác và
khung cảnh làm việc; xây dựng bầu không khí hợp tác giữa mọi người cùng làm việc chung;
biết cách động viên các nhân viên dưới quyền…
1.2.2.3. Kỹ năng tư duy
Kỹ năng này đòi hỏi nhà quản trị phải có khả năng xem xét tổ chức như một tổng thể
(còn gọi là nhìn từ trên cao), biết phân tích tổng hợp vấn đề, hiểu được mối liên hệ giữa
các vấn đề một cách lôgic và phối hợp hài hòa giữa các bộ phận trong môi trường làm việc
chung, đơn giản hoá các vấn đề phát sinh...
Kỹ năng này là cần thiết để đưa ra được những quyết định hữu hiệu. Nó không chỉ có
việc phối hợp có hiệu quả các bộ phận với nhau mà còn chỉ ra phương hướng, đường lối
chung cho toàn bộ tổ chức. Vì vậy, kỹ năng tư duy ảnh hưởng đến sự thành công của các
quyết định quản trị.
Trên thực tế, các nhà quản trị đều cần có đầy đủ ba kỹ năng trên nhưng tầm quan
trọng của mỗi kỹ năng phụ thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Cấp quản trị
càng cao thì kỹ năng kỹ thuật giảm dần, kỹ năng tư duy sử dụng nhiều hơn. Ở cấp quản trị
thấp, kỹ năng kỹ thuật là cần thiết vì ở cấp này nhà quản trị làm việc chặt chẽ với tiến trình
sản xuất. Ở cấp quản trị càng cao, nhà quản trị càng cần phải có nhiều kỹ năng tư duy chiến
lược hơn, vì những kế hoạch, chính sách và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải
có năng lực đánh giá mức độ ảnh hưởng với một sự thay đổi đối với nhiều lĩnh vực khác
trong tổ chức. Kỹ năng nhân sự quan trọng như nhau đối với tất cả các cấp quản trị. Mặt
khác, tùy vào đặc thù của từng tổ chức mà mức độ quan trọng của 3 kỹ năng này có sự thay
đổi khác nhau. Điều này được minh họa trong hình 1.3 sau:
NQT cấp cao NQT cấp trung NQT cấp cơ sở

Kỹ năng tư duy

Kỹ năng nhân sự

Kỹ năng kỹ
thuật

Hình 1.5. Các kỹ năng quản trị