II.

Giải pháp hoạch định nguồn lực ERP tại doanh nghiệp Thế
Giới Di Động
1. Giới thiệu khái quát về Thế Giới Di Động
1.1. Quá trình hình thành
Công ty TNHH Thế Giới Di Động (Mobile World Co. Ltd)
thành lập vào tháng03/2004 bởi 5 thành viên đồng sáng lập là
Trần Lê Quân, Nguyễn Đức Tài, Đinh AnhHuân, Điêu Chính Hải
Triều và Trần Huy Thanh Tùng, lĩnh vực hoạt động chính
củacông ty bao gồm: mua bán sửa chữa các thiết bị liên quan
đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số và các lĩnh vực liên
quan đến thương mại điện tử.
Công ty đã xây dựng được một phong cách tư vấn bán
hàng đặc biệt nhờ vàomột đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và
trang web www.thegioididong.com hỗ trợ.
Hiện nay, số lượng điện thoại bán ra trung bình tại
thegioididong.com khoảng 300.000máy/tháng chiếm khoảng
15% thị phần điện thoại chính hãng cả nước. Trung bình
mộttháng bán ra hơn 10.000 laptop trở thành Nhà bán lẻ bán ra
số lượng laptop lớn nhất cảnước.
Việc bán hàng qua mạng và giao hàng tận nhà trên phạm vi
toàn quốc đã đượctriển khai từ đầu năm 2007, hiện nay lượng
khách hàng mua laptop thông qua
websitewww.thegioididong.com và tổng đài 1900.561.292 đã
tăng lên đáng kể, trung bình5.000 - 6.000 đơn hàng mỗi tháng.
www.thegioididong.com là website thương mạiđiện tử lớn nhất
Việt Nam với số lượng truy cập hơn 1.200.000 lượt ngày, cung
cấpthông tin chi tiết về giá cả, tính năng kĩ thuật của hơn 500
model điện thoại và 200model laptop của tất cả các nhãn hiệu
chính thức tại Việt Nam.
Thegioididong.com đã nhận được nhiều giải thưởng do
người tiêu dùng cũngnhư các đối tác bình chọn trong nhiều
năm liền. Một số giải thưởng tiêu biểu:
- Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á - Thái Bình Dương
2010
- Top 5 nhà bán phát triển nhanh nhất Châu Á - Thái Bình
Dương 2010
- Top 500 Fast VietNam 2010 (Thegioididong.com nằm
trong top 4)
- Nhà bán lẻ được tín nhiệm nhất 4 năm liên tiếp 2007,
2008, 2009, 2010
(Vietnam Mobile Awards)
- Nhà bán lẻ điện thoại di động có đa dạng mặt hàng nhất
- Nhà bán lẻ ĐTDĐ chăm sóc và hỗ trợ khách hàng tốt nhất
- Giải thưởng thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam năm 2008
theo nhận biếtcủa người tiêu dùng do Phòng thương mại và
công nghiệp Việt Nam cấp
- Giải thưởng nhà bán lẻ của năm do báo PCWorld Việt
Nam tổ chức
 - Các bằng khen, chứng nhận của các cơ quan chính quyền
trao tặng
2. Thực trạng áp dụng hệ ERP tại doanh nghiệp
Thời sơ khai chỉ mới dùng Excel
Thế Giới Di Động mở cửa hàng đầu tiên vào năm 2004. Khi
đó, ông Nguyễn
Đức Tài và các cộng sự chưa có công nghệ gì trong tay, chỉ
dùng phần mềm Excel để quản lý. Đến cuối năm 2005, khi mở
cửa hàng thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa bắt đầu phát sinh bởi lẽ
Excel không thể đáp ứng được. Từ đây Thế Giới Di Động bắt
đầu xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning)
nhằm quản lý, nắm bắt những yếu tố cơ bản như doanh thu,
hàng tồn kho, giúp lãnh đạo doanh nghiệp ngồi từ xa vẫn nắm
được tình hình tại cơ sở kinh doanh.
Khi hệ thống lớn dần lên, số cửa hàng, số sản phẩm bán ra,
số lượng nhân viên cùng tăng vọt, Thế Giới Di Động lại tiếp tục
phát sinh vấn đề chia ca cho nhân viên.
Trước đó, việc chia ca vẫn chỉ được thực hiện trên Excel,
khiến người làm bị quá tải.
Không những vậy, bản thân Excel khi lên tới hàng chục
nghìn dòng cũng dễ bị "đơ".
Vì vậy, Thế Giới Di Động lại tiếp tục dạy phần mềm cách
chia ca. Dần dần, mỗi khi có nhu cầu mới phát sinh, hệ thống
ERP của Thế Giới Di Động lại đi tìm lời giải và giờ đây đã trở
thành một hệ thống đồ sộ.
Khách hàng là số một Triết lý kinh doanh của Thế Giới Di
Động là đặt khách hàng ở vị trí số 1, tất cả các yếu tố khác như
nhân viên, đối tác, nhà cung cấp đều phải xếp sau. Vì vậy, hệ
thống công nghệ luôn hướng tới phục vụ khách hàng đầu tiên.
Đối với quản lý bán hàng, thông thường các cửa hàng nói
chung sẽ quy hết về một mối, tức là có một khu trung tâm để
nhận đơn hàng, nhập hệ thống, in phiếu, thu tiền, viết hóa
đơn... Điều này khiến khách hàng phải đợi rất lâu nếu vào giờ
cao điểm.
Ở Thế Giới Di Động, quy trình rất khác. Cụ thể, khi chính
nhân viên tư vấn sẽ dùng smartphone để biết mọi thông tin về
sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến mãi chi tiết để tư vấn
cho khách hàng hiệu quả. Sau khi tư vấn xong cũng chính nhân
viên đó sẽ là người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng,
giảm đi rất nhiều thời gian và quầy thu ngân. Bởi vậy ở Thế Giới
Di Động sẽ gần như không có người phải đợi.
Bên cạnh đó, điểm lợi của cách quản lý bán hàng này là
ngay lập tức tính được doanh số và tính thưởng cho nhân viên.
Mỗi chiếc điện thoại bán ra liên quan đến rất nhiều người, như
người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý cửa hàng, tổng quản lý
nhiều siêu thị… Việc xác định mỗi người được bao nhiêu tiền
thông thường rất phức tạp, nhưng hệ thống ERP của Thế Giới
Di Động có thể tính lương theo ngày. Điều này giúp chính nhân
viên có thể theo dõi thu nhập của mình và xem những người
xung quanh ai bán giỏi để học tập.
Ngay trên chính website của mình, Thế Giới Di Động cũng
cho thấy công ty rất chú trọng tới trải nghiệm của khách hàng,
khi giảm thời gian để tải website xuống thấpnhất có thể. Đáng
nói là website của Thế Giới Di Động không dùng công nghệ quá
caosiêu, mà chỉ dựa trên những nền tảng cực kỳ cơ bản. Thay
vào đó, website này tối ưuhóa từ những thứ nhỏ nhất, khiến
một trang web bán hàng với rất nhiều hình ảnh
nhưThegioididong.com chỉ có tổng dung lượng tải trang chủ
khoảng 1,2mb và thời gian tảitrong khoảng 0,6-0,7 giây. So sánh
với các trang thương mại điện tử lớn khác trên thịtrường, thời
gian để tải trang phổ biến trong khoảng 2-5 giây.
Nhân viên không cần phải giỏi
Sau phục vụ khách hàng, công nghệ của Thế Giới Di Động
phục vụ tới nhânviên. Chẳng hạn, việc thay đổi bảng giá ở các
chuỗi bán lẻ khác thường được thực hiệnthủ công, nhưng ở
Thế Giới Di Động, công nghệ giúp việc thay giá được thực hiện
tựđộng. Hệ thống có thể làm giá, khuyến mãi đến từng siêu thị
hay đích danh một điệnthoại nào đó và mỗi khi ở trên thay đổi
giá thì lập tức giá mới được chuyển đến các hệthống đèn LED
hiển thị tại các cửa hàng. Nhờ đó, nhân viên tại các cửa hàng có
thểhoàn toàn chuyên tâm chăm sóc khách hàng.
Trong quản trị, lãnh đạo Thế Giới Di Động từng cho biết,
trên các cửa ra vào tạicác cửa hàng của Thế Giới Di Động đều
được gắn mắt thần để đếm số người đi qua.
 Điều này giúp lãnh đạo công ty biết được số liệu chi tiết tại
từng cửa hàng, có baonhiêu người vào cửa hàng và trong số đó
bao nhiêu người mua hàng. Tỷ lệ này cao cónghĩa là cửa hàng
đang hoạt động tốt còn tỷ lệ này thấp tức là cửa hàng đang có
vấnđề. Từ đó, các cửa hàng ít làm hài lòng khách hàng sẽ được
cử người xuống nghiêncứu và tìm hiểu nguyên nhân.
Công nghệ cũng giúp nhân viên kế toán Thế Giới Di Động
giảm tải, như việctính lương cho hơn 30.000 nhân viên chỉ cần
vỏn vẹn 2 người thực hiện. Bên cạnh đó,với một công ty phát
sinh cả trăm nghìn hóa đơn mỗi ngày, việc lưu trữ bằng giấy
rấtkhó khăn và quản lý trong 10 năm lại càng khó. Vì vậy, ngay
khi Nhà nước cho phép,
Thế Giới Di Động đã là một trong ba công ty đầu tiên ở
Việt Nam áp dụng hóa đơnđiện tử.
Đối với tuyển dụng
Thế Giới Di Động có hệ thống quản trị nhân lực online và
tuyển dụng phỏngvấn thông minh để đáp ứng nhu cầu tuyển
dụng cho hàng chục siêu thị mỗi tháng.
Giao diện phỏng vấn online chỉ mất 18 phút và bất kỳ ai
cũng có thể vào trang onlinenày, đăng ký ứng tuyển trong từng
vị trí. Thông qua các câu hỏi, hệ thống sẽ giúp đánhgiá về tính
cách, kỹ năng, để chọn ra những người phù hợp nhất. Sau đó,
những ngườinày nộp hồ sơ trực tuyến, gia nhập công ty. Tất cả
dữ liệu đều nằm trong phần mềmcông ty, để tuyển dụng những
vị trí tiếp theo, tiết kiệm nhiều chi phí về quản trị nhânlực.
 Về bảo hành
Hệ thống tiếp nhận qua ứng dụng trên smartphone, có thể
quản lý rất nhanhtừng điện thoại dùng được bao lâu để bảo
hành cho khách.
Về quản lý kho
Hệ thống của Thế Giới Di Động bao quát được tình hình
của toàn bộ các cửahàng. Từ đó, khi siêu thị này không còn, vào
phần mềm kho sẽ biết siêu thị nào cònhàng để bán cho khách.
Nhà cung cấp và đơn vị giao nhận cũng vận hành theo
phầnmềm riêng, nhân viên kho sẽ mở hệ thống lên, kiểm tra
nếu có đơn hàng mới nhận,giao hàng. Hệ thống cũng theo dõi
nhận hàng để làm sao hàng không thiếu, khôngthừa, tính toán
ra từng linh kiện trong điện thoại còn hay hết để nhập hàng vừa
đủ.
Với việc chú trọng phát triển nền tảng công nghệ, Thế Giới
Di Động đã trởthành chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam hiện nay.
Từ điện thoại, Thế Giới Di Động đãvươn ra điện máy và giờ đây
là cả bách hóa. Năm 2019, Thế Giới Di Động đặt mụctiêu doanh
thu hơn 108 nghìn tỷ đồng. Trong khi đó, công ty đang được
định giákhoảng 1,5 tỷ USD trên thị trường chứng khoán.
3. Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng hệ thống
3.1. Thuận lợi
Chuẩn hóa quy trình làm việc:
 Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình
hoạt động của ThếGiới Di Động, giúp công ty có quy trình tiếp
cận hoàn chỉnh nhất, ít xảy ra sai sóttrong các khâu, dữ liệu
đồng bộ và chính xác, số liệu được chuẩn hóa.
Tiết kiệm chi phí:
Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời
rạc giúp thế giới diđộng làm giảm thiểu chi phí, thời gian.
Sử dụng tập trung trên một hệ thống giúp Thế Giới Di
Động tiết kiệm thời giannhập dữ liệu của người dùng, đồng thời
ít xảy ra sai sót, do dữ liệu có tính kế thừa vàliên kết lẫn nhau,
được kiểm soát chặt chẽ bởi những quy trình và thuật toán có
sẵntích hợp trong hệ thống ERP.
Do dữ liệu được ghi nhận và cập nhật theo thời gian nên
ERP giải quyết rất tốtbài toán bảo mật, tập trung vào độ chính
xác kịp thời của dữ liệu tại thời điểm xácđịnh.
Tăng hiệu suất làm việc:
ERP là một giải pháp giúp thế giới di động có thể vận hành
bộ máy kinh doanhquy mô lớn và phức tạp của mình một các
hiệu quả trong khi sử dụng nguồn nhân lựcít hơn. Từ đó sẽ giúp
cho công ty tiết kiệm chi phí trả lương cho công nhân.
Quản trị thông tin hiệu quả:
ERP đã hỗ trợ cho công tác quản trị của Thế Giới Di Động,
ERP tích hợp mọicông việc, thông tin ở tất cả các phòng ban,
mọi chức năng của các cửa hàng, của côngty trong một hệ
thống máy tính duy nhất để dễ dàng theo dõi, từ đó giúp cho
việc quảnlý thông tin doanh nghiệp được hiệu quả.
Quản lý, cập nhật xử lý thông tin hiệu quả: thông tin khách
hàng, thông tin sảnphẩm, thiết kế phỏng vấn online, ...
3.2. Thách thức
Chi phí vận hành:
Chi phí vận hành mà doanh nghiệp cần phải trả khi áp
dụng hệ thống có thể làmột thách thức đối với thế giới di động
mặc dù hệ thống ERP đã mang lại nhiều lợi íchcho công ty.
Tính đến cuối tháng 6/2017, thế giới di động có 1013 siêu
thịthegioididong.com, 404 siêu thị điện máy xanh và 110 siêu
thị bách hóa xanh, có tớihơn 31000 nhân viên. Đứng trước bộ
máy kinh doanh ngày càng cồng kềnh và mởrộng, bài toán đặt
ra là làm thế nào để tinh gọn hệ thống ERP là một thách thức
lớn củadoanh nghiệp.
Cuộc chiến công nghệ 4.0 khiến thế giới di động phải
không ngừng đổi mới:Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 rõ ràng
là một xu thế của thế giới mà chúng tacũng bị cuốn vào. Nó mở
ra nhiều triển vọng và thách thức, công nghệ thay đổi
quánhanh khiến Thế Giới Di Động không ngừng nâng cấp hệ
thống phần cứng và phầnmềm để tránh tình trạng quá tải dữ
liệu.
4. Giải pháp khắc phục khó khăn và hạn chế
 Mặc dù đem lại rất nhiều thuận lợi cho Thế Giới Di Động
nhưng trong quá trìnhvận hành hệ thống ERP và giữ gìn chúng
là một điều khá khó khăn đối với Thế GiớiDi Động, đòi hỏi
doanh nghiệp phải đề ra một số giải pháp để khắc phục kịp thời
vànhanh chóng:Mặc dù hệ thống ERP giúp Thế Giới Di Động tiết
kiệm được chi phí ở một sốkhoản nhưng việc vận hành và duy
trì chúng phải tiêu tốn rất nhiều. Để giải quyết vấnđề này, Thế
Giới Di Động có thể khuyến khích, hỗ trợ các doanh nghiệp sử
dụng hệthống ERP của doanh nghiệp nhằm đem lại lợi nhuận
nhiều hơn. Hoặc kêu gọi đầu tưcùng xây dựng hệ thống của
doanh nghiệp cũng là một lựa chọn không tồi.
Hiện tại Thế Giới Di Động phải duy trì hoạt động rất nhiều
cơ sở dẫn đến bộmáy kinh doanh ngày càng mở rộng và trở nên
cồng kềnh. Vì vậy doanh nghiệp cầntinh giản lại hệ thống ERP
để có thể hoạt động dễ dàng hơn bằng cách rà soát và lượcđi
những bước đã lỗi thời hoặc đã trở nên không cần thiết nữa, bổ
sung thêm nhữngthông tin hữu ích hơn và gọn gàng nhất có
thể.
Lập ra một đội ngũ theo dõi sát sao những thay đổi của
khoa học công nghệhiện đại, thường xuyên cập nhật để dễ
dàng nghiên cứu và sửa đổi, nâng cấp hệ thốngsao cho phù hợp
hơn với tình hình và xu thế hiện tại.
Tuyên truyền và truyền tải thông tin về những lợi ích khi
sử dụng hệ thống ERPnhằm đưa hệ thống đến với nhiều doanh
nghiệp hơn, nhất là những doanh nghiệp nhỏ