Số / No.

: 31/QHSE/2022
BIÊN BẢN CUỘC HỌP Job no.: Họp online
MINUTES OF MEETING Ngày/Date : 17/06/2022
Thời gian/Time : 13h00
Giữa/Between : Ban TGĐ, QA
Và /And: Quản lý các phòng ban
Họp những vấn đề KPH hàng tuần
Địa điểm/Place : online qua phần mềm MS Team
Thành phần tham dự/ Attender :
STT/No. Họ Tên / Full Name Chức vụ / Position Chữ ký / Sign
1 Trần Thị Bích Hằng TL TGĐ
2 Bùi Thị Kim Huyên QA-NM2
3 Nguyễn Thị Xuân Đến QA-NM1
4 Nguyễn Thị Nhung Quản lý HCNS NM2
5 Bùi Ngọc Đức TP. DA
6 Mai Văn Huy Tổ trưởng KT4
7 Nguyễn Ngọc Thủy Quản lý HSE
8 Nguyễn Thị Kiều Anh PP - Dự Án
9 Phan Hồng Hưng Giám đốc Khối KT
10 Dương Thị Quỳnh Hoa Trợ lý SX-Kho
11 Nguyễn Thị Thanh Giang Quản lý HCNS NM1
12 Phan Thị Vân PP Kinh Doanh NM2
13 Nguyễn Ngọc Mai TP Điện tự động
14 Nguyễn Thị Vân NV Mua Hàng
15 Vi Diệu Phong PP - KT3
16 Lê Ngọc Lâm TP. TCKT
17 Đỗ Thị Hồng Nhung TP. KD
18 Hoàng Thị Thùy Dung TP.KT2
Tất cả những người tham dự đã xác nhận và đồng ý Biên bản cuộc họp trong những trang tiếp theo/ All attender confirmed and agreed this
Minutes of Meeting in the following pages
Đính kèm/Attachments : ………………………………………………………………………………………

Ngày hoàn thành/ Thực hiện bởi/

STT/No. Diễn giải/ Description
Completion Date Action by
Sự việc: Khay mẫu gia công kích thước không đúng với Khay mẫu
của Khách hàng gửi.
1 '- Đơn hàng A220145 - Khay nhôm mẫu 14/6/2022 P. KD
Nguyên Nhân: Sale không kiểm tra so sánh lại kích thước bản vẽ
NCC với kích thước thực tế khay mẫu của Khách hàng gửi.
Sự việc: - Dự án HPC-B220022: Theo yêu cầu ban đầu KH yêu cầu
dùng tất cả các loại valve hãng Prisma, sau đó Sales đã book cuộc họp
với KH để đổi tất cả Vale sang Korea. KH đã đồng ý=> PM đã ghi
nhận BB cuộc họp gửi lên nhóm.
P.DA
2 - PKT4 không xem BB cuộc họp để thay đổi scope như đã deal với 10/6/2022
P.KT4
KH. Lên DNLVT tất cả valve đều là hãng Prisma.
Nguyên Nhân:'- P.KT4 không kiểm tra lại mã thiết bị trong biên bản
cuộc họp và trong scope final trên nhóm
- PM phòng DA không sâu sát trong công việc
Sự việc: Bảng chấm công thiếu giấy xác nhận công của 1 số nhân viên
3 xin nghỉ nữa buổi 10/6/2022 P.HCNS
Nguyên Nhân: Do Phòng HCNS sơ xuất
Sự việc: ''Nhân viên phòng Điện khi đi thuyết trình với KH, đã thuyết
trình những vật tư có xuất sứ Châu Âu, trong khi scope và file thuyết
4 P.Điện - TĐH
trình xuất sứ châu Á.
''DA >VT-KD-IV-B220029 Cung cấp hệ BT sau lò nướng

VPR.703.FR01 25/05/2020 REV.02

 Số / No.: 31/QHSE/2022
BIÊN BẢN CUỘC HỌP Job no.: Họp online
MINUTES OF MEETING Ngày/Date : 17/06/2022
Thời gian/Time : 13h00
Sự việc: 'PM dự án mua Vật tư về không sử dụng, lưu kho và sau đó
mua lại vật tư khác (Vật tư 6 van bướm 1" hãng Sodime) P.DA
5 14/6/2022
Nguyên Nhân: Do PM DA và Sale không sâu sát trong công việc, khi P.KT4
gửi mail xong không xác nhận với KH đã nhận được mail hay chưa

Sự việc: '- Đơn hàng IFV220016, thay dây belt và con lăn băng tải
cong:
- Nhận băng tải từ KH ngày 4/6. KH yêu cầu thực hiện trong 2 ngày
(6/6 hoàn thành).
6 8/6/2022 P.KT (Mr.Nguyễn văn Dũng)
- P.KT4 lên đề nghị lãnh vật tư dây Belt PVC chưa đúng quy cách.
Thông tin chiều ngày 7/6 NCC gửi lại Belt.
=> Trễ tiến độ lắp và giao lại băng tải cho khách hàng so với kế hoạch.
Nguyên Nhân: Chưa kiểm tra dậy Belt trước khi lắp

Sự việc: '- Mua hàng đã đưa hồ sơ Kiểm định An Toàn Quốc Tế

(17.820.000) cho Phòng kế toán ngày 25/02/2022, MH đã đàm phán
công nợ 30 ngày nhưng tính thực tế đến nay nợ đã 100 ngày, Tuy
nhiên đến nay vẫn chưa nhận được thông báo thanh toán từ PKT và
PKT không ai phản hồi với MH và NCC, dẫn đến MH bị mất uy tín
7 với NCC dù PMH đã báo PKT nhiều lần và NCC gọi điện PKT nhưng 11/6/2022 P.TCKT
PKT không phản hồi và không nghe điện thoại của NCC
=> NCC liên tục gọi điện làm căng với MH gây ảnh hưởng công việc,
uy tín của Công ty cũng như hợp tác đơn hàng sau này.
Nguyên Nhân: Dòng thu chưa đáp ứng được dòng chi để xử lý các
yêu cầu thanh toán của các phòng ban

Sự việc: Đơn hàng HNK220172, gia công và lắp đặt hệ đẩy.

- Nhận đơn hàng ngày 2/6, yêu cầu giao hàng ngày 14/6.
- Thực tế ngày 16/6 chưa nhận được bộ thanh trượt để lắp hoàn thiện.
8 16/6/2022 P.MH
=> Trễ tiến độ đơn hàng.
Nguyên Nhân: Quy trình ký duyệt phức tạp. Thời gian chờ ký duyệt
lâu

Sự việc: Ngày 09/06/2022 P. HCNS đã cấp xe bán tải 72C.08799 cho

bạn Trình Ngọc Nam đi công tác NM2 vào lúc 10 giờ đến 16h30'. Sau
khi đi công tác về bạn Trình Ngọc Nam giao xe cho Trần Minh Hải
9 16/6/2022 P.KD
(P. Sale) điều khiển xe lên công ty. Khi điều khiển xe bị va chạm với
vách tường. Hậu quả: Xe bị trầy xước và hư đèn sau, bên trái
Nguyên Nhân: Tài xế không cẩn thận khi điều khiển xe

Chủ trương của Ban TGĐ:

1/ Trong công việc, cần tập trung từ các kích thước trong bản vẽ, các
số liệu để tránh sai sót, tránh các nguyên nhân xuất phát từ chủ quan
(Trường hợp sai sót của Mr.Hải - Nhân viên kinh doanh)
2/ Khi có sự thay đổi về các thông tin liên quan đến DA so với những
10
thỏa thuận ban đầu thì các Phòng ban nên:
- Mời các bộ phận liên quan họp để thống nhất và viết biên bản cuộc
họp để ghi nhận và triển khai
- Gửi thông tin qua email để lưu trữ lâu dài và thuận tiện hơn trong
việc truy xuất thông tin

11 Ý kiến các phòng ban trong cuộc họp

Các phòng ban sẽ họp và cải
11.1 Mua hàng có ý kiến về việc cải tiến quy trình trình ký mua hàng tiến phù hợp trong cuộc họp
khác

VPR.703.FR01 25/05/2020 REV.02

 Số / No.: 31/QHSE/2022
BIÊN BẢN CUỘC HỌP Job no.: Họp online
MINUTES OF MEETING Ngày/Date : 17/06/2022
Thời gian/Time : 13h00
Sản xuất có ý kiến về việc sắp xếp thanh toán các đơn hàng gấp để SX, Mua hàng, TCKT trao
11.2
đáp ứng tiến độ đơn hàng/dự án đổi để có giải quyết trực tiếp

VPR.703.FR01 25/05/2020 REV.02