Nhóm 13

LƯƠNG THANH TRUNG

NGUYỄN MẠNH THI
NGUYỄN XUÂN NAM
NGUYỄN THANH SANG

KHẢO SÁT QUẢN LÝ THƯ VIỆN_Hiện trạng hay sẽ thực hiện

1. Báo cáo khảo sát hệ thống
- Thư viện sách là khu dành cho mọi người (từ học sinh, sinh viên, tiến sĩ, giáo sư,
người cao tuổi,... ) có nhu cầu về việc tìm hiểu các thông tin về khoa học kỹ thuật,
thẩm mỹ,... từ căn bản tới chuyên sâu có thể tìm được cho mình các thể lọai sách phù
hợp với nhu cầu và đúng chuyên môn của mình cần tìm hiểu với 2 hình thức chính:
đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà để nghiên cứu trong một khoảng thời gian ngắn theo
qui định riêng của từng thư viện cụ thể. Yêu cầu quản lý về việc nhập xuất chung các
nguồn sách của thư viện đã rất khó, còn thêm phải quản lý việc cho mượn sách hằng
ngày đối với các khách hàng có thẻ của thư viện và khách vãng lai. Vì vậy cần 1
chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong công việc của mình.

- Các công việc chính của thư viện gồm: Nhận sách từ các nhà cung cấp xuất
truyền về từng lọai kho riêng biệt (tùy từng chủng loại riêng biệt khác nhau và
trong mỗi kho cũng có phòng đọc và quầy thu ngân để hỗ trợ việc cho mượn
sách của khách). Xuất (bán) các loại sách đã hư cũ không còn sử dụng được để
giải phóng không gian, Cho khách hàng mượn sách theo đối tượng qui định và
thu, trả lại đúng số tiền (tiền mượn, tiền thế chân) trong 1 phiên giao dịch của
khách.

Việc quản lý công việc của thư viện được phân cấp quản lý theo từng bộ phận
như sau:
 Trưởng ca: là người chịu trách nhiệm về hoạt động trong ngày của tất cả
các kho và công việc của thư viện.
  Nhân viên thu ngân: là nhân viên của thư viện người chịu trách nhiệm thu
chi trong từng kho riêng biệt đối với các giao dịch của khách hàng.
 Bộ phận quản kho: có trách nhiệm kiểm tra và giúp khách chọn được dúng
loại sách mình cần và việc sắp xếp bảo quản sách, thu dọn sách khi khách
mượn đọc xong trong thư viện.
 Bộ phận nghiên cứu-kiểm kê: Có nhiệm vụ mua sách, nhận hàng từ nhà
cung cấp hay các nguồn khác. Đồng thời nhận báo cáo từ các kho về các loại
sách hư cũ nát hoặc không cần sử dụng nữa.
 Bộ phận kế toán: Thực hiện điều chỉnh và đưa ra giá tiền cho mượn cho
từng loại sách cụ thể báo cho các quầy thu ngânthu ngân biết để thực hiện cho
đúng. Việc mất mát sách, lạm thu tiền của khách, biển thủ sẽ được phát hiện
ngay và xử lý nhờ có sự rạch ròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu
chính xác trong từng phiên giao dịch(ca), mà bộ phận quản lý thu được từ
quầy thu ngân và tài liệu lưu trữ qui định. Mỗi nhân viên tùy theo nhiệmvụ của
mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không được xem
chương trình của người khác.
Việc mất mát sách, lạm thu tiền của khách, biển thủ sẽ được phát hiện ngay và xử lý
nhờ có sự rạch ròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu chính xác trong từng
phiên giao dịch(ca), mà bộ phận quản lý thu được từ quầy thu ngân và tài liệu lưu trữ
qui định. Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan
đến công việc, mà không được xem chương trình của người khác.

- Ưu điểm:
- Nhược điểm:
Phát triển hệ thống mới:
2. Sơ đồ Use Case
SƠ ĐỒ CHI TIẾT
3.Quy trình hoạt động

Bước 1: Trình thẻ thư viện

- CBGV, HSSV (Độc giả) được cấp thẻ thư viện sau khi hoàn tất các thủ
tục làm thẻ. Độc giả khi có nhu cầu sử dụng tài liệu trình thẻ thư viện
cho cán bộ thư viện.

Bước 2: Tiếp nhận thẻ thư viện

- CBTV tiếp nhận thẻ thư viện.

Bước 3: Kiểm tra

- CBTV kiểm tra thông tin, tính xác thực của thẻ thư viện của  độc giả nếu
không chính xác đề nghị độc giả kiểm tra lại.

Bước 4: Tra mã tài liệu

- Sau khi CBTV đã kiểm tra thẻ thư viện sẽ thông báo cho độc giả để tiến
hành tra mã tài liệu cần mượn

Bước 5: Phát phiếu yêu cầu

- CBTV phát phiếu yêu cầu cho độc giả.

Bước 6: Điền thông tin vào phiếu yêu cầu

- Độc giả điền đầy đủ các thông tin vào phiếu yêu cầu

Bước 7: Tổng hợp phiếu yêu cầu

 - CBTV tổng hợp phiếu yêu cầu để tiền hành lấy tài liệu

Bước 8: Nhập thông tin vào máy

- CBTV nhập các thông tin vào máy tính (độc giả, tài liệu,…)

Bước 9: Tìm kiếm tài liệu

- CBTV tìm kiếm và lấy tài liệu trong kho

Bước 10: Nhận tài liệu

- Độc giả nhận tài liệu từ CBTV

Bước 11: Kiểm tra

- Độc giả kiểm tra tài liệu (các thông tin trong phiếu yêu cầu, tình trang
tài liêu,…), nếu chưa đúng đề nghị CBTV kiểm tra và chuyển đúng tài
liệu.

Bước 12: Sử dụng tài liệu

- Độc giả có thể sử dụng tại chỗ (phòng đọc) hoặc có thể mượn về nhà.
Trường hợp mượn về nhà phải đăng ký và làm theo hướng dẫn của
CBTV (cam kết, thời gian, đặt tiền thế chân tương đương giá trì tài liệu
– nếu có)

Bước 13: Nhận tài liệu

- Độc giả trả tài liệu sau khi đã sử dụng; CBTV nhận tài liệu

Bước 14: Kiểm tra

 - CBTV kiểm tra tài liệu, nhận tài liệu và cập nhật vào máy tính, nếu tài
liệu có hư hỏng, không đúng với tài liệu đã mượn thì yêu cầu độc giả
kiểm tra và trả lại đúng tài liệu như đã nhận. Trường hợp hưu hỏng, rách
nát nhiều tùy vào thực tế để thỏa thuận mức đề bù.

Bước 15: Nhận thẻ thư viện

- Sau khi CBTV nhận tài liệu sẽ trả lại thẻ thư viện cho độc giả

Bước 16: Tổng hợp

- CBTV báo cáo tổng hợp số lượng độc giả đến mượn, trả tài liệu ở thư
viện

Bước 17: Lưu trữ

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định

4.Lược Đồ Quan Hệ