Short 

Term Medical Missions Checklist – 
Sending Organization 
 
Pre‐Departure   
  ‐ Only qualified/licensed Health 
Needs assessment of population or  Care Providers (HCPs) should 
community   provide medical/surgical care – 
‐ Does the proposed mission’s  has scope of practice clearly been 
objectives align with the host  defined for HCPs? Are there 
country’s Ministry of Health’s   measures in place to ensure 
strategic plan?  participants work within their 
‐ Does it fill an identified gap?   scope of practice? 
Resource assessment   Code of Conduct  
‐ Programmatic costs ex. for  ‐ Has a code of conduct been 
training/capacity building, cost of  established for volunteers/local 
health services, or available  partners/STMM staff?  
medical personnel  ‐ Has a letter of intent ex. 
‐ Logistical costs for volunteers  Memorandum of Understanding 
(travel/accommodation,  (MOU) for all parties been 
translators, safety/security)   developed/updated? 
Cultural assessment   Preparation  
‐ Relevant information about local  ‐ Necessary resources/products 
culture/health systems obtained  have been provisioned 
Partnership   ‐ STMM staff have been trained on 
‐ Does the sending organization  local health laws/practices, 
have partnerships with local  safety/security information, 
health care providers?  relevant cultural sensitivities 
‐ Are both partners in agreement  ‐ All staff have necessary 
on the objectives of the STMM?   immunizations for travel 
‐ Are the terms of partnership  ‐ All travel logistics/emergency 
clearly defined & documented?  contingencies have been 
Including on‐going follow up  coordinated 
Governance    
‐ Has appropriate due‐diligence   
been conducted for each in‐  
country partner?    
‐ Has proper legal authorization   
(permits/licensing) by the host   
country been granted?   
   
   
In‐Country   Post‐Mission Follow Up 
   
  Sustainability  
Implementation   ‐ Have attempts to establish 
‐ Regular meetings with in  efforts for long‐term 
country partners to maintain  sustainability been conducted?  
clear communication and  ‐ Focus on prevention and 
responsibilities during STMM  development efforts, not “treat 
‐ Does the STMM build off local  and leave” 
medical standards/capacities  ‐ Potential continuity with local 
‐ Proper reporting/filing of  partner for on‐going trips or in‐
patient information – ensuring  country based programs by 
consent and privacy  helping facilitate collaboration 
maintained   with local partners 
‐ All students being  ‐ Has the role of providing 
appropriately  remote follow‐up or guidance 
supervised/working within  for patient care been 
scope of practice  established with clarity of 
‐ Continuity of care – has a  ongoing roles/responsibilities? 
referral system for follow up  Monitoring and Evaluations 
been established (if required)?  ‐ Have metrics to evaluate the 
Has the potential for long‐term  current STMM, as well as 
in‐country program  future efforts and program 
implementation been  improvements, been 
discussed?  developed relative to in‐
Training/Capacity Building  country health metrics? 
‐ Have opportunities to  ‐ Have short, medium and long‐
train/build capacity for local  term measures of success been 
health staff been sought out?   established for reporting on 
‐ Has health training been  follow‐up and ongoing care? 
coordinated with local  ‐ Have appropriate outputs from 
workforce and officials?  STMM been identified and 
‐ Has the opportunity to provide  obtained (ie funds spent, 
initial resources for  number of volunteers, number 
training/competency  of patients served)? 
development been assessed  ‐ Has a final report on 
(with the goal of integrating  collaborative future 
any program into the local  plans/ongoing needs been 
health system to avoid  drafted? 
dependency)?