DK PGR WININNTe QUANLY HIEU QUA PR, HIEU QUA MOI ALI m ° CAI THIEN * HiNH ANH * GIAO TIEP © VAN DONG * CHIEN LUOC © THONG DIE ° TOM TAT y ¢ DANHGIA * KHOI DONG — ° TRIEN KHA Ml - TRINH BAY © QUANG BA # on « CONG CHUNG SS 7 | NHA XUAT BAN TONG HOP TP. HO CHI MINH |CAM NANG QUAN LY PR HIEU QUA EFFECTIVE PUBLIC RELATIONSLAN A DORLING KINDERSLEY BOOK www.dk.com Original title: Essential Managers - Effective Public Relations Copyright © 2001 Dorling Kindersley Limited, London Text copyright © 2001 Moi Ali Vietnamese language copyright © 2005 First News - Tri Viet THIS TITLE 1S PUBLISHED UNDER EXCLUSIVE LICENCE FROM DORLING KINDERSLEY LIMITED. THE VIETNAMESE LANGUAGE RIGHTS FOR THIS TITLE ARE HELD SOLELY BY FIRST NEWS AND PROTECTED UNDER VIETNAMESE LAW. NO REPRODUCTION, STORAGE IN A RETRIEVAL SYSTEM, OR TRANSMISSION IN ANY FORM OR BY ANY MEANS, ELECTRONIC, MECHANICAL, PHOTOCOPYING, RECORDING, OR OTHERWISE IS ALLOWED WITHOUT THE PRIOR WRITTEN PERMISSION OF THE COPYRIGHT HOLDER. CUON SACH NAY BUGC XUAT BAN THEO HOP DONG CHUYEN GIAO BAN QuYEN BOC QUYEN TIENG VIET TREN TOAN THE GIGI GIUA TAP DOAN XUAT BAN DORLING KINDERSLEY VA FIRST NEWS - TRI VIET. BAT CU SU SAO CHEP, TRICH DAN NAO KHONG BUGC SU BONG Y CUA FIRST NEWS VA DORLING KINDERSLEY, DEU LA BAT HOP PHAP VA VI PHAM LUAT XUAT BAN VIET NAM, LUAT BAN QUYEN QUOC TE VA CONG UGC BAO HO BAN QUYEN SG HUU TRI Tue QUOC TE. FIRST NEWS - TRI VIET PUBLISHING CO., LTD. 1H Nguyen ‘thi Minh Khai St. - Ho Chi Minh City, Vietnam ‘Yel: 84-822 7979 - 8227980 - 8233859 - 8233860 Fax: 84-8224560; Email : triviet @firstnews.com.un Web : htp://www.firstnews.com.unPR HIEU QUA EFFECTIVE PUBLIC RELATIONS Mol ALI f\ Bién dich : HOANG NGOC TUYEN Higu dinh : NGUYEN VAN QUI (Ph.D) FIRST NEWS NHA XUAT BAN TONG HOP THANH PHO HO CHi MINHNOI DUNG Loi gidi thieu 5 GIAO TE DOI NGOAI Dinh nghia giao té déi ngoai 6 Van dung PR trong tiép thi 8 Giao tiép hieu qua 10 Phurong phap tiép can c6 tinh chién luge 12 PHAT TRIEN KY NANG GIAO TE DOI NGOAI Giao tiép vi nhan vien 16 Nang cao uy tin clia to chic 18 Cham soc khach hang 20 Lap ké hoach cho mét chién dich 22 Té chitc su kién 24 ‘Trién lam tai cac sur kién dac biét 28 Nang cao ky nang thuyét trinh 30 Phat trién trang web 34 Xu ly khiing hoang 36 LAM VIEC VOI GIGI TRUYEN THONG Két ban voi gidi truyen thong 40 Lam hap dan tin tic 42 Tra 1di phéng van 46 Cong bé hinh anh 48 Giam sat viée dua tin 50 Suy nghi vé quang cao 52 Viét quang cao 54 Thiét ké mot trang quang cio 58 Thue nhiép anh gia 62 In tai ligu quang cao 64 Danh gid kha ning PRetiaban 66LOI GIOI THIEU ( iao 1é déi ngoai (PR) la nbitng kp neing va chién lec dé nan - thuc tién diroc vain dung cao danh tiéng va uy tin ctia t6 chitc, tang curing mdi quan hé vGi cdc xiGi hitu quan va ludn chi déng d6i phd voi nbitug tinh budng kbho kban, kbting hodng. Ouyén “PR biéu qua” nay se gitip ban xay dumg va diy tri nbimg hinh anh tot dep nhdi vé t6 chitc cia minb bing nbimng hucéng dan cy thé dé cp dén cic kta canh chinh trong cong tac PR, titk? nding quan be v6i giGi bdo chi, truyén thong, kp nding 16 chitc sur kién, dén phuong phap thiét ké tai liéu quang cao, gici thiGu, Bai tre kiém tra & cudi sach c6 thé gitip ban tie danb gid kp nang PR ctia minh, cung nhue xdac dink duoc nbitng khia canh can phai te trau dot Voi nhing loi kbuyén b6 ich va dac biet la 101 bi quyét dive trinh bay rat sic tich, quyén stich nay sé la mot kim chi nam co gia tri cho nghé nghiép va cho su thiinb cong cua chinh banPR HEU QUA GIAO TE DOI NGOAI Danh tiéng va uy tin la nhaing tai san quan trong nhat cia mot to chiic. Do dé, ban can phai nam ving phuong phap xay dung va nang cao hinh anh tét dep cia té chuic bang hoat dong giao té doi ngoai, cing nhu phai nhan thutc duge tam quan trong cia dinh huéng chién luoc trong giao té d6i ngoai dé bao dam thanh céng. DINH NGHIA GIAO TE DOI NGOAI (2 16 déi ngogi (Public Relations, viét tat PR), la mét céng cu bitu hieu va manh me, cé kha nang déng 6p rat nbieu vao sur thanh céng cia t6 ~— hanh dong cua t6 Hay luu y rang moi chitc. Mudn tao dyeng mot danh tiéng chic déu co nhung y va uy tin ving chdc duvc cong chiing nghia rat rong, ddi cong nhan, ban phai phan biet ro gitte khi nam ngoai tam chién liege giao t€ doi ngoai hieu qua kiém soat cia ban. voi nbirng manh loi queng cdo ré tin. NHUNG KIEN THUC CO BAN Giao té doi ngoai mé ta cach thtic giao tiép va Phai dam bao rang chuyén tai thong diép gita t6 chtic voi cac gidi nhung tuyén bé trong hii quan nhu gidi bao chi, truyén thong, cong giao té déi ngoai déu chung, chinh quyen... Day la mét chic nang 7 v chuyén trach viéc duy ti va nang cao danh tiéng 6 thé duge chimg ya uy tin ctia t6 chute. Muc dich cia giao té doi minh mét cach ngoai 1a tao duoc su hiéu biét va ting ho cua thuyét phuc. cong chung, cting nhu tac déng dén tu tudng va hanh vi cua ho thong qua nhting hoat dong duge lén ké hoach va trién khai trong dai han.Can nhac nho tat ca cac déng nghiép rang, du G cuong vi nao, ho cung déu cd yai tro quan trong trong hoat dong PR. Du DOAN sU KIEN PR higu qua thé hién thong qua viéc du dodn tuong lai, chir khong phai la xin li nhan vien va cong chiing vi nhuing quyét dinh sai lam da thuc hién. Néu Giao TE BOLNGOAL XXAY DUNG DANH TIENG Muc dich thuc su cia cong tac PR 1a tao dung danh ting cho t6 chiic. Dé dat duoc diéu nay, 16 chtic phai thuc hién ché do cham s6c khach hang chu dao, giao tiép voi cac gidi hdu quan mot cach higu qua, clung nhu thé hien trach nhiém xa héi déi vei nguoi lao dong, vdi cong dong dia phuong va moi truong. Nhtng manh Idi quang céo ré tién nhim danh lita cong chting, hoac nhang hoat dong gid tao nham che day nhiing hoat dong xau cia nhieu 6 chuc da dé lai nhieu an tuong ti¢u cuc. Chic chan, chting khong co cha tong mot chién dich PR hieu qua. 4 Luuy rang ngan yen luyén tot nhumng ky nang PR, khong nhting ban co thé cai thién danh tiéng va uy tin cia to chtic, ma con 6 thé ching minh cho déng nghiép thay nhtig loi ich ma hoat dong PR c6 thé mang lai, tao dieu kien cho cong viéc cua ho duoe tri chay va dé dang hon. Hay thé bien cho bo phan quan ly nhan su thay rang PR co thé gitip ho cai thién van dé giao tiép trong 16 chtic hoac chung minh gia tri cla PR thong qua viéc hé tro cdc hoat dong ti€p thi. Cac cap quan ly phai nhan thtic rang hoat dong PR hieu qua co thé gitip xay dung mi quan he t6t hon voi nha dau tu va nho do tang gia co phan cho cong ty, chan nhung an tugng tiéu cuc cling quan trong nhu viéc xay dung uy tin tot. ¥ DAT DUOC KET QUA TOT PR hiéu qué phéi mang lai més bin dituh tit, ding erin trong oso 16 chiie xudt phat sie cam ket cung edp dich vu 00 chat begng. Do la hinh anh ctie moe cing ty biét quan tim vd co tréch mbiém déi v0i cing ching, wit xi héi. Quine cdo ré tién thioimg tio ra mit hink dnb khing eo thue chit, ching pha Ker aud TIEU cUC Kért aud TIeH CYC i | “Cong ty do hic nao cing théi phéng thanh | “Toi thich céng ty 46" tich cua ho" ence “Nhan vién cia ho rat that) "Lai la mét chiéu PR ré tinh va t6i tin tuong 6 ho" | ‘tién kha nira day” k i : 7 “Cong ty nay chac lai ding \ ‘Cong ty dé that xing dang . -- ong ty roby, choke Ie ) 1 UGiieaa ) quang céo hao nhoang dé | che day khiém khuyét réi" iP 7PR HigU Qua VAN DUNG PR TRONG TIEP THI C ting ta throng kb6 nhan biel dugc nbiing diém kbde biel gitta PR va 5 tiép thi. Thuc té, méi hoat déng déu cé vai tro riéng cia minh trong su thénh céng ctia t6 chitc. Ban hay van dung hoat dong PR dé hé tro boat dong tiép thi va phdi hap hai chite nang nay dé dat biéu qua toi da. quang ba tich cuc cho t6 chuc. Nén su dung ca bai viét trén bao lan quang cao dé tao ra dugc dn tuong truyén thong Dua PR VAO PHUONG THUC TIEP THI Hoat dong tiep thi dai hoi phai tao ra duge san LAM VIEC VOI BQ PHAN pham pht hop voi mot muc gia hop ly, THER THY phéi san pham dén noi khach hang dé can, tién hanh quang cao, chieu thi dé lam cho khach hang biét dén san pham va mua hang. Day la bon thanh phan trong phuong thtic tiép tiéng Anh goi la 4P — Product: san pham, Price: gia ca, Place; phan phoi, Promotion: chiéu thi), PR thuong duoc xem la thanh phan iden die Tibp whi stn Fiton thu nam cua phoi thuc nay, biéu thi cho su cam nhan (Perception) ctia khach hang vé cong ty, vé sin pham... Ngudi tiéu ding thuong thich giao dich vdi nhung cong ty ma he danh gid cao va co cam nhan tét. PR tao ra nhing cam nhan tich cuc 6 khach hang, hinh thanh moi trudng thuan loi giup hoat dong tiép thi thanh cong dé dang hon Ban nén duc hop cting b6 phin viép chi, ‘gidi thich cho bo biét rang hoat dong PR ci thé ho tro t6r cho ede chién dich viép thi cach thie thu hnit sie chté y cuia gid truyen thong. Nén danh mot ngay di choi xa cng déng nghiép dé kich thich tinh nang dong cua cac nhom.GIAO TE BOL NGOA! Mve tiku TEP TH ay dung cic moi quan he bén vang va lau dai hon v6i khach hang. Nang cao nhan thic cla cong ching vé céng ty. Quang cao nhung san phém méi rong hon. Nén hoi xin mot bang chién luge tiép thi cua cong ty. Nhiin vién tiép thi trinh bay chien dich moi _ Hoar p0nG PR 46 TRO © T6 chuc sy kign chieu dai khach hang, ‘© Xéy dumg ban tin hang quy dé goi khach hang. ‘© Bao dim mitc do truyén thong tich cyc, @ Cho khach hang tham quan céng ty. ‘© Co ging dura bai viét len bao chi chuyen nganh va bao chi tieu dung. © Cho ding thir san pharm moi, CUNG NHAU LAM VIEC Can két hop hoat dong tiép thi vai PR dé tao ra anh hudng manh nhat. Khi bo phan tiep thi trién khai quang cao nhung san pham va dich vu mai, bé phan PR co thé hé wo bang cach khai thac su quan tam tich cuc cua gidi truyén thong. Trang web ciia cong ty co thé dugc xem nhu mot cong cu tiép thi, dong thai la mét kénh PR hiéu qua, cung cap cac loai thong tin, thong cao bao chi, hinh anh cho bao gidi khai thac. Chién dich tiép thi khi duoc két hop voi hoat dong PR sé co gia tri hon han téng muc tac dung ctia timg hoat dong riéng biét Nhan vién PR ee xuét ¥ J. kién hé tra bing thing cio J bio chi.PR HIgU QUA GIAO TIEP HIEU QUA R déi khi cling duge xem la su giao liép gitta cdc bén, béi vi irong tam 8 cua hoat déng nay la su déi thoai hiéu qua. Dé bao dam thank céng, giao tiép la mO6t qua trinh hai chiéu, ding thoi can heu § dén nhitng thing diép phdi Nén khao sat nhimg cam nhan cua khach hang vé t6 chic cla ban. phi ngén ngtt va khong chi tam 9 bé giao tiép hieu qua, can phai to ra nhanh nhay, chinh xac, va bao quat van dé toan dién. Tim uitu ve su GIAO TEP Giao tiép tét gitip ban xay dung duoc moi quan he lau ben vai khach hang tiém nang, cai thien nhung moi quan hé chua ben vung va tranh duoc su hiéu lam cé kha nang dan dén nhing hanh dong gay tac hai. Giao tiép kém lam cho khdch hang cam thay khong duge quan tam va khong con thich thi muén giao dich voi ban nia. Ban can danh gid hiéu qua aia tat ca cdc phuong thuc giao tiép cia minh, nhu thu tin, e-mail, dam thoai truc tép va tai ligu quang cao, gidi thiéu. BAO DAM CO SU GIAO TIEP HAL CHIEU Nén nho rang giao tiép 1a mot qua trinh hai chiéu. Cang quan trong nhu viée truyen di nhting thong diép phit hap, t6 chtic can thiét lap nhtng co che tiép nhan thong digp tr nhiéu nguon, bao gom nhan vien, khach hang, nha cung cap va ca cong chung. Can tao diéu kién dé moi oguoi cam thay dé dang va thuan tién trong viée giao tiép voi ban. Co thé sur dung bang cau hoi dé thu thap y kién, hoac s6 gop y dé khach hang phan hoi. Tren trang web, ban can dua vao cong cu tra 16i e-mail. Khi ban nhan duoc thong diép ttt khach hang, can thé hién rang ban danh gia cao viéc déi thoai bang cach nhanh chong tra Idi ho, nhting nguoi da chap nhan phién todi dé lien hé voi ban. Phai biét khi nao can phai ‘ang nghe — giao tiép higéu qua khong phai la chi ndi cho ngudi khac nghe.GIAO TE DOL NGOAS CHUuYEN TAI NHUNG THONG DIEP PHU HOP Bat ky thong diép nao duoc truyén di déu phai chuyén tai nhtng digu ban mong muon, chur khong phai nhimg dieu ngoai du kién. Hinh anh nhan vién an ninh vam vo dumg gac ctta; ohting bang quy dinh cdc léc; hoac thai do thiéu than thien, khong niém n6, kéem chuyén nghiép cia nhan vien déu la nhuing thong diep tuy manh mé nhung rat tigu cuc. Chung the hién nhimg dau hiéu thiéu than thién va tho a aia chinh cong ty do. Dung nén bo qua nhung tac dong ttr hanh dong ctia nhan vien, hoac tr cdc chinh sach hoac tht tuc, khi chung co thé truyén di mot thong diép bat \ai. Hay oho lai An tuong dau tien cuia ban ve cong ty la gi? Nén tap hgp nhang an tuong dau tién ti nhiing nhan vién moi, nhung khach hang moi, hoac khach dén tham ban lan dau. Hay ling nghe nhung gi ho noi va hanh dong dé loai bo nhuing thong diép tiéu cuc khong mong muén. Thitu su tiép uc bing dnb mit li bidu hién cia se thiéu quan dm TiEv cue HifU NHUNG THONG DIEP PHI NGON NGU > Noning thing diep phi ngon ngit co tac dung rét manh me. Trong hai tinh huang trén, khach hang tiép nhan nhieu tin hieu kde nhau, Mét thing diép khing than thién, thiéu nhiés tam tie ngueei nbitn vién da phd vd niém tin clea cb danh cho cong ty, trong khi dé ngin neue cié chi tan tim vi chr déo cia nhitn vin lai cé thé tao ra duge shién chi 6 bhach hang. Sut thich thai khi 2 Ching ta ca kip thai bao cho khach hang néu co su cham tré? 2 Ching ta co luén thong tin cho * khach hang vé nhumg thay doi trong cac théa thuan? 2 Ching ta cé bao cho khach hang biét vé nhimg tin cUc not bo thich hop khong, nhu viee 66 nhiém nhan vien moi? Can dam bao rang thong diép khach hang nhan duoc chinh la thong diép duge gti di theo cha y. Phong caich tip xaie vii bhich lich lam hing duaac thé bien chuyén tai qua nu csc. mét hinh sinh chuyén abit Ticn cucPR HIFU QUA PHUONG PHAP TIEP CAN CO TINH CHIEN LUOC Vz hoach dinb chién luoc dai han cho hoat d6éng PR Iuén c6 biéu qua lon bon nbiéu léin so véi nhttng boat dong ram v6 khong duoc phéi hap tét Do dé, ban nén thiét RE mot chién dich PR voi muc dich ro rang, k€é hoach hoat dong chi tiét, tién trinb cong viec dé theo doi vat phitong phap do luimg két qua cu thé. Chién luge PR phai hé trg cho ca chién luge téng quat cua t6 chic va chién luoc tiép thi. Tim HIEU VE CHIEN LUOC Dé tiep can hoat dong PR mot cach chu dong, ban can phai hinh thanh mot chién luge r6 rang. Chién luge PR phai hé tro cho chién luge cia c4 t6 chic, déng théi két hop tot vai chién lugc tiép thi. Do do, khi hoach dinh chién lugc PR ban can tham khdo nhting ngudi co tach nhiém soan thao chién luge cia t6 chuc va chién luge tiép thi dé co tam nhin rong hon ve chién luge chung cuia té chitc, va ngugc lai ban co thé trinh bay phuong hung khai thac hoat dong PR dé hé tro cae muc tiéu lon cia t6 chic. 3 Nén str dung hoat dong PR mét cach chu dong nhim dy doan va ngan chan nhung thong tin tieu cuc vé to chuc, XAC LAP MUC TIEU Buc dau tién trong viéc hoach dinh chién lugc 1a thiet lap cac muc tiéu, gom nhieu chi tiéu xéc dinh nhung dieu ban muon dat dugc. Vi du, muc tigu co thé tap trung vao viéc nang cao uy tin ctia to chtic, cai thién hinh anh cong ty, hoac xay dung nhing mdi quan hé bén ving hon voi cac nhom hau quan then chot. Nhung muc tieu 16 rang sé gitip ban dé dat dugc ket qua mong muon, vach ra tién do hoat dong, do ludng ket qua, cing nhur danh gid hiéu qua cong viéc. Can thiét lap muc tiéu ngay ti dau va danh nhiéu théi gian cho viéc hoach dinh chi tiét. Tat ca cdc hoat dong PR ma ban sé tién hanh déu phai hucng dén céc muc tiéu nay. 14 Nen chu dong tan c6ng thay vi phai roi yao thé chdng dé. NT TeNCH a ASR © Myc tieu phai ro rang, cu thé, khong mo hé, co thé dinh lvong bang cic chi tu, va cé khung thoi gian xac dinh, ®@ Can thuong xuyén cip nhat va diéu chinh cac myc tiéu nham bao. dam tinh pho hop cua chung. ® Neéu mudn cac myc tiéu tro thanh hign thyc, ching phai c6 tinh thach thuc, nhung pha kha thi.15 Hay co ging van dung hoat dong PR mét cach thuyét phuc dé giup dinh hinh cach nhin cua cng chung dé) voi t6 chic. 16 Nén hinh thanh nhimg thong diép phu hop dé quang ba nhing 4iéu ban danh gia cao va tim cach chuyén tai chuing. GIAO 1é BOL NGOAI XXAC DINH DOL TUONG MUC TIEU Hau hét cac 16 chuic déu co mét so déi tugng giao tiép, hay Ja “quan chung”. Vi the, phuong phap tiép can chién luge cho hoat dong PR doi héi ban phai xac dmh duge tat cd cae déi tuong, Cling nhu cac muc do uu tien khac nhau cua cac doi tugng do, bao gom: © Khach hang: * Nhan vién; © Gioi bao chi, truyén thong; ng ching; © Nha dau tu, co dong; ® Nha phan tich thi trudng; © Cong dong dia phuong; © Chinh quyen cac cap; XAC DINH THONG DIEP THEN CHOT Méi to chuc déu co nhing thong diép then chét tong quat can duoc chuyén tai. Chang han, ban co thé mudn moi neudi biét vé tinh sang tao cla cong ty, hoac vé sue quan tam cua cong ty voi khach hang, voi nhan vién. Ngoai ra, ban cling can tao ra nhing thong diép riéng, cu thé cho tung nhom déi tuong, Vi dy, khi tung ra mot san pham moi, cac nha dau tu rat mudn biét duoc nhimg anh hudng dén gid co phan. Trong khi viol dong vé moi trudng, , PRO Ban can c6é ging cung cap théng tin pha hop ff a2 OSS, pon tow 8 vai tung loai doi tugng can ci vao nhu cau va quan diém cu ore thé cia ho. 5, gidi bao chi, gjaentsms¥eOe en, MR truyén thong va cong i Oo ane ae ‘ban dong lai thuong quan on UY shat en én nb. tam dén nhting tac — jen 18 OP EO oe me ant phan, we ya se He ari bit io an KNOB Thé réi cO quyét dinh hoach dinh chin luge PR va ct cong thyc hién div dé. Trong véng vai thang, mat dO xuat hién tén cdng ty va nhing sin phdm trén bao chi chuyén nginh ting lén rét cao. truc tiép dn dén sy gia ting s6 luong don hang nhanh chong. Trong khi dé, nh giao tiép ndi 66 duoc cai thé. cac nan vién san xudt cam thay co > 20 3 phong cach va hinh thuc trinh bay bai noi thanh nhiing phan oho giup ban dé (theo nghién ctu, ching tao kiém soat. Ban nén chuan bi nhung mau giay khoang 92% anb huang dol val su pho hoac nhung thé ghi chu va tai lieu phat thanh cong). cho thinh gia, Can chuan bi thiét bi nghe nhin © Ban:cin co phan Ong chich hep trude nhing biéu hién cia thinh gia. that ky neu co nhu cau str dung 30PHAT TRIEN KY NANG GIAO TE BOI NGOAL _ - 1. Can tim higu xem ban duge yeu cau doc dién van, ndi chuyén, hay dan dat mot budi | NHUNG VIEC CAN LAM | thao luan. | 2. Nén héi xem su kien dé la trang trong hay than mat. | 3. Hay xac dinh thei gian trinh bay cua ban Ia bao lau. 4, Nen hol trube vé 36 lsong thinh gia sé tham gia. Tiép xtic bang anh mit co thé méi quan he ne tin, tich cuc Dang diéu thoai mai tao ra nining \ biéu bien a PHAT TRIEN PHONG CACH RIENG Nhtmg dién gia thuc su thanh cong thuong co mot an tuong manh mé va phong cach giao tiép doc dao. Ban rat thudng chu y dé c6 bat chuéc ho. Tuy nhién, diéu quan trong la phai hinh thanh mot phong thai tu nhien cho chinh minh. Néu cam thay thoai mai, ban sé tinh bay adi dung va chinh phuc khan gia nho vao mot phong cach chan thanh. Khong nén tao cho ban mot phong cach ké ca. Nen stt dung ttr ngu thong dung. Hay 1a chinh minh va nén tudng tuong rang ban dang noi chuyen voi mat nguoi, chu khéng phai tucc dam dong. Hay noi bang sy hang hai manh me, day nhiét huyet. Nén co ging tmyen tai cam xuc. Hay nh6 rang su hang hai co tinh lan tuyeén; ban hay truyén no cho thinh gia. do vee dé mi (Cie chi mo tay thé hie mée thé hien su hints aeuh voan ven, chan elec 4 TUTIN 4 THOAI MAT 4 CUCHI TAY Méx tie thé tc tin cb thé ta0 Cut chi dieu bi thu thai boc Ce cht mo rong ban ray co ra si tin nhiém cho nguoi Lb tinh chan thuc va coi mé. thé gisip nhan manh nbing nghe. Nén tra chuyén vii toc Nén tama ngung san nhing diém chinh. Hay tan dung dé te nbién vac duy tri su diém chinh dé danh gia niieng cte chi nity dé huang giao tiép qua dith mat vii phan ving cia khin gid ve toan 66 think gia vac bai think gid bai ndi ciéa ban. shuyés trin 3lPR HIEU QUA DOI PHO Vol SU CANG THANG Khi dung tude dit it hay nhiéu thinh gid, cam 49 Neu ban dung gidc boi roi la diéu rat wr nhien. That ra, luong adrenalin trong mau ting, cao do su bon chon gay ra co thé gitip ban doi pho voi suc ep cia mot budi thuyét trinh. Tuy nhién, ban can phai d6i pho voi su béi réi qua muc. Su tu tin vao kién thuic cua ban ve dé tai trinh bay co tac dung lam diu than kinh. Nen dién tap truce dé gitip ban tu tin hon. Co the tap ky thuat hit the: thu gian nham kiém soat va diéu héa nhip tho cua ban khi adrenalin tiét ra nhieu. Ban nén suv dung nang Itong than kinh dé lam cho bai néi sinh dong. Hay thé sau wude khi bat dau, va micré, tranh lan trén phia sau no. 50 Nho mim cudi - nhung chi cuoi chuan bi sin mot ly nude ben canb khi ban khi cam thay ty phai noi nhiéu. Doi khi nén noi voi thinh gia nhién. rang ban thay hoi héi hop; hanh dong nay co tac dung “lam tan bang” va gitip ban thu dugc thién chi tir thinh gia. DUNG TRUGC THINH GIA Nhung phut dau tien cua budi thuyét winh 1a kho khan nhat. Vuot qua nhang giay phuit nay 5] Hay bat dau bang roi moi thu se dé dang hon. Hay chao mung cach biéu I6 su thinh gia va thie. lap mot moi quan he t6t voi nhiét tinh, than hg. Can nhin thang vao thinh gia dé gitip tao . . lap va duy wi su quan tam G6 ho. Nén luct qua mnie va hang hal noi dung thuyét tinh nher mot phan trong loi cua ban. ma dau. Ban hay noi vai thinh gia khi nao ban két thuic, c6 giai lao hay khong, ban co phat tai liéu cho ho va c6 nhan cau hdi khong. Can ty diéu chinh nhip do thuyét trinh, Khi hoan ‘ . oe . W Nen an mac phi hop & Bing su dung sy kiéu thanh phan m6 dau, ban sé voi tinh busing, cach gay loang chu dé. binb tinh tro lai. Ngay sau Khi | @& Nen go mot hinh anh Bimng noi lan man, thiéu tinh bay xong, nén nhan xét tich cuc va ty tin. tap trung. bai noi cia minh. Ban da lam W Nen noi to dé moi B Dimg ding bier ngu tot chua? Can ci thién chéd thinh gia déu co thé khong quen thudc vai nghe duce. nao? Thuc hien tiép nhung nhiém vy cia minh, nhu cung dng gio. cap them thong tin. 32 Wy Nen két thie bai noi thinh gia B Dumg dung qua nhigu so ligu théng ke.PHAT TRIEN KY NANG GIAO Té BOI NGOA! PHUONG TIEN NGHE NHIN CAN LUU Y ‘© Tt ca cde ban phim phai co mot MAY DEN CHIEU phong cach hién thi giong nhau yé Rat dé dang tao ra nhimg hinh anh day mau sic cho may den chiéu bang nhang phan mém thong dung. Chung rat hau ich khi ban mun thé hign van ban, cén hinh chyp lai tai tao rt kém, thudng khong ro net. do 6 va déng nhat. © Chu viét in thudng dé doc hon chi viet in hoa. Ban phim chiéu can chia nhiéu thong tin, nhung dimg nhdi nher qua nhieu chi tiét. oy ‘@ Phai chuan bi trudc gidy thay thé, al BANG GIAY neén dung hinh anh minh hoa dé giai La mot dung cu bd sung hau ich, rat thich nhing iém chinh. é ly tutong trong viéc ghi lai nhing y @ Nen nhan manh nhung diém — tudng ma thinh gia dong gop, tom tit quan trong bang mau sac. hang muc can hanh dong va gial y tue @ Moi khan gid tham dir déu phai thich ¥ tuéng mét cach true quan, ah Aes sinh dong bang hinh ve. thay bang gidy 0 rang. May cuiéu INH Loai may nay rat hau ich khi ban can trinh bay nhang buc anh co chat lugng cao, vi hinh chiéu ro hon (va cung dat tién hon) phim chiéu. © Cac tam hinh chiéu phal duge sip xép theo thts ty vao mot hop chuyen dung true khi trinh bay. @ Can diéu chinh mie anh sang thap hon so vol may één chigw (OHP). © Cin phai van hanh thir may chiéu vai lan cho quen trudc khi thuyéc trinh chinh thie. May tinh cé thé noi vei may i M chiéu dac biét, giup diéu khién cac ae Addiale ke ichung hinh bing cach click chuot. din giup ban chudn bj hinh nh, oe ee chi thich va dan bal bing moe vai iusa yay Yer POR RE OCP a ng, hang khung hinh 6 sén duoc VIDEO ‘Day la cong cu bd sung manh cho bai thuyét trinh, Nen sir dung video dé trinh chiéu hing hinh anh ngan, sng dong cung nhy kich thich su ban bac va tranh juan. chinh sta rat nhanh va dé dang. # Video khong thay thé dugc cho bai thuyet trinh. # Video nén ngin, khong kéo dai qua 10 phat. # Quyét dinh trinh chiéu video trudc hoac sau bai thuyét trinh co thé anh huéng manh dén higu qua cua bai thuyét trinh. 33PR HIEU QUA PHAT TRIEN TRANG WEB hi hang triéu nguoi not mang dé uot trén Internet, trang Web da 52 Nen quan sat cac nbanh chéng tré thanh mot cong cu trang Web khac va giao tiép rat bitu dung. Ban ciing nén ap dung y tudéng cho lap mét trang Web chita nhiéu théng trang Web riéng cua tin, that thuyét phuc dé gitip ban giao cOng ty ban. tiép v6i cdc déi tugng muc tiéu LAP MOT TRANG WEB Mot trang Web chuyén nghiép cé thé gitip cai 53> Chinen str dung thién hinh anh cua cong ty ban va nang cao nhimg hinh anh cé hiéu qua giao tiép, Néu cong ty cua ban chua cé san trang Web, nén suy nghi nghiém ttic dén viéc tao ra mot trang Web vi cong chting cd thé cho rang céng ty ban khong hién dién tren nhanh chong. khong gian diéu khién. Tuy ban c6 thé mua hoac tai xudng mot phan mém gitip ban tao ra mot trang Web, nhung hay nhé rang trang Web dung lugng nho, co thé tai xuéng 54 . a sé tao nén dau an quan trong ve hinh anh ctia Luu y in dia chi cong ty. Do do, trang web can phai chuyén trang Web cua cong nghiép. Néu céng ty cia ban khong co nhung ty ban trong cac tai ngudi c6 ky nang gidi vé viéc nay, nén thué mot ligu quang cio, ngudi thiét ké chuyén nghiép bén ngoai. quang ba, Gidm déc PR chi ra nhiing dac tinh cia trang Web mi ba muin dua vao trang Web ctia cing ty. TOM TAT THONG TIN CHO, NGUOI THIET KE TRANG WEB P Phat xée dink ré muc dich sie dung trang Web nay. Ban muin chuyén tdi thing tin bode muén tic ding dén cing ching, muén gay su chit ¥ hay muén dn ding vb ings vdn dé néo dé? Muc dich sé quyét dinh néi dung trang Web, Ban cin tém tat thong tin cu thé, chi tiét cho nguii thiét ké dé ho thide ké rrang Web phis hop vdi mnbu cu eva cng ty. 34PHAT TRIEN MOT TRANG WEB HOP NHAT Noi dung trang Web thuéng chu yéu dugc thiét ké danh cho phong tiép thi, vai muc dich ban hang va giao dich khach hang, Tuy nhien, ban cing nén nhdm dén ca muc dich PR. Nén tao ya mot phan dé cung cap thong tin cho gidi truyén thong, nhu théng cao bao chi, nhung hinh anh cé thé tai xuéng va nhung thong tin chung vé cong ty. Cac phéng vién thudng vao Internet trudc tién ¢é tim kiém thong tin vé cOng ty. Hay lam cho trang Web cong ty dé truy cap va ndi dung thich hop cho cac nha phan tich va dau tu. Ban can gitip déng nghiép 6 phong tiép thi thay rang trang Web co thé thuyét phuc va gay anh hung dén doi tuong giao té rat rong. Luu y den thiét ké cua trang Web dé khai thac ban chat wang tac cia Internet va thuc day luéng thong tin hai chiéu Lang nghe doi tugng muc tiéu cting quan trong nhu ni chuyén vai ho, ROOT WY Nén hei cac 461 tuong muc tleu dé biét ho mucn gi t trang Web cia cong ty — va can cap nhat chong tin lien tuc. W Neén chuong xuyen thay 6i cac dac tinh cua trang Web dé thu hut nguai truy cap wd lai. & Ding dé hinh anh lin ac phan noi dung vi trang ‘Web la moc cong cu dé giao tip. B Trang chit khong nen chia qua nhiéu thong ‘tin nham tranh ngan can nguol truy cap kham pha sau hon vé trang Web ciia cong ty. PHAT TRIEN KY NANG GiAG TE BGI NGOAL TAO MOT TRANG WEB AN TUONG Thue thiét ké mot trang Web ) chuyén nghiép J ee Kiém tra trang Web mai vé tinh nang sir dung ‘Dua vao hoat dong va quang ba vé trang Web om Thu thap phan héi vé trang Web Biéu chinh trang Web cho phi hop = Thay déi hinh thic va cap nhat trang Web thuéng xuyén mont VIET NOI DUNG CHO TRANG WEB Doc én man hinh kh hon doc wen gidy, tc do thudng cham hon 25%. Khi viét ndi dung cho trang Web, nén sti dung cau ngan, don gian. Thong thuong, chting ta co thé thay dugc mot phan ba dén mét nua trang A4 tren man hinh tai mot thai diém, Hay lam cho trang Web hap dan hon bang cach phan chia bai viét thanh nhang phan nhé va dung nhiéu gach dau dong. Nhung nguoi lust Web rat ghét doc nhung bai viét dai dong mhat nhéo. 35PR HIEU QUA XU LY KHUNG HOANG xe Ip kbiing hodng la mot kp nang PR at thiét yeu. MOt sue co khting hodng khi ditge xt 1p tét co thé vun dap thém cho hinh dnb t6t dep ctia cong ty, thay vi pha hoai. Can hru p nbing sie cé khting hodng tiém tang va dé ra RE boach doi pho. Nb& d6, ban c6 thé git binh tinh dé gidi quyét khi kbiing bodng xdy ra 55. Nen phat hanh nhing thong cao tom tat thuéng xuyén dé danh tan tin dén va suy doan. CHUAN BI DOI PHO VOI KHUNG HOANG Moi cong ty déu co 4 nang roi vao khing 56 Hay co ging tao hoang. Chuing co thé xuat hién duéi hinh thuc ra mot danh sach day du nhing su 6 gay khung gian lan; 16 ri thong tin nhay cam; bi doi tha canh uanh thu mua; cup boc; mot san pham nguy hiém hoac l6i thiét ké; pha hoai; tong tien; bat coc; tay chay; tham hea thién nhién nhu lut hoang tiém tang. loi; huy hoai va 6 nhiém moi trudng; hoac tai nan, nhu chay lon 6 nha may. Khung hoang ca 57 thé xay ra bat cui luc nao. Tuy ohién, bat chap Can xac dinh xem ban co can dén mot ban chat khéng ludng trude duge cia ching, chting ta van co thé lap ké hoach déi pho. Nén khao sat ning diém yeu cla cong ty va hanh nha tu van phap ly dé dong tude dé giam thiéu nui ro bang cach cling dé phong nhimg 6 t6 chit. Can nhan dién tat ca nhung dieu co trudng hop kien tung. thé gay su c6 trong t6 chtic cia ban, div khong chic chan Lim DE RA KE HOACH DOI PHO VOI KHUNG HOANG edn tiép xide wrong Can lap ké hoach doi pho khting hoang va sin sang phan tmg mot cach chu dong. Ban hay xem xet danh sach nhiing tai wong (iém tang va dé ra ké hoach doi pho cho timg truGng hop. Phai cu thé héa cac thong tin vé hanh dong can thuc hién, ngudi thuc hién dé thong bao cho nban vién, co quan chinh quyén, gidi truyén thong va cong chung thich hop. Khong nén han ché viée huan luyen chi danh cho nhang nhan vién van phong chinh; néu khting hoang xay ra G mot dia diém khac, nhan vien tai ché sé doi pho trudc tién. Can lap ké hoach doi pho vai mai bien 6. 36 Thanh vién trong nhom ghi chsi nguebi sruing hop Kin cdpNHUNG VIEC CAN LAM 1, Thé hign su thong cam thanh that véi nan nhan, gia dinh va ban be cia nhing ngudi thiét hal 2. Tuyen bé trach nhigm cua ban néu cé thigt hai vé tai san. 3. Hua hen diéu tra toan dién. 4. Phac thao cac buéc ma ban da tién hanh dé xu ly tinh huéng. Y LAP KE HOACH DO! PHO VOI KHUNG HOANG Tiip hop eae shinb vien cia nh Wj ning hong dé tin bay uit trach nhiém eta mai nguii vé thao laén vé nbieng he te ni tr ch dang can thiét. Lip ké hoach thit chi tiet o thé ning cao co hoi dat die mot két qué Abd quan. Thiinhs vier: diear phiin cing vai tro neu phat ngén ¢ trong truime hp xy ra hing boing ink thie Gim doc giai thich sing bua ctia ké ~ hoach binh dong déi pho vot kiting hoang PHAT TRIEN KY NANG GIAG TE DG] NGOAL TriEN KHAI KE HOACH HANH DONG Du ban cé Jap ké hoach can than dén dau di ntia thi khi xay ra kiting hoang, sc ép sé cao hon nhiéu so voi tinh hudng thuc tap. Digu quan trong 1a phai chon thanh vién vao nhom xu ly khung hodang dua wén nang luc gitt binh tinh va turchu dui ap luc. Nang luc nay c6 the phai phat buy dén gidi han cao nhat. Mi thanh vién can co mot ban ké hoach déi pho vai khiing hoang va biét ré mdi nguédi phai lam gi, pham vi nhiem vu, ai phu trach. Ban co thé can phai thiét lap mot duéng day dién thoai hé tro mién phi; to chtice thu hdi san pham, ké ca quang cao trén phucing, tién truyén thong va goi thu wuc tiép dén nhung ngudi sit dung san pham; hoac ban cé thé can phai t6 chtic gap mot cudc hop bao. Cam nang xit ly khting hoang cia ban phai néu chi tiet ve cach wién khai nhimg hanh dong then chot dé xu ly khting hoang, thé hién 16 rang nhiém vy cia ban va gitip ban thi hanh som nhat.PR HIEU QUA 58 sur dung trang Web cia cong ty dé trao d6i thong tin trong thoi gian xay ra khung hoang. Y HANH DONG KIP THOT Hay bio vé danh tiéng ciia cong ty bang cach cho moi nguin biét ban da lar gi dé sea chica nbieng sai lim cia cong ty, nhw nhiong quy trinh té hai hose nhiing cich lam khéng an toan hose khong chdp nhan duoc. Hay ching minh ring ban da dita ra ining cai thién va thé hién sie tic nuéi thich hop. Gide dic biti long vdi bai bao tot ma cing ty bit rica nhin duoc. 38 QUAN TRI GIGI TRUYEN THONG Tai hoa tao ra tin tic. Nhting t6 chic it tiéng tam co thé dot nhién bi day ra anh den san khau vi nhting ly do sai lac. Xu ly gidi uuyén thong mot cach hiéu qua trong khung hoang \a diéu cot yéu néu ban muon giai thich thong digp cia cong ty va gitip tao mat hinh anh tich cuc cho t6 chttc cua ban, ngay ca trong nghich canh. Tranh su soi moi ctia gidi truyén thong trong khting hoang, Dé ra mot yeu cau ai co the va khang thé binh luan voi gidi truyen thong va luu y nhan vién ve dieu nay trudc khi xdy ra khuing hoang. Ngan can phong vién diéu tra xam nhap rat kho, nén hay bao dam tat ca nhiing nguéi phat ngon déu duge hudn luyén vé truyén thong va biét cach ngan chan va kh6ng tra Idi nhung cau hoi khiéu khich. Trong cam nang xt ly khuing hoang cia ban, liét ké nhing cau hoi kho, cing nhu nhung cau tra 16i tich cuc. Hay quyét dinh ban muén xr ly thé nao voi gidi wuyén thong. Ban co thé mu6n to chue mot cudc hop voi gidi truyen thong dé néu tom tat, hoac chi cong bé nhung tuyén bo ngan gon cho bao gioi va thong cao bao chi, Cach tiép can cia ban c6 thé chi dong, hoac doi dap phan ting vai nhtng cau héi aia gidi truyén thong, khong co cach nao la ding hoan toan vi mdi dot khuing hoang yéu cau cach xt ly riéng cia ban. ———— Gi doe PR doc nining bai bio noi ring 16 cbnie cita bit da sit bj kbning hoing mar cath cing nhic, 59 Hoc hoi tir nhimg cOng ty da quan ly tét khiing hong.Y LOVICH TU VIEC HUAN LUYEN XU LY KHUNG HOANG Sate bi da duge tp budn vé viée lam thé nio dé dai pho vidi mit kining hodng, Tom, Caitlin, vis Peter da biée chin xe phiti lim gi khi xdy ra mt tinh huéng nghiem trong. Kée qué la cuse kining boang da dseoc xit hi nhanh ching va higu quid mic khring gy ra su tin that la dati cho danh tiéng ctia cing ty. | viou THC Te CHAM SOC NHAN VIEN Nhan vién la mét khach hang quan trong, nén phai chic chan ring ban da thang bao cho ho vé cudc khting hodng. Hay thong bao tom tt cho nhan vién trong cudc khting hoang lén dé ho duoc cap nhat vé nhing gi da xay ra va tai sao. Hay t6 chute nhimng budi tém tat tinh hinh thuong xuyén dé ho nam duoc van dé. Su dung mang ndi bé céng ty, cong bé nhtng ban ghi nhé hoac t6 chuc nhting cuoc hop. Khi cud¢ kming hodng da ling diu khéng nén xem thudng nhung anh hudng dén nhan vién, Tuy theo ban chat cia hién co nay, ho co thé bi x40 tron hoac ton thuong. Hay ho tro nhan vién trong viéc déi pho voi tinh hinh kho khan va day lo au. Néu thich hop hay cho ho tam nghi viéc, tham van chong stress, hoac tim cach khac dé hé tro ngudi bi anh hucng, 60 sau mot cuée khung hoang, phai tran an nhan vién, ra soat va chon loc nhung quy trinh xu ly khung hoang cUa ban. PHAT TRIEN KY NANG GIAO TE B61 NCOAI a 61 pha yar khing hoing é Peat bio cho ho trong do eo eter, Bla ddc sin xugt Peter FBOME San xudt va thong bo cho rhing ha buén si va t6 cha th San phdm. Peter a ; bic hang t8 fai hee Mua C6 $6 16 201, dine tho : S ther ee en bio va thong bao name 7 chi din tren trang Web ei Ong ty. Khi khach hang tra la ao hing QUAN LY KHUNG HOANG MOT CACH HI£U QUA Nhan ra nhimg khing hoang tiém tang va hanh dong true Bé ra mot ké hoach hanh dong déi pho vai khang hoang theo timg kich ban 4 Huan luyén nhimg nhan vién thich hop vé ky nang quan ly ing hoang Tap dugt nhimg tinh huéng khung hoang va thu tién hanh nhung quy trinh xu ly Khi khang hoang xay ra, thuc hién ké hoach hanh dong cua banLAM VIEC VOI GIOI TRUYEN THONG Quan tri gidi truyén thong 1a moc ky nang PR khong kém phan quan trong. Phai xay dung moi quan hé tét dep voi cac phéng vién, t6 chttc thanh cong nhting budi hop bao, va gidm sat su dua tin dé bao dam rang thong diép cia cong ty duoc truyén tai chinh xac. KET BAN VOI GIO TRUYEN THONG uan hé t6t vi giGi truyén thong co - Onn huong dén viec truyén tdi 6 Hay higu cach fam théng tin tot dep ve cing ty ban. Hay "Ge cba TAnAN Wien xdy dung moi quan be voi nbitng ae chi, truyén phong vien chti chét. Sau do thuang | : ay axuyen diy it moi quan be nay dé bdo shanhiva teuyén hioh, dam ho dua nhimg thong tin tor ve cong ty ctia ban. BAO DAM su’ CHU Y Viec cong nhan mot giai phap chu dong quan tri gidi truyen thong giup ban xay dung va tang cu6ng hinh anh ctia cong ty, quang ba | a Tu lam quen voi sin pham, cting co nhung luan cu cia cong ty, cach dua tin cua hoac don gian chi la thong bao cho cong chung, cac chinh khach, gidi kinh doanh va nhung ai guan tam dén linh vuc dé. Nhting moi quan he xau lam cho ban phai tra loi nhung cau chuyén théu dét cia ngudi khac Mat khi nhung nguoi trong gidi truyén thong tim kiém su gitip dé cua ban trong cac cau chuyén cilia ho co nghia la ban da thiét lap duoc mdi quan hé tot. nhung tap chi ma ban nham dén. 40