DK] CAM NANG QUAN LY HIEU QUA A A A ? PHAN CONG HIEU QUA ROBERT HELLER ‘= * NGUOI HUONG DAN (gia ® UU TIEN *MUC DICH (figs *KE HOACH e BAN KE KHAI e THOI HAN ¢ PHAT TRIEN e MAO HIEM eLOI ICH éy e VAN DE LIEN QUAN e HANH DONG e PHANTICH | AATCAM NANG QUAN LY PHAN CONG HIEU QUA How TO DELEGATEas a A DORLING KINDERSLEY BOOK www.dk.com Original title: Essential Managers - How to Delegate Copyright © 1998 Dorling Kindersley Limited, London Victnamesce language copyright © 2006 First News - Tri Vict. THIS TITLE IS PUBLISHED UNDER EXCLUSIVE LICENCE FROM DORLING KINDERSLEY LIMITED. THE VIETNAMESE LANGUAGE RIGHTS FOR THIS TITLE ARE HELD SOLELY BY FIRST NEWS AND PROTECTED UNDER VIETNAMESE LAW. NO REPRODUCTION, STORAGE IN A RETRIEVAL SYSTEM, OR TRANSMISSION IN ANY FORM OR BY ANY MEANS, ELECTRONIC, MECHANICAL, PHOTOCOPYING, RECORDING, OR OTHERWISE IS ALLOWED WITHOUT THE PRIOR WRITTEN PERMISSION OF THE COPYRIGHT HOLDER. CUON SACH NAY BUGC XUAT BAN THEO HOP 8ONG CHUYEN GIAO BAN QUYEN DOC QUYEN TIENG VIET TREN TOAN THE GIGI GIUA TAP DOAN XUAT BAN DORLING KINDERSLEY VA FIRST NEWS - TRI VIET. BAT CU SU SAO CHEP, TRICH DAN NAO KHONG BUGC SU DONG Y CUA FIRST NEWS VA DORLING KINDERSLEY DEU LA BAT HGP PHAP VA VI PHAM LUAT XUAT BAN VIET NAM, LUAT BAN QUYEN QUOC TE VA CONG UGC BAO HO BAN QUYEN SG HUU TRI TUE Quéc TE. FIRST NEWS - TRI VIET PUBLISHING CO., LTD. TH Nguyen Thi Minh Khai St. - Ho Chi Minh City, Viemam Tel: 84-822 7979 - 8227980 - 8233859 - 8233860 Fax: 84-8224560; Email : triviet@firstnews.com.un Web; http://wwur firstnews.com.vnCAM NANG QUAN LY PHAN CONG HIEU QUA How TO DELEGATE ROBERT HELLER Bien dich : DUONG TRI HIEN HOANG THAI PHUONG Higu dinh ; NGUYEN VAN QUI (Ph_D.) First News NHA XUAT BAN TONG HOP THANH PHO HO CHi MINHNOI DUNG L6i gioi thiéu 5 PHAN CONG CONG VIEC Khai niém phan cong 6 Nhuting li ich clia viéc phan cong hiéu qua 8 Nhan dién va sai ly cac rao can 10 Xay dung cac méi quan hé 14 PHAN CONG HI£U QUA Lua chon cong vigc 16 Quyét dinh nhimg viéc can gitt lai 20 Thiét lap co cdu phan cong cong viéc 22 Can nhac cac vi tri phan cong 24 Hiéu 16 wach nhi¢m 26 Lua chon dting ngudi 28 Chuan bi ban huong dan cong viée 30 Tim kiém sy nhat ti 32 Hudng dan hiéu qua 34 THEO DOI TIEN DO Van hanh he théng kiém soat Gidm thiéu rdi ro Cuing c6 vai tro ctia ngudi dugc phan cong Cung cp sur hé tro Duy tri ranh gidi ‘Thong tin phan hdi Khen thudng Phan tich khé khan CAI THIEN CAC KY NANG Phat trién cc ky nang cia ngu6i dugc phan cong Chi dinh trudng bd phan Phat wién ban than thong qua phan cong Panh gia nang luc ban than 36 40 42 44 46 48 50 52 56 60 62 66LOI GIOI THIEU han cong cong viéc la mét trong nbitng RP nding thiét yéu ciia ngitoi quan Ij. Viéc phan cong hieu gud khong nhitng dam bdo cong viec dat két qua cao ma con mang lat loi ich thiét thuc cho cdc bén lien quan. Quyén sach “Phan cong biéu qua" nay se cung cdp nbitng huong dan hitu ich cho qua trinh phan cong cong viec, béit ké do la nbitng viéc don gidn bang ngay bay nhttng nhiém vu quan trong dai han. Quyén sdch trinh bay toan b6 kbia canh ciia qué trinb phan cong, tt quyét dinh céng viée can giao pho, lita chon ngucdi giao phé pha hop dén viec dit dodn nbitng riii ro, phat hién va x1 lp cdc tra ngai. Neoai ra, cuén sach con cung clip nbiéu chi dan vé cach thitc déng vién, kben thiréng, tao ding long tin, trao d6i vei cap duoi nbam gitip ban nang cao sit tee tin va tré thanb moi nha quan ly gidi va dang tin cay. Voi 101 loi khuyén ve mot ban tie danb gia nding luc ban than, day la mot cém nang b6 tch va can thiét cho nbitng ai dang lam céng tac quan Ip.PHAN CONG HIEU QUA PHAN CONG CONG VIEC Phan cong cong vigc la mét ky nang thiét yéu trong céng tac quan ly. Dé thuc hién tét ky nang nay, trudc hét nha quan ly can nhan thitc duoc nhiing loi ich ma né dem lai cing nhu dy doan nhung tré ngai cé thé phat sinh. KHAI NIEM PHAN CONG ‘ong ty citing lin manh, 16 chite cang phic tap va pham vi hoat déng cang quy mé thi cimg kb6 xac dinb rach ri Hay phan cong hop nbiem vu va trach nhiém gitta nbimg phong ban va nbdn vién. Dibu nary dé dén d&x tinb trang chong chéo cong viec. Trong truimg bop ney, phan cng la chiéc chia khoa gitp nha quan Ip t6 chite cong vibe biéu qua, dem lai Igi tch cho moi nguti. ly dé mang lai loi ich cho ban, cho nhan vién va cho toan cOng ty. A PHAN CONG HIfU QUA DE. QUAN LY CONG VIEC THANH CONG Nha quén lj gidi la ngui bids gidm sit die an da giao pho clang shot van phai chiu trach nhiém ngay ca khi ciip didi duoc toan quyén chic ding giai quyét cong viée KHAI NIEM Phan cong la hanh dong giao pho nhiém vu cho mot ngudi vdi su tin tudng ring ngudi do sé hoan thanh t6t nhiém vu duoc giao. Phan céng duoc thé hién dudi nhiéu hinh thic, chang han nhu bé nhiém nhan vién vao mot vi ui méi quan trong, hoac yéu cau nhan thuc hién nhung cong viec don gian, nho I... Khi quan sat co c4u téng thé ctia mot t6 chtic, ban sé thay mot mang lu6i phan cap phuc tap, thudng a hinh thiic quan ly theo chudi voi mét co ché bao cao va kiém soat thudng xuyén. 6NHUNG VAN DE CO BAN Phan cong lién quan dén 2 van dé co ban Ja quyén tu quyét va kha nang kiém soat. Nhan vién 6 thé tu minh giai quyét cong viée ong pham vi trach nhiém va quyén han nhu thé nao? Mtc do can thiép ctia cp trén ra sao? Khi chon ngudi dé giao viéc, trude tién ban phai xem lieu ngudi dé cé kha nang hoan thanh t6t cong viée tong pham vi nguoén luc hién co hay khong? Sau khi ban da tim duoc ngudi thich hgp, can phai dam bao trao day du quyén han dé ngudi dé chu dong thuc hién cong viéc trén co so nhuing hung dan ban dau. Déng thoi ban cting phai giam sat tién do céng viéc thong qua bao cao cia nhan vién. 2 Nen co thai do tich cuc khi kiém tra cOng viéc. Diéu nay sé thé hién cho nhan vién biét rang ban dang ky vong nhung két qua kha quan. 3 thé hien ro su tin tuéng cia ban vao nguoi da chon, ngay ca khi nhung ngudi khac té vé nghi ngo. PHAN CONG CONG VIC CAC GIAI DOAN CUA QUA TRINH PHAN CONG Phan tich } HW Phan logi cong . vigc can gioo pho ocernamacimn Levene Chi din yu r mes Shem eee en Chi din haa a my 1 vi \ Gidm sat va Kiém so ju ‘ding ven Téng két va baited ) fe riit kinh nghigm QUY TRINH PHAN CONG Phan cOng cong viéc la quy trinh dién ra lien tuc va thudng xuyén. Dau tién 1a viéc phan tich va lua chon cac nhiém vu can va nén giao pho. Sau do la xac dinh r6 cac yeu cau va tiéu chi doi voi nhiém vu do, Diéu nay sé giip nha quan ly lua chon duoc nguéi pha hop va dua ra nhung huéng dan cong viéc chudn xac. Cong tac huéng dan dong vai tro rat quan wong khi giao pho vi ban khong thé yéu cau ngudi khac thi hanh mot nhiém vy con mo hé. Busc tiép theo la kiém ta va giam sat. Viée nay la cin thiét va c6 thé duge tién hanh dusi nhiéu hinh thtic, tuy nhién can thuc hién mot cach khéo léo, té nhi va khong nén can thiép truc tiép vao cong viéc cia cap duoi. Cudi cuing la danh gia. Nhan vien duge phan cong da hoan thanh cong viéc dén mic dO nao? Hai bén, c4 ngudi phan cong va nguéi duge phan cong, da rut ra duoc nhung bai hoc kinh nghiém gi dé co thé dat duac két qua t6t hon trong tuong lai?PHAN CONG 14€U QUA NHUNG LOT iCH CUA VIEC PHAN CONG HIfU QUA gi tch hién nbien ctia viec phan cong la kbOi lurgng céng viéc cia ban se gidm bat. Khi dé, ban sé co thém thoi gian lap trung cho nbttng vic quan trong va mang tinh chién lege; con nbhan vién sé cam thdy dugc khich Ié tinh than va tie tin hon. Hon nita, kbi phan cong cong viéc, moi ngudi s@ cing nhau chia sé kbé khan va gidm thiéu nhimng yeu te 4 Viéc phan cong trach nhiém sé thuc day tinh than fam viée va cung c6 long ty tin cua nhan vién, déng théi giam thiéu nhong ap luc trong cong viéc. gay cng théing 5 Méi ngay, hay danh du thoi gian can thiét dé tap trung vao cac ké hoach va dy an dai han. ? Ban co danh du thoi gian va nguén luc cho cong tac hoach dinh chign luge va glam sit tong thé khéng? ? Tren ban lam viec cla ban co chéng chat nbimg tai ligu hay hé so cong viec chua hoan thanh khong? 2 Nhan vien cia ban co nhiét tinh va duge déng vién dung mic chua! ? Ban da giao pho nhumg cong vic don gian, thuéng nhat cho nhan vien chua? ? Ban da chu trong dén cong cic hun luyen va dao tao dé dam bao nhan vién c6 dui trinh do va ky nang can thiét nham thue hien tOt cae Cong viée sé dugc giao pho trong wong lai hay khong? Tift KigM THO GIAN Sie s6 nha quan ly thugng than phién ring viée quyét nhimg cong viée thudng ngay da khien hg khong cn du thoi gian va tam stic dé tap tung vao nhiing ké hoach quan trong va dai han nhu hoach dinh chién lugc, kiém soat tong thé, huan luyén va dao tgo nhan _ Nhiing nha quan ly nay dang mac phai mot sai lam nghiém trong 1a 6 ging lam nhting viec ma lé 1a co thé giao pho cho ngudi khac. Vi vay, hay giai phong thoi gian catia ban than thong qua viéc giao pho nhing cong viec mang tinh chat thudng nhat, don gian. Cang duge giao nhiéu viec, nhan vién cang tich ly duoc nhiéu kinh nghiém va ban sé khong mat nhiéu thai gian dé hudng dan cong viée cho ho. GIAM CANG THANG Trong moi trudng lam viée day canh tranh va ap luc nhu ngay nay, céc nha quan ly dé roi vao trang thai cang thang. Dau hiéu thuong gap nhat la biéu hign nhing hanh vi bat thuong, vo nghia; chéng chat tai ligu day khap ban va sé nhat ky ghi day dac cong viéc can Jam. Phan cong higu qua khéng chi lam gidm cang thang ma con dem lai loi ich cho nhiing déi tugng duoc phan cong, dit dé 1a ca nhan, nhom hay ca phong ban. Trude Khi quyét dinh giao pho, hay xem xét ky nhimg yeu cau cla cong viéc cling nhu nang luc ctia doi tuong ma ban du dinh sé phan cong.PHAN CONG CONG VIEC KHIiCH LE TINH THAN LAM VIEC faim side duce dong gép cong aiewadatthink 6 Hay chide chdn cing tich trong cong viée c6 ¥ nghia rat quan trong déi a a vai moi nhan vien. Phan cong diing ngudi, dung ban di kin nghi¢m vige sé khich 1é tinh than, trach nhiém lam viéc va ky nang chuyén cia nhan vién, lam ho hai long vai ban than vi mon dé hung dan, cam thay minh co gia tri hon. Viéc phan cong huan luyén cho dong nghia voi viéc tang them quyen han va day nhan vién, cling la mét dong luc thtic day nhan vieén lam viée ° hieu qua. Viéc phan cong ciing sé gitip nhan vién ngay cang tién b6 hon vi ho ¢6 co héi phat huy nang luc, tich ly kinh nghiém va cling c6 sy ty tin. Vi vay, dé dat duce nhting dieu nay, ban bay 7 Khi viec phan cong xay dung mot mdi trudng lam viec ly tuGng, mot . cise mi wudng ma moi ngudi déu nam 16 nhiem vu khong dem lai higu va trach nhiém duge giao, déng thoi dugc trang qua, hay ty hoi: “Toi bi day du ky nang va nguon luc can thiét. Hay da lam sai diéu gi?”. thuéng xuyén t6 chtic nhtmg budi hop thao luan, tao doi, phan héi va xem day chinh la cong cu dé duy tri dong luc lam viéc alia nhting ngudi duoc phan cong. HAu auA CUA vIkC 6M DOM CONG VIEC Viée phan cong higu qua doi héi ban phai__ con cac ké hoach, quy trinh lam vige bi tac co thai gian dé to chuc va sip xép cong viec; _ nghén, va cong viéc chdc chan khong thé dat nhung néu ban khong phan cong mactiom _ hiéu qua cao. Vé lau dai, tat ca nhiing yéu to dém het moi vige thi cai gid phai tr s¢ la rat_-nay sé anh hudng nghiém trong téi hoat lan. Khi ay, ching nhiing cach lam viée cia dng cia toan cong ty ban thiéu khoa hoc, t6 chtic ma ban sé phai mat nhieu thai gian dé oat ly nhung a viée vun vat. Hau qua, ban phai lam thém gio dé kip tién dQ cong vige, tinh than lam viée cia nhan Y PHAN CONG KEM HIEU QUA Néu khing giao vite cho nhan viem, whit quan 1 ding bao ai by vomg, hoa tt cd “ni” vien giam sit do khong Sy i cing vige con nam trén bin. duge phat huy hét nang luc “ —— ePHAN CONG HIEU QUA NHAN DI£N VA XU LY CAC RAO CAN ? | rong qua trinh phdn céng cong viéc, nha quan ly co thé se gap phdi 8" Néucirom dém kbOng it kb6 khan, rao can. Tré ngai Ong viée chi vi nghi lon nbdt la nbitng cam gide tiéu cyc rang ban. lam tét hon nbut bat an va thi€u tin tréng. Nbung nhan vién, thi ban mot khi ché ngu dugc nbitng cam gidc khong phai la mot nay va tin, tung vao nhan vien, loi ich ban thu dugc sé cao gdp nbibu kin so voi nhitng ri ro, t6n that co thé xdy ra. nha quan ly gidi. Tu MINH LAM LAY Chic chan co nhiéu cong viéc ban sé thuc hién NHA QUAN LY SU DUNG THO! nhanh chong, hiéu qua hon nhan vién cia GIAN KHONG HOP LY ¥ minh. Nhung néu c6 ging lam tat ca, chac chan Trong hink, nhi quin bj khong chi ban sé bi qua tai. Ban sé khong con du thoi lam cong viée csia viéng mink ma con gian va tam stic tap trung vao nining viec quan médt thot gian vao nbieng cong vite linh ¢ tinh ma fe ra ndn glao cho whan vien trong ma chi minh ban mdi cé thé gidi quyé duoc. Hon nua, nhan vién cua ban sé khong tién ba néu khong c6 co hoi dé hoc hoi va dam nhiém nhiéu cong viéc khac nhau. Nha quan by gidi quyét nhung cong vite quan Cong viéc link trong, cdp cao tinh lam mat thot \ gian vie see lye Nha quén bj khong can phat dich than giti tai lieu 10NHAN VIEN BI QUA TAI Ndi lo nhan vién bi qua tai 1a mot trong nhiing tr ngai Idn trong qua trinh phan cong. La mét nha quan ly co tam, ban sé khong bao gid dé nhan vién phai roi vao tinh trang chim ngap trong “nui” cong viéc. Néu moi ngudi co ve nhu dang dén hét tam stic vao cong viéc, ban phai lam thé nao dé giao them vigc ma khong lam ho qua tai? Gidi phap an toan Ia gitt lai va thu xép thoi gian rdi ty minh xit ly. Mot giai phap khac hiéu qua hon 1a dé nhan vién tu can nhac xem ho con théi gian va khd nang dé dim nhigm thém cong viéc khong? Néu thiéu ngudi, hay tuyén dung thém. Dieu thiét yéu la dtmg dé ndi lo nhan vién bi qua tai khién ban phai 6m dém tat ca cong viee. 9 Phan cong hop ly PHAN CONG CONG vIFC ? Ban da mat bao nhieu thet gian giai quyét nhiing viéc lé ra nén lao cho nguél khac? ? Ban 6 thé hoc hai cach giao pho Ong viee tir cp tren cia minh Khong? 2 Moi cong vige gidy to co nam, trong tam kiém soat cia ban khong? ? Tal sao ban lai thay kho chiu khi ip dudi hoan thanh xudt sic cong viec duge giao? 2 Trong cong ty con bao nhiéu nhan vien <6 nang lye lam viec nhung chua duce ban khal thac va si dyng ding mirc? Tuitu KINH NGHIEM nham nang cao hiéu suat lam viéc cla chinh ban than ban. 10) Hay hét tong vai nhan vién va nhan vién sé tan tuy voi ban. Dé phan cong hop ly va higu qua, nha quan ly phai trang bi nhiéu ky nang, trong do co ky nang kiém tra va gidm sat. Néu thiéu kinh nghiém, nha quan ly sé gip kho khan khi déi mat véi nhimg khia canh phuc tap hon trong cng tac phan cong, chang han nhu dinh hinh mét phong cach lanh dao sao cho hiéu qua va phti hop voi tinh huéng phan cong. Phan cong hiéu qua con la mot qua tinh ren hayén ban MAT KHA NANG KIEM SOAT CONG VIEC Bat ky nha quan ly nao cing mu6n ty minh kiém soat toan bé cong viéc, trong khi phan cong déng nghia voi viéc mat di su kiém soat truc tiép. Chinh tam ly nay da tao ra rao can khién céc nha quan ly ngan ngai trudc nhimg quyét dinh giao vige. Nhung that ra, giao viéc co nghia la ban chuyén giao trach nhiém thuc hién cong viéc cho nguoi ma ban tin tuong, nhung ban van cé thé gitt quyén kiém soat tng thé bang cach chi dinh dung ngudi, nam 16 dinh huong thyc hién cong viée cang nhu thung xuyén trao déi thong tin voi nguéi duge phan cong, than, thong qua do, ban sé ty hoan thién cac ky nang quan ly, phat huy nang lyc von c6 cilia minh, u6 nén tu tin va quyét doan hon, IL Can dam bao ket qua céng viéc do nhan vién thuc hién it nhat phai ngang bang véi tiéu chuan ma ban dat ra.PHAN CONG HifU QUA CHE NGU NHUNG LO NGAI Su lo lang chinh 1a rao can chit yéu khién cac nha quan ly ngan ngai tong viéc giao phd. Hg so rang nhting ngudi duoc phan cong sé co dip thé hién kha nang néi troi va tird6 de doa dén vi tri hién tai cla minh. Cung voi néi so do 1a ndi Jo rang vai tro quan trong cla ban than sé bi giam sut khi giao pho mot phan cong viée cia minh cho ngudi khac. Hon nia, cam giac khong tin tudng vao kha nang, hoan thanh tét cong viéc clia nguéi duoc phan cong cing khién nhimg nha quan ly lo ling khong yen. Khi trong tam wi xuat hién nhimg ndi lo ngai do, ban hay tu tra 161 4 cau hoi sau: “Céng viée nay 06 nén giao Iai cho nguii khic thuc hign khéng?"; NTN OLN OMELET © Cam giac muén chiém hau moi cong viéc la cim gidc tiéu cyc va dem fai nhiéu bat Igi. © Ty minh xis ly nhung cong vige yun vat sé lam glam higu qua cong tac quan ly. # Hay phan tich ky luéng thot glan lam viec ca nhan vien dé chung t6 rng ho van cén nang lye chua duge phat huy. © Quan ly ma khéng cé lich trinh va ‘thot glan biéu s® chi lang phi thot glan va nhanh chong nh@n lay that bai. © Phan céng cé nghia la mat di quyén kiém soat cong viec truc tiép nhung vin phi gitr erach nhiem téng thé. “Nguoi ma minh dinh giao vigc co di neing lure dé hoan thanh khéng?”; “Minh cé dinh cung cap cho nguii dé nhimg huéng din day di va chinh xic khong?*; “Minh se cung cap cho nguéi do nhimg hi tro, quyén han va nguén luc céin thiét chi?”. Néu cac cau tra loi déu 1a c6 thi ban khong nén lo ling gi ca vi viéc phan cong chic chn sé dem lai hiéu qua. CAM GIAC BAT AN Nhung nha quan ly khong tan dung uu diém cia viéc giao pho khi ho co cam gidc bat an vé kha nang ctia nhan vién hoac khi ho e ngai vé mtic do anh huséng truc tiép cia nhan vien dén cong viée aia ho, Dé tanh cam giac nay, ban hay len mot danh sach ngudi duoc phan cong gom nhing nhan vién nhiét tinh va c6 nang luc trén thuc te, vigc phan cong khong de dga vi ti cia ban ma lai lam tang nang suat va hiéu qua cong Do chinh la ly do tai sao ban lam vige cia nhiéu nha quan ly cap cao thudng rat gon gang va it gidy to. Ho chi tap trung vao mot s6 cong viéc thuc sur quan trong, con lai giao hét cho nhan vién 12. Voi nhang nhan vien thuong than phién minh dang bi qua tai trong cong viéc, hay khuyén khich ho. su dung nhat ky cong viéc. TAM LY NGHI NGO Negay ca khi nhan vién da chting to duge nang luc cia minh, mot s6 nha quan ly van cam thay chua chac chan. Ho nghi rang cong viéc, nhat la nhuing viéc quan trong, phai duoc thuc hién “theo cach cia ho”, vi thé ho thudng dua ra nhting chi dan khat khe lam nhan vién khong co co hdi sang tao. Hay dimg can thiép qua nhiéu vao cong viéc da giao pho cho ngudi khac vi diéu nay chi lam ban mat thdi gian va tang thém lo lang, déng thdi lam mat di y nghia thuc su clia viéc phan cong. 13 Nen nhé rang viec giao pho cong vic dé dang hon nhiéu so voi viec thuc hién cong viéc do.14. phan cong la mot phuong phap hiéu qua dé huan tuyén va dao tao nhan vién. 15 Néu cau cia mieng cua ban la “TOi khong co du théi gian’”, chung to ban la nguoi khong biét cach té chute tot cong viéc cua minh. THIEU TIN TUONG Qua trinh phan cong cong viec sé gap UO ngai neu gita ben giao va ben nhan thiéu su tin tung lan nhau. Nha quan ly can tin wong hoan toan vao nang luc cia nhan vien, nguoc lai, nhan vién cing can tin rang, cach quan ly cia cép tén la cong bang va hgp ly. Cap tén cn lam cho cap dudi tin tuong bang su chan thanh, nang luc va tam huyét voi cong ty. Su tin tuéng gitta hai ben khong phai la mu quang, la vo diéu kién ma phu thudce vao higu qua cong viéc — mot tiéu chi quyét dinh long tin sé duge tang cudng hay bi suy giam, Hay duy tri su tin wedng bang thai dé ton trong ngudi duge giao viée, va bang nhimg nhan xet chan thanh va mang tinh khich le. PHAN CONG CONG VIEC QUA BAN RON Lap ké hoach cong tac hang ngay va hang tuan la diéu kién thiét yéu dé phan cong hiéu qua. Nhting nha quan ly thuong xuyén bi qua tai boi lich 1am wiéc day dac va lon x6n vua Ia toi do via 1a nan nhan cuia viec phan cong nua voi, nghia la thiéu hudéng dan hoac khong gidm sat cong vic, bude ban phai luon “chay theo” nhuing viéc ma ban da giao phé cho ngudi khac. Cui tiép tuc nhu vay, ban phan cong réi lai phai “chay theo”. Két qua la ban bi ket trong m6t vong tron lan quan do chinh minh tao ra. Hay sap xép lai lich lam viéc dé dam bao ring ban co dui thi gian hoach dinh, sap xép va theo doi nhting cong viéc due phan cong mét cach hop ly. Ban cing c6 thé viét ra nhiing hudng dan cu thé va gidm sat tot tién do thuc hién céng viée da giao. Sit dung lich trinh Tarn vite khi len ké each Hiéu duoc Tin ting T gid vf ola néto cp cong te uci > & phan cong Khong Daim béo es, BD hin vien bat an duoc die tao tit NGUOt BIET PHAN CONG HIEU QUA & VUOT QUA CAC RAG CAN Nhan thtee dupe cic rio cin gity iré ngai cho vite phin cong hidu qua la ban dit dae duce thanh cong buoe dis trong viee ché ngu ede tro ngai. Mor khi da vugt qua nlning lo ngui ban dau, ban sé thay kha nang quan bi va phan cong cia minh tang len ra vit vi dat hiéu qua cao.PHAN CONG HIEU QUA XAY DUNG CAC MOI QUAN HE Sz théing thén, coi ma va kbd neing 5 16 Hay dam bao rang ban giao liép hiéu qua la nhiing nhan t6 ee giao day du quyén han thiét yéu girip qua trinb phan cong dat can thiét cho ny két quad, qua d6 gop phan xdy dung va duoc phan cong. duy tri sit tin tudng ldn nbau va vuot qua nbitng rao can cd nhén. Béng phuong phap quan ly than trong va hieu qua, ban cé6 Giao TikP HIfU QUA thé cing cO va nang cao Sy thiéu tin tudng va nhung cam xtic tieu cuc sé long tin, sie ton trong lan _ phattrién nhanh chéng trong doi nga nhan vien nhau ngay trong t6 chitc 2éu nba quan ly chi biét gitt kién thuic cho riéng ctia minh minh, han ché trao déi, tham chi con khong noi . 16 sy that. Hon nia, nhimg hiéu lam va nghi ngo cling c6 thé nay sinh ngay cé khi moi ngudi . . nghi ring ho dang thao luan van dé mot cach ci 17) Hay binh tinh va mé va thang thin, Mot s6 nha quan ly chi nghe nhing gi ma ho muén, con nhan vien thi lo ngai nhang loi dén sé gay mau thuan voi cap trén. Dé giao tiép co thdi v6 can hiéu qua, ban cn tinh bay ¥ kién cia minh mot cu. cach r6 rang, déng théi phai biét cach lang nghe. Diéu nay se khuyén khich nguéi khac chu dong chia sé suy nghi va y kién vai ban. nhanh chong xu ly So SANH CAC QUAN DIEM Dé giao vieéc hiéu qua, ban phai hu tam dén quan diém aia nhan vien. Chic chan sé 6 nhung hic ban va ngudi duge phan cong co nhting quan diém hoan toan khac biét. Hay the . hign cho nhan vién biét ban that sy mudn do tai. nghe nhung gop ¥ thang than vé cach phan céng cia ban. Néu nhan vién té y rang ban 18 Néu cam thay khong tin tuéng mot nhan vién nao do, ban dimg nen git ngudi dang can thiép vao cong viéc va thiéu tin tuéng | 9 Ha 7 ho, hay diéu chinh cach hanh dong va phan lay xin qian diem cong cia minh ngay. Cang nhan ra duoc su tin cua chinh ban la cac nhiem va chiu tach nhiém truc tiép voi cong da kién va phan tich iéc thi nguoi duoc phan cng sé cang lam viéc chung mot cach c6é hiéu qua hon. khach quan.PHAN CONG CONG VIEC TON TRONG ¥ KIEN CUA Nine NGUOI KHAC u W SU dung tat cd cde & Bing mat binh unh Hay danh cho moi ngudi su ton phuong tien dé trao déi true nhimg quan diém trong giéng nhu surton trong ma va glao Wép voi ohan khac nhau, bei diéu nay b. < 5 neudi daah ch vien. la hoan toan ty nhién: af UCN Tet NEU dan eno Hay xem nhing ngudi BW Dimg quén su tin wéng minh, boi trong cong tac quan ly, cOng tac voi ban déu la la mot qua trinh hai déi ngi nhan vien chinh {a nhung ngudi co nang cchiéu ma cd hai bén du oo Panay. aya ee lye. phat bo thet gian va cong nhuing cong su gan gui. Voi quyet dint OA eee en a W Luon nhac nho nhing suc moi tao dung duoc. inh phan cong cong viéc, ban nguél duge phan cong —-‘B Bumg yeu cdu nhan vien thé hién sur ton trong qua viéc rang ban ton trong va lam nhéng viec ma giao pho mot phan cong vige cho] | inh aH cao he. chin be etn knoe ar SiN BEY RE KORG. aah Thé hien cho nhung barn nhan vién trén co so tin ting ngudi duce phin cong ——-«& Big 6 hét trach vao nang luc cla ho. Dé xay dung thay su tin tung va hd nhigm cho nhing ngudi su ton trong \an nhau, hay dé trg cua ban. duoc phan cong khi co nghi ngudi dugc phan cong déng —_ | W Tae co hol ¢é nguat din a8 say ra ‘ duge phan céng bay t6 A Dung ngan can nhan y kién cua minh, vin phat biéu y kién, gop y kién vé cach tién hanh cong viec va nghiém tic Ling nghe cac y kién dong gop a6. PHUONG PHAP PHAN TICH GIAO TIEP Hiéu duac cach thc moi ngudi giao tiép voi nhax La mot yéu 6 quan trong trong vige xay dung thanh cong cac Méi quan hé phan cong. Phuong phap phan tich giao tiép (Transactional Analysis) hucng dan cach tiép can C6 hé thong ve cac hanh vi giao tiép ciia con ngudi, theo do cac hanh vi nay duoc phan thanh 3 logi: * KIEU “PHU HUYNH”: cé tinh chi huy, cimg nhac, kiém soat va hé tra. * KIFU “NGUGI LON”: hop ly, khach quan va thye té. © KIEU “TRE CON”: why, lé thude va buong binh Qua quan sat, ban co thé nhan biét dugc hanh vi giao tiép cla nhiing ngudi xung quanh ban thién vé kiéu nao, dé tr dé chon Iya cach ting xt ph hop. Vi du, mot ngudi cé thé str dung kiéu hanh vi PHU HUYNH dé gay anh hudng dén nguoi thudc kiéu TRE CON. Hay nhung ngudi thudc kiéu TRE GON co thé sti dung, cach ting xtt “toi nghiep 16i" dé thuyét phuc ngudi khic. 4g CG THAI DO DUNG DAN Vige phan cong c6 dem Iai higu qua hay khong phu Vis. npn cing se dat dice hiéu qué thude wao sy tin tudng va ton trong tit cd hal ben, va cap néu cde mdi gun be dere thc phuong phap phan tich giao Uép cho thay kigu ting xu jjén mt cach chan thanh va coi ma NGUOI LON 1a pha hop nhat. theo kiéu nlring NGUOT LON.PHAN CONG HIEU QUA PHAN CONG HIEU QUA Nhting ngudi biét phan cong cong viée dat higu qua cao la nhting nha quan ly chuyén nghiép, co ky luat, biét lua chon duing cong viéc dé giao, déng thoi cd kha nang kiém soat va dura ra nhing gop y tich cuc cho timg nguoi duoc phan cong. LUA CHON CONG VIEC | rudc khi tién hah cing tac phan cong, ban phai quyét dinh nhiém —— vu can va nén giao cho ngudi khdc. 20 Ding dé nhan vien Qua tinh Iya chon bao gdm viec xem tao them cho minh xét thoi gian ciia ban va cia nhan vien, nhumg cong viec sdp xép cdc hoat dong theo ting nbom | khong can thiét. va theo thit tir wu tien. PHAN TICH THO! GIAN La mot nha quan ly, ban co quyen phan bo —— thai gian va cong viec theo y minh. Sé rat hitu Cur khoang 3 dé ich néu xem xét lai khoang thoi gian thuc te ma a joing 3#én6 | aa ad davih.cho Ahiing cong viec hay ahiem vu ma minh phy trach. Hay phan tich thai gian cua minh bang nhat ky lam viée chi tiét i nhat | trong vong hai tuan, trong do liét ké moi hoat - thang mot fan, hay kiém tra va diéu dong ban da thuc hién va thoi gian thuc hién. Sé khong co gi dang nggc nhién néu ban phat hién thay khoang thoi gian danh dé giai quyét nhuing cong viec quan trong ma chi ban mai 3 thé lam duoc la rat nhé so véi théi gian danh dé xt ly cac cong vie vun vat ma lé ra nén giao cho ngudi khac.PHAN CONG HIEU QUA PHAN CHIA CONG VIEC Sau khi phan tich théi gian str DANH GIA CONG VIEC dung, hay tién hanh phan tich i : ooh keg cdc cong viéc ma ban dang thuc MhOng viéc nao khong | poe va cing khong cdn hien, Hay chia cic cng vide va ae te rao chung cho nhiém vu ghi trong nhat ky cong vie thanh ba nhém theo tieu chudn do Peter Drucker, ie mét chuyén gia vé quan IY, a2 fjsdiiapewee aac Hay giao nung vite Dt gia ve quan ly, de | ngudiskhac cung co ii) ndy cho cp duet. xuat: nhing viéc khong can | __ thé lam duge? lam; nhiing vige cin hoac nén giao cho ngudi khac, va nhting a : are id vig dich than minh phai ‘am. Nhung vige nao chi ene Se Trén co s6 d6, hay xem xét loai ban méi €6 thé thyc gu ie to OS hy 2 bé nhting cong viéc khong can hign duge? i i ty thiét, giao cho nhan vién nhieu viéc bon va tap trung vao nhtng viec ma dich than ban moi cd thé thuc hién CAN NHAC NHUNG NHAN TO QUAN TRONG KHAC Mac di ban da chon ra dugc nhung viéc can giao nhung ban van phai xem xét nhung yeu to quan trong khac, cy thé nhu: * Loai bo ngay nhting viéc khong can thiet ra khoi lich trinh lam Tap trung giai quyét nhiing viéc chi minh ban moi co the thuc hi © Chon nguai dii kha nang thuc hien cong viee ban dinh giao; © Khi can thiét, nén thong qua y kién cua cdp ten trudc khi tién hanh phan cong. Di nhien day chua phai 1a tat cd nhting diéu can suy xét, nhung néu da can nhac than trong va thuc hién theo nhung diéu nay, cing vai nhtng yéu t6 khac ma ban cam thay quan trong, ban co thé chuyén sang giai doan tiép theo: sip xép cong viéc theo un tien. 22 Neu co thé, chi nen tham du nhing cudc hop lién quan truc tiép dén cong viéc cua ban. 23. tien wink phan cong sé chua hoan tat néu ban van khéng thé tu minh an dinh chinh xac thoi gian cho mét cuéc hop trude do vai tudn.PHAN CONG HIEU QUA SAP XEP CONG VIEC THEO THU TU UU TIEN Sau khi da chon duoc nhting phan viée co thé giao pho cho nhan vién, yéu t6 can quan tam tiép theo la phan bé nhumg viéc nay. Ké dén la sip xép nhimg viéc ty minh phai hoan thanh theo tht ty uu tién can ct vao tam quan trong va thoi han yeu cau cia cong viec. Hay bat dau m6t ngay lam viéc bang cach lén danh sach uu tién nhiing cong viéc loai nay va giai quyét thtr tu timg viéc. Ban cang tuan thu theo nguyén tac nay thi hiéu qua cong viéc cia ban sé cang cao. 24° Can uu tien thyc hien truée nhimg nhiérn vu kho khan, phic tap. Du KIEN THOI GIAN THUC HIEN 25° Chinen thuc hien t6i da 7 nhiem vu aw trong mot ngay yw Jv lam viée. PHAN NHOM CONG VIEC Khi phan cong, ban cin dua ra mot khodng thoi gian du kién can thiét dé hoan thanh cong viéc, khong nén buéc ngudi duoc phan cong phai tuan thu qua chat ché vao lich tinh, ngugc lai can khuyén khich ho cai thién cach thitc lam viée cting nhu né lye nit ngan thdi han hoan thanh cOng viéc dugc giao. Diéu nay thuc su rat can thiét va c6 hiéu qua vi ban va nhan vién sé thay rang théi gian hoan thanh cong viéc, dac biét 1a nhimg cong viéc thuéng nhat ma quy trinh thuc hién van duoc git nguyén trong hang nam troi, co thé dugc rit ngan rat nhiéu bang viéc loai bét nhting cong doan thu hoac thay déi hoan toan cac quy tinh va phuong phap lam viéc. Danh sach cong vigc, cho chinh ban hoac cho nhung ngudi dugc phan cong, chic chan sé co lién quan véi nhau, Hay sip xép cdc phan viéc can lam thanh ting nhom cy thé nhu quan ti hanh chinh, nhan sw hay tai chinh. Sau do, ban c6 thé cin nhac va lua chon ngudi thyc hién thich hop. Vi du, néu eng so nhan vién gidi cia ban c6 nguéi dac biét yéu thich cac viée quan ui hanh chinh, khong cdn gi t6t hon 1a giao cho ngudi do xt ly tat ca cac cong viec thudc loai nay 26° Hay luon tim cach déi moi cac quy trinh lam viéc da co sdn tu trudc. 18PHAN CONG HIEU QUA QUYET BINH CU6I CUNG Xa cho cing, viéc chon lua nhting phan viée dé giao pho, di hop ly dén mic nao di nia, cing khong thé tranh khdi yéu t6 chi quan. Mot so tuy co thé giao cho nguoi khac nhung lai co § nghia dac biet vai ban. Vi du, ban co thé quyét dinh git lai cho minh cong viee giao dich Voi mot so nha cung cap truyén théng, tuy cap dui c6 thé thuc hién duoc. Diéu nay hoan toan co thé dugc chp nhan mién 1a khong gay anh hudng tieu cuc dén qua céng viéc chung. Tuy nhién, dimg dé quyét dinh lua chon bi chi phéi boi nhung gi ban khong thich bi khong phai hic nao ban cing co thé giao cho ngudi kha nhting viec minh khong thich, Vi thé, hay thuong xuyén diéu chinh danh sach cac viée tu minh phai thuc hién ya tim cach nit ngan danh sich d6, c6 thé bang cach hudn luyén cho cdp dudi thuc hign mét $6 phan viéc trong danh sach do. 1 Cin sip xép cong vie theo thir ty uu tién cin ct vao cho gian yeu cdu va tam quan trong cua cong vigc. © Khong nen ¢6 dam nhén nhing cong vigc ma ban than ban khong thé thye hien vi diéu nay tuy cchimg t6 thign chi nhung sé phan tac dung. © Cain sir dung higu qua théi gian tia ban; loai tris ngay Khoi théi Bian biéu nhimg viee lang phi thoi gian. © Hay trao cho nhan vien trach nhigm thyc hign tron ven mot cong viéc. © Khong ngiing tim kiém cic co hol 6 giad vigc cho ngudt khac. NGUOI PHAN CONG Mot nha quan ly cép cao duge yeu cau t6 chire quy trinh san xudt va gidi thigu mot san phim méi. Vi chiu trach nhiém téng thé vé cong vige nen nha quan ly quyét dinh len danh sich nhang viéc can lam, phan ching thanh ba nhom chinh va giao cho cic nhan vien cap dust, TUYEN DUNG Nha quan ly yéu cdu mot nhan vien hoan thanh ban ké hoach nhan su vé vie xay dung mot doi nga da ky nang trudc thoi han trong khuén khé ral chinh cho phep. SAN XUAT SAN PHAM. Nha quan I giao cho mot nhan vier khae phac thao quy trinh lam viee va lap ké hoach san xudt dé dam bao cong viée duge thyc hign dung thoi han va san pham dap tng duoc chat lugng da quy dinh. Gi61 THIEU SAN PHAM Mot nhan vien duce giao nhiem vu dy: ‘toan ngan sach cho toan bé chi phi gici thigu san phdm mai dén c khach hang ca va khach hang moi, bao gém ca chi phi gia thu va di chuyén.PHAN CONG HIEU QUA QUYET PINH NHUNG VIEC CAN GIU LAI a mot nba quan lj, ban hay giao ———$$__—___+ cho nban vién cap ditoi cang nhiéu | Phai luén xac dinh | cng viéc khdc nhau cang tot. Noung c6 ro cé met s6 cong nbhang viec ban khong thé giao cho viéc ban khong thé nguct khdc nh hoach dinh chién luge, giao phd cho ngudi gidi quyét kbuing bodng hay nbitng viec khac. nbay cam nhu luong bong va db bat thang tién. GIU LAI NHUNG CONG VIEC QUAN TRONG | 28 Viée suy nghi cing Trong sé nhiing viéc khong thé giao pho, cd = ‘ thé ké dén nhtng linh vuc trong yéu nhu kiém cin phil lap kéthoach | se va digu khién hoat dng tong thé cia 16 thot gian gidng nhu chife, cic van dé ndi bé lien quan én nhan su viéc chuan bi cho mot nhu khen thudng, danh gia, de bat, thong bao, cudc hop véi chuong huan luyén va tu van cho ttmg nhan vién. trinh nghj su va thoi Ngoai ra ban ciing co thé tiép tuc nam git viée gian biéu cy thé. giao dich véi nhung khach hang, doi tac quan trong, Hay xép nhting cong viéc loai nay vao dién uu tién ya chac chan rang ban danh du thoi gian dé xir ly chting. DANH THOI GIAN DE Suy NGHI Nhung cong viéc khong thé giao pho déuc. Giao bet cong viéc cho nguoi khac cong diém chung 1a phuc vy cho cdc myc titu thém vigc ap dung higu qua cong nghe chién luge ctia cong ty, cia nhom lam viéc, théng tin co thé lam tang gap ba lan thoi va aia ban voi tu cach la nha quan ly. Thong gian wr duy, va dat tdi khoang 60% thoi gian thu6ng, phan lon thdi gian trong tuan cia lam viéc trong tuan. mt nha quan ly chi danh dé xi ly cac cong viée c6 tinh su vu nu thu thap thong tin hay 16 chute hop hanh, con thoi gian danh cho cac cong vige doi héi wr duy cao chi chiém khoang 20%. Viéc phan cong hgp ly cho phép ban t6 chic lai théi gian lam viéc, danh nhiéu thdi gian hon cho vie hoach dinh hay tw duy chién luoc. Mor TuAN LAM Mor TUAN LAM VIEC BINH THUONG. VIEC LY TUGNG 20PHAN CONG HiLU QUA ‘TRACH NHIEM Lan pso Tao dong Ive va chi dao thuc hien mot dy an hay hoat dong cuia mor t6 chic, PHAN THUONG ac lap va duy tri céc tiéu chun vé bac Ivong va mic thuong. Kiem SoAT Nham muc tieu dat hieu qua tol wu trong cong viéc. NHAN su Kjém soat cac van dé nhan su, cach xir su va ky luat trong nhan vien. IKHACH HANG QUAN TRONG ‘Duy tri cac méi quan he quan trong dua tren ky nang giao tiép cla ban than. Lap cuit Luge ac dinh cac muc tleu chinh va cach thuc dé dat dugc chung. ‘TRAO DOL THONG TIN am bao qua trinh trao 46i thong, tin hieu qua trong noi bo. Ker avd Banh gia két qua va ap dung cac bai hoc kinh nghiém thu duoc. NHUNG Yeu TO CAN CAN NHAC ‘Cong viée lanh dao 6 ¥ nghia quan trong d6i vei chanh cong cila mot nhom hay cita mét dy an. Vi vay, nha quan ly hau nhur khong giao cong viéc nay cho cap dudi, tuy nhien ho 6 thé chia sé nd voi mot vai cong su cp cao, Vige xac dinh mic luong chung va méc lvong cho ting c& nhan cing nhu céc khoan tr9 cap, khen thudng - co so tao ra ngu6n dong vien, khich le tinh than lam viéc cua nhan vin - hoan toan thuoc trach nhiem cla nha quan ly. Ngoai ra, vic xac dinh cac hinh thc khen thuong phi vat chat cing do nha quan ly quyét dinh. Vige dam bao n6i quy lam viéc, cac hé théng chuan xac, quy trinh chat lugng va higu qua hoat déng khong née thiét [a nhiem vu ctia cae nha quan ly nhung trach nhiém giam sat chat che cac quy trinh tren thi khong thé giao cho ngudi khac duge. Nha quan ly co trach nhiém phai giam sat chat che cong vige va higu suat lam vigc cla céc thanh vién trong t6 chtic, phai tu minh xem xet, danh gia va dua ra cac quyét dinh noi bo lien quan dén dé bat, kiém diém, tuyén dung hay so thal. ‘Thanh cong cua mot cOng ty phu thudc rat nhiéu vao viée duy tri ‘méi quan hé than chiét vai nhimg khach hang quan trong. Nha quan ly khong duoc phép giao pho toan bo rach nhigm giao dich ‘vot nhing khach hang nay cho cp duti, vi diéu d6 s@ dé tao ra guy co lam pha vo cic méi quan hé nay. Lip ké hoach cho tuong lai (ngin han, crung han va dal han) la cong vigc do cap trén thye hién va chi dao nhung van cn su d6ng g6p nhiét tinh cia nhan vien 6 tat c4 cic cip 46 co duoc mot ké hoach thanh cong. Trach nhiem duy tri va dim bao cac kenh thong tin hieu qua ‘trong ndi bo khong thé giao cho nguoi khac. Nha quan ly phai dim bio nguén thong tin noi bg lien tue va thong sue gia cac ca nhan lan nhém lam viée. Voi sy thong nht cua coan thé 491 nga nhan vien, nha quin ly xac lap cac myc tiéu va gidm sat qua trinh thyc hien muc tieu, Khi m@t myc tieu nao dé co nguy co khong dat duge, nha quan ly sé can thiép va hanh dong ngay dé cai thién tinh hinh, 21PHAN CONG HIEU QUA THIET LAP CO CAU PHAN CONG CONG VIEC han cong la sit chia sé trach nbiém c6 k€ hoach vet cé té chitc, do dé doi hoi su sap dat kp long. Sau kbi da quyét dinh vigc nao sé giao pho, viec nao sé gitt lai, bay thiét lap mot co céu phan céng va vach ra mét ké boach t6ng thé bao géom tat ca mot viéc lién quan dén cong tac phan cong. ey Hay danh thoi gian va tam stic dé té chuc va sap xép cong tac phan cong mét cach cé hé théng. Hay ren luyén ky nang giai quyét kho khan dé phong cho nhung truéng hop phan c6ng khan cap. XAY DUNG CO CAU PHAN CONG Mot quyét dinh phan céng co ké hoach, du voi quy m6 nao, tir vai cé nhan don lé cho dén toan bé céng ty, déu tao ra nén tang cho mot co cau giéng nhu co cau alia cac khdi duge xép lai véi nhau, trong dé moi khoi tuong trung cho mot nhiém vu cu thé do mot déi tuong cu thé chiu trach nhiém, Su 6n dinh cua toan bo co cau phu thuéc vao ting khoi don 1é; néu bd dli bat ky khoi nao ciing sé dan dén su sup dé cia ca co cau. Dé co cau thém ving chic, hay dam bao rang cac cong viéc dugc giao déu truc tiép lien quan dén chite nang va tach nhiém cong téc cia ngudi dude phan cong, va tat ca nhing ngudi nay déu phai bao cao truc tiép len ngudi phu trach phan cong ¥ MOT CO CAU PHAN CONG SAI LAM Mor co cau phan cong sé sr6 nén long lea, khong 6n dinh va dé sup dé khi roi nao khiing hodng néu thiéu mét trong cdc b6 phan then chét hode ca hé thong duge sap xép khing bop bi.PHAN CONG HIFU QI UA, THIET LAP CO CAU Khi thiét lap co cdu, diéu dau tién ban phai lam la dam bao cho co cau té chute duge can bang va nhay bén trude moi bién dong co thé xay ra. Dé lam dugc diéu nay, hay dam bao rang mdi ngudi dugc phan cong déu sé duoc hé tra day dui khi co van dé nay sinh ngoai du kién, dong théi phai luén chuan bi sin cc phuong an du phong trong trudng hop c6 ai dé ving mat. Méi thanh vién trong b6 may phan cong can duoc thong bao rd vé he théng hé tro dé co thé kip thoi tim duge su to gitip khi cd van dé phat sinh. Khi lén ké hoach t6 chic bo may phan cong, hay luén nho rang voi tu cach ngudi phan cong, ban phai cé tach nhigm dam bao cho cach sap xép phan cong Ja phi hop, 6n dinh va hiéu qua. = NHUNG VIEC CAN LAM 1, Xay dung ké hoach phan cong Théng bio trude ké hoach cua ban cho nhung ngudi dy kién sé dugc phan cong. |. Khi tién hanh phan cong, én lun can nhac trong ea co cu tong thé. 4. Dam bio ring nguéi duoc phan cong biét ré minh cin bao cao cho al. . Glam sit tién do thyc hign ting cong vige 48 dam bao khong xay ra tinh trang chéng chéo cong viée. x 31 Tien hanh xem xét va chon Iya nhing nguoi co kha nang khi lap ké hoach phan cong. THONG BAO VE KE HOACH PHAN CONG TRANH SU TRUNG LAP Khi lap ké hoach phan cOng, can tranh tinh trang giao cling mot viéc cho nhiéu ngudi hay dé sot viéc. Ban nén lap mét biéu dé trong do xép tat cd cdc cong viéc chinh theo hang doc nim 6 phia ben trai, cn ten nhting nguoi dugc phan cong xép theo hang ngang 6 dusi clung. Danh dau nhung 6 cong viéc tuong ung voi ten ngudi duoc giao, nhé do ban sé dé dang phat hién ra nhimg viéc chua giao cung nhu bi trong lap trong qua trinh phan bé céng viéc. Khong nén xem viéc phan cong chi don thuan la viéc nha quan ly trut bét cong viée vi bi qua tai. Trude ngay diz An chinh thc tién hanh, ban nén lén sin ké hoach phan céng va t6 chtic cic budi trao déi vé ké hoach cia minh cang som cang tot. Diéu nay sé gitip ban cé dui thi gian dé chuan bi nhting hudng dan chi tiét, dong théi tao diéu kién dé ban va nguéi dugc phan cong trao déi r6 rang ve cac yéu cau cia cong viéc, cling nhu sap xép nhtng budi hudn luyén néu can thiét. 32 Dam bao cung cép day du moi su tro gitp cho tung ngudi duge phan cong. 23PHAN CONG HiEU QUA CAN NHAC CAC VI TRI PHAN CONG goal tri trong hop ban quyét dinb giao ph6 todin quien quan 33 Dam bio rang ban co Ip due an, néu kbéng ban cén can wong tay bai dank gia nhdc va xdc dink cdc vi tri giao pho nang luc cua timg nguoi kbdc nbau. Hay xem xét cdc vi tri dugc phan cong. trong mdi lién b@ vdi cdc thanb vién dis kién sé tham gia nhém, ding thoi can dir tinh kbc nang dong gop cua moi thanb vien. 34 Hay bay to thai do cam thong va ho tro khi ngudi dude phan cong pham sai lam. 35) Khong can dua ra thém loi khuyén néu ngusi duoc phan céng co thé we minh giai quyét céng viéc. Y BOI DUONG NHAN VIEN Cong tde daa tao nhim hai muc dich: sang cuing cic hj nang edn thidt cho vi uri moi va khich lé tinh than cia nhan vién bot bo cam thay minh eri nén thanh thao hon trong cong wee. Dao tao XAC BINH CONG VIEC Dé phan céng hiéu qua, ban cin nim 16 cac cong viée sé giao, cting nhu nang luc ctia ngudi dit kién duge giao pho. Do dé, hay xac dinh ro tung cong viéc trong ké hoach phan cong, ké ca nhung ky nang can thiét va pham vi trach nhiém duoc giao. Ding bao gid bd qua qua trinh nay, cho du ban tién hanh phan cong viéc cho mot dy an ton lién quan dén nhieu phong ban va doi hoi nhieu ky nang khac nhau, hay cho mot nhiém vu don gian. DAO TAO Khi lap ké hoach phan cong, hay chti xem lieu nhing nguoi tong danh sach du dinh phan cng can duoc trang bi them nhing ky nang nao dé c6 thé hoan thanh tét cong viec. Hay nho rang ngay cd MOL ngudi cé chuyén Mon va nhiéu kinh nghiém cing c6 khi can su tro giup dé tu tin dam nhiém vi ti moi, Nhung budi huan luyén dac biét khéng chi wang bi cho ngudi duoc phan cong nhung kién thuc co gia tri dé thuc hién cong viec duroc giao ma con lam giau them von ky nang cua ho. Ngoai ra, cong tac dao tao con co tac dung khich lé nguéi dugc phan cong, gitip ho tré nén tu tin hon.PHAN CONG HIFU QUA DANH GIA CA NHAN THAM GIA 36 | _ a ; . Hay giao pho cong Sau khi da xac dinh ré nhiing cong viéc can leeehe HRA phan cOng, hay can nhac ky lung nang luc cia 8 ; tig thanh vién trong nhom dé xem ai phi trung thyc vi ho ¢6 hop v6i vi tri nao. Vi du, vai vi tri kiém soat chi thé trinh bay thang phi du an, nha quan ly phai tim kiém ngudi than bat ky diéu gi i vé tinh toan, dong thoi dui ty tin dé co thé ma ho khéng déng dé ra va thuc hién cc bien phap cat giam chi phi néu chiing minh duoc hiéu qua cia chting. y voi ban. Tim KIEM CAC SANG KIEN Luon chiu kho tim toi va dua ra sang kién la mét trong nhiing pham chat ly tudng ctia ‘V KHUYEN KHICH SANG KIEN ngudi duge phan cong. Do dé, hay tim kiém Trong truing bop nay, whi qué bj trong nhém lam vige nhtng thanh vién giau y diinh gia cao sing kien cia nguti de ing va sang kién, vA phan cho ho nhiing vi phan cing, thé hitn 6 viée chudn bi tat 6 va sang OS, -Wa Poan: Cno:no 6 VI ca nhiing yéu 16 cin thiét dé anh 1a cb tri doi hoi trach nhiém va thu thach cao hon. thé trinh bay j wiaing cia minh mot Nhung ngudi co y kién va quan diém manh me eich v6 rang mhat, nhu vay thuéng co phong cach tu tin - mot pham chat can duoc khuyén khich, va déi khi c6 bat déng y kién voi cap tren. Nhung hay nhé ring bat dong y kién khong phi 1a biéu hign cia su khong phuc tang. Tue tin tip can _— gidm déc _. Gisim dc co din twang voi phong tht tu tin cia gui divoc phir yi cong Trinh bay kién mot cach 70 rangPHAN CONG HIEU QUA HI£U RO TRACH NHIEM han ro trach nbiém la diéu trong tam cua qué trinh phan cng, vi thé truéc khi dua ra quyét dinh cudi cang vé viec lua chon nhitng ngudi tham gia, hay lam ro trach nhiém cia titng neuci. NOi dung va pham vi trach nhiem can phdi duoc xac dink ro rang dé tranh sie nghi ngo hay mo bé trong qua trinh thuc bién céng vic sau nay. 37 Thong bao ré cho nhimg nguéi duoc phan cong vé nhing linh vue ho chiu trach nhiém. XAC DINH NOI DUNG CHi DAN Qua tinh phan cong duoc thuc hién theo ndi dung chi din da duge xac 38 Can co van bin xac do quan trong nhat la ndi dung quy dinh trach nhan néi dung nhiém cu thé. Diéu nay déng nghia voi viée trach nhiém cho tung ngudi. chi dan tot nhat ban phai xdc dinh r6 cong viée can thuc hién, cén ngudi dugc phan cong phai nim ro cong vige dugc giao. Tuy nhien, da ban da phan cOng that ré rang, that chi tiét thi van co trudng hop ngudi duoc phan cong khéng biét minh can phai lam viéc gi. Néu gap truong hop nay, : dat cau héi bat cut khi nao cam thay khong 10. TRANH SU CHONG CHEO Dé tinh chdng chéo trong qua trinh phan cong, hay chia nho cac cong viéc can giao thanh nhung nhiém vu cu thé cho timg ngudi. Trong co cau trach nhiém téng thé, hay quy cho méi nguoi trach nhiém sai ly timg bé phan riéng ctia cong viéc, chang han nhu kiém soat chi phi hay giai quyét hop déng voi nhumg nha cung c4p bén ngoai. Phuong phap quy trach nhiém cu thé cho cac ca nhan khong chi 16 rang ma con gitip gidm thiéu tinh trang giao cling mot céng viéc cho nhiéu ngudi. 39 Khuyén khich doi nga nhan vién cung nhau xay dung mdi quan hé hop tac higu qua. 26 inh tr trude, trong,CHIA SE TRACH NHIEM Cong tac phan cong sé dat hiéu qua téi uu khi timg thanh vién tham gia chiu trach nhiém thuc hién mot cong viéc cy thé. Diéu nay giip ngan chan tinh wang chéng chéo cOng viée gitia cac thanh vién hay xu huong dé {Gi cho nhau mdi khi gap that bai. Viéc chia sé trach nhiém la diéu thuong thay va hoan toan ty nhién trong nhimg nhom tu quan hay nhom thuc hién dy an. Trong nhinmg nhém nhu vay, moi thanh vién cing nhau dé ra va né luc thyc hign moi quyét dinh lien quan dén du 4n va cing chiu trach nhigm ve két qua cong viéc - day 1a mot trong nhtmg thé manh co ban cia phuong phap lam viéc theo nhom, Dé viée chia sé trach nhiém dat higu qua, can tuan theo mot 86 nguyén tac tuong tu nhu trudng hop chiu tréch nhiém ca nhan: khai niém cong viéc phai r6 rang va théng nhat; cong viéc cin duoc chia nhé dé phan cho timg thanh vién cu thé nham ngin chan tinh wang chéng chéo cong viee. aa 40 4l PHAN CONG HIfU QUA Xay dung mdi truéng lam viéc trong do céng nhan sy thanh céng, va tranh d6 Idi cho nhau khi that bai. Phai dam bao moi van ban, tai ligu déu dugc chuyén dén tat ca nhan vién cé fién quan. & TRACH NHIEM CA NHAN Ting thanh vién trong mim siép thi sin phim chiu tach nhiém od nhin trudc gidm dc kinh doanh vé mot linh vue cu thé. Gidm doc kinh doanh lit nguin hoach dink chién lupe vi chiu mich nhiém chung vé tinh hinh hoat ding cia nhim. & CHIA SE TRACH NHEM Trong nbim bin hing rw quin nay, méi thanh uién deu co irich nhiém ngang nha trong cong tae quan by vi thue hién chién luoc cia don vi minh, nham dat deve cic muc tiéu trong pham vi ngan sich duge phan bé cing nhu nang cao higu qué hoat ding ciia nhim, 27PHAN CONG HifU QUA LUA CHON DUNG NGUOI bon duge dting ngudi dé giao vic la diéu rat quan trong. C6 thé nbang lan dau chi la thit ngbiem do do kbéng thé tranh kbdi sai sot, nbung cang vé sau ban se boc dutgc cach danh gid nang luc va nhaén biét nbitng mau neuci phit bgp va cdn thiét kbi co tinh 42 Khong bao gies chap nhan tinh trang nguoi duoc phan cong ty danh gia thap ban than minh. huong phat sinh 43. Hay luon san sang hd tro khi nguoi duoc phan c6ng can dén su giup do cua ban. QuyfT DINK NHANH CHONG ‘Trong tinh huéng ban can phai hoan thanh gap mot cong viéc nao dé nhumg quy thoi gian khong cho phép, ban thuGng c6 xu huGng giao pho cho nguéi gin nhat c6 thé. Doi khi nung yeu cau dt xuat kiéu nay lai gitip ban phat hien nhting tai nang bat ng clia nhan vien, nhung cling c6 khi ngugc lai, ban sé ganh chiu nhung két qua tiéu cuc. Néu buoc phai ra quyét dinh nhanh chéng, hay chon ngudi cé kinh nghiém chung phu hop nhat, va can giam sat chat ché HAY KHACH QUAN Dé cé mét ké hoach phan céng ky luéng va chat ché, dimg dé danh gia ctia ban vé nguéi ma ban dy dinh giao phé cong viec bi chi phéi bdi cdc yéu t6 khac, chang han nhu nhung nhan dinh xuat phat tt dinh kién sai lam cla nguoi tién nhiém hay déng nghiép, hoac nhung an tugng khong tot ctia chinh ban vé nguoi dé qua mét tinh huéng mang tinh ca nhan dam bao quyét dinh cia minh 1a cong bang va khach quan, hay cn cu vao tai ligu mo ta yeu cau cong viéc ri déi chiéu voi nang luc alia cac ung vién dé chon ngudi phu hop nhat. hon binh thuéng, NHUNG KHAC BET VE VAN HOA G nhiing quéc gia nhu Hoa Ky, yan hoa thué mudn-sa thai rat phé bién nén cic nha quan ly tién hanh giao vie kha thodi mai. G6n cac nha quan ly nguoi Nhat thuéng khat khe hon trong viée chon lua nhan vién béi ho xem that bai la mot sir xdu hd. Cén 6 Dic, noi cé nén van héa nang vé co cau t6 chic, nha quan ly thuong git nhiéu quyén kiém soat va giao viec it hon. 28DANH GIA NHAN VIEN Dé chon duoc ngudi phi hop vi cong viéc, doi héi ban phai xem xét va danh gid ky lang vé kinh nghiém va nang luc mon cua cac ung vién. viec khac nhau doi héi nhimg ky mang khac nhau. Vi du, voi viée nay, toc do la yeu cau quan trong nhat trong khi vi vide nam bat tét moi chi ‘et cla cong vier. PHAN CONG HiEU QUA hac, yeu ciu hang dau Iai dO esr ag Sa i chinh xac. Trong truong hop tin gidi quyét hau héc hudng om dém khong thé tim duoc tmg vién ly cac cong viee duge ‘céng viec. tudng, can linh hoat dé chon ra giao. © Anh thuong. nguéi phu hop nhat. Ngoai ra, © Anh fa mot nguél thiéu kien nhan voi phan cong con nham muc dich ‘tan dign va €6. nhong dy.an dat dao tao nhtng nhan vién chi shies ign. chot, giup bo phat trién sau rong ky nang ciia minh, dé co the ey ss Fiat ee as : ie n duge dé bat trong tuong lai eta “agate ae sach. © Co khong tu tin © Co nhiet tinh va khi lam viée ma 44> Dumg dé nhan vien oa ae phai dam nhiém qua nhiéu cong viéc. DAO TAO NHAN VIEN Trong truong hop khong tim duoc ngudi cé kinh nghiém hay pham chat phi hop, cung nhu khong thé tién hanh tuyén dung nhan vién moi, hau het cac nha quan ly déu quyét dinh khong phan cong nia va tu minh dam nhiem hét cong viéc. Tuy nhién, day lai 1a mot lua chon tiéu aye boi no thé hién ro su that bai trong cong tac dao tao va phat trién nhan vién nham dap ung nhu cau tuong lai, Dao tao tot sé tang cudng nang luc cho nhan vién. Ninan vién cang co nhiéu ky nang, thi ban cang c6 nhieu lua chon khi tién banh phan cong. Dao tao cting c6 tac dung khich le tinh than nhan vién; ho sé cam thay minh cé gia tri hon khi ban dau tu cho tuong lai cia ho. ? Co nhan vien nao di kha ning va can dugc ban giao them nhiéu ccong viec quan trong han khong? ? Lieu méi nhan vien cua ban c6 dang thyc hign it nhac mot cong vige nao dé gitip ho phat wiés chuyen mon khong? 2 Tat ca cdc nhan vien co duce trang bj day dil cac ky nang khong? Néu khong, phai lam gi dé glup ho dat duge diéu do? 2 Ban co dang lam nhumg vige chi vi khong c6 ai Kkhac c6 ché lam thay | ban khong? 29PHAN CONG HIEU QUA CHUAN BI BAN HUONG DAN CONG VIEC | ruac kbi lap ban buong dan cong 45 | viec, bay xac dinh muc tiéu cia Trong ban huéng ban va lén m6t danh sdch liét ké tat ca dan, hay co gang cac nhiém vy cé lién quan. Ban buong trinh bay cac mye dan cang boan chinb thi ban céang c6 eu me ach efiinh co sé dé tin tudng vao sit thanh cong TOGO TATED E cua cong vigéc. XXAC BINH MUC TIEU Diéu quan trong nhat trong qua tinh lap ban 46 Khong nen dua ra hung dan cong viéc la xac dinh muc tiéu tong qua nhigu khau giam thé. Sau dé hay liet ké cang nhiéu cang t6t cic muc tiéu cu the can cr vao nhting két qua can dat duoc. Vi du, thay vi dua ra mot yéu cau chung duge phan cong chung la “sp xép lai viée mua van phong pham”, khi soan thao hay dé nghi nhan vién “t6 chic lai viéc mua van van ban hudng phong pham va hoan thanh trudc ngay 31/3 voi dan cong viec muc tiéu tiét kigm 10% so voi chi phi hién tai”. chinh there, ‘Trong trudng hop nay, vigc tiét kigm chi phi can duge dua vao ban huéng dan cong viée nhu 1a mot muc tiéu cy thé trong muc tiéu tong thé la cai thien higu qua cong tac hanh chinh van phong. sat d6i voi ngudi SU DUNG DANH MUC LIET KE Qua tinh phan cong can duoc tién hanh trén co sé chia cong viéc thanh nhimg hang muc nho, NHUNG VIEC CAN LAM phan 16 ngudi chiu trach nhiémi timg hang muc, || 1 Dam bao myc tiéu cong viec ro rang va ngin gon. 2. Cho phép linh dong & mot so diém nhat dinh trong ban hung dan. 3. Xay dung muc tleu can cu vao = eee ae ban can lap mot danh muc liét ké tat cA cac viéc can thuc hién dé dam bao khong bé s6t bat ctr cong viéc quan trong nao. Vi du, néu nhiém vy |) ket qua can dat duoc. ctia ban Ja tim cach cai thién hiéu qua cong tac |) * a ke ea cac cong whe ce sua chia, bao tri tan noi, ban can xéc dinh nhimg eee ‘inh chiéng:chba cong viée thiét yéu can thuc hién, nhu: xac dinh hu hong va nguyén nhan thuc su cia n6, ngan chan hién tuong nay tai dién, nit ngan thai gian stia chtia, va danh gid muic do hai long ctia khach She pre nneol duc pha hang. Can dim bao danh mucligt ke cong vigeva |) faskgant Soh ic’ 22 8 ban hudng dan phai an khép vai nhau U saci 5. Diam bao nguéi duge phan cong nhan thuc day dd vé cic myc tiéu cin dat dugc. 30PHAN CONG HIEU QUA NOI DUNG. Mve itu Ligt ke tit cd cic myc tiéu va trao déi vai ngudi Xac dinh dac diém cong viée, liét ke cac duoc phan cong trudc khi dua ra quyét dinh cudi muc tieu chinh va muc teu phu mot cach r6. cing, déng thoi cin thvdng xuyén doi chiéu voi rang va chinh xac. danh sach nay khi_ phan viec cho nhan vien. Novon ye Xe dinh ngudn lye cn thiét cin et Vao cae MYC Xéc dinh nhan su, taf chinh va phuong tien ‘tieu dé ra, ng quen dua ra cae gi6t han vé chi can thiét dé thyc hien. tieu trong ngan sach cua ngudi due phan cong. PHAM VI THO! GIAN ‘Sur dung thoi gian biéu dé thuc day ngudi duoc Lap ra mét thoi gian biéu, trong do néu ro phan cong lam viéc tich cuc, déng thoi ding do thoi han kiém tra cong vigc, that han két thu Jam co s6 phan tich tién trinh thyc hién, trong dé ‘tng giai doan va thé han hoan tit cudi cung, thé hién moi cong doan cin hoan tat. PHUONG PHAP Xay dung va thong nhat voi nhimg nguoi duoc Mo ta inh ey thue hien cong vic nhu da ae Ata etc tha thun véi ngudt duge phan cong, va ae ee, angie Ouesiphan cong. Gai ducks dibaebichs phuong phap cu thé va linh hoat dé tién hanh: 5 cong viéc dugc giao. Mtc pO auyen HAN f ‘Dat ra gidi han trach nhiem dé nguoi duge phan Xac dinh quyén han cy thé cia nguei duge ‘cOng biét ro khi nao can hol y kién cdp tren va phan cong cing nhu chi dinh cap trén truc Khi nao co thé tu quyét dinh. CHO PHEP LINH HOAT Dung bao gid bude nhan vién phai tuyet doi tuan tha theo ban hudng din, Trong mec so 42 Hay dua lich trinh tcudng hop, nhan vién cé thé linh dong dé thyc bao cao tién do hien nhiém vy cia minh. Hay xac dinh ro muc cong viée vaio méi tiéu ma ngudi duge phan cong can dat duge, ban hudng dan. nguén tai chinh va cac nguén luc c6 thé str dung duoc, thoi diém bat dau cong viéc va thoi han hoan thanh, cing nhu pham vi trich nhiém va : quyén han tia nguoi dugc phan cong, Hay dim 48 Bam bao rang bao ban huong dan phai chat ché, r6 rang, dong ngudéi duoc phan thai phai linh hoat — nghia 1a cho phép ngudi cong hiéu ré va duge phan cong chi dong trong viéc chon lua cach thuc hién cong viee duge giao; cho phép ho xem xét va dé xuat sta déi ban hudng dan khi thuc té yeu cau. viec. déng y voi ban huong dan cong StPHAN CONG HIEU QUA Tim kiéM SU NHAT TRi P< ben phan. cong va bén ditoc phan céng cing thing nhat vé ban butong dan cong viéc, cain phai co su tham gia, hap tac tit cd hai phia. Ban phdi kbich lé ngudi duge phan cong, kbéding dinh bo hoan toan phn hop véi cong viéc duge giao, trong khi dé ngutsi duoc phan céng phdi néim ro nét dung cng viéc va céin nbdc xem ligu mink cé thé dim nbén duoc hay khong. Dat puoc SU NHAT TRI Xac dinh céng vic He > Thde luan vai nhiing’ can phan cong Y nguéi duge chon Tim sy Hue> BME nat tri chung ne, ee = fa ket r Trao d6i moi Wi ‘Bue ra gidi phap nghi ngai va tran an Dat dupe sy dong y cco. nguoi dupe phdn cong 49 Trude khi hoan thanh ban huong dan, hay tiép can va trao doi voi ngudi duoc phan cong. SU DUNG DUNG CACH La mot nha quan ly, ai cng mong doi nguoi duoc phan cong khong con lung ly ve nhiém vu cia minh sau khi nghe qua ban hucng dan cong viée. Ban hudng dan sé cé tinh kha thi cao khi cé dong gp va nhat tri cia nguéi duoc phan cong. Vi vay, hay cé gang dat duoc su nhat ui chung tude khi hoan thanh ban du thao hung dan céng viéc, Hay nhé rang viéc lya chon thoi gian, dia diém va cach thao luan co thé din dén nhiing két qua khac nhau, hoc tich cuc hoac ti€u cuc. Trong vige chon dia diém, tinh chat cong viée la yéu t6 quyét dinh, Voi nhung cong viée phan cong doi héi trinh do hay né luc cao, ban co thé mdi ngudi duge chon di an dé cing trao déi; voi nhting cong viéc thudng ngay, co thé trao doi ngay tai van phong. Nhung dui co gap go va trao doi 6 dau, ban cting phai quan tam dén nhu cau cua ho, khuyén khich ho dat cau hdi va cung cap cho ho day dui thong tin.XU LY THAI DO LUGNG LU Néu nhan vien lu6ng lu véi cong viee dugc giao pho, hay co ging tim hiéu nguyén nhan. Mét trong nhung nguyén nhan kha pho bién la nguéi duoc phan cong cho rang minh khong c6 dti quyén tu quyét. Dimg bé qua van dé nay ma hay tim cach 1am cho ho thuc su ving tam; dac biét cin khéo léo st: dung ngon ngtr ctt chi dé tang them strc manh cho lai noi thé hign su hoan toan tin nhiém cia ban. Hay xem nguoi dugc phan cong la déi tac, thay vi la cap dusi, va chi cho hg thay céng viéc nay 1a Mot co hoi dé phat trién kinh nghiém va ky nang nghé nghiép ctia ho. Néu van kh6ng thé giai toa duoc thai d6 luéng lu nay, dig c6é nai ép ma nén chon ngudi khac. > THAO LUAN VE BAN HUONG DAN CONG VIEC Tirade thi hoan vit bin huing din cing viée va chinh thie chi dink neuari thee bien nhiéo vu, hay sha ludin vii nguin dan du dink giao vide va cha ho co hii bity t6 nbning ¢ ngai, nite co CUNG CAP sU HO TRO Hau hét moi ngudi déu 6 thai d@ to ing khi duge giao thém trach nhiém, va nghi ngo khong biét minh co du kha nang dé hoan thanh tét trach nhigm dé hay khong. Hay thong bao ve sy hé tra, ca chinh thuc va khong chinh thuc, ma ngudi duge phan cong co thé nhan duoc trong thoi gian thuc hién cong vide duge giao, bdi dieu nay sé thtic day he tich cuc bay té y kién dong gop cia minh. Ban cing co thé gitip ho xoa bd phan nao nghi ngai néu gidi thiéu nhing ngudi cu thé ma ho co t nhé cay, dong thoi trao déi them ve viéc to chite cac budi dao tao néu can thiét. Hay néu 16 pham vi hé tro ma ban da chuan bi dé gitip nguoi dugc phan cong thuc hieén tét cong viée duge giao. PHAN CONG HifU QUA Nhat quan bj 06 thai db tin ting va tich cue vé mbt sb udin dé 50 Bung do du khi SI phan viéc cho nguoi khac — hay luon to thai d6 tich cuc. Trude khi hoan tat ban hucng dan, hay can nhac ky luéng moi y kién déng gop, ca tich cuc lan tiéu cuc.PHAN CONG HIFU QUA HUONG DAN HIE£U QUA au khi da dat duoc su thong nhat co ban vé noi dung, ban hay boan chinh ban huong dan va t6 chitc cuéc hop dé huong dan cy thé cong vic. Hay lua chon kj} ludng phitong phap tiép can boi két qua cudc hop nay c6 § nghia quan trong déi véi sie thanh cong cia moi quan hé hap tac gitta nguoi phan céng va ngudi dugc phan céng, ‘TRUYEN DAT NOI DUNG BAN HUONG DAN Nhiém vu chinh tia nguéi phan cong tai budi huéng dan 1a truyén dat hiéu qua noi dung ban huéng dan, dam bao nguéi duoc phan cong hiéu 52 Néu tai budi huong dan, ngudi duge phan céng co phan ung tiéu cuc, hay xem xeét lai nhiém vu dinh giao. 53° Tigp tuc dong vien nhang ngudi duge phan céng sau khi ho da bat 16 cong viéc duge giao, thoi han hoan thanh va nhiing ky vong vé két qua cu thé can dat duge. tay vao cong Hay liét ké céc bude can thiét dé tién hanh cong viéc. viéc, va héi xem liu ngudi duge phan cong da nam bat dugc toan bé van dé chua. Néu r6 trong, ban huong dan nhing phan cé thé linh hoat va DAM BAO SU NHAT TRi nhung phan phai tudn thu chat che. Ngay ca mét ban huong dan duoc chuan bi ky luéng nhat va duoc truyén dat mot cach hiéu qua nhat thi van co kha nang xay ra trudng hop nhan vién nhan thiic sai van dé, Hay ¢6 ging han ché hiéu lam bang cach thuong xuyén dat ra nhimg cau hoi thich hop trong suét cudc hop, va khuyén khich nguoi duoc phan céng bay to ¥ kién, Hay chi y dén ngon ngtt cit chi aia ngudi duoc phan cong: anh mat khong cham chti theo déi cho biét ho khong hoan toan déng ¥ véi ban hodc chua tiép thu van dé. Néu nghi ngo ring nhan vién khong nhat wi voi ban thi hay dé nghj ho nhac lai nhdng gi via nghe dé xem ho co hiéu va déng y voi ban hay khong. Ban hay dim bao nhing gi Jién quan dén muc d6 quyén han aia he déu ro rang déng thoi nhan manh them rang su sang tao luén duoc khuyén khich nhing khi can thiét. 34 FIUONG DAN CONG VIEC Néu ban duge giao pho mot cong viéc nao dé, budi huéng din co thé la co hoi duy nhat dé thao luan chi tiét cong viéc do, do vay ban phai chac rang mink da ndm 16 cac mye tiéu chinh ciia cong vige. Dé cling la co hoi dé ban trao déi vé viée phan bé ngudn Ic va kha nang linh dong trong thoi gian thuc hign. Néu thay khong dui nguén luc va thoi gian, ngay ti ban dau, hay dé nghi dug hé trg them.PHAN CONG HIEU QUA Puose cic mvose nix NING vB 10 cA caw kc ‘THAN MAT “TOi muén anh gitip toi giai quyét cOng viec nay khi nao co théi gian.” CHinn THUG “Tol quyét dinh giao cho anh trach nhiém kiém soat ngan sich.” ‘Kiéu TAP tHe “Tat ca chiing tol déu nghi rang anh fa ngudt phi hop nhat cho cong viéc.” Kiku Ty po “Anh dugc toan quyén tu quyét dinh cach thuc thuc hien cong viec nay.” GiAl quyéT KHO KHAN “Ching toi dang gap phai mor khé khan va muén anh gitip gal quyét van dé do.” CANH TAY PHAL “That su toi dang qua tai va van dé nay tro nen qua suc cia tol. TOI mun anh gitip toi cal thien van dé dé giam bét ganh nang cho t6i.” KEéT THUC BUOI HUONG DAN Hay két thiic budi hudng dan bang vi Chi nén ap dung khi giao cdc cong viéc don gtin, it quan trong; hoac khi giao viée cho nhimg ngudi quen than, Chi cn hung din bang loi la du, nhung cing co thé tuan theo mot s6 nguyén tac néu can. Duoc ap dung khi giao nhimg céng viéc thuc su quan trong. Thong thudng, nen kem theo mot ban hudng dan cong viéc trong 46 néu ro mue tiéu, cach thie thyc hién va théi gian hoan thanh. Khi cOng nhan mot thanh vien trong nhom hay trong di nga nhan vien co mot ky nang dic biée nao dé, va giao cho nguéi dé mot nhiém vy dic bigt. Ca nhém se trao d6i va quyét dinh ban hueng dan cong viée, Rat phu hop khi giao viée cho nhung nhan yien co kinh nghiem, Ban tin tuéng giao cho ho quyén kiém soat toan bd cong viec va dua ra nhung quyét dinh quan trong ma khong cén thong qua y kién cua ban, Met hinh thirc khen thudng trong phan cong, vol diéu kign img vign c6 kha nang sang tao va c6 thé truyén dat mot cach higu qua ¥ tu6ng ciia minh. Chi cdn phic théo so bo van. dé - ngudi dude phan cong sé biét phai lam gi tiép. ri Dung trong truéng hop giao mot phan viéc quan ‘trong cho mot ca nhan tin cay, voi hy vong cach tw duy va cach tiép can moi sé dua dén mot so gil phap mdi. Ban cin duge bao cio thuéng xuyén vé tién 46 thyc hién, tom tat lai nhuing diém chinh ctia cong vigc phan cong va qua trinh thuc hién. Cudi budi, dimg quén cim on nhing ngudi da déng ¥ dam nhiém cong viéc, dong thoi bay t6 su tin tudng rang cong viéc sé duoc thuc hién thanh cong. Hay nhan manh rang ban quyét dinh giao phé cong viéc bdi ban tin tuong vao nang luc cia moi ngudi. Cudi cing, dimg quén xac dinh ngay hop ké tiép dé kiém tra tién do cong viée. 54 Khi ngudi duoc phan céng bao cao vé tién dé cong vic, hay hoi xem ho cé sang kién hay y tung gi mdi khong. 35PHAN CONG HIEU QUA THEO DOI TIEN DO Dé dam bao cong viéc da phan dugc thuc hién thanh cong, ban can phai cé mét hé thong kiém soat nhanh nhay va cé hiéu qua. Str dung hé thong nay dé theo déi nhtng ngudi duoc phan céng cang nhu tién dé céng viec. VAN HANH HE THONG KIEM SOAT € thong kiém sodt biéu qua la mot hé thong duge van hanh chat che, Khi theo doi cong nhe nhang, nhung kbéng rang budc nghiém ngat. Ban c6 thé teing mitc dé kiém soat néu thdy cdn thiél, nbung cain thitc hién mét cach khéo léo. Trong truong hop ngudi dugc phan céng con thiéu kinb nghiém, viec kiém tra, gidm sat can dae bigt dugc leu 9. viéc, can dac biet chu y toi nhing nguoi duoc phan céng con it kinh nghiém. NuONG KHAC BIeT VE VAN HOA Nhung nudc noi tiéng Diic c6 truyén théng kiém soat chat ché ngudi duoc phan cong. G Nhat, ngudi dugc phan cong thuong duge trao quyén tw quyét cao hon, nhung phai thdo Iuan mai van de voi cap trén. Con 6 Anh va My, viée phan cong rat duge khuyén khich, nhung viec kiém soat Iai rt khat khe. GIAM SAT HIEU QUA Trong qua tinh gidm sat, kinh nghigém cia nguoi duoc phan cong sé quyét dinh cach giam sat ctia ban: hoac rat chat che, “cam tay chi viéc” hoac thoai mai va it can thiép. Ciing mot cong viec, nhung ban can giam sat nhting ngudi it hoac chua co kinh nghiém nhiéu hon nhiing ngudi da c6 kinh nghiém. Tuy nhién, hay nhé rang qué tinh hoc hoi cin phai cd thai gian va kha nang lanh dao tot co thé khdc phuc nhuge diém ctia viée thiéu kinh nghiem Gidm sat tao cho ban co hdi danh gid va nang cao nang luc clia ngudi duoc phan cong, dong thoi dao tao va trang bi cho ho cac ky nang chuyén m6n. 36THEO DOI TIEN BO W Khuyén khich edt ca nhung nguoi duoc phan cong ty dua ra quyét dinh cua minh, W Can som chuyén phuong phap giam sat wir chat ché, sat sao sang thoai mai, it can vie thiep. WY Chi can thiep nhung khi thue sy can thiét. WY Hay héi nguei duge phan cong xem ho da sin sang cho cong vice duge giao chua YY KHON TU QUY! San khi da phan cing, nha quén i vin thuing xuyén can thigp vio cing viée ctia ngidoi duoe phan cing Dieu nay khang chi han ché ca hii boe hoi va tich luy kink nghiém cia nguiri deege phan cing, ma con cho thay cong wée phan cing khing duge tién hinh hiéu qué. TRAO QUYEN Xam pham thé bao vito ving vige ctia nguini droge phan cong gay ra cam side ko chin Khong whit shiée phiti xiio tron lai ‘hi so bhi ngueot dteoc phan cong dé sap xép ching ngan ndp vi. ~ B Bing len hit thu hoi lal cong vite da giao. B Dig xem trong tham nién hon nang luc. Biimg can thiép qua nhiée vi digu nay se lam mat di co‘ hoi hoc héi cla nguét duge phan cong. HUONG DAN NGUOI MOI DUOC PHAN CONG Véi ngudi lan dau tien duge phan cong, ban can huong dan ky luong va giam sat chat che trong théi gian dau. Hay nang cao su tu tin cla he bang cach danh gia cao va khen ngoi nhiing viéc ma ho da lam tor Néu co sai sot, hay chi cho ho cach phéng tranh chu dung nhin vao 16i sai ma chi trich Ban cing co thé dé nghi mot dong nghiép co kinh nghiém gitip ban pidm sat nguai dé vao lic bat dau trién khai cong viec & Dig noi truc tiép hay am chi ring ban nghi go nang lye cua Nguot duge phan cong. B Ding bo qua bat ky gal doan nao trong qua trinh hudng din cong ‘TRANH CAN THIEP QUA SAU Néu gitt duoc khoang cach v6i ngudi dugc phan cong, nha quan ly chdc chan sé gat hai nhuing két qua tét hon. Thay vi tim cach can thiép ngay khi thay cong viec khong duoc thuc hién theo cach cia ban, ban hay thiét lap mot hé thong kiém soat, héi hep va bao cao thudng xuyén dé chac chan ring cong viec dang di dting hudng. Can thiep qua nhiéu sé lam ngudi duoc phan cong nan long, dong théi han ché co hoi hoc héi va trau doi kinh nghiém ctia hg. Ngoai ra, ban sé tiét iém dugc nhieu thoi gian néu biét gici han su can thiép aia minh 37