PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI KUMPULAN WANG SEKOLAH

Di dalam Pengurusan Kewangan Sekolah terdapat enam bidang utama yang perlu dilakukan untuk meletakkan pengurusan
kewangan di tahap cemerlang. Bidang-bidang tersebut ialah:-
1. Pengurusan Belanjawan
2. Pengurusan Hasil
3. Pengurusan Perolehan
4. Pengurusan Aset
5. Pengurusan Perbelanjaan
6. Pengurusan Perakaunan Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah dan Akaun Subsidiari

Penyelenggaraan Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah adalah terikat kepada undang-undang antaranya ialah:-
1. Akta Prosedur Kewangan 1957 (disemak 1972)
2. Arahan Perbendaharaan 143 (a)
3. Akta Pendidikan 1996 dan Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002
4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat Tahun 2005 Bahagian
Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia
5. Surat Pekeliling Kewangan Bil. 1/Tahun 2003 dan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 9/Tahun 2004

Fungsi Buku Tunai di dalam Pengurusan Kewangan Sekolah adalah:-

1. Untuk merekodkan urusniaga tunai pengurusan kewangan kumpulan wang sekolah mengikut peraturan-peraturan
kewangan yang berkuatkuasa
2. Berperanan sebagai alat asas kawalan di adalam pengurusan tunai kewangan sekolah
3. Pusat sumber maklumat utama perekodan dan kegunaan peruntukan kewangan yang diperuntukan dan penyediaan
perlaporan
4. Alat petunjuk prestasi perbelanjaan dan baki peruntukan masih ada di tangan
5. Sumber rujukan untuk membuat keputusan terhadap pengurusan kewangan dan perancangan jabatan
6. Sumber maklumat utama di dalam penyediaan Penyata Akaun Tahunan Kewangan Sekolah

Kuasa-Kuasa Khas dalam penyelenggaraan Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah:-

"Kewajipan Kewangan dan Perakaunan bagi pegawai-pegawai bawahan yang bekerja di bawah seorang Pegawai Pengawal
mestilah dinyatakan dengan jelas olehnya dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan tugas bagi
pihaknya, tugas-tugas yang menjadi tanggungjawabnya mestilah dinyatakan dengan bertulis."

Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah terbahagi kepada tiga:-

1. Kumpulan Wang Kerajaan
2. Kumpulan Wang SUWA
3. Kumpulan Wang Asrama

PENGURUSAN KEWANGAN (1)

BIDANG-BIDANG UTAMA DALAM PENGURUSAN KEWANGAN
Pengurusan Belanjawan
Pengurusan Hasil (pungutan/terimaan) Pengurusan Perolehan
Pengurusan Aset
Pengurusan Bayaran
Pengurusan Perakaunan

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN HASIL (PUNGUTAN/TERIMAAN) DI JABATAN

Untuk mendapatkan semua pungutan yang berhak kepada sekolah dipungut dengan sewajarnya dan mengelakkkan ABT
Mengenalpasti pihak yang bertanggungjawab dan mengambil tindakan sekiranya berlaku kehilangan, penyelewengan dan
salah guna kuasa
Menghindarkan kehilangan dan kecurian harta sekolah (wang tunai)
Meningkatkan kecekapan menguruskan pungutan sekolah dengan berkesan

JENIS PUNGUTAN DAN TERIMAAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

Pungutan
a) Segala yuran-yuran sekolah yang telah diluluskan oleh undang-undang yang mesti dipungut daripada murid-murid
sekolah
b) Sewaan/Pajakan Kantin
Terimaan
a) Terimaan dari Kerajaan
b) Sumbangan dari orang awam untuk faedah sekolah

CONTOH TERIMAAN YANG DIPERAKAUNKAN DALAM KUMPULAN WANG KERAJAAN

Pemberian Bantuan Perkapita Mata Pelajaran
Pemberian Bantuan Perkapita Bukan Mata Pelajaran
Pemberian Rancangan Makanan Tambahan
Bantuan Biasiswa Kerajaan
Bantuan Prasekolah
Bantuan Modal
Geran-Geran Pelancaran Bagi Sekolah-Sekolah Baru
Bantuan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)

CONTOH TERIMAAN YANG DIPERAKAUNKAN DALAM KUMPULAN WANG SUWA

Yuran-Yuran Khas dan Yuran-Yuran Tambahan daripada murid
Derma dari orang ramai
Sewa kantin sekolah
Pendapatan kedai buku
Caj Penggunaan harta sekolah
Pelbagai terimaan untuk sesuatu tujuan
Kutipan-Kutipan daripada ketiga (insuran dan MSSM)

CONTOH TERIMAAN YANG DIPERAKAUNKAN DALAM KUMPULAN WANG ASRAMA

Bantuan Lain-Lain Perbelanjaan Berulanag Tahun untuk Asrama (LPBT Asrama)
Pemberian Bantuan Makanan Pelajar
Yuran Makanan Asrama
Yuran Pendaftaran, dobi

PENGURUSAN KEWANGAN (2)

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKUATKUASA
1. Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak 1972)
2. Arahan Perbendaharaan
3. Akta Pendidikan 1996 - Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002
4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Terbitan Dengan Kuasa Bahagian
Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia Edisi Keempat Tahun 2005

TAKRIF-TAKRIF TERMA UTAMA MENGIKUT AKTA-AKTA DAN ARAHAN PERBENDAHARAAN

1. Pegawai Pengawal (mengikut sek.15a, Akta Prosedur Kewangan 1957 (disemak 1972))
Menteri atau Menteri Besar atau Ketua Menteri mengikut mana yang berkenaan boleh melantik, mengenai tiap-tiap maksud
perbelanjaan yang diperuntukan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, seorang PEGAWAI PENGAWAL untuk
mengawal, tertakluk kepada arahan-arahan yang diberikan oleh pihak berkuasa kewangan perbelanjaan yang dibenarkan di
bawah maksud itu dan menjadi Ketua Pegawai Perakaunanmengenai semua wang awam yang dipungut, diterima atau
yang dibelanjakan dan semua sektor awam yang diterima, dipegang atau dilupuskan oleh atau kerana jabatan atau
perkhidmatan yang untuknya maksud itu diperuntukan.
2. Pegawai Perakaunan (mengikut Arahan Perbendaharaan (A.P. 3)
Tiap-tiap pegawai awam yang bertanggungjawab bagi perkara-perkara memungut, menerima atau mengakaun atau
sebenarnya memungut, menerima atau mengakaun wang awam
3. Bank Kerajaan (mengikut A.P. 3)
Bank Negara atau bank-bank lain yang diluluskan oleh Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri
4. Resit
Adalah akuan terimaan wang dari orang awam termasuk dalam bentuk lesen, tiket atau borang yang mana amaun bayaran
tetap bertulis atau dicetak padanya
5. Wang Awam
Semua hasil, pinjaman, amanah dan lain-lain wangdan semua bon, debenture dan lain-lain sekuriti apa sahaja dikumpul
atau diterimaoleh kerana persekutuan (tidak termasuk zakat, fitrah,baitulmal dan hasil-hasil muslim). Ini termasuk wang
tunai, cek, kiriman wang, wang pos, setem yang diterima atau dipegang oleh pegawai awam atas jawatan rasmi mereka -
A.P. 3

PENGURUSAN KEWANGAN (3)

TAKRIF-TAKRIF TANGGUNGJAWAB UTAMA MENGIKUT AKTA-AKTA DAN ARAHAN PERBENDAHARAAN
PEGAWAI PENGAWAL (A.P. 53) - Melaksanakan Kewajipan Kewangan:- 1. Memungut dengan sewajarnya segala wang
awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka
2. Menyimpan dengan selamatnya wang awam yang dipungut
3. Bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukankan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul
4. Perwakilan kewajipan kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis dan beliau tidak terlepas dari
tanggungjawab sendiri setelah perwakilan dibuat
5. Pegawai-pegawai hendaklah memberi kebenaran menjaga selamat wang
tunai. Dalam pejabat di mana ketiadaan peti besi atau bilik kebal semua wang tunai termasuk PWR hendaklah dijaga
dengan selamat mengikut apa cara yang dibenarkan oleh Pegawai Pengawal
PEMUNGUT (A.P. 65)
1. Menyimpan dengan selamatnya wang pungutan/terimaan dibawah tanggungjawabnya
2. Menggunakan dengan sepatutnya semua resit, lesen dan lain dokumen perakuan terima pungutan/terimaan wang
3. Apabila pemungut diganti semua stok stok dokumen hendaklah disemak dan satu penyata mengenai bilangan dengan
menunjukkan nombor siri masing-masing mestilah ditandatangani oleh kedua-dua pegawai (pemberi alih dan pengambil
alih). Salinan dihantar kepada Ketua Audit Negara atau Akauntan Negara mengikut lampiran "N" A.P

PENGURUSAN KEWANGAN (4)

PROSES PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TERIMAAN
1. Taksiran dan Kelulusan Memungut Wang
2. Penyediaan surat perwakilan kewajipan pungutan, kuasa mengakaunan dan urusan penyimpanan dan perbankan
3. Resit dan pemerosesan pengeluaran resit
4. Pengakaunan, penyimpanan dan perbankan
5. Perlaporan
1. Taksiran dan Kelulusan Memungut Wang (Cabutan daripada surat Bahagian Pendaftaran Sekolah dan Guru
Kementerian Pelajaran Malaysia, KP(BPSG)5 bertarikh 25.9.1992
a) Kuasa untuk meluluskan kutipan nyuran di sekolah-sekolah telah ditetapkan oleh School (General) Regulation 1951 -
Peraturan 57: Regulation tersebut memberi kuasa kepada Pendaftar Sekolah-Sekolah bagi meluluskan sebarang kutipan
yang termasuk jumlah dan cara kutipan yuran boleh dilaksanakan
b) Semua jenis yuran termasuk yuran sekolah yang dikenakan oleh sekolah-sekolah bantuan penuh terhadap murid-murid
perlu terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Pendaftar Sekolah-Sekolah Negeri
c) Hanya Pendaftar Sekolah sahaja yang diberikuasa memberi kelulusan itu. Kuasa ini tidak diperturunkan kepada mana-
mana pegawai lain
d) Sekolah-Sekolah Berasrama Penuh di bawah kelolaan Pengarah Sekolah-Sekolah dan Sekolah Menengah Teknik dan
Vokasional di bawah kelolaan Pengarah Pendidikan Teknik dan Vokasional, segala jenis bayaran yang dikenakan termasuk
yuran hendaklah terlebih dahulu mendapat keleulusan Pendaftar Besar Sekolah-Sekolah
2. Penyediaan Surat Perwakilan Kewajipan Pungutan, Kuasa Mengakaunan dan Urusan Penyimpanan dan
Perbankan
a) Arahan Perbandaharaan 69:- Dalam satu pejabat di mana ada seorang pemungut, tiada seorang pegawai boleh
menerima wang lecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Pemungut untuk berbuat demikian
b) Rujuk kepada Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah:-
- Lampiran 5 - 7 : Kuasa kepada pegawai awam
- Lampiran 5 - 7A: Kuasa kepada guru kelas
(surat-surat tambahan perwakilan kewajipan mengikut keperluan sekolah)
c) Kewajipan mengakaun pungutan di dalam buku-buku perakaunan utama dan sokongan (lejer)
d) Kewajipan mengurus urusan perbankan wang sekolah
3. Resit dan Proses Pengeluaran Resit Perakuan Terima Wang
a) Resit mestilah ditandatangani denganberkarbon oleh pegawai yang menerima wang itu dan ditulis oleh seorang pegawai
lain - Arahan Perbendaharaan 70
Pengecualian:-
- suatu sistem bermesin yang diluluskan bagi mengeluarkan resit
- suatu bayaran tetap ada tercetak pada resit, lesen atau tiket
- pegawai dipertanggungjawabkan dengan kewajipan membuat pungutan luar di mana ian mesti bekerja seorang diri
- seorang pegawai lain tidak ada dan mendapat kebenaran khusus daripada Jabatan Akauntan negara/Negeri
b) Pemakluman Kepada Orang Awam Meminta Resit Rasmi Bagi Semua Wang Dibayar
4. Proses Pengakaunan Pungutan dan Terimaan dan Perbankan
a) Pembukuan Resit:-
Resit mestilah dibukukan satu persatu dalam Buku Tunai pada masa urusan dibuat dan walau bag aimanapun sebelum
hujung hari
b) Merekodkan Pungutan:-
Daftar dan senarai dalam mana pungutan direkodkan mestilah dicatitkan oleh seorang pegawai yang lain daripada
Juruwang kecuali mendapat kebenaran khusus daripada Akauntan Negara
c) Bayaran Kepada Perbendaharaan:-
Semua Pemungut dikehendaki membayar wang pungutan/terimaan kepada Perbendaharaan pada hari itu juga semua
pungutan yang ada ditangannya jika:-
- pungutan wang kertas dan duit syiling melebihi RM500.00
- jumlah pungutan (termasuk wang kertas, duit syiling, cek, kiriman pos) melebihi RM2,000.00
- pungutan yang lewat diterima dibankan pada keesokan hari bekerja
d) Pungutan yang dibayar masuk ke dalam bank mestilah dengan menggunakan Penyata Pemungut. bagi pungutan
mengandungi cek, senarai cek-cek mestilah direkodkan pada penyata pemungut tersebut
e) Amaun tiap-tiap satu masukan bank hendaklah dicatatkan dalam Buku Tunai
PENGURUSAN KEWANGAN (5)
RESIT-RESIT SEKOLAH
a) Resit Rasmi Pejabat (RP01)
Dikeluarkan oleh Pengurus Sekolah kepada pegawai yang diberikuasa untuk mengakuterima pungutan/terimaan yang
dibayar kepada sekolah
b) Resit Rasmi Murid (RM01, RM02, RM03)
Dikeluarkan kepada Guru Kelas bagi mengakuterima bayaran yuran murid kepada sekolah melalui Guru Kelas
c) Resit Kew. 38
Resit Rasmi Kerajaan untuk mengakuterima bayaran-bayaran hasil kepada kerajaan (Lazimnya digunakan oleh PPD/JPN)
SISTEM KAWALAN KE ATAS PUNGUTAN DAN TERIMAAN
1. Kawalan keatas borang terkawal
a) Kaunterfoil A.P. 63
Apabila resit/lesen atau apa-apa borang akuan terima dikeluarkan daripada kaunterfoil, tiap-tiap seorang pegawai yang
menandatangani mana-mana dokumen mestilah menurunkan tandatangan ringkasnya pada kaunterfoil yang mengandungi
butiran penuh naskhah asalnya termasuk amaun yang diterima dan tarikhnya
b) Larangan meminda Resit A.P. 62
Resit adalah dilarang dipinda. Jika ianya rosak, resit tersebut hendaklah dibatalkan dan disimpan. Resit tersebut bersama-
sama salinan diserahkan untuk diaudit.
c) Menyimpan dan mengeluarkan resit yang belum digunakan A.P. 66
Stok resit yang belum digunakan hendaklah disimpan selamat dibawah kawalan seorang pegawai kanan yang tidak
menyediakan resit. Resit-resit perlu disahkan dengan pengesahan pemungut. A.P. 126. Penyimpanan Selamat dalam peti
besi.
d) Borang Daftar Hasil A.P. 67
Suatu Daftar Borang Hasil mengikut bentuk yang ditetapkan menunjukkan semua stok resit yang diterima dan dikeluarkan
mestilah diselenggarakan oleh tiap-tiap pemungut
e) Penyelenggaraan Daftar Mel A.P. 71
Daftar terimaan wang/dokumen berharga diterima melalui pos. Pegawai bertanggungjawab hendaklah menurunkan
tandatangan rengkas pada rekod berkenaan dan memberikan nombor resit untuk dicatatkan setentang bagi penerimaan
wang melalui proses ini.
f) Cek mestilah berpalang. A.P. 76
2. Proses Kawalan Pungutan dan Terimaan
(Tujuan:- untuk mengelakkan ABT, Penipuan dan Kecurian dan Kehilangan)
a) Rekod Kehadiran Murid Yang Kemaskini
Rekod ini digunakan untuk menentukan nilai sebenarnya wang yang sepatutnya dan sewajarnya dipungut oleh sekolah
b) Rekod-Rekod Penyewaan Kantin dan Aset Sekolah
Rekod sewaan ini diperlukan untuk menyemak sewaan tetap dibayar sepenuhnya dalam tahun yang dilaporkan. Rekod ini
dapat memberi petunjuk tunggakan yang belum dipungut oleh sekolah
c) Rekod terimaan melalui mel. A.P. 71
d) Buku Tunai
e) Daftar-Daftar Stok Buku Resit (TTPKDPS)
f) Borang Kutipan Harian dan Serahan Wang Kutipan kepada Pejabat
g) Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah
h) Carta Organisasi Sekolah
3. Penyeliaan
Adalah menjadi kewajipan semua pemungut memastikan bahawa semua akaun mereka adalah betul. Mereka hendaklah
berbuat demikian dengan:-
a) Menyemak tiap-tiap hari buku resit, buku tunai dan buku-buku akaun yang lain atau laporan-laporan komputer (termasuk
cetakan komputer bank pada Penyata Pemungut)
b) Pegawai yang menyemak hendaklah menurunkan tandatangan rengkas dan mencatatkan tarikh ditempat setakat mana
buku-buku atau telah disemak
c) Menyemak Buku Resit dan lesen tiap-tiap minggu termasuk buku stok
d) Menyemak bayaran-bayaran kepada Perbendaharaan
4. Perlaporan dan Pengauditan
a) Semua pungutan dan terimaan akan dilaporkan di dalam Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah masing-
masing
b) Di dalam Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah akan dilaporlan jumlah-jumlah pengutan yang diterima,
sepatutnya diterima dan Akaun Belum Terima (ABT)
c) Pungutan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima dalam tahun yang dilaporkan akan diakaunkan di dalam
ABT
d) ABT akan menyebabkan Laporan Auditb Bersyarat keatas Akaun
5. Semakan/Pemeriksaan Mengejut
(Arahan Perbendaharaan 309)
a) Tiap-tiap pegawai yang menjaga sesuatu pejabat hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala keatas
tiap-tiap peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam
Jabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga
b) Pemeriksaan mengejut itu hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam (6) bulan dan hasil pemeriksaan utu
hendaklah direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut yang disimpan dalam tiap-tiap jabatan
Butiran yang dikehendaki dicatatkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut:-
i) Tarikh dan Masa Pemeriksaan
ii) Nama Pegawai yang bertanggungjawab terhadap Wang Tunai dan lain-lain
iii) Hasil pemeriksaan
iv) Tandatangan dan jawatan Pegawai Pemeriksa