Professional Documents
Culture Documents
Negocjacje. Praca Zaliczeniowa
Negocjacje. Praca Zaliczeniowa
Pszebieg negocjacji.
Kierunek: psychologia
Tryb: zaoczny
1 rok, grupa 1
Pszedmiot: negocjacje i mediacje
Sviatlana Kamianchuk
Szczecin, 2021r.
Spis treści:
1. Wstęp.
2. Fazy negocjacji.
2.1 Przygotowanie do negocjacji.
2.2 Otwarcie rozmów.
2.3 Przedstawienie propozycji.
2.4 Kontrakt końcowy.
3. Podsumowania.
4. Bibliografia.
1. Wstęp.
1
Z. Nęcki, Negocjacje w biznesie. Kraków 1995, s. 12.
2
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 17.
3
Ibidem, s. 232.
2. Fazy negocjacji.
Negocjacje należy traktować nie jako jednorazowe wydarzenie, ale jako proces, a więc zbiór
czynności wzajemnie ze sobą powiązanych, których wykonanie jest niezbędne do uzyskania
określonego rezultatu. Proces negocjacji można zdefiniować jako zespół powiązanych ze sobą działań,
które wspólnie zapewniają osiągnięcie celu negocjacyjnego.
Działania podejmowane w trakcie procesu negocjacyjnego można podzielić na pewne etapy,
fazy, które są dość typowe dla klasycznych negocjacji. W tym ujęciu przyjmuje się definicję fazy
procesu negocjacji jako etapu, który występuje w większości sytuacji negocjacyjnych oraz ma pewne
charakterystyczne cechy odróżniające go od pozostałych etapów. 4
Jeszcze zanim się zaczną właściwe rozmowy, trzeba wykonać co najmniej dwa posunięcia:
przygotować się merytorycznie i wytworzyć w sobie właściwe nastawienie. Jest to etap
przednegocjacyjny. Następnym jest otwarcie, rozpoczęcie rozmów, które jest początkiem spotkania
ludzi, a także momentem podania pierwszych ofert, twoizących wyjściowe warunki przyszłego
kontraktu. Trzeci etap - to prowadzenie rozmów: kolejne propozycje i kolejne koncesje wzajemne.
Wreszcie czwarty - zakończenie negocjacji przez przyjęcie kontraktu lub zerwanie rozmów. 5
Negocjacje możemy traktować jak zespół różnych czynności tworzących dynamiczny proces o
ustalonej strukturze, a odznaczający się występowaniem stałych faz. Autorzy, dokonując podziału
procesu negocjacji na fazy, wyróżniają od dwóch do sześciu etapów, w zależności od przyjętych
założeń.6
Wybór koncepcji jest uzależniony od: popularności występowania poszczególnych typologii
w literaturze, różnorodności ujęć problemu objawiającej się szczególnym akcentowaniem pewnych
faz lub pomijaniem niektórych. W tabelce1. przedstawione różne koncepcji przebiegu negocjacji.
W tej prace będę opierała się na koncepcję Z. Nęckiego, która ma cztery fazy:
1. Przygotowanie do negocjacji.
2. Otwarcie rozmów.
3. Przedstawianie propozycji.
4. Kontrakt końcowy.7
Czterofazowy model negocjacji można uzupełnić innymi, wybranymi koncepcjami
występującymi w literaturze. W każdym modelu można wyróżnić fazę lub fazy, które składają się na
przygotowanie do negocjacji. Przy czym zarówno zakres, jak i charakter tych przygotowań jest w
wielu modelach zbliżony. Różnice występują głównie w sposobie postępowania stron podczas
4
U. Chrąchol-Barczyk; L. Gracz; S. Kamila; I. Ostrowska; G. Rosa, Negocjacje i komunikacja, s. 28.
5
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 186.
6
E. Roszkowska, Wybrane modele negocjacji. Białystok 2011, s. 83.
7
Ibidem, s. 103
prowadzenia rozmów, czyli tzw. negocjacji właściwych. Proces negocjacji kończy się
sfinalizowaniem rozmów i podpisaniem porozumienia. W niektórych modelach uwzględnia się tzw.
etap ponegocjacyjny, gdzie dokonuje się szczegółowej analizy porozumienia, poszukuje się błędnych i
trafnych posunięć obu stron.8
Tabela1. Różne koncepcji przebiegu negocjacji:
1. Faza przygotowań.
2. Właściwy proces negocjacyjny.
Według A. Flowera
3. Realizacja porozumienia.
1. Przygotowanie.
2. Dyskusja.
Według G. Kennedy’ego
3. Składanie propozycji.
4. Transakcja.
1. Przygotowanie.
2. Faza wyjściowa.
Według W. B. Jankowskiego,
3. Faza środkowa.
T.P. Sankowskiego
4. Faza końcowa.
1. Przygotowanie do negocjacji.
2. Otwarcie rozmów.
Według Z. Nęckiego
3. Przedstawianie propozycji.
4. Kontrakt końcowy.
1. Faza 0, czyli zaistnienie sporu.
2. Faza I, czyli organizowanie akcji negocjacyjnej.
Według L. Zbiegień-Maciąg
3. Faza II, czyli przygotowanie spotkania negocjacyjnego.
4. Faza III, czyli negocjowanie.
5. Faza IV, czyli dochodzenie do zgody.
6. Faza V, czyli całkowite rozwiązanie konfliktu i
zakończenie rozmów.
1. Faza przedwstępna.
2. Faza wstępna.
Według P. Casse’a
3. Faza projektowa.
4. Faza decyzyjna.
5. Faza wykonawcza.
6. Faza finalna.
Oczekiwanie na rozwój wydarzeń to nie tylko nieuzasadniona wygoda, ale także zla taktyka.
Stworzenie podstawowego planu niemoże być odkładane do momentu negocjacji - już przed ich
rozpoczęciem trzeba sobie odpowiedzieć na wiele pytań, z których najważniejsze brzmią:
Ustalenie istoty sytuacji spornej (dlaczego rozpoczynamy negocjacje i czego one w gruncie
rzeczy dotyczą).
Ustalenie celów i ich hierarchii.
Zdefiniowanie BATNA.
Określenie stylu negocjacji – zarówno własnego, jak i przewidywanie stylu drugiej strony;
przygotowanie scenariuszy rozmów.
Określenie osób negocjujących.
Ustalenie czasu, miejsca i pozostałych wymogów formalnych. 11
10
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 186
11
U. Chrąchol-Barczyk, Negocjacje..., s. 32.
Przygotowanie negocjacji obejmuje: analizę sytuacji konfliktowej z punktu widzenia
wszystkich stron zaangażowanych w spór, ocenę uwarunkowań zewnętrznych, ustalenie spraw
organizacyjnych oraz wybór odpowiedniej metody rozwiązywania konfliktu. 12
Przed określeniem interesów własnych oraz interesów partnera należy zwrócić uwagę na
różnicę między stanowiskiem strony, jej interesem oraz kwestią negocjacyjną. Stanowisko jest
żądaniem, dotyczącym czegoś konkretnego i mierzalnego, na przykład: wysokości opłat, ilości i
jakości towarów, rodzaju świadczonych usług. Stanowiska odpowiadają, na pytania: jak, w jaki
sposób strona negocjacji chce konkretnie zrealizować swoje interesy. Interesy to motywacje, które
prowadzą do sformułowania określonego stanowiska. Najczęściej są to: pragnienia, troski, obawy czy
aspiracje. Interesy odpowiadają na pytanie, dlaczego ludzie chcą osiągnąć określone cele w
negocjacjach. Kwestie to główne punkty procesu negocjacji – tematy, zagadnienia, które będą
przedmiotem prowadzonych rozmów. Kwestie negocjacyjne stanowią odpowiedź na pytanie, co
będzie negocjowane.13
Warto zwrócić w tym miejscu uwagę na fazę prenegocjacyjną, gdyż wbrew przekonaniu wielu
spośród negocjujących osób negocjacje zaczynają się nie w momencie przedstawienia oferty, ale już
podczas mozolnego zbierania informacji (o sobie i o drugiej stronie), wyznaczania celów, określaniu
BATNA (swojej i drugiej strony), podejmowaniu decyzji: kto, z kim, kiedy, gdzie i jak długo będzie
negocjował. Te ustalenia nie mają jednak charakteru sztywnego i można, a nawet trzeba, je
modyfikować w zależności od sytuacji, jaka pojawi się w trakcie negocjacji właściwych. 14
12
E. Roszkowska, Wybrane..., s. 84
13
Ibidem, 85.
14
E. Kowalczyk, Psychologia..., s.26.
15
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 194.
Jak widać, faza otwarcia pozwala zweryfikować przygotowanie do negocjacji. Faza otwarcia
często stanowi również ten moment, gdy negocjatorzy po raz pierwszy spotykają się osobiście.
Oznacza to, że zostaną poddani efektowi pierwszego wrażenia. 16 Pierwsze wrażenie bardzo trudno jest
wymazać z pamięci w trakcie dalszej rozmowy. 17
Ważniejsze w negocjacjach jest słuchanie i stawianie pytań niż mówienie. Zasada numer 1 w
negocjacjach: przez dwie trzecie negocjacji mówi partner, jedna trzecia należy do negocjatora –
można wówczas z partnerem polemizować. Wszystkie tak uzyskane informacje będą przydatne nie
tylko w bieżącej dyskusji, ale i w kolejnych rozmowach. 18
16
U. Chrąchol-Barczyk, Negocjacje..., s. 37.
17
Heeper, Negocjacje, s.40.
18
Ibidem, s.41.
19
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 195.
20
U. Chrąchol-Barczyk, Negocjacje..., s. 36.
Ten etap pozwala przynajmniej na częściową weryfikację poczynionych w fazie wstępnej
przypuszczeń oraz na próbę zrozumienia pozycji drugiej strony. Zrozumienie pozycji drugiej strony
nie oznacza zgodzenia się z nią. Pozwala za to zrozumieć, jakie są przesłanki i założenia drugiej
strony, a także, jakie potrzeby oponenta musimy zaspokoić, aby osiągnąć porozumienie. 21
Zaczynająć negocjacje podajemy oferty lepsze niż te, które nas zadowolą, zakładając z góry
pełne ustępstwa. Różnicę mędzy pierwszą ofertą a oczekiwanym kontraktem nazywamy marginesem
negocjacyjnym – musi on być dość spory, by mieć z czego ustępować, ale nie powinien być zbyt duży,
gdyż łatwo wyjść na szaleńca. Schematycznie sytuację można przedstawić tak, by zaznaczyć swe
najwyższe aspiracje, najniższy akceptowany wynik i strefę aprobaty – pomiędzy punktem najwyższym
a najniższym znajduje się obszar, w którym mieści się prawdopodobnie przyszły kontrakt. 22
21
E. Roszkowska, Wybrane..., s. 95.
22
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 197.
23
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 199.
Podstawowe zasady związane z ustępstwami są następujące:
– należy zawsze ocenić wartość ustępstwa, które się otrzymuje lub proponuje samemu;
– każde ustępstwo powinno być poprzedzone wyceną jego wartości i porównaniem z sumą
ustępstw drugiej strony;
– nie należy ustępować pod wpływem presji, a jedynie pod wpływem argumentów;
– należy unikać ustępstw w ważnych sprawach, bowiem może być to odczytane jako słabość;
– nie każde ustępstwo partnera musi być odwzajemnione;
– nie należy ustępować tylko dlatego, że druga strona nalega na ustępstwo;
– warto jest przypominać drugiej stronie o wadze dokonanych już ustępstw;
– korzystne jest czynienie niewielkich ustępstw, które powinny być stopniowo malejące;
– ustępstwa powinny być czynione powoli, w coraz mniejszym stopniu;
– należy unikać zasady dzielenia różnicy na pół, jeśli jest ona niekorzystna dla ciebie;
– należy wystrzegać się eskalacji ustępstw pod koniec negocjacji. 24
Argumentacja.
24
E. Roszkowska, Wybrane..., s. 171.
25
Ibidem, s. 172.
26
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 234.
2.4 Etap końcowy. Kontrakt.
Gdy negocjacje zbliżają się do końca, a strony wyrażają zgodę na zawarcie kontraktu,
przychodzi czas na staranne sprawdzenie, co zostało osiągnięte. Nieporozumienia są zawsze możliwe.
Kontrakt końcowy powinien być opracowany na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich
realizacji. Nie należy brać niczego na wiarę. Nazbyt często okazuje się, że różne aspekty nadal są
niejasne, niedookreślone. Protokół służy nie tylko formalizacji uzgodnienia z drugą stroną, jest ważny
także dla przełożonych, którym trzeba go przedstawić. Ważniejsze kontrakty muszą być zawierane na
piśmie, bo tego wymaga prawo i obowiązujące przepisy. 27
Strony powinny upewnić się, że wszystkie punkty omawiane w negocjacjach zostały
uwzględnione, a wspólne ustalenia są jednakowo interpretowane przez obie strony. Treść umowy
powinna być dokładnie skonstruowana, sprawdzona pod względem merytorycznym i prawnym, aby
uniknąć w późniejszym okresie renegocjacji. Warto ustalić wspólny program realizacji umowy, osoby
odpowiedzialne za realizacje poszczególnych punktów kontraktu, terminy realizacji, gwarancje
prawne, określone warunki kontroli wykonania postanowień kontraktu. 28
Kontrakt końcowy o charakterze handlowym powinen zawierać: preambułę, określenie
zakresu kontraktu, sposób dostarczenia towaru, cenę, okres płatności, dokumentację techniczną,
gwarancje, zasady arbitrażu w wypadkach nieporozumień, warunki zerwania umowy na skutek
nieprzewidzianych okoliczności.29
Oceniając przebieg i rezultat negocjacji trzeba uwzględnić nie tylko sprawy materialne (cenę),
ale także obustronność korzyści (uzasadnionych), uczciwość, trwałość rezultatów, przydatność
społeczną wyników i sprawność prowadzenia. Wszystko to wpływa na dobro stosunków między
negocjującymi stronami. Ten szerszy sposób patrzenia odnosi się do każdego typu negocjacji, z
handlowymi włącznie.30
Skrótowo, zakończenie negocjacji powinno dać odpowiedź na pięć pytań (przy założeniu że
negocjacje skońszyły się sukcesem):
Co robić? – cel;
Z kim? – środki;
Jak? – metoda;
Kiedy? – terminy;
Jak to nadzorować? – kontrola.31
27
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 201.
28
E. Roszkowska, Wybrane..., s. 97.
29
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 202.
30
Ibidem, s. 232.
31
J. Stępniewski, Metoda negocjacji, Wrocław 2001, s. 59.
3. Podsumowanie.
Przygotowanie do negocjacji wymaga podjęcia wielu decyzji, takich jak: kiedy i gdzie
rozmawiać, jaki przyjąć styl, jakie możemy przyjąć oferty wyjściowe, czy zapraszamy mediatora, ile
czasu mamy do prowadzenia negocjacji. Dobrze jest wykorzystać techniki twórczego myślenia dla
intensyfikacji możliwości wytworzenia jak najbogatszej gamy możliwości i dla wszechstronnego
przeanalizowania sytuacji. Zaleca się przeprowadzenie burzy mózgów, w której przestrzega się zasady
szybkości pomysłów, zawieszenia oceny, wzajemnej aprobaty i inspiracji. 32
Przedstawiając oferty zaczynamy od poziomu możliwie wysokiego, ale jeszcze realnego, nie
zawyżonego przez nasze nieuzasadnione aspiracje. Šrodkowy odcinek między ofertą i kontrofertą
obejmuje obszar, na którym znajduje się przypuszczalny kontrakt końcowy.
Prowadząc «licytację», przestrzegaj następujących przykazań:
32
Z. Nęcki, Negocjacje..., s. 239.
33
Ibidem, s. 240.
34
J. Stępniewski, Metoda..., s. 44.
Bibliografia.