MODULE 

1 
INFORMATION TECHNOLOGY IN 
MANAGEMENT 
 
The process of transformation data into information 
  
Data: are streams of raw facts representing events 
occurring in organizations or the physical environment 
before they are organized and arranged into a form that 
people can understand and use.  
Information: is data that have been shaped into a form 
that is meaningful and useful to human understanding.  
Input is the activity of gathering and capturing raw data.  
Processing is the activity of converting or transforming 
data into useful outputs  
Output the production of useful information usually in 
form of documents or reports  
Feedback is the output that is used to make changes to 
input or processing activities. 
 
CHARACTERISTICS OF VALUABLE INFORMATION  
• Accurate  
• Complete  
• Economical  

visit www.aminotes.com for more

• Flexible  
• Reliable  
• Relevant  
• Timely  
• Verifiable  
• Accessible  
• Secure  
 
INFORMATION SYSTEM  
•An Information System (IS) is a set of interrelated 
components that collect, manipulate, store and 
disseminate data and information and provide a 
feedback mechanism to an objective. The feedback 
mechanism helps organization to achieve their goals such 
as increasing profits or improving customer service. 
Computers and information system are constantly 
changing the way organizations conduct businesses. They 
are becoming fully integrated into our lives, businesses 
and society. They can help organizations carry on daily 
operations ( Operational System) OR  
•Information System (IS) is a set of inter‐related 
components that collects, process, store and distribute 
information to support decision making in an 

visit www.aminotes.com for more

organization. It is an information system that is required 
to run the day‐to‐day operations of a company. 
Organizations use information systems at all levels of 
operation to collect, process and store data. The three 
activities of IS (Input, Process and Output) are used to 
produce the information that an organization required 
for its decision making.  
 
PURPOSE OF INFORMATION SYSTEMS  
•An information system is a set of interacting product 
and human activities that performs one or more 
functions involving the handling of data and information, 
including data collection, creation, editing, processing 
and storage; and information selection, filtering, 
aggregation, presentation and use.  
 
But in MIS  
 
•In business, however, people and organizations inquire 
about and utilize information exclusively to make sound 
decisions and to solve problems.  
 
Dimensions of Information   
–Business Dimension of Information  
–Technical Dimension of Information  

visit www.aminotes.com for more

–Economic Dimension of Information  
 
TYPES OF INFORMATION SYSTEM/ TYPES OF MIS  
•Transaction Processing Systems  
•Management Information Systems  
•Decision Support Systems  
•Office Automation Systems  
•Knowledge Work Systems (KWS):  
 
CHARACTERISTICS OF AN EFFECTIVE MIS  
 Effective MIS may be electronic or manual, but, above 
all, the data contained within the system must be 
accurate. Accurate data allow managers and board 
executives to analyze the information for real risks to the 
company. Decisions made on accurate data provide for 
timely decisions to steer the direction of the company. 
Inaccurate data waste management's time chasing red‐
herring problems and incompetency.  
•Consistency  
•Objectivity  
•Completeness  
 
BENEFITS OF MIS  

visit www.aminotes.com for more

 The benefits of MIS systems to businesses, governments, 
scientists, universities, students, nonprofits and all other 
entities are diversified. Some of the examples include the 
following:  
•Implementation of Management by Objectives (MBO) 
techniques: MIS allows all participants, both 
management and staff, to view, analyze, and interpret 
useful data to set goals and objectives.  
•Generates competitive advantages: Businesses succeed 
or fail based on how they face competitive challenges. 
MIS, if implemented properly, provides a wealth of 
information to allow management to construct effective 
plans to meet, and beat, their competitors.  
•Fast reaction to market changes: The victory often goes 
to the quick, not necessarily the best. MIS can deliver 
facts, data and trends to businesses with lightning speed. 
Having this information allows companies to react 
quickly to market changes, regardless of the type 
(positive or negative) of volatility.  
 
Limitations of MIS  
•Customization is costly  
•Customization is time consuming and in many cases  
•Implementation of an MIS project is a long process  

visit www.aminotes.com for more

•MIS engenders a host of fears. Some of them are; Job 
Redundancy  
•Decline of an individual’s monopoly over information 
monopoly  
 
FUNCTIONS OF MANAGEMENT  
 Planning : “Planning is selecting information and making 
assumptions concerning the future to put together the 
activities necessary to achieve organizational objectives.”  
Organizing : Organizing is the classification and 
categorization of requisite objectives, the grouping of 
activities needed to accomplish objectives, the 
assignment of each grouping to a manager with the 
authority necessary to supervise it, and the provisions for 
coordination horizontally and vertically in the 
organization structure. 
Directing : Direction is telling people what to accomplish 
and seeing that they do it to the finest of their capability. 
It includes making assignments, corresponding 
procedures, seeing that mistakes are corrected, 
providing on the job Instruction and, of course, issuing 
orders.” The purpose of directing is to control the 
behavior of all personnel to accomplish the 
organization's mission and objectives.  

visit www.aminotes.com for more

Controlling : “Control is the course of action that 
measures present performance and guides it towards 
some predetermined goal.  
Staffing : Staffing requires recognition of human 
resource needs, filling the organizational structure and 
keeping it filled with competent people. Recruiting, 
hiring, training, evaluating and compensating are the 
specific activities included in the function.  
 
Management Information System  
 Management Information System is an integrated 
system, for providing information, to support the 
operations, management, analysis & decision‐making 
functions in an organization. The System utilizes 
computer hardware & software, manual procedures, 
models for analysis, planning, control & decision making 
and a database.  
 
LEVEL OF MANAGEMENT DECISION‐MAKING  
Information systems can support a variety of 
management decision‐making levels and decisions. These 
include the three levels of management activity: strategic 
management, tactical management, and operational 
management.  
(i)Strategic management  
(ii)Tactical management  

visit www.aminotes.com for more

(iii) Operational management  
 
 SYSTEM  
•The term system may be defined as a set of interrelated 
elements that operate collectively to achieve some 
common purpose or goal. For example: Human body is a 
system, consisting of various parts such as head, hands, 
legs and so on. The various body parts are related by 
means of connecting networks of blood vessels and 
nerves. This systems has a main goal which we may call 
“living”. Thus a system can be described by specifying its 
parts, the easy in which they are related, and the goals 
which they are expected to achieve.  
 
OR  
 
•A business is also a system where economic resources 
such as people, money, material, machine etc are 
transformed by various organisational. processes such as 
production, marketing, finance…etc) into goods and 
services OR A computer based information system is also 
a system which is a collection of people, hardware, 
software, data and procedures that interact to provide 
timely information to authorised people who need it.  

visit www.aminotes.com for more

•System is collection of sub‐systems which are inter‐
connected & interdependent to achieve the intended 
objective.  
 
Elements of System  
Outputs: Objective of a system is to produce an output 
• The output may be goods, services or information it 
should satisfy the expectations of the user. • Outputs are 
the outcome of processing.  
 
Inputs : Inputs may be material, human resources, 
information that enters the system for processing.  
 
Processor (s): The processor is the element of a system 
that involves the actual transformation of input into 
output. • Processors may modify the input totally or 
partially depending on the specifications of the output. 
 
Control: The control element guides the system. • 
Management as a decision‐making body controls the 
inflow, handling, and outflow of activities that affect the 
business. 
 
 Feedback • Control in a dynamic system is achieved by 
feedback. • Feedback may be positive or negative, 
routine or informational. • Positive feedback reinforces 

visit www.aminotes.com for more

the performance of the system. It is routine in nature. • 
Negative feedback generally provides the controller with 
information for action.  
 
Environment: is the source of external elements imposed 
on the system. In fact, it often determine how a system 
must function. The organization’s environment costing of 
vendor, competitors, and others may provide constraints 
and consequently, influence the actual performance of 
the business. Boundaries and Interface: in which 
boundaries a system will work. Eg. windows will not work 
in Apple software specifies limitations. Interfaces allows 
to run applications. 
 
Characteristics of a System  
–Organization (Order) ‐: It is the arrangement of 
components that help to achieve objectives.  
–Interaction ‐: It refers to manner in which each 
component functions with other components of a 
system.  
–Interdependence ‐: It means that parts of the 
organization of computer system depends one another.  
–Integration ‐: It is concerned with how a system is tied 
together. It is more than sharing a physical part or 
location.  

visit www.aminotes.com for more

–Central Objective :‐ Objective may be real or stated. 
Although a stated objective may be real objective, it is 
not uncommon for an organization to state one objective 
and operate to achieve another. The important point is 
that the user must know the central objective.  
 
Types Of System  
 
Man –Made Information Systems: 
Information reduces uncertainty about a state or event. 
For example, information that the wind is calm reduces 
the uncertainty that the boat trip will be pleasant. An 
information system is the basis for interaction between 
the user and the analyst. It provides instruction, 
commands and feedback. “An information system may 
be defined as a set of devices, procedures and operating 
systems designed around user based criteria to produce 
information and communicate it to the user for planning, 
control and performance”. The major information system 
are formal, informal and computer based information 
system.  
 
Computer‐Based Information System  
•An information system is a collection of hardware, 
software, data, people and procedures that are designed 
to generate information that supports the day‐to‐day, 

visit www.aminotes.com for more

short‐range, and long‐range activities of users in an 
organization.  
 
Categories of Information System  
a)Office Information System  
b)Transaction Processing System  
c)Management Information System  
d)Decision Support System  
e)Expert System  
 
Office Information Systems : is an information system 
that uses hardware, software and networks to enhance 
work flow and facilitate communications among 
employees. Win an office information system, also 
described as office automation; employees perform tasks 
electronically using computers and other electronic 
devices, instead of manually. With an office information 
system, for example, a registration department might 
post the class schedule on the Internet and e‐mail 
students when the schedule is updated. In a manual 
system, the registration department would photocopy 
the schedule and mail it to each student’s house.  
•An office information system supports a range of 
business office activities such as creating and distributing 
graphics and/or documents, sending messages, 

visit www.aminotes.com for more

scheduling, and accounting. All levels of users from 
executive management to nonmanagement employees 
utilize and benefit from the features of an OIS.  
 
2. Transaction Processing Systems : is an information 
system that  
captures and processes data generated during an 
organization’s day‐  
to‐day transactions. A transaction is a business activity 
such as a  
deposit, payment, order or reservation.  
•Clerical staff typically perform the activities associated 
with transaction processing, which include the following:  
 
1. Recording a business activity such as a student’s 
registration, a customer’s order, an employee’s timecard 
or a client’s payment.  
2. Confirming an action or triggering a response, such as 
printing a student’s schedule, sending a thank‐you note 
to a customer, generating an employee’s paycheck or 
issuing a receipt to a client.  
3. Maintaining data, which involves adding new data, 
changing existing data, or removing unwanted data.  
 
3. Decision Support Systems : Transaction processing 
and management information systems provide 

visit www.aminotes.com for more

information on a regular basis. Frequently, however, 
users need information not provided in these reports to 
help them make decisions. A sales manager, for example, 
might need to determine how high to set yearly sales 
quotas based on increased sales and lowered product 
costs. Decision support systems help provide information 
to support such decisions.  
•A decision support system (DSS) is an information 
system designed to help users reach a decision when a 
decision‐making situation arises. A variety of DSSs exist 
to help with a range of decisions.  
 
•A decision support system uses data from internal 
and/or external sources.  
 
4. Expert Systems : An expert system is an information 
system that captures and stores the knowledge of human 
experts and then imitates human reasoning and decision‐
making processes for those who have less expertise. 
Expert systems are composed of two main components: 
a knowledge base and inference rules. A knowledge base 
is the combined subject knowledge and experiences of 
the human experts. The inference rules are a set of 
logical judgments applied to the knowledge base each 
time a user describes a situation to the expert system.  

visit www.aminotes.com for more

•Although expert systems can help decision‐making at 
any level in an organization, nonmanagement employees 
are the primary users who utilize them to help with job‐
related decisions. Expert systems also successfully have 
resolved such diverse problems as diagnosing illnesses, 
searching for oil and making soup.  
 
•Experts predict that AI eventually will be incorporated 
into most computer systems and many individual 
software applications. Many word processing programs 
already include speech recognition.  
 
5. Management information system, is an information 
system that generates accurate, timely and organized 
information so managers and other users can make 
decisions, solve problems, supervise activities, and track 
progress. Because it generates reports on a regular basis, 
a management information system sometimes is called a 
management reporting system (MRS).  
•Management information systems often are integrated 
with transaction processing systems. To process a sales 
order, for example, the transaction processing system 
records the sale, updates the customer’s account 
balance, and makes a deduction from inventory. Using 
this information, the related management information 
system can produce reports that recap daily sales 

visit www.aminotes.com for more

activities; list customers with past due account balances; 
graph slow or fast selling products; and highlight 
inventory items that need reordering. A management 
information system focuses on generating information 
that management and other users need to perform their 
jobs.  
 
ROLE OF THE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM  
The role of the MIS in an organization can be compared 
to the role of heart in the body. The information is the 
blood and MIS is the heart. In the body the heart plays 
the role of supplying pure blood to all the elements of 
the body including the brain. The heart works faster and 
supplies more blood when needed. It regulates and 
controls the incoming impure blood, processes it and  
sends it to the destination in the quantity needed. It 
fulfills the needs of blood supply to human body in 
normal course and also in crisis. The MIS plays exactly 
the same role in the organization. The system ensures 
that an appropriate data is collected from the various 
sources, processed, and sent further to all the needy 
destinations. The system is expected to fulfill the 
information needs of an individual, a group of 
individuals, the management functionaries: the 
managers and the top management.  
 

visit www.aminotes.com for more

IMPACT OF THE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM  
• MIS plays a very important role in the organization, it 
creates an impact on the organizations functions, 
performance and productivity.  
 
•The impact of MIS on the functions is in its 
management. With a good support, the management of 
marketing, finance, production and personnel become 
more efficient. The tracking and monitoring of the 
functional targets becomes easy.  
 
•This helps in forecasting and long‐ term perspective 
planning. The managers attention is brought to a 
situation which is exceptional in nature, inducing him to 
take an action or a decision in the matter. A disciplined 
information reporting system creates a structured data 
and a knowledge base for all the people in the 
organization. The information is available in such a form 
that it can be used straight away or by blending analysis, 
saving the managers valuable time.  
 
MIS FUNCTION  
 
•Data Capturing  
•Processing of Data  

visit www.aminotes.com for more

•Storage of Information  
•Retrieval of Information  
•Dissemination of information  
 
Types of Reports (Output)  
•Management information systems process raw data 
from office processing systems, such as desktop 
computers and mobile applications, and transaction 
processing systems, such as retail point‐of‐sale systems. 
The output is sometimes in the form of reports that 
present aggregated data, which facilitates analysis and 
decision making. The reports could be summaries of daily 
sales or detailed sales trends organized by product and 
business units.  
1.Summary Reports  
2.Trend Reports  
3.On‐Demand Report  
4.Exception Report  
 
IS – In Business  
Information System in Functional Business Areas :  
 Finance & Accounting,  
 Production,  
 Marketing,  
 Human Resource.  

visit www.aminotes.com for more

 
Different types of Information Systems serve different 
purposes throughout an organization in what are known 
as “Functional Business Areas”, i.e. the in house services 
that support an organization’s main business. Functional 
Business Areas include, but are not limited to, 
Accounting, Finance, Marketing, and Human Resource. 
Information Systems exists in most companies in one 
form or other controlling these Business Functional 
Areas. 
 
Finance & Accounting – IS help record business 
transactions, produce periodic financial statements and 
create legal reports such as balance sheets and P&L 
statements. They help organize budgets, manage cash 
flow, analyze investments, and make decisions that could 
reduce interest payments and increase revenues from 
financial transactions, capital budgeting decisions, 
financial planning , dividend decisions.  They adhere to 
standards and also generate the reports that helps 
managers understand changes in an organization’s 
finances.  
 
Production – IS provides information on 
production/operation activities of an organization and 

visit www.aminotes.com for more

thus facilitates the decision making process of production 
mangers of an organization.  
The main decisions to be taken in manufacturing system 
are as follows:  
•Product design  
•Plant Location and layout  
•Production planning and control  
•Quality control  
 
Marketing – Marketing Information Systems help in 
promoting the appropriate products and services to the 
target customer. It helps in analyzing the demand for 
various products demographically. It suggests effective 
deployment of sales representative in different 
geographical areas. It can identify the trends in the 
demand for company’s product and services.  
 
Human Resource – Human Resource Management 
Systems helps in record keeping and employee 
evaluation. These systems maintain records of the 
employees including pictures, employee status, tax 
information and other data which could be linked to the 
payroll and other systems.  

visit www.aminotes.com for more

The performance evaluation systems provide essential 
checklists that quantify the strengths and weaknesses of 
employees.  
 
Human Resource – Human Resource Management 
Systems helps in record keeping and employee 
evaluation. These systems maintain records of the 
employees including pictures, employee status, tax 
information and other data which could be linked to the 
payroll and other systems.  
The performance evaluation systems provide essential 
checklists that quantify the strengths and weaknesses of 
employees.  
 
Manufacturing – ISs are used throughout the 
manufacturing operation, from inventory control to 
paying suppliers and help in allocating resources such as 
personnel, raw material and time to optimize 
productivity.  
Manufacturing operations use Information Systems to 
process customer orders, prepare production schedules, 
perform quality assurance and prepare shipping 
documents.  
 

visit www.aminotes.com for more

Service – Information Systems play such a central role in 
the service sector that they are often the backbone of 
service organizations.  
Imagine the service sectors like Airlines, Tourism, 
Hospitality, Banking and similar sectors operating 
without the Information System.  
 
Retail – IS support establishment of ERP systems. ERP 
connects different departments. Store‐by‐store 
information on regional and national level is monitored. 
Auto requisition for the supply of a commodity could be 
placed. IS helps in tracking the under‐stock and over‐
stock of different products in a store. Slow and fast 
moving items could be identified for better sales and 
improved profits.  
 
Government – In past few years, governmental and 
commercial organizations have installed computer base 
Information Systems to automate process and reduce 
human labor for the activities which are error prone and 
repetitive. The business of Government depends heavily 
on Information Systems for collecting taxes, paying social 
security, contracts & tenders, and purchasing products & 
services for various departments.  
 
Business Process:  

visit www.aminotes.com for more

•A structured, measured set of activities designed to 
produce a specific output.  
•It implies a strong emphasis on how work is done within 
an organization. A process is thus a specific ordering of 
work activities across time and space, with a beginning 
and an end, and clearly defined inputs and outputs i.e. a 
structure for action.  
•A business process can be decomposed into several 
sub‐processes, which have their own attributes, but also 
contribute to achieving the goal of the super‐process 
which has priority over sub processes goal.  
•The analysis of business processes typically includes the 
mapping of processes and sub‐processes down to the 
activity level.  
 
Characteristics of Business Process  
•Definability: It must have clearly defined boundaries, 
input and output.  
•Order (sequence): It must consist of activities that are 
ordered according to their position in time and space.  
•User (Recipient): There must be a recipient of the 
process' outcome, a customer.  

visit www.aminotes.com for more

•Value‐adding: The transformation taking place within 
the process must add value to the recipient, either 
upstream or downstream.  
•Embedded: A process can not exist in itself, it must be 
embedded in an organizational structure.  
•Cross‐functionality: A process regularly can, but not 
necessarily must, span several functions.  
•Process Owner: Every process should have a controller.  
 
Types of Business Processes:  
•Primary processes : Primary processes are end‐to‐end, 
cross‐functional and deliver value to customers. Primary 
processes are often called critical processes, as they 
represent the essential activities that an organization 
performs to accomplish its mission. These processes 
make up the value chain where each step adds value to 
the previous step as measured by its contribution in the 
creation or delivery of a product or service, ultimately 
generating value to customers.  

•Value Chains composed of activities "primary" and 
"support activities". The value chain business describes 
the way to contemplate the chain of activities 
(processes) that provide value to the customer. Each of 
these activities has its own performance objectives 

visit www.aminotes.com for more

linked to their core business process. Primary processes 
can move across functional organizations, departments, 
or even between organizations and provide a complete 
view end‐to‐end value creation. Primary activities are 
those involved with the physical creation of a product or 
service, marketing and transfer to the purchaser, and 
after‐sales support, referred to as aggregation of value.  
 
 
•Support processes These processes are designed to 
provide support for primary processes, often by the 
management resources and or infrastructure required by 
primary processes. The key differentiator between 
primary and support processes, is that support processes 
do not generate direct value to customers, while the 
primary processes Yes. Common examples of support 
processes include information technology management, 
management of infrastructure or capacity, and human 
resource management. Each of these support processes 
can involve a life cycle of resources and are often 
associated with functional areas.  

•Management processes : Management processes are 
used to measure, monitor and control business activities. 
Such procedures shall ensure that a primary process, or 
support, meet operational goals, financial, regulatory, 

visit www.aminotes.com for more

and legal. Management processes not directly add value 
to customers, but are required to ensure that the 
Organization to operate effectively and efficiently.  

visit www.aminotes.com for more