ORTFRM091

Doküman No ORT/FRM091
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Yayın Tarihi 10.03.2022

Revizyon No 00
ÖĞRENCİLERE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 1/14
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesine istinaden, kişisel
verilerinizin kullanım süreçleri ile ilgili sizleri bilgilendirme yükümlülüğümüz bulunmaktadır. İşbu
aydınlatma metni, sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Gerçekleştirmiş olduğumuz işlemlerde sizlerin birtakım kişisel verisini işlemekteyiz. KVKK kapsamında
sizleri kişisel verilerinizin işlenmesi, üçüncü kişilere aktarılması, kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri
ve hukuki sebepleri ile KVKK’da yer alan haklarınız konularında detaylı bilgilere işbu aydınlatma metninden
ulaşabilirsiniz.
A. Genel Bilgiler
Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Bu
kapsamda isim, soy isim, telefon numarası, e-posta adresi, öğrenci numarası, sınav notları, öğrenim bilgileri
gibi kişiyi tanımlayan tüm bilgiler kişisel veridir.
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve
kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik
tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Özel nitelikli kişisel
verilerinizi ayrıca talep etmediğimiz veya özellikle gerekmediği sürece lütfen tarafımıza iletmeyiniz.
Kişisel verilerin işlenmesi ise; bu tür bilgilerin elde edilmesi, incelenmesi, kaydedilmesi, kullanılması gibi
veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir. Örneğin kayıt sürecinde kişisel
verilerinizin incelenip kaydedilmesi, Yüksek Öğretim Kurumu’na bilgi paylaşımında bulunulması bir veri
işlemedir.
Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

Tayfun ŞENER Doç. Dr. Salih KESGİN Kalite Koordinatörlüğü
(Genel Sekreter Yardımcısı) (Genel Sekreter)
Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 2/14
B. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları, Aktarım Detayları, Toplanma Yöntemleri ve Hukuki

Sebepleri Nelerdir?
 Öğrenci Kayıt Aşaması

İşlenecek Kişisel ÖSYM Numarası
Veriler TC Kimlik No
Adı Soyadı
Öğrenci No
Fotoğraf
Baba /Ana Adı
Doğum Yeri İl /ilçe
Doğum Tarihi
Uyruğu / ikinci uyruğu
Nüfus Cüzdan No/Seri
Verildiği Yer /Nedeni
Verildiği Tarih
Askerlik Şubesi il/ilçe
Askerlik Erteleme Bitiş Tarihi
Pasaport No (Yabancı Öğrenci)
Adres Bilgisi
Uyruk
Nüfusa Kayıtlı olduğu il/ilçe
Mahalle /Köy
Cilt No / Sıra No /Kütük No
Medeni Hali
Kayıt Tarihi
2.Anadal Kayıt Tarihi
Fakülte/Enstitü/YO/MYO Bölümü / Programı,
Öğrenci İletişim Bilgileri
Yandal Kayıt Tarihi
Hazırlık Okuyup Okumadığı Bilgisi
İşlenme Amaçları Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Öğrenci İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 3/14
Toplanma Yöntemleri YÖKSİS (İstisnai hallerde öğrencinin kendisinden) aracılığıyla elektronik

veya fiziksel ortamda toplanır.
Hukuki Sebepler m. 5/2 a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
m. 5/2 c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili
olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin
gerekli olması.
m. 5/2 ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için
zorunlu olması.
Aktarılan Yer Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS)
Aktarım Amacı Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi
Aktarılan Yer YÖK
Aktarım Amacı İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve yetkili kişi ve kurumlara bilgi verilmesi
 Yabancı Uyruklular İçin Öğrenci Kayıt Aşaması

İşlenecek Kişisel Adı Soyadı
Veriler Pasaport numarası, T.C. kimlik bilgisi
Bölüm-program bilgileri
Uyruk
Mezuniyet puanları
Pasaport bilgileri
Harç öğrenim ücreti
C1-yeterlilik belgesi
İkametgah belgesi
Fakülte/Ensititü/MYO/Bölüm/Program
İletişim bilgileri (Telefon numarası, e-posta adresi, adres)
Toplanma Yöntemleri İlgili kişiden elektronik ve fiziksel ortamda toplanır.
gerekli olması.
zorunlu olması.
Aktarılan Yer Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS)

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 4/14
Aktarım Amacı Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi

Aktarılan Yer İl Göç İdaresi ve Emniyet
Aktarım Amacı İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve yetkili kişi ve kurumlara bilgi verilmesi
 Öğrenci Kimlik Kartı Basımı

İşlenecek Kişisel Veriler Adı Soyadı
Bölüm-Program-Fakülte
Öğrenci No
TCKN
Fotoğraf
Bakiye ve Harcama/Yükleme Detayları (Çip)
Kart Numarası
İşlenme Amaçları Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
Toplanma Yöntemleri Kurum kaynakları ve ilgili kişiden elektronik ve fiziksel ortamda toplanır.
Kart hareketleri Akıllı Kart uygulaması üzerinden toplanır.
Hukuki Sebepler m. 5/2 f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla,
veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Aktarılan Yer Tedarikçi Firma (Akıllı Kart)
Aktarım Amacı İş faaliyetlerinin yürütülmesi
 Harç Bilgileri Tanımlama

İşlenecek Kişisel Adı Soyadı
Veriler TCKN
Kredi /Kurum
Eğitim Bilgisi
Sınıf / Kayıt Şekli
Taban Harç
Öğrenci No
Ders Harç Miktarı Toplamı
İndirim Bilgisi
Harç Tutarı
Gecikme Zammı
Ödeme Tarihi /Ödeme
Banka Dekont No
Fakülte/Enstitü/MYO/Bölüm/Program

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 5/14

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi
gerekli olması.
zorunlu olması.
m. 5/2 e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin
zorunlu olması.
Aktarılan Yer OBS
Aktarılan Yer Banka
Aktarım Amacı Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi
 Yoklamaların Takibi (Öğretim elemanının tercihine göre)

İşlenecek Kişisel Veriler DERS YOKLAMA LİSTESİ
Adı Soyadı
İmza
Ders tarih ve saat bilgileri
Öğrenci numarası
Toplanma Yöntemleri İlgili kişinin kendisinden ve OBS

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 6/14
Hukuki Sebepler m. 5/2 e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin
zorunlu olması.
m. 5/2 f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla,
Aktarılan Yer OBS
 Sınav Süreçleri
İşlenece Kişisel Veriler Adı Soyadı
İmza
Ders tarih ve saat bilgileri
Öğrenci numarası
Sınav kağıdı (öğrencinin yorumları)
Toplanma Yöntemleri İlgili kişinin kendisinden
Hukuki Sebepler m. 5/2 e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin
zorunlu olması.
Aktarılan Yer OBS

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 7/14
 Disiplin İşlemleri
TCKN
Öğretim Yılı
Bölüm Adı
Dönemi
Ceza Türü
Ceza Nedeni
Veriliş Tarihi
Başlama Tarihi
Bitiş Tarihi
YÖKSİS Disiplin Bilgileri (YÖKSİS ID)
Fakülte/YO/MYO Bölümü/Programı
gerekli olması.
zorunlu olması.
Aktarılan Yer Adli vaka halinde yetkili kamu kuruluşları
Aktarım Amacı Yetkili kişi kurum ve kurumlara bilgi verilmesi
Aktarılan Yer YÖK
Aktarım Amacı Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi kurum ve kuruluşlara
bilgi verilmesi
Aktarılan Yer Burs veya kredi veren özel hukuk/kamu hukuku tüzel kişisi
Aktarım Amacı Finans işlemlerinin yürütülmesi
Aktarılan Yer EBYS
Aktarım Amacı İletişim süreçlerinin yürütülmesi
Aktarılan Yer OBS

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 8/14
 İntibak İşlemleri
İntibak Öğretim Yılı
Başvuru Türü /Tarihi
Öğrenci No
Geldiği Üniversite Adı
Başvuru Not Baremi
Muafiyet Formu
Hukuki Sebepler m. 5/2 c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili
gerekli olması.
zorunlu olması.
Aktarılan Yer OBS
 Erkek Öğrenciler İçin Askerlik Tecil İşlemleri

İşlenecek Kişisel Veriler Ad Soyad
T.C. Kimlik No
Öğrenci hakkı olup olmadığı
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Toplanma Yöntemleri Kurum kaynakları, askerlik şubesi ve ilgili kişiden elektronik veya fiziksel
ortamda toplanır.

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 9/14

gerekli olması.
zorunlu olması.
m. 5/2 e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması.
Aktarılan Yer Askerlik Şubesi
Aktarım Amacı Yetkili kişi ve kurumlara bilgi verilmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi
Aktarılan Yer OBS
 Dava – arabuluculuk dosyaları vb. hukuki süreçlerin yürütülmesi*

İşlenen kişisel veriler Kimlik bilgileri, iletişim bilgileri ve hukuki işlem/süreç ile ilgili diğer bilgiler
Veri işleme amacı Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Veri işleme hukuki m. 5/2 a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
sebebi
gerekli olması.
m. 5/2 ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi
için zorunlu olması.
zorunlu olması.
Veri toplama yöntemi Kurum kaynakları, dış kaynaklar (örn: mahkeme, YÖK vb.), ilgili kişi, ilgili
kişinin yasal temsilcisi
Veri aktarılan yer Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk kişilikleri (avukat,
arabulucu)
Veri aktarma amacı Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi
verilmesi

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 10/14
*KVKK’nın 28. maddesi uyarınca kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine
ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi halinde KVKK hükümleri
uygulanmamaktadır.
 Diploma İşlemleri
İşlenecek Kişisel Veriler Ad Soyad
T.C
Anne-Baba Adı
Mezuniyet Bilgisi
Öğrenci Numarası
Diploma No,
Mezuniyet Tarihi - Diploma Tarihi
İşlenme Amaçları Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Toplanma Yöntemleri Kurum kaynaklarından elektronik ve fiziksel ortamda toplanır.
gerekli olması.
zorunlu olması.
Aktarılan Yer Öğrencinin kendisi veya yasal temsilcisi

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 11/14
 Bitirme Projeleri/Tezleri
İşlenecek Kişisel Veriler Adı soyadı
Öğrenci Numarası
Proje/Tez
İşlenme Amaçları Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Toplanma Yöntemleri İlgili kişiden, kurum kaynaklarından ve kayıt cihazlarından.
gerekli olması.
zorunlu olması.
Aktarılan Yer -
Aktarım Amacı -

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 12/14
 İlişik Kesme İşlemleri

İşlenecek Kişisel Veriler SAMSUN ÜNİVERSİTESİ
İLİŞİK KESME FORMU
T.C. Kimlik No
Öğrenci No
Adı Soyadı
Ayrılış Nedeni (Kayıt Sildirme - Mezuniyet - Çıkarılma - Diğer)
Mezuniyet Tarihi
Cep Telefonu
Yazışma Bilgileri
Adresi
İşlenme Amaçları Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
gerekli olması.
zorunlu olması.
Aktarılan Yer YÖK
Aktarım Amacı Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi kurum ve kuruluşlara
bilgi verilmesi
Aktarılan Yer OBS

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 13/14
 Wi-Fi Bağlantı İşlemleri (Bilgi İşlem D.B.)

İşlenecek Kişisel Veriler Kullanıcı adı ve kişiye özel oluşturulmuş
E-posta
Mac adresi
Kullanılan Cihaz
Girilmek istenen sitenin IP bilgisi
Kullanılan Uygulama Bilgisi
IP adresi
Adı Soyadı
İşlenme Amaçları Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Erişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
Yetkili Kişi ve Kurumlara Bilgi Verilmesi
Toplanma Yöntemleri İlgili kişiden elektronik ortamda toplanır.
zorunlu olması.
Aktarılan Yer Yetkili kamu kurum ve kuruluşlar
Aktarım Amacı Herhangi bir vakada kurumun taleplerinin karşılanması ve yasal
yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Aktarılan Yer Tedarikçi (Sağlayıcı)

Revizyon No 00
Revizyon Tarihi
(LİSANS)
Sayfa No 14/14
 Talep ve Şikayet Yönetimi

İşlenecek Kişisel Ad, soyadı
Veriler Kimlik numarası
İmza
Telefon numarası
Adres,
E-posta adresi
Talep veya şikayet ile ilgili olarak iletilen bilgi ve belgeler
Evrak/başvuru numarası
Öğrenci numarası, öğrenim görülen enstitü/fakülte/yüksekokul/bölüm bilgileri
İşlenme Amaçları İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Talep ve Şikayet Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Öğrenci İlişkilerinin Yürütülmesi
Toplanma Yöntemleri İlgili kişiden fiziksel veya elektronik ortamda toplanır.
zorunlu olması.
Aktarılan Yer OBS
Aktarılan Yer Yetkili Kişi ve Kurumlar
Aktarım Amacı Talebiniz veya şikayetiniz kurumumuz dışında başka bir kurumu
ilgilendiriyorsa (örneğin Yüksek Öğretim Kurumu, CİMER, Valilik, Askerlik
Şubesi gibi) ilgili kişisel verileriniz talep veya şikayetin çözümlenmesi
amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.
C. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında
Tebliğ’e uygun bir şekilde tarafımıza başvuruda bulunarak kullanabilirsiniz.
Ç. Veri Sorumlusunun Kimliği

Samsun Üniversitesi, Canik Yerleşkesi Gürgenyatak Mahallesi Merkez Sokak No:40-2/1,
CANİK/SAMSUN, 0 (362) 313 0055


ORTFRM091

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

ORTFRM091

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Doküman No ORT/FRM091

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Yayın Tarihi 10.03.2022

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

B. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları, Aktarım Detayları, Toplanma Yöntemleri ve Hukuki

 Öğrenci Kayıt Aşaması

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

Toplanma Yöntemleri YÖKSİS (İstisnai hallerde öğrencinin kendisinden) aracılığıyla elektronik

 Yabancı Uyruklular İçin Öğrenci Kayıt Aşaması

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

Aktarım Amacı Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi

 Öğrenci Kimlik Kartı Basımı

 Harç Bilgileri Tanımlama

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

İşlenme Amaçları Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

 Yoklamaların Takibi (Öğretim elemanının tercihine göre)

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

 Erkek Öğrenciler İçin Askerlik Tecil İşlemleri

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

Hukuki Sebepler m. 5/2 a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

 Dava – arabuluculuk dosyaları vb. hukuki süreçlerin yürütülmesi*

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

 İlişik Kesme İşlemleri

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

 Wi-Fi Bağlantı İşlemleri (Bilgi İşlem D.B.)

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

 Talep ve Şikayet Yönetimi

C. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

Ç. Veri Sorumlusunun Kimliği

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı

You might also like