12 - 3module Performance Monitoring With Coaching&Counseling - CPHCM - Yogya

1
Performance Monitoring
With Coaching & Counseling
How to ensure the KPI and its target can be achieved
By :Pungki Purnadi M.W.

www.pungkipurnadiassociates.com
Yogyakarta, 3rd March 2019 & 6th October 2019
Duta Wacana Christian University (UKDW) as part of

Certified KPI & Performance Management Professional Program
Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia
Module Objectives
To provide an in-depth
understanding and application on
how to monitor the progress
achievement on each individual
employee based on Key
Performance Indicator (KPI) Tree
which cascade down from company
vision mission values & target
business objectives up to job position
level.
Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia JMU R2-16/3/05
Performance Culture &
Performance Management
ENTITLEMENT COMPETENCE SELECTIVITY COMPETITIVE
• Move people to a • Hire good people, • Select people as long as • Hire only those
job of best fit potential unsure contribution is with high
• Promote • Provide increasing potential
cooperation, loyalty, opportunity to • Provide first rate • Cultivate an
family improve development, not just individual “star
• “Sugar-coat” • Cultivate a “family”, training system”
• Provide continual avoid • Cultivate teams, • Turnover
training confrontations synergies encouraged
• Routes to the top • Turnover avoided • Set high expectations, • Set extremely
well known • Performance clear accountabilities high
• Time in grade not standards vary in • Provide performance expectations,
performance brings degree of rigor feedback regularly always change &
rewards • Provide “benefit-of- • Set high standards dynamic
the-doubt” in New
Performance
ratings Management
Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia Culture
Source :
Mercer Pte. Ltd. (2017). Attracting top talent from millennials generation. Singapore.
5
Variance of Work Forces Generation

“One size fits all” strategy can’t cater to all group’s preferences and needs

our challenges
Millenials in Indonesia
How they spend their time?
36%
Their Number Use Emoji/GIF to communicate
83,1 Million 8 out of 10
Or equivalent to They look for reviews before deciding
34,1 % to make a purchase
of Indonesian population
Source: United Nation Population Fund
50%
Millennials prefer to watch videos
online rather than TV
What they appreciate the most ?

Prioritize role model or close friends for opinion
Want feedback and acknowledgment
Interested in contributing to various social activities.
Flexibility (time, place, method) in doing the job
Informality & casual relationship
Proud in achievement and share in social media
Daily digital activity
Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia 7
VISION – MISSION - VALUES
BUSINESS STRATEGY ORGANIZATION STRATEGY CULTURAL STRATEGY
Business Target Organization Remuneration Career &

- BSC Knowledge
Structure Succession
Strategy Mgt Strategy
Strategy
Job Talent ▪ ▪ Staffing
KRA
Design
Critical
Moment of KPI
Job C&B▪ CBHRM ▪ Recruitment
Truth Description
(Biz Process) People
Job ▪
Evaluation Develop ▪ Performance
SOP & Work -ment Appraisal
Instruction
Job Grade
Corporate Performance
Management
Workforce Competency Change&Culture Employee Recruitment People
One Year Strategy Planning Management Management Master File & Selection Competency
Action Plan
C&B Employee
Leadership HR Information CareerTalent Learning &
P-D-C-A Performance
Development System Management Management Development
Mgt
7
Business Model Organization
Certified Professional Model Management (CPHCM) - Indonesia
Human Capital People Model
Performance Management System
PERFORMANCE
MANAGEMENT SYSTEM is
a means of getting better
results from the organization,
teams & individuals by
understanding & managing
performance (KPI) within an
agreed framework of planned
goals, standards &
competence requirements.

Input
Details of
Output
Open System
External
Factors Organization
Vision – Mission – Values – Strategy Objectives/Target
Sasaran Job
BSC KRA - KPI
SWOT
Strategis ke Description
Inisiatif Strategis
Business Business Organization

Strategy Process Validation Structure and People
ZZZz...
KRA - KPI
SLA Target PMS

Strategic Performance Management System
Strategic Business Goals
And Objectives
CEO
KPI
Executives KPIs
Communicating KPIs Linking KPIs
Midlevel Managers
KPIs
Frontline Supervisors KPIs
Team Leaders KPIs
Front-line / Staff KPIs

Strategy
Planning Coaching Monitoring

People Structure
Rewarding Reviewing Appraisal
Rewards Processes
Annual
Company Vision Mission
Values performance
appraisal
KRA – KPI
Setting Dept.
Objectives
Job Desc.
Individual
KPI
objectives
Business Strategy and goals (KPI) will be cascaded down to Directorate
and other levels below…..up to each individual employee
Corporate
Strategy Goals
Corporate
Objectives Purposes Level
Directorate
Directorate - 1 Directorate - 2 Directorate - 3
Level
Strategy Goals Strategy Goals Strategy Goals
Objectives Purposes Objectives Purposes Objectives Purposes
Division
Level and
below
Individual Employees
14
Sample of KPI Tree

Ukuran Kinerja Pekerja
(KPI Individu)
“Anda tidak dapat memperbaiki kinerja pekerja, apabila tidak
ada kejelasan ukuran kinerja yang dapat ukur”
Ukuran Kinerja Pekerja (IKI = Indikator Kinerja

Individu) datang dari IKU (Indikator Kinerja
Unit/Jabatan)
KPI Pekerja = Ukuran atau Indikator yang akan

memberikan informasi sejauh mana Pekerja telah
berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah di
tetapkan & disepakati
Performance
The Performance Management Process related pay
Vision Mission
statements Performance
rating
KPI Continuous
Target Preparation KPI Performance
Performance KPI performance
for KPI review review
Objectives improvement
agreement
Development
and
Training/Learning
Feedback Feedback

Planning Performance
Beginning of the year
Target Setting
Planning Coaching & Monitoring

PMS
Rewarding Reviewing Appraisal
Purpose : Discuss & get agreement from individual employee’s KPI and target
to become basis for performance target to be achieved within the performance
period
Schedule : end of year or early of year
Applying Strategic Performance Management
System to each Individual Employee
PERFORMANCE PLANNING
CONTENT :
- Work to be done (KRAs).

- Objectives and standards of
performance.
- Performance measures &
indicators (KPIs).
- Attributes & competencies.
- Corporate core values or SMART
requirements.

The most basic performance

management transaction is
between the supervisor
(appraisers) and the staff
(appraisees).
• The supervisor brings in

the people management
style
• The staff brings in the

work motivations
Intrinsic Motivation:
….the challenge to one’s ability
….achieving a stature that one values

Extrinsic Motivation:
….gaining something tangible
….the reward comes from an external source

People Management Styles
Command and control Delegation and empowerment

Pygmalion effect:
. . . . an increase in performance
that results from raising
managers’ expectations about
subordinate target performance
& KPIs

Galatea effect:
. . . . . is a performance gain
achieved by raising
subordinates’ expectations about
their own target performance &
KPIs

The Five Levels of Authority
When considering delegating tasks and responsibilities into target KPIs to an
employee, it is important to identify the appropriate level of authority
C High Rising Star (1,9) Partner (9,9)

9 Coaching Delegation & Empowerment
O
N
F
I Moderate 5 Worker Bee (5,5)
D
E
N
Rookie (1,1) New Member (9,1)
C Low 1 Command & Control Counseling
E
1 5 9
Limited Moderate Extensive
E X P E R I E N C E
When considering on how to set target KPIs to an employee, it is important to
identify their competencies & motivation
M
O High 9 Cadre (1,9) Star (9, 9)
T
I
V
Moderate 5 Typical (5,5)
A
T
I
O
N Low 1 Soldier (1,1) Promising Star (9,1)
1 5 9
COMPETENCY
When considering on how to set target KPIs to an employee, it is important to
identify their competencies & motivation
M Challenging Ideal Challenging

O High 9 Target KPI Target & weight on
Breakthrough &
T innovation
I
V Job Enrichment -
Moderate 5 Enlargement Improvement
A
Target KPI
T
I Stretching
Innovation
O Normal Routine Breakthrough
N Low 1 Target KPI Target KPI
1 5 9
COMPETENCY
2 (two) Elements of Performance Management
Performance PERFORMANCE
Management MANAGEMENT SYSTEM
will address 2 (two)
components:
1. What is to
be achieved &
produced or KRA-KPI KRA - KPI Behavior
(the WHAT ) Competency
2. How to (the HOW )
achieve or Behavior
Competencies • Objective • Observed based on
Required measurement daily activities (360
• Quantitative in degree)
nature • Qualitative which
• Top down (KPI Tree) should be quantified
(frequence)
Performance Measurement
Components
• Target Based (the What) - KPI
▫ Refer to Balance Score Card on 4
perspectives (financial – customer –
internal business process – learning &
growth)
• Behavior Based (the How) - Values

▫ Refer to core competencies with leveling
or proficiency
29
Ideal Performance Measurement
Weighting (sample of 5 layers organization)
• Kepala Divisi : Target based 30% - Behavior
based 70%
• Kepala Departemen : Target based 40% -
Behavior based 60%
• Kepala Bagian : Target based 50% - Behavior
based 50%
• Supervisor : Target based 60% - Behavior
based 40%
• Staff : Target based 70% - Behavior based
30%

Ideal KPI Measurement Weighting
(sample of 4 layers organization)
B I R
Top Management 40% 60% 0%
Middle Management 10% 70% 20%
First Line Management 0% 60% 40%
Staff – Front liners 0% 20% 80%

Monitoring Performance
Throughout the year
Mid Year Review
Planning Monitoring/Coaching
PMS
Rewarding Reviewing/Appraisal
Purpose : Review and provide feedback on the progress of achievement of

targets and provide feedback on behaviors & competencies to improve
performance
Schedule : within year
Performance Coaching Continuums
Partner
Counselor Trainer
Supportive Directive
Mentor Confronter
Leader

KIND OF THINKING
THAT
LED TO PAST SUCCESS
WILL NOT LEAD TO

FUTURE SUCCESS
BASIC FACTS ABOUT A
MANAGER‘S ROLE
FACT NO. 1 :
MANAGEMENT
IS GETTING THINGS DONE
FACT NO. 2 :
YOU NEED YOUR
SUBORDINATES MORE
THAN THEY NEED YOU
FACT NO. 3 :
YOU GET PAID
FOR WHAT YOUR SUBORDINATES DO,
NOT FOR WHAT YOU DO
THE
KEY
TO DEVELOP PEOPLE
IS TO CATCH THEM
DOING RIGHT THING
& SOMETHING
RIGHT
Standards of Excellence in Performance Coaching
• establish clear performance goals
• provide accurate feedback
• give encouragement
• create a fear-free environment
• expect success
• encourage excellence
• asks questions
• reduce ego-involvement

MONITORING
#2 #1 #3
COACHING FACILITATION COUNSELLING
FOCUSES ON FOCUSES
FOCUSES ON PROBLEM
PERFORMANCE ON
IDENTIFICATION BEHAVIOR

39
MONITORING
#1
FACILITATION
SKILLS
#2 WHAT IS THE PROBLEM ? #3

PERFORMANCE BEHAVIOUR
COACHING COUNSELLING
SKILLS SKILLS
#4
- PERFORMANCE BASED - BEHAVIOUR, ATTITUDE,
RELATIONSHIP ORIENTED
- QUICKER RESULT
- SUSTAINED, LONG-TERM
RESULT
40
COACHING
DEFINED
• COACHING
• IS UNLOCKING A PERSON’S POTENTIAL

TO MAXIMIZE THEIR OWN
PERFORMANCE.
• IT IS HELPING TO LEARN RATHER
THAN TEACHING THEM.

Apa itu Coaching ?
Coaching : adalah mengarahkan,

membimbing, memberikan instruksi
kepada seseorang (atau kelompok)
agar dia (atau mereka) memperoleh
ketrampilan atau metode baru dalam
melakukan sesuatu untuk mencapai
suatu sasaran yang dikehendaki

Apa itu Counseling ?
Counseling adalah suatu kegiatan

untuk mengubah perilaku, sikap
seseorang. Counseling membantu
seseorang untuk menyadari perilaku,
sikapnya yang menghambat atau
menimbulkan masalah.

PERBEDAAN
COACHING COUNSELING
1. Mengarahkan ketrampilan 1. Mengubah sikap atau

atau tugas baru perilaku
2. Coach menunjukkan “apa 2. Counselor meneliti sikap

yang harus dilakukan” dan atau perilaku seseorang
“bagaimana melakukannya” bersama orang tersebut
3. Fokus pada “mengarahkan” 3. Fokus pada “mendengarkan”
4. Coach memberikan solusi 4. Counselor membantu orang

untuk permasalahan untuk menemukan solusinya
sendiri

COACHING SKILLS
Support the process of KPI & its target achievement

Duta Wacana Christian University (UKDW) Yogyakarta as part of

C.O.A.C.H
TO WIN
C = CONVICTION ORIENTED
O = OVERLEARNING
A = AUDIBLE READY & ADAPTABLE
C = CONSISTENCY – 4P, PLAN, PRACTICES, PATIENCE, PERSISTENCE
H = HONESTY - BASED

THE COACHING PROCESS MODEL
1.
ESTABLISH
GOALS
2.
COLLECT
PERFORMANCE DATA
8. 3.
EVALUATE ANALYZE
PERFORMANCE PERFORMANCE
FEEDBACK
7. 4.
IMPLEMENT REVIEW AND MODIFY
STRATEGIES PERFORMANCE GOALS
AS NEEDED
5.
6. IDENTIFY
DEVELOP DEVELOPMENTAL
ACTION PLAN RESOURCES

Ciri-ciri Coaching
• Coach yang memulai diskusi /
pembahasan
• Berhubungan dengan
mengarahkan perbaikan
kompetensi melalui suatu
ketrampilan atau tugas
• Tindakan bersifat positif dan
korektif
• Coach menunjukkan atau
memberikan instruksi yang
spesifik mengenai “apa yang harus
dilakukan” dan “bagaimana
melakukannya”
• Sasarannya adalah untuk
memperbaiki kinerja
Mengapa Coaching ?
• Untuk memperbaiki kinerja kelompok/individu secara
proaktif
• Agar individu karyawan menjadi trampil dalam hal
tertentu
• Membantu individu karyawan melakukan pekerjaan
atau menangani situasi dengan benar dan lebih baik
• Memberikan kesempatan kepada Coach dan si ’murid’
untuk bersama-sama menemukan solusi yang terbaik
• Membangun pengertian yang lebih baik antara Coach
dan si ’murid’atau coachee atau individu karyawan
• Memperbaiki kinerja individual

Kapan Melakukan Coaching ?
Pada saat:
• Muncul suatu permasalahan yang harus
dipecahkan
• Ada kesempatan untuk bertindak
• Individu Karyawan datang kepada Anda untuk
membahas suatu permasalahan / situasi
• Bawahan Anda baru mempelajari suatu
ketrampilan baru dalam training
• Anda melihat bahwa bawahan Anda melakukan
sesuatu dengan tidak benar

Apa Karakter Seorang Coach Yang
Berkualitas?
• Yakin akan kemampuan dan memahami
ketidakmampuan diri-sendiri
• Percaya pada orang lain/individu karyawan dan
secara tulus ingin melihat mereka berhasil
• Kesediaan untuk menempati ‘urutan kedua’ dan
tidak mencari popularitas
• Empati, mampu melihat dari sisi pandang orang
lain/individu karyawan
• Kepekaan, mengerti kapan harus ‘masuk’ dan
kapan harus diam
• Kesabaran dan kesediaan untuk meluangkan
waktu untuk orang lain/individu karyawan

6 Langkah Melakukan Coaching
1. Menjelaskan tujuan dan kepentingan dari
diskusi (Goals)
2. Mendiskusikan dan menjelaskan situasi
dengan detil (Reality)
3. Menyepakati hasil yang diharapkan
4. Mendiskusikan cara yang paling efektif
untuk menangani situasi tersebut (Options)
5. Menyimpulkan tindakan yang harus diambil
(Will)
6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda
dan tetapkan tanggal untuk follow-up

PERFORMANCE COACHING
IS BASED UPON
• CONTEXT - AWARENESS &
RESPONSIBILITY
• SKILL - EFFECTIVE QUESTIONING
• SEQUENCE - GROW model

▫ G - GOALS
▫ R - REALITY
▫ O - OPTIONS
▫ W - WILL
Apa yang Dilakukan Dalam Setiap Langkah?
1. Menjelaskan tujuan dan kepentingan dari diskusi
Jelaskan secara spesifik situasi yang ingin Anda diskusikan
dan alasannya
Mengacu pada data dan informasi (fakta) mengenai
situasi
2. Mendiskusikan dan menjelaskan detil mengenai diskusi

Mencari informasi (input)
Mengumpulkan data dan fakta
Menjelaskan informasi
3. Menyepakati hasil yang diharapkan

Bertanya kepada bawahan/individu karyawan apa hasil
yang ingin dicapai dalam situasi tersebut

4. Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menangani situasi tersebut
• Mengajukan pertanyaan terbuka, misalnya:
 Bagaimana menurut Anda cara yang terbaik untuk … ?
 Apa yang akan Anda lakukan untuk … ?
 Apa yang akan Anda katakan untuk … ?
5. Menyimpulkan tindakan yang harus diambil
• Simpulkan tindakan yang akan diambil dan periksa apakah
bawahan telah mengerti
6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan tanggal untuk
follow-up
• Tunjukkan keyakinan Anda bahwa dia (bawahan) akan mampu
menangani situasi
• Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu dan
mendukungnya
• Tetapkan tanggal untuk follow-up

COACHING QUESTIONS
GOAL
ORIENTED
WILL REALITY
ORIENTED ORIENTED
OPTIONS
ORIENTED

56
COUNSELING SKILLS
Support the process of KPI & its target achievement

Duta Wacana Christian University (UKDW) Yogyakarta as part of

COUNSELLING
Any activity in the workplace where
one individual uses a set of skills &
techniques to help another individual
to take responsibility for & to manage
their own decision making whether it is
work related or personal. Particularly
relevant to self development.
* RECOGNITION & UNDERSTANDING

* EMPOWERING
* RESOURCING

The Feedback Process
Stage 1: Describe current Behavior
Stage 2: Identify Situations
Stage 3: Describe Impacts and Consequences
Stage 4: Identify Alternative Behaviors

Ciri-ciri Counseling
• Biasanya dimulai oleh karyawan
• Dilakukan saat ada masalah atau saat karyawan
ingin bantuan dalam penyelesaian masalah
• Permasalahan biasanya berhubungan dengan
perilaku atau sikap karyawan atau personal
problem
• Peran Counselor dititik-beratkan pada
mendengarkan
• Counselor tidak memberikan solusi, namun
membantu individu karyawan untuk menemukan
solusinya sendiri
• Sasarannya adalah untuk memecahkan masalah
dan/atau meringankan beban individu karyawan

Kapan Melakukan Counseling?
Pada saat seseorang atau individu karyawan:

• memiliki masalah pribadi
• memiliki masalah dengan perilakunya
• memiliki masalah dengan perilaku atau sikapnya
• mengetahui alternatif solusi tapi ragu mana
yang harus dipilih

Ketrampilan Makro Counseling
• Pertanyaan Terbuka
▫ Apa
▫ Dimana
▫ Kapan
▫ Kenapa
▫ Siapa
Pertanyaan Terbuka memberikan kesempatan kepada lawan

bicara untuk lebih leluasa menyatakan perasaannya atau
pendapatnya
• Pertanyaan Tertutup
▫ Apakah
▫ Menurutmu
▫ Bagaimana kalau
Pertanyaan Tertutup biasanya dijawab dengan Ya atau Tidak

Ketrampilan Mikro Counseling
1. Mengklarifikasi
▫ Maksud nya apa….?
▫ Apakah dirimu mengatakan bahwa…
▫ Biar kami coba untuk mengerti…
▫ Bisakah dirimu lebih spesifik….?
Pada Saat:
▫ Counselor ingin lebih memahami apa yang dimaksud
oleh lawan bicara
▫ Counselor ingin menguji adanya saling pengertian
▫ Counselor ingin memastikan apa yang akan dilakukan

2. Merefleksikan
⚫ Kami dapat melihat bahwa masalah itu sangat mengganggumu.
Kira-kira bagaimana cara untuk mengatasinya ?
⚫ Kami tahu kalau terjebak macet itu bisa membuat orang frustasi.
Bisakah dicoba untuk dihindari ?
⚫ Menurut anda itu tidak adil dan anda tidak suka. Tidak ada yang
lebih buruk daripada diperlakukan tidak adil. Apakah anda ada ide
bagaimana menghindarinya ?
Pada Saat:
⚫ Lawan bicara sedang marah atau kecewa
⚫ Lawan bicara terlihat emosional
⚫ Lawan bicara kelihatan defensif

3. Mengkonfrontasi
⚫ Anda mengatakan tertarik, tapi tidak menghadiri meeting sama sekali
Pada Saat:
⚫ Lawan bicara mengatakan sesuatu yang tidak sesuai dengan
perilakunya
⚫ Lawan bicara mengatakan sesuatu yang berbeda dengan yang
dikatakannya sebelumnya
⚫ Lawan bicara menghindari tanggungjawab dengan menyalahkan orang
lain, mengubah pembicaraan, dsb.

4. Memuji
⚫ Penilaian anda sangat baik…
⚫ Anda adalah orang yang baik…
⚫ Anda telah melakukan tugas yang baik
⚫ Anda memiliki potensi yang sangat baik
Pada Saat:
⚫ Counselor ingin memotivasi lawan bicara
⚫ Counselor ingin menciptakan suasana yang terbuka
⚫ Counselor ingin membangun hubungan yang baik
dengan lawan bicara

5. Meyakinkan
⚫ Tenang saja, keadaan pasti akan membaik
⚫ Ayo, kita makan dan lupakan saja
⚫ Bukankah dibalik mendung selalu ada matahari
⚫ Coba istirahat dulu, baru nanti dipikirkan lagi
Pada Saat:
⚫ Lawan bicara sedang dalam keadaan tertekan
⚫ Lawan bicara merasa bahwa dia diperlakukan tidak adil
⚫ Lawan bicara mempunyai masalah dan terus
memikirkannya

6. Menyimpulkan
⚫ Jadi kesimpulannya …
⚫ Jadi intinya adalah….
⚫ Sekarang kita lihat, yang akan anda
lakukan adalah….
⚫ Coba kita ulangi pembicaraan ini dan
membuat sedikit catatan…
Pada Saat:
⚫ Counselor ingin mengkonfirmasikan
apa yang akan dilakukan lawan bicara
di akhir diskusi

Tanda-tanda Karyawan Yang Bermasalah
• Menunjukkan penurunan dalam berusaha

• Menjadi sangat sensitif dan defensif
• Menunjukkan ‘mood’ yang tidak baik
• Kebiasaan atau perilakunya berubah drastis
• Disiplinnya menurun (sering absen, ijin, dsb)

Pendekatan Counseling
Berpusat Pada Solusi
Menganjurkan
Menyuruh
Menawarkan
Konsultasi Refleksi
Berpusat Pada Masalah

Pendekatan Counseling
• Berpusat Pada Masalah
Digunakan untuk memahami permasalahan dengan lebih mendalam. Dalam hal ini, si
Counselor jangan memberikan penilaian, kesimpulan atau solusi.
▫ Konsultasi - menanyakan atau memberikan informasi untuk
mengidentifikasikan permasalahan lebih baik
▫ Refleksi - mengkonfirmasikan / merumuskan kembali pandangan /
informasi dari bawahan untuk menunjukkan bahwa Anda telah paham
• Berpusat Pada Solusi

Digunakan pada saat Counselor ingin membantu bawahan dalam menemukan solusi.
Sebelumnya, Counselor perlu memastikan perlu / tidaknya dia menawarkan solusi.
▫ Menyuruh - meminta bawahan untuk melakukan tindakan tertentu

▫ Menganjurkan- Merekomendasikan tindakan tertentu yang dapat diambil oleh bawahan
▫ Menawarkan - mengajukan ide dan menegosiasikan kesepakatan

Respon yang Harus Dihindari
• Memperingati, mengancam
▫ Sebaiknya anda melakukan ini, kalau tidak….
▫ Kalau anda tidak melakukan ini, maka…
▫ Lebih baik anda jangan melakukan itu…
▫ Kami peringatkan, kalau anda melakukan itu…
• Menceramahi
▫ Anda harus melakukan ini…
▫ Adalah tanggungjawab anda untuk melakukan ini…
▫ Sudah menjadi tugas anda untuk melakukan ini…
• Mencemooh, menyindir
▫ Anda adalah karyawan yang ceroboh…
▫ Cara berpikir anda sangat lamban…
▫ Cara bicara anda seperti insinyur saja…
• Menghakimi, menyalahkan
▫ Anda salah kalau melakukan itu…
▫ Seharusnya anda sudah tahu…
▫ Itu semua adalah salah anda….

6 Langkah Melakukan Counseling
1. Mempersiapkan suasana
2. Mendengarkan dan memahami
3. Mencari penyebab permasalahan
4. Mendiskusikan cara yang paling efektif
untuk menyelesaikan permasalahan
5. Membantu membuat keputusan
6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan
Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-
up
1. Mempersiapkan suasana
Ciptakan suasana yang nyaman dan membuka diskusi
dengan ramah
Jelaskan tujuan diskusi
2. Mendengarkan dan memahami

Mencari masukan (input)
Dengarkan permasalahan dengan seksama
Tanggapi dengan empati
3. Mencari penyebab permasalahan

Temukan penyebab dan alasan dari masalah
Jangan membuat penilaian

4. Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menyelesaikan
permasalahan
Menanyakan ide dan jalan keluar dari permasalahan
Menanyakan kepada bawahan pendapatnya mengenai
alternatif solusi
5. Membantu membuat keputusan
Membantu bawahan dalam memutuskan apa yang
harus dia lakukan, bagaimana, dan kapan agar
permasalahan dapat diselesaikan
6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan
tanggal untuk follow-up
Tunjukkan keyakinan Anda bahwa dia (bawahan) akan
mampu menangani situasi
Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu dan
mendukungnya
Tetapkan tanggal untuk follow-up
SUMMARY
• COACHING & COUNSELING IS A SKILL
• TO LEARN A SKILL YOU MUST DO

Kasus 1
• Ada seorang karyawan yang mengalami
penurunan hasil kinerja setelah 2 tahun
berturut-turut mendapatkan penilaian kinerja
yang sangat baik
▫ Bila anda sebagai atasan nya bagaimana anda
menanggapi nya sehingga ybs bisa kembali berkinerja
dengan baik.
▫ Lakukan juga pengidentifikasi profile karyawan tsb
dan juga gaya komunikasi yang cocok untuk dapat
dilakukan perbaikan kinerja nya.

Kasus 2
• Seorang Karyawan mengalami kekecewaan yang
sangat dalam dikarenakan perusahaan secara
umum tidak dapat menaikkan gaji pokok para
karyawan sesuai dengan tingkat inflasi dan
angka persentasi yang diinginkan sebagian
besar karyawan.
▫ Sebagai atasanya, bagaimana sikap anda dan action
apa yang anda harus lakukan serta langkah apa yang
harus dilakukan.
▫ Sementara gaya komunikasi karyawan cenderung
pasif dan profile nya lebih sering menginfluence
karyawan lain untuk protes.

Kasus 3
• Seorang karyawan telah dikirim ke lembaga
pelatihan ternama untuk mengikuti program
Leadership, ternyata setelah 3 bulan dari
pelatihan belum dapat menunjukan
peningkatan dari kompetensi kepemimpinan
nya terhadap bawahan langsungnya.
▫ Bila anda sebagai atasan nya tindakan apa yang anda
harus lakukan, silahkan di simulasikan kepada
karyawan tsb.
▫ Disatu sisi lain motivasi si karyawan lebih kepada
pencapaian hasil kinerja dirinya sendiri dan gaya
komunikasi yang one way only.

Kasus 4
• Seorang karyawan baru saja mengalami proses
perceraian dengan pasangan nya. Akibatnya
sering sekali ditemukan kesalahan mendasar
dalam hasil kerja si karyawan tsb.
▫ Sebagai atasan, bagaimana anda menyikapi hal ini
dan langkah apa saja yang perlu anda lakukan
terhadap si karyawan tsb.
▫ Jenis gaya komunikasi mana yang cocok dan
pengidentifikasian profile si karyawan akan sangat
membantu recovery dari si karyawan tsb.

Kasus 5
• Telah ditemukan sebuah penyimpangan
keuangan dari sebuah laporan pertanggungan
jawab dari seorang karyawan sehingga
mengakibatkan adanya kerugian bagi
perusahaan.
▫ Sebagai atasan tindakan apa saja yang anda lakukan
dan bagaimana anda mencari jalan keluar supaya si
karyawan tidak perlu diPHK akan tetapi bisa merubah
perilakunya.
▫ Lakukan pendekatan dengan mengidentifikasi profile
dari si karyawan tsb.

Kasus 6
• Ada sebuah kejadian dimana seorang karyawan
berkelahi di tempat kerja dengan karyawan
bagian lain dimana hal ini dapat mengakibatkan
keduanya mendapatkan teguran keras hingga
PHK.
▫ Apa tindakan anda terhadap si karyawan tsb sebagai
atasan dan bagaimana anda bisa meyakinkan tidak
akan terjadi kembali di kemudian hari.
▫ Lihat juga apakah si karyawan yang berkelahi ini
memiliki kestabilitas emosi dan langkah apa saja
yang harus diterapkan kepada ybs.

Kasus 7
• Seorang karyawan terlilit hutang baik oleh
kartu kredit dan hutang bank serta lintah darat.
Hidup karyawan ini seperti gali lobang tutup
lobang sehingga mengakibatkan kinerja nya
kurang memenuhi standar kinerja.
▫ Sebagai atasan yang memiliki karyawan seperti ini
apa yang perlu anda lakukan dan tindakan apa yang
diharapkan datang dari seorang atasan.
▫ Lakukan pendekatan dengan mengidentifikasi profile
si karyawan, lakukan interview secara mendalam dan
identifikasi apakah ini disebabkan oleh kebiasaan si
karyawan atau karena aspek diluar dirinya.

Kasus 8
• Dikarenakan keseringan absen entah karena ada
urusan keluarga ataupun urusan pribadi,
mengakibatkan si karyawan dianggap tidak
memenuhi syarat layak sebagai karyawan dari
sisi kehadiran. Namun kinerja nya masih bisa
dikatakan baik.
▫ Bagaimana sebagai atasan, anda menanggapi situasi
ini dan pendekatan apa yang anda lakukan terhadap
si karyawan tsb. Serta identifikasi apakah problem ini
disebabkan karena perilaku atau masalah tempat
kerja.

Kasus 9
• Seorang karyawan baru saja
mendapatkan penghargaan dari
sebuah institusi diluar perusahaan
karena keterlibatan diluar jam kerja.
▫ Melihat hal ini apa sikap anda sebagai
atasan nya dan bagaimana anda
seharusnya berlaku sebagai atasan.
▫ Lakukan pendekatan dengan
mengidentifikasi profile karyawan tsb
terlebih dahulu
It’s not the end, it’s the beginning of journey to
greatness...
If you need further assistance,
please contact me at 08121055000
Or visit www.pungkipurnadi.com
Or sending e-mail to :
Pungki.purnadi@gmail.com
pungki@pungkipurnadi.com
THE END

Pungki Purnadi, ST.MM.MHRM.
Pungki Purnadi is Business Management expert & certified Human Capital
practitioner, having more than 28 years experience in handling Human Capital (HC)
Management matter. His engineering background education and master human
resources management support him to become the innovative HC Practitioner. He
had various working experiences regionally and internationally such as with TOTAL
Indonesie, MedcoEnergi, Petronas Carigali, WorleyParsons, Petrosea and some
years with international management consultant, handling some HR matters in
various industries.
During his working experiences, he had been assigned to various key HR position
domestically & internationally (in France, England, Scotland, Norway, Turkey, Arab
Emirates, Iran, Libya, Nigeria, Sudan, Argentine, Australia, Myanmar, Thailand and
Malaysia) such as Training & Development Manager, HRD Manager, Country HR
Manager, South East Asia Regional HR Manager and Human Capital Director. He is
also one of the founders who have an initiative to conduct HR certification in
Indonesia such as Certified Human Resources Professional (CHRP); Certified Human
Resource Management (CHRM) and Certified Professional Human Capital
Management (CPHCM). As HR practitioners, he is very active to run and facilitating
several HR program.

12 - 3module Performance Monitoring With Coaching&Counseling - CPHCM - Yogya

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

12 - 3module Performance Monitoring With Coaching&Counseling - CPHCM - Yogya

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

1

How to ensure the KPI and its target can be achieved

By :Pungki Purnadi M.W.

Yogyakarta, 3rd March 2019 & 6th October 2019

Duta Wacana Christian University (UKDW) as part of

Variance of Work Forces Generation

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

What they appreciate the most ?

BUSINESS STRATEGY ORGANIZATION STRATEGY CULTURAL STRATEGY

Business Target Organization Remuneration Career &

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Business Business Organization

SLA Target PMS

Frontline Supervisors KPIs

Team Leaders KPIs

Front-line / Staff KPIs

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Planning Coaching Monitoring

Rewarding Reviewing Appraisal

Objectives Purposes Objectives Purposes Objectives Purposes

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Ukuran Kinerja Pekerja (IKI = Indikator Kinerja

KPI Pekerja = Ukuran atau Indikator yang akan

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Planning Coaching & Monitoring

Rewarding Reviewing Appraisal

- Work to be done (KRAs).

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

The most basic performance

• The supervisor brings in

• The staff brings in the

….achieving a stature that one values

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

….the reward comes from an external source

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

People Management Styles

Command and control Delegation and empowerment

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

C High Rising Star (1,9) Partner (9,9)

M Challenging Ideal Challenging

• Behavior Based (the How) - Values

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Top Management 40% 60% 0%

Middle Management 10% 70% 20%

First Line Management 0% 60% 40%

Staff – Front liners 0% 20% 80%

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Purpose : Review and provide feedback on the progress of achievement of

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

WILL NOT LEAD TO

• establish clear performance goals

• provide accurate feedback

• create a fear-free environment

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

#2 WHAT IS THE PROBLEM ? #3

• IS UNLOCKING A PERSON’S POTENTIAL

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Coaching : adalah mengarahkan,

Certified Professional Human Capital Management (CPHCM) - Indonesia

Counseling adalah suatu kegiatan