Email Management Tool

Admin Manual
Version 1.4.0

CS Loxinfo Public Company Limited

Email Management Tool

Document Details
Document Name: Email Management Tool
Purpose of Document: Admin Manual for Domain Admin
Document version: V 1.4.0 Date of First Draft: 2013-11-25
Prepared by: Pruettichai Samrongthong Date Approved: [dd/mm/yyyy]
Approved by: Yord Sanpanich

Version History
Version No. Date Approved Reasons for Change Change by
V.1.0 25/11/2013 Initial Tanin Sopa
V.1.2 07/01/2014 Update Jitasinee Sumonkasemsuk
V.1.3 05/02/2014 Update Jitasinee Sumonkasemsuk
V.1.3.1 16/05/2014 Update Jitasinee Sumonkasemsuk
V.1.4.0 10/09/2014 Update Jitasinee Sumonkasemsuk

Distribution List
Version No. Name Title/Company

2
Email Management Tool
Contents
Email Management ........................................................................................................................................................................ 4
Menu Manage -> Accounts......................................................................................................................................................... 5
Add Account........................................................................................................................................................................... 6
Edit Account ........................................................................................................................................................................... 8
Delete Account ....................................................................................................................................................................... 9
Account Aliases...................................................................................................................................................................... 9
Mail Forwardings ................................................................................................................................................................. 10
Auto-Reply ........................................................................................................................................................................... 11
Organization Chart .................................................................................................................................................................... 12
Menu Manage -> Organization Units ....................................................................................................................................... 13
Add Organization Unit ......................................................................................................................................................... 13
Delete Organization Unit ..................................................................................................................................................... 14
Add/Remove Member on Organization Unit....................................................................................................................... 14
Menu Manage -> Groups .......................................................................................................................................................... 16
Add Group ............................................................................................................................................................................ 17
Delete Group ........................................................................................................................................................................ 17
Add/Remove Member on Group.......................................................................................................................................... 17
Menu Report -> History ............................................................................................................................................................ 19
Authen History ..................................................................................................................................................................... 19
Message History ................................................................................................................................................................... 20
Management History ............................................................................................................................................................ 22

3
Email Management Tool

Email Management
การเข้าใช้งาน Email Management ทาได้โดยการ Login ผ่าน URL https://mmgt.csloxinfo.com ด้วย
Domain Admin Account

4
Email Management Tool

Menu Manage -> Accounts

1. แถบแสดงโควต้า มี 2 แถบ คือ

1.1 Account
-สี เขียว แสดงเมื่อมีจานวน Account น้อยกว่า 70%
-สี เหลือง แสดงเมื่อมีจานวน Account อยูร่ ะหว่าง 70-90%
-สี แดง แสดงเมื่อมีจานวน Account มากกว่า 90%
1.2 Quota
-สี เขียว แสดงเมื่อมีจานวนโควต้าน้อยกว่า 70%
-สี เหลือง แสดงเมื่อมีจานวนโควต้าอยูร่ ะหว่าง 70-90%
-สี แดง แสดงเมื่อมีจานวนโควต้ามากกว่า 90%
2. ปุ่ ม สาหรับการ Import Account
ปุ่ ม สาหรับการเพิ่ม Account
3. แถบสาหรับค้นหา Account และ ค้นหา Account ภายใต้ Organization
4. แสดงรายชื่อ Account
5. แสดงสิ ทธิ ของแต่ละ Account
6. แสดงโควต้าของแต่ละ Account
7. แสดงวัน เวลา ที่สร้างของแต่ละ Account
8. Refresh Used Quota/แก้ไข/ลบ Account

5
Email Management Tool

Add Account

Account Name: ชื่อ Account มีเงื่อนไขในการตั้งชื่อ ดังนี้

1. สามารถใช้ตวั อักษรภาษาอังกฤษพิมพ์เล็กหรื อพิมพ์ใหญ่ก็ได้ โดยที่ระบบจะมองว่าเป็ นตัวเดียวกัน
2. สามารถใช้ตวั เลขประกอบในการตั้งชื่อได้
3. สามารถใช้อกั ขระพิ เ ศษต่ อไปนี้ ในการตั้ง ชื่ อ Account ได้ คือ . (จุ ด) หรื อ _ (Underscore) โดยที่
ระบบจะมองว่า . (จุด) หรื อ _ (Underscore) เป็ นตัวเดียวกัน
ตัวอย่า งเช่ น Account: test.1@axdemo.cslox.com กับ Account: test_1@axdemo.cslox.com จะถื อ
ว่าเป็ น Account เดียวกัน
ตัวอย่างการตั้งชื่อ Account เช่น somsri12@cslox.com หรื อ somsri_janta@cslox.com

6
Email Management Tool

Host: ระบบ Axigen เป็ น Default

Privilege: กาหนดสิ ทธิ ของ Account
- Basic Account (Account ทัว่ ไป)
- Co-Administrator (เป็ น Admin ร่ วมกัน สามารถ เพิ่ม ลบหรื อแก้ไข Account ต่างๆ ในโดเมน)
Organization: ระบุ Organization ของ Account
Quota: โควต้าของแต่ละ Account (หน่ วยเป็ น MB, GB หรื อ TB)
Password: อย่างน้อย 8 ตัวอักษร ซึ่งต้องประกอบไปด้วย 3 ใน 4 ของเงื่อนไขดังต่อไปนี้
1. อักษรภาษาอังกฤษพิมพ์ใหญ่
2. อักษรภาษาอังกฤษพิมพ์เล็ก
3. ตัวเลข
4. อักขระพิเศษ
โดยห้ามมีชื่อ Account อยูใ่ นรหัสผ่าน ตัวอย่างเช่น Account : test@cslox.com ไม่สามารถตั้งรหัสผ่าน
เป็ น ts@test01 เนื่องจากมีคาว่า test ซึ่งเป็ นชื่อ Account อยูใ่ นรหัสผ่าน

7
Email Management Tool

Edit Account

คลิกปุ่ ม เพื่อดาเนินการแก้ไขข้อมูลต่างๆ ของ Account ตัวอย่างเช่น รหัสผ่าน, โควต้า ฯลฯ

8
Email Management Tool

Delete Account

คลิกปุ่ ม (Delete) หลัง Account ที่ตอ้ งการลบ จากนั้นจะมี pop-up ให้ยนื ยันการลบ Account อีกครั้ง

Account Aliases

Account Aliases เป็ นการสร้างชื่ออีเมล์เสมือนขึ้นให้กบั Account (ไม่มี Mailbox อยูจ่ ริ ง) อีเมล์ที่ส่งเข้า

อีเมล์เสมือนจะถูกเขียนลง Mailbox ของ Account นั้นแทน
ตัวอย่างเช่น Account: jitasinee@axdemo02.csloxinfo.com ได้กาหนด Account Aliases เป็ น jitasinee.s
เมื่ อ มี อี เ มล์ถู ก ส่ ง มาที่ jitasinee.s@axdemo02.csloxinfo.com อี เ มล์ฉ บับ ดัง กล่ า วจะถู ก เขี ย นลง Mailbox ของ
Account: jitasinee@axdemo02.csloxinfo.com
หมายเหตุ ! จานวน Account Aliases รวมของทั้งโดเมน สร้ างได้ไม่เกินจานวน Account ทั้งหมดของ
โดเมน ตัว อย่ า งเช่ น โดเมน axdemo02.csloxinfo.com มี จ านวน Account สู ง สุ ด 5 Account ดั ง นั้ นโดเมน
axdemo02.csloxinfo.com จะสร้าง Account Aliases รวมกันได้สูงสุ ดไม่เกิน 5 Aliases

9
Email Management Tool

Mail Forwardings

สามารถตั้งค่าการ Forward อีเมล์ได้ โดยการพิมพ์ชื่ออีเมล์ที่เราต้องการให้ Forward ลงไป ถ้าต้องการ

ให้เมล์ถกู ทาสาเนาใน Mailbox ของ Account นั้นด้วย ให้เลือก หน้า Keep Message
หมายเหตุ! Mail Forwardings จะสามารถตั้ง Forward ไปปลายทางได้ไม่เกิน 20 อีเมล์

10
Email Management Tool

Auto-Reply

Status: Enable คือ การเปิ ดใช้งาน Auto-Reply

Disable คือ การปิ ดการใช้งาน Auto-Reply
Start Date: กาหนดวันที่จะเริ่ มใช้งาน Auto-Reply
End Date: กาหนดวันที่จะสิ้ นสุ ดการใช้งาน Auto-Reply
Subject: กาหนด Subject ของ Auto-Reply
Message: กาหนดข้อความของ Auto-Reply

11
Email Management Tool

Organization Chart
โครงสร้างการบริ หารจัดการของระบบ แบ่งโครงสร้างการบริ หารจัดการเป็ น 3 ระดับ ดังรู ป

Domain Admin หมายถึง ผูด้ ูแลโดเมน ซึ่งได้รับสิ ทธิในการบริ หารจัดการต่างๆ ดังนี้

1. สิ ทธิในการบริ หารจัดการ Organization Unit
- เพิ่ม ลบ หรื อแก้ไข Organization Unit
- กาหนด Account สาหรับบริ หารจัดการ Organization Unit
- จัดสรรโควต้าและจานวนสมาชิกให้แก่ Organization Unit
2. สิ ทธิในการบริ หารจัดการ Mail Group
- เพิ่ม ลบ หรื อแก้ไข Mail Group
- กาหนดสมาชิกใน Mail Group
3. สิ ทธิในการบริ หารจัดการ Account
- เพิ่ม ลบ หรื อแก้ไข Account
- จัดการรหัสผ่านของ Account
- จัดสรรโควต้าของ Account
- เพิ่ม ลบ หรื อแก้ไข Forward ของ Account
- เพิ่ม ลบ หรื อแก้ไข Auto-reply ของ Account
12
Email Management Tool

Menu Manage -> Organization Units

Add Organization Unit

คลิกปุ่ ม เพื่อเพิ่ม Organization Unit

13
Email Management Tool
กรอกรายละเอียดและทาการกาหนดโควต้าต่างๆ ดังนี้
Organization Name: ชื่อ Organization ที่ตอ้ งการสร้าง ตัวอย่างเช่น HR
Parent: ให้เลือกเป็ น None Organization (กิ่งนอกสุ ดของ Organization)
Max Account: กาหนดจานวน Account ของ Organization หรื อเลือก ที่ Using parent quota เพื่อใช้
Account รวมของโดเมน
Max Quota: กาหนดจานวนโควต้าของ Organization หรื อเลือก ที่ Using parent quota เพื่อใช้โควต้า
รวมของโดเมน
Administrator(s): กาหนด Account ที่ใช้สาหรับบริ หารจัดการ Organization Unit โดย Account ดังกล่าว
ไม่จาเป็ นต้องอยูภ่ ายใต้ Organization Unit เดียวกัน

Delete Organization Unit

ถ้า จะทาการลบ Organization Unit ต้องน าสมาชิ ก ใน Organization Unit นั้นออกให้หมดก่ อน จึ ง จะ
สามารถดาเนินการลบ Organization Unit ได้
ทาการตรวจสอบก่อนว่ามีสมาชิกอยู่ใน Organization Unit ที่เราต้องการลบหรื อไม่ ถ้าไม่มีให้คลิ กปุ่ ม
เพื่อทาการลบ Organization Unit

Add/Remove Member on Organization Unit

คลิกปุ่ ม เพื่อทาการเพิ่มหรื อลดสมาชิกใน Organization Unit

14
Email Management Tool
การเพิ่มหรื อลดสมาชิกใน Organization Unit

หมายเลข 1 คือ ช่องสาหรับค้นหา

หมายเลข 2 คือ แสดงรายชื่ อทั้งหมด สามารถเพิ่มสมาชิ กได้ โดยการคลิ กปุ่ ม หลังชื่อ Account ที่
ต้องการเพิ่มใน Organization Unit นั้น
หมายเลข 3 คือ แสดงรายชื่อที่เป็ นสมาชิกใน Organization Unit และสามารถนาสมาชิกที่มีอยูอ่ อกจาก
Organization Unit โดยการคลิกปุ่ ม

15
Email Management Tool

Menu Manage -> Groups

1. แถบแสดงโควต้า
-สี เขียว แสดงเมื่อมีจานวน Group น้อยกว่า 70%
-สี เหลือง แสดงเมื่อมีจานวน Group อยูร่ ะหว่าง 70-90%
-สี แดง แสดงเมื่อมีจานวน Group มากกว่า 90%
2. ปุ่ ม สาหรับการเพิ่ม Group
3. แถบสาหรับค้นหา Group
4. แสดงรายชื่อ Group
5. เพิ่มหรื อลดสมาชิก/แก้ไขชื่อ/ลบ Group

16
Email Management Tool

Add Group

Group Name: ใส่ รายชื่อ Group ลงไป ตัวอย่างเช่น staff

Delete Group

คลิกปุ่ ม หลังรายชื่อ Group ที่ตอ้ งการลบ จากนั้นจะมี pop-up ให้ยนื ยันการลบ

Add/Remove Member on Group

คลิกปุ่ ม เพื่อทาการเพิ่มหรื อลดสมาชิกใน Group

17
Email Management Tool

การเพิ่มสมาชิก: สามารถเลือกสมาชิกที่ตอ้ งการเพิ่มจากช่ องหมายเลข 1 โดยการคลิกปุ่ ม หลังชื่อที่

ต้องการ หรื อสามารถเลือกทั้งหมดได้โดยปุ่ ม Add All เมื่อทาการคลิกแล้วจะไปปรากฏเป็ นสมาชิ กอยู่ในช่ อง
หมายเลข 2
การลดสมาชิก: สามารถเลือกสมาชิกที่ตอ้ งการลบจากช่ องหมายเลข 2 โดยการคลิกปุ่ ม หลังชื่อที่
ต้องการลบ เมื่อทาการคลิกแล้วรายชื่อจะไปปรากฏในช่องหมายเลข 1

18
Email Management Tool

Menu Report -> History

Authen History
- Login Summary: จะแสดง 20 Accounts ที่ login บ่อยที่สุด
โดยที่กรอกวันที่ได้ตาม Format ปี (ค.ศ.) – เดือน – วัน ตัวอย่างเช่น 2013-11-27

19
Email Management Tool
- One User Login History: ค้นหารายละเอียดการ login ของแต่ละ Account

Message History
- Top receiving user (in number): จะแสดง 20 Accounts ที่รับเมล์มากที่สุด

20
Email Management Tool
- Top receiving user (in size): จะแสดง 20 Accounts ที่รับเมล์ขนาดใหญ่ที่สุด

- One User Message History: แสดงเมล์ขาเข้าทั้งหมดในแต่ละวัน (ค้นหาเป็ นราย Account)

21
Email Management Tool

Management History
- Management log (Day): แสดง Transection log รายวันของ Admin

- Management log (Range): แสดง Transection log เป็ นช่วงเวลาของ Admin

*** ข้ อมูลเพิม่ เติม ***

- Session timeout ของ Email Management Tool คือ 15 นาที (เมื่อไม่มีการใช้งานใดๆ)
- Browser ที่รองรับ IE10, Firefox, Chrome
- ขนาดของหน้าจอมีผลต่อการแสดงผล ตัวอย่างเช่น ในหน้า Manage Account

22