QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN TỔNG HỢP PHÒNG LOGISTICS 2022 (HTNHP-HAN 23.06.2022) - Chỉnh sửa 04

Quy trình giao nhận tổng hợp
2023
Phê duyệt bởi: Ban giám đốc chi nhánh HNTHP
PHÒNG BAN: LOGISTICS - KD4
Ông Hoàng Tùng

Trưởng phòng
Bà Đàm Thúy Lan

Phó trưởng phòng
Trần Hữu Nam

Phó trưởng phòng
A member of VNT Logistics
MỤC LỤC
I. CƠ CẤU TỔ CHỨC...........................................................................................1
1. Sơ đồ tổ chức........................................................................................................1
2. Danh sách nhân sự: cập nhật đến 01/06/2022.......................................................1
3. Phân công công việc.............................................................................................1
3.1. Yêu cầu chung đối với toàn bộ nhân viên phòng Logs........................................1
3.2. Công việc của Trưởng phòng...............................................................................1
3.3. Công việc của Phó trưởng phòng.........................................................................1
3.4. Công việc của Nhân viên kinh doanh: Sales Logs...............................................1
3.5. Công việc của Nhân viên chăm sóc khách hàng : Cus.........................................1
3.6. Công việc của Nhân viên hiện trường: Ops ........................................................1
3.7. Công việc của Kế toán phòng: Act......................................................................1
II. QUY TRÌNH THAO TÁC.................................................................................1
1. Quy trình hàng nhập: áp dụng cho lệnh giấy và EDO..........................................1
2. Quy trình hàng xuất..............................................................................................1
III. QUY TRÌNH PHỐI HỢP NỘI BỘ...................................................................1
1. VNT / HAN – Phòng Logistics HNTHP.............................................................1
2. Phòng CUS / DOC - Phòng Logistics HNTHP.....................................................1
IV. BAREM CHI PHÍ VÀ CÁC YÊU CẦU VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ....................1
1. Barem chi phí.......................................................................................................1
2. Các trường hợp cần lưu ý khi làm thủ tục Hải Quan............................................1
3. Yêu cầu về lưu trữ hồ sơ.......................................................................................1
V. QUY CHẾ XỬ LÝ VI PHẠM PHÒNG LOGISTICS.....................................1
Trang | 1
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
I. CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG

1. Sơ đồ tổ chức
Trưởng phòng
Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng
Team KD Team P&F Sales man Trực HQ Kế toán
Số lượng: 07 Số lượng: 12 Số lượng: 02 Số lượng : 05 Số lượng : 02
Cus: 02 Cus: 07
Ops: 06 Ops: 03
Trang | 2
2. Danh sách nhân sự: cập nhật đến 01/11/2022

STT Họ và tên Chức vụ Điện thoại Email
Phụ trách phòng: 03 người
1 Hoàng Tùng Trưởng Phòng 0988591908 tungh@hanotranshp.com.vn
2 Đàm Thúy Lan Phó trưởng phòng 0365668866 landt@hanotranshp.com.vn
3 Trần Hữu Nam Phó trưởng phòng 0769009666 namth@hanotransh.com.vn
Bộ phận Sales: 02 người
4 Nguyễn Thanh Tùng Sale 1 0906098683 tungntlogistic@gmail.com
5 Nguyễn Tuấn Vũ Sale 2 0904493466 vunt@hanotranshp.com.vn
Bộ phận hàng nhà máy, dự án ( P&F ): 12 người
6 Đặng Thị Vân Anh Cus 1 0983222296 anhdv@hanotranshp.com.vn
7 Nguyễn Vân Anh Cus 2 0982899023 anhnv@hanotranshp.com.vn
8 Trần Khánh Toàn Cus 3 0904299239 toankt@hanotranshp.com.vn
9 Tạ Quỳnh Hương Cus 4 0934393093 huongtq@hanotranshp.com.vn
10 Nguyễn Tuấn Tú Cus 5 0386594848 tunt@hanotranshp.com.vn
11 Nguyễn Hoàng Linh Cus 6 0398520826 linhnh@hanotranshp.com.vn
12 Lê Thị Lan Cus 7 0977417971 lanlt@hanotranshp.com.vn
13 Ngô Thị Nhan Cus 8 ( Hưng Yên ) 0963541329 nhannt@hanotranshp.com.vn
14 Phạm Xuân Thơ Ops 1 0973464216 thocx91@gmail.com
15 Vũ Minh Tuấn Ops 2 0969596732 vuminhtuan95@gmail.com
16 Nguyễn Duy Tiệp Ops 3 0936816638 nguyenduytiep04@gmail.com
Bộ phận hàng kinh doanh ( KD ): 07 người
17 Đỗ Xuân Hùng Cus 1 ( Đội trưởng ) 0913399667 hungdx@hanotranshp.com.vn
18 Lê Thị Hồng Cus 2 0978700399 honglt-act@hanotranshp.com.vn
19 Nguyễn Anh Tú Ops 1 ( Tổ trưởng ) 0936640460 nguyenanhtu1225@gmail.com
20 Hoàng Minh Quý Ops 2 0989761900 aquy28111991@gmail.com
21 Nguyễn Hoàng Long Ops 3 0789234962 long35hp@gmail.com
22 Bùi Quang Hùng Ops 4 0932390932 hunghbl79@gmail.com
23 Phạm Việt Cường Ops 5 0786157363 cuongpham071973@gmai.com
Bộ phận trực Chi cục Hải quan: 05 người
24 Phạm Bá Tưởng Ops KV3 ( Tổ trưởng ) 0983903099 phamtuongtt@gmail.com
25 Đào Ngọc Minh Ops KV1 & ĐTGC 0936971187 daongocminh616@gmail.com
26 Phạm Trung Nam Ops KV2 & Đ.Vũ 0949881932 nam1803@gmail.com
27 Hoàng Minh Thái Ops Hưng Yên 0972719993 thainv@hanotranshp.com.vn
28 Khúc Văn Hảo Ops KCN Nomura 0973490990 haohnt84@gmail.com
Bộ phận kế toán: 02 người
29 Trần Ngọc Anh KT nghiệp vụ 1 0936668239 anhtn@hanotranshp.com.vn
30 Hoàng Thị Chang KT nghiệp vụ 2 0904099188 changht@hanotranshp.com.vn
Trang | 3
3. Phân công công việc

3.1. Yêu cầu chung đối với toàn bộ nhân viên phòng Logs
 Tuân thủ nội quy, quy định chung của Công ty;
 Tuân thủ các bước trong Quy trình thao tác phòng Logs;
 Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận có liên quan trong quá trình làm việc;
 Thực hiện nhiệm vụ được giao theo sự phân công của lãnh đạo phòng và BGĐ;
 Tôn trọng đồng nghiệp, ứng xử khéo léo khi giao tiếp với khách hàng;
 Hỗ trợ Sales trong việc tư vấn, chăm sóc khách hàng;
 Chăm chỉ cần mẫn tận tâm khi được giao nhiệm vụ và đào tạo nhân viên mới;
 Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao;
 Tích cực nghiên cứu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, nâng cao nghiệp vụ.
3.2. Công việc của Trưởng phòng
- Giám sát, quản lý các hoạt động chung của phòng để thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ mà Ban giám đốc đã giao phó;
- Xây dựng phương án kinh doanh, đề xuất phương hướng phát triển để hoàn
thành chỉ tiêu kinh doanh, phát triển kinh doanh thúc đẩy sản lượng cá nhân và sản
lượng chung của phòng;
- Đánh giá công việc, chấm lương nhân viên và xử lý các vi phạm;
- Sắp xếp điều động nhân sự trong những trường hợp cần thiết;
- Trực tiếp đánh giá mức độ hoàn thành KPI của Sales Logs;
- Tư vấn chính sách thủ tục Hải Quan, hỗ trợ xử lý các vướng mắc phát sinh về
thủ tục Hải quan ( phân cấp để giải quyết );
- Xây dựng đội ngũ nhân viên làm việc tại các Chi cục Hải quan trong và ngoài
Hải Phòng.
3.3. Công việc của Phó trưởng phòng
- Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc quản lý các hoạt động chung của Phòng
Trang | 4
- Phối hợp cùng Trưởng Phòng xây dựng phương án kinh doanh, đề xuất
phương hướng phát triển, đẩy mạnh sản lượng của phòng;
- Trực tiếp điều hành, giám sát các bộ phận nghiệp vụ theo phân quyền;
- Tư vấn chính sách thủ tục Hải Quan, hỗ trợ xử lý các vướng mắc phát sinh về
thủ tục Hải Quan ( phân cấp để giải quyết );
3.4. Công việc của Nhân viên kinh doanh: Sales Logs
- Thực hiện đúng các quy định và yêu cầu công việc của khối kinh doanh;
- Hoàn thành các kế hoạch kinh doanh, sản lượng được giao.
3.5. Công việc của Nhân viên chăm sóc khách hàng : Cus
a. Mô tả công việc
- Chăm sóc khách hàng, giao dịch khách hàng:
 Toàn bộ giao dịch liên quan đến lô hàng phải được thực hiện dưới hình thức
gửi email, ngoại trừ một số trường hợp như: tính chất lô hàng, yêu cầu về
tiến độ, yêu cầu đặc biệt từ khách hàng hoặc Sales...;
 Trực tiếp nhận thông tin và chứng từ của lô hàng từ khách hàng hoặc Sales;
 Kiểm tra mọi thông tin và chứng từ của lô hàng cẩn thận, chi tiết. Nếu phát
hiện thiếu sót, cần thông báo để khách hàng bổ sung đầy đủ chứng từ và
thông tin cần thiết để phục vụ cho việc thanh toán chi phí và làm hàng. Sau
khi hoàn tất việc kiểm tra, tự động tạo mã số lô hàng;
 Gửi email trả lời khách hàng và CC tới các cá nhân, bộ phận liên quan
( Sales, Phụ trách phòng, BP kế toán, Ops ... ). Trong email phản hồi cần
đánh giá chính xác về những thông tin và chứng từ đã tiếp nhận. Những lô
hàng của Sales VNT & HAN có gửi kèm chứng từ gốc như Bill, C/O,
Chứng nhận kiểm dịch..., khi gửi email cần đính kèm bản chụp hoặc scan
nếu Sales có yêu cầu;
 Mỗi lô hàng chỉ giao dịch trên một luồng email duy nhất, áp dụng cho tất cả
các nghiệp vụ phát sinh. Yêu cầu không tạo thêm email mới hoặc sửa subject
nếu không cần thiết để dễ dàng kiểm soát tiến độ làm hàng và các phát sinh nếu
có.
Trang | 5
- Theo sát tiến độ, cập nhật thông tin kịp thời cho Sales, khách hàng và các bộ
phận liên quan;
- Thu thập đầy đủ thông tin, chuẩn bị những chứng từ cần thiết phục vụ cho việc
thao tác lô hàng, thanh toán chi phí trả hộ ( căn cứ theo yêu cầu của Phòng kế toán ) ;
- Thu thập đầy đủ thông tin, chuẩn bị những chứng từ cần thiết phục vụ cho việc
thu phí khách hàng:
 Làm “ Debit note ” gửi tới các khách hàng thanh toán theo từng lô hàng;
 Làm “ Bảng kê sản lượng ” gửi tới các khách hàng thanh toán theo tháng;
 Đối chiếu, xin xác nhận từ khách hàng sau đó gửi kế toán lên hóa đơn;
 Gửi đầy đủ chứng từ, hồ sơ, hóa đơn gốc theo đúng thời hạn được yêu cầu;
- Đôn đốc, nhắc nhở tiến độ thanh toán của Ops;
- Theo sát việc hoàn trả tiền cược của Hãng tàu vào tài khoản Công ty;
- Phản hồi tới Phụ trách phòng về những vấn đề vượt quá khả năng xử lý;
- Gửi “ Báo cáo ” theo yêu cầu của Phụ trách phòng và khách hàng;
- Lưu trữ thông tin, hồ sơ chứng từ thông yêu cầu của công ty.
b. Cus KD ( kinh doanh )
Đối tượng khách hàng: hàng kinh doanh của VNT & HAN, các Sales HNTHP
Trách nhiệm của Cus KD: thực hiện đúng theo những yêu cầu công việc chung và
những yêu cầu chi tiết sau đây:
- Về việc thanh toán chi phí thu hộ trả hộ :
 Thu thập đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết theo yêu cầu của Phòng kế
toán;
 Làm bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” phí Local Charge, phí gia hạn, phí
CSHT;
 Làm bộ “ Đề nghị chuyển khoản cược cont ”;
 Làm bộ “ Đề nghị chi hộ thuế ”;
 Chuẩn bị những chứng từ khác nếu có;

Trang | 6
 Gửi email toàn bộ thông tin, chứng từ tới bộ phận kế toán;
 In chứng từ và gửi tới bộ phận kế toán sau khi đã ký tá đầy đủ;
 Kiểm tra với Hãng tàu để xác nhận đã chuyển khoản thành công.
- Lập “ Báo cáo” để phục vụ theo dõi tiến độ và các chi phí phát sinh hàng ngày
( nêu rõ nguyên nhân ). Gửi tới Ban giám đốc, Phụ trách phòng và các bộ phận liên
quan 2 lần / ngày vào lúc 11h00 sáng và 16h00 chiều;
Yêu cầu về thời hạn xác nhận thanh toán các chi phí trả hộ và hoàn trả chứng từ
thanh toán gốc đối với những lô hàng của các Sales VNT & HAN
Nhận email Thời hạn gửi UNC đã duyệt Ghi chú
8:00 - 10:00 Gửi các UNC đã duyệt trước 11:30 Báo cáo lý do các lô hàng chưa chuyển
khoản thành công
10:00 - 12:00 Gửi các UNC đã duyệt trước 14:30
14:00 - 15:30 Gửi các UNC đã duyệt trước 16:30. Báo cáo lý do các lô hàng chưa chuyển
khoản thành công
Sau 15:30 Gửi UCN vào trước 9:00 ngày hôm

sau
Lưu ý: Gửi UNC đã duyệt theo luồng mail ban đầu của lô hàng；
Những lô hàng gấp sẽ được ghi rõ trong email và phải được chuyển khoản ngay;
Những mốc thời gian trên không được áp dụng trong những trường hợp như:
người duyệt UNC vắng mặt, lỗi máy móc thiết bị, lỗi đường truyền, các lỗi phát
sinh của bên thứ 3, các lý do bất khả kháng khác ...
Hàng Thời hạn gửi Thời hạn gửi

hóa chi phí và các chứng từ liên quan chứng từ thanh toán gốc
LCL Gửi đầy đủ bản scan các hóa đơn THTH, chi Gửi CPN đầy đủ hồ sơ chứng từ gốc trong
phí làm hàng, chi phí phát sinh qua email vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc
trong vòng 01-02 ngày làm việc kể từ ngày việc vận chuyển. Văn phòng HAN sẽ nhận
kết thúc việc vận chuyển được sau 01 ngày
Trang | 7
( Không tính chủ nhật và ngày lễ ) ( Không tính chủ nhật và ngày lễ )
Gửi đầy đủ bản scan các hóa đơn THTH, chi Gửi CPN đầy đủ hồ sơ chứng từ gốc trong
phí làm hàng, chi phí phát sinh qua email vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc
FCL trong vòng 03-04 ngày làm việc kể từ ngày việc vận chuyển. Văn phòng HAN sẽ nhận
kết thúc việc vận chuyển được sau 01 ngày
( Không tính chủ nhật và ngày lễ ) ( Không tính chủ nhật và ngày lễ )
c. Cus P&F ( nhà máy và dự án )

Đối tượng khách hàng: nhà máy và dự án của VNT & HAN, các Sales HNTHP
Trách nhiệm của Cus P&F: thực hiện đúng theo những yêu cầu công việc chung
và những yêu cầu được mô tả chi tiết sau đây:
- Về việc thanh toán chi phí thu hộ trả hộ :
 Thu thập đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết theo yêu cầu;
 Gửi email toàn bộ thông tin, chứng từ tới kế toán để tiến hành chuyển
khoản;
 Bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” phí Local Charge, phí gia hạn, phí CSHT, “
Đề nghị chuyển khoản cược cont ”, “ Đề nghị chi hộ thuế ”; sẽ do kế toán
nghiệp vụ chuẩn bị.
- Về việc tạm ứng chi phí làm hàng:
 Trong một số trường hợp đặc biệt, Cus P&F có thể thay Ops P&F làm “ Đề
nghị tạm ứng ” tiền mặt để thanh toán các chi phí bao gồm: chi phí làm
hàng được duyệt theo barem, các hóa đơn của bên thứ ba, các chi phí khác...
Phiếu tạm ứng có xác nhận của Kế toán phòng, Phụ trách phòng. Sau khi
hoàn tất mọi thủ tục với lô hàng, Cus P&F làm “ Đề nghị thanh toán ” để
hoàn ứng theo quy định.
- Lập “ Báo cáo” để phục vụ theo dõi tiến độ và các chi phí phát sinh hàng ngày
( nêu rõ nguyên nhân ). Gửi tới Phụ trách phòng và các bộ phận liên quan 1 lần / tuần
vào lúc 16:30 chiều thứ 06;
Trang | 8
3.6. Công việc của Nhân viên hiện trường: Ops

a. Mô tả công việc
- Nhận hồ sơ từ Cus, kiểm tra về số lượng và tính hợp lệ của chứng từ, ký nhận
đầy đủ vào “ Biên bản bàn giao ”;
- Tiến hành làm các công việc hiện trường bao gồm: thủ tục tại hãng tàu / đại lý,
thủ tục tại cảng / kho, thủ tục Hải quan, các thủ tục kiểm tra chuyên ngành tùy theo
chính sách mặt hàng, các công việc hiện trường có liên quan khác...; phân công chi tiết
tại mục b, c của điều này
- Theo sát tiến độ làm hàng, cập nhật thông tin kịp thời cho Sales, khách hàng và
các bộ phận liên quan;
- Đối với những lô hàng cần kiểm hóa, kiểm dịch, giám định…:
 Theo sát quá trình làm việc của bên thứ 03, quay video, chụp ảnh trước -
trong - sau khi hoàn thành. Nội dung hình ảnh và video phải thể hiện đầy đủ
trạng thái hàng hóa, số cont/số chì, nguyên đai/nguyên kiện;
 Kiểm đếm, đánh dấu, dán nhãn niêm phong các kiện hàng bị mở, làm biên
bản có xác nhận các bên liên quan;
 Ngay sau khi hoàn tất các công đoạn trên, Ops phải gửi video, hình ảnh cho
Cus để cập nhật kịp thời tình hình lô hàng cho Sales và khách hàng;
- Xử lý các vướng mắc, phát sinh tại hiện trường:
 Trường hợp lô hàng phát gặp vướng mắc, phát sinh; cần kịp thời thông báo
tới Cus phụ trách lô hàng hoặc Sales đồng thời tư vấn về hướng giải quyết
dựa trên những căn cứ về luật định và kinh nghiệm làm việc thực tế;
 Nếu không thể xử lý lập tức báo cáo cho Phụ trách phòng.
- Trường hợp phát sinh chi phí ngoài barem đối với hàng của Sales HNTHP
 Chủ động đàm phán để đạt được mức phí thấp nhất phải chi trả;
 Lập tức báo cáo cho Phụ trách phòng xin chỉ đạo;
Trang | 9
 Gửi email cho Sales để xin xác nhận chi phí. Trong email phải nêu rõ lý do
phát sinh, dẫn chiếu luật định làm căn cứ, mức phí/số lượng ( Email CC:
Cus phụ trách lô hàng, Ops phụ trách tạm ứng, Phụ trách phòng ).
 Các chi phí xử lý vướng mắc phát sinh đến 3.000,000 đ: Ops phải báo cáo
Phụ trách phòng, Sales, và chỉ được thanh toán khi có chứng thực của Phụ
trách phòng và xác nhận của Sales;
 Các chi phí xử lý vướng mắc phát sinh trên 3.000,000 đ: Ops phải báo cáo
Phụ trách phòng, Sales. Phụ trách phòng đề xuất xin ý kiến Ban giám đốc và
trực tiếp thanh toán sau khi có xác nhận từ Sales và duyệt chi từ Ban giám
đốc;
 Tất cả các chi phí phát sinh phải được xác nhận chính thức đều phải gửi qua
email. Trường hợp yêu cầu gấp về tiến độ, có thể xin xác nhận của Sales qua
hình thức tin nhắn. Sau khi xử lý xong, phải gửi bổ sung email xin xác nhận
theo từng subject lô hàng. Tất cả nghiệp vụ liên quan đến lô hàng đều làm
việc trên luồng email ban đầu gửi từ Cus, không tạo thêm email hoặc thay
đổi subject để dễ dàng kiểm soát;
 Các chi phí phát sinh chỉ được trừ tạm ứng khi có email xác nhận của Sales
gửi kèm bộ “ Đề nghị thanh toán ”;
- Trường hợp phát sinh chi phí ngoài barem đối với hàng nhập của Sales VNT &
HAN
 Ops tuyệt đối không trực tiếp làm việc cùng khách hàng và Sales VNT &
HAN về chi phí phát sinh;
 Các chi phí xử lý vướng mắc phát sinh đến (  ) 3.000,000 đ: Ops thông báo
cho Cus phụ trách lô hàng, Cus sẽ có trách nhiệm chuyển thông tin tới
Sales / Khách hàng và phản hồi cho Ops. Trường hợp Cus không phản hồi
thông tin, Ops báo cáo trực tiếp tới Ms Thu ( người phụ trách tại văn phòng
HAN );
 Các chi phí xử lý vướng mắc phát sinh trên ( > ) 3.000,000 đ: Ops báo cáo
Ms Thu ( người phụ trách tại văn phòng HAN ), Ms Thu sẽ có trách nhiệm
chuyển thông tin tới Sales / Khách hàng và phản hồi cho Ops;
Trang | 10
 Sau khi xử lý hoàn tất, Ops gửi bổ sung email xin xác nhận chi phí theo
luồng mail ban đầu của lô hàng theo hướng dẫn, Sales là người xác nhận
cuối cùng cho những chi phí này
 Hướng dẫn gửi email chi phí phát sinh:
Tiêu đề ( subject ): theo luồng mail ban đầu, không tự ý chỉnh sửa
Gửi tới ( to ): Sales HAN
Copy ( cc ): Cus, Ms Thu, Bp.Logs HNTHP ( PTP, Mr Hùng, Mrs
Hồng )
Nội dung: theo cú pháp “ Chi phí phát sinh : số tiền ”
 Với những chi phí phát sinh không thông qua công ty, bộ phận Cus sẽ
không chịu bất cứ trách nhiệm nào nếu xảy ra tranh chấp;
 Ban giám đốc HTNHP chỉ định Ms Lan đại diện Phòng KD4 làm việc cùng
HAN về các vấn đề liên quan đến chi phí phát sinh
- Yêu cầu tuyệt đối trung thực khi thông báo về những vấn đề phát sinh của lô
hàng, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến chi phí. Những trường hợp vi phạm sẽ bị xử
lý nghiêm khắc theo quy chế Công ty.
- Sử dụng đúng mục đích các khoản tạm ứng của Công ty;
- Nghiêm cấm vay/nợ tiền Hải quan dưới mọi hình thức.
b. Ops KD ( kinh doanh ) và Ops P&F ( nhà máy và dự án )
Đối tượng khách hàng của Ops KD: hàng kinh doanh của VNT / HAN, Sales
HNTHP
Đối tượng khách hàng của Ops P&F: nhà máy và dự án của VNT / HAN, Sales
HNTHP
Trách nhiệm của Ops KD và Ops P&F: thực hiện đúng theo những yêu cầu công
việc chung và những yêu cầu được mô tả chi tiết như dưới đây
- Nhiệm vụ chính: thực hiện các thủ tục tại hãng tàu / đại lý, thủ tục tại cảng /
kho, các thủ tục kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành tùy theo chính sách mặt hàng , các
công việc hiện trường có liên quan khác, cụ thể:
Trang | 11
 Dự tính chi phí làm hàng;

 Lập bộ “ Đề nghị tạm ứng ” tiền mặt để thanh toán các chi phí bao gồm: chi
phí làm hàng được duyệt theo barem, các hóa đơn của bên thứ ba, các chi phí
khác... Phiếu tạm ứng có xác nhận của Tổ trưởng, Kế toán phòng, Phụ trách
phòng;
 Luân chuyển hồ sơ theo điều động của Tổ trưởng.
- Thường xuyên kiểm tra tiến độ làm hàng, chủ động kiểm tra hạn lệnh, hạn lưu
cont, lưu vỏ, nơi hạ vỏ, lưu ý cho các bên vận tải về các thời hạn trên khi giao lệnh, kết
hợp với Ops trực Hải quan để xử lý các vướng mắc, phát sinh.
- Tập hợp chi phí, hoàn ứng, hoàn cược sau khi kết thúc lô hàng.
 Lập bộ “ Đề nghị thanh toán ” các chi phí theo barem và chi phí phát sinh;
 Lập “ Bảng kê công nhân ”;
 Thu thập hóa đơn thu hộ trả hộ, phiếu EIR, “ Biên bản giao nhận ”;
 Hàng LCL: hoàn trả đầy đủ hồ sơ chứng từ sau 02 ngày làm việc kể từ
ngày kết thúc việc vận chuyển ( không tính chủ nhật và ngày lễ );
 Hàng FCL: hoàn trả đầy đủ hồ sơ chứng từ sau 05 ngày làm việc kể từ
ngày kết thúc việc vận chuyển ( không tính chủ nhật và ngày lễ );
 Vi phạm thời hạn thanh toán mà không có giải trình cụ thể sẽ bị dừng tạm
ứng làm hàng đồng thời xử lý theo quy định của Công ty;
 Lập “ Công văn hoàn cược ”, gửi bản gốc tới Hãng tàu, theo dõi hoàn
cược;
 Đối với những lô hàng phát sinh chi phí sửa chữa cont, phải kịp thời thông
báo cho Cus, Sale và Kế toán qua email theo subject lô hàng và xin xác
nhận thanh toán. Trường hợp nhận được sự xác nhận từ Sales, Ops thanh
toán ngay sau khi có hóa đơn sửa chữa, hoặc thanh toán trước khi có hóa
đơn và báo chi phí phát sinh sau khi lấy cược.
c. Ops trực tại các chi cục Hải Quan
Trách nhiệm của Ops KD: thực hiện đúng theo những yêu cầu công việc chung và
những yêu cầu được mô tả chi tiết sau đây:
Trang | 12
- Nhiệm vụ chính: làm thủ tục Hải quan, xử lý các vướng mắc, phát sinh ( nếu
có )
 Nhận hồ sơ tại văn phòng 2 lần / ngày từ Cus hoặc nhận từ Ops khác theo
sắp xếp của Tổ trưởng ( Đỗ Xuân Hùng );
 Kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi nộp cho Hải quan để làm thủ tục. Nếu phát
hiện hồ sơ có thiếu sót hoặc không hợp lệ, cần ngay lập tức phản hồi cho
Cus phụ trách lô hàng. Trường hợp không nhận được phản hồi từ Cus sau 30
phút kể từ khi thông báo, Ops trực Hải Quan ngay lập tức liên hệ với Sales
để thông báo. Đối với những lô hàng của Sales VNT & HAN, báo cáo trực
tiếp cho Ms Thu ( người phụ trách tại văn phòng HAN ), không liên hệ trực
tiếp với Sales hoặc khách hàng;
 Theo sát và thường xuyên cập nhật tiến độ thông quan tờ khai;
 Thực hiện việc kiểm hóa đối với tờ khai luồng đỏ theo sự phân công của Tổ
trưởng ( Đỗ Xuân Hùng ) và lãnh đạo. Tổ trưởng có trách nhiệm thông báo
cho Cus phụ trách lô hàng về phân công của mình, đối với hàng của Sales
VNT & HAN cần ghi rõ thông tin Ops kiểm hóa trong email phản hồi và
đồng thời ghi chú rõ ràng trong “ Báo cáo ”
 Hỗ trợ Ops KD, Ops P&F trong việc thực hiện thủ tục kiểm tra chuyên
ngành;
- Tiến độ thông quan tờ khai nếu không truyền sửa, không vướng mắc phát sinh:
 Luồng xanh: ½ ngày kể từ ngày nhận bàn giao đầy đủ hồ sơ;
 Luồng vàng: 01 - 02 ngày kể từ ngày nhận bàn giao đầy đủ hồ sơ;
 Luồng đỏ : 02 - 03 ngày kể từ ngày nhận bàn giao đầy đủ hồ sơ;

 Báo cáo lại tình trạng các lô hàng chưa thông quan vào 17:00 mỗi ngày
- Thời hạn hoàn thành nghiệp vụ sau thông quan và hoàn trả chứng từ gốc:
 Hoàn thành các nghiệp vụ sau thông quan, sửa AMA theo từng chi cục trong
thời gian từ 01- 02 tuần từ khi Mr Hùng nhận được email thông báo;
 Hoàn trả chứng từ gốc phải xuất trình để kiểm tra khi làm thủ tục Hải quan
như Mill test certificate, COA, Biên bản tham vấn, Thông báo về trị giá Hải
Trang | 13
quan .... trong thời gian từ 01- 02 tuần sau khi hoàn tất thủ tục Hải quan.
Đối với những lô hàng của Sales VNT & HAN Ops trực tiếp gửi CPN
những chứng từ này cho Ms Thu.
- Hỗ trợ xây dựng hệ thống tư vấn chính sách hàng hóa của Công ty; chủ động
nghiên cứu, cập nhập thông tư, nghị định, thông báo mới của cơ quan Hải quan, chính
sách quản lý hàng hóa của các bộ ban ngành liên quan; để đưa ra những tư vấn chính
xác và kịp thời nhất;
3.7. Công việc của Kế toán phòng: Act
- Về việc thanh toán chi phí thu hộ trả hộ của hàng nhà máy, hàng dự án:
 Nhận đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết từ Cus P&F;
 Làm bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” phí Local Charge, phí gia hạn, phí
CSHT;
 Làm bộ “ Đề nghị chuyển khoản cược cont ”;
 Làm bộ “ Đề nghị chi hộ thuế ”;
 In chứng từ và gửi tới kế toán chuyển khoản sau khi đã ký tá đầy đủ;
 Lập “ Bảng kê chuyển khoản ” để theo dõi và gửi kế toán chuyển khoản;
- Kiểm tra bộ “ Đề nghị tạm ứng ”, ký xác nhận tạm ứng của các nhân viên
hiện trường khi;
- Nhận bộ “ Đề nghị thanh toán ” từ Ops, kiểm tra và ký xác nhận;
- Lập “Debit note ” số tiền thu hộ chi hộ;
- Lên hóa đơn các phí dịch vụ căn cứ theo “ Báo giá ” và “Debit note ” , “
Bảng kê sản lượng ” đã được xác nhận từ khách hàng;
- Kết hợp với kế toán Công ty làm balance vào cuối tháng;
- Làm báo cáo quyết toán thu nhập hàng tháng của phòng;
Trang | 14
II. QUY TRÌNH THAO TÁC

1. Quy trình hàng nhập: áp dụng cho lệnh giấy và EDO
BƯỚC 1: TIẾP NHẬN THÔNG TIN LÔ HÀNG Cus Ops Sales
 Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng hoặc Sales   
 Kiểm tra chứng từ: mã HS, chính sách, mô tả hàng hóa...   
 Kiểm tra hạn lưu cont, lưu bãi   
 Tạo mã lô hàng, gửi email phản hồi có CC các bộ phận liên quan   
 EDO: đăng ký tài khoản 1 lần duy nhất ( theo quy trình bổ sung )   
 Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan   
BƯỚC 2: CHUẨN BỊ HỒ SƠ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN Cus Ops Sales
 Kiểm tra kỹ các thông tin và truyền tờ khai nháp   
 Gửi tờ khai nháp tới khách hàng để xin xác nhận   
 Khai chính thức sau khi có xác nhận của khách hàng hoặc Sales   
 Gửi thông báo nộp thuế ( nếu có )   
 Tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ làm TTHQ và gửi tới bộ phận Ops   
BƯỚC 3: THANH TOÁN CHI PHÍ THTH; TẠM ỨNG Cus Ops Sales
 Chủ động liên hệ để lấy thông tin, chứng từ chuyển khoản   
 Tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ lấy lệnh và gửi tới bộ phận Ops   
 Lập bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” LCC, CSHT, gia hạn   
 Lập bộ “ Đề nghị chuyển khoản cược cont ” ( nếu cần )   
 Lập bộ “ Đề nghị chi hộ thuế ” ( nếu cần )   
 Lập bộ “ Đề nghị tạm ứng ” chi phí làm hàng   
Trang | 15
BƯỚC 4: HOÀN THÀNH THỦ TỤC LẤY LỆNH Cus Ops Sales
 Gửi email xác nhận thanh toán, thông tin lên hóa đơn tới Hãng   
tàu   
( đính kèm UNC, Ủy quyền thanh toán, chứng từ khác ... )   
 Lệnh giấy: lấy lệnh tại Hãng tàu; nộp Bill gốc, LOI ( nếu có )   
 EDO: gửi email yêu cầu cấp EDO tới hãng tàu và nhận lại EDO   
 Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 5: HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC HẢI QUAN Cus Ops Sales
 Kiểm tra bộ và nộp bộ hồ sơ gốc để TTHQ   
 Phối hợp làm các thủ tục liên quan đến chính sách hàng hóa   
 Phối hợp giải quyết các vướng mắc phát sinh   
 Phối hợp thông quan tờ khai   
BƯỚC 6: HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC TẠI CẢNG / Cus Ops Sales
KHO
 Lệnh giấy : hoàn thành các thủ tục trực tiếp tại cảng / kho   
( Thủ tục đổi lệnh LCL được thực hiện bởi Ops PVT hoặc vendor
)   
 EDO: thao tác qua phần mềm E-port của cảng để cho ra mã QR   
 EDO: nộp bộ chứng từ tại vp giao dịch của cảng để duyệt lệnh
( bao gồm: EDO, tờ khai, mã vạch tờ khai, CSHT, giấy giới thiệu )   
 Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 7: SẮP XẾP KẾ HOẠCH GIAO HÀNG Cus Ops Sales

Trang | 16
 Chủ động liên hệ với khách hàng, sắp xếp kế hoạch vận chuyển   
 Gửi “ Biên bản giao nhận ” và chứng từ khác tới PVT, vendor   
 Gửi “ Lệnh lấy hàng ”, “ Phiếu hạ bãi ” cho PVT, vendor   
 EDO: gửi mã QR cho PVT, vendor; lấy hàng tại cảng   
 Theo dõi tiến độ, tích cực phối hợp với các bộ phận liên quan   
BƯỚC 8 : TẬP HỢP CHI PHÍ, HOÀN ỨNG, HOÀN CƯỢC Cus Ops Sales
 Thu thập hóa đơn thu hộ trả hộ tại Hãng tàu, cảng, bãi ...   
 Thu thập phiếu “ EIR ”, “ Biên bản giao nhận ”   
 Lập bộ “ Đề nghị thanh toán ”, “ Bảng kê công nhân ”   
 Gửi đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan để hoàn ứng   
 Lập " Công văn hoàn cược " và gửi bản gốc tới Hãng tàu   
BƯỚC 9 : THU PHÍ KHÁCH HÀNG Cus Ops Sales
 Lập “ Debit note ”, “ Bảng kê sản lượng ” gửi khách hàng;   
 Đối chiều cùng khách hàng, xin xác nhận để phát hóa đơn;   
 Gửi “ Debit note ”, “ Bảng kê sản lượng ” cho kế toán;   
 Gửi bộ thanh toán gồm các hóa đơn, chứng từ gốc cho khách   
hàng;   
 Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan.
Trang | 17
2. Quy trình hàng xuất
BƯỚC 1: TIẾP NHẬN THÔNG TIN LÔ HÀNG Cus Ops Sales
 Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng hoặc Sales   
 Kiểm tra chứng từ: mã HS, mô tả hàng hóa, chính sách...;   
 Kiểm tra lịch xuất hàng, ngày giờ cut off, ngày tàu chạy   
 Tạo mã lô hàng, gửi email phản hồi có CC các bộ phận liên quan   
BƯỚC 2: SẮP XẾP KẾ HOẠCH ĐÓNG HÀNG Cus Ops Sales
 Chủ động liên hệ với khách hàng, sắp xếp kế hoạch vận chuyển   
 Gửi “ Booking ” và chứng từ liên quan cho PVT hoặc Vendor   
 Theo dõi tiến độ, tích cực phối hợp với các bộ phận liên quan   
BƯỚC 3: THANH TOÁN CHI PHÍ THTH; TẠM ỨNG TIỀN Cus Ops Sales
 Chủ động liên hệ để lấy thông tin, chứng từ chuyển khoản   
 Gửi “ Booking ” và các chứng từ liên quan cho bộ phận Ops   
 Lập bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” LCC, phí cơ sở hạ tầng   
 Lập bộ “ Đề nghị chi hộ thuế ” ( nếu cần )   
 Lập bộ “ Đề nghị tạm ứng ” chi phí làm hàng   
BƯỚC 4: HOÀN THÀNH THỦ TỤC XIN CẤP VỎ Cus Ops Sales
 Chọn vỏ cont và gửi lại hình ảnh ( Ops PVT hoặc Vendor )   
 Gửi hình ảnh, số cont, số chì cho khách hàng và xin xác nhận   
Trang | 18
BƯỚC 5: CHUẨN BỊ HỒ SƠ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN Cus Ops Sales
 Kiểm tra kỹ các thông tin và truyền tờ khai nháp   
 Gửi tờ khai nháp tới khách hàng để xin xác nhận   
 Khai chính thức sau khi có xác nhận của khách hàng hoặc Sales   
 Gửi thông báo nộp thuế ( nếu có )   
 Tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ làm TTHQ và gửi tới bộ phận Ops   
BƯỚC 6: HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC HẢI QUAN Cus Ops Sales
 Kiểm tra và nộp bộ hồ sơ gốc để làm TTHQ   
 Phối hợp làm các thủ tục liên quan đến chính sách hàng hóa   
 Phối hợp giải quyết các vướng mắc phát sinh   
 Phối hợp thông quan tờ khai   
BƯỚC 7: HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC TẠI CẢNG / Cus Ops Sales
KHO
 Hoàn thành các thủ tục trực tiếp tại cảng / kho   
 FCL: nộp tờ khai hàng xuất   
 LCL: thủ tục nhập kho được thực hiện bởi Ops PVT hoặc Vendor   
BƯỚC 8 : TẬP HỢP CHI PHÍ, HOÀN ỨNG Cus Ops Sales
 Thu thập hóa đơn thu hộ trả hộ tại Hãng tàu, cảng, bãi ...   
 Thu thập “ EIR ”, “ Biên bản giao nhận ” từ PVT hoặc Vendor   
Trang | 19
 Lập bộ “ Đề nghị thanh toán ”, “ Bảng kê công nhân ”   
 Gửi đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan để hoàn ứng   
BƯỚC 9 : THU PHÍ KHÁCH HÀNG Cus Ops Sales
 Lập “ Debit note ”, “ Bảng kê sản lượng ” gửi cho khách hàng   
 Đối chiếu chi phí và xin xác nhận từ khách hàng   
 Gửi “ Debit note ”, “ Bảng kê sản lượng ” cho kế toán lên hóa đơn   
Trang | 20
III. QUY TRÌNH PHỐI HỢP NỘI BỘ

1. VNT / HAN – Phòng Logistics HNTHP
PHÒNG CUS/DOC PHÒNG LOGS HNTHP
 Kiểm tra và gửi đầy đủ hồ chứng từ  Tiếp nhận hồ sơ và phản hồi thông tin
 Gửi đầy đủ thông tin hướng dẫn thanh
toán các khoản chi phí
 Gửi kế hoạch giao hàng và thông tin vận  Đảm bảo tiến độ làm hàng theo yêu cầu
chuyển  Bàn giao chứng từ cho PVT và thu hồi
đầy đủ phơi phiếu EIR trong vòng 02 ngày
sau ngày vận chuyển
 Theo sát tiến độ làm hàng  Đảm bảo tiến độ thanh toán
 Hoàn trả hồ sơ gốc đúng hạn
 Phối hợp giải quyết các phát sinh  Phối hợp giải quyết các phát sinh
2. Phòng CUS / DOC - Phòng Logistics HNTHP
VNT /HAN PHÒNG LOGS HNTHP
 Kiểm tra và gửi đầy đủ hồ chứng từ  Tiếp nhận hồ sơ và phản hồi thông tin
 Gửi kế hoạch giao hàng và thông tin
vendor vận chuyển
 Gửi kế hoạch giao hàng và thông tin các  Đảm bảo tiến độ làm hàng theo yêu cầu
bên vận chuyển  Bàn giao chứng từ cho PVT và thu hồi
đầy đủ phơi phiếu EIR trong vòng 02 ngày
sau ngày vận chuyển
 Nhận hồ sơ, chứng từ theo đúng tiến độ  Đảm bảo tiến độ thanh toán
 Hoàn trả hồ sơ gốc đúng hạn
 Phối hợp giải quyết các phát sinh  Phối hợp giải quyết các phát sinh
Trang | 21
IV. BAREM CHI PHÍ VÀ CÁC YÊU CẦU VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ

1. Barem chi phí
Theo đề xuất của phòng Logsistics đã được Ban Lãnh Đạo xét duyệt.
2. Các trường hợp cần lưu ý khi làm thủ tục Hải Quan.
a) Không làm thủ tục Hải quan đối với các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp trong tình trạng cưỡng chế thuế.
- Hồ sơ không thiếu những chứng từ bắt buộc theo quy định của luật hải quan.
- Hồ sơ thiếu các loại giấy phép cần thiết để làm thủ tục.
- Hàng hóa thuộc diện cấm nhập xuất / nhập khẩu.
b) Các trường hợp dễ phát sinh chi phí đối với tờ khai miễn kiểm.
- Tờ khai nhiều mục hàng, nhiều mã hàng, hàng tiêu dùng.
- Hồ sơ sai sót, không đầy đủ chứng từ theo quy định của luật hải quan.
- Hàng tranh chấp về mã HS, tên hàng, chính sách quản lý
- Hàng phi mậu dịch và hành lý cá nhân.
- Hàng hóa thuộc chủng loai cần giám định.
c) Các trường hợp dễ phát sinh chi phí đối với tờ khai kiểm thực tế.
- Chậm kiểm hóa : tắc đường , không hạ được cont, không tìm thấy cont ( không
quá nửa ngày làm việc )
- Hàng LCL chưa khai thác xong.
- Hàng hóa thực tế sai khác với khai báo: mã HS, mô tả, xuất xứ, số lượng ...
- Hàng bị kiểm 100 %. (thiết bị đồng bộ , tạm nhập hoặc tái xuất, hàng tiêu
dùng… )
- Hàng hóa không có tem nhãn mác, không thể hiện model , không rõ xuất xứ...
- Hàng thiết bị mới, đã qua sử dụng
- Hàng hóa phải nộp thuế nhưng không xác định được số lượng ( VD : đá xẻ ,
nhôm thanh ...).
Trang | 22
3. Yêu cầu về lưu trữ hồ sơ
Hàng nhập khẩu Hàng xuất khẩu
 MBL, HBL;  MBL, HBL

 Lệnh giao hàng;  Booking
 Các hóa đơn thu hộ trả hộ;  Các hóa đơn thu hộ trả hộ.
 Các hóa đơn phí dịch vụ;  Các hóa đơn phí dịch vụ.
 Bộ Hợp đồng, Invoice, Packing list;  Bộ Hợp đồng, Invoice, Packing list;
 Tờ khai thông quan;  Tờ khai thông quan;
 “ Biên bản giao nhận ”  “ Biên bản giao nhận ”
 Chứng từ khác (nếu có)  Chứng từ khác (nếu có)
Trang | 23
V. QUY CHẾ XỬ LÝ VI PHẠM PHÒNG LOGISTICS
STT Vi phạm Chế tài xử phạt
Nhân viên kinh doanh ( Sales logs )
1 Vi phạm nội quy Công ty Xử lý theo quy định Công ty
2 Vi phạm đạo đức nghề nghiệp Xử lý theo quy định Công ty
3 Tiết lộ bí mật kinh doanh Xử theo quy định của Pháp luật
4 Không hoàn thành KPI Xử lý theo quy định của Khối kinh doanh
Nhân viên chăm sóc khách hàng ( Cus )
3 Tiết lộ bí mật kinh doanh Xử theo quy định của Pháp luật
4 Vi phạm tiến độ làm hàng Phạt tiền: 200,000 đ / lần vi phạm

Lỗi nghiêm trọng sẽ phải chịu chi phí phát sinh
thực tế của lô hàng
5 Tư vấn sai, khai sai tờ khai gây ảnh Phạt tiền: 200,000 đ / lần vi phạm
hưởng đến tiến độ hoặc phát sinh chi Lỗi nghiêm trọng sẽ phải chịu chi phí phát sinh
phí thực tế của lô hàng
Nhân viên hiện trường ( Ops )
3 Tiết lộ bí mật kinh doanh Xử theo quy định của pháp luật
4 Vi phạm tiến độ công việc, thanh toán, Phạt tiền: 500,000 đ / lần vi phạm ( 01-03
hoàn trả hồ sơ mà không có lý do cụ ngày )
thể Trên 4 ngày: từ chối thanh toán, gánh chịu mọi
chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng
Trang | 24
5 Sử dụng tiền tạm ứng sai mục đích Phạt tiền: 1,000,000 đ / lần sai phạm
Đình chỉ công tác, tạm giữ lương để xử lý
6 Làm hàng ngoài, làm việc riêng trong Xử lý theo quy định Công ty
giờ không có lý do.
7 Bịa đặt chi phí để trục lợi cá nhân Phạt tiền: 1,000,000 đ / lần sai phạm hoặc bằng
với số tiền đó nếu lớn hơn 1,000,000 đ
Tái phạm xử lý theo quy định của Công ty
Kế toán phòng ( Act )
1 Vi phạm nội quy Công ty Theo quy định Công ty
2 Vi phạm đạo đức nghề nghiệp Theo quy định Công ty
3 Tiết lộ bí mật kinh doanh Xử theo quy định của pháp luật
4 Không hoàn thành công việc Theo chế tài của phòng kế toán
5 Chậm tiến độ Theo quy định về tiến độ
Trang | 25
XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH
Xây dựng: Phòng Logistics HNTHP Phê duyệt: Ban giám đốc HNTHP
Ông Hoàng Tùng: .......................... Ông Nguyễn Thanh Bình : ……………
Trưởng phòng Logistics Giám đốc chi nhánh
Bà Đàm Thúy Lan: ........................ Bà Trần Thị Thanh Thúy: ……………
Phó trưởng phòng Logistics Phó giám đốc chi nhánh
Trần Hữu Nam: ............................
Phó trưởng phòng Logistics
Trang | 26

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN TỔNG HỢP PHÒNG LOGISTICS 2022 (HTNHP-HAN 23.06.2022) - Chỉnh sửa 04

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN TỔNG HỢP PHÒNG LOGISTICS 2022 (HTNHP-HAN 23.06.2022) - Chỉnh sửa 04

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Quy trình giao nhận tổng hợp

PHÒNG BAN: LOGISTICS - KD4

Ông Hoàng Tùng

Bà Đàm Thúy Lan

Trần Hữu Nam

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG

Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng

Team KD Team P&F Sales man Trực HQ Kế toán

Số lượng: 07 Số lượng: 12 Số lượng: 02 Số lượng : 05 Số lượng : 02

2. Danh sách nhân sự: cập nhật đến 01/11/2022

3. Phân công công việc

- Đôn đốc, nhắc nhở tiến độ thanh toán của Ops;

 Làm bộ “ Đề nghị chi hộ thuế ”;

 Chuẩn bị những chứng từ khác nếu có;

 Gửi email toàn bộ thông tin, chứng từ tới bộ phận kế toán;

 In chứng từ và gửi tới bộ phận kế toán sau khi đã ký tá đầy đủ;

Nhận email Thời hạn gửi UNC đã duyệt Ghi chú

10:00 - 12:00 Gửi các UNC đã duyệt trước 14:30

Sau 15:30 Gửi UCN vào trước 9:00 ngày hôm

Hàng Thời hạn gửi Thời hạn gửi

c. Cus P&F ( nhà máy và dự án )

 Chuẩn bị những chứng từ khác nếu có;

3.6. Công việc của Nhân viên hiện trường: Ops

 Dự tính chi phí làm hàng;

 Luồng vàng: 01 - 02 ngày kể từ ngày nhận bàn giao đầy đủ hồ sơ;

 Luồng đỏ : 02 - 03 ngày kể từ ngày nhận bàn giao đầy đủ hồ sơ;

 Làm bộ “ Đề nghị chi hộ thuế ”;

 Chuẩn bị những chứng từ khác nếu có;

II. QUY TRÌNH THAO TÁC

BƯỚC 1: TIẾP NHẬN THÔNG TIN LÔ HÀNG Cus Ops Sales

 Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng hoặc Sales   

 Kiểm tra chứng từ: mã HS, chính sách, mô tả hàng hóa...   

 Kiểm tra hạn lưu cont, lưu bãi   

 Kiểm tra kỹ các thông tin và truyền tờ khai nháp   

 Gửi tờ khai nháp tới khách hàng để xin xác nhận   

 Gửi thông báo nộp thuế ( nếu có )   

 Tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ làm TTHQ và gửi tới bộ phận Ops   

 Chủ động liên hệ để lấy thông tin, chứng từ chuyển khoản   

 Tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ lấy lệnh và gửi tới bộ phận Ops   

 Lập bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” LCC, CSHT, gia hạn   

 Lập bộ “ Đề nghị chuyển khoản cược cont ” ( nếu cần )   

 Lập bộ “ Đề nghị chi hộ thuế ” ( nếu cần )   

 Lập bộ “ Đề nghị tạm ứng ” chi phí làm hàng   

 Kiểm tra bộ và nộp bộ hồ sơ gốc để TTHQ   

 Phối hợp giải quyết các vướng mắc phát sinh   

 Phối hợp thông quan tờ khai   

BƯỚC 7: SẮP XẾP KẾ HOẠCH GIAO HÀNG Cus Ops Sales

 Gửi “ Lệnh lấy hàng ”, “ Phiếu hạ bãi ” cho PVT, vendor   

 EDO: gửi mã QR cho PVT, vendor; lấy hàng tại cảng   

 Thu thập phiếu “ EIR ”, “ Biên bản giao nhận ”   

 Lập bộ “ Đề nghị thanh toán ”, “ Bảng kê công nhân ”   

BƯỚC 9 : THU PHÍ KHÁCH HÀNG Cus Ops Sales

 Lập “ Debit note ”, “ Bảng kê sản lượng ” gửi khách hàng;   

 Gửi “ Debit note ”, “ Bảng kê sản lượng ” cho kế toán;   

2. Quy trình hàng xuất

BƯỚC 1: TIẾP NHẬN THÔNG TIN LÔ HÀNG Cus Ops Sales

 Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng hoặc Sales   

 Kiểm tra chứng từ: mã HS, mô tả hàng hóa, chính sách...;   

BƯỚC 2: SẮP XẾP KẾ HOẠCH ĐÓNG HÀNG Cus Ops Sales

 Gửi “ Booking ” và chứng từ liên quan cho PVT hoặc Vendor   

 Chủ động liên hệ để lấy thông tin, chứng từ chuyển khoản   

 Gửi “ Booking ” và các chứng từ liên quan cho bộ phận Ops   

 Lập bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” LCC, phí cơ sở hạ tầng   