Doc.

 No.:  TASB‐TRR Form‐ R4 
   
Tenant’s Repair Request Form  Page No.:  1 
 

 
  TRR‐____________
TULC-TRR-102   Date: 

To  TEG Assets Sdn Bhd 
From Inst. / Facility  TUFM Issued by (Name)  Kerlvin

PART A – DEFECT DESCRIPTION 
Provide a brief description of the defect. Include layout plan to show the location(s) of the defect and photographs of 
the defect 
A.1 Type of works:   Civil & Structure     M & E     Others 
     Provide description (Use separate sheet if need): 
 

Emergency work?                                        Yes       No 

(An emergency, one that would seriously threaten the function of the Institution, the preservation or protection of property, or the 
health or safety of any person.) 
Severity of defects (mark ) as relevant): 
High severity: defect would seriously threaten the function of the Institution, the preservation or 
1 
protection of property, or the health or safety of any person 

2  High severity: defects interrupting normal operations  

Severity  3  Repairs required urgently; normal operations not affected 
(select 
one)  Repairs required during next academic term/semester break (specify when) 
4 
 

5  Repairs required during next financial year (notify by 30 June of current year for budgeting) 
Estimated Repair Cost ≤RM20,000?        Yes          No
Attachments (Please list):          Plans  Photographs 
PART B – DOCUMENTS REQUIRED (Please tick ( ) relevant boxes below)

B.1 FOR FAST TRACK REPAIRS ONLY (Condition: Estimated Repair Cost ≤RM20,000 and High Severity) 
 Tenant’s Repair Request Form (this Form) 
 Method Statement 
 Quotations for repairs (refer to CPD’s Procurement Manual) 
 Other documents (please list, if any): 
B.2 FOR STANDARD REPAIRS  
 Tenant’s Repair Request Form (this Form) 
 Other documents (please list, if any): Observation

Tenant’s Repair Request Form

 
 Doc. No.:  TASB‐TRR Form‐ R4 
   
Tenant’s Repair Request Form  Page No.:  2 
 

 
  TRR‐____________  Date: 

PART C – JOINT INSPECTION BEFORE ANY REPAIRS  
(To complete and sign the form after joint inspection) 

C.1 RESPONSIBILITY FOR REPAIR OF DEFECT 
 Tenant Responsibility – Tenant to rectify, no further action by Landlord 
 Insured Risk 
 Landlord’s responsibility 
C.2 TYPE OF REPAIR PROCESS (Select one below) 
 Fast Track Repair (Condition: Estimated Repair Cost ≤RM20,000 and High Severity) 
 Standard Repair 

C.3 PROPOSED TIMING OF REPAIR (Select one below) 
 Urgent – proceed to repair without delay  
 Proceed to repair when the site is made available by the Tenant (insert approx. date) ____________ 
 To reschedule to a mutually agreed time frame (for items that do not affect daily operations only) 
(Kindly indicate an approximate period) ____________ to ____________ 
 
C.4 AGREED PROPOSED REPAIR METHOD (provide a brief description below) 
 Interim / Short Term Repair   Permanent Repair 

C.5 Declaration 
              The Tenant’s representative and the Landlord’s representative hereby jointly agreed that the Tenant / Landlord 
(please delete whichever is not applicable) shall be responsible for the defect(s) reported. The method of repair has 
been discussed and accepted. 

Tenant’s representative  Landlord’s representative 
Name:  Name: 
Signature:  Signature: 
Date: 
Date: 

TEG Assets Use Only 

Copy of TRR Form received & logged?  Yes  Date: 

Tenant informed of TRR reference no.?  Yes  Date: 

  Tenant’s Repair Request Form

 Doc. No.:  TASB‐TRR Form‐ R4 
   
Tenant’s Repair Request Form  Page No.:  3 
 

 
  TRR‐____________  Date: 

PART D – DEFERMENT OF REPAIR WORK (IF NOT WITHIN BUDGET) 
(To be completed by TEG Assets and sent to Tenant) 

The timing of repair for this TRR shall be deferred to: ____________________________________________________ 
 
 
   Declaration 
The Tenant’s representative and the Landlord’s representative hereby jointly agreed that the TRR repair work is deferred 
to the agreed date mentioned above.  
 
Tenant’s representative  Landlord’s representative 
 
  Name:  Name: 
 
  Signature:  Signature: 
 
  Date:  Date: 

PART E – CONFIRMATION OF APPOINTMENT OF CONTRACTOR TO CARRY OUT REPAIRS 
(To be completed by TEG Assets and sent to Tenant) 

This is to confirm that the contractor named below has been appointed to carry out the repair works for the defect(s) as 
reported by you via the above Tenant’s Repair Request 
Contractor:  Contact Person / Mobile No.: 

Tenant’s representative  Landlord’s representative 

  Name:  Name: 
 
  Signature:  Signature: 
 
  Date:  Date: 
 
 
Details of Work Awarded (Enclosed) 

 Method Statement 
 Timeline 
 Contractor Org Chart 
 Job Hazard Identification 
 Kick Off Meeting Date:         
 Date of Work Commencement:      

   

  Tenant’s Repair Request Form

 Doc. No.:  TASB‐TRR Form‐ R4 
   
Tenant’s Repair Request Form  Page No.:  4 
 

 
  TRR‐____________  Date: 

PART F1 – JOINT INSPECTION AFTER THE REPAIRS ARE COMPLETED 
This is to confirm that the contractor that was appointed by TEG Assets has completed the repair works reported via the 
above Tenant’s Repair Request and hereby request for a joint inspection to certify the completion of the repairs. 
 
F1.1  Person(s) present at the joint inspection (please insert names): 

 Tenant’s representative:            

 Landlord’s representative:           

 Contractor’s representative:            

 Others (if any):            

F1.2  Are you satisfied with the works completed (Tenant)? Yes   No 

F1.2.1    If “No”, list the items to be rectified by the Contractor prior to re‐inspection 
(Use separate sheet if needed): 

F1.3  Please tick appropriately  
 Interim Repair   Permanent Repair  

E1.4  Other Comments: 
 

F1.5  Defects Liability / Warranty expiry date      
(Insert date or mark “Not Applicable”) 

Tenant’s representative  Landlord’s representative 

Name:  Name: 

Signature:  Signature: 

Date:  Date: 

  Tenant’s Repair Request Form

 Doc. No.:  TASB‐TRR Form‐ R4 
   
Tenant’s Repair Request Form  Page No.:  5 
 

 
  TRR‐____________  Date: 

PART F2 – RE‐INSPECTION of REPAIRS (only if works are not completed satisfactorily) 

This is to confirm that the contractor has satisfactorily completed the rectification works listed in Part F1 
and hereby request for a joint final inspection with you. 

Proposed Date of Re‐inspection:  Tenant’s Contact Person/Mobile No.: 

 
Person(s) present at re‐inspection (please insert names): 

 Tenant’s representative   

 Landlord’s representative   

 Contractor’s representative   

 Others (if any)   
 
Rectification works completed satisfactorily?   Yes 
 No 

The representatives of the Tenant and the Landlord have jointly inspected the repairs carried out and 
hereby agreed that the repair to the reported defect(s) have been satisfactorily completed. 

Defects Liability / Warranty expiry date    
(Please insert the Date or mark as “Not 
Applicable”) 

 
Tenant’s representative  Landlord’s representative 

Name:  Name: 

Signature/date:  Signature/date: 

  Tenant’s Repair Request Form