POLA KOMUNIKASI ORGANISASI ANTAR EVENT

PROJECT dan ACCOUNT EXECUTIVE PADA CV.

KENONGO CITRA KIRANA PRODUCTION

Lilis Putri Rahayu, Salma Hanun Afafy, Namira Qonita N.,

Nurrovida Femila Sari, Abraham H. A.

Program Studi Komunikasi dan Penyiaran Islam

Fakultas Ushuluddin dan Dakwah

Institut Agama Islam Negeri Kediri

 ABSTRACT

A successful event requires good communication

between the project team and account executive involved in the
event. Project team is assigned to perform the project tasks while
account executive is responsible to initiate and maintain favorable
relationship between the company's internal team. The purpose of
this research is to analyse the communication flows between project
team and account executive at Kenongo Event Organizer and to
investigate the common communication obstacles in Kenongo. The
conceptual framework used was organizational communication
theory. The research used qualitative method. The subjects were
employees of Kenongo who acted as project team and account
executive. Data were collected through interviews and observations
of four Kenongo employees. The results revealed that the
organizational communication occured between the project team
and account executive at Kenongo was internal and external
communication. The internal communication flew in four directions:
upward, downward, diagonal, and horizontally. Communication
barriers found were technical disturbances, semantic disorders,
physical barriers, psychological disorders and perceptual gap, all
of which might cause problems if the event organized failed to meet
clients’ expectations.

Keywords: Account Executive, Event, Organizational

Communication, Project Team
 Abstrak

Berhasilnya sebuah event membutuhkan komunikasi yang

baik antara project team dan account executive yang terlibat dalam
event tersebut. Project team bertugas untuk menyelenggarakan acara
sedangkan tugas dari account executive adalah menjadi mediator
antara project team dengan kliennya. Tujuan penelitian ini adalah
untuk menganalisis pola komunikasi yang berlangsung antara
project team dan account executive di event organizer Kenongo.
Kerangka konseptual yang digunakan dalam penelitian ini adalah
teori komunikasi organisasi. Penelitian ini menggunakan metode
kualitatif. Subjek dalam penelitian ini adalah karyawan Kenongo
yang berperan sebagai project team dan account executive. Teknik
pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
wawancara dan observasi terhadap dua orang narasumber yang
bekerja di Kenongo Hasil penelitian menunjukkan bahwa
komunikasi organisasi yang digunakan oleh project team dan
account executive di Kenongo adalah komunikasi internal dan
eksternal . Komunikasi internal berlangsung dalam empat arah yaitu,
komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi diagonal,
dan komunikasi horizontal. Adapun hambatan yang ada dalam
proses komunikasi organisasi yaitu gangguan teknis, gangguan
semantik, rintangan fisik, gangguan psikologis dan perbedaan
kerangka berpikir, yang kesemuanya akan menimbulkan masalah
apabila event yang diselenggarakan tidak sesuai dengan ekspektasi
klien.

Kata kunci: Project Team, Account Executive, Event, Komunikasi

Organisasi.

PENDAHULUAN

Pernikahan merupakan prosesi pengikatan jani suci antara

kaum laki laki dan perempuan. Pernikahan merupakan sebuah
ibadah yang sangat mulia dan suci. Maka oleh sebab itu, pernikahan
tidak bolh dilakukan semabrangan karena pernikahan merupaan
sebuah ibadah terpanjang dan dapat dijaga hingga maut
memisahkan.

Pernikahan merupakan momen yang sangat penting dan

bermakna bagi kedua mempelai dalam hidup mereka. Banyak
pasangan (klien) yang ingin menggelar resepsi pernikahan. Ada
berbagai keinginan untuk mendukung penyambutan, seperti mencari
waktu yang pas. Pernikahan yang tepat, pilih gaun pengantin, tempat
resepsi, atur undangan, souvenir, dan perlengkapan yang dibutuhkan
selama pesta pernikahan, antara lain bridal, catering, isian acara,
MC, foto, dll. Banyak pelanggan tidak punya banyak waktu untuk
pergi ke beberapa titik dukungan. Sambil memikirkan konsep
pernikahan di pesta pernikahan, banyak tempat bisnis sekaligus
menawarkan berbagai layanan dan konsep menarik untuk
mendukung resepsi pernikahan.

Untuk mendukung latar belakang diatas, diperlukan suatu

teknik yang dapat digunakan untuk mencari informasi yang
berkaitan dengan apa yang anda butuhkan untuk mengatur resepsi
pernikahan termasuk biaya yang harus disediakan. Selain itu,
diharapkan system informasi akan tersedia untuk membantu
mengatur acara untuk penyelenggara pernikahan, dan memberikan
kemudahan kepada pelanggan, juga memberikan proses bisnis baru
yang dapat meningkatkan kinerja individu.

Perusahaan mengalami perkembangan akibat pesatnya

kemajuan teknologi komunikasi sangat penting dalam berorganisasi,
walaupun komunikasi penting dalam semua tingkat manajemen,
tetapi memiliki maksud sebagai sarana memadukan aktivitas-
aktivitas dalam berorganisasi atau sarana penghubung antar orang di
dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu
pentingnya suatu komunikasi menentukan maju mundurnya suatu
perusahaan.

METODE

Meode penelitian yang digunakan berupa metode kualitatif

dengan metode pengumpulan data serta metode analisa. Teknik
pengumpulan data dalam penelitian dilakukan secara wawancara
dan observasi atau melakukan pengamatan langsung di lapangan.
 Dalam penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode
analisis data secara deskriptif. Metode deskriptif adalah penelitian
yang dilakukan dengan menjelaskan atau menggambarkan variabel
masa lalu dan sekarang (sedang terjadi). (Suharsimi Arikunto,
1996:206). Penulis menggunakan metode deskriptif dimaksudkan
agar memperoleh gambar dan data secara sistematis tentang
berbagai hal yang berkaitan erat dengan tinjauan tentang gaya-gaya
komunikasi organisasi serta kendala-kendala, sehingga penulis akan
dapat mengolah dan mengajukan data yang sistematis, fakta dan
aktual serta dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Penelitian dilakukan pada informan selaku CEO dan HRD

Kenogo Organizer bulan Oktober sampai November 2022. Teknik
pengambilan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pola komunikasi organisasi adalah gaya di mana cara

berkomunikasi yang berupa penyampaian atau pengiriman informasi
dari pengirim kepada penerima dan dapat dipahami. Maka pola
komunikasi organisasi dituntut untuk dapat mengekspresikan ide-ide
yang berkualitas guna untuk memajukan perusahaan. Fakta yang
terjadi dalam penerapan pola komunikasi organisasi di CV.
Kenongo Citra Kirana Production terdapat berbagai macam
perbedaan pendapat yang ada di dalam perusahaan dengan teori
yang ada. Mengenai pendapat yang terjadi di perusahaan terdapat
dua perbedaan sisi positif dan negatif. Pendapat mengenai sisi
positif di dalam perusahaan, yaitu, sikap saling keterbukaan dalam
semua kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan. Antara lain,
pengekspresian ide-ide dengan melalui keputusan bersama dalam
organisasi di perusahaan.

Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi merupakan

pengiriman serta penerimaan berbagai pesan organisasi baik di
kelompok organisasi formal maupun informal. Komunikasi formal
merupakan jalur komunikasi resmi yang terkait dengan rantai
komando atau hubungan tugas dan tanggung jawab di dalam
organisasi. Adapun jalur komunikasi informal merupakan jalur
komunikasi tidak resmi, baik di dalam maupun di luar organisasi,
tetapi masih berkaitan dengan fungsi tidak langsung para pimpinan
organisasi (Yuliana, 2012).

Proses Komunikasi

Dari hasil penelitian, proses komunikasi yang dilakukan

oleh tim event organizer dengan klien sejak awal pitching hingga
terselenggaranya event tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Pertemuan klien dengan EO

Proses penyelenggaraan event dimulai ketika klien

mengundang tim event organizer, yang meliputi account
executive dan tim kreatif. Tim tersebut diberi briefing
mengenai kebutuhan event dan gambaran konsep yang
 diinginkan. Kepada account executive, klien memberikan
rincian budget yang akan mereka keluarkan untuk event
yang akan dijalankan. Komunikasi yang dilakukan oleh
klien dengan account executive merupakan komunikasi
eksternal.

2. Briefing Konsep

Setelah itu, account executive mengadakan

briefing internal dengan tim kreatif mengenai konsep event.
Selanjutnya, tim kreatif akan berusaha mendesain acara
yang semenarik mungkin agar perusahaannya menang
pitching project event tersebut. Komunikasi yang dilakukan
antara account executive dengan tim kreatif merupakan
komunikasi horizontal. Setelah tim kreatif mematangkan
konsep tersebut, account executive akan mengecek terlebih
dahulu apakah konsep tersebut dapat diimplementasikan
dengan batasan budget yang klien inginkan.

3. Pengajuan Proposal ke Klien

Jika konsep tersebut sudah sesuai dengan budget

yang disarankan, account executive akan membuat
proposal untuk diserahkan kepada klien.

4. Persetujuan dan Perjanjian Proposal

 Jika konsep yang dibuat oleh tim kreatif telah
disetujui klien, account executive akan melakukan dealing
dengan klien dan membuat perjanjian mengenai pembagian
tugas untuk menjalankan event tersebut.

5. Persiapan Materi

Setelah disetujui oleh klien, account executive

memberikan brief kepada project team mengenai konsep
tersebut. Di dalam project team terdapat head of project
division, project manager dan project officer. Konsep
tersebut kemudian dijabarkan secara lebih detail oleh
project team untuk disusun menjadi manual book serta
checklist yang akan menjadi acuan project officer dalam
menyelenggarakan event sesuai dengan flow yang telah
disusun. Komunikasi horizontal yang terjadi pada proses
ini adalah komunikasi yang dilakukan antara account
executive dan project manager. Adapun komunikasi
diagonal terjadi pada komunikasi yang dilakukan antara
account executive dengan head of project division dan
project officer.

6. Eksekusi

Dalam proses ini, yang bertugas hanyalah project

team. Di lapangan, project team akan mengurus dan
melengkapi semua kebutuhan event sesuai dengan checklist
 dan timeline yang telah dibuat sebelumnya. Komunikasi
vertikal terjadi pada saat head of project division
memberikan arahan di lapangan kepada project manager
maupun project officer.

7. Evaluasi

Setelah event selesai, project team akan membuat

evaluasi dan report tentang event yang telah
diselenggarakan, yang kemudian akan dipresentasikan ke
depan klien saat meeting evaluasi. Proses komunikasi yang
terjadi saat project team memberikan evaluasi dan report
event merupakan komunikasi eksternal.

Arah Komunikasi

Vertikal (ke atas)

 Project Manager (AA) ke Head of Project Division (GT)

Dalam komunikasi ini dibahas mengenai plotting tim yaitu
pembagian tim untuk event yang akan dijalankan dan kerja
sama dengan EO partner untuk event yang diselenggarakan
di luar Jakarta. Komunikasi ke atas yang dilakukan terjadi
hampir setiap hari melalui telepon.

 Project Officer (AS) ke Head of Project Division (GT)

dan Project Manager (AA) Dalam komunikasi ini dibahas
mengenai aspek normatif dari pekerjaan. Komunikasi ke
 atas terjadi pada proses komunikasi langsung di forum atau
meeting maupun tidak langsung melalui media komunikasi
seperti whatsapp group, email, ataupun telepon.

Vertikal (Ke Bawah)

 Head of Project Division (GT) ke Project Manager (AA)

dan Project Officer (AS)

Dalam proses ini dibahas tentang kebutuhan manpower yaitu kru

tambahan (freelancer) untuk membantu pelaksanaan event. Di
samping itu juga dibahas tentang target key performance indicator
(KPI) project event, dilakukan koordinasi mengenai pengurangan
budget yang dilakukan oleh account executive dan koordinasi
dengan vendor yang bekerja sama untuk event-event besar yang
membutuhkan lebih banyak equipment. Komunikasi ke bawah
dilakukan melalui meeting internal minimal seminggu sekali. Jika
ada lebih dari satu event yang sedang ditangani, komunikasi dapat
terjadi dua kali dalam seminggu, sedangkan komunikasi yang
dilakukan melalui media komunikasi seperti whatsapp group terjadi
setiap hari.

 Project Manager (AA) ke Project Officer (AS)

Dalam komunikasi ini dibahas mengenai masalah flow event dan
update mengenai event yang sedang berjalan. Komunikasi ke bawah
yang dilakukan secara langsung jarang terjadi, yaitu hanya saat
weekly meeting. Akan tetapi, komunikasi dengan bawahan via
telepon sering dilakukan.

Horizontal

 Project Manager (AA) ke Account Executive (RA)

Dalam proses ini akan dibahas mengenai perubahan tim koordinasi

dari klien. Komunikasi horizontal dilakukan hampir setiap hari
melalui tatap muka pada saat meeting maupun melalui telepon.

 Account Executive (RA) ke Project Manager (AA)

Dalam komunikasi ini dilakukan penyatuan persepsi tentang proyek

yang akan dijalankan. Komunikasi horizontal terjadi sebanyak tiga
kali dalam seminggu melalui tatap muka pada saat meeting di kantor
maupun di luar kantor, sedangkan komunikasi melalui media
komunikasi seperti whatsapp dan email terjadi setiap hari.

Diagonal

 Head of Project Division (GT) ke Account Executive

(RA)
Dalam proses ini dibahas mengenai budget, deadline, manual book
untuk project officer dan kru yang melaksanakan event dan checklist
kebutuhan event. Komunikasi diagonal sering dilakukan oleh head
of project division dengan account executive secara langsung di
kantor maupun melalui whatsapp group.

 Project Officer (AS) ke Account Executive (RA)

Dalam proses ini dibahas mengenai project approval, yaitu

pengajuan ide dan saran kepada klien mengenai event yang akan
dijalankan dan dampaknya ke budget klien. Selain itu, juga akan
dibahas mengenai margin perusahaan.

 Account Executive (RA) ke Head of Project Division

(GT) dan Project Officer (AS)

Dalam proses ini dibahas mengenai checklist event yang memuat

daftar kebutuhan event, timeline event (rundown), dan briefing
mengenai project event. Di dalamnya akan dibicarakan tentang
eksekusi konsep tim kreatif oleh project team dan ekspektasi klien
terhadap event tersebut. Tujuan dari pembahasan ini adalah agar
klien puas dengan konsep yang direalisasikan oleh project team.
Komunikasi diagonal dilakukan sebanyak tiga kali seminggu saat
meeting dan setiap hari melalui whatsapp group dan email.

Eksternal

 Head of Project Division (GT) ke klien

 Dalam komunikasi ini dibahas mengenai persiapan
event, yang mencakup kebutuhan klien, target event yang
sedang dijalankan dan evaluasi terhadap penyelenggaraan
event.

 Project Manager (AA) ke klien

Dalam komunikasi ini dibahas tentang hasil survei lokasi

event.

 Project Officer (AS) ke klien

Dalam komunikasi ini dibahas mengenai printing dan

design approval yaitu desain untuk banner, backdrop, souvenir
event, poster ataupun desain cetak yang akan digunakan untuk
mendukung event, gimmick berupa souvenir maupun material
pendukung event dan talent untuk pengisi acara.

 Account Executive (RA) ke Klien

Dalam komunikasi ini dibahas mengenai tim

internal klien dan approval budget yaitu anggaran yang
disetujui oleh klien.
KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan terhadap hasil penelitian di atas

dihasilkan kesimpulan sebagai berikut : Komunikasi organisasi yang
dilakukan oleh project team dan account executive di event
organizer CV. Kenongo Citra Kenanga Production memiliki dua
dimensi yaitu internal dan eksternal. Dimensi internal terbagi
menjadi empat arah komunikasi yaitu komunikasi ke atas,
komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal, dan komunikasi
diagonal.
 Komunikasi eksternal yang dilakukan oleh project team
dan account executive merupakan komunikasi mereka dengan
kliennya. Adapun komunikasi internal terjadi saat account executive
memberikan brief mengenai konsep kepada tim kreatif dan project
team.

Komunikasi internal berlangsung dalam empat arah.

Pertama adalah komunikasi horizontal, yang berlangsung saat
account executive berkomunikasi dengan project manager dan tim
kreatif. Kedua, komunikasi vertikal yang terbagi menjadi dua arah,
yaitu komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas. Komunikasi ke
bawah terjadi saat head of project division berkomunikasi dengan
project officer dan project manager ataupun sebaliknya. Adapun
komunikasi ke atas berlangsung saat project manager dan project
officer berkomunikasi dengan atasannya.

Terakhir adalah komunikasi diagonal yang terjadi saat

account executive berkomunikasi dengan head of project division
dan project officer.
 DAFTAR PUSTAKA

1. Alvian, Y. (2016). Audit Mini Mengenai Kepuasan

Komunikasi Organisasi di UD. Prima Jaya. Jurnal E-
Komunikasi Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas
Kristen Petra, Surabaya, 4(1), 1–12. Retrieved from
http://publication.petra.ac.id/index.php/ilmukomunikasi/arti
cle/view/4843/4452.
2. Ishak, A. (2012). Peran Public Relations Dalam
Komunikasi Organisasi. Komunikasi Aspikom, 1, 373–
380.

3. Yuliana, R. (2012). Peran Komunikasi Dalam Organisasi.

Jurnal STIE Semarang, 4(3), 52– 58. Retrieved from
http://jurnal3.stiesemarang.ac.id/index.php/jur
nal/article/view/162.

4. Tumewu, E. L., Lumanauw, B., & Ogi, I. (2014).

Karakteristik Individu, Karakteristik Pekerjaan, dan
Karakteristik Organisasi Terhadap Kepuasan Kerja
Karyawan Pada Event Organizer Reborn Creative Center
Manado. Jurnal EMBA, ISSN 2303-1174, 2(1), 532–542.

5. Suseno, I. K. (2005). Cara Pinter Jadi Event Organizer.

Yogyakarta: Galang Press.