Professional Documents
Culture Documents
Abstract
This study aims to determine the procedure for organizing a wedding ceremony at the Affay Project in
Sukabumi City. To find out the obstacles and solutions faced in the procedure for organizing a wedding
ceremony at the Affay Project in Sukabumi City. This research method uses Direct Observation
(Observation), interviews and literature study. In this study, the authors analyzed the data descriptively,
namely only seeing, describing a phenomenon that is currently happening in the procedures for
organizing the Wedding Event Project in Sukabumi City. The results of this study indicate that the
procedures for organizing wedding arrangements at the Affay Project are not in accordance with the
procedures, including in the event section, the equipment section and the implementation section. The
solution to the constraints on the implementation of the marriage organizer is the solutions that the
authors conclude, namely the Affay Project to add volunteer human resources or to let it be overwhelmed
to minimize double jobs. The Affay Project makes 2 plans in the arrangement of the events and the Affay
Project asks the consumer, namely the bride and groom and their family, to take the time to double-check
the wedding package order to minimize the sudden addition or reduction of equipment.
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengatur penyelenggaraan acara pernikahan pada
Affay Project di Kota Sukabumi. Untuk mengetahui kendala-kendala serta solusi yang dihadapi dalam
prosedur penyelenggaraan acara pernikahan pada Affay Project di Kota Sukabumi. Metode penelitian ini
menggunakan metode pengamatan langsung (Observas), wawancara dan studi kepustakaan. Dalam
penelitian ini penulis menganalisis data secara deskriptif, yaitu hanya melihat, menggambarkan suatu
fenomena yang sedang terjadi pada prosedur penyelenggaraan acara pernikahan Affay Project di Kota
Sukabumi. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa prosedur penyelenggaraan pengatur acara pernikahan
pada Affay Project ada beberapa yang tidak sesuai prosedur, diantaranya pada bagian acara, bagian
perlengkapan dan bagian pelaksanaan. Penyelesaian kendala pada penyelenggaraan pengatur penikahan
adalah dengan solusi-solusi yang penulis simpulkan yaitu Affay Project menambahkan sumber daya
manusia sukarelawan atau membiarkan kewalahan untuk meminimalisir double job. Affay Project
membuat 2 plan dalam susunan acara dan Affay Project meminta pihak konsumen yaitu calon pengantin
beserta keluarga untuk menyisihkan waktu dalam pengecekan ulang mengenai pesanan paket pernikahan
untuk meminimalisir penambahan atau pengurangan perlengkapan secara mendadak.
layanan baru dan memecahkan masalah Perencanaan yang baik akan menuntun
kecil sebelum menjadi besar. Yang kepada keberhasilan sebuah acara, apalagi jika
dilakukan umumnya hanya dengan penyelenggaraan acara dikelola oleh orang
menganalisis data sekunder dan laporan yang memiliki kreativitas yang tinggi,
penyelenggaraan event sebelum- konseptor ulung, mediator, inisiator, dan
sebelumnya ataupun dari pengalaman. komunikator yang professional. Perencanaan
Panitia bisa melakukan riset dengan sebuah acara ialah upaya pemikiran dan
menyebar kuisioner atau melakukan perancangan sebuah acara agar dicapai hasil
focus group discussion. yang efisien dan teratur. Charles Berger
mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari
2. Rancangan (Design) perilaku komunikasi adalah representatif
Tahap ini adalah tahap perumusan tema kognitif (mewakili penafsiran lingkungan)
dan konsep acara. Proses ini yang memberikan panduan untuk mencapai
membutuhkan waktu cukup lama karena tujuan”. Menurut Lidia Evelina Dalam
terjadi seleksi ide dan konsep event. Chusnu Syarifa Diah Kusuma (2016:11-12)
3. Perencanaan (Planning) merencanakan acara (event) sebagai pedoman
Tahap ini panitia mulai merumuskan penyelenggaraan event yang berlaku untuk
strategi-strategi yang kemudian siap semua kegiatan acara, yaitu:
untuk diimplementasikan. Pada fase ini 1. Menentukan Tema
pula panitia melengkapi sumber daya Tema sangat penting untuk menentukan
yang diperlukan untuk penyelenggaraan langkah selanjutnya. Tema-tema yang
acara Coordinating tahap ini penekanan memunculkan fenomena baru akan
diletakkan pada arus proses, koordinasi banyak mendapat perhatian dari calon
peserta dan pemecahan masalah jangka peserta acara (event) maupun
pendek. Panitia mulai pengunjung nantinya.
mengimplementasikan strategi-strategi 2. Mengadakan Penelaahan.
yang telah disusun, melakukan kegiatan 3. Sebelum pelaksanaan, penyelenggara
audiensi, komunikasi kepada publik, acara harus melakukan kegiatan survey
gladi bersih, dan kegiatan-kegiatan pra- untuk menjajaki berbagai hal terkait
event lainnya. Tahap ini bisa dimulai dengan kegiatan acara sehingga tidak
kurang lebih satu setengah bulan terjadi kesalahan dari segi waktu, lokasi,
menjelang deadline penyelenggaraan kesiapan Sumber Daya Manusia (SDM),
acara. target peserta dan target pengunjung
4. Evaluasi (Evaluation) yang diharapkan. Metode survey bisa
Evaluasi terhadap penyelenggaraan ditempuh dengan berbagai cara, yaitu:
event ini dapat dilakukan dengan metode a. Direct mail, Kelemahan metode
review secara menyeluruh atau per-sesi. ini, yaitu menyita waktu lama,
Tolak ukur menilai keberhasilan karena sulit mendapat respon
penyelenggaraan event dengan langsung.
menggunakan indikator kuantitatif, b. Telesurvey Survey bisa juga
seperti jumlah peserta atau undangan dilakukan dengan menghubungi
yang hadir dan transaksi, sedangkan lewat telepon dengan calon peserta
hasil dari evalusi kualitatif dan yang didapat penyelenggara acara
diumumkan saat penutupan acara. dari data base perusahaan atau
dan siraman yang akan dipandu oleh mengelap kaki kedua orang tua.
pembawa acara dengan susunan acara Prosesi ini adalah simbol dari
yang dapat diuraikan sebagai berikut: penghormatan dan permohonan
a. Pengajian izin calon pengantin wanita
Susunan acara pengajian diuraikan pada kedua orang tua.
sebagai berikut: 3) Selanjutnya potong rambut,
1) Pembukaan oleh Pembawa yaitu calon pengantin wanita
Acara atau perwakilan dari akan dipotong rambutnya oleh
Keluarga kedua orang tua sebagai bentuk
2) Pembacaan Ayat Suci Al- untuk memepercantik diri baik
Qur’an secara lahir maupun batin (bagi
3) Acara tahlil dan doa untuk para yang tidak berhijab) selain itu
sesepuh yang sudah tiada untuk yang berhijab
4) Pembacaan Sholawat menggunakan alternatif lain.
5) Tauziah 4) Prosesi terakhir dilakukan
6) Pembacaan doa khusus untuk dengan pemotongan tumpeng
kedua mempelai atau nasi kuning oleh kedua
Setelah acara pengajian menjelang orang tua calon pengantin
pernikahan makan akan wanita dilanjutkan dengan
dilanjutkan dengan prosesi memberikan suapan terakhir
siraman atau membersihkan diri pada sang anak sebanyak tiga
dengan memandikan calon kali. Suapan ini adalah simbol
pengantin menjelang pernikahan. pelepasan orang tua pada anak
b. Siraman yang akan memulai kehidupan
Prosesi ini umumnya dilakukan barunya yang lebih mandiri
pihak pria maupun wanita setelah menikah.
seminggu atau tiga hari sebelum 5) Setelah seluruh prosesi
hari acara dilangsung. Berikut ini dilakukan, barulah acara
merupakan tahap-tahap prosesi siraman dilakukan. Biasanya
siraman: urutan siraman ini dimulai dari
1) Calon pengantin wanita keluar sesepuh tertua, kemudian
kamar yang secara simbolis dilanjutkan oleh kedua orang
digendong oleh sang ibu. tua, keluarga dan juru rias
Sementara, ayah calon pengantin dan keluarga yang
pengantin wanita membawa lainnya.
lilin menuju tempat prosesi 6) Setelah acara siraman maka
sungkeman. Prosesi ini selanjutnya akan dilaksanakan
memiliki makna tanggung acara makan bersama dan
jawab orang tua pada sang anak bersilaturahmi.
yang ingin menikah. 7) Kegiatan terakhir Setelah
2) Calon pengantin wanita akan semua acara selesai
meminta maaf dengan dilaksanakan, pembawa acara
melakukan sungkeman akan menutup acara. Pembawa
sekaligus mencuci dan acara juga akan mengucapkan
Gambar 2
Flowmap Prosedur Penyelenggaraan Acara
Akad Pernikahan
c. Penutup
Pembawa acara akan menutup
acara akad pernikahan. Pembawa
acara juga akan mengucapkan
selamat pada kedua pengantin dan
rasa terima kasih kepada para
tamu undangan yang sudah hadir
Setelah acara dilaksanakan dengan
lancar, maka pihak perlengkapan
yang bertanggung jawab dalam
dekorasi akan membongkar
dekorasi pada H+2 setelah acara
berlangsung.
Gambar 3
Flowmap Prosedur Penyelenggaraan Acara
Resepsi Pernikahan
H-2 ataupun H-1 acara berlangsung. coffee break & snack, souvenir
Dan akan membuat susunan acara untuk dan buku tamu & briefing
acara yang akan dilangsungkan mulai panitia keluarga
dari persiapan hingga penutup. Selain 3) Persiapan souvenir ucapan
itu, pihak bagian administrasi akan terima kasih untuk tamu
melakukan tagihan pembayaran sisa sudah disiapkan ditempat
uang muka sebelum acara berlangsung 4) Seluruh pelaksana acara sudah
kepada pihak konsumen. berada pada posisi masing-
11. Pada saat acara berlangsung, pihak masing diantaranya, among
perusahaan akan memantau dan tamu, penerima tamu VIP,
berkoordinasi dengan semua panitia petugas penjaga buku tamu &
yang bekerja. Baik itu dari tata rias, kotak angpao, serta pembawa
dekorasi, catering, kemananan, dan acara.
hiburan (entertainment) untuk Setelah persiapan selesai dan
memastikan acara berlangsung sesuai menjelang acara inti yaitu resepsi
dengan rencana yang telah ditetapkan. pernikahan, susunan acaranya
Kemudian bila adanya penambahan tata diuraikan sebagai berikut:
rias (make up) atau catering dan alat b. Resepsi Pernikahan
tulis kantor dari paket yang telah dipilih 1) Seremoni atau Pelepasan Balon
oleh konsumen pada saat hari acara 2) Pembukaan yang di pandu oleh
dilangsungkan, maka akan dikenakan pembawa acara
biaya penambahan sesuai dengan biaya 3) Pengantin, Orang Tua &
yang diberlakukan. Keluarga inti mengatur barisan
12. Setelah tahap persiapan selesai, untuk resepsi
selanjutnya acara inti yaitu 4) Sambutan Pengantin
penyelenggaraan acara resepsi 5) Pembawa acara
pernikahan yang akan dipandu oleh mempersilahkan
pembawa acara dengan susunan acara tamu/undangan yang duduk di
yang dapat diuraikan sebagai berikut: area VIP untuk mendahului
a. Persiapan memberi ucapan selamat
Sebelum acara dimulai biasanya kepada kedua mempelai
akan ada persiapan untuk calon dilanjutkan dengan photo.
pengantin dan keluarga mulai dari Kemudian disusul tamu
makeup, dekorasi dan lain undangan yang lainnya diiringi
sebagainya, akan di uraikan musik dan selanjutnya
sebagai berikut: menikmati hidangan.
1) Melakukan tata rias kepada 6) Photo bersama pengantin,
calon pengantin beserta rekan-rekan, dan keluarga
keluarga kedua mempelai 7) Handbouquet & Minggle
2) Team koordinasi acara 8) Acara hiburan.
melakukan check venue c. Penutup
diantaranya pengantin, Setelah semua acara selesai
keluarga, meja akad nikah, dilaksanakan, pembawa acara
sound system, pembawa acara, akan menutup acara resepsi