Source : World Economic Forum

• Dalam kurun waktu 10 tahun terakhir likelihood terkait

dengan risiko yang berhubungan dengan teknologi berada di
peringkat 5 besar

• Pada tahun 2017, risiko Data fraud or theft dan Cyberattack

masuk kedalam top 10 risk yang berarti semakin meningkat
peluang terjadinya.

• Seiring dengan benefit dari kemajuan teknologi , ternyata

konsekuensi negatifnya juga semakin meningkat.

• Penggunaan massive machine type communication akan

mempunyai peranan besar
Ethics & Confidentiality Committee
PT Astra Honda Motor

11 Juli 2017
 Our Agenda

Background & Objective Socialization

System IT related to
Confidentiality Policy
confidentiality mechanism

Implementation
 Background

Sebagai Perusahaan Manufaktur yang terus-menerus memproduksi sepeda

motor tipe baru mengikuti perkembangan pasar dan teknologi, kerahasiaan
informasi menjadi suatu hal yang penting untuk mengurangi dampak negatif
bagi perusahaan.

Objective

Shareholder
Menjaga hak kekayaan intelektual

Perusahaan dan Rekan Bisnis

Meningkatkan competitiveness dan sustainability
 Confidentiality Policy

1. Information Confidentiality Team

2. Information Classification
3. Classification of Company’s Area
4. Business Partners
5. Electronic Devices
6. Leakage & Loss
7. Compliance and Information Confidentiality Audit
8. Awareness and Concern on Information
Confidentiality

Information Confidentiality Policy was

signed by Compliance Officer (March 2015)
 Implementation

Organization Structure

Compliance Officer
Corp. Risk Management
Business Control
Human Resource
Information Technology
Corp. Secretary & Legal
Production
 Implementation

Confidentiality Zone

KETERANGAN :
: BOLEH MEMBAWA PERANGKAT BERKAMERA

: TIDAK BOLEH MEMBAWA PERANGKAT BERKAMERA

 Implementation

Policy Confidentiality Zone

 Implementation

Infrastructure of Confidentiality Zone

CCTV
 Implementation

Confidentiality Activities for Business Partners

Supplier Components Supplier non Components

(Procurement Eng.) (General Affairs)
1. Confidentiality Assessment 1. Confidentiality Assessment
2. Drawing online implementation 2. Non Disclosure Agreement
3. Non Disclosure Agreement
4. Socialization to all supplier in Supplier
Meeting Event

Agency, Main Dealers

(Marketing)
1. Confidentiality Assessment Checklist
2. Non Disclosure Agreement
3. Socialization to all MD in Main Dealers
Meeting Event
 Implementation

Use of system and devices

Camera’s Sticker

Poster Confidentiality Guideline BOD Declaration Letter

 Implementation

Camera Permission

a. Routine b. Non Routine

 Implementation

Violation
Socialization
Socialization
 System IT related to
confidentiality mechanism
No Requirement
1 Antivirus terinstall dan terupdate.
2 Nama account "administrator" diganti
menjadi nama lain.
3 Password BIOS sudah di-setting dan aktif.
4 Password Operating System sudah di-setting
dan aktif.
5 Adanya pengaturan akses ke folder drawing
apabila dilakukan sharing
6 Fitur account lockout untuk Windows aktif.
7 Fitur screen saver aktif.
8 Port USB sudah di-nonaktifkan.
9 Internet browser dibatasi hanya untuk akses
ke AHM Fileshare. Akses Email dibatasi untuk
kepentingan penanganan drawing.
10 Koneksi bluetooth/ infra red dinonaktifkan
Keterangan
Pastikan bahwa ada Antivirus, aktif dan update.
Jangan gunakan kata ‘administrator’ sebagai nama user. Jika ada ganti
dengan nama yang berbeda agar keamanan lebih terjamin.
BIOS komputer harus di-setting dan aktif agar tidak sembarang orang
bisa mengubah konfigurasi komputer.
Password untuk login Windows harus di aktifkan agar tidak sembarang
orang bisa login ke komputer tersebut.
a. Adanya pengaturan hak akses ke folder drawing.
b. User tidak diberi hak akses sebagai administrator.
c. List user yang memperoleh hak akses folder drawing disetujui oleh
pihak yang berwenang.
Pada saat komputer tidak digunakan selama beberapa waktu maka
dalam kondisi lock, sehingga tidak sembarang orang bisa
menggunakan komputer tersebut.
Screen saver diaktifkan jika komputer tidak digunakan selama
beberapa waktu.
Pencegahan agar file tidak sembarang disalin ulang.
Tidak bisa akses internet lain selain website AHM Fileshare, berikut
pembatasan penggunaan email.
Pencegahan agar file tidak sembarang disalin ulang.
Thank You
Penerapan Confidentiality
System di Supplier
 Program Kerja
Confidentiality System for AHM
Supplier 2017
Sosialisasi Pembentukan Komite, Audit & Self Audit Confidentiality –
Plant Cikarang 10 Maret 2017
 Aktivitas Pembentukan Komite Confidentiality
& Self Audit
Pembentukan Komite Confidentiality di Supplier
Seluruh Supplier sudah melaporkan pembentukan komite confidentiality, dengan tugas
memastikan penerapan sistem confidentiality di perusahaan masing-masing, dan melakukan self
audit.

Hasil Self Audit All Supplier - Periode Poin Audit yang Dominan Belum Terpenuhi

1 1. Perangkat/sistem mampu telusur apabila

terjadi kebocoran
Pass Not Pass
2. IK/Prosedur terkait aktivitas new model
(produksi, penyimpanan, pengiriman, penang
32% anan infrastruktur)

3. Sistem pencegahan pengambilan

68%
gambar/video di area terkait project

4. IK/Prosedur penanganan drawing softcopy

Persentase kelulusan self audit adalah 68%

1. Target di Semester I yaitu terbentuknya komite confidentiality di supplier dan dilakukannya self audit telah terpenuhi.
2. Next Target di Semester II adalah:
- Memastikan tingkat kelulusan self audit minimal sebesar 90%
- Menjadikan ketepatan waktu pengiriman hasil self audit sebagai pertimbangan pemilihan Maker Layout
 Hasil Audit Confidentiality ke Supplier
(ctd’) Average
Item Check No Persyaratan Standard % Pass
(Actual)
Ruang Drawing Memiliki sistem pembatasan akses ke tempat penyimpanan drawing dari pihak yang tidak
1
memiliki otoritas 5 4,61 79%
2 Memiliki sistem yang mencegah perekaman gambar/ video 5 4,00 36%
3 Memiliki log akses oleh pihak yang tidak berotoritas ≥3 3,58 71%
4 Log peminjaman drawing hardcopy 5 4,88 86%
5 Tanda terima pendistribusian drawing 5 4,58 64%

Average
Item Check No Persyaratan Standard % Pass
(Actual)
Perlakuan User 6 Drawing hardcopy tidak dibiarkan terbuka dan ditinggalkan tanpa penjagaan ≥3 5,00 100%
Terhadap Drawing softcopy dari AHM di simpan hanya di PC drawing/ server dengan akses
Drawing 7 terbatas. Pendistribusian lebih lanjut ke bagian internal atau rekanan bisnis harus
menggunakan hardcopy 5 3,42 36%

Average
Item Check No Persyaratan Standard % Pass
(Actual)
PC Drawing 8 Pengaturan layar monitor ≥3 4,38 93%
Terdapat daftar user AHM Fileshare (termasuk nama karyawan lainnya yang dapat
9
mengakses folder drawing) 5 4,58 79%
10 Antivirus ≥3 4,79 93%
11 Penggantian nama "administrator" ≥3 4,63 100%
12 Password BIOS ≥3 4,58 86%
13 Password Operating System (Windows/ Linux/ dll) ≥3 4,92 100%
14 Pengaturan akses ke folder drawing apabila dilakukan sharing 5 4,63 79%
15 Pengaturan account lockout ≥3 4,38 79%
16 Pengaturan screen saver ≥3 4,79 93%
17 Pengaturan port USB ≥3 4,38 79%
18 Pengaturan browser dan email ≥3 4,17 79%
19 Pengaturan koneksi bluetooth/ infra red ≥3 4,79 93%
Mandatory Item % Pass < 70%
 Hasil Audit Confidentiality ke Supplier
Item Check No
(ctd’) Persyaratan Standard
Average
(Actual)
% Pass
Email 20 Penggunaan email korporasi di internal perusahaan ≥3 4,00 71%
21 Penggunaan email korporasi di eksternal/ rekanan bisnis perusahaan ≥3 2,63 43%
22 Aturan penggunaan email korporasi ≥3 3,46 50%

Average
Item Check No Persyaratan Standard % Pass
(Actual)
Aktivitas Project 23 Pembentukan tim project new model 5 4,79 93%
New Model 24 Meeting project new model 5 4,46 79%
Penanganan informasi yang berhubungan dengan project new model (schedule event,
25
kode model, dll) 5 4,58 86%
Penanganan infrastruktur pendukung produksi seperti Die/ Mold, Jig, Material Handling
26
(kereta, box), dan lain-lain yang mengandung informasi terkait project new model
5 3,46 50%
Memiliki sistem yang mencegah perekaman gambar/ video di area yang terkait project
27
(ruang project, produksi, laboratorium, warehouse, dan lain-lain) 5 3,46 29%
28 Penanganan subpart project new model di supplier (L2 AHM) ≥3 2,33 43%
29 Pengiriman subpart project new model dari supplier (L2 AHM) ke supplier (L1 AHM) ≥3 3,50 57%
30 Penyimpanan part project new model 5 3,25 29%
31 Proses produksi part project new model 5 3,96 64%
32 Pengiriman part project new model ke AHM 5 3,75 50%

Average
Item Check No Persyaratan Standard % Pass
(Actual)
Mampu telusur Memiliki perangkat/ sistem mampu telusur apabila terjadi pelanggaran/ kasus kebocoran.
33
Misalnya untuk mendeteksi lokasi kebocoran. 5 4,92 93%

Mandatory Item % Pass < 70%

Aktivitas Pembuatan Kode Pengganti Nama
Project di Supplier

Start

AHM Supplier AHM

Memberlakukan Kode Pengganti di
Menginformasikan Kode Menerbitkan surat berakhirnya
internal dan rekanan perusahaan
Pengganti Nama Model ke masa kerahasiaan project dan
sampai dengan launching sepeda
supplier melalui PPP/RFQ berlakunya kode pengganti
motor

End