MGTS 

7610 Management Communication 
Lecture exercise: 

Institute of Secretaries
Wilson House, West Street, London SW1 2AR

Telephone 020 8987 2432

Fax 020 8987 2556

12 May 2004 
 
Miss Ong Lee Fong 
15 Windsor Road 
Manchester 
M2 9GJ 
 
Dear Lee Fong 
 
2004 SECRETARIES CONFERENCE, 8/9 OCTOBER 2004 
 
As a valued member of the Institute of Secretaries, I am pleased to invite you to attend our special 
conference to be held at the Clifton Hotel, London on Tuesday/Wednesday 8/9 October 2004. 
 
This intensive, practical conference for professional secretaries aims to: 
 
 increase your managerial and office productivity 
 improve your communication skills 
 bring you up to date with the latest technology and techniques 
 enable networking with other secretaries 
 
The seminar is power‐packed with a distinguished panel of professional speakers who will give 
expert advice on many useful topics. A programme is enclosed giving full details of this seminar 
which I know you will not want to miss. 
 
If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 
30 June with your fee of $50 per person. 

I look forward to seeing you again at this exciting conference. 

Yours sincerely 

Louise Dunscombe
Louise Dunscombe (Mrs) 
Conference Secretary 
 
Encs 
 From: johnwang@stelectronics.co.sg 
Sent: 14 October 2003 12:30 PM 
To: suzieliu@videoworks.com 
CC: 
Subject: 24th anniversary video 

Dear Suzie 

Thank you for inviting me to visit your studios last week. I was most impressed by your new facilities. 
 
I am delighted that you can accept our invitation to produce a video to celebrate the company’s 25th 
anniversary. This is a very special landmark in our history, and it is important that this video portrays 
the past, present and future. 
 
You promised to let me have a draft outlining your thoughts for this special video. I look forward to 
receiving this before 30 October together with your approximate costings. 
 
If you need any future information please give me a call on 2757272. 

Best wishes 

John Wang 
Marketing Manager 
ST Electronics 
www.stelectronics.co.sg 
 Email response to Complaint 
 
Response 1 
 
From: 
grace.peng@global.co.cn 
Sent: 25 October 2003 5:51 
PM To: 
robinzhang@midway.co.cn 
CC: 
Subject: Your complaint 
 
Your complaint about your washing machine that you bought from us last year has been past to 
me for my attn. Please be informed that your policy document shows that you only have a one 
year guarantee for this product and it ran out on 2nd Sept. So if you want it fixing you will have to 
pay for it. 
 
 
 
 
 
Response 2 
 
From: 
grace.peng@global.co.cn 
Sent: 25 October 2003 5:51 
PM To: 
robinzhang@midway.co.cn 
CC: 
Subject: ST101 Washing 

Machine Dear Robin 

Thank you for your message. I am sorry to hear about the problems you have experienced with 
this washing machine. 
 
I have checked your policy document, and unfortunately our one‐year guarantee for this 
machine ended on 2nd Sept. I am sorry to inform you that charges will apply for any repairs. 
 
We will be pleased to repair the machine for you, and we can promise immediate action 
and reasonable terms. 

Please give me a call soon on 2874722 to discuss 

this. Grace Peng 
Global 
Communications 
www.global.co.cn 
   
Tutorial exercise: 
 
Dear Sir/Mdm, 
 

We have received your letter dated 27 March 2003. 
 

We are extremely distressed to learn that an error was made pertaining to your order. Please be 
informed that the cause of your complaint has been investigated and it actually appears that the 
error occurred in our packing section and it was not discerned before this order was despatched to 
you. 
 

Arrangements have been made for a repeat order to be despatched to you immediately and this 
should leave our warehouse later today. It is our sincere hope that you will have no cause for further 
complaint with this replacement order. 
 

Once again we offer our humblest apologies for the unnecessary inconvenience that you have been 
caused in this instance. 
 

Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your perusal. Kindly contact the 
undersigned if you require any further clarifications.  
 

Very truly yours,  

Zachariah
Zachariah & Partners 
 
 
From: harry.lim@presto.co.my 
Sent: 25 July 2003 16:06PM 
To: shirley@shirleytaylor.com 
CC: 
Subject: Hello!!! 
 
hi Shirley 
Hope things r well with u, its good 2 know that you will be back in malaysia again in nov to hold your 
seminar on effective biz writing. PLS LET ME HAVE SOME FREE DATE while u r over here. some 
bookstores r interested ina talk cum singing event, I hope u will agree to take part. 
Tnks & rgs 
 
Harry 
 
From: sallyturner@rightway.com 
Sent: 25 July 2003 16:06PM 
To: johnwong@rightway.com 
CC: 
Subject: REMINDER!!! 
 
John 
Appreciate if you would consider and bear in mind that I am no longer responsible for dealing with 
petty cash. Some of your staffs keep bringing their vouchers to me, but this responsibility has been 
taken over by Martin in Accounts, he is the one who should be contacted henceforth for all petty 
cash matters. Your co‐operation is appreciated in making sure all your staffs know about this.  
BRgs 
 
Sally