PROVISIONAL HAND OVER

SERAH TERIMA PERTAMA PEKERJAAN

A. Tujuan
a. Menyatukan pengertian terhadap proses penyerahan pekerjaan dalam
masa kontrak dan persiapan penyerahan pekerjaan sebelum habisnya
masa kontrak.
b. Prosedur ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pelaksanaan
penyerahan pekerjaan, sehingga kelengkapan administrasi, pemenuhan
visual, kualitas dan kuantitas pekerjaan dapat dipenuhi.

B. Ruang Lingkup
Prosedur ini memuat proses penyerahan pekerjaan, mulai dari
pengajuan serah terima pekerjaan sampai dengan penentuan tanggal
definitif penyerahan pekerjaan dalam masa akhir kontrak.

C. Definisi
1. SBD sesuai Perpres 70 : Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus
perseratus), penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada
PPK untuk penyerahan pekerjaan.
2. Provisional Hand Over atau penyerahan sementara perkerjaan, dimana
penyedia jasa/kontraktor dapat mengajukan permintaan secara tertulis
kepada pengguna jasa/pemerintah untuk penyerahan pertama setelah
pekerjaan selesai 100%,.

D. Acuan
1. Perpres 54 tahun 2010 dan 70 tahun 2012
2. Dokumen kontrak (STANDAR BIDDING DOCUMENT)

E. Ketentuan Umum
1. Sebelum penyerahan pekerjaan KPA, PPKom, PPHP, Kontraktor, unsur
Perencanaan dan Konsultan Pengawas harus mengadakan Rapat
Penyerahan Pekerjaan (First Meeting).
2. Pelaksanaan First Meeting harus diselenggarakan selambat-lambatnya
3 (tiga) hari sejak diterimanya Surat Permohonan Serah Terima
Pertama Pekerjaan dari kontraktor.
3. Agenda First Meeting :
 uraian kronologis Proyek oleh PPKom meliputi nama
Proyek, lokasi Proyek, Panjang Efektif dan Fungsional
Proyek, Jumlah Total Biaya Proyek.
 Proses Addendum yang pernah dilakukan meliputi alasan
diadakannya Addendum, prosedur addendum apakah sudah
dilaksanakan Technical/Engineering Justification dan atau
negosiasi harga pada pay item yang belum ada di dalam kontrak,
Berita Acara Addendum oleh panitia peneliti kontrak yang
 dibentuk oleh Pinbagpro, Persetujuan Addendum atau NOL oleh
instansi terkait
 Lingkup Proyek yang paling dominan disertai Volume dan Biaya
 Progress Fisik saat First Meeting, disertai dengan Data
Pendukung, yang berupa :
a. komulatif final quantity yang sudah dapat diproses MC-nya,
atau yang belum dapat diproses MC-nya untuk dikontrol
terhadap total kuantitas kontrak;
b. identifikasi jenis item pekerjaan dan volumenya yang sudah
diperintahkan kepada kontraktor, tetapi belum
dilaksanakan;
c. identifikasi jenis item pekerjaan yang masih belum
tertangani; 
d. identifikasi sisa dana yang mungkin dapat digunakan untuk
item pekerjaan lain yang diperlukan.

4. Pengguna jasa [PPKom] memerintahkan panitia penerima pekerjaan

[PPHP] untuk melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah
diselesaikan oleh penyedia jasa selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari
setelah diterimanya surat permintaan dari penyedia jasa.
5. uraian tugas Ketua Panitia Serah Terima Sementara (Provisional Hand
Over) yaitu  mencari kesepakatan prosedur provisional hand over yang
akan dilaksanakan; mencari kesepakatan sementara apakah proyek
yang bersangkutan dapat dimulai proses penyerahannya, berdasarkan
laporan dari konsultan.
6. Pembentukan Tim dan Persiapannya
 Tim Visual bertugas yaitu penyiapan kamera foto untuk
dokumentasi site visit, penyiapan List of Defect and deficiencies,
penyiapan List of deviation and omissions, unauthorized change
in works, List of errors and omission in drawing.
 Tim Quality Control bertugas yaitu penyiapan list of Quality
Control sesuai spesifikasi untuk control terhadap back up data
yang disusun oleh Proyek / Konsultan; Check Core Drill yang
dilakukan oleh Kontraktor dan diawasi oleh anggota Team
Panitia PHO, terutama untuk mengetahui item pekerjaan yang
belum memenuhi spesifikasi, baik dengan cara mengambil
sample (frekwensi dan caranya) maupun Quality-nya; Check
Quality Report yang dibuat oleh Konsultan Supervisi.
  Tim Administrasi.
7. Selain itu untuk pedoman bagi setiap unsur yang terlibat dalam
kepanitiaan, proses serah terima pekerjaan agar dapat bekerja dengan
lengkap dan cepat, maka dibuat check list materi yang perlu
didiskusikan pada rapat-rapat, termasuk diagram urutan kegiatannya.
8. Apabila terdapat kekurangan dan atau cacat hasil pekerjaan, kontraktor
wajib menyelesaikan/memperbaiki yang akan diperiksa kembali oleh
panitia penerima pekerjaan dan apabila sudah memenuhi ketentuan
 dokumen kontrak, maka dibuatkan berita acara penyerahan pertama
pekerjaan.
9. Ruang lingkup Panitia Serah Terima mencakup
 penelitian dan pembuatan Berita Acara hasil penelitian
Penyerahan Pekerjaan.
 pembentukan tiga tim untuk penelitian yaitu Visual, Tim Quality
Control Teknis dan Tim Administrasi.
 menetapkan tanggal definitif provisional hand over
 menetapkan tanggal final statement (serah terima akhir
pekerjaan) sesuai dengan Dokumen Kontrak.
10. Pembayaran dilakukan sebesar 95% (sembilan puluh lima perseratus)
dari nilai kontrak, sedangkan yang 5% (lima perseratus) merupakan
retensi selama masa pemeliharaan, atau pembayaran dilakukan
sebesar 100% (seratus perseratus) dari nilai kontrak dan penyedia
harus menyerahkan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% (lima
perseratus) dari nilai kontrak [wajib bank garansi].

F. Prosedur dan Tanggungjawab

Pelaku
No Kegiata n Rekaman
Penanggungjawab
1. Penyedia Jasa Mengajukan surat Serah Terima Pekerjaan kepada
PPKom, selambat lambatnya 14 hari sebelum masa
pelaksanaan pekerjaan dalam kontrak berakhir.
(Asumsi bahwa dalam waktu 14 hari kedepan
pekerjaan selesai 100%, equal dengan saat pengajuan
perpanjangan waktu pelaksanaan)

2. PPKom a. Membuat Undangan Rapat Penyerahan Undangan

Pekerjaan kepada : Rapat
- PPHP
- Kontraktor
- Konsultan Pengawas
- Tim Teknis
- Tim Administrasi
3. - PPKom a. Pembagian TIM pemeriksa hasil pekerjaan yang - Notulen
- PPHP terdiri : rapat
- Kontraktor - Tim Visual. - Daftar
- Konsultan - Tim Quality Control. Hadir
Pengawas - Tim Administrasi.
- Tim Teknis b. Pembahasan Materi Penyerahan Pekerjaan
- Tim berdasarkan kontrak dan addendumnya, yang
Administrasi meliputi :
- Administrasi Pelaksanaan Kegiatan
- Progress Fisik
- Jadwal pemeriksaan visual, checklist
dan pengukuran, dan pemeriksaan
item kualitas terpasang
4. Kontraktor a. Menyiapkan materi First Meeting meliputi :
- Daftar personil
(b) Jadwal pelaksanaan
(c) Project quality plan
(d) Jadwal mobilisasi
(e) Hal-hal utama lain yang belum jelas atau yang
perlu ditambahkan dalam perjanjian kontrak.
b. Menyerahkan materi PCM kepada PPK.
c. Menghadiri dan mengikuti pembahasan materi
PCM.
6.3 PPHP a. Mengadakan rapat PCM yang dihadiri Konsultan
Perencanan Konsultan Pengawas, Kontraktor.
b. Mencatat dan membukukan hasil pembahasan dan
kesepakatan pada PCM.

6.4 Konsultan a. Memeriksa perbaikan sesuai hasil PCM

Pengawas dan menyerahkannya kepada PPK.

6.5 PPK a. Membuat Berita Acara PCM dan Berita Acara

menjadikannya menjadi bagian dari Dokumen Rapat PCM
Kontrak.