 Chất lượng

 Phát triển bền vững

 Hội nhập quốc tế
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

TỔNG QUAN
HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH VÀ
HỆ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

Chương 2

09/01/2020 Phạm Trường Quân 1

 MỤC TIÊU HỌC TẬP
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Sau khi nghiên cứu xong chương này, sinh viên có khả
năng:
1. Mô tả chu trình xử lý dữ liệu được sử dụng để xử
lý các giao dịch, bao gồm cách dữ liệu được nhập,
lưu trữ và xử lý và cách thông tin được kết xuất.
2. Thảo luận về cách các tổ chức sử dụng hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để xử
lý các giao dịch và cung cấp thông tin.

09/01/2020 Phạm Trường Quân 2

 CHU TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA PROCESSING CYCLE

• Một chức năng quan trọng của AIS là xử lý các giao dịch
của công ty một cách hữu hiệu và hiệu quả.
• Trong các hệ thống thủ công, dữ liệu được nhập vào các
nhật ký và sổ cái, các sổ sách được lưu trữ trên giấy.
• Trong các hệ thống tin học hóa, dữ liệu được nhập vào
máy tính và được lưu trữ trong các tệp và cơ sở dữ liệu.
Các hoạt động được thực hiện trên dữ liệu để tạo ra
thông tin có ý nghĩa và phù hợp được gọi chung là chu
trình xử lý dữ liệu.
09/01/2020 Phạm Trường Quân 3
 CHU TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA PROCESSING CYCLE

09/01/2020 Phạm Trường Quân 4

 XỬ LÝ DỮ LIỆU DẦU VÀO
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA INPUT
Dữ liệu phải được thu thập ở ba khía cạnh của từng hoạt động
kinh doanh:
Các nguồn lực
chịu ảnh
hưởng bởi mỗi
hoạt động
Con người
Các hoạt
tham gia vào
động chính
hoạt động

Hoạt
động
kinh
doanh

09/01/2020 Phạm Trường Quân 5

 XỬ LÝ DỮ LIỆU DẦU VÀO
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA INPUT
Ví dụ: hoạt động bán hàng.

Hàng tồn kho

Công nợ
Đặt hàng
Khách hàng
Duyệt đơn hàng
Xuất kho
Nhân viên
kinh doanh
Ghi nhận doanh thu

Hoạt động
bán hàng

09/01/2020 Phạm Trường Quân 6

 XỬ LÝ DỮ LIỆU DẦU VÀO
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA INPUT
• Các bước trong quy trình ghi nhận dữ liệu bao gồm:
Thu thập những dữ liệu giao dịch xuất phát
từ một hoạt động kinh doanh (sự kiện).

Đảm bảo dữ liệu được thu thập chính xác và

đầy đủ.

Đảm bảo các chính sách của công ty được

tuân thủ (ví dụ: phê duyệt giao dịch).
09/01/2020 Phạm Trường Quân 7
 GHI NHẬN DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA CAPTURE
 Bước đầu tiên trong
xử lý đầu vào là thu Từng hoạt
thập dữ liệu giao động quan
dịch và nhập chúng tâm
vào hệ thống.
 Quá trình thu thập
dữ liệu thường được
kích hoạt bởi một
hoạt động kinh
Nguồn lực
doanh. Dữ liệu phải Người
bị ảnh
được thu thập về ba tham gia
hưởng bởi
khía cạnh cho từng vào từng
từng hoạt
hoạt động kinh hoạt động
động
doanh:
09/01/2020 Phạm Trường Quân 8
 GHI NHẬN DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA CAPTURE
 Ví dụ: ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, ta cần thu thập những
dữ liệu gì và từ đâu?

09/01/2020 Phạm Trường Quân 9

 CHỨNG TỪ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DOCUMENTS
• Dữ liệu được thu thập từ chứng từ gốc.

CHỨNG TỪ Tài liệu được sử dụng để thu thập dữ liệu khi

GỐC TRÊN giao dịch diễn ra. Ví dụ: đơn đặt hàng, đơn
GIẤY mua hàng và thẻ chấm công.
Dòng dữ liệu của công ty được gửi cho đối
CHỨNG TỪ
tác rồi trả về hệ thống dưới dạng đầu vào,
GỐC QUAY
thường ở dạng có thể đọc được bằng máy để
VÒNG
tạo điều kiện xử lý tiếp theo. Ví dụ: Vietlott
CHỨNG TỪ Việc thu thập dữ liệu giao dịch ở dạng mà
GỐC TỰ máy có thể đọc được tại thời điểm và vị trí
PHÁT SINH ban đầu. Ví dụ như các thiết bị POS và ATM.
09/01/2020 Phạm Trường Quân 10
 LƯU TRỮ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA STORAGE
Mã hóa - Việc gán số hoặc chữ cái một cách có hệ thống cho các khoản mục
để phân loại và sắp xếp chúng.
Các loại kỹ thuật mã hóa:
Mã hóa liên tục: các khoản mục được đánh số liên tiếp để các khoảng
trống trong bảng mã chỉ ra các khoản mục bị thiếu cần được điều tra.
Mã hóa theo cụm: mỗi cụm số được dành riêng cho các nhóm khoảng
mục cụ thể, do đó giúp tổ chức dữ liệu.
Mã hóa theo nhóm: hai hoặc nhiều nhóm chữ số được sử dụng để mã
hóa một mục. Mã hóa theo nhóm thường được sử dụng cùng với mã
hóa theo cụm.
Mã hóa ghi nhớ: chữ cái và số được xen kẽ để xác định một mục. Mã
ghi nhớ được lấy từ mô tả của vật phẩm và thường dễ ghi nhớ.

09/01/2020 Phạm Trường Quân 11

 LƯU TRỮ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA STORAGE
Các lưu ý để đạt được hệ thống mã hóa tốt hơn:
1. Phù hợp với mục đích sử dụng của nó, đòi hỏi rằng các nhà
thiết kế đang xác định điều này phải đanh giá được kết quả
đầu ra hệ thống trước khi lựa chọn các mã.
2. Cho phép mở rộng. Ví dụ, không sử dụng một mã số nhân
viên ba chữ số cho một công ty phát triển nhanh chóng với
950 nhân viên.
3. Đơn giản nhất có thể để giảm thiểu chi phí, tạo điều kiện ghi
nhớ và giải thích, và đảm bảo sự chấp nhận của nhân viên.
4. Phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty và các bộ phận của
công ty.
09/01/2020 Phạm Trường Quân 12
 LƯU TRỮ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA STORAGE
Hoạt động quan trọng để hiểu cách tổ chức dữ liệu.
• Hệ thống tài khoản kế toán
Mã hóa hệ thống tài khoản, việc luôn được cân nhắc kỹ lưỡng để
dự đoán nhu cầu quản lý, là cách hữu hiệu và hiệu quả nhất.
• Nhật ký giao dịch (ví dụ: Bán hàng)
• Sổ chi tiết (ví dụ: Tài khoản phải thu)
• Sổ cái
• Lưu ý: Với cách trên, người ta có thể theo dõi đường đi
của giao dịch (dấu vết kiểm toán).

09/01/2020 Phạm Trường Quân 13

 DẤU VẾT KIỂM TOÁN
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN AUDIT TRAIL
Luồng luân chuyển dữ liệu mà cho phép giao dịch
được truy tìm thông qua hệ thống xử lý dữ liệu từ
điểm xuất phát đến đầu ra hoặc ngược từ đầu ra đến
điểm xuất phát. Nó được sử dụng để kiểm tra tính
chính xác, tính hợp lệ của thông tin đăng sổ cái và để
theo dõi những thay đổi trong sổ cái tài khoản từ cân
đối đầu của họ để số dư cuối kỳ của họ.
Ví dụ: từ báo cáo nhập - xuất - tồn tìm ra các chứng từ
nhập kho liên quan.

09/01/2020 Phạm Trường Quân 14

 CÁC KHÁI NIỆM LƯU TRỮ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN TRÊN MÁY TÍNH
Thực thể (Entity): khoản mục mà thông tin liên quan được lưu trữ
trong một bản ghi. Ví dụ như một nhân viên, một mặt hàng tồn kho và
một khách hàng.
Thuộc tính (Attribute): thể hiện dưới dạng cột, cho biết tính chất, đặc
điểm của đối tượng cần lưu trữ thông tin.
Trường (Field): phần của bản ghi dữ liệu trong đó giá trị dữ liệu cho
một thuộc tính cụ thể được lưu trữ. Ví dụ: trong một bảng tính, mỗi
hàng có thể đại diện cho một khách hàng và mỗi cột là một thuộc tính
của khách hàng. Mỗi ô trong một bảng tính là một trường.
Giá trị của dữ liệu: Giá trị thực được lưu trữ trong một trường. Nó mô
tả một thuộc tính cụ thể của một thực thể. Ví dụ: trường tên khách
hàng sẽ chứa Công ty XYZ của Google nếu công ty đó là khách hàng.
Bản ghi (Record): là các thông tin của một đối tượng thuộc quan hệ,
thể hiện dưới dạng dòng.
09/01/2020 Phạm Trường Quân 15
 CÁC KHÁI NIỆM LƯU TRỮ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN TRÊN MÁY TÍNH
Bảng: Thông tin khách hàng

09/01/2020 Phạm Trường Quân 16

 CÁC KHÁI NIỆM LƯU TRỮ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN TRÊN MÁY TÍNH
Tập tin (File): một tập hợp các bản ghi tương đồng về mặt logic, chẳng hạn
như bảng lương chứa các thông tin lương của nhân viên.

Tập tin chính (Master file): là một tập tin không thay đổi qua các kỳ kế toán,
dùng để lưu trữ bản ghi về một tổ chức. Khi các giao dịch diễn ra, các bản ghi
riêng lẻ trong một tập tin chính được cập nhật ngay.

Tập tin giao dịch (Transaction file): một tệp chứa các giao dịch kinh doanh
riêng lẻ xảy ra trong một giai đoạn tài chính cụ thể. Một tệp giao dịch có thể
coi tương tự như một sổ nhật ký trong AIS thủ công.

Cơ sở dữ liệu (Database): một tập hợp các tập tin có liên quan được kiểm soát
tập trung, lưu trữ dữ liệu càng ít trùng lắp càng tốt. Một CSDL hợp nhất các
bản ghi được lưu trữ trước đó trong các tệp riêng biệt vào một nhóm chung
và phục vụ nhiều người dùng và ứng dụng xử lý dữ liệu.

09/01/2020 Phạm Trường Quân 17

 QUY TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA PROCESSING
Bốn loại xử lý (CRUD):

1. Tạo bản ghi mới (ví dụ: thêm khách hàng)

2. Hiển thị dữ liệu hiện có.
3. Cập nhật một dòng hoặc một dữ liệu trước đó.
4. Xóa dữ liệu.
Xử lý dữ liệu có thể được xử lý theo lô (batch processing) (ví dụ: ghi
sổ các dòng dữ liệu vào cuối ngày làm việc) hoặc theo thời gian thực
(xử lý khi nó vừa xảy ra) hoặc kết hợp 2 phương pháp gọi là xử lý
theo lô trực tuyến, là việc dữ liệu giao dịch được nhập và chỉnh sửa
khi nó phát sinh, rồi được lưu trữ cho những xử lý sau này.

09/01/2020 Phạm Trường Quân 18

 QUY TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA PROCESSING
Xử lý theo lô Tập tin
chính
Batch Processing:

In hoặc hiển
Nhóm các Nhập các lô dựa vào Lưu dữ Xử lý các lô. Cập thị trên các
chứng từ gốc thời điểm định trước liệu vào nhật tập tin chính thiết bị điện
thành các lô. hoặc kích thước lô. tập tin tạm cũ với dữ liệu tử các kết
Tạo số tổng Sắp xếp và chỉnh sửa giao dịch, tạo tập quả đầu ra
kiểm soát dữ liệu cho phù hợp tin chính mới mong muốn
09/01/2020 Phạm Trường Quân 19
 QUY TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA PROCESSING
Xử lý thời gian thực trực tuyến Tập tin
chính
Online Real-time Processing:

In hoặc hiển
Nhập các giao dịch Xử lý các giao thị trên các
vào hệ thống khi dịch khi phát thiết bị điện
chúng phát sinh sinh. Cập nhật tập tử các kết
tin chính với dữ quả đầu ra
liệu giao dịch. mong muốn
09/01/2020 Phạm Trường Quân 20
 QUY TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN DATA PROCESSING
Xử lý theo lô trực tuyến Tập tin
chính
Online Batch Processing:

In hoặc hiển
Nhập các giao dịch Lưu dữ Xử lý các tập tin tạm thị trên các
vào hệ thống khi liệu vào tại thời điểm định thiết bị điện
chúng phát sinh tập tin tạm trước. Cập nhật tập tin
tử các kết
chính cũ với dữ liệu
giao dịch, tạo tập tin quả đầu ra
chính mới mong muốn
09/01/2020 Phạm Trường Quân 21
 KẾT XUẤT THÔNG TIN
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN INFORMATION OUTPUT
Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin cơ sở dữ liệu có thể được
xem:
 Trực tuyến (bản mềm)
 In ra (bản cứng)
 Chứng từ (ví dụ: hóa đơn bán hàng)
 Báo cáo (ví dụ: báo cáo bán hàng hàng tháng)
 Truy vấn (câu hỏi về thông tin cụ thể trong cơ sở dữ liệu, ví
dụ: Bộ phận nào có doanh số cao nhất trong tháng?)

09/01/2020 Phạm Trường Quân 22

 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP -

Enterprise Resource Planning (ERP) Systems: Một hệ thống tích
hợp tất cả các khía cạnh của một tổ chức như kế toán, tài chính,
tiếp thị, nguồn nhân lực, sản xuất, quản lý hàng tồn kho …
thành một hệ thống. Một hệ thống ERP được mô đun hóa; các
công ty có thể mua các mô-đun riêng đáp ứng nhu cầu cụ thể
của họ. ERP tạo điều kiện cho luồng thông tin giữa các công ty
có nhiều chức năng kinh doanh khác nhau và quản lý giao tiếp
với các bên liên quan bên ngoài.

09/01/2020 Phạm Trường Quân 23

 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
Kế
toán
Nhân Tài
sự chính

ERP
Chuỗi
Quan
cung
hệ KH
ứng
KH
chiến
lược
09/01/2020 Phạm Trường Quân 24
 HỎI VÀ ĐÁP
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

09/01/2020 Phạm Trường Quân 25