Talent Excel: Sprint Planner 
 
Sprint Planner: 14th June 2023 to 28th June 2023 
Duration: 2 weeks
Monthly Goal: 100 Members in the Community
 
Team Members: 
 
Chaitanya (Project Head/Manager) 
Aakansha (Graphic Design and Social Media) 
Surbhi (Discord Management and Content Development) 
Lekhya (Research & Content Development)
Sanjib (Graphic Designer)
 
Sprint Goals: 
 

Sprint 01: Discord Sprint:  
● Discord Server Setup and Launch, including Personality Development and AI 
Tools courses. 
 

Sprint 02 :Marketing Sprint: 
 
● Marketing and Social Media Traction, with a focus on Instagram and LinkedIn. 
● Email Marketing Campaign to the database of 123 candidates received from 
Ajay. 
 
 
 
 
 
 

 
 

 
 
 
 
Sprint Backlog Item List: 
 
1. Discord Server Setup and Live Launch: 
● Set up Discord server with necessary channels and roles. 
● Conduct quality checks to ensure smooth functioning. 
 
2. Personality Development Course: 
● Develop course content for each chapter (approximately 40 hours in total). 
● Create assessment quizzes for each chapter (10 hours). 
● Upload course materials and resources on Discord Knowledge Base channel (6 
hours). 
● Set up course structure and access permissions for trial and paid members. 
 
3. AI Tools Course: 
● Develop course content for each chapter (approximately 40 hours in total). 
● Create assessment quizzes for each chapter (10 hours). 
● Upload course materials and resources on Discord Knowledge Base channel (6 
hours). 
 
4. Social Media Content Creation and Posting: 
● Design graphics, write captions, and create content according to the content 
calendar. 
● Refurbish existing content for social media platforms. 
● Post content on Instagram and LinkedIn as per the content calendar. 
● Resolve issues related to reels creation, Canva pro account, and social media 
handle permissions. 
 
5. Email Marketing Campaign: 
 
● Prepare email templates for the campaign. 
● Utilize the stakeholder-provided database of 123 candidates. 
● Schedule and send personalized emails to the target audience using Zoho 
Campaigns 

 
 

 
 
 
 
Possible Issues/Dependencies: 
 
● Content Approval and Feedback: Timely review and feedback from Chaitanya on 
Aakansha's social media content and Surbhi's course materials are crucial for 
maintaining the project timeline. 
 
● Technical Challenges: Any technical issues or limitations during the Discord 
server setup, integration with external apps, or uploading content on the 
Knowledge Base channel may impact the project schedule. 
 
Definition of Done (DOD): 
 
Discord Server Setup and Live Launch: 
 
● Discord server is set up with all required channels and roles. 
● Integration with external apps is successfully established. 
● Data syncing from linked apps to Discord server is functioning correctly. 
 
Personality Development and AI Tools Courses: 
 
● Course content is developed and uploaded for all chapters. 
● Assessment quizzes are created for each chapter. 
● Course materials and resources are available on the Knowledge Base channel. 
● Access permissions are correctly set for trial and paid members. 
 
Social Media Content Creation and Posting: 
 
● Graphics, captions, and content adhere to branding guidelines. 
● Content calendar is followed, and posts are made on Instagram and LinkedIn. 
● Reels creation and Canva pro account issues are resolved. 
● Social media handle permissions are granted. 
 

 
 

Email Marketing Campaign: 
 
● Email templates are prepared and personalized for the target audience. 
● Emails are scheduled and sent to the stakeholder-provided database. 

Tasks Breakdown: 
 
Chaitanya: 
Role: Project Head/Manager 
 
Tasks and Time Allocation: 
 
● Discord Setup and Quality Check: 
○ Overlook the setup process for the Discord server and ensure smooth 
functioning. (Throughout the sprint) 
○ Set up the two courses: Personality Development and AI Tools. (One by 
One after receiving the draft from Surbhi in the sprint) 
○ Perform quality assurance and provide feedback for Aakansha's content. 
(Throughout the sprint) 
○ Create a write-up for Aakansha for the 2nd week's content. (During the 1st 
week) 
 
● Discord maintenance every Wednesday, addressing stakeholder suggestions or 
required changes. (4-5 hours per week) 
 
 
 

Aakansha: 
Role: Graphics Designer and Social Media Manager 
 
Tasks and Time Allocation: 
 
● Social Media Content Creation: 
○ Prepare, refurbish, and finalize content for social media platforms (14th to 

 
 

17th June). 
○ Design graphics, write captions, and use appropriate hashtags for social 
media posts. 
○ Ensure adherence to Branding Guidelines and create standardized 
templates to reduce design time. 
○ Communicate the intended message effectively and avoid any lexical or 
grammatical errors. 
 
● Address the following issues: Creation of reels, Canva pro account limitations, 
and Instagram handle permissions. 
 
● Content Posting and Email Campaign: 
○ Post prepared content during the 2nd week (19th to 24th June) after 
quality checks. 
○ Create the next week's content calendar while posting content. 
○ Perform an email campaign for the database received from the 
stakeholder (21st to 28th June). 
○ Post content for the subsequent calendar week (26th June to 1st July) 
from the previous week's preparation. 
 
Working Schedule: 
 
● Monday to Friday: 6 PM to 9 PM (with a daily stand-up meeting from 6:30 PM to 7 
PM). 
● Estimated working hours: 32.5 for the 2-week sprint. 
● 20-25 hours dedicated to social media, the rest for the email campaign. 
 
 

Surbhi: 
Role: Discord Management and Content Development 
Course Details: 
 
● Personality Development and AI Tools courses. 
● Approximate duration: 50 hours each. 
● 10 chapters in total. 
● Free or trial access to 3-4 chapters, the rest for paid members. 

 
 

● Each chapter comprises approximately 4 hours of content. 
Additional 10 hours dedicated to assessments. 
 
Tasks and Time Allocation: 
 
● Discord Content Development: 
○ Develop content for Discord channels, excluding captions for Aakansha's 
social media posts. 
○ Create curriculum/content for the Personality Development and AI Tools 
courses. 
○ Create different formats of invitation templates as received from Ajay. 
 
● Resource Upload and Course Development: 
○ Upload resources for the Knowledge Base channel (14th June). 
○ Develop necessary resources for the Personality Development course 
(15th to 17th June). 
○ Develop all requirements for the AI Tools course on 19th, 24th, 26th, 27th, 
and 28th June. 
○ Collaborate with Chaitanya to successfully set up the AI Tools course on 
Discord. 
 
Working Schedule: 
 
● Daily from 10 AM to 7 PM. 
● Estimated working hours: 54 for the 2-week sprint. 
● 6 hours for uploading Knowledge Base content. 
● 24 to 30 hours for the Personality Development course. 
● Remaining hours for the AI Tools course. 
 
 
 

Sprint 03 (26th-30th) 
Sprint Backlog items 
● Knowup Discord setup (15-20 hours) - Chaitanya 
● A.I. tools complete course (40-50 hours) - Surbhi & Lekhya 

 
 

● Knowledge base content update (5-10 hours) 
● Email Campaign (3 hours) ~ Chaitanya 
● Manual Payment Procedure (2-3 hours) ~ Chaitanya 
● Community Support (5 hours)  
● Marketing Content Designing (20 hours) - Aakansa & Sanjib 
Total estimated hours: 90-113 hours 
 
Detailed Task-Breakdown 
 
Knowup Discord setup (15-20 hours): 
 
● Chaitanya will integrate the bot with our discord server. 
● Chaitanya will align with the Knowup discord team to seek assistance wherever 
necessary. 
● Chaitanya will upload the Personality Development course to our discord server. 
 
A.I. tools complete course (40-50 hours): 
Target:- 1st Draft to be completed till Friday
 
● Surbhi and Lekhya will collaborate to create an outline and structure for the A.I. 
tools course. 
● Surbhi and Lekhya will research and gather relevant course materials, including 
video lectures, tutorials, and practical exercises. 
● Surbhi and Lekhya will develop the course content, ensuring clarity, accuracy, and 
a logical flow of information. 
● Surbhi and Lekhya will create quizzes and assessments to test students' 
understanding of the course material. 
● Surbhi and Lekhya will review and refine the course content based on feedback 
from the team and subject matter experts. 
● After the final check with Ajay, Chaitanya will upload the course materials to the 
Discord using Knowup and ensure its accessibility to students. 
 
Knowledge base content update (5-10 hours): 
 
● The team will review the existing knowledge base content and identify areas that 
require updates or improvements. 
● The team will research and gather updated information related to the course 

 
 

topics covered in the knowledge base. 
● The team will update the content, ensuring accuracy, clarity, and relevance to the 
course materials. 
● The team will review and proofread the updated content for any errors or 
inconsistencies. 
 
Email Campaign (3 hours): 
Chaitanya & Aakansha 
● The team will plan and strategize the email campaign, including defining the 
target audience and objectives. 
● The team will create engaging and persuasive email content that highlights the 
benefits of joining our community and the courses we offer. 
● The team will design visually appealing email templates that reflect our brand 
identity. 
● The team will segment the candidate database and ensure accurate email 
addresses for targeted outreach. 
● The team will schedule and send out the email campaign to the candidate 
database. 
● The team will monitor and track the email campaign performance, including open 
rates, click-through rates, and conversions. 
 
Manual Payment Procedure (2-3 hours): 
 
● The team will research and identify the appropriate method for setting up manual 
payments via UPI IDs. 
● The team will design and develop a user-friendly form that collects the necessary 
information for manual payments. 
● The team will integrate the form with our payment processing system to handle 
manual payment transactions securely. 
 
Community Support (5 hours): 
Entire team (In the day~ 10 am to 6:00 pm - Chaitanya, Surbhi  & evening Aakansha (6-
9:30 pm) 
● The team will monitor and respond to user queries, comments, and concerns on 
our community platforms, including Discord and other communication channels. 
● The team will provide timely and helpful responses to address user issues and 
ensure a positive user experience. 

 
 

● The team will collaborate with the course instructors and subject matter experts 
to provide accurate and relevant support to users. 
● The team will document and analyze common user issues or feedback to identify 
areas for improvement in our courses and community engagement. 
 
 
 
Marketing Content Designing (20 hours): 
 
● Aakansa and Sanjib will collaborate to create engaging marketing content that 
effectively communicates the value of our courses and community. 
● Sanjib will design visually appealing graphics, images, and videos that align with 
our brand identity based on the content provided by Aakansha 
● Aakansha will manage the social media posting, blog articles, and other 
promotional materials that highlight the unique features and benefits of our 
courses. 
● Aakansa and Sanjib will collaborate with the team to gather testimonials and 
success stories from students to incorporate into the marketing content. 
 
 

July Month
Month's Outcome-Based Goal: 
 
Successfully complete the agreement with Knowup, go live with all planned courses 
(Personality Development and AI Tools), and improve the Discord community 
management through strategic contests and campaigns. Additionally, gain valuable 
insights through need analysis and provide engaging webinars to enhance the overall 
learning experience.

Total Hour Available
Surbhi, Chaitanya, Lekhya  : 450 hours
Sanjib & Aakansha: 175 hours
Estimated Total Hours: 600 (Approx)

Task:Time Breakdown: 

 
 

● Organizing Contests/ Campaigns: 60 Hours 
● Email Campaign: 30 Hours 
● Social Media Activities (Planning, Designing, Content Creation, Posting, 
Comments, Analytics): 100 hours 
● Implementation of Courses on Discord: 100-120 Hours 
● Community Engagements: 50 Hours 
● Student Need Analysis & Solutions: 50-70 Hours 
● Meeting Time: 30 Hours 
● Organizing Webinar(Promotional Activities, Planning, etc): 50 Hours 
● Payments Setup: 5-10 Hours
Balance Hours: 80 (approx)
 

Sprint 4: 
 
Sprint Goal: Successfully complete the agreement with Knowup, go live with the 
corrected Personality Development Course, perform quality check for the AI Tools 
Course, and set up manual payment.
 
Time Allotted: 1 week 
 
Outcome-Based Goal: Achieve smooth course implementation, ensure the completion 
of the agreement, and set up the manual payment system while maintaining high-quality 
standards for the AI Tools Course.

 
Sprint 5: 
 
Sprint Goal: Finalize the go-live date for the Heartfulness & Meditation Course, schedule 
webinars with authors, perform a need analysis to understand students' requirements, 
and organize contests/campaigns for improving Discord Community Management.
 
Time Allotted: 2 weeks
 

 
 

Outcome-Based Goal: Successfully launch the Heartfulness & Meditation Course, 
conduct informative webinars, gain insights through need analysis, and enhance 
community engagement through well-organized contests and campaigns. 

Sprint 4 (Duration 1 week) 
 
Tasks: 
 
Complete the agreement with Knowup (Chaitanya): 
● Review the agreement terms and conditions. 
● Coordinate with Knowup representatives to address any outstanding issues. 
● Ensure all necessary documentation is completed and signed. 
 
Go live for Personality Development Course after the corrections (Lekhya, Chaitanya): 
● Incorporate the required corrections based on feedback received. 
● Review and finalize the course content and structure. 
● Conduct a thorough quality check to ensure the course is error-free. 
● Coordinate with Lekhya for final approval before going live. 
Go live for AI Tools Course quality check (Chaitanya, Lekhya, Aakansha): 
● Conduct a comprehensive quality check of the AI Tools course. 
● Verify that all content is accurate, up-to-date, and aligned with the course 
objectives. 
● Ensure proper formatting, consistency, and clarity in the course materials. 
 
Manual Payment Setup (Chaitanya): 
● Implement the manual payment system in the Discord community. 
● Test the payment process to ensure it functions smoothly. 
● Provide necessary instructions and guidelines to users regarding payment 
options. 
 
Team Member Assignments: 
 
● Chaitanya: Oversee the agreement process, implement courses in the Discord 
community, and set up a manual payment system. 
● Surbhi: Support Chaitanya in the implementation of courses and provide 

 
 

feedback on course materials. 
● Sanjib: Create visually appealing graphics and design elements to enhance the 
courses and promotional materials. 
● Aakansha: Coordinate social media posts related to course launches, updates, 
and promotions. 
● Lekhya: Collaborate with Aakansha to conduct a need analysis among students 
to understand their current requirements and preferences. 
 

Sprint 5 (Duration: 2 weeks): 
 
● Sprint Goals: 
○ To successfully implement the AI tools for Students course on Knowup in 
the Discord Server 
○ To organize a webinar for AI tools for students 
○ To organize a contest right after the finish of the webinar
 
Team & Task Distribution 
○ Aakansha & Lekhya : Organizing Webinar Content & preparations for 
contest 
○ Surbhi & Chaitanya: Implement the AI tools course using Know-up bot & 
using the content prepared for the webinar, work on recording the part 
○ Sanjib: To coordinate for all the Graphics related enquiries for the team, for 
organizing webinar, AI tools course, and promotional assets 
 
 
High Level Planner for each Sprint Goal: 
 
To successfully implement the AI tools for Students course on Knowup in the Discord 
Server 
- Have a Demo call with Knowup Team and finalize the pricing structure. (Chaitanya) 
- Start the implementation of the Knowup bot in the server. (Details to be shared with 
Surbhi)
- Create a list of all the possible infographics required for the course ( List to be shared 
with Sanjib) 
- Manual Payments Setup Form to be created (Chaitanya)
- 

 
 

 
 
To organize a webinar for AI tools for students 
- Finalizing the Headline/ the topic for the webinar (Chaitanya & Surbhi)
- Content Compilation in the form of presentation  (Aakansha & Lekhya)
- Allocate the part of the webinar to the team member and work on recording the 
content for the team. 
- After recording, compile the content with the help of Sanjib
- Create invitational/promotional messages about the webinar. 
- Do a system checkup on discord to confirm the smooth webinar operations
- Create a reminder system for the Webinar (Email Campaign/ via Whatsapp Broadcast 
Channel

To organize a contest right after the finish of the webinar 
- Confirm the selection of the platform for hosting a contest (Gleam/ Discord) & the 
dates for the duration of event
- Finalize the contest details, information & promotional/invitational messages to be 
used for the contest
- Ensuring lead capturing process 
- Regular monitoring & the analytics for the contest