JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN (JPK)

TINGKAT 7-8, BLOK D4, KOMPLEKS D,

PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62530 PUTRAJAYA

KERTAS KERJA

KOD DAN NAMA N821-001-3:2020 OFFICE ADMINISTRATION

PROGRAM
TAHAP 3

N821-001-3:2020-C07 STAFF ADMINISTRATION

KOD DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI SUPERVISION

1. CONDUCT IN-HOUSE TRAINING.

2. PERFORM STAFF APPRAISAL.
3. MONITOR OFFICE WASTE DISPOSAL.
NO. DAN PENYATAAN 4. PREPARE SECTION BUDGET.
AKTIVITI KERJA
5. CONDUCT STAFF MEETING/ BRIEFING.
6. MONITOR OCCUPATIONAL HEALTH, SAFETY,
SECURITY AND ENVIRONMENT IMPLEMENTATION.
7. MONITOR WORK FLOW AND WORK PROGRESS.

NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 1/9

TAJUK:
HASILKAN BORANG PENILAIAN PRESTASI KAKITANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN:
Pelatih-pelatih mesti boleh:
1. Tentukan keperluan borang penilaian prestasi kakitangan.
2. Sediakan borang penilaian prestasi kakitangan.
3. Cetak borang penilaian prestasi kakitangan.
NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 2/9
ARAHAN:

Sebagai seorang Penolong Pegawai Sumber Manusia di syarikat, anda ditugaskan untuk menyediakan
borang penilaian prestasi kakitangan dengan menggunakan aplikasi pemprosesan kata.
Borang penilaian prestasi kakitangan hendaklah merangkumi elemen yang berikut:
a) Maklumat kakitangan.
b) Maklumat penilaian.
c) Pengetahuan, Kemahiran dan Penghasilan Kerja.
 Ilmu Pengetahuan dan Kemahiran dalam Bidang Kerja.
 Kuantiti Hasil Kerja.
 Kualiti Hasil Kerja.
 Penganalisisan.
 Nilai Tambah.
d) Kualiti Peribadi.
 Integriti.
 Kepimpinan/Penyeliaan.
 Kreatif dan Proaktif.
 Kawalan Diri.
 Jalinan Hubungan dan Kerjasama.
e) Jumlah markah dan ulasan penilai .

Gunakan skala penilaian seperti pada Jadual 1.

Cetak hasil tugasan anda.

LUKISAN, DATA DAN JADUAL

Jadual 1: Skala Penilaian

1 2 3 4 5
Sangat tidak
Tidak baik Memuaskan Baik Sangat baik
baik
NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 3/9
PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN

KUANTITI
BIL BAHAN UKURAN
(Bahan:Calon)
1 Kertas A4 - 1:1
2 Alat tulis - 1:1

KUANTITI
PERALATAN / PERKAKASAN UKURAN
BIL (Peralatan/Perkakasan:Calon)

1 Mesin pencetak - 1:25

2 Set Komputer berserta perisian
pemproses kata dan sambungan - 1:1
internet
NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 4/9

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

SIKAP
a) Teliti dan sistematik.
b) Menepati masa

KESELAMATAN
a) Mematuhi prosedur keselamatan.

PERSEKITARAN
a) Pastikan tempat kerja selesa dan bersih.

1) Tentukan keperluan 1.1) Kenal pasti format borang penilaian.

borang penilaian a) Orientasi layout: Portrait.
prestasi peserta. b) Bilangan bahagian.
c) Item objektif/terbuka.
d) Bentuk jadual.
1.2) Kenal pasti elemen-elemen penilaian yang perlu ada pada
borang penilaian prestasi peserta.
a) Pengetahuan, Kemahiran dan Penghasilan Kerja.
b) Kualiti Peribadi.
c) Ulasan Keseluruhan.
1.3) Kenal pasti skala penilaian untuk digunakan di dalam
borang penilaian prestasi seperti pada Jadual 1.

2) Sediakan borang 2.1) Buka dokumen pemproses kata baharu.

penilaian prestasi 2.2) Taip tajuk borang: BORANG PENILAIAN PRESTASI
kakitangan. KAKITANGAN (Arial 12, Upper Case, Bold, Center).
2.3) Tekan Enter dan buat jadual 2 lajur 7 baris untuk maklumat
peserta dan kursus seperti pada Rajah 1.
a) Lajur 1: Table Column Width 5 cm.
b) Lajur 2: Table Column Width: 10.8 cm.
NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 5/9

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

c) Baris: Table Row Height: 0.7 cm.

Rajah 1: Bahagian Maklumat Kakitangan dan Penilaian

2.4) Tekan Enter dan masukkan arahan seperti pada Rajah 2.

a) Sila maklumkan penilaian anda terhadap kakitangan yang
dinamakan di atas dengan menanda ( / ) pada ruangan yang
sesuai di bawah berpandukan kepada skor berikut: (Arial
11, Sentence Case, Regular, Justified).

Rajah 2: Arahan dan Skala Penilaian

2.5) Buat jadual 5 lajur 2 baris untuk skala penilaian.

a) Lajur: Distribute Columns.
b) Baris 1: Table Row Height 0.5 cm.
c) Baris 2: Table Row Height 1 cm.
d) Arial 11, Title Case, Regular, Align Center.
NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 6/9

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

2.6) Buat jadual 7 lajur 14 baris bagi bahagian penilaian oleh

pegawai penilai seperti pada Rajah 3.
a) Lajur 1: 1 cm.
b) Lajur 2: 9.38 cm.
c) Lajur 3–7: 1 cm (Distribute Columns).
d) Baris: Table Column Height 0.6 cm.

Rajah 3: Bahagian Item Penilaian Prestasi

2.7) Taip tajuk pada baris pertama setiap lajur.

a) Lajur 1: BIL.
b) Lajur 2: ITEM.
c) Lajur 3 – 7: Skala (1–5).
d) Tetapan: Arial 11, Upper Case, Bold, Align Center.
2.8) Merge lajur pada baris untuk menaip tajuk setiap
bahagian.
2.9) Gunakan item penilaian untuk setiap bahagian seperti pada
Lampiran 2.
2.10) Gunakan tetapan.
a) Tajuk bahagian: Arial 11, Ttile Case, Bold, Align
Center Left.
NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 7/9

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

b) Item: Arial 11, Sentence Case, Regular, Align Center

Left.
2.11) Merge lajur pertama dan kedua baris kedua terakhir untuk
masukkan JUMLAH SKOR PENILAIAN (Rajah 4).
2.12) Merge lajur 3 – 7 baris yang sama (Rajah 4).
2.13) Merge semua lajur pada baris yang terakhir untuk
bahagian Ulasan Pegawai Penilai (Rajah 4).
2.14) Masukkan nombor bilangan item (Arial 11, Regular, Align
Center).
2.15) Semak dan edit borang.

Rajah 4: Bahagian Ulasan Keseluruhan dan Maklumat

Pegawai Penilai

3.1) Klik File.

3) Cetak borang
3.2) Klik Print.
penilaian prestasi
3.3) Pilih jenis printer yang ingin digunakan untuk mencetak
kakitangan.
hasil kerja.
3.4) Tetapkan helaian salinan yang ingin dibuat di bahagian
Copies.
3.5) Klik print untuk mencetak borang.
3.6) Serah hasil kerja.
SOALAN:

1. Apakah perkara yang perlu ada pada borang penilaian prestasi kakitangan.
2. Apakah kepentingan penilaian prestasi kakitangan?
 NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 8/9
SENARAI SEMAK KERJA

Bil Terima Tidak Catatan

Tahap Pencapaian
Terima

A. PROSES KERJA
● Keperluan borang penilaian prestasi
kakitangan ditentukan berdasarkan
arahan.
● Borang penilaian prestasi kakitangan
dibuat menggunakan pemproses kata.
● Hasil kerja dicetak kemas, jelas dan
mengikut format.

B. HASIL KERJA - PRODUK/PERKHIDMATAN/KEPUTUSAN

● Borang penilaian prestasi penilaian lengkap
dan tepat mengikut format yang ditetapkan.

C. SIKAP
● Menjaga kebersihan persekitaran tempat kerja.
● Peralatan dikendalikan dengan cermat.
● Rajin, tekun dan sabar.

D. KESELAMATAN & PERSEKITARAN

● Prosedur keselamatan dipatuhi.

.................................................. ....................................................
(Tandatangan dan Nama Pelatih) (Tandatangan dan Nama Pengajar)
Tarikh: Tarikh:
NO. KOD N821-001-3:2020-C07/KK(3/9) Muka Surat: 9/9
Lampiran 1

ITEM PENILAIAN PRESTASI KAKITANGAN

1. Pengetahuan, Kemahiran dan Penghasilan Kerja

a) Mempunyai ilmu pengetahuan dan kemahiran / kepakaran dalam melaksanakan hasil
kerja meliputi kebolehan mengenal pasti, menganalisis serta menyelesaikan masalah.
b) Kuantiti hasil kerja seperti jumlah, bilangan, kadar, kekerapan dan sebagainya
berbanding dengan sasaran kuantiti kerja, mengikut tempoh masa yang ditetapkan.
c) Dinilai dari segi kesempurnaan, teratur, kemas dan mengikut peraturan yang
ditetapkan.
d) Kebolehan mengenal pasti isu dan masalah serta berkeupayaan menganalisis serta
mengemukakan cadangan penyelesaian yang membina.
e) Menghasilkan nilai tambah kepada proses dan penghasilan kerja yang lebih baik.

2. Kualiti Peribadi
a) Memiliki dan mempraktikkan nilai-nilai integriti seperti akauntabiliti, jujur, benar,
amanah, telus, cekap dan bijaksana dalam setiap tindakan.
b) Mempunyai ciri-ciri kepimpinan dan penyeliaan seperti berwawasan, berkeupayaan
merancang dan menggembleng sumber dalam kawalannya seperti kewangan, tenaga
manusia, peralatan dan maklumat serta menggerakkan dan memberikan dorongan
kepada kakitangan ke arah pencapaian objektif organisasi.
c) Berkebolehan dan mempunyai inisiatif untuk memikirkan dan mencadangkan idea baharu
serta membuat pembaharuan kepada proses kerja bagi mempertingkatkan kualiti dan
produktiviti.
d) Mempunyai kebolehan mengawal diri dari segi emosi, minda dan fizikal termasuk
keupayaan mengawal perasaan, memotivasikan diri, menghadapi tekanan kerja dan
mempunyai daya tahan.
e) Mewujudkan suasana hubungan dan kerjasama yang harmoni dalam organisasi serta
boleh menyesuaikan diri dalam semua keadaan.