BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ©, KEMENTERIAN Aras ©. 6, LOK E14, KOMPLEKS E, PENDIDIKAN PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN, MALAYSIA 62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA KERTAS PENERANGAN (INFORMATION SHEET ) KOD DAN NAMA PROGRAM PROGRAM'S CODE & NAME FB-100-09:2012 PERAKAUNAN TAHAP DAN SEMESTER LEVEL AND SEMESTER 3 (SEMESTER 1) NO DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI/ COMPETENCY __| FB-100-3:2012- CO1 ACCOUNT PAYABLE UNIT NO. AND TITLE 1, GATHER ACCOUNTS PAYABLE (AP) | "INFORMATION AND DOCUMENTS NO. DAN PERNYATAAN AKTIVITI | 9. RECORD PURCHASE DOCUMENTS INTO KERJA / Toe ACTIVITIES NO AND ACCOUNTS PAYABLE LEDGER STATEMENT 3. PROCESS CREDITOR PAYMENT 4, PREPARE PURCHASE REPORT NO.KOD KSKV > OXY CODE NO. BAK1099, BAK2039 KP(3/5) | Muka Surat: 1 Drp/ NO.KOD NOSS FB-100-03:2012-co1P(ais) | 16 NOSS CODE NO. (i TAJUK : MEREKOD DOKUMEN BELIAN TUJUAN : Dalam kertas penerangan ini akan menerangkan kepada pelajar: ‘Mengenalpasti jenis belian Merekod dokumen ke dalam Buku Utama. Menyediakan pelarasan belian Merekod catatan Jural Belian Merekod Lejar Pemiutang gaeNeNo KOD ] FB-100-3:2012-C01/P/(3/5) Muka: 2 16 \ - —~ PENERANGAN : PENGENALAN Merekod dokumen sumber ke dalam Buku Utama adalah sangat penting dan memerlukan penelitian agar tiada kesalahan/kesilapan yang berlaku sepanjang tempoh perekodan urusniaga sesebuah pemiagaan, Semua urusniaga yang berlaku dalam sesebuah pemiagaan perlu direkod ke Buku Utama berdasarkan jenis urusniaga. Salah satu urusniaga yang perlu dicatat adalah urusniaga Belian Dokumen sumber yang sering kali digunakan dalam urusniaga belian ialah invois dan bil bayaran. Invois diterima apabila pemiagaan membuat pembelian barangniaga atau pembelian aset daripada pembekal, manakala bil bayaran merupakan dokumen yang diterima daripada syarikat-syarikat utiiti seperti elektrik, air, telefon dan lain-lain, 24 MEREKOD DOKUMEN BELIAN KE DALAM LEJAR AKAUN BELUM BAYAR Secara amnya, belian terdiri daripada dua kaedah, iaitu belian tunai dan belian kredit. Kedua-dua invois yang diterima bagi kaedah pembelian ini perlu direkodkan ke dalam Buku belian. 2.1.1. Aliran Merekod Dokumen Belian Merekod Dokumen ke dalam Buku Belian MenelitiButiran & Mengenalpasti Ketepatan denis Dokumen Maklumat Dokumen P x Pelarasan Belian tejarBelan, = ND &NK Pemiutang & Subsidiani Menyediakan Catatan Jumal (Sistem Catatan Bergu) : Mengemaskini Rekod ke dalam Catatan Jumal (gia Bolan Buku Belian/ Buku Pulangan Belian Peloresan Pemiutang, ‘Subsidianjkoo / FB-100-3:2012-co1/P (3/5) Muka: 3/ 16 4 2.4.2 JENIS DOKUMEN AKAUN BELUM BAYAR ‘Terdapat tiga jenis dokumen yang sering digunakan untuk direkodkan ke dalam Buku Belian, iaitu : = Butiran barang yang dibeli akan diproses semula bagi menghasilkan bbarang akhir untuk dijual kepada pelanggan. = _Invois belian juga dapat dikenalpasti daripada jumlah kuantiti barang yang dibel = Contoh : Syarikat Nur A-Dunnia membeli lampu daripada LipLap Lighting untuk dijual semula kepada pelanggannya. INVOIS LIPLAPLICHTING {96xXajone Mea 3000 Kafang Selangor Darl Terhy OL Jen 215 FR T3650 neNo Kop FB-100-3:2012-C01/P/(3/5) Muka: (7 ») Invois Pembelian Bukan Barangniaga (Harta ModaV/Aset) - Butiran barang yang dibeli merupakan aset/peralatan yang digumnakan bagi melancarkan proses/perjalanan aktivti perniagaan bag, menghasilkan produk seperti mesin, perabot pejabat dan lain-lain, = Contoh — Nur Al-Dunnia membeli perabot untuk kegunaan pejabat | \ [asa | INVOIS etna Feriare Not, alan Soga Taman Seg Kampung Saga Johor Darel Taksim en: 03:32134506 | NUR ALDUNNIA D101 Jaan 199 Setyen, epade, Tanith: 1Jan2015 | Bacar Bar Bang | Saga Det Ean [Roane OTR HARGATURIT]—JUNCAH—} i ea ea Tak Fenare 2500] 18500] S| Rarrar 5007 OT ©) Bil Bayaran Utiti ~ Bil bagi perbelanjaan perniagaan yang lain seperti bayaran terhadap penggunaan air, elektrik, Astro, internet dan telefon dan lain-ain.2.4.3. Menyemak Ketepatan Butiran Invois " 244 Sebelum merekod mana-mana invois ke dalam Buku Belian, beberapa Perkara dalam invois pembelian perlu diteliti seperti ‘+ Item — kenalpasti butiran barang yang dibeli sama ada barangniaga atau harta modal + Kuantit— banding beza kuantitibarangan yang dibeli dengan memastikan kuantiti adalah sama seperti yang dinyatakan di dalam Pesanan Belian, Nota Serahan dan invois. ‘+ Harga — memastikan harga yang dinyatakan sama dengan Pesanan Belian supaya tidak berlaku terlebitvterkurang cai. ‘+ Pengesahan - memastikan invois mendapat kelulusan pihak pengurusan atau invo's mempunyai tandatangan pihak yang menerima barang bagi memastikan proses belian benar-benar telah berlaku, FORMAT BUKU UTAMA DAN LEJAR PEMIUTANG. Bagi merekod urusniaga belian, terdapat tiga buku utama yang akan digunakan @) Buku Belian ~ Buku Utama’ yang’ akan digunakan untuk merekod: semua invois Pemiutang tanpa mengambikkira jenis barang yang dibeli, ~ Nota Debit turut direkodkan ke dalam Buku Belian. Nota Debit merupakan invois tambahan bagi memakiumkan kepada pembeli bahawa akaunnya didebitkan/ditambah hutang, ~ Nota Debit dihantar disebabkan oleh pembekalpenual terkurang cal ada invois belian, = NO kop FB-100-3:2012-C01/P(3/5) Muka: 6779,(oom ping 16eq ueefueFeqieg) 20x 100 ad yey Gueined 1 20x ueelueeqed 10 (> ueing 16eq ypan4 uetteg) 20K 10K ad e6eIN Guenog 34 Xxx uelieg Jewinp Ue} ss (wa) urey ueyning ueBuese}0y a Burned ones “ON, ueagng | pve, Nvimaa ming ueyog myngyeuo4 “9\ ) Buku Pulangan Belian | = Buku yang mencatatkan jumlah barang. yang. dipulangkan kepada pembekal disebakan oleh kesilapan jenama, kerosakan, terkurang sukatan (kg) dan lain-lain Nota Kredit merupakan dokumen sumber yang digunakan bagi merekod urusniaga pulangan belian. ~ Pulangan Belian/Nota Kredit yang diterima kadangkala akan direkod ke dalam Buku Belian (ditolak) sekiranya pulangan jarang berlaku atau bergantung pada cara syarikat merekod pulangan. ©) Lejar Pemiutang ~ _Lejar berfungsi sebagai buku akaun utama untuk merekodkan semua urusniaga perniagaan ~ Akaun merupakan satu ringkasan urusniaga perniagaan yang tepat dan sistematik > Lejar terbahagi kepda dua iaitu Lejar Am dan Lejar Khas / Lejar Subsidiari LEJAR LEsAR svEsiONAR! Akaun Aset | Akaun Hasi ocean Lejar Pemiutang Ambilanpho FB-100-3:2012.C01/P (3/6) Muka:4/16 NAMA PEMIUTANG. Fou [beer KREDIT__[BAKI [TARIKH [BUTIRAN Format Lejar Subsidiari 2.41.5 MEREKOD JURNAL BELIAN BERASASKAN SISTEM CATATAN BERGU + Jummal digunakan untuk merekod pelbagai urusniaga berasaskan Sistem Catatan Bergu sebelum diposkan ke Lejar Am. - Berikut merupakan Format dan catatan Jurnal bagi urusniaga belian Jurnal Am Tarikh Rujukan | Butiran Fol Debit Kredit 34/01/2015 | JAOTOII5 |Belian ——S«* GLO 16,750.00 Pemiutang Niaga | GL501 16,750.00 (Belian Bagi Bulan | 16,750.00 | 16,750.00 Januari 2015) 2.1.6 KEPENTINGAN MEREKOD KE DALAM LEJAR SUBSIDIARI ~ _Lejar Khas merupakan lejar yang mencatatkan semua urusniaga secara kredit. - Lejar Subsidiari Pemiutang digunakan untuk merekod urusniaga belian secara kredit setiap pembekal/penjual. Lejar Subsidiari Pemiutang ditulis ‘mengikut nama pemiutang, - Kepentingannya : * Mengetahui baki hutang yang terkumpul setiap bulan. ‘* Mengetahui jumiah pemiutang per gaan, ‘+ Menunjukkan urusniaga belian dan pembayaran dengan jelas dan lebih terperinci bagi setiap pemiutang.NO KOD | FB-100-3:2012-C01/P/(3/5) 2.4.7. MENYEDIAKAN PELARASAN BELIAN = Semasa proses peneltian invois, sekiranya invois yang diterima tidak seperti yang diminta dalam Pesanan Belian, kerani di Jabatan Belian perlu menghubungi pihak pembekal bagi memaklumkan perbezaan tersebut, = Jika pembekal bersetuju dengan percanggahan yang dinyatakan oleh Jabatan Belian, pembekal akan menghantar dokumen pelarasan bagi isu tersebut, = Dokumen pelarasan bagi belian ialah Nota Debit dan Nota Kredit. = Nota Debit akan direkodkan ke dalam Buku belian, manakala Nota Kredit ‘akan direkodkan ke Buku Pulangan Belian. 2.4.8 SISTEM CATATAN BERGU UNTUK JURNAL PELARASAN BELIAN = Nota Debit (JA02/01/15) akan menambahkan jumlah belian dan pemiutang niaga = Nota Kredit pula (JA03/01/15) akan mengurangkan jumiah belian dan hhutang kepada pemiutang niaga { Tarikh Rujukan | Butiran Fol. Debit Kredit ‘3110172075 | JA02IO1/15 | Belian GLeot | 7,000.00 Pemiutang Niaga | GL501 1,000.00 (Belian Bagi Bulan 7,000.00 | 7,000.00 Januari 2015) a | PemiutangNiaga | GL501 | 795.00 JA03/01/15| —Belian | Gts01 785.00 795.00] 795.00 (Pulangan —Belian Bagi Bulan Januari 2015)FB-100-3.2012.co1P/(3/5) Muka: 1/16 CARA MEREKOD DOKUMEN BELIAN SENTOSA NETWORK SDN BHD JAAN GENTING RELANG, SETAPAK FEDERAL TERRITORY, MUALA LumuR FT ntanc ronaurune son or 1 Our Do e220 SNS seats Ssmarunnaciata ore G 2 Abcncucs ste be comes andre able to SENTOSA NETWORK SDN 8 < 2 Copa sold are mathe tunable no? refunoblei aK No Kop : FB-100-3:2012-C01/P(3/5) Muka: 1 ‘courts Mamnmath Sdn bd 23, Jalan Dama 6, 54100 Kua Lumpur. TAXINVOICE, ‘TAX INVOICE: IN 1427 LANG FURNTURESON 810 1° OOR, WISMACHOO SONG GUAN ur 0/0 No. : bo08/2015 {LOT 1507 BATU 34 ALAN KLANG LAMA, Terms :30 Days ‘SEI2DRUALA LUMPUR Date 18/05/2015 Page: 1 0f2 SMa TICK WOOD COPPER TABLE soUNT — toao00 120.00 sitteal: Sips Osten: age Remark : For Office Use an a TERT aT TERS are Tages Fea astrre 1. All cheques should be crossed and made payable to Ea ‘cours MavaomsbI BHO eae eee 2. Goods sold are neither returnable nor refundable. Caneri pa Somre Ta Se1. jkoo | FB-100-3:2012.C01/P/(3/5) Muka: 13/16 ae Couns Maeno tn hd 2, jan Dara, 8100 ks per De8IT NOTE LANG FURNTURE ONO oc.no. :0N007 Those wines clon sera cuen Refine :1N2427 {or isor wars ALAN an LANA Terms: 200875 StoRINAUNrUR Date 38/05/2035 rage shh 1. Meo2 ALMA] SERBAGUNA 2UNT 20800 71200 ‘Subtotal 712.00 GsTe%: 4272 Remark: Short charging, Receive 3 Unit, but only charge for 3 unit 4; Seve HUNDRED FIFTY FOUR AND CENTS SEVENTY TWO ONLY Tost 8872 1. cheques shou be crossed and made payableto ‘COURTS MAWMOTH SON BHD. 2, Goods sold re naither reuumable nor refundable.NO Kop Muka:'9/ 48) SYARUKAT BEKALAW AIR SELANGOR SDN. BHD. Sa eae mo Pneox wna ores ct emnasa oe a Sane Pontos bent ~ ao eaminieupete ete: i wasn EE eR BTML suas furvurunes0¥ 8H 22mss2015 {rico wast DAO sen GUA Se TAM esacer FB-100-3:2012. COMPA SIS) Muka: 15/16 “4 i BunU ELAN ae re twat | Paan | Fl | aja |i ening Fi i Nae | in| le Peab B)e|e A (ieee [wa | nana Taal stout eb wre aa Tama [sian ese or fT casa can a sat i t jell aaa ala | | reall LEJAR SUBSIDIARI (LAR PEMIUTANG ) : SENTOSA NETWORK SDN BHD reo Butiran Fol. Debit Kredit Baki Buku Bela PeOT 80000] (ABO OD) ( | COURTS MAMMOTH SON BHO reo Baan Fo | Deb | ea ——T Ea Buku Belen P37 33776 | (S367TE) Buku Belan Peot 75472 | {4.4245) : svapas ocot Fak] Buta yr ban —— reat — Toa SO/0E075 | Buku Balan PB OT BIT] OTOH | CATATAN JURNAL Tak —[ Ruan [outta [Fa pan Kredi Sinsra575 | IADTOSTS| Betan | ets0eEs] 9n0000 Perabot Gii0008 | 908.00 fr Elekerk SL200se 2830 GSTRecehable Size | rie16| Pemiuiang Naga 480.00 Pemiang La airpas Dewae| —es8008 (@elan bag buen Mei 2015)iké 116 No Kop FB-100-32012-CO1/P/(3/5) ee LEJAR AM. 8s eeu agi, Saar Fa pas —T a ae 0082075 | Porta Napa] TOSS | 5 00D 4 PERABOT GL 10008. { Tarikh Butiran, Fol. Debit Kredit [Baki ‘30/08/2016 | Pemiutang Lain ‘JAOTOSIS 3,908.00 3,908.00 L J ana execra cx ass Ta — Tas Ee Sy reset Tae SAE | Pig tan ars oa 230 Siaean oot a ers i pewrana WAcA cx 03s Tas — [waa HA So — Tear —aad Shnsers [oo rears Sao] 0) PeMUTANG LAN x sos Sona | Poe ners irae] TE Rujukan Zan ‘Asti Tasir & Tan Siew Lan, Nexus Bijak SPM 4 & 5 Prinsip Perakaunan, 2016. Sasbadi Sdn Bhd,