PANITIA ROAD TO LK 1

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

(Islamic Association Of University Students)
KOMISARIAT STISIP GUNA NUSANTARA
CABANG CIANJUR
Sekretariat : Jl. Raya Cibinong - Sindangbarang Kec. Cibinong Kab.Cianjur
A. 0
Email : hmistisipgn@gmail.com Telp : 0857959108575

B. Steering Committee (SC)

1. Mencari dan membentuk kepanitiaan OC;

2. Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada OC;
3. Memantau perjalanan kerja OC;
4. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;
5. Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua departemen yang berkaitan
dan/atau ketua umum Organisasi;
6. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum Organisasi atas pelaksanaan kegiatan

C. Organizing Committee (OC)

Seluruh personil OC:

 Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;
 Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan lintas
bidang/divisi/seksi;
 Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;
 Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan
kepada koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana;
 Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom)
kepanitiaan;
 Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.

Ex- Officio

1. Ketua Panitia
1) Mengkoordinasikan panitia;
2) Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada
panita yang bersangkutan;
3) Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
4) Berkoordinasi dengan SC;
5) Bertanggungjawab kepada SC;
6) Meminta laporan kepada koordinator divisi;
7) Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

2. Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala aktivitas operasional administrasi kegiatan LATIHAN KADER 1:

1) Membuat proposal kegiatan;

2) Membuat LPJ kegiatan;
3) Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang
berkaitan dengan kepanitiaan seperti kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama
kepanitiaan; Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara, Permohonan
dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, Peminjaman gedung dan peralatan,
Undangan, dsb;
4) Berkoordinasi dengan divisi kesekretariatan;
5) Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia,

3. Bendahara

1) Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh divisi;

2) Membuat estimasi biaya yang dibutuhkan selama kegiatan LATIHAN KADER 1/ Rencana
Anggaran Biaya (RAB)
3) Membuat tanda bukti pengambilan dan penerimaan uang yang telah diketahui oleh ketua
OC;
4) Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
5) Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Divisi-divisi

Koordinator divisi

1) Mengkoordinasikan staff dalam divisi masing–masing;

2) Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas divisinya;
3) Bersama staff divisi membuat laporan kegiatan tiap divisi secara tertulis dan
menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;
4) Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

1. divisi Acara

Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan Latihan Kader 1;

1) Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
personil, perlengkapan dan tempat)
2) Bersama divisi perlengkapan/logistik menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
3) Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan Latihan Kader 1;
4) Mengecek kesediaan moderator, pemateri dan lain sebagainya serta bertangggung jawab
atas kehadiran dan ketidakhadirannya.
5) Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
6) Mensosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-
pihak lain yang terkait;
7) Mengyusun RAB dan kebutuuhan/perlengkapan divisinya.

2. Divisi Kesekretariatan

1) Bertanggung jawab atas pendaftaran peserta Latihan Kader 1;

2) Mempersipkan/ menyediakan perlengkapan pendaftaram (seperti : formulir, kwitansi dll)
bersama sekretaris;
3) Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;
4) Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
5) Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
6) Menyiapkan sertifikat untuk panitia;
7) Membuat tanda kepanitiaan (name tag);
8) Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan;
9) Mengyusun RAB dan kebutuhan/perlengkapan divisinya.

3. Divisi Humas
1) Bertanggung jawab atas segala hubungan dengan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan
Latihan Kader 1;
2) Mempublikasikan seluruh informasi kepada peserta Latihan Kader 1 dan pihak-pihak terkait
lainnya;
3) Bertugas menyampaikan undangan kepada setiap pihak yang terlibat dalam kegiatan Latihan
Kader 1;
4) Mempersiapkan segala bentuk transfortasi yang dibutuhkan;
5) Menjadi contact person kegiatan Latihan Kader 1;
6) Menjemput pengisi acara atau peserta dan piha-pihak lain jika ditutuhkan;
7) Mengyusun RAB dan kebutuuhan/perlengkapan divisinya.

4. Divisi Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi

1) Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film
dsb.;
2) Menata dan mendekor ruangan keguatan Latiham Kader 1;
3) Membantu divisi kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen
yang diperlukan dalam kegiatan Latihan Kader 1;
4) Mengyusun RAB dan kebutuuhan/perlengkapan divisinya.

5. Divisi Logistik

Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan yang diperlukan kegiatan Latihan Kader 1

1) Mengupayakan adanya perlengkapan dan tempat yang dibutuhkan selama kegiatan Latihan
Kader 1;
2) Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;
3) Mengyusun RAB dan kebutuuhan/perlengkapan divisinya.
4) Berkoordinasi dengan panitia lainnya.

6. Divisi Konsumsi

Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta, pengisi acara dan lain-lain;

1) Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
2) Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya
kepada panitia, peserta, pengisi acara dan lain-lain;
3) Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
4) Mengyusun RAB dan kebutuuhan/perlengkapan divisinya.
5) Berkoordinasi dengan panitia lainnya.

7. Divisi Komisi Disiplin/ KOMDIS/Keamanan

1) Menertibkan gangguan yang dapat merusak/ menghambat jalannya acara;

2) Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat;
3) Merumuskan aturan atau tata tertib peserta dan panitia kegiatan Latihan Kader 1;
4) Berhak memberi sanksi kepada peserta dan panitia yang melanggar tatib;
 5) Bertanggung jawab atas keamanan barang-barang peserta/panitia selama kegiatan
berlangsung;
6) Bertanggung jawab tercapainya tujuan atau tema yang di usung bersama panitia lainnya;
7) Mengyusun RAB dan kebutuuhan/perlengkapan divisinya.
8) Berkoordinasi dengan panitia lainnya.

Catatan:

Jika ada Job atau tugas fungsi yang belum diatur dan dianggap perlu, maka menyesuaikan.