Phòng Thanh tra – Kiểm tra số 4, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh : 0203.3816212 : Phongkiemtra2.qni@gdt.gov.

vn

HƯỚNG DẪN NNT XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT) CÓ SAI SÓT

1. Nội dung NNT cần nắm bắt

K10.Đ3.NĐ123: Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử
Hủy HĐĐT
dụng. HĐĐT đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu (K4
Điều 19)

K11.Đ3.NĐ123. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ: Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm
Tiêu hủy HĐĐT
cho HĐĐT, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham
chiếu đến thông tin chứa trong HĐĐT, chứng từ điện tử.

Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.

Mẫu 04/SS-HĐĐT
Dành cho NNT sử dụng để gửi cơ quan thuế (CQT) thông tin của các HĐĐT có sai sót

Thông báo Về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Mẫu 01/TB-SSĐT
Dành cho CQT gửi NNT kết quả tiếp nhận và kết quả xử lý 04/SS-HĐĐT

Mẫu 01/TH-HĐĐT Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

2. 02 trường hợp NNT được thực hiện Hủy hóa đơn điện tử có sai sót
NNT phải gửi CQT
Lưu ý: Chỉ có các trường hợp nêu tại mục 2 này thì mới thực hiện Hủy hóa đơn có sai sót.
04/SS-HĐĐT
Các trường hợp khác thì NNT phải lập hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế, không được Hủy

Trường hợp 1: * NNT được thực hiện việc Hủy hóa đơn sai khi đủ 3 điều kiện sau:
Khoản 1 Điều 19 1. Hóa đơn có sai sót (bất kỳ chỉ tiêu nào trên hóa đơn)
Nghị định
2. Hóa đơn có mã CQT và đã được CQT cấp mã
123/2020/NĐ-CP
3. Hóa đơn CHƯA GỬI người mua
* NNT thực hiện gửi thông báo 04/SS-HĐĐT cho CQT như sau:
 NNT lập 04/SS-HĐĐT, nội dung cột 7 là Hủy, nội dung cột 8 nhập đủ thông tin về 3
điều kiện hủy nêu trên (NNT chịu trách nhiệm về tính đúng/đủ 3 điều kiện này)
 NNT gửi thông báo 04/SS-HĐĐT cho CQT (để CQT thực hiện hủy hóa đơn sai mà NNT
đã gửi cho CQT)
 Sau khi hóa đơn sai sót được hủy trên hệ thống ứng dụng của NNT và trên hệ thống
của CQT, NNT lập hóa đơn khác để gửi người mua theo quy định.
* CQT tiếp nhận và xử lý 04/SS-HĐĐT của NNT gửi:
- Kiểm tra nội dung 04/SS-HĐĐT đảm bảo ghi đủ 3 điều kiện hủy hóa đơn nêu trên.
- Kiểm tra số hóa đơn đảm bảo đủ điều kiện hủy.
- Sau khi kiểm tra, CQT gửi 01/TB-SSĐT cho NNT, trong 01/TB-SSĐT nêu:
 Nếu Không đủ 3 điều kiện hủy nêu trên: “Cơ quan thuế không tiếp nhận Thông báo
hóa đơn điện tử có sai sót ngày …”. Khi nhận được nội dung này, NNT lập lại 04/SS-
HĐĐT để gửi CQT hoặc NNT xem lại trường hợp sai sót này thuộc diện Điều chỉnh/Thay
thế hóa đơn.
 Nếu Đủ 3 điều kiện hủy: “Cơ quan thuế đã tiếp nhận Thông báo hóa đơn điện tử có
sai sót ngày …”

* NNT thực hiện việc Hủy hóa đơn khi cung cấp Dịch Vụ trong trường hợp sau:

Trường hợp 2: Trường hợp người bán (1) lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo
quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (đã lập và đã gửi hóa đơn cho người
mua) sau đó có phát sinh việc (2) hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực
 Phòng Thanh tra – Kiểm tra số 4, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh : 0203.3816212 : Phongkiemtra2.qni@gdt.gov.vn

2. 02 trường hợp NNT được thực hiện Hủy hóa đơn điện tử có sai sót
NNT phải gửi CQT
Lưu ý: Chỉ có các trường hợp nêu tại mục 2 này thì mới thực hiện Hủy hóa đơn có sai sót.
04/SS-HĐĐT
Các trường hợp khác thì NNT phải lập hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế, không được Hủy
Điểm b khoản 1 hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
Điều 7 Thông tư * NNT thực hiện gửi thông báo 04/SS-HĐĐT cho CQT như sau:
78/2021  NNT lập 04/SS-HĐĐT, nội dung cột 7 là Hủy, nội dung cột 8 nhập đủ thông tin về
Dịch vụ cung cấp và đủ điều kiện hủy (1) và (2) nêu trên (NNT chịu trách nhiệm về
tính đúng/đủ 2 điều kiện này)
 NNT phải gửi thông báo 04/SS-HĐĐT cho CQT (để CQT thực hiện hủy hóa đơn sai mà
NNT đã gửi cho CQT)
* CQT thực hiện khi nhận được 04/SS-HĐĐT
- Kiểm tra nội dung 04/SS-HĐĐT đảm bảo ghi đủ thông tin về Dịch vụ cung cấp và đủ điều
kiện hủy (1) và (2) nêu trên.
- Kiểm tra số hóa đơn đảm bảo đủ điều kiện hủy.
- Gửi NNT 01/TB-SSĐT, trong 01/TB-SSĐT nêu:
 Nếu Không đủ 3 điều kiện hủy nêu trên: “Cơ quan thuế không tiếp nhận Thông báo
hóa đơn điện tử có sai sót ngày …”. Khi nhận được nội dung này, NNT lập lại 04/SS-
HĐĐT để gửi CQT hoặc NNT xem lại trường hợp sai sót này thuộc diện Điều chỉnh/Thay
thế hóa đơn.
 Nếu Đủ 3 điều kiện hủy: “Cơ quan thuế đã tiếp nhận Thông báo hóa đơn điện tử có
sai sót ngày …”

3. Trường hợp sai sót nhưng KHÔNG phải hủy, không phải lập hóa đơn điều NNT phải gửi CQT
chỉnh, không phải lập hóa đơn thay thế 04/SS-HĐĐT

Điểm a khoản 2 Điều kiện áp dụng đối với trường hợp này khi đủ các điều kiện sau:
Điều 19. Xử lý hóa 1. Hóa đơn có sai sót chỉ tiêu: tên, địa chỉ người mua.
đơn có sai sót Lưu ý: Các chỉ tiêu trên hóa đơn nêu ở mục 4 (dưới đây) không sai
2. Hóa đơn có mã hoặc không có mã CQT
3. Hóa đơn ĐÃ GỬI người mua
4. Thông báo cho người mua: Các chỉ tiêu sai sót trên hóa đơn và Người bán không lập lại hóa
đơn khác theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

* NNT thực hiện gửi thông báo 04/SS-HĐĐT cho CQT như sau:
 NNT lập 04/SS-HĐĐT, nội dung cột 7 là Giải trình, nội dung cột 8 nhập đủ thông tin
về 4 điều kiện nêu trên (NNT chịu trách nhiệm về tính đúng/đủ 4 điều kiện này).
 NNT gửi thông báo 04/SS-HĐĐT cho CQT
* CQT thực hiện khi nhận được 04/SS-HĐĐT
- Kiểm tra nội dung 04/SS-HĐĐT đảm bảo ghi đủ thông tin về 4 điều kiện nêu trên.
- Kiểm tra số hóa đơn đảm bảo đủ điều kiện hủy.
- Gửi NNT 01/TB-SSĐT, trong 01/TB-SSĐT nêu:
 Nếu Không đủ 4 điều kiện: “Cơ quan thuế không tiếp nhận Thông báo hóa đơn điện
tử có sai sót ngày …”. NNT lập lại 04/SS-HĐĐT để gửi CQT hoặc NNT xem lại trường hợp
sai sót này thuộc diện Điều chỉnh/Thay thế hóa đơn.
 Nếu Đủ 4 điều kiện: “Cơ quan thuế đã tiếp nhận Thông báo hóa đơn điện tử có sai
sót ngày …”
 Phòng Thanh tra – Kiểm tra số 4, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh : 0203.3816212 : Phongkiemtra2.qni@gdt.gov.vn

4. Trường hợp hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP,
NNT phải gửi CQT
Nghị định số 04/2014/NĐ-CP mà SAI SÓT: Lập hóa đơn điện tử Thay thế và Phải
04/SS-HĐĐT
gửi 04/SS-HĐĐT cho CQT

Căn cứ khoản 6 * NNT thực hiện các công việc sau:

điều 12 Thông tư - Bên bán và Bên mua PHẢI lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn
số 78/2021/TT- Thay thế.
BTC
- NNT lập hóa đơn Thay thế cho hóa đơn sai. Hóa đơn Thay thế phải có dòng chữ “Thay
thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

+ Lập 04/SS-HĐĐT gửi CQT, trên 04/SS-HĐĐT nội dung cột 7 là Thay thế, nội dung cột 8
phải có đủ các thông tin về hóa đơn sai (bị thay thế); Thông tin hóa đơn điện tử thay thế; Đã lập văn
bản thỏa thuận…

* CQT thực hiện khi nhận được 04/SS-HĐĐT

- Kiểm tra nội dung 04/SS-HĐĐT đảm bảo ghi đủ thông tin sai sót nêu trên.

- Gửi 01/TB-SSĐT cho NNT, trong 01/TB-SSĐT nêu:

 Nếu Không đúng quy định tại trường hợp này: “Cơ quan thuế không tiếp nhận Thông
báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày …”. NNT lập lại 04/SS-HĐĐT để gửi CQT.

 Nếu đúng quy định tại trường hợp này: “Cơ quan thuế đã tiếp nhận Thông báo hóa
đơn điện tử có sai sót ngày …”

5. Trường hợp hóa đơn sai phải lập hóa đơn Điều chỉnh hoặc hóa đơn Thay thế
và không phải gửi 04/SS-HĐĐT (Điểm b khoản 2 Điều 19 NĐ123/2020/NĐ-CP) NNT KHÔNG gửi CQT
Trường hợp sai: MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa 04/SS-HĐĐT
 thì NNT lựa chọn 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Lập hóa * Điều kiện áp dụng đối với trường hợp này:
đơn Điều chỉnh + Sai: MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa
Điểm b1 khoản 2 + Hóa đơn có mã hoặc không có mã CQT
Điều 19 Nghị
+ Hóa đơn ĐÃ GỬI người mua
định số
123/2020/NĐ-CP + Hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế.

* NNT (bán) thực hiện:

- Dùng chức năng lập hóa đơn Điều chỉnh để lập hóa đơn mới, điều chỉnh cho hóa đơn sai.
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày...
tháng... năm”.

- Nếu cần thiết thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập
hóa đơn Điều chỉnh.

- Không phải gửi 04/SS-HĐĐT cho CQT. (NNT vẫn gửi 04/SS-HĐĐT thì CQT từ chối nhận)

* Lưu ý: Sau khi NNT lập hóa đơn điều chỉnh và truyền dữ liệu hóa đơn cho CQT thì hệ thống
của CQT tự động cập nhật trạng thái hóa đơn:

- Hóa đơn sai có trạng thái: “Hóa đơn đã bị điều chỉnh”

 Phòng Thanh tra – Kiểm tra số 4, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh : 0203.3816212 : Phongkiemtra2.qni@gdt.gov.vn

5. Trường hợp hóa đơn sai phải lập hóa đơn Điều chỉnh hoặc hóa đơn Thay thế
và không phải gửi 04/SS-HĐĐT (Điểm b khoản 2 Điều 19 NĐ123/2020/NĐ-CP) NNT KHÔNG gửi CQT
Trường hợp sai: MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa 04/SS-HĐĐT
 thì NNT lựa chọn 1 trong 2 cách sau:
- Hóa đơn điều chỉnh có trạng thái: “Hóa đơn điều chỉnh”

Cách 2: Lập hóa * Điều kiện áp dụng đối với trường hợp này:
đơn Thay thế
+ Sai: MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa
Điểm b2 khoản 2
+ Hóa đơn có mã hoặc không có mã CQT
Điều 19 Nghị
+ Hóa đơn ĐÃ GỬI người mua
định số
123/2020/NĐ-CP + Hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và
không phải là hóa đơn điều chỉnh

* NNT (bán) thực hiện:

- Dùng chức năng lập hóa đơn Thay thế để lập hóa đơn mới, Thay thế cho hóa đơn sai. Hóa
đơn Thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng...
năm”.

- Nếu cần thiết thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập
hóa đơn Thay thế.

- Không phải gửi 04/SS-HĐĐT cho CQT (NNT vẫn gửi 04/SS-HĐĐT thì CQT từ chối nhận)

* Lưu ý: Sau khi NNT lập hóa đơn điều chỉnh và truyền dữ liệu hóa đơn cho CQT thì hệ thống
của CQT tự động cập nhật trạng thái hóa đơn:

- Hóa đơn sai có trạng thái: “Hóa đơn đã bị thay thế”

- Hóa đơn thay thế có trạng thái: “Hóa đơn thay thế”

6. Những trường hợp NNT gửi thông tin hóa đơn sai sót đến CQT bằng Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT ( mẫu
01/TH-HĐĐT): Áp dụng hóa đơn không có mã CQT (Điểm a.1 khoản 3 Điều 22 NĐ 123/2020/NĐ-CP)
- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận
Các trường hợp gửi
tải hàng không, chứng khoán.
thông tin hóa đơn sai
cùng (với) trên Bảng - Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của
tổng hợp dữ liệu khách hàng.

HĐĐT Thời điểm gửi Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT (mẫu 01/TH-HĐĐT): Cùng thời điểm gửi tờ khai
thuế GTGT

Riêng đối với trường Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các
hợp bán xăng dầu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa
cho khách hàng: đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày

Mọi vướng mắc, xin liên hệ: Phòng Thanh tra – Kiểm tra số 4, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh
Điện thoại: 0203.3816212 - Email: Phongkiemtra2.qni@gdt.gov.vn hoặc liên hệ trực tiếp công chức thuế