CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỘNG LỰC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số / QĐ-HĐQT Hà nội, ngày tháng năm 2020

QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY

(V/v Ban hành Quy chế bán hàng các mặt hàng ………)

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Căn cứ Luật Thương mại của Quốc Hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam ban hành ngày 14/06/2005;
Căn cứ Luật Dân Sự năm 2005 của Quốc Hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ
nghĩa Việt Nam;
Căn cứ Điều lệ tổ chức & hoạt động của Công ty cổ phần Động Lực;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành quy chế bán hàng kèm theo quyết định này.
Điều 2: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký và được áp dụng từ 01/01/2020.
Các thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm Soát, Ban Tổng Giám đốc, các Phòng chức năng, các
Đơn vị trực thuộc Công ty và các Cán bộ Nhân viên của Công ty cổ phần Động Lực có trách nhiệm
thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: GIÁM ĐỐC

- Như điều 2.
-Lưu VT- Thư ký Công ty.

1
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỘNG LỰC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số / QĐ-HĐQT
Hà nội, ngày tháng năm 2020

QUY CHẾ BÁN HÀNG

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỘNG LỰC.
(Ban hành kèm theo Quyết định số ../QĐ-HĐQT ngày ……… của HĐQT)
CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:
Quy chế bán hàng này áp dụng cho tất cả các Đơn vị trực thuộc và các cá nhân có liên quan
trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng …. của Công ty.
Điều 2: GIẢI THÍCH TỪ NGỮ:
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
 Bán lẻ : Là bán cho khách hàng, thực hiện thông qua ….. (đối với ……) tại các Trạm
KD ……. theo giá bán lẻ do Công ty quy định.
 Bán sỉ : Là bán cho khách hàng với số lượng lớn (quy định tại Điều 5.2), thực hiện
thông qua ….. (đối với xăng dầu) tại các Trạm KD theo khung giá bán sỉ do Công ty
quy định hoặc duyệt giá trong từng thời kỳ.
 Bán buôn : Là bán hàng có số lượng lớn cho khách hàng, được giao thẳng từ xe bồn
hoặc giao hóa đơn nhận hàng tại kho (đối với xăng dầu) theo giá bán do Công ty
duyệt trong từng thương vụ hoặc nguyên tắc thỏa thuận giá quy định trong hợp đồng
bán hàng phù hợp với chính sách bán buôn của Công ty trong từng thời kỳ.
 Bán cho đại lý : Là bán buôn cho các doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh và
giấy chứng nhận (GCN) đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu, có ký hợp đồng đại lý với
Công ty còn hiệu lực.
 Khách hàng : Được hiểu là cá nhân, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp có nhu cầu mua
hàng.

2
  Định mức bán hàng : Là hạn mức được phép bán quy định cho từng mặt hàng đối với
từng loại đối tượng khách hàng.
 Hạn mức nợ: Là số tiền nợ (mua hàng) tối đa của mỗi khách hàng không được vượt
quá mức Công ty quy định cho từng đối tượng khách hàng và từng phương thức bán
hàng.
 Thời hạn nợ: Thời gian từ khi phát sinh nghiệp vụ bán nợ (thời điểm chuyển giao
quyền sở hữu hàng hóa) đến thời hạn phải thanh toán.
 Bán trả ngay: Khách hàng thanh toán tiền mua hàng vào thời điểm Công ty giao hàng
hoặc giao chứng từ liên quan đến hàng hóa (Hóa đơn nhận hàng tại kho xăng dầu,
Phiếu xăng dầu,…).
 Bán nợ (bán trả chậm): Khách hàng nhận hàng trước, được nợ lại tiền mua hàng và
phải thanh toán tiền hàng nợ vào một thời điểm xác định theo thỏa thuận giữa các
bên hoặc theo giao kết trong hợp đồng.

Điều 3: HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG :

Tất cả việc bán hàng quy định trong Quy chế này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng. Hợp
đồng bán hàng được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc tài liệu giao dịch (công văn,
điện báo, fax, đơn đặt hàng) hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
 Hợp đồng bằng lời nói (Hợp đồng miệng): chỉ được thực hiện khi việc thanh toán
tiền hàng theo phương thức trả ngay.
 Hợp đồng bằng văn bản hoặc tài liệu giao dịch : Phải được thiết lập trong các trường
hợp :
 Bán hàng có số lượng lớn hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
 Bán hàng theo phương thức bán sỉ, bán buôn và bán hàng cho đại lý.
 Bán nợ (bán trả chậm) trong mọi phương thức bán hàng: Bán lẻ, bán sỉ, bán buôn,
bán Đại lý.
 Hợp đồng bán hàng phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
 Các bên và người đại diện của các bên giao kết hợp đồng (phải có năng lực pháp lý
và phải đúng thẩm quyền).
 Tên hàng.
 Số lượng.
 Quy cách, phẩm chất.
 Giá cả; nguyên tắc, thủ tục để thực hiện việc thay đổi giá khi có biến động giá cả thị
trường trong qúa trình thực hiện hợp đồng.

3
  Thanh toán:
o Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, trả ngay (bán thu tiền
ngay), trả chậm (bán nợ).
o Hồ sơ đối chiếu về thanh toán, chứng từ thanh toán.
o Thời hạn thanh toán, chế định trách nhiệm trong việc chậm thực hiện nghĩa vụ
thanh toán, ngừng thanh toán,…
 Địa điểm, thời hạn và phương thức giao nhận hàng.
 Thời điểm chuyển quyền sở hữu và rủi ro về hàng hóa.
 Quyền và nghĩa vụ của các bên.
 Các biện pháp bảo đảm thực hiện Hợp đồng.
 Các trường hợp bất khả kháng, cách giải quyết.
 Các trường hợp vi phạm hợp đồng, các chế tài áp dụng khi vi phạm hợp đồng.
 Các trường hợp chấm dứt hợp đồng, đơn phương chấm dứt hợp đồng, hậu quả của
việc chấm dứt hợp đồng.
 Giải quyết tranh chấp
 Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng
 Thời gian hiệu lực của Hợp đồng và thanh lý Hợp đồng.
Ngoài các nội dung chủ yếu nêu trên, các bên có thể thỏa thuận các nội dung khác trong hợp
đồng.
CHƯƠNG II
PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG

Điều 4: QUY ĐỊNH VỀ BÁN LẺ:

Thực hiện tại các Trạm Kinh Doanh bán theo giá bán lẻ do Công ty quy định trong từng thời
kỳ. Quyết định giá bán lẻ do Tổng Giám Đốc Công ty hoặc người được Tổng Giám Đốc ủy
quyền ký ban hành trên cơ sở tham mưu đề xuất của Phòng Kinh Doanh.
Các định mức bán lẻ được phép bán :
Bán thu tiền ngay: Không hạn chế về số lượng hàng bán và đối tượng khách hàng.
Tuy nhiên trong trường hợp đặc biệt Công ty có thể chỉ đạo bằng văn bản quy định số lượng
bán tối đa cho từng mặt hàng.
Bán nợ (bán trả chậm): Các trường hợp do Trưởng Trạm tự thỏa thuận và quyết định
bán hàng cho các khách hàng thường xuyên phải theo các điều kiện sau đây:

4
  Phải có hợp đồng hay tài liệu giao dịch: Tài liệu giao dịch gồm : Sổ mua hàng và
phiếu bán hàng từng đợt của đơn vị phát hành hoặc phiếu yêu cầu bán hàng từng đợt
do khách hàng phát hành.
 Định mức bán các loại : theo thỏa thuận với khách hàng, nhưng không được vượt hạn
mức nợ 100.000.000đ/cho mỗi khách hàng
 Các trường hợp bán lẻ vượt hạn mức nợ quy định như trên đây phải đưa về Công ty
ký hợp đồng bằng văn bản. Tổng Giám đốc hay người được ủy quyền ký hợp đồng
phải quy định cụ thể hạn mức nợ phù hợp cho từng loại đối tượng khách hàng (theo
Chương III – Quy định về bán trả chậm ghi dưới đây).
Điều 5: QUY ĐỊNH VỀ BÁN SỈ:
 Thẩm quyền quyết định bán :
o Thực hiện tại các Trạm KDXD của Công ty, bán theo giá bán sỉ do Tổng
Giám Đốc Công ty hoặc người được Tổng Gíám Đốc ủy quyền duyệt hoặc
quy định trong từng thời kỳ trên cơ sở tham mưu của Phòng Kinh Doanh. Giá
bán sỉ và thời hạn thanh toán phải đảm bảo hiệu qủa kinh doanh.
o Mọi thương vụ bán sỉ đều phải được Tổng Giám đốc Công ty hay người được
ủy quyền phê duyệt về đối tượng, số lượng và giá cả trên cơ sở đề xuất của
Đơn vị trực tiếp bán;
 Đối tượng khách hàng:
Khách hàng có lượng mua bình quân tối thiểu hàng tháng là:
 Đối với xăng dầu: Từ 1.000 lít xăng dầu/khách/tháng trở lên.
 Đối với nhớt: Từ 2 thùng carton (bằng 48 lon hoặc 12 can loại 4 lít) hoặc 5 xô (loại
18 lít), hoặc 200 lít (nhớt phuy) trở lên cho mỗi khách hàng/tháng trở lên.
Điều 6: QUY ĐỊNH VỀ BÁN BUÔN:
Thẩm quyền quyết định bán:
Tất cả các trường hợp bán buôn đều phải do Tổng Giám đốc Công ty hay người được Tổng
Giám đốc ủy quyền xem xét và quyết định trên cơ sở đề xuất của Đơn vị trực tiếp bán (Trạm
KDXD, hoặc Cửa hàng XD hoặc Phòng Kinh Doanh) và tham mưu xét duyệt của các cấp
quản lý gồm Cửa Hàng Xăng dầu (nếu do Trạm KDXD bán) và Phòng Kinh Doanh (về giá)
và Phòng Tài chính Kế toán (về điều kiện thanh toán).
Giá bán buôn:
Giá bán buôn do Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền quyết định trên cơ sở tham
mưu của Phòng Kinh Doanh. Tùy theo đối tượng khách hàng là người tiêu dùng hay người

5
mua đi bán lại, tùy theo tình hình thị trường và chính sách bán hàng của Công ty trong từng
thời kỳ mà giá bán buôn có thể là:
 Bằng giá bán lẻ.
 Bằng giá bán sỉ.
 Giá thấp hơn cả hai mức giá trên.
Nếu bán theo giá thấp hơn cả hai mức giá bán lẻ và giá bán sỉ thì giá bán cũng phải đảm bảo
hiệu qủa kinh doanh (đầy đủ chi phí và có lãi).
 Đối tượng và số lượng bán buôn:
 Chỉ bán buôn cho các đối tượng sau đây:
 Cơ sở sản xuất hay doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh, có mã số thuế, mua hàng để
trực tiếp sử dụng.
 Cá nhân, Cơ quan, Đơn vị (không phải là doanh nghiệp) có nhu cầu sử dụng với số
lượng lớn.
 Doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh xăng dầu, mua về để bán lại
và phải thực hiện đúng các Nghị định, quy định về quản lý kinh doanh xăng dầu hiện
hành của Nhà Nước.
 Khách hàng phải đạt lượng mua hàng tối thiểu mỗi lần là:
o Xăng dầu các loại: Từ 000 lít trở lên cho mỗi khách hàng/1 lần bán.
o Nhớt: Từ 4 thùng carton (bằng 96 lon hoặc 24 can loại 4 lít) hoặc 10 xô (loại
18 lít), hoặc 400 lít (nhớt phuy) trở lên cho mỗi khách hàng/1 lần bán.
Điều 7: QUY ĐỊNH VỀ BÁN CHO ĐẠI LÝ:
Thẩm quyền quyết định bán:
Tổng Giám Đốc Công ty hoặc người được Tổng Giám Đốc ủy quyền ký duyệt từng thương
vụ bán cho đại lý trên cơ sở đề xuất của Giám Đốc Kinh Doanh và Kế toán Trưởng. Giá bán
cho đại lý trong từng thời kỳ do Phòng Kinh Doanh tham mưu đề xuất trên cơ sở giá cả thị
trường, đảm bảo chi phí (giá trả chậm cao hơn giá trả ngay) và có hiệu quả.
Đối tượng bán:
Thương nhân hay doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đủ điều
kiện kinh doanh xăng dầu, có ký Hợp đồng làm đại lý cho Công ty theo các quy định về
quản lý kinh doanh xăng dầu hiện hành của Chính Phủ.
 Định mức bán cho đại lý:
 Số lượng bán cho đại lý thông thường không hạn chế, được bán theo nhu cầu của Đại
lý và theo số lượng thỏa thuận ghi trong Hợp đồng giao đại lý được ký kết hàng năm

6
 với điều kiện việc thanh toán của Đại lý đảm bảo thực hiện đúng các quy định về bán
nợ (bán trả chậm) tại Chương III của Quy chế này.
 Trường hợp số lượng thực tế mua của Đại lý không đúng với số lượng ghi trong Hợp
đồng thì sau mỗi quý hai bên sẽ ký Phụ lục điều chỉnh số lượng trên cơ sở thực hiện
bình quân của quý trước.
 Khi có biến động giá trên thị trường, Tổng Giám Đốc Công ty được quyền duyệt bán
tăng thêm tối đa 20% so với số lượng xăng dầu Đại lý đã mua trong cùng kỳ tháng
trước.
CHƯƠNG III
QUY ĐỊNH VỀ BÁN NỢ (BÁN TRẢ CHẬM)

Điều 8: QUY ĐỊNH CHUNG:

 Tất cả các Đơn vị trực thuộc và CBCNV của Công ty có liên quan đến việc bán hàng
phải đảm bảo nguyên tắc: “Kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn”, ưu
tiên bán hàng theo phương thức thu tiền ngay.
 Tất cả các trường hợp bán nợ (bán trả chậm) bao gồm bán lẻ, bán sỉ, bán buôn, bán
đại lý đều phải thiết lập Hợp đồng (bằng văn bản); trừ trường hợp bán lẻ trả chậm do
Trưởng Trạm KD Xăng dầu tự thỏa thuận và quyết định bán hàng được quy định tại
Điều 4 Mục 4.2.2 trên đây.
 Hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu như đã nêu tại Điều 3 – Hợp
đồng (ghi trên) và do Tổng Giám Đốc hay người được ủy quyền ký.
Điều 9: QUY ĐỊNH VỀ KHÁCH HÀNG:
 Trong tất cả các trường hợp hợp bán trả chậm bao gồm bán lẻ, bán sỉ, bán buôn hoặc
bán đại lý thì Trưởng Đơn vị đề xuất thương vụ bán (là Trưởng Trạm KDXD hoặc
Cửa hàng Trưởng hoặc Giám đốc Kinh Doanh – tùy theo do Đơn vị nào đề xuất và
trực tiếp bán) có trách nhiệm tìm hiểu về tình hình tài chính, khả năng thanh toán, uy
tín, loại đối tượng khách hàng trước khi quyết định bán hàng hay đề xuất lên Công ty
để ký hợp đồng bán hàng.
 Khách hàng được cho mua trả chậm phải là khách đã mua hàng thường xuyên (đã
mua ít nhất ba tháng) tại Đơn vị đề xuất bán (Trạm KDXD hoặc Cửa Hàng Xăng dầu
hoặc Phòng Kinh Doanh) và có uy tín thanh toán.
 Nếu là khách hàng mới thì phải thực hiện thế chấp tài sản hoặc bảo lãnh thanh toán
của Ngân hàng theo đúng quy định của luật pháp trước khi bán.
Điều 10: QUY ĐỊNH VỀ HẠN MỨC NỢ VÀ BẢO LÃNH NỢ:
Hạn mức nợ được quy định cho từng phương thức bán hàng như sau:

7
Bán lẻ, bán sỉ và bán buôn: Số dư nợ (của từng khách hàng) không được vượt quá giá trị của
số lượng hàng bán thỏa thuận cho nợ trả chậm (định mức nợ) được thể hiện cụ thể trong
Hợp đồng.
Định mức nợ thỏa thuận trong Hợp đồng do Tổng Giám Đốc Công ty hay người được ủy
quyền ký kết hợp đồng quyết định tùy theo chính sách bán hàng của Công ty trong từng thời
kỳ.
Trong mọi trường hợp, hạn mức nợ tối đa Tổng Giám Đốc được quyết định duyệt bán là 1
tỷ đồng/khách hàng hoặc đại lý. Vượt quá hạn mức này (một tỷ đồng), Tổng Giám Đốc
phải trình Hội đồng Quản trị xem xét quyết định.
Bán đại lý: Tối đa tương đương 33% lượng xăng dầu tiêu thụ bình quân 1 (một) tháng có thể
hiện trong Hợp Đồng. Trường hợp số liệu mua bán thực tế phát sinh hàng tháng không đúng
với số lượng ghi trong Hợp đồng, thì sau mỗi quý hai bên phải điều chỉnh bằng Phụ lục Hợp
đồng.
Tuy nhiên, khi hạn mức nợ nói trên (kể cả bán lẻ, bán sỉ, bán buôn hoặc bán đại lý) lên đến
000.000 đồng/Khách hàng hoặc Đại lý thì Khách hàng hoặc Đại lý phải thực hiện thế chấp
tài sản hoặc bảo lãnh thanh toán của Ngân hàng theo đúng thủ tục do pháp luật quy định. Số
tiền bảo lãnh của Ngân hàng phải có giá trị tương đương với số tiền nợ thực tế; riêng tài sản
thế chấp phải có giá trị cao hơn khoảng 1,5 lần số tiền nợ thực tế.
Điều 11: QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN NỢ:
Quy định về thời hạn nợ:
Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận ghi trong Hợp đồng nhưng không vượt quá quy định
sau:
 Đối với bán lẻ: Không quá 40 ngày cho mỗi lô hàng bán (kể từ ngày giao hàng lần
đầu hoặc ngày đầu của tháng nếu giao làm nhiều lần trong tháng)
 Đối với bán sỉ: Không quá 30 ngày cho mỗi lô hàng bán (kể từ ngày giao hàng lần
đầu hoặc ngày đầu tháng nếu giao làm nhiều lần trong tháng)
 Đối với bán buôn: Không quá 35 ngày cho mỗi lô hàng bán.
 Đối với bán đại lý: Không quá 10 ngày cho mỗi lô hàng bán.
 Các trường hợp do Trưởng Trạm KDXD tự quyết định bán nợ (bán trả chậm theo
quy định tại Điều IV, Mục 4.2.2 nêu trên) thì thời hạn thanh toán theo thỏa thuận với
khách hàng, nhưng các khoản nợ không được quá hạn 10 ngày và không được vượt
hạn mức nợ 5.000.000đ cho mỗi khách hàng.
Tuy nhiên, tổng số nợ của tất cả các khách hàng do Trưởng Trạm KDXD tự quyết định cho
bán nợ không được vượt quá từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng tùy theo quy mô
kinh doanh của từng Trạm. Hạn mức nợ cụ thể của từng Trạm KDXD do Tổng giám Đốc

8
quyết định trên cơ sở kiến nghị của Trưởng Trạm KDXD và tham mưu đề xuất của Cửa
hàng Trưởng, Phòng Kinh Doanh và Phòng Tài chính Kế toán.

Điều 12: CÁC TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT KHÁC:

Trong quá trình kinh doanh nếu có phát sinh những trường hợp đặc biệt ngoài các quy định
như nêu trên thì Tổng Giám đốc Công ty trình xin ý kiến của Hội đồng Quản trị để xem xét
giải quyết cho từng thương vụ cụ thể phù hợp với chính sách kinh doanh của Công ty trong
từng thời kỳ.
CHƯƠNG IV
QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ

Điều 13: HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ:

Lập Hóa đơn:
Bán thu tiền ngay:
Đơn vị bán hàng phải lập hóa đơn bán hàng (GTGT) đúng quy định của Nhà nước; trừ
trường hợp bán theo giá bán lẻ và khách hàng không yêu cầu thì Đơn vị sẽ gộp lại để lập 1
(một) Hóa đơn bán hàng chung (tổng cộng) vào cuối ngày.
Bán nợ (bán trả chậm):
Bắt buộc phải lập Hóa đơn bán hàng (GTGT) có ký nhận của người mua hàng và ghi rõ hình
thức thanh toán (trả chậm bao nhiêu ngày) trên Hóa đơn. Lưu ý trên Hóa đơn chỉ ghi trả
chậm tối đa là 30 ngày.
 Thủ tục chứng từ bán hàng trả chậm (bán nợ):
 Đối với bán lẻ, bán sỉ:
o Trạm KDXD lập Giấy đề nghị ký Hợp đồng bán hàng (theo Phụ lục 1) gửi lên
Cửa Hàng.
o Cửa Hàng lập Hợp đồng bán hàng theo nội dung Giấy đề nghị của Trạm
KDXD (theo Phụ lục 2A, 2B) gửi lên Công ty.
o Các Phòng Kinh Doanh và Phòng Tài chính Kế toán kiểm tra nội dung hợp
đồng và trình Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký.
o Hợp đồng đã ký sẽ ủy quyền cho Cửa hàng XD và Trạm KDXD có trách
nhiệm thực hiện đúng theo những nội dung thỏa thuận ghi trong hợp đồng.
o Trạm KDXD phải lập Sổ theo dõi nợ bán hàng riêng cho từng khách hàng
hoặc thu Phiếu yêu cầu bán hàng từng đợt của khách hàng phát hành có ký
nhận nợ của khách hàng và cũng phải lập hóa đơn (GTGT) đúng quy định của
Nhà nước cho từng đợt bán hàng.

9
  Đối với bán buôn và bán cho Đại lý: Đơn vị tiến hành các thủ tục tương tự như quy định
đối với bán lẻ, bán sỉ ghi trên, cụ thể:
o Đơn vị trực tiếp bán buôn hoặc quản lý Đại lý (Trạm KDXD hoặc Cửa hàng
XD hoặc Phòng Kinh Doanh) lập Giấy đề nghị ký Hợp đồng (như Phụ lục 1)
và soạn thảo Hợp đồng bán buôn (theo Phụ lục 2C, 2D) hoặc Hợp đồng giao
đại lý (theo Phụ lục 2E) để trình Công ty ký. Cửa hàng XD và các Phòng Kinh
Doanh, Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm kiểm tra nội dung hợp đồng
trước khi trình Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký.
o Mỗi lần phát sinh thương vụ bán hàng (theo Hợp đồng đã ký), Đơn vị bán lập
Giấy đề nghị duyệt bán buôn (hoặc bán cho Đại lý) với các nội dung: Mặt
hàng, số lượng, giá bán, lãi gộp, phương thức vận chuyển, thời hạn thanh toán,
số tiền khách vẫn còn nợ tại thời điểm lập Giấy đề nghị,…. (theo Phụ lục 3).
Cửa Hàng Trưởng, Tổ Trưởng Kế toán Cửa hàng, Giám đốc Kinh Doanh và
Kế Toán Trưởng có trách nhiệm theo dõi kiểm tra và ký duyệt Giấy đề nghị
trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt sau cùng.
o Lập Hóa đơn bán hàng khi giao hàng theo nội dung đã được Công ty duyệt tại
Giấy đề nghị bán hàng và phải có ký nhận của người mua.
Tất cả Hóa đơn, chứng từ bán hàng,.. phải lưu giữ tại nơi bán hàng và Phòng Tài chính – Kế
toán.

Điều 14: CÔNG TÁC QUẢN LÝ NỢ BÁN HÀNG:

Đơn vị trực tiếp bán hàng hoặc Đơn vị được Công ty ủy quyền thực hiện Hợp đồng bán
hàng (Trạm KD Xăng dầu, Cửa hàng Xăng dầu, Phòng Kinh Doanh) có trách nhiệm tổ chức
thực hiện bán hàng, đôn đốc thu hồi công nợ theo đúng những thỏa thuận ghi trong hợp
đồng bán hàng và báo cáo ngay với Cửa Hàng XD và Công ty (Phòng Tài chính Kế toán)
khi có phát sinh bất thường về khách hàng hoặc thanh toán.
Trưởng Đơn vị (trực tiếp) bán hàng (Phòng Kinh Doanh hoặc Trạm KDXD) phải báo cáo số
liệu bán nợ mỗi ngày cho Phòng Tài chính Kế toán hoặc Cửa Hàng (đối với Trạm KDXD)
để Kế Toán Cửa hàng báo về Phòng Tài chính Kế toán.
Cuối tháng, Trưởng Đơn vị bán hàng phải lập Biên bản đối chiếu số dư công nợ với khách
hàng (theo Phụ lục 4) có ký xác nhận của người đại diện có thẩm quyền (của bên mua) hoặc
của người được ủy quyền hợp pháp (có giấy ủy quyền)
Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra giám sát tình hình thực hiện hợp
đồng bán hàng và tình hình chấp hành nghĩa vụ thanh toán của khách hàng (theo hợp đồng
đã ký); lập kế hoạch thu hồi công nợ của các khách hàng nhanh chóng kịp thời nhằm đảm
bảo an toàn nguồn vốn của Công ty.

10
Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm xem xét, phát hiện, phân tích đánh giá các khoản
nợ phát sinh và các khoản nợ quá hạn, khó đòi để trình Ban Tổng Giám Đốc xử lý kịp thời.
Đối với những khoản nợ dây dưa, khó đòi, Phòng phối hợp với Đơn vị trực tiếp bán hàng
lập thủ tục khởi kiện ra Tòa án xử lý và trích lập dự phòng rủi ro theo đúng quy định của
Công ty và pháp luật Nhà Nước.
Tổng số dư nợ bán hàng của toàn Công ty phải được quản lý chặt chẽ và điều chỉnh phù
hợp, kịp thời cân đối với khả năng vốn của Công ty, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh
và đảm bảo an toàn, hiệu quả. Tổng Giám đốc căn cứ tình hình kinh doanh thực tế trong
từng thời kỳ để đề xuất trình Hội đồng Quản trị duyệt chấp thuận tổng mức nợ bán hàng của
toàn Công ty áp dụng cho từng quý hoặc 6 tháng.

CHƯƠNG V
QUY ĐỊNH VỀ TRÁCH NHIỆM VÀ XỬ LÝ
Tất cả Cán bộ, Nhân viên trong Công Ty thực hiện việc kinh doanh các mặt hàng
xăng dầu, nhớt phải có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh những quy định trong Quy chế
này. Việc vi phạm Quy chế sẽ bị quy trách nhiệm cá nhân.
Điều 15: QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM:
 Nguyên tắc quy trách nhiệm cá nhân: Người nào ra quyết định trong qúa trình thực
hiện việc bán hàng mà vi phạm Quy chế thì phải chịu trách nhiệm cá nhân, người liên
đới dẫn đến việc sai phạm phải chịu trách nhiệm liên đới. Nếu có xảy ra thiệt hại vật
chất (tiền, hàng) thì phải bồi thường toàn bộ sự thiệt hại theo chế độ trách nhiệm vật
chất nếu không phải là tình thế bất khả kháng.
 Chế độ trách nhiệm vật chất được quy định cụ thể cho các trường hợp sau:
o Các trường hợp Đơn vị thực hiện bán lẻ, bán sỉ (kể cả trường hợp Đơn vị đề
xuất lên Công ty ký Hợp đồng): Nếu vi phạm và có xảy ra thiệt hại thì Trưởng
Trạm KD Xăng dầu chịu trách nhiệm trực tiếp; Cửa Hàng Trưởng phải chịu
trách nhiệm liên đới, nếu có thiệt hại phải liên đới bồi thường.
o Các trường hợp bán buôn và bán cho đại lý : Nếu vi phạm thì người trực tiếp
bán, Trưởng Đơn vị thực hiện thương vụ bán (là Trưởng Trạm KD Xăng dầu
hoặc Cửa hàng Trưởng hoặc Giám đốc Kinh Doanh – tùy theo do Đơn vị nào
đề xuất và trực tiếp bán) và Cửa Hàng Trưởng, Giám đốc Kinh Doanh, Kế
Toán Trưởng, Tổng Giám đốc Công ty hay người được Tổng Giám đốc ủy
quyền duyệt bán phải chịu trách nhiệm liên đới; nếu có thiệt hại phải liên đới
bồi thường.
Trách nhiệm vật chất được miễn trừ trong những trường hợp khi có sự kiện xảy ra một cách
khách quan, không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng

11
mọi biện pháp cần thiết trong khả năng cho phép; được gọi là sự kiện bất khả kháng (như:
chiến tranh, thiên tai, tai nạn bất ngờ, vv…).
 Nhưng trách nhiệm phải xem xét khả năng thanh toán và uy tín của khách hàng trước
khi bán hàng không được xem là sự kiện bất khả kháng, trong trường hợp này việc
bồi thường vật chất sẽ do Hội đồng quản trị Công ty xem xét cụ thể từng trường hợp
để quyết định mức bồi thường mà người trực tiếp gây ra thiệt hại và những người có
trách nhiệm liên đới (theo những quy định của Quy chế này, cùng với các Quy chế có
liên quan khác và các Quyết định của Công ty quy định chức năng nhiệm vụ của các
Phòng chuyên môn, các Cửa hàng Xăng Dầu, các Trạm Kinh doanh Xăng Dầu,..)
phải chấp hành.
 Nếu có ký hợp đồng trách nhiệm thì xử lý theo hợp đồng trách nhiệm.
Điều 16: THẨM QUYỀN XỬ LÝ:
Hội đồng Quản trị quyết định xử lý các khoản nợ khó đòi hoặc ủy quyền bằng văn bản cho
Tổng Giám Đốc xử lý.
Đối với những khoản nợ khó thu hồi, gây tổn thất cho Công ty phải có Hội đồng xử lý để
xem xét đánh giá, xác định rõ phần nợ không có khả năng thu hồi, tìm hiểu nguyên nhân,
quy trách nhiệm của cá nhân, tập thể và kiến nghị các biện pháp xử lý để Hội đồng Quản trị
quyết định phương án xử lý các khoản nợ này.
Đồng thời, để thuận tiện trong công tác quản lý, Hội đồng Quản trị ủy quyền cho Tổng
Giám đốc được xem xét quyết định xử lý bồi thường các trường hợp nợ gây thiệt hại cho
Công ty ở mức dưới 50.000.000 đồng (năm mươi triệu đồng).

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỘNG LỰC

Giám đốc

12