1

1
 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
---------***--------

TIỂU LUẬN

Môn học: LOGISTICS VÀ VẬN TẢI QUỐC TẾ

Đề tài
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO VẬN TẢI GIAO
NHẬN TẠI VOSA: KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP

Họ và tên sinh viên thực hiện:

Hoàng Xuân Bách - 1511110108
Giang Kim Chi - 1511110126
Nguyễn Khánh Linh - 1511110449
Lớp: TMA305(1-1718).5_LT
Khóa: K54
Người hướng dẫn: PGS. TS Trịnh Thị Thu Hương

Hà Nội, tháng 12 năm 2017

2
 3

Mục lục

Lời nói đầu 1

Chương 1: Những vấn đề cơ bản của công nghệ thông tin và sự cần thiết phải tăng
cường ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp logistics 3
1.1. Công nghệ thông tin 3
1.1.1. Khái niệm 3
1.1.2. Hệ thống thông tin 4
1.2. Áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp logistics 5
1.2.1. Nội dung 5
1.2.2. Vai trò 7
Chương 2: Giới thiệu về vosa và hệ thống công nghệ thông tin ở vosa 9
2.1. Đại lý hàng hải Việt Nam VOSA 9
2.1.1. Lịch sử hình thành phát triển và các lĩnh vực kinh doanh 9
2.1.2. Sơ đồ tổ chức VOSA 12_Toc500422496
2.1.3. Lĩnh vực vận tải giao nhận tại VOSA 12
2.2 Hệ thống công nghệ thông tin đã áp dụng tại VOSA 18
Chương 3: Khó khăn và giải pháp khi ứng dụng công nghệ thông tin ở vosa 27
3.1. Khó khăn 27
3.1.1. Khó khăn về chi phí 27
3.1.2. Khó khăn về nhân sự 28
3.1.3. Khó khăn về tính thương thích với hệ thống cũ 29
3.1.4. Khó khăn về an ninh thông tin 29
3.2. Giải pháp 29
3.2.1. Thiết lập lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin một cách phù hợp 29
3.2.2. Đào tạo một đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin của riêng mình và tăng
trình độ công nghệ thông tin của nhân viên 31
3.2.3 Áp dụng hệ thống EDI để đảm bảo an ninh thông tin 32
Kết luận 35

3
 4

Tài liệu tham khảo 36

Mục lục Hình

Hình 1: Cơ cấu hệ thống công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 3
Hình 2: Sơ đồ tổ chức Vosa 10
Hình 3: Các mảng hệ thống ERP 20
Hình 4: Các đầu mục modules ERP VOSA 21
Hình 5: Phần mềm khai báo hải quan ECUS5VNACCS (chuẩn VNACCS). 22
Hình 6: Hình ảnh một tờ khai nhập khẩu ECUS 23
Hình 7: Hình ảnh phần mềm E-Invoice 24
Hình 8: So sánh EDI truyền thống và EDI trao đổi dữ liệu điện tử 31

4
 5

Lời nói đầu

Trong những thập kỷ qua, thế giới đã chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ của
lĩnh vực Logistics với vai trò của công nghệ thông tin như là xương sống của toàn bộ
chuỗi dịch vụ Logistics. Ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ nâng cao hiệu quả
hoạt động của các công ty Logistics mà còn góp phần đáp ứng yêu cầu ngày càng gia
tăng của khách hàng. Do đó, nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực
Logistics và đề xuất những giải pháp hữu hiệu là rất cấp thiết và đòi hỏi sự tham gia
tích cực của tất cả các cá nhân, tổ chức đang là một thành phần của chuỗi cung ứng.

Vì vậy, nhóm chúng em quyết định thực hiện đề tài “Ứng dụng công nghệ thông
tin trong lĩnh vực vận tải giao nhận tại VOSA: Khó khăn và giải pháp” để tìm hiểu
kĩ và sâu hơn việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Vosa, và nói thêm một chút về các
ứng dụng này tại mảng giao nhận của Vosa. Trên thực tế, Vosa đã có những bước tiến
nỗ lực vào việc phát triển công nghệ thông tin tại doanh nghiệp mình song để có thể
hội nhập sâu rộng hơn vào nền kinh tế khu vực và toàn cầu, Vosa vẫn cần phải đầu tư
và phát triển dài hạn hơn trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Khi đó, Vosa sẽ phải đối
mặt với những khó khăn chung như các doanh nghiệp khác. Đề tài của bọn em sẽ đi
vào tìm hiểu những khó khăn này và đề xuất giải pháp cho Vosa. Đề tài của bọn em có
cầu trúc gồm 3 phần:

Phần I: Những vấn đề cơ bản của công nghệ thông tin và sự cần thiết phải
tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp Logistics

Phần II: Giới thiệu về VOSA và hệ thống công nghệ thông tin ở VOSA

Phần III: Khó khăn và giải pháp khi ứng dụng công nghệ thông tin ở VOSA

5
 6

Trong bài viết chúng em có sử dụng một số kiến thức tự tìm hiểu, tuy nhiên do
hiểu biết có hạn nên có thể sự trình bày của chúng em có chỗ không đúng và còn vấp
váp, nên chúng em rất mong nhận được sự góp ý của cô để sữa chữa, hoàn thiện bài
tiểu luận.

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô!

6
 7

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP LOGISTICS
I.1. Công nghệ thông tin
1.1.1. Khái niệm

Thuật ngữ “công nghệ thông tin” ra đời từ khá lâu trước đây, từ năm 1958 trong
một bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Khi đó hai tác giả của bài
viết là Leavitt và Whisler chỉ đưa ra tên gọi “công nghệ thông tin- IT Information
Technology” cho một thứ công nghệ mới mà chưa định nghĩa cụ thể được.

Sau này, với sự ra đời và phát triển với tốc độ cao của máy tính cũng như các
thiết bị điện, người ta đã định nghĩa rõ ràng cho khái niệm “công nghệ thông tin”:
Công nghệ thông tin (IT – Information Technology) là một thuật ngữ bao gồm phần
mềm, mạng lưới internet, hệ thống máy tính sử dụng cho việc phân phối và xử lý dữ
liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dụng thông tin dưới hình thức khác nhau.

Một cách dễ hiểu hơn, Công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ hiện đại vào
việc tạo ra, xử lý, truyền dẫn thông tin, lưu trữ, khai thác thông tin.

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị
quyết 49/CP ký ngày 04/08/1993 về phát triển công nghệ thông tin của chính phủ Việt
Nam, như sau: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ
chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và
tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội."

Luật Công nghệ thông tin của Việt Nam năm 2006 đưa ra định nghĩa “Công nghệ
thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện
đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”. Có thể

7
 8

hiểu công nghệ thông tin bao gồm các kỹ thuật phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng
máy tính và viễn thông được sử dụng để xử lý thông tin.

Hiện nay, ngành Công nghệ thông tin thường phân chia thành 5 chuyên ngành
phổ biến: Khoa học máy tính, kỹ thuật máy tính, hệ thống thông tin, mạng máy tính
truyền thông, kỹ thuật phần mềm. Công nghệ thông tin hầu như được sở dụng phổ biến
trong lĩnh vực kinh tế. Các dịch vụ cốt lõi để giúp thực thi các chiến lược kinh doanh
đó là: quá trình tự động kinh doanh, cung cấp thông tin, kết nối với khách hàng và các
công cụ sản xuất.
1.1.2. Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một phạm trù liên quan mật thiết đến công nghệ thông tin
và ảnh hưởng sâu sắc đến các tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể, hệ thống thông tin
(Information System - IS) là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm
nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định,
phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ
chức, doanh nghiệp.

Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau.
Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ,
thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với
bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn
hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển.

Ngày này, việc xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp đặc biệt chú trọng
đến việc ứng dụng công nghệ thông tin một cách có hệ thống và hiệu quả vào các
mảng:

8
 9

Tổ chức Công nghệ

Con người Phần cứng

Cơ cấu tổ chức Phần mềm

Quy trình Dữ liệu

Viễn thông

Quản lý
Xây dựng chiến lược
Phân bổ nguồn lực
Lãnh đạo, điều phối

Hình 1: Cơ cấu hệ thống công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
I.2. Áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp logistics
1.2.1. Nội dung

Việc áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp logistics được thể hiện qua:

a. Phần cứng

Phần cứng bao gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bản mạch điện,
dây cáp, linh kiện, các thành phần này được cấu tạo thành các thiết bị như máy tính,
máy in, máy ghi hình, ... các phương tiện được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin.

b. Dữ liệu

Dữ liệu nói chung là hình thức lưu giữ các sự kiện, ý tưởng, tin tức và các thực
thể cần quản lý, dữ liệu tồn tại ở nhiều dạng khác nhau: con số, kí tự, văn bản, hình
ảnh, âm thanh. Dữ liệu của hệ thống thông tin là dự liệu được số hoá và tổ chức thành
các cơ sở dữ liệu và các cơ sở tri thức.

c. Mạng viễn thông

9
 10

Mạng viễn thông là hệ thống tập hợp các thiết bị, các mạng máy tính, được kiểm
soát bắng các giao thức truyền thông để truyền dữ liệu từ nơi này đến nơi khác trong
phạm vi địa lý rộng lớn. Ngày nay, mạng nội bộ, mạng Internet là hệ thống mạng cần
có để mọi loại hình tổ chức có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất và kinh
doanh.

d. Phần mềm

Phần mềm bao gồm tất cả các mã lệnh và chỉ thị được viết thành chương trình,
những chương trình có chức năng điều khiển, kiểm soát hoạt động của phần cứng để
thực hiện chức năng xử lý dữ liệu.

Với doanh nghiệp Logistics, cần đặc biệt chú trọng đến nhóm các phần mềm sau:

- Nhóm ứng dụng quản lý đầu vào:

+ Hệ thống Quản lý cung ứng vật tư (SCM - Supply Chain Management);

+ Hệ thống Quản lý mua hàng, nguyên vật liệu đầu vào

- Nhóm ứng dụng quản lý đầu ra:

+ Quản lý bán hàng (POS - Point Of Sales);

+ Quản trị quan hệ khách Hàng (CRM – Customer Relationship Management)

- Nhóm ứng dụng quản lý hoạt động doanh nghiệp:

+ Hệ thống Quản lý hành chính văn phòng (OAM – Office Administrator

Management)

+ Hệ thống Quản lý nhân Sự (HRM – Human Resource Management)

+ Hệ thống Kế Toán và Tài Chính (FAM –Finance and Accounting Management)

10
 11

+ Hệ thống Quản lý kho (ICS – InventoryControl System)

- Nhóm ứng dụng tổng thể:

+ Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP-Enterprise Resource Planning)

+ Quản lý dây chuyền cung ứng (SCM-Supply Chain Management)

+ Quản trị quan hệ khách hàng (CRM -Customer Relationship Management)

1.2.2. Vai trò

Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của các
công ty cung cấp dịch vụ logistics và được xem như huyết mạch kết nối các thành phần
của toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics. Thông tin được truyền càng nhanh và chính xác thì
các quyết định trong hệ thống logistics càng hiệu quả.

Công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp logistics
trong việc quản lý hệ thống hàng hóa. Có thể thấy rằng, với sự phát triển và mở rộng
của các doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý hệ thống kho hàng với số lượng rất lớn là
một điều không thể tránh khỏi. Do đó, thay vì phải bỏ ra một khoản chi phí dài hạn cho
nguồn nhân lực thì các doanh nghiệp logistics nên vận dụng Công nghệ thông tin với
các phần mềm quản lý phù hợp vừa tiết kiệm được nhiều thời gian và đảm bảo sự an
toàn, chính xác.

Việc ứng dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ trong Logistics với nhiều
chương trình, công cụ kỹ thuật giúp gia tăng chất lượng phục vụ của dịch vụ thương
mại. Cụ thể, công nghệ GPS có thể giúp người quản lý xác định vị trí của hàng hóa vận
chuyển. Công nghệ quản lý kho hàng RFID (Radio Frequency Identification) giúp nhận
dạng hàng hóa bằng sóng vô tuyến theo thời gian thực. Ứng dụng công nghệ RFID vào
quản lý kho là việc gắn thẻ RFID lên sản phẩm, thùng hàng, tấm kê hàng...

Ứng dụng công nghệ thông tin trong Logistics khiến cho việc trao đổi hàng hoá
trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn không chỉ ở trong nước mà cả ở nước ngoài. Từ hướng
11
 12

nhìn vĩ mô, điều đó giúp thế giới ngày càng trở nên xích lại gần nhau hơn, cùng nhau
hỗ trợ phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của con người.

Chẳng hạn, nghiên cứu sự phát triển của hệ thống cảng biển Singapore và
HongKong, những nơi đã và đang thống trị trong danh sách những cảng biển container
nhộn nhịp nhất thế giới trong vài thập kỷ qua, có thể nhận ra rằng: Họ đạt được sự
thành công một phần lớn nhờ vào việc ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý và khai thác cảng biển từ rất sớm. Khả năng tàu container xếp dỡ hàng
nhanh hay chậm phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ được các công ty quản lý (cảng vụ)
và nhà khai thác cảng biển sử dụng. Singapore và HongKong đã dùng công nghệ để
giúp chủ tàu hoạch định toàn bộ tiến trình, làm thế nào để xếp dỡ hàng, vận chuyển
hàng đến hay đi khỏi bãi, thậm chí là xếp container như thế nào và làm sao cho tối ưu.
Trong khi đó, các cảng vụ dựa vào công nghệ để giám sát sự an toàn của vùng biển và
giải quyết giấy tờ để tàu có thể ra vào cảng nhanh chóng và dễ dàng.

12
 13

CHƯƠNG 2
GIỚI THIỆU VỀ VOSA
VÀ HỆ THỐNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở VOSA

2.1. Đại lý hàng hải Việt Nam VOSA

2.1.1. Lịch sử hình thành phát triển và các lĩnh vực kinh doanh

a. Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần Đại lý hàng hải Việt Nam (VOSA CORPORATION) tiền thân là
công ty Đại lý tàu biển Việt Nam – Vietnam Ocean Shipping Agency – VOSA) – là
công ty đại lý tàu biển đầu tiên của Việt Nam; được thành lập vào ngày 13/03/1957 tại
Hải Phòng, trực thuộc Cục Đường thủy Việt Nam và các Chi nhánh tại Quảng Ninh và
Bến Thủy để nhằm mục đích làm thủ tục và tiếp nhận cho tàu ra vào các cảng miền
Bắc.

Sau ngày 30/04/1975, để thuận tiện cho việc tiếp nhận các tàu vào các cảng phía
Nam, Ban lãnh đạo VOSA đã cử cán bộ vào tiếp quản và thành lập các chi nhánh tại
Sài Gòn, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Nha Trang, Qui Nhơn, Cần Thơ.

Năm 1989, công ty chuyển trụ sở chính đến thành phố Hồ Chí Minh – trung tâm
kinh tế của đất nước để phù hợp với xu thế phát triển chung của Việt Nam và đổi tên
giao dịch quốc tế thành VOSA Group of Companies vào năm 1992.

Năm 2006, công ty tiến hành cổ phần hóa chính thức và chuyển đổi thành Công
ty cổ phần Đại lý hàng hải Việt Nam, với tên giao dịch quốc tế là VOSA Corporation
có 51% vốn sở hữu Nhà nước và 49% vốn sở hữu của các cá nhân và tổ chức đầu tư.

Ngày nay, với sự năng động của đội ngũ lãnh đạo, công ty vẫn tiếp tục là một
trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành dịch vụ hàng hải tại Việt Nam với

13
 14

mạng lưới gồm 14 chi nhánh và hơn 700 nhân viên, phục vụ cho các khách hàng lớn
quốc tế và trong nước.

Địa bàn kinh doanh của Công ty trải dài trên toàn quốc, từ Móng Cái đến Cà
Mau, trong đó địa bàn hoạt động kinh doanh chính là Thành phố Hồ Chí Minh, Thành
phố Hải Phòng, Tỉnh Quảng Ninh.

Các sự kiện khác:

+ Ngày 01/02/2007: Công ty TNHH NYK Line Việt Nam (liên doanh giữa NYK Line
và VOSA) chính thức đi vào hoạt động.

+ Ngày 21/02/2012: Công ty đã tổ chức Lễ khai trương Kho chứa hàng Nông sản
Bunge (Cái Lân) và công bố Quyết định thành lập Trung tâm Logistics Cái Lân.

+ Ngày 13/03/2012: Công ty đã tổ chức Lễ kỷ niệm 55 năm ngày thành lập

(13/03/1957 - 13/03/2012).

+ Ngày 10/09/2013: VOSA và Yusen Logistics (Singapore) Pte. Ltd., ký Hợp đồng
liên

doanh thành lập Công ty TNHH Yusen Logistics và Vận tải Việt Nam (YLTV). Công
ty YLTV chính thức hoạt động từ 17/01/2014.

+ Ngày 31/03/2014: VOSA chuyển nhượng 50% vốn điều lệ tại Công ty TNHH Yusen

Logistics (Việt Nam) cho đối tác Yusen Logistics (Singapore) Pte. Ltd.,

+ Ngày 01/10/2014: Công ty được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động Hạng
3 “đã có thành tích xuất sắc trong công tác từ năm 2009 đến năm 2013, góp phần vào
sự nghiệp xây dựng Chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc”.

14
 15

+ Ngày 15/01/2015: Công ty được tặng Cờ thi đua xuất sắc năm 2014 của Tổng công
ty Hàng hải Việt Nam.

+ Ngày 31/03/2015: VOSA chuyển nhượng 49% vốn điều lệ tại Công ty TNHH NYK

Line (Việt Nam) cho đối tác NYK Line Nhật Bản.

+ Ngày 22/12/2015, cổ phiếu Công ty Cổ phần Đại lý Hàng hải Việt Nam đã chính
thức được niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX) với mã niêm yết là
VSA và giá chào sàn là 37.000 đồng/cổ phiếu.

+ Ngày 04/07/2016 chấm dứt hợp đồng liên doanh giữa China Shipping Regional

Holdings Pte, Ltd và Công ty cổ phần Đại lý hàng hải Việt Nam; và giải thể Công ty
TNHH China Shipping Việt Nam.

+ Ngày 12/09/2016 thông báo đấu giá toàn bộ vốn cổ phần của Công ty cổ phần Đại lý

hàng hải Việt Nam tại Công ty cổ phần Bất động sản Đại lý hàng hải Việt Nam
(VOSALAND).

b. Các lĩnh vực kinh doanh hoạt động tại VOSA

+ Đại lý tàu biển.

+ Đại lý, kiểm đếm hàng hóa.

+ Môi giới và dịch vụ hàng hải.

+ Dịch vụ logistics.

+ Đại lý vận tải (giao nhận kho vận, kho ngoại quan).

+ Vận tải đa phương thức quốc tế.

15
 16

+ Kinh doanh kho bãi

2.1.2. Sơ đồ tổ chức VOSA

Hình 2: Sơ đồ tổ chức Vosa

2.1.3. Lĩnh vực vận tải giao nhận tại VOSA

Đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người mua và người bán ở những nước
khác nhau. Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao
hàng, tức là hàng hóa được vận chuyển từ nước người bán sang nước người mua. Để
cho quá trình vận chuyển đó được bắt đầu, tiếp tục và kết thúc, tức là hàng hoá được
đưa đến tay người mua, cần phải thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến
quá trình chuyên chở như: đóng gói bao bì, lưu kho, đưa hàng ra cảng, thực hiện các
16
 17

thủ tục gửi hàng, thông quan hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá dọc đường,
dỡ hàng ra khỏi tàu và giao cho người nhận, kiểm đếm… Những công việc đó gọi là
quy trình trong dịch vụ giao nhận. Vận tải giao nhận tại VOSA là một mắt xích cho hệ
thống logistics trong quá trình xuất nhập khẩu đó.

Dịch vụ giao nhận, vận tải của VOSA được thực hiện tại chi nhánh NORTHERN
FREIGHT HẢI PHÒNG với mảng sau đây:

- Giao nhận, vận tải đường biển, đường không, đường sắt và đường bộ và đường
thủy nội địa

- Giao nhận, vận tải hàng công trình

- Dịch vụ khai thuê Hải Quan & Các dịch vụ từ cửa đến cửa

- Gom hàng lẻ, khai thác vận hành CY/CFS

- Vận tải hàng hóa quá cảnh, chuyển khẩu, và tạm nhập tái xuất và xuất nhập
khẩu ủy thác

- Đại lý hàng hải và môi giới thuê tàu.

Nội dung của hoạt động giao nhận, vận tải tại VOSA bao gồm:
a. Đóng gói bao bì

Hàng hóa sau khi sản xuất ra được nhà sản xuất giao cho công ty giao nhận vận tải
của VOSA, việc giao hàng theo những điều khoản ký kết trong hợp đồng giữa hai bên.
Công ty giao nhận vận tải nhận hàng tại kho nhà sản xuất thực hiện những bước như
kiểm kê số lượng, chủng loại và phẩm chất của mỗi loại hàng hoá theo phiếu giao
hàng. Những hàng hoá này được sắp xếp theo thứ tự của đơn hàng, hàng hoá sau khi đã
giao đủ theo như quy định trong đơn hàng, công ty giao nhận vận tải tiến hành phân
chia chủng loại hàng hoá và tiến hành đóng gói bao bì. Việc đóng gói bao bì theo
những tiêu chuẩn nhất định, tuỳ từng mặt hàng và thị truờng sẽ chuyển đến mà công ty

17
 18

giao nhận vận tải sẽ đóng gói một cách hợp lý nhất. Đối với một số mặt hàng, việc
đóng gói được quy định bởi khách hàng và tuân theo những chỉ dẫn của quy trình đóng
gói của họ. Hàng hoá được đóng gói theo những tiêu chuẩn như bản hướng dẫn của
khách hàng cũng như phù hợp với thị hiếu thị trường nhất. Hàng hoá được đóng gói và
phân loại và đánh dấu theo từng khách hàng và địa điểm cần vận chuyển đến.
b. Lưu kho

Sau khi hàng hoá đã được đóng gói xong, một số mặt hàng được chuyển ngay lên
phương tiện vận tải, một số mặt hàng khác được chuyển vào kho để chờ ngày xếp lên
phương tiện vận tải. Trong quá trình lưu kho hàng hoá được bảo quản, giữ gìn đầy đủ
số lượng và đảm bảo chất lượng hàng hóa trong kho, giảm các hư hao, mất mát, góp
phần giảm chi phí lưu thông trong quản lý kho, tạo điều kiện nắm chắc được số lượng,
chất lượng hàng hoá thực có trong kho. Vì số lượng khách hàng của các công ty giao
nhận vận tải tương đối đa dạng và ở những thị trường khác nhau, nên trong quá trình
đó hàng hoá được gom theo những nhà cung cấp khác nhau để chuyển đến những địa
điểm của bên nhận hàng. Trong quá trình lưu kho hàng hoá phải được bảo quản một
cách tốt nhất, đồng thời lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người
chuyên chở thích hợp.
c. Chất hàng lên phương tiện vận tải

Hàng hoá được gom hoặc tách thành những lô hàng phù hợp với đơn đặt hàng của
khách hàng. Tổ chức giao hàng cho người chuyên chở, lấy các giấy biên nhận đồng
thời nhập lại số liệu còn lại trong kho.

Hàng hóa được chất lên các loại phương tiện vận tải khác nhau và vận chuyển
đến những địa điểm quy định. Quá trình này là vận tải nội địa tức là hàng hoá chỉ được
vận chuyển trong phạm vi nội địa. Hàng có thể chất lên phương tiện đường bộ, đường
không, đường biển tuỳ theo tích chất, số lượng hàng và địa điểm cần phải vận chuyển
đến. Việc tổ chức xếp dỡ hàng hoá này do công ty giao nhận vận tải đảm nhận và chịu
trách nhiệm. Các loại chi phí xếp dỡ công ty giao nhận vận tải sẽ phải thanh toán.

18
 19

d. Vận chuyển nội địa

VOSA có một đội ngũ vận tải nội địa tương đối lớn, họ sử dụng phương tiện phù
hợp để chuyên chở hàng hoá ra địa điểm tập kết hàng. Trong phạm vi vận tải nội địa
người chuyên chở phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá không bị đổ vở, mất cắp
hay những thiệt hại khác trong qua trình vận chuyển gây ra. Trước khi hàng hoá được
giao tại cảng hay các điểm khác hàng hóa được vận chuyển nội địa đến nơi xuất hàng,
công ty có trách nhiệm thông báo tình hình đi và đến của hàng hoá trên các phương
tiện vận tải, thông báo tổn thất, nguyên nhân gây ra tổn thất, đồng thời giúp chủ hàng
trong việc khiếu nại và đòi bồi thường.
e. Thủ tục Hải quan hàng xuất

Việc giao nhận hàng hoá được tiến hành theo một nguyên tắc chung là nhận hàng
bằng phương pháp nào thì giao hàng bằng phương pháp đó như:

- Giao nhận nguyên bao, kiện, bó, tấm, cây, chiếc

- Giao nhận nguyên hầm

- Giao nhận theo số lượng, trọng lượng, thể tích bằng cách cân, đo, đếm

- Giao nhận theo mớn nước phương tiện

- Giao nhận theo nguyên Container cặp chì

Sau khi hàng hoá được vận chuyển nội địa đến nơi địa điểm xuất hàng, công ty
tiến hàng làm thủ tục xuất hàng. Đại diện doanh nghiệp tiến hành khai báo với hải quan
đúng như chứng từ và số lượng, phẩm chất thực tế của hàng hoá. Đại diện hải quan tiến
hành kiểm tra thực tế hàng hoá xuất theo như trong bộ chứng từ khai báo, đồng thời
xác định số thuế phải nộp. Công ty khai và nộp tờ khai cho hải quan cùng các giấy tờ
khác như: hợp đồng mua bán, hoá đơn thương mại, giấy phép kinh doanh, bản kê chi
tiết, giấy phép xuất nhập khẩu. Tiến hành lập các chứng từ cần thiết để khai báo chính
xác nhất. Nếu quá trình khai báo đó không có vấn đề gì thì hàng hoá đó được thông
19
 20

quan. Công ty giao nhận vận tải thay mặt chủ hàng tiến hành xuất trình những giấy tờ
hợp lệ xác nhận về hàng hoá của mình như giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu để thực hiện
tổ chức giao nhận hàng hoá đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng.

Hàng hoá sau khi được kiểm hoá xong, có sự xác nhận của hải quan coi như hàng
được thông quan, và tiến hành xếp dỡ hàng hoá xuống cảng, hàng được đóng vào
Container đối với hàng nguyên Container hoặc công ty giao nhận vận tải tiến hành gom
hàng với các khách hàng khách để đóng ghép vào Container, nhằm hạn chế Container
bị rỗng, trước khi hàng được đóng ghép thì hàng được cho vào kho CFS của công ty.
Việc đóng hàng này đều có sự giám sát của Hải quan và đại diện của hãng tàu. Hàng
hoá được xếp theo những sơ đồ mà hãng tàu bố trí. Đối với hàng rời hay hàng chuyến
thì cũng có những thủ tục tương tự. Việc kiểm hàng ở công đoạn này rất quan trọng, có
thể xác định chính xác số lượng hàng, phẩm chất trước khi xếp hàng lên tàu, nhằm
tránh xảy ra những tranh chấp sau này.

Sau khi hàng được xếp xuống và làm thủ tục thông quan xong thì các hãng vận tải
tiến hành xếp hàng lên tàu, hoặc máy bay, tàu hoả. Quá trình này được thể hiện trên các
chứng từ vận tải ngoại thương như Bill of Lading. Việc xếp dỡ hàng lên phương tiện
vận tải ngoại thương do phía công ty giao nhận vận tải phối hợp với các đại diện của
công ty chuyên chở thực hiện thông qua các dịch vụ tại cảng, quá trình này được thực
hiện nhờ các thiết bị như cần cẩu, xe nâng hàng… Cảng phải công bố định mức bốc dỡ
cho từng loại hàng, từng loại tàu khác nhau trên cơ sở khả năng bốc dỡ thực tế của
cảng. Sau đó cảng biển giao hàng xuất khẩu cho tàu. Kết toán với tàu về việc giao hàng
và lập các chứng từ rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho chủ hàng ngoại thương. Công
ty giao nhận vận tải theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết những vấn đề phát sinh.
f. Dỡ hàng xuống cảng.

Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, chủ hàng tiến hành nhận hàng từ kho hàng,
bãi Container. Trong quá trình nhận hàng có sự giám sát của Hải quan giám sát và đại
diện bên hãng vận tải, nếu phát hiện ra những tổn thất như: hư hỏng, mất mát thì phải

20
 21

lập biên bản để các bên liên quan ký và mời cơ quan giám định đến để xác định tổn
thất. Hàng hoá có thể nhận nguyên Container đang kẹp chì hoặc nhận hàng lẻ. Hàng
được dỡ bằng cần cẩu, xe nâng và được xếp lên phương tiện vận tải để đưa về bãi
Container hoặc kho.
g. Kiểm đếm

Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng nhân viên công ty cùng kiểm đếm và
phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá vào kết quả danh mục
phân loại hàng hoá. Hàng hóa sẽ xếp lên ôtô để vận chuyển về kho theo phiếu vận
chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L, số Container, số chì, số hóa đơn… Quá
trình dỡ hàng và xếp hàng xong đều phải có bản kết toán giữa các bên để xác định số
lượng hàng hoá thực giao so với các chứng từ nhận hàng như B/L, bảng kê chi tiết
hàng. Lập bản kết toán nhận hàng với hãng vận tải trên cơ sở kiểm kiện. Cảng, đại diện
chủ phương tiện chuyên chở, chủ hàng phải ký và xác nhận số lượng hàng hoá thực
giao. Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận nếu như hàng bị hư hỏng hay
yêu cầu cấp giấy chứng nhận hàng thiếu nếu bên chuyên chở giao thiếu.
h. Thủ tục hải quan hàng nhập

Sau khi có đầy đủ các chứng từ cần thiết có thể tiến hành làm thủ tục hải quan
cho hàng nhập khẩu. Chuẩn bị hồ sơ hải quan, bộ hồ sơ hải quan gồm có: Tờ khai hải
quan nhập khẩu, phiếu tiếp nhận hồ sơ, giấy thiệu của cơ quan, giấy phép kinh doanh,
vận đơn, điện giao hàng, lệnh giao hàng, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận
phẩm chất, hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, hợp đồng…

- Khai và tính thuế nhập khẩu, chủ hàng tự khai và áp mã tính thuế

- Đăng ký tờ khai: Hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và xác nhận và
chuyển qua đội trưởng hải quan phúc tập tờ khai nếu việc khai báo là chính xác, sau đó
bộ phận thuế sẽ kiểm tra, vào sổ sách, máy tính và ra thông báo thuế và bộ hồ sơ đó
được chuyển qua bộ phận kiểm hoá.

21
 22

- Đăng ký kiểm hoá: Hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá tại kho, bãi,
kiểm hoá theo bảng kê chi tiết mà chủ hàng khai trong chứng từ.

- Kiểm tra thuế: Sau khi kiểm hoá, hồ sơ sẽ chuyển sang bộ phận theo dõi và thu thuế
để kiểm tra việc áp mã tính thuế, loại thuế áp dụng, giá tính thuế, tỷ giá tính thuế… Sau
khi kiểm tra thuế xong, lãnh đạo hải quan sẽ ký và đóng dấu “Đã hoàn thành thủ tục
hải quan”.

- Nhận thông báo thuế, đóng thuế và lệ phí hải quan.

2.2 Hệ thống công nghệ thông tin đã áp dụng tại VOSA

Hiện nay tại VOSA, ngoài những công nghệ thông tin cơ bản như Điện thoại,
Email, Fax, Scan… được lắp đặt thì VOSA không áp dụng bất cứ một mô hình công
nghệ thông tin dùng trong Logistics nào. VOSA cũng không có một mô hình công
nghệ thông tin quản lý nào áp dụng chung cho tất cả các chi nhánh để điều phối hoạt
động của từng chi nhánh sao cho liên kết với nhau. Điều này có lẽ xuất phát từ nguyên
do mỗi chi nhánh của VOSA hoạt động độc lập với nhau, mỗi chi nhánh được ví như
mỗi “con sói đơn độc” và không chia sẻ thông tin với nhau.

Các chương trình xây dựng riêng phần mềm công nghệ thông tin ứng dụng trong
điều phối hay quản lý của VOSA thì ở tất cả các chi nhánh đều mới bước đầu đang
trong giai đoạn lên kế hoạch. VOSA hiện tại vẫn sử dụng các phần mềm mua ngoài từ
nhiều năm trước và không có sự thay đổi, thêm ứng dụng mới hay nâng cấp gì (ngoài
việc hàng năm được bảo hành và cập nhật các sản phẩm đã có).
2.2.1 Các ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản
a. Phần cứng
- Fax: Tổng tất cả các chi nhánh ở VOSA có 18 bộ fax Canon.
- Máy tính: Tổng 250 bộ
b. Mạng viễn thông
- Điện thoại

22
 23

Hiện tại, các chi nhánh của VOSA vẫn dùng điện thoại cố định có dây (các đầu số
liên lạc vẫn là các số điện thoại cố định).

Thực tế hiện nay, dịch vụ điện thoại cố định không dây dành cho doanh nghiệp đã
rất phát triển, như dịch vụ điện thoại cố định không dây của Viettel hay dịch vụ MEG
của Vianphone.

+ Dịch vụ điện thoại cố định không dây của Viettel là một loại hình dịch vụ điện
thoại cố định nhưng sử dụng sim di động gắn số thuê bao cố định và được lắp vào máy
cố định không dây. Với thiết bị dạng này khách hàng có dễ dàng di chuyển trong một
phạm vi nhất định mà không sợ bị dán đoạn liên lạc.
+ Dịch vụ MEG của Vinaphone là các doanh nghiệp có thể đăng ký chọn một số di
động của VinaPhone để làm tổng đài chung (số MEG chính), số điện thoại của các cá
nhân trong công ty (có thể là số VinaPhone hoặc số điện thoại mạng khác) là các số
máy lẻ. Mỗi số máy lẻ được gắn với một số MEG lẻ (ví dị 2,3,4…)

Các dịch vụ trên đã rất phát triển, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh
nghiệp như có thể dễ dàng di chuyển trong một bán kính nhất định và không sợ gián
đoạn liên lạc bởi đây là điện thoại bàn nhưng không cần dây cáp (hoặc là điện thoại
di động luôn) với giá cước cũng rất ưu đãi nhưng VOSA lại chưa cập nhật để
chuyển đổi sang các loại hình dịch vụ này.
- Mạng Internet: Toàn bộ các chi nhánh của VOSA đều được lắp mạng Lan và
đường truyền ADSL
c. Dữ liệu
- Email: Tổng cộng VOSA có 16 tên miền khác nhau.

VOSA Hà Nội hoanvq@VOSAhanoi.vn

VOSA Quảng Ninh tvkVOSAqninh@vnn.vn

VOSA Hải Phòng ops.dept@VOSAhp.com.vn

23
 24

Northern Freight Hải nfhaiphong@northfreight.com.vn

Phòng

Orimas Hải Phòng marketinghp@VOSA-orimas.com.vn

VOSA Bến Thủy VOSA.bt@dng.vnn.vn; VOSAbenthuy@vnn.vn

VOSA Đà Nẵng
VOSAdanang@dng.vnn.vn; VOSAdanangffd@dng.vnn.vn

VOSA Quy Nhơn VOSAquinhon@dng.vnn.vn

VOSA Nha Trang VOSAnt@VOSAnt.com.vn

Vitamas Sài Gòn dichvudaily@vitamas.com.vn

Samtra Sài Gòn

agency@samtra.com.vn;samtra@samtra.com.vn

VOSA Vũng Tàu VOSA.vt@hcm.vnn.vn

VOSA Cần Thơ VOSAcantho@vnn.vn; VOSAmekong@vnn.vn;

acc.VOSAcantho@gmail.com

Dung lượng: Mỗi tên miền có dung lượng từ 20GB đến 100 GB tùy thuộc vào việc
đăng kí cũng như nhu cầu sử dụng của các chi nhánh.
- Website:

24
 25

VOSA chỉ có duy nhất một website: http://www.VOSA.com.vn

Bản thân các chi nhánh của VOSA không có trang web riêng. Điều này đi kèm với việc
thương mại điện tử tại VOSA chỉ ở mức cơ bản. VOSA không ứng dụng các hợp đồng
điện tử thông qua website của mình.
- Công cụ tính toán lưu trữ số liệu: Microsoft Office
Đây là công cụ phổ biến nhất tại VOSA, đặc biệt là các Microsoft Word, Microsoft
Excel và Microsoft Access. Các công cụ này được sử dụng để phục vụ hầu hết nhu cầu
kế toán, lưu trữ dữ liệu tại VOSA.

2.2.2. Phần mềm

a. Phần mềm ERP

Từ ngày 01/07/2012 2012, VOSA đã đưa vào sử dụng Phần mềm quản lý doanh
nghiệp ERP cho toàn công ty (Tổng giá trị phần mềm ước tính khoảng 2 tỷ đồng) với
nhiệm vụ giám sát hoạt động kinh doanh của toàn bộ 14 chi nhánh.

ERP - Enterprise resource planning software - là một giải pháp phần mềm ra đời
cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không
sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật
của mình. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức
năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng
đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, có thể
tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm được những việc
về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác.

Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại
phần mềm khác nhau. Khi dùng từng app riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối
các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không
tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên
khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với

25
 26

nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban
đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.

Hình 3: Các mảng hệ thống ERP

Các modules của phầm mềm này tại VOSA được hoàn thiện nhờ sự phối hợp của
công ty Diginet. Các modules này được chia làm 4 mảng: Tài chính, nguồn nhân lực,
Thông tin quản trị và Công cụ.

26
 27

Hình 4: Các đầu mục modules ERP VOSA

b. Phần mềm khai hải quan ECUS

Phần mềm khai hải quan chi nhánh Northern Freight – Hải Phòng áp dụng cho
mảng vận tải giao nhận. Phân mềm này được cung cấp bởi Công ty phát triển công
nghệ Thái Sơn.

27
 28

Hình 5: Phần mềm khai báo hải quan ECUS5VNACCS (chuẩn VNACCS).

Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS được thiết kế theo chuẩn mực của Hệ
thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ của hệ thống
VNACCS/VCIS do Hải quan Nhật Bản tài trợ. Ngoài các thủ tục đăng kí thông thường
thì phần mềm còn có thủ tục khác như đăng ký danh mục miễn thuế, thủ tục áp dụng
chung cả hàng mậu dịch và phi mậu dịch, thủ tục đơn giản đối với hàng hóa trị giá
thấp, quản lý hàng hóa tạm nhập, tái xuất và các tiện ích như đăng ký Giấy phép,
chứng từ một cửa quốc gia, khai vận tải cho các hãng tàu, đại lý hãng tàu. Các mã
nghiệp vụ được tích hợp sẵn vào chương trình, người dùng chỉ việc chọn các nghiệp vụ
theo quy trình một cách dễ dàng.

28
 29

Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt lên máy tính sau đó khai báo các thông tin theo quy
định. Phần mềm sau đó sẽ gửi toàn bộ thông tin tờ khai và các chứng từ trong bộ hồ sơ
hải quan tới Chi cục Hải quan. Hệ thống xử lý dữ liệu của Hải quan tự động tiếp nhận
và trả về kết quả của tờ khai cho doanh nghiệp: số tờ khai, kết quả phân luồng, thông
báo thuế, quyết định thông quan… về cho doanh nghiệp. Sau khi nhận được kết quả trả
về của tờ khai, doanh nghiệp làm các thủ tục tiếp theo trong quy trình thủ tục Hải quan
điện tử.

Hình 6: Hình ảnh một tờ khai nhập khẩu ECUS

29
 30

c. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice

Phần mềm EINVOICE giúp doanh nghiệp thực hiện in hoá đơn ngay tại máy
tính của doanh nghiệp mà không cần phải đặt in hoá đơn từ các nhà in hoặc đợi mua
hoá đơn từ cơ quan Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn:
01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế.

Hình 7: Hình ảnh phần mềm E-Invoice

30
 31

CHƯƠNG 3
KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN Ở VOSA

3.1. Khó khăn

Những khó khăn mà VOSA gặp phải dưới đây khi ứng dụng công nghệ thông
tin vào công ty cũng là những khó khăn chung mà các doanh nghiệp hiện nay đều gặp
phải. Tuy nhiên, để khắc phục những khó khăn này, mỗi doanh nghiệp với cơ cấu, tổ
chức và hoạt động kinh doanh khác nhau lại phải tự có những giải pháp riêng sao cho
phù hợp với doanh nghiệp mình. VOSA cũng sẽ phải tự xây dựng cho mình những
hướng đi riêng, đối mặt và giải quyết với những khó khăn trong việc bắt kịp với thời
đại công nghệ thông tin hiện nay.
3.1.1. Khó khăn về chi phí

Trong năm 2016, quỹ đầu tư phát triển của VOSA ước tính là 74.261.208.991,
thực tế chi 91.269.882.762 (Báo cáo tài chính hợp nhất năm 2016 (Đã kiểm toán). Quỹ
bao gồm

- 33% Đầu tư mở rộng và phát triển kinh doanh;

- 29% Đổi mới, thay thế hoàn chỉnh máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ,
nghiên cứu áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật;

- 22% Đổi mới trang thiết bị và điều kiện làm việc trong doanh nghiệp

- 14% Nghiên cứu khoa học, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật,
nghiệp vụ cho công nhân viên trong doanh nghiệp;

- 2% Bổ sung vốn

31
 32

Trong đó, hầu hết số tiền dành cho nghiên cứu khoa học, đào tạo và nâng cao
trình độ chuyên môn, kĩ thuật, nghiệp vụ cho công nhân viên trong doanh nghiệp dùng
để đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên. Cụ thể là đào tạo trực tiếp và đào tạo gián tiếp
thông qua các khóa học nghiệp vụ tại Visaba. Còn lại, VOSA chưa thực sự đầu tư một
nguồn kinh phí nào để đầu tư vào phát triển, nghiên cứu ứng dụng thông tin. Nguyên
nhân là vì trong năm 2016, VOSA tập trung phát triển nguồn nhân lực của mình (do
tình hình vốn hoạt động còn hạn chế mà nguồn nhân lực lại là yếu tố quan trọng quyết
định – Báo cáo thường niên VOSA 2016) cũng như VOSA đang thực hiện chính sách
tiết kiệm triệt để trong quản lý công ty. Ngoài ra, do công ty vẫn trong quá trình xây
dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin nên công ty chưa tính toán, thống kê
được và dành ra một quỹ đầu tư cụ thể nào cho việc phát triển công nghệ thông tin cả.
3.1.2. Khó khăn về nhân sự

Ngoài các phòng ban liên quan đến nghiệp vụ, VOSA chưa có một hệ thống
nhân sự công nghệ thông tin của riêng mình. Bản thân nhân sự tại VOSA cung chỉ
được đào tạo về nghiệp vụ đặc trứng của loại hình hoạt động kinh doanh của họ mà
không được đào tạo, giới thiệu, tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin mới
nhất nào trong quá trình làm việc. Các phần mềm sử dụng đều có được do mua/thuê
ngoài và hầu hết đều dễ sử dụng vì đã có form sẵn.

Do đó, khi ứng dụng những mô hình công nghệ thông tin trong logistics, VOSA
gặp các khó khăn về mặt nhân sự như sau:
- Khó khăn trong bước xây dựng kế hoạch. Nếu VOSA sử dụng nguồn lực bên ngoài
để xây dựng mô hình công nghệ thông tin cho riêng mình thì những nhân sự ngoài này
không thể hiểu hết đặc trưng của loại hình dịch vụ mà VOSA kinh doanh cũng như
nắm bắt được hết điểm mạnh, điểm yếu của hoạt động kinh doanh và bộ máy nhân sự
tại VOSA để thiết kế, ứng dụng các mô hình công nghệ thông tin cho phù hợp. Thêm
vào đó, việc theo sát và khắc phục sau khi áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin
mới cũng trở nên khó khăn.

32
 33

- Việc áp dụng công nghệ thông tin mới sẽ gây khó khăn trong thời gian đầu sử dụng.
Một phần mềm mới cần cần trung bình 3-4 tháng để chạy thử tại doanh nghiệp. Trong
lúc đó, nhân việc vừa phải làm quen với phần mềm mới, vừa phải đảm bảo chất lượng
công việc của mình. Hơn thế, một đội ngũ nhân viên công nghệ thông tin mới phải
được thành lập. Vậy thì họ sẽ làm gì khi sau khi một phần mềm/ hệ thống công nghệ
thông tin mới được áp dụng đã đi vào giai đoạn ổn định?

3.1.3. Khó khăn về tính thương thích với hệ thống cũ

Bản thân mỗi chi nhánh VOSA đã có những phần mềm riêng và có những số
liệu thống kê riêng. Khi áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin mới như phần mềm
kế toán, quản lý kho bãi, thì việc nhập các số liệu cũ vào hệ thống mới và làm như thế
nào để các số liệu mới xuất ra liên kết được với các số liệu cũ đều tốn thời gian và
nguồn lực của doanh nghiệp. VOSA cũng không phải là ngoại lệ.

3.1.4. Khó khăn về an ninh thông tin

Đi kèm với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp bao giờ cũng
có một thách thức rất lớn là làm như thế nào để đảm bảo tính an toàn cho hệ thống dữ
liệu của doanh nghiệp. Đặc biệt là khi mà hiện nay, nguy cơ an ninh mạng và bảo mật
an toàn thông tin (ATTT) tại các doanh nghiệp trên thị trường đang ở mức báo động
khi tình trạng bị hacker, virus, malware tấn công khiến dữ liệu bị xóa, thông tin bị đánh
cắp, bị theo dõi, mất quyền bảo hành, lây truyền virus sang máy tính khác,… liên tục
gia tăng không ngừng, gây ra hậu quả và thiệt hại vô cùng lớn về kinh tế, uy tín cho
doanh nghiệp về lâu dài. Vì vậy, ngoài việc sử dụng các phần mềm tự xây dựng, các
phần mềm bản quyền thì VOSA cũng cần phải cân nhắc đến các phương pháp khác để
đảm bảo tính an toàn thông tin nếu muốn phát triển nền tảng thương mại điện tử của
mình.

3.2. Giải pháp

33
 34

3.2.1. Thiết lập lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin một cách phù hợp

Mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn kế
thừa nhau: Đầu tư cơ sở về CNTT; Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; Ứng
dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất; Đầu tư để biến đổi doanh
nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế.

Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở về CNTT

Giai đoạn này muốn nói đến sự đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT bao
gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm như: trang bị máy tính, thiết lập
mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môi trường truyền thông giữa các văn
phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác; và nhân lực phải được đào tạo để sử dụng
được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp
Mục tiêu của giai đoạn này là đầu tư CNTT nhằm tự động hóa các quy trình tác
nghiệp, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp như triển khai các
ứng dụng để đáp ứng từng lĩnh vực tác nghiệp và sẵn sàng mở rộng theo yêu cầu kinh
doanh; chương trình tài chính-kế toán, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý bán hàng;
các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê, CNTT tác động trực
tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng.

Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất
Nếu coi giai đoạn 2 là giai đoạn số hóa cục bộ, thì giai đoạn 3 là giai đoạn số
hóa toàn thể doanh nghiệp, chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai
đoạn 3 này. Về cơ sở hạ tầng CNTT cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp,
đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận; các phần
mềm tích hợp và các CSDL cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt
động quản lý và tác nghiệp; triển khai các giải pháp đồng bộ giúp DN thay đổi chất

34
 35

lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực
cạnh tranh như ERP, SCM, CRM, …

Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế
Đây là giai đoạn đầu tư CNTT nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi
trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo
nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược
cạnh tranh của doanh nghiệp. Cụ thể hơn là sử dụng công nghệ và các dịch vụ của
Internet trong kinh doanh, có vai trò quyết định: xây dựng Intranet để chia sẻ thông tin
trong doanh nghiệp, extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với
các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, …

Bản thân VOSA đang ở cuối giai đoạn 2 – đầu giai đoạn 3. Việc thiết lập một lộ
trình phù hợp giúp VOSA có thể cân đối được chi phí dành cho các dự án triển khai
Công nghệ thông tin và theo dõi được tiến độ của dự án. Số chi phí sẽ được dàn đều
qua các giai đoạn của dự án mà không tồn đọng lại một thời điểm.
3.2.2. Đào tạo một đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin của riêng mình và
tăng trình độ công nghệ thông tin của nhân viên
Đào tạo một đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin riêng là điều cần thiết. Bài
toán đặt ra ở đây là, sau các quá trình triển khai một phần mềm/hệ thống mới và phần
mềm/hệ thống đó đã đi vào sử dụng ổn định rồi thì những nhân sự công nghệ thông tin
này sẽ làm gì? Vì vậy, trên thực tế, thay vì tuyển và đào tạo riêng một đôi công nghệ
thông tin tách biệt, VOSA có thể lấy từ mỗi phòng ban một số lượng nhân viên nhất
định và tập hợp thành một đội ngũ công nghệ thông tin. Đội ngũ này trong quá trình
xây dựng kế hoạch áp dụng các mô hình mới và chạy các mô hình này, sẽ làm việc như
một đội ngũ công nghệ thông tin riêng biệt, tách khỏi các hoạt động của các phòng ban,
sau đó vào thời điểm các mô hình mới chạy ổn định, họ có thể tiếp tục trở lại làm việc.
Điều này còn giúp việc triển khai dạy các nhân viên làm quen với phần mềm/ hệ thống
mới dễ dàng theo từng phòng ban.

35
 36

Để đào tạo trình độ công nghệ thông tin của nhân viên giúp các nhân viên thích
ứng với một phần mềm/hệ thống mới, VOSA có thể áp dụng Cloud Learning System -
Hệ quản lý đào tạo trên nền tảng đám mây. Đây là một hệ thống đào tạo trực tuyến mà
doanh nghiệp có thể cực kì dễ dàng xây dựng nội dung. VOSA chỉ cần truy cập và sử
dụng form có sẵn để đăng bài giảng bằng văn bản hay video hoặc các câu hỏi, hệ thống
sẽ tự động triển khai phần việc còn lại như quản lý thông tin, số lượng người học… Hệ
thống này giúp các nhân viên có thể học online nên họ có thể dễ dàng điều chỉnh được
thời gian cũng như vị trí học linh hoạt mà không ảnh hưởng đến thời gian làm việc giờ
hành chính. Phương pháp đào tạo dựa trên công nghệ này giúp tiết kiệm 75% chi phí tổ
chức đào tạo, rút ngắn ½ thời gian học và hiệu quả tăng 2,5 lần.

3.2.3 Áp dụng hệ thống EDI để đảm bảo an ninh thông tin

Ngoài ra, đối với riêng mảng vận tải giao nhận, VOSA nên cân nhắc sử dụng
EDI trong các chi nhánh của mình như Northern Freight Hải Phòng để làm việc các
doanh nghiệp khác trong các vấn đề kí hợp đồng, thanh toán hóa đơn v.v…
EDI là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp, và đã
tồn tại nhiều năm trước đây, trước khi chúng tsa nói tới thuật ngữ thương mại điện tử.
Cho đến nay EDI vẫn là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong thương mại điện
tử B2B. Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin được chứa
đựng trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận
hàng. Với EDI, các hóa đơn, đơn đặt hàng, vận đơn, yêu cầu báo giá, báo cáo nhận
hàng và các tài liệu kinh doanh điện tử khác có thể được xử lý trực tiếp từ máy tính của
các công ty phát hành để công ty tiếp nhận, với khoản tiết kiệm lớn trong thời gian, chi
phí và tránh được nhiều sai sót thường gặp của truyền thông truyền thống 'trên giấy”.

36
 37

Hình 8: So sánh EDI truyền thống và EDI trao đổi dữ liệu điện tử

EDI có 2 cách truyền tải dữ liệu

● Cách 1: Truyền EDI thông qua môi trường mạng Internet công cộng.

● Cách 2: Truyền EDI thông qua mạng giá trị gia tăng – mạng VAN.

VAN là hệ thống mạng của một công ty chuyên cung ứng các thiết bị viễn
thông, các phần mềm và các kỹ năng cần thiết để nhận, bảo quản và gửi các thông điệp
điện tử có chứa các set giao dịch EDI. Để sử dụng các dịch vụ của VAN, công ty cần
phải lắp đặt một phần mềm phiên dịch EDI sao cho tương thích với VAN. Thông
thường, VAN cung cấp luôn phần mềm này như một bộ phận trong thoả thuận vận
hành của mình. Để gửi một set giao dịch EDI đến đối tác, khách hàng của VAN kết nối
với VAN bằng cách sử dụng đường dây thuê bao riêng hoặc đường dây điện thoại, sau
đó gửi thông điệp đã được định dạng EDI đến VAN. VAN sẽ log thông điệp và chuyển
thông điệp đến hòmthư nằm trong máy tính VAN của đối tác. Đối tác sẽ kết nối với
VAN để nhận thôngđiệp gửi đến mình từ hòm thư. Cách tiếp cận này gọi là kết nối
gián tiếp vì các đối tác gửi thông điệp qua VAN thay vì kết nối các máy tính của họ
trực tiếp tới nhau

37
 38

Việc sử dụng mạng Van để truyền dữ liệu sẽ giúp VOSA đảm bảo được vấn đề
về an toàn thông tin khi truyền dữ liệu rất cao vì có thể coi đây như một mạng nội bộ.
Hơn thế, việc ứng dụng EDI còn giúp VOSA có thể dễ dàng làm việc với các khách
hàng cũng có hệ thống tương tự. Điều này hấp dẫn cũng như tạo sự tin tưởng với khách
hàng của VOSA hơn, đặc biệt là các doanh nghiệp nước ngoài (các nước phát triển và
các nước như Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan) bởi xu hướng ứng dụng EDI trên toàn
cầu.

38
 39

Kết luận

Ứng dụng công nghệ thông tin vào Logistics đã, đang là một vấn đề quan trọng
trong phát triển ngành Logistics của Việt Nam nói riêng và toàn cầu nói chung. Qua
những gì chúng em đã tìm hiểu và được trình bày ở bài tiểu luận, chúng em đã rút ra
được nhiều bài học. Đầu tiên là, muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào một doanh
nghiệp cụ thể, cần phải có một lộ trình thực sự phù hợp, có mục tiêu cụ thể trong cả
ngắn hạn và dài hạn, có vậy mới theo sát được tiến độ cũng như phân bổ ngân sách hợp
lí sao cho không bị thừa, thiếu. Thứ hai, để có thể ứng dụng công nghệ thông tin thì
trước hết doanh nghiệp cần phải có nguồn lực am hiểu về công nghệ thông tin, một bộ
phận nhân sự riêng chuyên về lĩnh vực này. Cuối cùng, doanh nghiệp cần phải thực sự
nhận thức được và đẩy mảnh quá trình ứng dụng công nghệ thông tin này, đặc biệt là
doanh nghiệp Việt Nam, bởi lẽ các doanh nghiệp Logistics nước ta còn theo sau toàn
cầu rất nhiều cả về phần cứng lẫn phần mềm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào hạ tầng cơ sở Logistics. Nhận thức và bắt tay vào triển khai kế hoạch, dự án thay
đổi hạ tầng của doanh nghiệp ngay từ hôm nay là điều cần thiết để doanh nghiệp đẩy
mạng năng suất và giảm các chi phí không cần thiết, mang lại lợi ích dài hạn cho doanh
nghiệp. Hy vọng rằng, ngành Logistics của Việt Nam, đặc biệt là ngành vận tải giao
nhận sẽ càng ngày càng phát triển, sánh ngang với các nước Nhật Bản, Singapore hay
các nước phát triển khác trên thế giới.

Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn cô đã đi cùng chúng em suốt
bài tiểu luận này!

39
 40

Tài liệu tham khảo

1. 1212ECOM0311, 2013, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và
Việt Nam
2. Bộ kế hoạch và đầu tư cục phát triển doanh nghiệp, 2012, Chuyên đề Ứng dụng
công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
3. Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn, Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm
khai báo hải quan ECUS5VNACCS và Phần mềm E-INVOICE
4. Donal J. Bowersox, Patricia J. Daugherty, 1995, Logistics Paradigms: The
impact of information technology.
5. Patricia J. Daugherty, R. Glenn Richey, Stefan E. Genchev, Haozhe Chen, 2005,
Reverse logistics: superior performance through focused resource commitments
to information technology
6. Vosa corporation, Báo cáo thường niên – Báo cáo tài chính các năm 2011, 2012,
2015, 2016
7. Website:
- http://www.vosa.com.vn
- http://thaison.vn
- http://logistics4vn.com

40