i

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ THÔNG QUAN ĐIỆN

TỬ CỦA CÔNG TY TNHH GREEK FIRE TẠI CỬA
KHẨU CẢNG SÀI GÒN KVI

Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ

Chuyên ngành: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn : Th.S Trương Thị Ngọc Hân

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Ngọc Nhi
MSSV: 1811760628 Lớp: 18DKQB2

TP. Hồ Chí Minh, 2022

 ii

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ THÔNG QUAN ĐIỆN

TỬ CỦA CÔNG TY TNHH GREEK FIRE TẠI CỬA
KHẨU CẢNG SÀI GÒN KVI

Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ

Chuyên ngành: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn : Th.S Trương Thị Ngọc Hân

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Ngọc Nhi
MSSV: 1811760628 Lớp: 18DKQB2

TP. Hồ Chí Minh, 2022

 iii

LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên với tình cảm chân thành nhất, em xin gửi lời cảm ơn Quý thầy, cô là
giảng viên khoa Marketing – Kinh doanh quốc tế của trường Đại học Công Nghệ TP.
Hồ Chí Minh đã dành hết tâm huyết giảng dạy, hỗ trợ tạo điều kiện tốt nhất cho chúng
em tiếp thu được thật nhiều kiến thức trong quá trình học tập tại trường. Và truyền
cảm hứng đến tất cả sinh viên, để chúng em có thêm kiến thức, mở mang thêm cách tư
duy và kĩ năng trong cuộc sống.
Đặt biệt, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của giảng viên Th.S Trương
Thị Ngọc Hân đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ giải đáp những thắc mắc của em trong
suốt quá trình thực tập để hoàn thành tốt bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH Greek Fire và các
anh chị trong công ty đã tạo cho em cơ hội tiếp xúc với môi trường, công việc thực tế
về xuất nhập khẩu. Đồng thời gửi lời cảm ơn đến các anh chị phòng Xuất Nhập Khẩu
đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành tốt thực tập tốt nghiệp
này. Qua đó, em cũng đã rút ra được những kinh nghiệm làm việc cho riêng mình,
giúp cho em nhìn ra được về mối quan hệ giữa kiến thức lý thuyết học trên trường và
kiến thức thực tế trong công ty. Chúc Quý Công ty TNHH Greek Fire ngày càng phát
triển và phồn vinh.
Với kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo vẫn không
thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong các thầy cô bỏ qua. Em rất mong nhận được ý
kiến đóng góp của thầy, cô để em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm và bài báo cáo tốt
nghiệp có thể hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn và xin kính chúc Quý thầy, cô và các anh
chị trong Công ty sức khỏe dồi dào, đạt được nhiều thành công hơn nữa trong công
việc và sự nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn !
Tp. Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2022
 iv

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------

NHẬN XÉT THỰC TẬP

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Ngọc Nhi
MSSV : 1811760628
Khoá : K18
Lớp : 18DKQB2
Tên đề tài : Quy trình xuất khẩu và thông quan điện tử của Công ty TNHH Greek
Fire tại cửa khẩu cảng Sài Gòn KVI.

1. Thời gian thực tập: từ ngày 14/02/2022 đến ngày 10/04/2022.

2. Bộ phận thực tập: Phòng Xuất – Nhập khẩu.
3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
4. Kết quả thực tập theo đề tài
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
5. Nhận xét chung
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...

Đơn vị thực tập

 v

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------

NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Ngọc Nhi
MSSV : 1811760628
Khoá : K18
Lớp : 18DKQB2
Tên đề tài : Quy trình xuất khẩu và thông quan điện tử của Công ty TNHH Greek
Fire tại cửa khẩu cảng Sài Gòn KVI.

1. Thời gian thực tập: từ 14/02/2022 đến ngày 10/04/2022.

2. Bộ phận thực tập: Phòng Xuất – Nhập khẩu.
3. Nhận xét chung
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………...
Giảng viên hướng dẫn
 vi

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU.. .............................................................................................................. 1

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GREEK FIRE 2
1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE................................................................................................................ 2
1.1.1. Tên, địa chỉ .......................................................................................................... 2
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ....................................................................... 2
1.2. CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE................................................................................................................ 3
1.2.1. Chức năng ............................................................................................................ 3
1.2.2. Lĩnh vực hoạt động .............................................................................................. 3
1.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH GREEK FIRE ......................... 3
1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức ............................................................................................ 3
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chính của các bộ phận ...................................................... 3
1.4. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE TRONG NĂM 2018 – 2020 ................................................................ 4
TÓM TẮT CHƯƠNG 1 ............................................................................................... 5
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ
THÔNG QUAN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY TNHH GREEK FIRE TẠI CỬA
KHẨU CẢNG SÀI GÒN KVI ..................................................................................... 6
2.1. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ THÔNG QUAN ĐIỆN TỬ
NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE................................................................................................................ 6
2.1.1. Trước khi xuất hàng ............................................................................................. 6
2.1.2. Trong khi xuất hàng ........................................................................................... 12
2.1.3. Sau khi xuất hàng ............................................................................................... 15
2.2. ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ THÔNG
QUAN ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY TNHH GREEK FIRE ...................................... 17
2.2.1. Ưu điểm ............................................................................................................. 17
2.2.2. Hạn chế .............................................................................................................. 18
 vii

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 ............................................................................................. 20

CHƯƠNG 3. KIẾN NGHỊ NHẰM KHẮC PHỤC CÁC HẠN CHẾ CỦA QUY
TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ THÔNG QUAN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE TẠI CỬA KHẨU CẢNG SÀI GÒN KVI ....................................... 21
KẾT LUẬN...... ............................................................................................................ 24
TÀI LIỆU KHAM KHẢO ......................................................................................... 25
 viii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Ý nghĩa

BHXH Bảo hiểm xã hội
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
XNK Xuất nhập khẩu
CONT Container
KVI Khu vực 1
VGM Verified Gross Mas
SI Shipping instruction
FCL Full Container Load
CIF Cost, Insurance and Freight
B/L Bill of lading
 ix

DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG

Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoat động kinh doanh của Công ty TNHH Greek Fire năm
2018 – năm 2020 ............................................................................................................. 4
 x

DANH SÁCH HÌNH ẢNH - SƠ ĐỒ

Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Greek Fire ..................................................................... 2
Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Greek Fire ..................................... 3
Hình 2.1 Quy trình dịch vụ ủy thác xuất khẩu và thông quan điện tử bằng đường biển
nguyên cont (FCL) tại Công ty TNHH Greek Fire ......................................................... 6
Hình 2.2 PO – Đơn đặt hàng ........................................................................................... 7
Hình 2.3 Sale contract - Hợp đồng ngoại thương ........................................................... 9
Hình 2.4 Commercial invoice - Hoá đơn thương mại .................................................... 9
Hình 2.5 Packing list - Phiếu đóng gói ......................................................................... 10
Hình 2.6 Booking Confirmation ................................................................................... 11
Hình 2.7 Sơ đồ quy trình phân luồng hàng ................................................................... 13
Hình 2.8 Tờ khai hàng hóa xuất khẩu – Khai báo Hải Quan ........................................ 13
Hình 2.9 Khai báo VGM cho cont OOLU5476662 ...................................................... 14
Hình 2.10 Bill of lading - Vận đơn đường biển ............................................................ 16
 1

LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò hết sức quan
trọng trong thời đại toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế diễn ra một cách mạnh mẽ. Tham
gia hội nhập và mở rộng giao thương với các nước trên thế giới đã và đang là xu
hướng tất yếu của nhiều quốc gia. Nhập khẩu cho phép bổ sung những sản mà trong
nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa hiệu quả. Xuất khẩu giúp đẩy mạnh sản
xuất trong nước và tăng nguồn thu ngoại tệ. Thực hiện tốt hoạt động xuất nhập khẩu,
mỗi quốc gia có thể mở rộng và chiếm lĩnh thị trường, vươn ra xa trên thị trường thế
giới.
Song song với sự phát triển mạnh mẽ đó là sự phát triển của ngành dịch vụ vận
tải – giao nhận là một ngành hỗ trợ đắc lực. Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu bắt
buộc phải nắm vững, nâng cao nghiệp vụ và trình độ chuyên môn để có thể thực hiện
tốt mục tiêu đề ra của mình. Một phần không thể thiếu trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu
hàng hóa là hoạt động giao nhận hàng hóa. Nếu không có nghiệp vụ này, hoặc nghiệp
vụ này hoạt động yếu kém, thì việc thực hiện mua bán quốc tế giữa các nước với nhau
cũng gặp rất nhiều khó khăn. Với nguyên nhân đó, đã tạo điều kiện cho ngành dịch vụ
giao nhận, vận tải ngoại thương phát triển mạnh.
Trong quá trình học hỏi và thực tập tại Công Ty TNHH Greek Fire – doanh
nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ thuộc lĩnh vực giao nhận vận tải tại Việt Nam.
Được tiếp cận với quy trình xuất khẩu và thông quan điện tử bằng đường biển, em
nhận thức được tầm quan trọng của quy trình này trong hoạt động xuất nhập khẩu cũng
như quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, em đã quyết định lựa chọn đề tài:
“Quy trình xuất khẩu và thông quan điện tử của công ty Greek fire tại cửa khẩu
cảng Sài Gòn KV I” .
Nội dung bài báo cáo gồm 3 phần:
- Chương I: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Greek Fire
- Chương II: Phân tích thực trạng quy trình xuất khẩu và thông quan điện tử của
Công ty TNHH Greek Fire tại cửa khẩu cảng Sài Gòn KVI
- Chương III: Kiến nghị nhằm khắc phục các hạn chế của quy trình xuất khẩu và
thông quan điện tử của Công ty TNHH Greek Fire tại cửa khẩu cảng Sài Gòn KVI
 2

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GREEK FIRE

1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE
1.1.1. Tên, địa chỉ
- Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH GREEK FIRE
- Tên quốc tế: GREEK FIRE COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: GREEK FIRE CO.,LDT.
- Đại diện theo pháp luật: Ông Bùi Văn Phước
- Mã số thuế: 0315294635
- Ngày hoạt động: 26/09/2018
- Điện thoại: 0963530837
- Fax: +84-8 3555 3954
- Địa chỉ: 272/69/3 Đường An Phú Đông 27, Khu Phố 3, Phường An Phú Đông, Quận
12, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Greek Fire

1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Tuy chỉ mới thành lập gần đây nhưng Công ty đã cố gắng không ngừng vươn
mình bước chân vào thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu để cạnh
tranh với các công ty lớn, nhỏ, trong và ngoài nước. Công ty đã nhanh chóng trở thành
một công ty vận tải, đại lý gom hàng lẻ, xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa quốc tế,
giao nhận chuyên nghiệp tại khu vực phía nam. Với thời gian hoạt động kinh doanh
trên thị trường không quá lâu, thế nhưng công ty đã gây dựng được uy tín và thu hút
được số lượng khách hàng nhất định. Tính chuyên nghiệp trong khâu xử lý và giải
quyết vấn đề đi cùng với khả năng nghiệp vụ chuyên môn cao của các nhân viên và
ban giám đốc là nguyên nhân khiến cho công ty phát triển ổn định như ngày hôm nay.
 3

1.2. CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE
1.2.1. Chức năng
Công ty TNHH Greek Fire là một công ty chuyên giao nhận hàng hóa quốc tế, đã
và đang tổ chức thực hiện các nghiệp vụ trong quá trình giao nhận. Công ty còn là đại
lý, nơi tư vấn và hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong khâu vận chuyển hàng
hóa nội địa và quốc tế. Ngoài ra, công ty Greek Fire cũng kinh doanh một số mặt hàng
máy móc, thiết bị, nông sản và lâm sản. Công ty tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ
trong quá trình vận tải, các hoạt động liên quan đến kho, bãi, thu và phát bộ chứng từ.
Khai báo hải quan, thuế và các hợp đồng giao hàng door to door, mua bảo hiểm, xin
các giấy chứng nhận như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch thực vật, động
vật,... cũng là những hoạt động phổ biến tại công ty.
1.2.2. Lĩnh vực hoạt động
- Xuất nhập khẩu hàng hoá trong phạm vi Nhà nước cho phép
- Dịch vụ logistics, đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
- Dịch vụ khai báo hải quan và ủy thác xuất khẩu
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không
- Cung cấp các dịch vụ vận tải nội địa, quốc tế, vận tải đa phương thức
1.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH GREEK FIRE
1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Greek Fire

Nguồn: Bộ phận nhân sự
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chính của các bộ phận
• Giám đốc: Là người có quyền quyết định cao nhất, là người lãnh đạo có trách
nhiệm về hoạt động trong công ty và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hoạt động sản xuất
kinh doanh và đời sống của công ty. Giám đốc có quyền đưa ra các quyết định và giao
việc cho các bộ phận dưới cấp của mình.
 4

• Bộ phận kế toán - tài chính: Phụ trách các vấn đề có liên quan đến việc thu chi của
công ty. Bộ phận này sẽ lên sổ sách, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của công
ty và đưa ra các bản báo cáo về kế toán tài chính và kế toán quản trị.
• Bộ phận nhân sự: Quản lý một số mảng liên quan đến phòng tài chính như việc chi
trả lương và các vấn đề liên quan đến BHXH, BHTN cho nhân viên. Đây chính là nơi
quản lý nguồn nhân lực của công ty, có trách nhiệm tìm kiếm và chiêu mộ các nhân
tài, có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực XNK về làm việc tại công ty.
• Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu: Nghiên cứu, phân tích, xây dựng chiến lược
khai thác thị trường tiềm năng, tổ chức các hoạt động kinh doanh của công ty, chủ
động tìm kiếm và mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng mới cho công ty. Bộ phận này
không hoạt động độc lập mà liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác để theo kịp nhịp
độ quá trình, tránh xảy ra vấn đề cũng như cập nhật tình hình cho chủ hàng.
• Bộ phận giao nhận: Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động cần thiết để hoàn
thành các hợp đồng dịch vụ liên quan đến vận tải - giao nhận cũng như hải quan xuất
nhập khẩu. Tổ chức theo dõi các quá trình này để ứng biến với các trường hợp có thể
xảy ra; đảm bảo hoàn thành chính xác quy trình giao nhận hàng hóa cũng như làm việc
với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các thủ tục hải quan khác có liên quan.
• Phòng chứng từ: Thực hiện các thủ tục giám sát, soạn thảo, kiểm tra, lưu trữ các
chứng từ giao hàng, chứng từ xuất nhập khẩu. Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh.
Làm việc trực tiếp với các đại lý nước ngoài về thông tin sản phẩm.
1.4. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE TRONG NĂM 2018 – 2020
Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoat động kinh doanh của Công ty TNHH Greek Fire
năm 2018 – năm 2020
Chênh lệch năm Chênh lệch năm
Năm Năm Năm Năm 2019 so với 2018 2020 so với 2019
2018 2019 2020 Tuyệt Tỷ lệ Tuyệt Tỷ lệ
(triệu (triệu (triệu đối tăng/giảm đối tăng/giảm
Chỉ tiêu VND) VND) VND) (triệu (%) (triệu (%)
VND) VND)
 5

Doanh thu 971,68 1.335,31 1.603,07 363,63 37,42 267,76 20,05

Chi phí 567,15 764,13 853,14 196,98 34,73 89,01 11,65
Lợi nhuận 404,53 571,18 619,93 166,65 41,20 178,75 31,29
Nguồn: Bộ phận kế toán – tài chính
• Về Doanh thu:
Theo bảng số liệu cho thấy, doanh thu tăng dần cụ thể là năm 2019 tăng 37,42%
(tương ứng 363,63 triệu đồng) so với năm 2018. Năm 2020 doanh thu lại tăng 20,05%
(tương ứng 267,76 triệu đồng) so với năm 2019. Do bị ảnh hưởng nhiều bởi đại dịch
Covid-19, vì vậy hoạt động vận chuyển xuất nhập khẩu cũng gặp nhiều khó khăn và
hạn chế vì thực hiện dãn cách xã hội theo chỉ thị của chính phủ, cho nên doanh thu của
công ty cũng có tăng nhưng chỉ tăng rất ít.
• Về chi phí:
Ta thấy có sự tăng dần qua từng năm là năm 2019 so với năm 2018 tăng 34,73%
(tương ứng 196,98 triệu đồng). Năm 2020 so với năm 2019 tăng 11,65% (tương đương
89,01 triệu đồng). Mức chi phí tăng dần này cho thấy công ty cần có một chính sách
quản lý đúng đắn hơn để kiểm soát được chi phí một cách hợp lí về giá cả dịch vụ,
lương nhân viên, các chi phí phát sinh khác...
• Về lợi nhuận:
Có thể thấy công ty tăng tương đối ổn định như năm 2019 tăng 41,2% (tương ứng
với 166,65 triệu đồng) so với năm 2018. Năm 2020 tăng 31,21% (tương ứng với
178,75 triệu đồng) so với năm 2019.
Nhận xét chung: Là doanh nghiệp thành lập chưa lâu, nhưng theo bảng kết quả kinh
doanh của công ty 3 năm gần đây hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khá ổn định,
doanh thu và lợi nhuận đều tăng qua các năm; tuy nhiên, mức chi phí qua các năm
cũng tăng dần lên đòi hỏi công ty phải hoạch định chi phí hợp lý trong thời gian tới.
Đây là kết quả nỗ lực và phấn đấu của toàn tập thể Công ty TNHH Greek Fire.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 này cho thấy kết quả tổng quan về Công ty TNHH Greek Fire. Tìm
hiểu về quá trình hình thành và phát triển, chức năng và lĩnh vực hoạt động của công
ty. Bên cạnh đó, còn tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, kết quả hoạt động kinh doanh từ năm
2018 - 2020 để nắm rõ được tình hình kinh doanh của công ty.
 6

CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ

THÔNG QUAN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY TNHH GREEK FIRE TẠI CỬA
KHẨU CẢNG SÀI GÒN KVI
2.1. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ THÔNG QUAN ĐIỆN TỬ
NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE

Hình 2.1 Quy trình dịch vụ ủy thác xuất khẩu và thông quan điện tử bằng đường
biển nguyên cont (FCL) tại Công ty TNHH Greek Fire
Nguồn: Bộ phận xuất nhập khẩu
2.1.1. Trước khi xuất hàng
Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Nhân viên kinh doanh của công ty tiếp nhận về thông tin nhu cầu sử dụng dịch
vụ khai thuê hải quan cũng như thông tin về lô hàng từ khách hàng, sau đó nhân viên
báo giá cho khách hàng về dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Nhân viên kinh doanh
cùng khách hàng đàm phán và thỏa thuận các điều khoản trên hợp đồng dịch vụ phù
hợp cho cả hai bên. Sau đó, hai bên tiến hành ký hợp đồng dịch vụ theo những điều
khoản đã được hai bên đồng ý và thỏa thuận với hình thức bằng văn bản, có chữ ký
đóng dấu của hai bên và được lập thành 2 bản, mỗi bên giữa 1 bản. Về sau, khi có phát
sinh những thay đổi về những điều khoản của hợp đồng thì sẽ thực hiện thỏa thuận qua
mail, fax, hoặc điện thoại. Tuy nhiên sau đó vẫn được xác nhận bằng văn bản dưới
hình thức phụ lục đi kèm hợp đồng để tránh những tranh chấp phát sinh không đáng.
 7

Trong trường hợp này, Công ty TNHH Greek Fire tiếp nhận về thông tin nhu cầu
sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan cũng như thông tin về lô hàng với Công ty TNHH
Nông Sản Liên Việt. Đây là công ty khách hàng lâu năm, đã hợp tác nhiều lần với
Công ty TNHH Greek Fire nên cả hai bên đều có tinh thần tin tưởng lẫn nhau khi đã
ký nhiều hợp đồng dịch vụ trước đó. Nên khi có lô hàng cần xuất đi, Công ty sẽ thông
báo với Công ty TNHH Greek Fire sắp có một lô hàng Juice/Tea cần xuất đi từ cảng
Hồ Chí Minh đến cảng Shanghai Trung Quốc để hỏi giá. Khi nhận được thông tin từ
Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt, nhân viên phòng kinh doanh sẽ gửi báo giá về
cước vận tải, phụ phí và lịch trình tàu chạy. Nếu Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt
chấp nhận thì họ sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh.
Hai bên ký hợp đồng bao gồm đầy đủ các quyền và nghĩa vụ với các điều khoản cơ
bản sau:
- Công ty TNHH Greek Fire: Khai báo hải quan và làm thủ tục thông quan tại Cảng
Hồ Chí Minh.
- Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt: Thuê dịch vụ giao nhận và trả phí dịch vụ cho
Công ty TNHH Greek Fire.

Hình 2.2 PO – Đơn đặt hàng

Nguồn: Bộ phận chứng từ
 8

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ

Sau khi đã thỏa thuận và được Công ty TNHH Greek Fire đứng ra làm thủ tục
xuất khẩu, Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt có trách nhiệm gửi các giấy tờ cần
thiết đến Công ty TNHH Greek Fire thông qua mail. Bộ hồ sơ gửi đến gồm có: hợp
đồng (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói
(Packing List), và các chứng từ liên quan khác.
Dựa vào những chứng từ đã được cung cấp, Công ty TNHH Greek Fire sẽ cử ra
một nhân viên đứng ra làm người đại diện làm các thủ tục cần thiết cho lô hàng xuất
khẩu. Trong lô hàng xuất khẩu này, nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty TNHH
Greek Fire tiến hành kiểm tra chứng từ có đầy đủ hay không và tính hợp lệ giữa các
chứng từ nếu hợp lệ thì tiến hành làm các khâu tiếp. Trường hợp có sai sót, thiếu thông
tin nhân viên chứng từ sẽ gửi lại mail thông báo cho khách hàng kiểm tra lại sự sai sót,
các thông tin cần bổ sung để khách hàng kiểm tra và tiến hành sửa và gửi lại cho nhân
viên bộ phận chứng từ.
Các chứng từ phải có thông tin thống nhất về hàng hoá:
- Loại hàng: Juice/Tea
- Tổng số tiền thanh toán: $8,500.00 USD
- Số lượng: 1 container
- Cảng đi - cảng đến: Ho Chi Minh, Viet Nam - Shanghai, China
- Điều kiện giao hàng: CIF Shanghai (Incoterms 200)
- Phương thức thanh toán: By T/T 100%
Bên cạnh đó, tuỳ theo từng loại chứng từ mà nhân viên cần kiểm tra như sau:
• Hợp đồng thương mại ((Sale contract): Kiểm tra chi tiết về số hợp đồng, ngày kí
kết, tên nhà xuất khẩu, tên nhà nhập khẩu, tên hàng, số lượng, điều kiện thanh toán
trong hợp đồng có giống với hoá đơn, vận đơn, phiếu đóng gói hay không.
 9

Hình 2.3 Sale contract - Hợp đồng ngoại thương

Nguồn: Bộ phận chứng từ
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Kiểm tra người lập hóa đơn: ai là
người lập hóa đơn, người lập có thể là người thụ hưởng hay đại diện cho bên bán.
Kiểm tra tên là địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, trọng lượng, số lượng,
điều kiện gia hàng và những số liệu khác.

Hình 2.4 Commercial invoice - Hoá đơn thương mại

Nguồn: Bộ phận chứng từ
 10

• Phiếu đóng gói (Packing list): Kiểm tra tên và địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa,
đơn giá, số lượng, trọng lượng hàng, điều kiện giao hàng, hình thức đóng gói, số tiền
và những dữ liệu khác xem đã phù hợp với vận đơn và hợp đồng không.

Hình 2.5 Packing list - Phiếu đóng gói

Nguồn: Bộ phận chứng từ
Bước 3: Booking
Theo như hợp đồng thì điều kiện giao hàng là CIF Shanghai Port. Công ty TNHH
Greek Fire sẽ thay mặt cho Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt là người làm dịch vụ
xuất lô hàng này, nên nhân viên của công ty Greek Fire sẽ tiến hành việc book tàu cho
lô hàng này. Sau khi có đầy đủ thông tin về lô hàng, Công ty sẽ liên hệ với nhiều hãng
tàu qua mail, hoặc điện thoại để xin giá cước vận chuyển cho lô hàng. Và sẽ sẽ lựa
chọn những hãng tàu đáp ứng đủ tiêu chí yêu cầu xuất khẩu cho lô hàng này của công
ty. Nhận thấy được hãng tàu Oocl Deoto là phù hợp nhất nên Công ty TNHH Greek
Fire đã nhờ Sun Rice International Co., Ltd trực tiếp book lên hãng tàu và tiến tới ký
kết hợp đồng vận chuyển.
Hãng tàu gửi booking confirmation sau khi nhận được Booking Request của Sun
Rice International Co., Ltd sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi mail
Booking Confirmation (Lệnh cấp container rỗng) cho Sun Rice International Co., Ltd.
Sau đó Sun Rice International Co., Ltd sẽ gửi Booking Confirmation của hãng tàu
Oocl Deoto cho Công ty TNHH Greek Fire để kiểm tra xem thông tin có phù hợp với
những thông tin của lô hàng hay không: người gửi hàng, người giao nhận, loại hàng,
phương thức giao nhận, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ngày tàu chạy, cảng chuyển tải,
 11

nơi giao hàng. Đặc biệt phải kiểm tra kỹ trong chi tiết booking bao gồm: số lượng,
loại, kích cỡ, bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, thời gian cắt máng (closing time), thời
gian xác nhận khối lượng toàn bộ container vận chuyển quốc tế (VGM)…

Hình 2.6 Booking Confirmation

Nguồn: Bộ phận chứng từ
Bước 4: Lấy container rỗng và đóng hàng
• Lấy container rỗng
Sau khi có được lệnh cấp container rỗng qua mail từ hãng tàu Oocl Deoto, nhân
viên giao nhận của công ty TNHH Greek Fire sẽ Booking Confirmation đến phòng
điều độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container.
Phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận một bộ hồ sơ gồm: Packing List
container, số seal, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng
cho phép lấy container rỗng (chạy bãi). Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho
tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã
được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi. Lấy container rỗng vận
chuyển đến kho của Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt để đóng hàng.
Chú ý: Khi tài xế lấy container tại cảng thì phải kiểm tra kỹ tình trạng của container
(sàn, nóc, góc, vách, cửa) để đảm bảo container sạch tốt, không phải sửa chữa, đảm
bảo an toàn cho lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển chuyên chở. Khi tài xế kiểm
 12

tra xong container thì sẽ ký vào phiếu eir chứng nhận là đã lấy container sạch và tốt
nếu có hư hỏng gì thì công ty sẽ phải tự chịu tiền phí sữa chữa.
• Đóng hàng
Nếu hàng đã được Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt chuẩn bị sẵn trong kho
của mình thì nhân viên giao nhận chỉ đưa container đến kho và đóng hàng. Nếu hàng ở
những kho bãi khác nhau thì nhân viên giao nhận tiến hành vận chuyển hàng về cùng
một kho chung để đóng hàng.
Sau khi tài xế chở container về kho, nhân viên giao nhận của Công ty Greek Fire
sẽ cho công nhân tại kho đóng hàng lên container. Trong quá trình công nhân tại kho
đóng hàng vào container, nhân viên giao nhận của Công ty Greek Fire sẽ phải ghi lại
thông tin của lô hàng, kiểm tra hàng đủ số lượng, không bị hư hỏng... Sau khi hàng đã
được đóng xong vào container nhân viên giao nhận của Công ty Greek Fire sẽ tiến
hành đóng container và bấm seal lại.
2.1.2. Trong khi xuất hàng
Bước 1: Khai báo làm thủ tục hải quan điện tử
Dựa vào những chứng từ về hàng hóa mà người xuất khẩu cung cấp: hợp đồng
(contract), hóa đơn thương mại (invoice), phiếu đóng gói (packing list), và booking
confirmation. Sau khi tổng hợp và kiểm tra tất cả thông tin lô hàng trên chứng từ nhân
viên chứng từ của Công ty TNHH Greek Fire sẽ lên tờ khai hải quan điện tử cho lô
hàng bằng phần mềm ECUS5- VNACCS.
Việc làm thủ tục hải quan là hình thức bắt buộc đối với mỗi loại hàng hóa xuất
khẩu, quy trình nhân viên phải làm khi làm tờ khai hàng hóa xuất khẩu bao gồm:
Bước 1.1: Theo những công việc sau:
- Kê khai hàng hóa xuất khẩu theo mẫu của Hải Quan
- Căn cứ biểu thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng, biểu thuế tĩnh thuế của Bộ Tài
Chính của Tổng cục Hải Quan để tự áp dụng mã số tính thuế cho hàng hóa của mình.
Tự tính thuế xuất khẩu và VAT cho hàng hóa
Bước 1.2: Theo những công việc như sau:
- Hải Quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký kê khai hàng hóa xuất khẩu, kiểm tra hồ sơ và
đóng dấu tờ khai để xác định thời điểm tính thuế cho hàng hóa
 13

- Dựa trên kết quả tính thuế của người tự khai được ghi trên tờ khai, hải quan sẽ ra
thông báo đóng thuế
Bước 1.3: Kiểm hóa phân theo luồng hàng. Ở bước này, nhân viên hải quan thực hiện
kiểm hóa và giám sát giải phóng hàng

Hình 2.7 Sơ đồ quy trình phân luồng hàng

Nguồn: Internet
Bước 1.4: Nhân viên nộp thuế sau khi hải quan đã thực hiện kiểm tra khai báo

Hình 2.8 Tờ khai hàng hóa xuất khẩu – Khai báo Hải Quan
Nguồn: Bộ phận chứng từ
➢ Nhận xét: Đối với nghiệp vụ khai báo hải quan tại công ty TNHH Greek Fire, hình
thức khai báo mà công ty đã và đang áp dụng đó là khai báo hải quan điện tử thông
 14

qua phần mềm ECUS5. Đây là một trong những cách giúp công ty tiết kiệm được thời
gian và chi phí trong nghiệp vụ này. Đồng thời, với những thành tựu công ty đã đạt
được thông qua doanh thu từ dịch vụ khai báo hải quan có thể khẳng định rằng đây là
một trong những dịch vụ chủ lực của công ty. Đặc biệt, điều này phản ánh được đối
tượng khách hàng mà công ty nắm giữ chính là những công ty thương mại xuất nhập
khẩu vừa và nhỏ, chưa có nhiều kinh nghiệm trong khâu khai báo hải quan điện tử.
Bước 2: Vận chuyển hàng hóa, làm thủ tục hạ bãi chờ xuất
Nhân viên giao nhận của công ty TNHH Greek Fire cho tài xế chở container đã
được đóng và bấm seal ra cảng để hạ container tại bãi. Sau đó hải quan ở bãi sẽ đưa
cho tài xế tờ “Container Packing List” để tài xế điền vào theo Booking Confirmation
như: người gửi hàng, số booking, cảng chuyển tải, cảng dỡ, tàu/chuyến, container số,
kích cỡ, chủng loại, số seal, tên hàng, trọng lượng... và nộp lại cho hải quan.
Nhân viên giao nhận của công ty Greek Fire sẽ ghi lại số container, số seal, xác
nhận toàn bộ khối lượng container và khối lượng sử dụng lớn nhất của container để
gửi cho nhân viên chứng từ của công ty để làm phiếu VGM (Phiếu xác nhận khối
lượng toàn bộ container vận chuyển quốc tế).
Thông tin bắt buộc khai báo VGM: số booking vận tải biển của hãng tàu (Ocean
Carrier Booking Number), số container (Container number), trọng lượng xác minh
(Verified Weight), đơn đo lường (Unit of Measurement), bên chịu trách nhiệm
(Responsible Party), người được ủy quyền (Authorized Person).

Hình 2.9 Khai báo VGM cho cont OOLU5476662

Nguồn: Bộ phận chứng từ
 15

Tiếp đó nhân viên chứng từ của công ty Greek Fire sẽ gửi trực tiếp chi tiết vận
đơn bao gồm phiếu đóng gói, danh sách có số container, số seal và VGM đã được khai
sẵn có chữ ký, đóng dấu của Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt cho Sun Rice
International Co., Ltd gửi cho hãng tàu.
Trong lúc gửi chi tiết vận đơn cho hãng tàu, nhân viên chứng từ phải ghi chú là
yêu cầu làm sea waybill. Sau đó Sun Rice International Co., Ltd sẽ gửi cho công ty
Greek Fire bản Draft bill yêu cầu xác nhận thông tin. Nếu thông tin đã đúng thì xác
nhận lại với Sun Rice International Co., Ltd để Sun Rice International Co., Ltd xác
nhận với hãng tàu.
➢ Nhận xét: Trên thực tế, do chi phí công ty còn hạn hẹp nên phải thuê phương tiện
vận tải bên ngoài, vì thế nên không kiểm soát được xe cũng như tài xế. Đôi khi xảy ra
trường hợp tài xế không quen tuyến đường khiến chậm trễ thời gian hay đi vào tuyến
đường xấu khiến hàng hóa bị tưng vỡ, hỏng hóc trên đường ra cảng mà công ty không
kiểm soát được. Qua đó khiến cho uy tín chất lượng dịch vụ của công ty bị giảm
Bước 3: Thông quan hàng hóa tại cảng
Sau khi khai báo hải quan điện tử công ty chuẩn bị các hải quan chứng tờ gồm:
Tờ khai hải quan, phiếu hạ hàng (để xác nhận hàng đã nằm ở cảng), giấy phép xuất
khẩu (nếu có) và giấy giới thiệu. Sau khi được thông quan tờ khai sẽ được cấp mã
vạch, cầm mã vạch và tờ khai thông quan đến quầy vô sổ tàu điền vô sổ tàu.
2.1.3. Sau khi xuất hàng
Bước 1: Lập SI gửi hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận Bill chính thức
Sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho người vận tải và sau khi tàu chạy
nhân viên phòng xuất nhập khẩu của Greek Fire sẽ tiến hành lập SI gửi cho Sun Rice
International Co., Ltd gửi lên hãng tàu để hãng tàu cấp vận đơn.
B/L được coi là chứng từ quan trọng, vì đó là bằng chứng của hợp đồng vận
chuyển giữa người vận chuyển và người gửi hàng. Nhân viên xuất nhập khẩu phải
kiểm tra B/L nháp thật cẩn thận sau khi nhận được B/L Draft vì nếu có sai sót doanh
nghiệp phải chịu mọi trách nhiệm. Khi kiểm tra xong nhân viên xuất nhập khẩu sẽ gửi
xác nhận và yêu cầu phát hành vận đơn gốc.
 16

Hình 2.10 Bill of lading - Vận đơn đường biển

Nguồn: Bộ phận chứng từ
Sau khi nhận được vận đơn gốc, Sun Rice International Co., Ltd sẽ thông báo cho
Greek Fire đã có vận đơn gốc. Nhân viên giao nhận của Greek Fire sẽ lên Sun Rice
International Co., Ltd để lấy B/L. Trong trường hợp này, công ty Greek Fire yêu cầu
Sun Rice International Co., Ltd cấp Sea waybill. Khi lấy vận đơn, nhân viên giao nhận
sẽ tới ngân hàng chỉ định để đóng tất cả các lệ phí cho Sun Rice International Co., Ltd.
Ngân hàng sẽ trả lại hóa đơn xác nhận là đã nộp tiền vào tài khoản. Sau đó nhân viên
giao nhận sẽ đến văn phòng của Sun Rice International Co., Ltd mang theo giấy giới
thiệu Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt và hóa đơn đã thanh toán của ngân hàng để
lấy B/L.
Bước 2 + 3: Quyết toán các chi phí dịch vụ, gửi giấy báo nợ cho khách hàng, nhận
thanh toán và lưu hồ sơ
Nhân viên giao nhận công ty Greek Fire sẽ trả lại các chứng từ sau khi hoàn
thành việc xuất khẩu cho lô hàng. Đồng thời lập thêm các chứng từ có liên quan đến
quá trình giao nhận để yêu cầu Công ty TNHH Nông Sản Liên Việt thanh toán hợp
 17

đồng bao gồm: thư yêu cầu thanh toán, chi phí dịch vụ, hoá đơn nâng hạ, tờ khai, biên
lai vào sổ tàu, bảng kê dịch vụ, hóa đơn chuyển khoản (sau khi nhận được tiền), .... Và
lệ phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Trong quá trình kinh doanh để đảm bảo sự trung thực, nhà nước yêu cầu các
doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ trong thời hạn năm năm. Do đó, nhân viên công ty
Greek Fire sẽ lưu hồ sơ lại để xuất trình cho cơ quan pháp luật khi có kiểm tra.
2.2. ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ THÔNG
QUAN ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY TNHH GREEK FIRE
2.2.1. Ưu điểm
Nhìn chung, dựa trên kinh nghiệm công ty TNHH Greek Fire có nhiều điểm mạnh
trong các khâu: cung cấp dịch vụ vận tải nội địa, quy trình xử lý chứng từ chuyên
nghiệp và nhanh chóng, uy tín của công ty cao đem lại sự an tâm cho khách hàng.
❖ Thứ nhất, quy trình giao nhận nhanh chóng và được tiêu chuẩn hóa.
• Về việc chuẩn bị chứng từ:
- Công đoạn chuẩn bị và xử lý chứng từ nhanh chóng là một trong những thế ưu điểm
vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh. Đa phần nhân viên chứng từ xuất khẩu đều là
nhân viên được tuyển chọn kĩ càng, có nền tảng tốt, giàu kinh nghiệm giúp đẩy nhanh
tiến độ việc chuẩn bị hồ sơ, hạn chế xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Từ đó, tiết kiệm thời gian
chỉnh sửa. Ngoài ra, mối quan hệ với các đối tác trong ngành cũng tạo điều kiện thuận
lợi rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
- Chứng từ được nhập liệu bằng phần mềm Excel chuyên biệt của công ty thuận tiện
cho việc dò tìm và nhập liệu. Việc làm này giúp việc khai báo hải quan trở nên thuận
tiện và dễ dàng hơn, đồng thời dễ dàng lưu trữ, quản lý đơn hàng, tránh việc thông tin
khách hàng không được sắp xếp theo một quy chuẩn cụ thể, gây khó khăn trong việc
tìm kiếm.
• Về việc hoàn thành thủ tục hải quan:
- Nhân viên giao nhận của công ty đều là những thành viên cứng trong ngành giao
nhận với lượng kinh nghiệm dồi dào và kiến thức phong phú trong thực tế nên việc
thích nghi với xu thế mới khi khai báo hải quan điện tử còn mới đối với một số doanh
nghiệp khác.
❖ Thứ hai, về cơ sở vật chất và công nghệ
 18

- Hệ thống công nghệ hiện đại, cụ thể là việc ứng dụng phần mềm khai báo hải quan
điện tử giúp nhân viên có thể khai báo trực tiếp tại công ty và gửi đến cơ quan hải
quan. Việc này giúp Công ty tiết kiệm chi phí, thời gian và thủ tục đi lại.
- Hệ thống điện thoại, máy tính của công ty được sử dụng mới hoàn toàn với màn hình
rộng giúp nhân viên có thể dễ dàng thao tác, tránh nhầm lẫn trong công việc, các máy
in, photo, scan đều được trang bị đầy đủ phục vụ cho công việc một cách có hiệu quả.
➢ Cơ sở vật chất nói chung và các thiết bị công nghệ phục vụ cho hoạt động kinh
doanh tương đối hiệu quả, nhân viên có được môi trường làm việc tân tiến giúp sự kết
hợp giữa các phòng ban được nhịp nhàng hơn, rút ngắn được thời gian và công sức
trong quy trình hơn
2.2.2. Hạn chế
❖ Hạn chế của tìm kiếm khách hàng và kí kết hợp đồng ủy thác
- Số lượng ký kết hợp đồng công ty còn khiếm tốn, chưa thu hút được khách hàng, thị
trường hạn hẹp, chính sách giá cả chưa hợp lý. Nhân viên bộ phận kinh doanh của
công ty vẫn quen với quy trình tìm kiếm khách hàng theo cách truyền thống, ngoài ra
khách hàng gần như chỉ liên hệ với nhân viên sales, nên khi nhân viên nghỉ việc thì
công ty mất khách hàng, mà công ty chưa chú trọng đầu tư vào hoạt động Marketing
trên mạng Internet. Vì thế, lượng khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng lâu
năm, đã có quen biết từ trước. Số lượng khách hàng tự tìm tới công ty rất ít.
- Website của công ty vẫn chưa được hoàn thiện, các tiện ích cho khách hàng trải
nghiệm còn hạn chế, cần được bổ sung thêm. Nếu không chú trọng vào bước này,
thậm chí công ty có khả năng đánh mất một số khách hàng lâu năm do sự tiến bộ của
các doanh nghiệp trong ngành.
❖ Hạn chế của việc nhận thông tin và kiểm tra bộ chứng từ
- Các chứng từ chưa ăn khớp, chậm trễ, sai sót trong việc hoàn thiện bộ chứng từ đang
trở nên nghiêm trọng. Có rất nhiều nguyên nhân nhưng sai xót bởi con người là một
nhân tố lớn. Nhân viên công ty còn thiếu kinh nghiệm, nghiệp vụ chưa vững vàng, làm
việc chưa khoa học, trình độ tiếng anh còn hạn chế.
- Bên cạnh đó còn các nguyên nhân khác như:
+ Chủ hàng gửi thiếu chứng từ quan trọng.
+ Sai xót thông tin giữa các chứng từ.
 19

+ Khi nhận bộ chứng từ chưa xem xét, kiểm tra kĩ lưỡng.

+ Chậm trễ ở Ngân hàng khi chứng từ không ăn khớp.
❖ Hạn chế của khai báo Hải quan điện tử
- Hiện nay nhân viên công ty sử dụng phần mềm khai báo vẫn chưa thành thạo nhiều
khi làm mất thời gian lên tờ khai. Nguyên nhân do phần mềm thay đổi liên tục, sự
hướng dẫn của công ty chưa nhiều, kỹ năng tin học nhân viên vẫn còn yếu.
- Vẫn còn tình trạng dịch sai tên tiếng Việt hàng hóa, áp không đúng mã thuế và tỷ giá
hối đoái. Nguyên nhân có thể do mặt hàng lạ lẫm, trình độ anh văn chưa tốt, không cập
nhật tỷ giá thường xuyên.
- Việc trang bị hệ thống ECUS5-VNACCS trên các máy tính ở công ty làm cho việc
khai báo hải quan điện tử mang lại nhiều thuận tiện nhưng lại kém thuận lợi do đường
truyền mạng hay bị nghẽn, máy chủ gặp sự cố. Hơn nữa việc phụ thuộc vào máy chủ
quá nhiều cũng sẽ có nhược điểm lớn nếu chẳng may máy chủ gặp sự cố lớn, mất dữ
liệu hoặc không truy cập được
- Các thông tư, quy định liên tục thay đổi, nhân viên không cập nhật kịp thời làm ảnh
hưởng tới khai báo hải quan xảy ra sai sót, từ đó việc làm thủ tục thông quan cũng gặp
sai sót theo và mất thời gian truyền lại tờ khai.
❖ Hạn chế của đội ngũ nhân viên
- Số lượng nhân viên của công ty còn ít, vấn đề này tạo không ít khó khăn khi hàng
vào mùa cao điểm, các ngày lễ, ngày tết. Khi đó không đủ nhân lực để làm thủ tục hải
quan vì quá nhiều hàng mà nhân viên lại ít nên đôi khi chậm trễ trong việc làm thủ tục
Hải quan là vẫn tồn tại.
- Các chính sách về chế độ lương thưởng còn thấp, không hấp dẫn được nhân sự có
kinh nghiệm lĩnh vực chuyên môn cao, ảnh hưởng đến năng suất làm việc cũng như
thời gian gắn bó tại công ty. Nhiều nhân viên đã phải chuyển sang công ty khác bởi
chế độ lương, thưởng thấp.
- Vì là công ty làm dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu và còn khá non trẻ nên các bộ phận
nhân sự chuyên biệt cho một công việc còn thiếu. Số lượng nhân viên có nhiều kinh
nghiệm trong nghề còn ít, những vị trí này thì khó thay thế và nguồn nhân sự mới thì
chưa đáp ứng ngay được cường độ công việc. Vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là
làm sao vừa giữ được nguồn nhân sự có kinh nghiệm làm việc lâu dài cũng như đào
 20

tạo nhanh chóng nguồn nhân sự trẻ để có thể thay thế và phát triển công ty trong thời
gian sắp tới.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 trình bày quy trình thực tế xuất khẩu và thông quan điện tử bằng
đường biển của công ty TNHH Greek Fire. Qua đó chúng ta có thể thấy được những
quy trình đó được thực hiện như thế nào, chi tiết khi làm một quy trình xuất khẩu và
thông quan điện tử ra sao. Quy trình xuất khẩu được trình bày trên lý thuyết khác xa
với thực tế vì ở mỗi công ty có những cách thức thực hiện khác nhau
Bên cạnh các ưu điểm vẫn còn tồn tại song song các hạn chế mà công ty TNHH
Greek Fire phải đối mặt. Các hạn chế đó không chỉ đến từ phía bên trong mà còn bị
ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài. Chính vì thế để đưa công ty phát triển cần phải
có các biện pháp cải thiện và nâng cao các yếu tố hạn chế đó.
 21

CHƯƠNG 3. KIẾN NGHỊ NHẰM KHẮC PHỤC CÁC HẠN CHẾ CỦA QUY
TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ THÔNG QUAN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY TNHH
GREEK FIRE TẠI CỬA KHẨU CẢNG SÀI GÒN KVI
❖ Kiến nghị 1: Khắc phục hạn chế của việc tìm kiếm khách hàng và kí kết hợp
đồng ủy thác
- Nhân viên kinh doanh cần chủ động hơn trong việc tìm kiếm khách hàng, mở rộng
phạm vi tìm kiếm như tiếp cận khách hàng qua các trang mạng xã hội, trên các website
giao lưu xuất nhập khẩu. Ngoài ra, cần thu nhập thông tin từ các website, các trang
mạng xã hội, thông tin kinh tế, thông tin thị trường,... thông qua các thông tin này có
thể đánh giá khái quát tình hình phát triển kinh tế quốc gia của ngành giao nhận, phát
hiện nhu cầu, cơ hội kinh doanh mới, lựa chọn đối tác làm ăn.
- Công ty cần chủ động liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Trong đó, công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua
internet, website, các trang mạng xã hội, các mối quan hệ,.. và chủ động liên hệ, chào
giá cho khách hàng thường xuyên của công ty là rất quan trọng.
- Nâng cao tính cạnh tranh về giá, chất lượng dịch vụ, giảm giá khách hàng mới hay
những khách hàng lâu năm, giúp cho công ty mang đến được giá cước tốt nhất và làm
hài lòng khách hàng.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu để liên tục cập nhật những thông tin từ
các hãng tàu như bảng báo cước trong từng thời điểm. Công ty phải biết lợi thế của
từng hãng tàu đối với từng tuyến đường vận chuyển từ đó có giá cước tốt nhất để có
thể chào giá cước tốt nhất cả về chi phí và chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
❖ Kiến nghị 2: Khắc phục hạn chế của nhận thông tin và kiểm tra bộ chứng từ
- Khi tiếp nhận bộ chứng từ từ phía khách hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng chứng
từ nhận được ngay sau đó. Chuẩn bị đầy đủ các văn bản pháp lý liên quan và các biểu
mẫu làm chứng từ hàng hoá, và khai đầy đủ vào sổ theo dõi làm hồ sơ.
- Tiếp đó, tiến hành kiểm tra chi tiết các chứng từ liên quan, thiếu hay sai sót thì báo
cáo đến trưởng bộ phận và yêu cầu người ủy thác nhập khẩu bổ sung.
- Khai báo tất cả các mẫu trên máy tính như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu
đóng gói. In tờ khai và phụ lục tờ khai, sao chụp tất cả chứng từ và soạn thảo thành
 22

công văn cần thiết. Sau đó gửi bộ chứng từ cho trưởng bộ phận chứng từ kiểm tra và
chỉnh sữa nếu có sai sót. Gửi bộ chứng từ cho khách hàng kiểm tra và đóng dấu.
❖ Kiến nghị 3: Khắc phục hạn chế của khai hải quan điện tử
- Cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên bộ chứng từ trước khi tiến hành khai báo hải
quan. Nhân viên nên thường xuyên cập nhật theo dõi sự thay đổi của phần mềm khai
báo. Đồng thời cần xem và nắm rõ cách sử dụng, cách khắc phục lỗi khi chạy phần
mềm. Trong trường hợp gặp các vấn đề về phần mềm hay các thiết bị liên quan nên
gọi nhân viên IT hỗ trợ.
- Công ty cần mua bổ sung và thay thế hàng năm cuốn Biểu thuế XNK, thuế GTGT áp
cho mã hàng hóa để tránh sai sót trong áp mã thuế. Thường xuyên cập nhật tỷ giá và
viết lên bảng thông báo trong công ty.
- Trưởng phòng xuất nhập khẩu hỗ trợ trong việc dịch tên hàng hóa và áp mã thuế đối
với các mặt hàng lạ lẫm, phức tạp.
- Công ty cần mở các khóa training nghiệp vụ khai báo Hải quan điện tử cho nhân
viên nhằm đào tạo các nhân viên mới và củng cố cho nhân viên cũ. Khuyến khích
nhân viên trau dồi ngoại ngữ để tránh tình trạng dịch sai thông tin.
- Ngoài ra công ty có thể giúp nhân viên hạn chế thiếu sót khi làm thủ tục thông quan
bằng việc cung cấp Luật hải quan, các văn bản hướng dẫn thi hành về thủ tục hải quan,
chế độ giám sát kiểm tra đối với hàng xuất nhập khẩu.
❖ Kiến nghị 4: Đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên
- Ngay từ khâu tuyển dụng công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có
tài thật sự, phù hợp với công việc cần tuyển, nhiệt tình trong công việc. Khi có ứng
viên ứng tuyển, ban lãnh đạo cùng nhân viên có kinh nghiệm tiến hành phỏng vấn và
chọn được “đúng người đúng việc”, để hỗ trợ giúp công việc được hoàn thành nhanh
hơn.
- Công ty cần có biện pháp nâng cao trình độ tay nghề nhân viên như: Khuyến khích
nhân viên trao dồi ngoại ngữ không chỉ làm giàu kiến thức cho bản thân mà còn để
phục vụ cho nhu cầu công việc, nên có chế độ lương thưởng phù hợp với năng lực
nhân viên. Tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật … theo hình
thức ngắn hạn và dài hạn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai.
 23

- Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm, làm việc hiệu quả hơn, giảm
những chi phí không cần thiết cũng như tiết kiệm được thờ gian, mang lại nhiều thành
công cho công ty. Mang lại hài lòng cho khách hàng về công ty, khả năng thực hiện
công việc.
- Có chính sách đãi ngộ tốt, thưởng phạt rõ ràng đối với người có sang kiến trong công
việc và người vi phạm, khuyến khích tinh thần tự giác làm việc. Tránh được áp lực
công việc cho toàn thể nhân viên công ty, tạo môi trừơng làm việc thoải mái nhưng
vẫn mang lại hiệu quả làm việc cao.
 24

KẾT LUẬN
Với tốc độ phát triển của thị trường như hiện nay, thì hoạt động kinh doanh xuất
khẩu của nước ta sẽ có nhiều cơ hội phát triển hơn nữa, doanh nghiệp phải luôn chủ
động kinh doanh, sáng suốt từ khâu nghiên cứu khách hàng, nhu cầu thị trường về sức
tiêu thụ của sản phẩm trên thị trường. Cùng với xu thế chung của cả nước, công ty
TNHH Greek Fire nhận thức được điều này và công ty đang không ngừng đẩy mạnh
hoạt động giao nhận tại công ty. Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty đang
tận dụng khá tốt tiềm năng nhân lực và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, năng
động và thân thiện, quy trình làm việc nhanh chóng và tổ chức thực hiện thủ tục giao
nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty cũng đạt được hiệu quả cao. Công ty đang
cố gắng hạn chế tối đa những nhược điểm để đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh, nâng cao
lợi nhuận, cũng cố lòng tin của khách hàng về dịch vụ công ty.
Trong thời gian thực tập ở công ty em đã học tập được rất nhiều điều, được trực
tiếp trải nghiệm thực tế và có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình thực hiện nghiệp vụ
hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển. Đây là một quá trình quan trọng và phức tạp, để
thực hiện tốt một dịch vụ giao nhận đòi hỏi người làm giao nhận ngoài biết về những
kiến thức về nghiệp vụ còn phải hiểu thêm về hệ thống pháp luật của các quốc gia và
tập quán mua bán vận tải quốc tế. Từ đó giúp em nhận thức rõ hơn về những khó khăn
mà một nhân viên giao nhận gặp phải. Đây là bài học quý giá đối với bản thân em. Do
thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế còn ít nên em sẽ
không tránh khỏi những thiếu sót và nhận định chủ quan khi thực hiện bài báo cáo này.
Vì thế, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và quý công ty để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Trương Thị Ngọc Hân và anh chị tại
công ty TNHH Greek Fire đã tận tình hướng dẫn và truyền đạt cho em những hiểu biết
và vốn kiến thức trong suốt thời gian học tập tại trường và thời gian thực tập làm báo
cáo thực tập tốt nghiệp.
 25

TÀI LIỆU KHAM KHẢO

1. Tài liệu công ty
- Phòng Nhân sự - Công ty TNHH Greek Fire
- Phòng tài chính – kế toán - Công ty TNHH Greek Fire, Báo cáo tài chính (2018-
2020)
- Bộ phận chứng từ – Công ty TNHH Greek Fire, Bộ chứng từ nhập khẩu của công ty
HSB Toàn Cầu
2. Trang web
- Khuyết danh, Các bước thực hiện Quy trình xuất khẩu (Đối với Forwarder )
http://blogxuatnhapkhau.com/cac-buoc-thuc-hien-quy-trinh-xuat-khau-doi-voi-
forwarder/
- V-Link, Tất tần tật thông tin các bước làm thủ tục Khai báo Hải quan
https://v-link.vn/cac-buoc-lam-thu-tuc-khai-bao-hai-quan.html
- Tân Cảng – STC, Điều kiện giao hàng Quốc tế (Incoterms)
http://tailieuxnk.com/dieu-kien-giao-hang-quoc-te-incoterms-1275.html