SOFT SYSTEM

METHODOLOGY
Suatu Pengantar
 Definisi System
Gugus/ Kumpulan dari elemen/ komponen yang saling
terkait dan terorganisasi untuk mencapai suatu tujuan atau
gugus tujuan.
Metodologi “Hard System” dan “Soft System”

HARD •
•
Teknik numerik
Penelitian operasional
System Dynamics
Menangani situasi problema yang
lebih kompleks akan tetapi tetap
• Critical system thinking (CST)dalam batasan (maksud dan
SYSTEM • Permasalahan kuantitatif tujuan terdefinisi jelas)

Asumsi : Situasi problema yang ditangani bersifat sederhana dan

unitary yang dapat dimodelkan secara matematik dan
diselesaikan secara numerik

SOFT •
•
Kompleks, “messy” dan “ill-structured”
Pandangan dan perspektif yang berbeda
• Sistem pembelajaran yang terorganisir
SYSTEM • Non-numerik

SSM SAST ABMS

• there are several soft systems methodologies devised since 1950’s:

• Gaming (The Rand Corporation)

• Metagame analysis (US Arms Control and Disarmament Agency)
• Strategic choice approach (J. Friend, A. Hickling)
• Strategic assumption surfacing and testing (R.O. Mason, I.I. Mitroff)
• Social systems design (C.W. Churchman)
• Social systems sciences, also as Interactive Planning (R.L.Ackoff)
• Soft systems methodology (P. Checkland)
• Strategic option development and analysis (C. Eden)
• Hypergame analysis (P.G. Bennett)
• Robustness analysis (J. Rosenhead)
• Theory of constraints (E. Goldratt)
• Critical systems heuristics (W. Ulrich)
• Drama theory (P.G. Bennett. M. Bradley, J. Bryant, N. Howard)
• Total systems intervention (R.L. Flood, M.C. Jackson)
• Multimethodology (J. Brocklesby, J. Mingers)

Spring 2010 - ÇG IE 398 - lecture 8 4

• Dikembangkan oleh Peter Checkland dari Univ of Lancester, th 60 an
• Pada awalnya SSM sebagai suatu Modelling Tools, yang kemudian
berkembang sebagai Learning and Meaning Depelopment Tools
(menyediakan/membantu seseorang untuk menstrukturkan
pemikirannya tentang “the real world”), berdasarkan prinsip dan
aturan sistem.
• “Jantung” SSM : membandingkan “dunia nyata” apa adanya dan
“dunia nyata” seperti apa seharusnya atau sebaiknya.
Soft Systems Methodology

• The real world is usually complex and messy. Many different

factors may contribute to an issue, and there may be many
different perspectives to consider while resolving it. This means
that it's often difficult to understand the real problem or find the
root cause.
• With so much confusion often surrounding problems, determining
an appropriate solution can sometimes seem almost impossible.
• To deal with issues like these, you need a problem-solving
approach that first lets you clearly see what's happening - and
then helps you think about how the situation could be improved.
• Soft Systems Methodology (SSM) is just such an approach.
Hard Systems Thinking
Suatu pendekatan dalam studi sistem yang berasumsi bahwa:
• Realitas sistem di dunia nyata adalah bersifat objektif
• Problem yang diselesaikan terdefinisi dengan baik (well-defined)
• Terutama berkenaan dengan faktor faktor teknis
• Pendekatan scientific
• Hanya ada satu solusi yang benar.
Soft System Thinking
Suatu pendekatan dalam studi sistem yang berasumsi bahwa:

• Problem organisasi bersifat “messy”, poorly defined

• Penafsiran thd problem yang berbeda antar pemangku kepentingan
(no objective reality)
• Faktor manusia adalah utama
• Pendekatan yang kreatif dan intuitif terhadap problem solving
• Outcome: mengutamakan pembelajaran dan pemahaman yang lebih
baik dibandingkan sebagai suatu “solusi”.
 characteristics of soft systems approaches:
1. Structuring the issues in a problem situation, rather than narrowly focussed problem solving.
2. Facilitating dialogue between the various stakeholders with the aim of achieving a greater degree of shared
perceptions of the problem situation, rather than providing a decision aid to decision makers.
3. Addressing “what" questions first, and “how" questions afterwards, i.e.
• What is the nature of the issue?
• What are appropriate objectives, given the various world views of the stakeholders?
• What is the appropriate definition of the system for the issue considered?
• Which changes are systemically desirable and culturally feasible?
• How are these changes best brought about?
4. Getting the resolution of the problem from the stakeholders themselves, rather than from the analyst.
5. Changing the role of the problem solver to becoming a facilitator and resource person who relies on the
technical subject expertise of the stakeholders.

Spring 2010 - ÇG IE 398 - lecture 8 9

TAHAPAN Soft System Methodology
TAHAPAN Soft System Methodology
TAHAPAN Soft System Methodology
1. Deskripsi Masalah Sistem akan mendeskripsikan masalah secara detail pada tahap
pertama dan menjelaskan masalah secara detail.
2. Mendeskripsikan situasi masalah dalam bentuk gambar (rich picture) yang berisi
penjelasan bagaimana masalah itu terjadi, kemudian dicari solusinya.
3. Definisikan kata kunci (definisi root), yaitu mengumpulkan kata kunci yang harus
ditentukan dalam jalur proses bisnis dengan teks yang ringkas. Dari definisi root ini
memetakannya ke elemen CATWOE- (klien, aktor, transformasi, pandangan dunia,
pemilik, lingkungan).
4. Membuat model dengan berdasarkan root definitions.
5. Bandingkan dengan model aslinya.
6. Lakukan perubahan atau penyesuaian model.
7. Perbaiki sistem yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat
1. Memahami Situasi Problema/ Isu/ Program
yang Tidak terstruktur.
• Menelaah, mengeksplorasi, mendefinikan “situasi”, Isu, Program.
• Menilai dan mengelaborasi area yang menjadi perhatian.
• Tidak terkendala dengan “definisi formal” atau “organisational boundaries”.
• Eksplorasi:
• Mengidentifikasi atau menyadari bahwa ada hal-hal dari situasi/isu yang diketahui “salah”
atau “sesuatu” yang harus diperbaiki.
• Menganalisis secara kritis situasi/isu:
• Pendekatan “Open Mind”
• Melihat problem dari berbagai perspetive (teknologi, organisasi, orang)
• Mengumpulkan sebanyak mungkin data dan informasi dengan berbagai metode (Wawancara,
observasi, dokumen, survey,) 
• Siapa “key player”, apa perannya, tanggung jawab dan bagaimana persepsinya.
• Proses apa yang sedang berlangsung dan bagaimana
• Apa dan bagaimana strukur organisasi.
• Apa norma yang berlaku/diterima.
Tools used to gather information
about the problem situation

Workplace Observations Workshops and Discussions

identify tasks future workshops
performed review workshops
produce logs conflict resolution
“day in the life of” workshops
descriptions mock ups and
video recording simulations

Interviewing
unstructured interviews, informal interviews
semi-structured interviews, highly structured interviews
audio recording, critical incidents
2. Mengekspresikan “Problem Situation”
• Situasi, program, issue dinyatakan “in all its richness”
• Mencakup:
• Struktur
• Proses
• Lingkungan (climate)
• People
• Isu yg diekspresikan oleh “people”.
• Konflik.
Yang digambarkan dalam bentuk RICH PICTURE
 Rich Picture

• Rich picture iadalah suatu sketsa atau diagrram , dengan

menggunakan simbol tertentu yang menggambarkan aspek-
aspek kunci dari suatu situasi, program atau isu.
• the organisational structure
• the physical characteristics of the situation, buildings etc.
• the processes that are carried out by the situation/system
• the relationship between processes
• issues expressed or felt by individuals in the situation - complaints,
criticisms, feelings etc .
• The rich picture is a pictorial representation of the
problem situation
•
Tujuan Rich Picture
1. Membantu memvisualisasikan situasi yang yang komplek (tidak terstruktur)
dari berbagai perspektif .
2. Mencegah pemaksaan membuat struktur situasi problem yang “rigid”
3. Membantu sebagai alat untuk pendekatan investigative oleh analis.
4. Sebagai alat komunikasi antar partisipan yang terlibat dalam kajian.
 Beberapa simbol yang digunakan untuk menjelaskan entitas tertentu
dari suatu situasi, problema, program atau isu.

Movement or Transportation

Conflict or disagreement A relationship

External Scrutiny
(pengawasan eksternal) A thought or opinion A person in role
A simple rich picture I don’t have
time to sort this

You can’t
CLA copy that!

Academic
Publishers
Librarian
Too few copies +
too slow by post
Photocopy or Scan for
Authors to paper to online
give in access
class or
post

Student
Rich Picture – bersifat holistik dan melalui
proses revisi yg berulang .

Hal-hal yg diperhatikan, antara lain:

• assumptions made must be justified
• small issues can be blown out of proportion
• too much detail will obscure the overall richness of
the picture
• too little detail will not serve the purpose of the
picture.
3. Definisi Akar (Root Definitions)
• Merupakan tahapan /bagian yang paling esensial dan menantang.
• Menyatakan apa yang menjadi inti atau akar dari sistem.
• Checkland 1981: “The root definition is a concise, tightly constructed
description of a human activity system which states what
the system is’.
• Diformulasikan dengan menggunakan teknik analisis CATWOE secara
kritis.
CATWOE
• C : Customer(s) – benefisiary (pemanfaat) atau victim (korban)
• A : Actor(s) – siapa yang melaksanakan acttivities – yang
melaksanakan transformasi.
• T : Transformation – proses transformasi Input menjadi Output.
• W : Weltanschauung – “world view” yang spesifik yang membuat T
menjadi bermakna
• O : Owner(s) – yang dapat menghentikan (atau mengubah sifat
dari) T.
• E : Environtment – kendala dari sistem yang diluar lingkup sistem
(situasi) yang dikaji.
 Transformation
INPUT TRANSFORMATION OUTPUT

• T dapat dinyatakan : do P by Q inorder to achieve R

• P : What to do
• Q : How to do it
• R : Why to do it (high – level atau long - term aim)
Contoh
Solid Waste Management (SWM) System :
• A Technology appreciation system
• A Public awareness promotion system
• A System for the design of SWM system .
Sebuah sistem yang dikelola secara profesional yang mengidentifikasi, mengevaluasi, dan menyebarkan
pengetahuan tentang metode dan teknologi yang relevan dengan pengelolaan limbah padat yang mungkin
berdampak pada operasional sistem SWM di wilayah tersebut.
4. Model dan Pemodelan Konseptual.
Model Konseptual:
• adalah Model Aktifitas Manusia yang secara kuat dan utuh sesuai
dengan definisi akar
• Aktifitas dapat diturunkan dari kata kerja pada definisi akar
• Model menunjukkan ketergantungan (relasi) antar aktifitas.
Frase : verb +
noun
Logical Boundary
dependency
arrow
cook dinner study BIT
eat take BIT
dinner examination
 Petunjuk:

• Pilih aktifitas yang harus dilakukan dari definisi akar agar sistem berfungsi
dengan baik.
• Nyatakan fungsi dari aktifitas tsb dengan satu frase menggunakan satu kata
kerja
• Gabungkan aktifitas tersebut menjadi suatu model konseptual, yang
menunjukkan bahwa setiap aktifitas berkaitan dengan aktifitas lain.
• Aktifitas tersebut merujuk kepada prinsip 3 E.
• E1 = efficacy (apakah sistem bekerja, apakah berpengaruh thd transformasi )
• E2 = efficiency (hubungan antara output yang dicapai dan sumberdaya yang
digunakan)
• E3 = effectiveness (apakah sasaran jangka panjang tercapai)
activity model - example
design
enrol students education
programmes

allot appreciate
educate
resources national
students
standards

award design
degrees + diplomas and carry out
to students reaching assessment
acceptable levels

A university owned and operated system to award degrees and

diplomas to suitably qualified candidates (X), by means of
suitable assessment (Y), (in conformance with national
standards), in order to demonstrate the capabilities of
candidates to potential employers (Z).
 The complete conceptual model From Stag 1 to 4
example
A university owned and operated system to award
degrees and diplomas to suitably qualified candidates (X),
by means of suitable assessment (Y), (in conformance with
enroll students
design national standards), in order to demonstrate the
education
programmes capabilities of candidates to potential employers (Z).

appreciate C candidate students

educate allot
national A university staff
students resources
standards
T candidate students
degree holders and diplomates
award design W the belief that awarding degrees and
degrees + diplomas and carry out diplomas is a good way of demonstrating
to students reaching assessment the qualities of candidates to potential
acceptable levels take control employers
action
O the University governing body
monitor for
E1, E2, E3 E national educational and assessment
standards
• E1 (efficacy) - are degrees and diplomas awarded?
• E2 (efficiency) - how many degrees and diplomas, of what standard, are awarded for the
resource consumed?
• E3 (effectiveness) - do employers find the degrees and diplomas a useful way of assessing the
qualities of potential employees?
5. Perbandingan dengan “real world”
• Aktifitas pada model konseptual dibandingkan dengan apa yang
terjadi di ”real world:
• Apakah akifitas tersebut dilakukan di ”real world” ?
• Bagaimana dilaksanakannya
• Bagaimana kinerjanya diukur?
• Apakah aktifitas dilaksanakan secara efektif?
6. Identifikasi perubahan yang diperlukan dan
layak.
• Identifikasi kemungkinan untk mengubah situasi.
• Untuk setiap perubahan yang diusulkan:
• Alasan
• Sifat perubahan
• Perangkat untuk perubahan
• Nilai “political feasibility”
• Dari sudut apa bahwa outcome yang diharapkan akan positif
• Individu yang menentang perubahan dan mengapa
• Kekuatan relatif dari individu/kelompok yang mendukung dan menentang
• Nilai kelayakan perubahan yang diusulkan : implikasi “cost” – relatif
terhadap opsi lain
7. Tindakan yang direkomendasikan untuk
memperbaiki situasi, isue, program.
 Berdasarkan daftar opsi pada tahap 6 - pilih yang diharapkan
memberikan pengaruh positif terbesar.
 Menjelaskan menurut pandangan siapa pemgaruh positif tersebut.
 Membuat “catatan” tentang bagaimana oposisi terhadap perubahan
tersenut dapat diatasi.