PANDUAN PENGURUSAN

REKOD PENTING
KERAJAAN

ARKIB NEGARA MALAYSIA

2016
i
 PRAKATA

Rekod merupakan bukti transaksi dan nadi jentera pentadbiran kerajaan. Ia perlu
dipelihara demi menjamin kesinambungan operasi sesebuah Pejabat Awam. Rekod
kerajaan perlu diurus supaya tidak musnah atau hilang kerana ia boleh menjejaskan
penyampaian perkhidmatan dan tadbir urus yang baik. Rekod boleh musnah akibat
bencana seperti banjir, tanah runtuh, kebakaran, serangan makhluk perosak, faktor
kimiawi, vandalisme dan sebagainya. Bagi melindungi rekod daripada kemusnahan
oleh faktor-faktor tersebut, Pejabat Awam perlu melaksanakan pengurusan rekod
penting. Pengurusan Rekod Penting disediakan berdasarkan kepada analisa yang
dibuat oleh Pejabat Awam dari segi mengenalpasti nilai dan lokasi rekod, analisa
risiko, sumber manusia, persediaan peralatan dan kelengkapan, pembangunan
polisi dan prosedur keselamatan.

Arkib Negara Malaysia berharap agar panduan yang dihasilkan ini dapat diguna
pakai oleh Pejabat Awam dalam melaksanakan dan memantapkan pengurusan
rekod di peringkat organisasi masing-masing. Sesungguhnya pengurusan rekod
yang baik dan terancang dapat meningkatkan kecekapan dan keupayaan
penyampaian perkhidmatan dalam perkhidmatan awam.

Ketua Pengarah

Arkib Negara Malaysia

i
 KANDUNGAN

Perkara Muka Surat

Prakata i

Kandungan ii

1. Tujuan 1

2. Latar Belakang 1

3. Takrifan 2

4. Skop 2

5. Objektif 2

6. Kriteria dan Jenis Rekod Penting 2

7. Tanggungjawab Pejabat Awam 3

8. Kaedah Pelaksanaan 4

8.1 Persediaan Sebelum Berlaku Kecemasan/ Bencana 4

8.2 Semasa dan Selepas Kecemasan/ Bencana 5

9. Khidmat Nasihat 6

ii
 PANDUAN PENGURUSAN REKOD PENTING KERAJAAN

1. TUJUAN

Kertas ini bertujuan menerang dan menggariskan panduan dan kaedah pelaksanaan
pengurusan rekod penting kerajaan bagi memastikan penyampaian perkhidmatan
dapat diteruskan ketika dan selepas berlaku kecemasan / bencana.

2. LATAR BELAKANG

Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi mandat kepada Arkib Negara Malaysia
(ANM) untuk menguruskan rekod kerajaan di pejabat awam bermula dari peringkat
pewujudan sehingga pelupusan. Rekod merupakan bukti transaksi dan nadi jentera
pentadbiran kerajaan. Ia perlu dipelihara demi menjamin kesinambungan operasi
sesebuah Pejabat Awam. Rekod kerajaan perlu diurus supaya tidak musnah atau
hilang kerana ia boleh menjejaskan penyampaian perkhidmatan dan tadbir urus
yang baik.

ANM sentiasa berusaha memastikan pejabat awam menguruskan rekod dalam

keadaan baik dan teratur tidak kira dalam keadaan biasa atau sekiranya berlaku
kecemasan/bencana. Rekod boleh musnah akibat bencana seperti banjir, tanah
runtuh, kebakaran, serangan makhluk perosak, faktor kimiawi, vandalisme dan
sebagainya. Bagi melindungi rekod daripada kemusnahan oleh faktor-faktor
tersebut, Pejabat Awam perlu melaksanakan pengurusan rekod penting.

Pejabat awam perlu mengenalpasti kumpulan Rekod Penting (Vital Records) dan
membuat perancangan untuk memelihara rekod tersebut, bagi meneruskan
kesinambungan fungsi dan perkhidmatan mereka ketika dan selepas berlakunya
kecemasan / bencana, selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5
Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VIII: Penyelenggaraan,
Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Perkara 8.8. Pengurusan Rekod
Penting Kerajaan disediakan berdasarkan kepada analisa yang dibuat oleh Pejabat
Awam dari segi mengenalpasti nilai dan lokasi rekod, analisa risiko, sumber
manusia, persediaan peralatan dan kelengkapan, pembangunan polisi dan prosedur
keselamatan.

1
3. TAKRIFAN

Rekod Penting boleh ditakrifkan kepada;

i. Rekod yang mengandungi maklumat penting yang diperlukan untuk Pejabat

Awam meneruskan aktiviti fungsi dan perkhidmatan mereka semasa dan
selepas berlakunya kecemasan / bencana;
ii. Rekod yang mengandungi maklumat berkaitan perundangan dan kewangan
terkini;
iii. Rekod yang mempunyai kepentingan hak kerajaan, individu dan pelanggan;
iv. Rekod yang mengandungi maklumat berkaitan personel, peralatan, sistem,
aset, harta dan bangunan.

4. SKOP

Panduan ini hendaklah digunapakai oleh semua Pejabat Awam dan meliputi rekod
awam selaras dengan kehendak Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

5. OBJEKTIF

Objektif pengurusan rekod penting kerajaan adalah seperti berikut:

i. Memastikan pejabat awam dapat meneruskan operasi semasa berlaku

kecemasan / bencana atau sekurang-kurangnya dalam tempoh 72 jam
selepas berlaku kecemasan / bencana.

ii. Memastikan rekod yang diperlukan untuk melaksanakan atau membina

semula fungsi pejabat awam selepas kecemasan / bencana.

iii. Memastikan rekod yang melindungi hak undang-undang dan kewangan

organisasi / institusi, kakitangan, dan stakeholder dalam keadaan baik dan
terpelihara daripada kecemasan / bencana.

6. KRITERIA DAN JENIS REKOD PENTING

Pejabat Awam perlu mengenalpasti dan menentukan kriteria dan jenis rekod
penting masing-masing berdasarkan fungsi dan teras perkhidmatan mereka.
Kumpulan rekod penting ini hanya 10% sahaja daripada jumlah rekod
keseluruhannya.

2
 5.1 Rekod-rekod yang diperlukan ketika kecemasan / bencana

Rekod yang berkaitan dengan rekod ketenteraan, keselamatan,

kesihatan, perhubungan dan pengangkutan, sumber tenaga (air,
elektrik, gas) bekalan makanan dan sebagainya.

5.2 Rekod-rekod yang diperlukan untuk pemulihan selepas bencana

Rekod seperti minit mesyuarat dan kertas dasar, akta, arahan dan
pekeliling, carta, pelan, peta, lesen, permit, kertas penyelidikan dan
sebagainya.

5.3 Rekod yang berkaitan dengan hak kerajaan / individu

Rekod dan maklumat mengenai kewarganegaraan, perundangan, hasil

penyelidikan, hak milik tanah, kontrak, aset serta harta, rekod
perkhidmatan dan sebagainya.

5.4 Rekod-rekod yang berkaitan dengan isu semasa

Ini termasuklah kertas kerja, minit mesyuarat, perangkaan dan

sebagainya yang berkaitan dengan isu yang ditimbulkan seperti
perkauman dan perundangan.

7. TANGGUNGJAWAB PEJABAT AWAM

i. Melantik Pegawai Rekod Jabatan.

ii. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod Penting Kerajaan.

v. Menyediakan Pelan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan.

vi. Menyediakan peruntukan kewangan yang mencukupi untuk

pemeliharaan Rekod Penting Kerajaan dan penyediaan salinan
Rekod Penting Kerajaan.

vii. Menubuhkan Pasukan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan.

viii. Mengemaskini salinan pendua (backup copies) Rekod Penting

Kerajaan dari semasa ke semasa.

3
8. KAEDAH PELAKSANAAN

Kaedah pelaksanaan pengurusan rekod penting kerajaan dibahagikan kepada 3

fasa iaitu sebelum, semasa dan selepas berlaku kecemasan/bencana.

8.1 PERSEDIAAN SEBELUM BERLAKU KECEMASAN / BENCANA

i. Pengumpulan dan penyenaraian rekod penting

Pejabat Awam perlu menggumpul dan menyenaraikan rekod

penting masing-masing. Senarai tersebut hendaklah
mengandungi maklumat seperti nombor fail, deskripsi ringkas
tentang kandungan rekod, medium atau bentuk rekod, lokasi
penyimpanan, salinan pendua dan impak risiko jika rekod tersebut
musnah dalam bencana.

ii. Penyediaan salinan pendua rekod penting

Pejabat Awam perlu membuat salinan pendua semua rekod

penting bagi memastikan keselamatan rekod tersebut. Salinan
pendua tersebut boleh dibuatkan sama ada dalam bentuk
mikrofom (mikrofilem atau mikrofische) atau digital.

iii. Salinan (back up) bagi rekod digital

Pejabat Awam perlu menyediakan back up bagi semua rekod

yang telah diwujudkan dalam bentuk digital. Semua rekod digital
perlu dipastikan data dan maklumat terpelihara. Kaedah paling
berkesan untuk melindungi rekod digital adalah dengan menyalin
rekod itu dan menyenggarakan salinan tersebut dalam storan luar
tapak yang selamat. Selain menyimpan salinan rekod elektronik di
luar tapak, Pejabat Awam perlu menyimpan salinan perisian dan
dokumentasi sistem dan aplikasi, kod akses, kata laluan, nombor
siri dan maklumat lain yang diperlukan bagi pembentukan semula
sistem komputer Pejabat Awam.

iv. Pengasingan dan pemindahan rekod penting

Pejabat Awam perlu mengasingkan salinan pendua dengan rekod

asal serta dipindahkan ke lokasi penyimpanan rekod yang
berasingan. Lokasi tersebut hendaklah selamat sekiranya berlaku
bencana di lokasi penyimpanan rekod asal. Penyimpanan salinan
pendua boleh dibuat dalam dua cara iaitu penyimpanan di lokasi
setempat (on-site storage) atau penyimpanan di lokasi yang
berasingan (off-site storage). Penyimpanan secara lokasi
setempat (on-site storage) bermaksud rekod disimpan di premis
Pejabat Awam sama ada di aras yang berlainan atau bangunan
4
 yang berhampiran. Penyimpanan secara lokasi berasingan (off-
site storage) bermaksud rekod disimpan di luar premis Pejabat
Awam sama ada kawasan lain atau pusat rekod agensi atau di
Arkib Negara Malaysia.

v. Ruang Penyimpanan Rekod

Pejabat Awam perlu memastikan ruang penyimpanan rekod

berada di lokasi yang strategik, binaan dan struktur yang
berkualiti yang tidak mudah terbakar dan diresapi air. Ruang
penyimpanan rekod juga perlu mempunyai peralatan dan
kelengkapan yang sesuai serta dilengkapi peralatan pencegahan
kebakaran. Pejabat Awam boleh merujuk kepada Garis Panduan
Keperluan Bilik Registri Dan Bilik Rekod Di Pejabat Awam.

8.2 SEMASA DAN SELEPAS KECEMASAN / BENCANA

Penyelamatan dan Pemulihan Rekod Penting

Pejabat Awam perlu mengambil tindakan penyelamatan rekod penting

dengan segera sekiranya berlaku kecemasan / bencana. Pejabat
awam perlu menubuhkan satu pasukan khas iaitu Pasukan Bertindak
Bencana Rekod berdasarkan Panduan Penyediaan Pelan Tindakan
Bencana Rekod (PTBR) Kerajaan.

9. KHIDMAT NASIHAT

Khidmat nasihat bagi pelaksanaan dan pengurusan rekod penting boleh diperolehi
daripada ANM melalui:

Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia
Jalan Tuanku Abdul Halim
50568 Kuala Lumpur

Laman sesawang: www.arkib.gov.my

Emel:skl@arkib.gov.my

5
 PENGHARGAAN

Seksyen : Dasar, Standard dan Pengurusan Kualiti

Bahagian : Pengurusan Perancangan dan Penyelarasan

Tarikh lulus : 24 Jun 2016 (Mesyuarat Ikhtisas Jabatan Bil. 5/2016)

Penghargaan dan terima kasih juga kepada semua Ahli Jawatankuasa

Ikhtisas yang turut sama membantu menyumbangkan idea dan pendapat bagi
memastikan kertas Panduan Pengurusan Rekod Penting Kerajaan yang
disediakan ini dapat diguna pakai dan dimanfaatkan pada masa akan datang.