PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN

PADA KANTOR KEPALA DESA KACE TIMUR

KECAMATAN MENDO BARAT DENGAN METODOLOGI
BERORIENTASI OBJEK
Vitta Partosia
Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang
E-mail : vittapartosia@gmail.com

ABSTRAK

Computer technology holds a very important role for the development of all fields. The
development of information technology systems is rapidly increasing greatly affect the
performance of a company or government agency because it can be utilized more effectively and
efficiently. One use of computer technology in the form of information systems, especially in the
rural sector in demographic data collection process Identity Card (KTP), Family Card (KK), Birth
letter, Death Letter, and Certificate of Moving that require high precision and accuracy. So that in
a short time of the reporting population census above can minimize the errors that may occur and
give a report quickly and accurately.

Population information system at the Head Office of the Eastern District of Mendo Kace
Village West will greatly assist government agencies in conducting population census within the
scope of a village. Where the system will perform the data collection process as the process of
filing papers to every resident population who came to the village office. Thus, population data
can be obtained easily without having to do collect data directly to where the people live.

The existence of a computerized system in the population census at Village Head Office
Eastern District of Mendo Kace West will be able to facilitate the recording and data processing
paperwork population, reduce errors in recording and data processing paperwork population and
generate demographic reports based on specific categories as needed.

Keywords : Population Information System, Data Collection, Village East Kace, District West
Mendo

1. Pendahuluan

Sistem informasi kependudukan mempunyai peran sangat penting dalam pemerintahan dan
pembangunan kependudukan yang di arahkan pada pemenuhan hak dari setiap warga negara
dibidang pelayanan data kependudukan. Sejalan dengan perkembangan teknologi sistem informasi,
maka pendataan/pengolahan data penduduk perlu ditata ditata sebaik-baiknya agar dapat
memberikan manfaat dalam perbaikan.

1.1 Latar Belakang Masalah

Instansi pemerintah pada tingkat yang paling bawah adalah Kantor Kepala Desa dimana
merupakan suatu instansi yang melakukan proses pendataan/pengolahan data penduduk. Desa
Kace Timur adalah merupakan salah satu bagian dari Kecamatan Mendo Barat dimana
pengelolahan data kependudukan yang sedang berjalan belum terkomputerisasi, sehingga
membutuhkan waktu yang lama dalam proses pendataan kartu tanda penduduk (e-KTP),
pendataan kartu keluarga (KK), surat keterangan kelahiran, surat keterangan kematian, surat
keterangan pindah WNI dan surat keterangan pindah datang WNI. Proses pengolahan data yang
ada kurang terasa optimal dalam meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat khususnya di
bidang pelayanan administrasi maupun kepada instansi yang terkait karena akan membutuhkan
waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang dikehendaki. Berdasarkan kondisi Desa Kace
Timur, Maka dibuatlah Perancangan Sistem Informasi Kependudukan Pada Kantor Desa
Kace Timur Kecamatan Mendo Barat Dengan Metodologi Berorientasi Objek “. Dimana
sistem informasi kependudukan ini dapat memberikan solusi bagi penanganan data-data
kependudukan untuk menghasilkan pelayanan yang berkualitas bagi semua pihak yang
membutuhkan.

1.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu :

1. Mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data penduduk.

2. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian data .
3. Untuk menghasilkan arsip pendataan/pengolahan data penduduk berupa file sehingga mudah
untuk diteliti dan diperbaharui setiap terjadi perubahan.
4. Pembuatan laporan, sehigga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu, akurat, dan relevan
bagi penerima informasi dan dapat membantu petugas dalam melayani masyarakat.

1.3 Batasan Penelitian

Pembuatan sistem informasi hanya meliputi pembuatan untuk permohonan kartu keluarga
(KK), permohonan e-KTP, surat keterangan kelahiran, surat keterangan kematian, surat keterangan
pindah WNI dan surat keterangan pindah datang WNI, Pembuatan sistem informasi ini tidak
membuat akta kelahiran, dan hanya membuat proses pengolahan data penduduk yang termasuk
Warga Negara Indonesia (WNI).

1.4 Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penulisan penelitian ini adalah iterasi dimana setiap fase
dilakukan secara berulang-ulang sampai rancangan benar. Sedangkan metode pengumpulan data
yang digunakan yaitu metode observasi yaitu melakukan pengamatan langsung kepada objek yang
diteliti, interview ( Tanya jawab terhadap pihak perangkat desa, dan metode kepustakaan.

1.5 Hasil Penelitian

Menghasilkan aplikasi Sistem Informasi Kependudukan yang mampu mengolah data

kependudukan secara efektif dan efisien berbasis VB.Net 2008.

1.6 Manfaat Hasil Penelitian

Adapun manfaat atau kontribusi dari hasil penelitian ini yaitu :

1. Sistem ini akan mempunyai daya tampung data yang besar dalam menangani semua data-data
kependudukan yang ada pada suatu wilayah.
2. Dengan adanya sistem ini maka pelayanan terhadap masyarakat akan lebih cepat.
3. Memberikan informasi yang lebih efektif dan akurat dengan sistem terkomputerisasi.
4. Memberikan laporan kependudukan yang lebih akurat sehingga akan lebih mudah mengetahui
perkembangan Desa tersebut.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Informasi Kependudukan

Berdasarkan UU No. 23 tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Sistem Informasi

Kependudukan adalah suatu sistem informasi yang pengelolaan, pengkajian, penyimpan dan
pengembangan atau suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan
berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang bertujuan untuk menata sistem administrasi
kependudukan, sistem ini meliputi pendataan/pendaftaran penduduk yang bertujuan menata sistem
administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan [1].

2.2 Pengertian Metodologi Berorientasi Objek

Metodologi berorientasi Objek adalah metode penyelesaian masalah dengan menggunakan

pendekatan berorientasi Objek [2]

2.3 Perangkat Lunak Yang digunakan

Perangkat lunak yang digunakan untuk implementasi sistem yaitu VB.NET 2008 adalah salah
satu kelompok bahasa pemograman yang dibuat oleh Microsoft dan tergabung dalam satu paket
bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio 2008. Komponen Visual Basic 2008 terdapat
didalam toolbox. Komponen ini digunakan sebagai alat-alat untuk membuat program. Toolbox
tersebut diantaranya adalah Pointer, Button, CheckBox, ComboBox, Label, FiturBox dan lain-lain
[3]. Sedangkan Referensi [4] menunjukkan bahwa Database pada Microsoft Access 2007 adalah
sekumpulan objek yang terdiri dari tabel query, form, Report. Didalam VB.Net database
merupakan bagian yang penting untuk menampung data. Dan untuk pemodelan visual
menggunakan Rational Rose. Rational Rose merupakan sebuah perangkat pemodelan secara visual
yang memiliki banyak kemampuan (powerful) untuk pembentukan sistem berorientasi Objek yang
menggunakan Unified Modeling Language (UML) [5].
2.4 Pengelolaan Proyek

Referensi [6] menunjukkan bahwa ada lima siklus hidup proyek secara umum yaitu :
a. Mendefinisikan tujuan proyek dengan serahan business case
b. Rencana proyek dengan serahan project charter
c. Mengeksekusi rencana proyek dengan serahan implementasi sistem informasi
d. Penutupan proyek dengan serahan project close out
e. Evaluasi proyek dengan serahan laporan evaluasi
Dalam PMBOK terdapat sembilan area manajemen proyek, yaitu :
1. Project integration management.
2. Project scope management
3. Project time management
4. Project cost management
5. Project quality management
6. Project human resources management
 7. Project communications management
8. Project risk management
9. Project procurement management

3. Pengelolaan Proyek
3.1 Nama Proyek, Sponsor dan Stakeholder

Proyek ini adalah Sistem Informasi Kependudukan di Desa Kace Timur Kecamatan Mendo
Barat. Proyek ini disponsori oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bangka
dibuat sebagai bentuk peningkatan kualitas sistem informasi kependudukan di pemerintahan
terutama pemerintahan Desa Kace Timur. Stakeholder dalam proyek ini adalah staff kantor kepala
desa , masyarakat/penduduk, dan meliputi state agency stakeholder.

3.2 Rencana Cakupan Proyek

Ruang lingkup proyek ini mencakup staf administrasi dengan jangkauan di kantor kepala
Desa. Proyek ini akan mencakup berbagai data kependudukan seperti data kelahiran, pindah
datang, data kematian dan sebagainya. Sedangkan cakupan produk proyek ini yaitu perangkat
lunak aplikasi berbasis VB.Net yang mampu mengelola data-data kependudukan dan dapat
membantu staff pemerintahan dalam melayani administrasi kependudukan secara efektif dan
efisien.

3.3 Bagan Organisasi Proyek

Direktur Utama Bagian Proyek Pengembangan

PT. WORLD SYSTEM Pemerintahan Kantor Kepala
Desa Kace Timur

Ketua Tim
Konsultan

Tenaga Pendukung

Ahli Kelembagaan Ahli kebijakan Ahli Kependudukan

Pemerintahan

Asisten Tenaga Ahli Enumerator

Gambar 1 : Bagan Organisasi Proyek

3.4 Gantt Chart

Gambar 2 : Gantt Chart

3.5 Rencana Sumber Daya Manusia ( SDM )

PROJECT DIRECTOR

PROJECT LEADER

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1. Analis 8. Maintenance
5. DBA
2. IT Programmer 9. IT Kependudukan
6. Teknisi
3. Information Specialist 10. Distributor
7 Trainer
4. Network Specialist

Gambar 3 : SDM

3.6 RAB ( Rencana Anggaran Biaya )

Total RAB yang digunakan dalam proyek ini sebesar Rp. 132.200.000,- meliputi biaya
pengadaan, biaya biaya persiapan operasi, biaya proyek serta biaya operasi dan perawatan.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1 Sistem Usulan ( Usecase )

Ent ry Data P enduduk

Pet ugas
Administ rasi

Ent ry Data K eluarga

Gambar 4 : Usecase Master

Entry Data Kartu Keluarga

<<include>>

Cetak Surat Permohonan KK Baru Entry Formulir Isian Biodata

Penduduk

<<include>>

Cetak Surat Permohonan KK Entry Formulir Isian Biodata

Pergantian Perubahan Data/ Tambah...

<<include>>

Entry Surat Permohonan e-KTP

Cetak Surat Pengantar e-KTP

<<include>>

Petugas
Entry Formulir Pelaporan Kelahiran
Administrasi Cetak Surat Keterangan Kelahiran

<<include>>

Cetak Surat Keterangan Kematian Entry Surat Keterangan Kematian

<<include>>

Cetak Surat Keterangan Pindah Entry Formulir Permohonan

W NI Pindah WNI

<<include>>

Cetak Surat Keterangan Pindah Entry Formulir Permohonan

Datang WNI Pindah Datang W NI

Gambar 5 : Usecase Transaksi

 Cet ak Laporan Permohonan KK
Baru

Cet ak Laporan Permohonan KK

Pergant ian

Cet ak Laporan Pengantar e-KTP

Pet ugas Cet ak Laporan Kelahiran

Adminis tras i

Cet ak Laporan Kemat ian

Cet ak Laporan Pindah W NI

Cet ak Laporan Pindah Datang W NI

Gambar 6 : Usecase Laporan

4.2 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Sistem Informasi Kependudukan

KARTU KELUARGA ( KK ) KARTU KELUARGA ( KK )

BARU PERGANTIAN

M nokkganti
nokkbaru M E-KTP
1
tgl_kkganti nokk
tglkkbaru Alasan_kkganti noektp noektp
nikpemohon jml tgl_ektp
nokk
alasankkbaru jenis
nokkganti
nmbaru HASILKAN
hub nokk
nokkbaru LAKUKAN
nokk
CIPTAKAN kdkel
nik
nama
tempat
tgl
rt
rw
nokk statkwn
kd tglkk
nokk 1 1 statkel
alamat
1 1 1 M
N DATA
PENDUDUK BUAT KARTU KELUARGA ( KK ) PUNYA
1 KELUARGA
1
kd 1 kdkel
1 hubkel
nm
tmpt
tgl_lhrpddk TERIMA
jekel nokk
alamat_pddk PROSES DAPAT PEROLEH
nokk nopd
agama
nokk nokk nosp
statper
nokklahir nosk
wni
M M M
kerja M

KELAHIRAN KEMATIAN PINDAH PINDAH DATANG

nosp nopd
nokklahir tglsp tglpd
tglkklahir nosk alasan kkpindah_dtng
nmanak tglsk alamat_pdh tgldtng
jekel_ank hari_mt rt_pdh jmlkel_pd
tmpt_lhr tgl_mt rw_pdh Almt_asal
tgl_lhr tempat_mt desa_pdh rt_asal
hari_lhr sebab kec_pdh rw_asal
pukul_lhr nmpel_mt kab_pdh desa_asal
Nmpel_lhr hubpel_mt prov_pdh kec_asal
Hubpel_lhr Klasi kab_asal
nmi jenis_pdh prov_asal
nma kktdk kdpos_asal
kkpindah
tglpindah
jmlkel_pdh

Gambar 7 : ERD

4.3 Rancangan Layar Program Menu Master

Menu
Menu Utama
Utama
MASTER TRANSAKSI LAPORAN
Entry Data Penduduk
Entry Data Keluarga

Gambar 8 : Rancangan Layar Program Menu Master

4.4 Rancangan Layar Program Menu Transaksi

Menu Utama
MASTER TRANSAKSI LAPORAN
Entry Data Kartu Keluarga
Cetak Surat Permohonan KK Baru
Cetak Surat Permohonan KK Pergantian
Cetak Surat Pengantar e-KTP
Cetak Surat Keterangan Kelahiran
Cetak Surat Keterangan Kematian
Cetak Surat Keterangan Pindah WNI
Cetak Surat Keterangan Pindah Datang WNI

Gambar 9 : Rancangan Layar Program Menu Tansaksi

4.5 Rancangan Layar Program Menu Laporan

Menu Utama
MASTER TRANSAKSI LAPORAN
Cetak Laporan Permohonan KK Baru
Cetak Laporan Permohonan KK Pergantian
Cetak Laporan Pengantar e-KTP
Cetak Laporan Kelahiran
Cetak Laporan Kematian
Cetak Laporan Pindah WNI
Cetak Laporan Pindah Datang WNI

Gambar 10 : Rancangan Layar Program Menu Laporan

4.6 Rancangan Layar Entry Data Penduduk

FORM
FORM ENTRY
ENTRY DATA
DATA PENDUDUK
PENDUDUK

ENTRY DATA PENDUDUK

Pilih
Kode Penduduk << Auto>>
SIMPAN
Nama << Input>>

Tempat Lahir << Input >>

UBAH
<< Pilih >>
Tanggal lahir
<< Pilih >>
Jenis Kelamin
HAPUS
Alamat << Input >>

<< Pilih >>

Agama BATAL

Status Perkawinan << Pilih >>

Kewarganegaraan << Pilih >>

KELUAR
Pekerjaan << Input >>

Gambar 11 : Rancangan Layar Entry Data Penduduk

4.7 Rancangan Layar Entry Data Kartu Keluarga

FORM
FORM ENTRY
ENTRY DATA
DATA KARTU
KARTU KELUARGA
KELUARGA

ENTRY DATA KARTU KELUARGA

Nomor. KK << Auto>> Kode Pemohon << Display>> Pilih

Tanggal KK << Auto >> Nama Pemohon << Display>>

Kode Keluarga << Display>> Pilih

NIK << Input >> Hubungan Keluarga << Display>>

<< Input >>

Nama
<< Input >>
Tempat Lahir
<< Pilih >>
Tanggal Lahir

Alamat << Input >>

RT << Pilih >>

RW << Pilih >>
TAMBAH
Status Perkawinan << Pilih >>

Kode Keluarga NIK Nama Tempat Lahir Tanggal lahir RT Statua Perkawinan Keluarga

<<Display>> <<Display>>
<<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>>

<<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>>

<<Display>> <<Display>> <<Display>>

SIMPAN BATAL KELUAR

Gambar 12 : Rancangan Layar Entry Data Kartu Keluarga

5. Kesimpulan dan Saran

Dengan diterapkan atau dibangunnya sistem informasi kependudukan dengan metodologi
berorientasi objek berbasis VB.Net 2008 ini dapat memberikan penghematan waktu dalam
mengolah data kependudukan. dapat meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat maupun
kepada pihak yang terkait. menghasilkan laporan yang cepat dan lebih mudah digunakan dan
meningkatkan kualitas informasi. Sedangkan saran yang diusulkan yaitu untuk mendapatkan hasil
yang maksimal dalam kegiatan pengolahan data, perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk
menghindari terjadinya kesalahan dalam sistem. Perlu pemeliharaan sistem secara rutin dan
berkala, agar tidak terjadi kemungkinan - kemungkinan yang tidak diinginkan.

Daftar Pustaka

[1] Warsidi. 2011. Membangun Sistem Informasi Kependudukan di desa. [Online] Tersedia
http://www.warsidi.com. [11 April 2013 ]

[2] Nugroho,Adi. 2002. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek .
Bandung :Informatika

[3] Hendrayudi. 2009. VB 2008 Untuk Berbagai Keperluan Programming. Jakarta: PT.Elex Media
Komputindo

[4] Haryanto,Imam. 2009. Microsoft Access 2007. Bandung : Informatika

[5] Mursids.2010.Sekilas Tentang Rational Rose. Tersedia: http://mursida.blogspot.com. [15 April 2013]

[6] Marchewka,Jack T. Information Technology Project Management. Third Edition, Asia :Wiley, 2010