ROAD TO

Penurunan Piutang Merchandise dengan

Skema Otomatis Melalui Sistem I-Vendz di
PT Pertamina Retail
JENIS GUGUS : RT PROVE
NAMA GUGUS : Mata Elang

PT. Pertamina Retail

3 Prioritas 1 Q 2 C 3 D S M

BULAN JUNI, 2022

 IDE & TEMA CIP 2021 (*)

Group Wide- Top Topic CIP 2021 Gas - Top Topic CIP 2021
1. Focus to reach EBITDA target
1. Sales margin of 12 LNG cargoes
2. Focus to reach Target revenue
2. Build new gas T&D and regas infrastructure incl. LNG

Ide CIP dapat berasal dari:
1.Analisa SWOT
2.Permasalahan di lingkungan
kerja.;
3.RTL Rapat manajemen;
4.Penugasan manajemen /
rekomendasi dari pihak
eksternal organisasi;
5.Kebutuhan untuk
meningkatkan atau
menambah suatu produk;
6.Kemauan seorang individu
dan sikap kritis;
7.Pemenuhan terhadap suatu
ketentuan (complience to
role);
8.Prioritas fungsi lainnya
(Misal: Top Risk Fungsi, dll)
Upstream - Top Topic CIP 2021
1. Impairment Asset
2. Scale EOR through partnership partner /acquire
chemical player
3. Revilitizing existing fields & jewels
4. Acquired domestic & international fields & operator
Refinery & Petrochemical - Top Topic CIP 2021
1. Optimizing Yield valueable & PAF
2. Accelerate build out of traditional & green refinery
petrochemical assets
Commercial and Trading - Top Topic CIP 2021
1. Sales margin of 12 LNG cargoes
2. Overdue and unpaid bills
3. Increasing sales of IFM, Aviasi, & Petrokimia product.
4. Optimization of commercial retail product
5. GoRetail : grow and optimize network of station
retain market share
6. GoRetail : scale up NFR to partnerships
7. Fuel & LPG subsidy Reform
Shipping- Top Topic CIP 2021
1. Distribution of JBT and JBKP BBM
PNRE - Top Topic CIP 2021
1. Accelerate RNE
Support Process- Top Topic CIP 2021 Hasil CIP
1. Unrealized Loss due weakening IDR against USD • Penambahan
2. Non payment event default Gross Margin
3. Optimization downstream margin due import prices
• Efisiensi
4. Fulfillment obligation and financial perfomance
during fluctuation of rupiah exchange rate. Biaya /
5. Accelerate & optimize infrareability & development Mengurangi
6. Partnership with battery technology, launch E2W
Kerugian
Business
7. Unclocking portfolio value to capture market
capitulzation
8. Build new economic in the pertamina work area
9. Scale up & strengthen advance functionally of
prioritized digital initiatives
10. Optimize and synergize portfolio
11. Leadership and culture change
12. Agile organization : holding co redesign and optimal
operating model
FASILITATOR : Sutanty Berlian Sari
KETUA TIM : Ansori RINGKASAN RISALAH CIP
ANGGOTA :
1. Iqbal Nawalikhair Masalah / Isu / Kejadian / Fakta :
2. Zulkifli
3. Ahmad Fauzi Transaksi piutang Merchandise atas tagihan terhadap
4. Fadli program supplier untuk proses pembayaran
5. Awal Falah A. menggunakan metode potong tagihan / Offseting.
6. Yudi Darmawan Dimana proses offseting tersebut masih dilakukan
secara manual sehingga membutuhkan effort besar
yang melibatkan beberapa fungsi dalam setiap
TEMA : tahapannya, dan berdapak terhadap piutang yang
tidak termonitor serta potensi terjadi gagal bayar.
Penurunan Piutang Merchandise dengan Skema Otomatis
Melalui Sistem I-Vendz Solusi / Perubahan Yang Dilakukan:
Proses Offseting dilakukan secara otomatis
DASAR TEMA/ PENUGASAN
melalui system ivend
KPI Fungsi Merchandise & Fungsi Controller terkait Solusi / Perubahan Yang Dilakukan Merupakan:
penurunan piutang atas tagihan program Supplier Bright.
Serta perbaikan bisnis proses untuk offseting piutang Invention X Development Modifikasi
supplier terhadap tagihan.
Solusi / Perubahan Yang Dihasilkan Dalam Bentuk:
X Alat X Metode X Digital X New Produk
Faktor Penyebab Dominan
1. Outstanding piutang Costumer meningkat
2. Terjadinya gagal bayar customer .
3. Proses offsetting & monitoring masih manual yang
membutuhkan effort yang besar.
Kondisi Setelah Solusi / Perubahan Dilakukan:
Proses jurnal offseting piutang Merchandise yang
sebelumnya masih manual, kondisi sekarang sudah
dapat dilakukan secara otomatis melalui system I-
Vendz sehingga proses offsetting lebih simple &
akurat.
Q : Jurnal offsetting terbentuk secara otomatis
sehingga tidak ada kesalahan menjurnal
C : terjadi penurunan piutang Bad Debt tahun 2020
Rp. 1.5 M dan tahun 2021 Rp. 728 Juta
D : memudahkan proses pemotongan offsetting
yang sebelumnya membutuhkan waktu selama 5
hari, saat ini hanya membutuhkan waktu 1 hari
S : mengurangi potensi impairment sebelum
implemantasi I-Vendz di tahun 2019 Rp. 3.2M
menjadi 950 Juta ditahun 2021 setelah implementasi
I-Vendz
M: costumer dapat mengakses langsung rincian
offsetting di Sistem I-Vendz
POTENSI BAGI PERUSAHAAN
V Komersial v Replikasi x Paten

STANDARISASI
1. Surat Perintah No. Print – 001/ Q10200/2019-S0 tentang Task Force Pembenahan Bright
VP Fuel Sales, PT Pertamina Persero
2. TKO No. B-001/C12000/2021-S2 tentang Penyelesaian Hutang Piutang Melalui Mekanisme
Offseting Di Sistem I-Vendz
1 Latar Belakang & Masalah Utama
Latar belakang Masalah / Isu / Kejadian / Fakta :
Pendapatan Merchandise merupakan transaksi yg didapat atas
beberapa poin Kerjasama dengan Supplier/Principal :
1. Back Margin atau kompensasi dari poin trading term atas
volume pembelian barang dagang ke suplier yg sudah
terealisasi pada setiap periodenya.
2. Program promosi dengan support dari pihak principal.
3. Branding, Space rent dan lain – lain.
Dalam bisnis retail, MD fee merupakan backbone untuk
menutup kerugian bahkan menambah laba store.Namun MD fee
ini tidak ada gunanya jika terdapat masalah pengelolaan piutang
sehingga tidak dibayarkan oleh pihak supplier/principal.
PLAN
Transaksi piutang Merchandise atas tagihan terhadap program supplier untuk
proses pembayaran menggunakan metode potong tagihan / Offseting. Dimana
proses offseting tersebut masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan
effort besar yang melibatkan beberapa fungsi dalam setiap tahapannya, dan
berdapak terhadap piutang yang tidak termonitor serta potensi terjadi gagal bayar,
dimana ditahun 2019 terdapat overdue piutang sebesar Rp. 3.272.710.588,- dari
39 Supplier.
KPI/RJPP/RKAP/SK dll terkait Isuue yang dibahas
Sharing KPI Manager Merchandise & Manager Controller
tahun 2020 terkait penyelesaian Outstanding Piutang overdue dengan target (Base
25%, Stretch 35%) dari total piutang overdue.

Dalam proses penagihan piutang MD ini kami melakukan proses

potong tagih/offset dengan hutang ke supplier dimana Tim AR
mengajukan via email kepada tim AP data yg perlu di offset. Hal
ini sering terlewat dalam proses offsetnya dikarenakan load
pekerjaan Tim AP yg banyak dan sering diminta percepatan
pembayaran ke supplier.
 1 Latar Belakang & Masalah Utama PLAN
Hasil Stratifikasi dan Pareto (jika issue bottom up)
Align dengan top tema holding yang mana : (ref halaman 2)
Dampak yang terjadi jika tidak diperbaiki
Panca Mutu Prob Dampak Risk level
dilihat Dari aspek QCDSM
Tema CIP align dengan top tema holding :
Cost Tingginya piutang overdue 5 5 25 1. Commercial and Trading
- Optimization of commercial retail product
Quality Data offseting sulit dimonitor 3 5 15 - GoRetail : grow and optimize network of station retain market
share
Delivery Skema Offseting tidak berjalan 3 3 9

Membutuhkan effort lebih dengan proses Persetujuan Pimpinan

Safety 1 1 1
offseting manual Diusulkan Oleh Diketahui Oleh Disetujui Oleh
: (Ketua) (Fasilitator) (Atasan Fungsi)
Moral Pengelolaan piutang tidak baik 2 2 4

Tema Yang Akan diselesaikan

Ansori Sutanty Berlian Sari Yohan Tristianto
Setelah dilakukan analisasi berdasarkan tingkat kompleksitas yang ada,
Ast. Man. Controller Merchandise Manager Controller Manager
maka gugus menetapkan tema yang akan diselesaikan adalah Komentar Atasan :
Penurunan Piutang Merchandise dengan Skema Otomatis Melalui Maju terus program ini !!! sehingga kinerja keuangan perusahaan terkait
Sistem I-Vendz. piutang dapat dijaga dengan baik
2. Faktor Penyebab Dominan PLAN
Fishbone Issue

Man
Memerlukan
koordinasi dua fungsi
MD-Controller
Membutuhkan Effort
lebih untuk proses
offseting secara manual
Machine Method
Proses Offseting hutang
& piutang supplier
Belum tersedianya sistem masih dilakukan secara
untuk proses offseting manual
hutang & piutang supplier
secara otomatis
Pencatatan Offseting
Pencatatan Offseting masih dilakukan secara
masih dilakukan secara manual menggunakan
manual menggunakan excel
excel Tingginya overdue
piutang supplier

Proses offseting
memerlukan approval
dengan hardcopy

Proses Offseting
membutuhkan request
Offseting yang sudah di
email ke tim Account
approve dengan hard copy
Payable
tidak terproses

Enviroment Material
2. Faktor Penyebab Dominan PLAN

Stratifikasi Akar Penyebab Issue Dominan Pareto Penyebab Dominan

Nilai (1-5)
Dampak Langsung Terhadap Cost/ *Skala tertinggi Klasifikasi Keterlambatan SLA Bobot (%)
Klasifikasi Root Causes
Benefit merupakan
Methode 4 33%
pioritas utama
Machine 3 25%
Potensi request offseting tidak terproses
Enviroment 2 17%
Proses Offseting hutang & piutang supplier karena kontrol yang lemah, yang
Man 1 8%
Methode masih dilakukan secara manual diakibatkan banyaknya (± 50) dokumen 5
Material 2 17%
Penyebab A offseting yang harus diselesaikan secara
manual
Belum tersedianya sistem untuk proses proses penyelesaian Offseting dari
offseting hutang & piutang supplier secara pengajuan memakan waktu
Machine 4
otomatis pengerjaannya selama 5 Hari
Penyebab B
Proses offseting memerlukan approval routing approval membutuhkan waktu 3
Enviroment dengan hardcopy hari 3
Penyebab C
Membutuhkan Effort lebih untuk proses proses offseting sangat bergantung
Man offseting secara manual kepada orang, sehingga berpotensi 2
Penyebab D human eror
Proses Offseting membutuhkan request email banyaknya request permohonan offseting
Material ke tim Account Payable via email yang tidak terproses, 1
Penyebab E dikarenakan terselip
 3. Solusi Terpilih (khusus RT Prove) PLAN
Lesson Learned dari Inisiator

Gugus CIP Sebelumnya & Judul

Gugus CIP Sebelumnya adalah Diteror Vendor dengan judul Efisiensi Proses
Pembayaran Barang Dagang dengan Menggunakan Sistem I-Vendz di PT
Pertamina Retail Yang mengangkat tema perbaikan terkait proses digitalisasi
pembayaran vendor barang dagang di Bright Store

PERBANDINGAN ALTERNATIF SOLUSI Design / Gambar Teknik/ Flow Proses/ Formula

Selected Root Duration

Alternative Solution Cost Estimate Low Effort High Impact Solusi
Cause Implementation
Proses offseting & Membuat sistem untuk - 2 Bulan Tidak ada biaya yang Yes
monitoring masih melakukan monitoring dikeluarkan untuk
dilakukan secara & proses offseting pembelian aplikasi
manual
Membeli aplikasi untuk 2.000.000.000 1 Bulan Low Effort: tidak perlu No
proses pembayaran & banyak waktu untuk
offseting ke supplier develop program
barang dagang High Impact : terdapat
biaya yang dikeluarkan
untuk memebeli
sistem
3. Solusi Terpilih (PC/FT/I Prove) PLAN
Design / Gambar Teknik/ Flow Proses/ Formula
 3. Solusi Terpilih (PC/FT/I Prove)
Selected Root
Alternative Solution Cost Estimate
Duration
Low Effort High Impact Solusi
PLAN
Cause Implementation
Proses offseting & Membuat sistem untuk - 2 Bulan Tidak ada biaya yang Yes
monitoring masih melakukan monitoring dikeluarkan untuk Standard Design / Pengujian
dilakukan secara & proses offseting pembelian aplikasi
manual
Membeli aplikasi untuk 2.000.000.000 1 Bulan Low Effort: tidak perlu No 1. Akses system sudah menggunakan protokol HTTPS (Hypertext
proses pembayaran & banyak waktu untuk Transfer Protocol Security) untuk diakses secara publik.
offseting ke supplier develop program
barang dagang High Impact : terdapat 2. Sudah menggunakan teknologi SSO (Single Sign On) dari sisi user
biaya yang dikeluarkan internal PTPR, dan form login validasi dari sisi user supplier
untuk memebeli
sistem 3. Miro tidak akan terbayar jika terdapat outstanding billing

Bill Of Quantity/ Material

OWNER ESTIMATE (OE)
IMPLEMENTASI SISTEM I-VENDZ
PT PERTAMINA RETAIL

Harga Nilai Total

NO. Pekerjaan VOLUME
(Rp) (Rp)

1 Activation Licence 1,00 Time 500.000.000 500.000.000

2 Designing Data Flow & Program 1,00 Year 750.000.000 750.000.000
3 Build Beta-Testing Program 1,00 Year 75.000.000 75.000.000
4 Pre-Testing & Testing 1,00 Year 70.000.000 70.000.000
5 User Acceptance Test (UAT) 2,00 Day 15.000.000 30.000.000
6 Maintenance Licence 1,00 Year 150.000.000 150.000.000
7 Change Request 1,00 Year 250.000.000 250.000.000

Total Biaya Pertahun 1.825.000.000

Profit Resiko 10% 182.500.000
Grand Total 2.007.500.000

Pihak Ketiga/ Workhop Fabrikasi/ Manufaktur

Self Manufacture
4. Rencanakan Perbaikan PLAN
Rencana Kerja* Realisasi PIC Bobot TIMELINE
Tahun 2020 Keterangan
Apr May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec
Utilisasi kebutuhan user 0 Ansori 15% Mapping data
15%
Fadli vendor & customer
Research & Development 0 Yudhi 50% Koordinasi dengan
17% 17% 17%
Darmawan tim MD &
Proses testing tim ICT 0 Yudhi 15% Koordinasi dengan
8% 8%
Darmawan tim MD &
Implementasi 0 Ahmad Fauzi 10% Sinkronisasi data
10%
Awal Falah vendor & customer
Evaluasi & Perbaikan 0 Iqbal N 10% Perbaikan sistem
3% 3% 3%
Zulkifli oleh ICT
Rencana Kerja 15% 17% 17% 17% 8% 8% 13% 3% 3%
Rencana Kerja Komulatif 15% 32% 48% 65% 73% 80% 93% 97% 100%

Prediction Value Creation

Panca Mutu (**) Dampak* Sasaran Awal (SMART-C)
Quality Data offseting sulit dimonitor Data piutang supplier otomatis muncul di Ivendz
Safety Tingginya piutang overdue penurunan piutang costumer sebesar
Rp 3.272.710.588 (sesuai dengan KPI 2020)
Cost Skema Offseting tidak berjalan Menurunkan piutang Bad Debt MD sebesar 25%
Morale Pengelolaan piutang tidak baik Penyelesaian piutang dilakukan disistem I-Vendz
Delivery Membutuhkan effort lebih sampai dengan 5 Hari untuk penyelesaian Offseting menjadi 3 hari
penyelesaian Offseting
 5. Pelaksanaan Perbaikan DO

TIMELINE
Realisasi
Rencana Kerja* PIC Bobot Tahun 2020 Gap Finding Gap Solving
Biaya
Apr May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec
Planning Utilisasi kebutuhan user Rp0 Ansori 15% 15,0% Keterbatasan Source Mapping data vendor &
Realisasi Fadli 7,5% 7,5% data Vendor & Customer customer oleh MD dan
Planning Research & Development Rp0 Yudhi 50% 16,7% 16,7% 16,7% Keterbatasan jumlah Controller
Koordinasi dengan tim
Realisasi Darmawan 16,7% 16,7% 16,7% SDM IT MD & Controller
Planning Proses testing tim ICT Rp0 Yudhi 15% 7,5% 7,5% Keterbatasan jumlah Koordinasi dengan tim
Realisasi Darmawan 5,0% 5,0% 5,0% SDM IT MD & Controller
Planning Implementasi Rp0 Ahmad Fauzi 10% 10,0% Data Vendor & Customer Sinkronisasi data vendor
Realisasi Awal Falah 10,0% belum sinkron, & customer di I-vendz
Planning Evaluasi & Perbaikan Rp0 FadliN
Iqbal 10% 3,3% 3,3% 3,3% Proses Offseting harus Perbaikan sistem oleh
Realisasi Zulkifli 3,3% 3,3% 3,3% dilakukan full cycle ICT
Planing 15% 17% 17% 17% 8% 8% 13% 3% 3%
Planing Komulatif 15% 32% 48% 65% 73% 80% 93% 97% 100%
Realisasi 8% 24% 17% 17% 5% 5% 18% 3% 3,3%
Realisasi Komulatif 8% 32% 48% 65% 70% 75% 93% 97% 100%
6. Evaluasi Hasil CHECK
Kondisi sebelum & Kondisi Sesudah Perbaikan Sesuai Panca Mutu

Keterangan
Panca Mutu Dampak issue/masalah awal (**) Sasaran Perbaikan Awal (***) Hasil Perbaikan Akhir
(****)

Quality : Data offseting sulit dimonitor
Safety : Tingginya piutang overdue
Cost : Skema Offseting tidak berjalan
Morale : Pengelolaan piutang tidak baik
Membutuhkan effort lebih sampai dengan 5
Delivery :
Hari untuk penyelesaian Offseting
Data piutang supplier otomatis muncul di Ivendz
penurunan piutang costumer sebesar
Rp 3.272.710.588 (sesuai dengan KPI 2020)
Menurunkan piutang Bad Debt MD sebesar 25%
Penyelesaian piutang dilakukan disistem I-Vendz
penyelesaian Offseting menjadi 3 hari
Data piutang supplier otomatis muncul di Ivendz Tercapai
penurunan piutang costumer sebesar
Rp 1.593.230.292 (sesuai KPI 2020) & Rp. Tercapai
728.911.627.- ditahun 2021
Menurunkan potensi piutang Bad Debt sebesar 49
Tercapai
% ditahun 2020 & 57 % ditahun 2021
Penyelesaian piutang dilakukan disistem I-Vendz Tercapai
penyelesaian Offseting menjadi 3 hari Tercapai

Hasil Pareto Penyebab Dominan – Setelah Perbaikan

Bobot
Klasifikasi Keterlambatan SLA
(%)
Methode 0 0%
Machine 0 0%
Enviroment 0 0%
Man 0 0%
Material 0 0%
7. Standarisasi ACTION
NOMER DAN NAMA STK HASIL PERBAIKAN

1. Task Force Pembenahan Bright SP-001/Q10200/2019-S0

2. TKO No.B-001/C12000/2021-S2 tentang Penyelesaiann Hutang Piutang Melalui Mekanisme Offseting di Sistem I-Vendz

SHARING KNOWLEDGE

• Sosialisasi offseting otomatis melalui I-Vendz

• Manual Book I-Vendz
• Video Tutorial I-Vendz
• Forum Komet Webinar

POTENSI REPLIKASI

Offseting otomatis melalui sistem I-Vendz awalnya digunakan untuk bisnis Merchandise, namun dapat diterapkan untuk seluruh Customer yang juga
sebagai supplier/vendor PT Pertamina Retail

POTENSI PATEN
Tidak Ada

POTENSI KOMERSIAL

Tidak Ada
TESTIMONI MANAJEMEN & MITRA KERJA
 KPI PENURUNAN PIUTANG BAD DEBT
8. Lampiran TAHUN 2020
8. Lampiran TATA KELOLA ORGANISASI
PENYELESAIAN HUTANG PIUTANG MELALUI MEKANISME
OFFSETING DI SISTEM DI SISTEM I-VENDZ
 TATA KELOLA ORGANISASI
8. Lampiran PENYELESAIAN HUTANG PIUTANG MELALUI MEKANISME OFFSETING DI SISTEM DI
SISTEM I-VENDZ
8. Lampiran
TATA KELOLA ORGANISASI
PENYELESAIAN HUTANG PIUTANG MELALUI MEKANISME
OFFSETING DI SISTEM DI SISTEM I-VENDZ
8. Lampiran
TATA KELOLA ORGANISASI
PENYELESAIAN HUTANG PIUTANG MELALUI MEKANISME
OFFSETING DI SISTEM DI SISTEM I-VENDZ
8. Lampiran TATA KELOLA ORGANISASI
PENYELESAIAN HUTANG PIUTANG MELALUI MEKANISME
OFFSETING DI SISTEM DI SISTEM I-VENDZ
8. Lampiran TATA KELOLA ORGANISASI
PENYISIHAN PIUTANG PERUSAHAAN
8. Lampiran
8. Lampiran SOSIALISASI OFFSETING OTOMATIS MELALUI
IVENDZ
8. Lampiran
MANUAL BOOK & VIDEO TUTORIAL IVENDZ
8. Lampiran
FORUM KOMET WEBINAR
8. Lampiran VERIFIKASI KEUANGAN
8. Lampiran MOC
8. Lampiran FORUM KOMET WEBINAR
TERIMA
KASIH