Professional Documents
Culture Documents
Robeet Thadi
Fakultas Ushuluddin, Adab dan Dakwah, Institut Agama Islam Negeri Bengkulu
Jl. Raden Fatah Pagar Dewa, Kecamatan Selebar, Kota Bengkulu, Bengkulu, 38211, Indonesia
No. Telp./HP: 085267034449
E-mail: robeet@iainbengkulu.ac.id
Naskah diterima tanggal 22 Januari 2020, direvisi tanggal 2 Mei 2020, disetujui tanggal 8 Mei 2020
Abstract. This study aims to evaluate the communication of academic services at IAIN Bengkulu.
The research method used is descriptive qualitative case studies using communication audit
approaches and models. The academic services communication audit at IAIN Bengkulu focused
on evaluating the direction of communication flow, the forms of distribution, and media use. The
data collection conduct through participant observation, in-depth interviews, and
documentation. There were 12 research informants from the academic section, and then the data
were analyzed for communication audit evaluations. The direction of academic service
information flow takes place formally through vertical communication. The direction of
information flow continues to flow from the head of the department to the academic staff and
vice versa, horizontally at the same level and cross-channel people who are in diverse
structures, and informally through a rumor. The direction of information flow has proceeded
smoothly, although there are still obstacles to the lack of confidence of some of the Kasubbag
and staff as an information delivery. Forms of disseminating academic service messages occur
simultaneously and sequentially, simultaneously the distribution of academic service information
and the selection of communication media is quite effective, but sequentially through written
media and not yet effective. The results of this study at least contribute to the research of the
field of organizational communication, especially the communication audit model on the
communication evaluation model.
Keywords: communication audit, information flow, academic services.
bawahannya sebagai bentuk aliran vertikal konsultasi dengan bagian lain, model
dalam komunikasi organisasi. komunikasi yang dikembangkan menurut
Seperti hasil wawancara mendalam Lukaman: “Bila itu antarstaf yang ada dalam
tentang informasi bagaimana cara melakukan fakultas biasanya langsung saja, tidak mesti
pekerjaan layanan akademik yang birokrasi, bila ke bagian lain di luar fakultas
disampaikan oleh atasan kepada bawahannya, biasanya kasubbag sendiri yang berhubungan,
sebagaimana dijelaskan oleh ibu Mamah intinya pekerjaan yang dilakukan kita percaya
Rahmah: “Biasanya kita menjelaskan kepada pada penyelesaian ada di staf (Lukman, 2015
staf, tentang cara melakukan pekerjaan Oktober 1).
sebagaimana yang ada pada uraian tugas Sementara berkenaan dengan aliran
masing-masing, uraian tugas itu biasanya komunikasi ke atas, bagaimana bawahan
diturunkan dari job description masing- memberikan masukan atau saran serta
masing jabatan, secara praktis semestinya mengungkapkan pikiran dan pekerjaan
mekanisme pelaksanaan pekerjaan itu kepada rekan kerja dan organisasi, salah
diuraikan melalui SOP, namun itu belum seorang informan, Isparina, menjelaskan:
maksimal,” (Rahmah, M. 2015, September “Walaupun tidak setiap waktu, biasanya kita
14). memberikan masukan dan gagasan baru
Kemudian wawancara dilanjutkan, disampaikan pada saat rapat-rapat, terkadang
tentang aliran informasi yang berlangsung prosedur, namun biasanya juga kita secara
bila bagian akademik membutuhkan informal menemui atasan untuk
konsultasi dan koordinasi dengan bidang lain menyampaikan ide dan perasaan kita tentang
sebagai bentuk arus aliran informasi secara pekerjaan,” (Isparina, 2015 September 27).
horizontal dan lintas saluran, Mamah Rahmah Penjelasan beberapa informan
menjelaskan: “Pekerjaan ini tentu tidak bisa penelitian, memberikan kepastian bahwa
kita tuntaskan sendiri, karena ini kerja aliran komunikasi organisasi di IAIN
organisasi, untuk tugas yang sifatnya butuh Bengkulu, terutama bagian akademik aliran
koordinasi dengan bagian lain, biasanya komunikasinya lancar, hal ini peneliti
langsung saya yang mengkoordinasikan, saksikan sendiri saat melakukan observasi
misalnya bagian humas dan kerjasama, tentang layanan akademik, baik atasan
bagian keuangan, salurannya bisa langsung maupun bawahan tidak ada rasa canggung
bisa juga dengan surat, tergantung kualitas untuk menyampaikan dan meminta informasi
informasi dan data yang dibutuhkan, berkaitan dengan pelaksanaan layanan
walaupun kita sedar sejauh ini terkadang akademik di IAIN Bengkulu.
masih ada kendala,” (Rahmah, M. 2015, Dalam audit komunikasi tentang arah
September 14). aliran informasi, terdapat dua arah yaitu
Kemudian wawancara dilanjutkan secara formal dan informal. Secara formal
dengan subbagian yang terlibat pada layanan akademik yang dilakukan bagian
pelayanan akademik, Anwar Junaidi, akademik IAIN Bengkulu melalui
mengungkapkan: “untuk melaksanakan tugas, komunikasi vertikal (komunikasi ke bawah
kita menjelaskan kepada staf melalui uraian dan komunikasi ke atas), komunikasi
tugasnya masing-masing, sebenarnya cara horizontal dan komunikasi diagonal,
melakukan pekerjaan itu harusnya sudah sementara secara informal melalui
diuraikan dalam SOP, kita sudah pernah selentingan.
mendengar tapi belum ada sosialisasinya,” Aliran komunikasi layanan akademik di
(Junaidi, A. 2015, September 25). IAIN Bengkulu dari atas ke bawah, informasi
Aliran informasi dalam organisasi tidak mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi
selamanya terjadi secara vertikal melalui kepada mereka yang berotoritas lebih rendah
downward communication dan upward yakni kabag hingga staf akademik, sebaliknya
communcition, tapi pada waktu-waktu komunikasi dari bawah ke atas mengalir dari
tertentu melalui horizontal communication, staf akademik, kasubbag menyampaikan
dan cross-channel communication. Bila informasi yang telah diperoleh kepada kepala
bagian membutuhkan koordinasi dan bagian akademik. Pada komunikasi vertikal
94
Jurnal Penelitian Komunikasi Vol. 23 No.1, Juli 2020: 89-100
terjadi two ways communication, namun komunikasi terjadi pada sesama fungsi dan
sifatnya sangat formal antara pimpinan pada tingkat jabatan yang setara. Komunikasi
dengan staf akademik. ini dapat mempermudah koordinasi yang
Komunikasi ke bawah tentang layanan dilakukan antarbagian, sehingga dalam
akademik kepada staf mengenai tata cara memberikan pelayanan akademik, anggota
melaksanakan tugas, acuan dasar dalam internal organisasi dapat melakukan diskusi
melaksanakan tugas, aturan, dan aplikasi untuk menyelesaikan tugas tersebut.
layanan akademik yang diterapkan organisasi, Komunikasi horizontal dalam layanan
serta menumbuhkan nilai mencintai tugas akademik terjadi manakala antar-kasubbag
kepada bawahannya dalam hal ini staf akademik baik di tingkat institut IAIN
akademik dan kemahasiswaan di lingkungan Bengkulu ataupun di fakultas menyampaikan
IAIN Bengkulu. Sementara komunikasi ke informasi dalam bentuk koordinasi tugas
atas mengomunikasikan beberapa hal kepada pelayanan akademik, atau antarstaf yang
atasan, terutama melaporkan kepada berada di bawah otoritas atasan yang sama
atasannya tentang pekerjaan yang sudah berbagi informasi bagaimana meyelesaikan
dikerjakan, menyampaikan kepada atasan tugas pelayanan akademik yang diberikan.
temuan dalam melaksanakan tugas dan fungsi Pernyataan ini sejalan dan mempertegas
yang belum mampu diselesaikan oleh staf, pernyataan Panghegar, bahwa sinkronisasi
menyampaikan masukan kepada atasan job desk sering terjadi sebagai akibat
sebagai bahan evaluasi pada bagian akademik menumpuknya jenis pekerjaan yang sama
atau IAIN secara keseluruhan dalam pada level yang sama, sehingga kerjasama
memberikan layana akademik kepada sivitas dalam menjalankan tugas menjadi kebutuhan
akademika khususnya mahasiswa. baik secara formal dan informal terutama di
Bagaimana aliran komunikasi vertikal level yang sama pada bagian akademik itu
(komunikasi ke bawah, dan komunikasi ke sendiri (Panghegar, 2013).
atas) dalam layanan akademik di IAIN Sedangkan komunikasi lintas saluran
Bengkulu dari audit komunikasi yang dalam layanan akademik di IAIN Bengkulu,
dilakukan proses komunikasi berlangsung sering terjadi manakala staf akademik dan
lancar walau masih ada kendala tertentu, kemahasiswaan IAIN Bengkulu berbagi
sejalan dengan apa yang dikemukakan informasi dan saling melengkapi kebutuhan
Masmuh, di mana komunikasi vertikal data pelayanan akademik dengan kasubbag
merupakan proses komunikasi yang akademik dan staf yang ada di fakultas.
berlangsung dari atas ke bawah yang dikenal Komunikasi lintas saluran ini dilakukan
dengan downward communication dan dari dalam upaya menyampaikan informasi
komunikasi dari bawah ke atas atau upward dengan menembus sekat-sekat fungsional
communication yang terjadi secara timbal masing-masing bagian.
balik atau two way traffic communication Komunikasi lintas saluran dominan
yang berlangsung secara formal (Nurlita, dilakukan oleh staf pada jabatan fungsional
2012). umum yang membidangi layanan akademik
Selain secara vertikal, arah aliran di IAIN Bengkulu, di sisi lain komunikasi
informasi layanan akademik di IAIN lintas saluaran juga banyak ditemukan
Bengkulu juga berlangsung secara horizontal, dilakukan oleh staf fungsional umum yang
komunikasi secara horizontal, merupakan mengharuskan mereka berkonsultasi dengan
komunikasi terjadi pada sesama fungsi dan bidang lain yang memiliki hubungan kerja
pada tingkat jabatan yang setara. Komunikasi dalam bidang akademik. Berdasarkan temuan
ini dapat mempermudah koordinasi yang ini, organisasi dalam hal ini IAIN Bengkulu
dilakukan antarbagian, sehingga dalam penting memberikan pendidikan kepada staf
memberikan pelayanan akademik, anggota untuk terampil dalam melakukan komunikasi
internal organisasi dapat melakukan diskusi lintas saluran melalui pelatihan komunikasi
untuk menyelesaikan tugas tersebut. efektif.
Aliran komunikasi layanan akademik di Arah aliran informasi secara informal
IAIN Bengkulu secara horizontal, merupakan melalui selentingan atau komunikasi pribadi.
95
Audit Komunikasi Organisasi Layanan Akademik di IAIN Bengkulu
Robeet Thadi
downward
Formal Vertikal
upward
Horizontal
Arus Informasi
Lintas Saluran
Informal Selentingan
Apa yang peneliti peroleh melalui belum ada sosialisasinya,” (Junaidi, A. 2015,
observasi ini, kemudian dilakukan cross- September 30).
check dengan bagian akademik dan ke Lebih lanjut Anwar Junaidi,
mahasiswa yang ada di rektorat maupun di menjelaskan: “Penyebaran informasi dari
tiga fakultas, dan hampir semua informan atasan saya, informasi itu berkenaan dengan
memberikan jawaban yang sama. Penyebaran kebijakan organisasi hasil keputusan rapat,
informasi peraturan, kebijakan, dan cara tapi tidak dibuat dalam bentuk peraturan atau
pelaksanaan pelayanan akademik, Kabag bahkan salinan hasil rapat yang disebarkan,
Akademik dan Kemahasiswaan IAIN atasan hanya menyampaikan secara lisan saja,
Bengkulu, Ibu Mamah Rahmah, menjelaskan: sehingga kita juga kesulitan untuk
“Informasi tentang pelaksanaan tugas, mengacunya dan menyampaikannya kepada
penyebaran kebawahan biasanya kita lihat bawahan” (Junaidi, A. 2015, September 30).
dulu sifat pesannya. Selama ini kalau itu Selanjutnya tentang efektivitas media
petunjuk pelaksanaan biasanya secara yang dipakai dalam penyebaran informasi
berurutan, apalagi kalau sifatnya melibatkan layanan akademik, informan lain Isparina
jabatan eselon, kalau yang praktis misalnya menjawab: “Biasanya kita sering diberikan
rapat-rapat, biasanya kita lakukan secara informasi tentang bagaimana sebuah tugas
serentak, mediapun disesuaikan (Rahmah, M. dilakukan, biasanya kalau keputusan rapat
2015, September 30). kita dipanggil dan diarahkan oleh atasan, tapi
Lebih lanjut Mamah Rahmah kita tidak mendapatkan salinan secara tertulis.
menjelaskan, bawah sebenarnya secara Namun kalo program atau kegiatan tersebut
internal, IAIN Bengkulu punyak petunjuk dari pusat biasanya ada panduannya sendiri,
dalam pelaksanaan tugas, selain yang diatur walaupun kadang-kadang kita cari sendiri di
dari pusat: “Sebenarnya kita ada job internet” (Isparina, 2015, September 30).
description, ada pedoman akademik dan ada Kemudian peneliti menanyakan kepada
SOP, tapi maaf belum tersebarkan secara informan yang berada pada level staf
merata. Media penyampaian pesannya masih akademik, tentang pedoman akademik, SOP
terbatas, seperti buku petunjuk yang atau kebijakan lainnya, apakah dipahami
menggunakan media tulisan, jumlah cukup isinya dan diaplikasikan dalam pelaksanaan
terbatas dan belum ada sosialisasi lengkap layanan akademik. Mardiana, memberikan
baik lisan maupun tulisan, informasinya jawaban: “Kita pernah dengar tentang buku
masih terbatas,” (Rahmah, M. 2015, pedoman akademik, SOP, tapi jujur kita
September 30). belum pernah tahu isinya seperti apa. Selama
Sedangkan informan lainnya, salah satu ini biasanya buku, SOP itu yang memiliki dan
Kasubbag Akademik di Fakultas Anwar menyimpannya atasan, jarang tersampaikan
Junaidi, ketika ditanya tentang ketersediaan kepada kita, walaupun dirapat pimpinan
acuan pelaksanaan tugas dan cara sering menyampaikan bahwa kita ada
penyebarannya, beliau menjawab: “Uraian panduan akademik, ada SOP namun
tugas masing-masing pegawai sudah punya sosialisasi pemberlakuannya kepada kita
dan sudah tersosialisasi dengan baik, masih sangat kurang,” (Mardiana, 2015,
demikian job description. Namun kadang- September 30).
kadang dalam menjalankan tugas, kita butuh Informan lain, ketika ditanya hal yang
peraturan, butuh acuan prosedur yang sama menyoal tentang sosialisasi peraturan,
baku...ini saya belum bisa menyebarkan pedoman, SOP maupun kebijakan organisasi,
kepada bawahan, pernah mendengar kita ada jawaban yang diberikan juga hampir sama,
SOP, ada pedoman akademik dan sudah seperti yang disampaikan oleh Junidia Puspita
dibukukan, tetapi informasi itu biasanya kita Seri: “Kadang kita bingung sendiri menjawab
peroleh ketika ada rapat akademik dan rapat pertanyaan mahasiswa, contoh yang baru-
pimpinan, sudah saya sampaikan dalam baru ini tentang standar penentuan jumlah
bentuk lisan kepada bawahan, namun kita SKS mahasiswa pada saat mengisi KRS, apa
kesulitan karena bukunya tidak ada dan menggunakan IPK atau IPS. Katanya di
pedoman akademik IPS tapi kita IPK. Karena
97
Audit Komunikasi Organisasi Layanan Akademik di IAIN Bengkulu
Robeet Thadi
selama ini kita jarang sekali mendapatkan menghadirkan budaya organisasi dalam
informasi baik dari atasan maupun sejawat komunikasi organisasi (Alvian, 2016).
sendiri tentang pedoman akademik, kiat Baik arah aliran informasi, bentuk
pernah dengar ada pedoman tapi kita belum penyebaran pesan dan media yang digunakan
tahu persis isinya apa” (Sari, 2015, September dalam layanan akademik IAIN Bengkulu
30). dapat memberikan pengaruh yang besar
Beberapa jawaban informan di atas, terhadap kualitas layanan yang ada.
memberikan informasi dalam penelitian ini, Pemaknaan akan informasi yang ada dalam
bahwa penyebaran informasi dan pemilihan memberikan layanan mulai dari bagimana
media yang dipakai dalam pelaksanaan informasi disampaikan, bagaimana informasi
layanan akademik cukup variatif, ada yang dimaknai dan bagaimana penerima informasi
serentak, ada yang berurutan maupun menciptakan pesan untuk orang lain
serentak berurutan. Media penyebaran menentukan efektivitas pesan itu sendiri.
informasi pun, ada secara lisan, dengan Pembentukan, pengiriman, dan
tulisan, tulisan diikuti lisan maupun lisan pemaknaan pesan layananan akademik
diikuti tulisan. menjadi tahapan dalam menyebarkan pesan
Penyebaran pesan secara serentak, di layanan ke dalam organisasi secara
IAIN Bengkulu Penyebaran dilakukan menyeluruh. Aliran informasi dalam layanan
melalui media tertulis seperti surat, memo, akademik di IAIN Bengkulu terjadi secara
pertemuan secara langsung, dan melalui berkesinambungan, bagaimana pesan
media telekomunikasi (telepon dan SMS), diciptakan, ditampilkan dan diinterpretasikan
sebagai salah satu cara yang digunakan oleh oleh atasan dan bawahan dalam memberikan
organisasi yang bertujuan untuk menyebarkan layanan akademik mahasiswa. Bentuk
informasi kepada semua anggota secara penyebaran pesan dan media yang digunakan
serentak. Hal ini senada dengan pernyataan juga akan membentuk budaya organisasi
Ramadani, Lestari & Susilo, bahwa dalam iklim komunikasi organisasi khususnya
pemanfaatan teknologi komunikasi seperti dalam pemberian layanan akademik di IAIN
telepon, pesan singkat dan sistem jaringan Bengkulu.
komputer dapat memperlancar memperoleh Hasil audit komunikasi dalam
pesan yang dibutuhkan, semua itu dapat pemilihan bentuk/media komunikasi yang
membantu menghasilkan performa bagian digunakan oleh bagian akademik, bagaimana
dan staf organisasi yang ada (Ramadani, distribusi informasi berkenaan dengan
Lestari & Susilo, 2015). layanan akademik terutama berkaitan dengan
Penyebaran pesan dalam layanan pedoman, panduan, kebijakan dan praktik-
akademik terjadi secara serentak, di mana praktik organisasi ditemukan belum berjalan
bagian, subbagian, lembaga, atau unit lain efektif. Masih ditemukan sumbatan aliran
mendapatkan informasi secara serentak atau komunikasi melalui penyebaran informasi
bersamaan. Pada batasan ini distribusi secara berurutan, karena pada level tertentu
informasi layanan akademik di IAIN bagian akademik belum percaya diri untuk
Bengkulu dan pemilihan media komunikasi menyampaikan pesan secara bertahap.
berlangsung efektif dan efisien, namun pada Beberapa kasus sebagai temuan audit
penyebaran pesan secara berurutan, komunikasi dalam penelitian antara lain:
sebagaimana kita ketahui pesan disampaikan pertama, secara fisik beberapa pedoman
secara berjenjang dan bersifat dua arah belum penyelenggaraan kegiatan akademik sudah
begitu efektif. dimiliki dan telah didistribusikan secara
Bentuk penyebaran pesan ini terbatas, namun belum optimal mampu
membentuk perilaku atau budaya organisasi disosialisasikan kepada pengguna/pemakai
dalam distribusi informasi di IAIN Bengkulu pedoman tersebut, seperti pedoman akademik
khususnya pada layanan akademik. Secara dan SOP yang masih menyentuh level top
spesifik pengulangan model penyampaian leader pada setiap bagian, baik itu tingkat
pesan melalui simbol-simbol baik secara lisan rektorat, fakultas, lembaga maupun jurusan
maupun tertulis berupa ide atau gagasan dan program studi.
98
Jurnal Penelitian Komunikasi Vol. 23 No.1, Juli 2020: 89-100
Audit Komunikasi
Tertulis
Serentak efektif
Lisan
Penyebaran
Pesan
Lisan
Tertulis
Pedoman
Akademik, SOP,
Salinan Rapat
100