2.PANDUAN PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS Baruga

PEMERINTAH KABUPATEN BANTAENG
DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS BARUGA
JL. Poros Bantaeng-Bulukumba Km 139 Desa Baruga, Kecamatan Pajukukang,
Kode Pos 92461
Email: puskesmasbaruga@yahoo.co.id.
PANDUAN KEGIATAN
RUANG PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS
UPT. PUSKESMAS BARUGA

TAHUN 2023
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
BAB I
PENDAHULUAN
A. DEFINISI
1. Front Office
Front Office adalah salah satu tempat yang berada paling depan
yang merupakan pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi
sehingga mudah diakses oleh pihak luar, baik dalam hal informasi
maupun secara operasional
2. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat
pendataan dan pencatatan data pasien untuk mendapatkan
pelayanan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang
masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehanan
yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung
kepada dokter, dokter gigi, dan kepada petugas kesehatan lainnya
4. Identifikasi Pasien
Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan
pencatatan segala keterangan serta bukti bukti dalam penentuan
status pasien
5. Pasien Baru
Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk
pertama kalinya, pasien baru dengan nomer regester lama adalah
kunjungan pasien untuk yang pertama kali tetapi salah satu
anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke
penyedia layanan
6. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat
dengan nomer register sebagai kunjungan lama
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
7. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan
kesehatan dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama
dengan penyedia layanan
8. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari
badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan
penyedia layanan (Jamkesmas, Askes, Jamkesda, Pemegang
Kartu KIS )
9. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60
tahun, Disabilitas, Pasien pengobatan TBC, Pasien penderita
gangguan kesehatan jiwa, Pasien Gawat Darurat )
10. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas
pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang diberikan kepada setiap pasien
11. Kartu Pengenal Pasien
Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi
tentang data pasien, nomer induk regester yang dimiliki dalam satu
keluarga, daftar nama nama anggota keluarga tertanggung
12. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang
dikemas dalam satu folder dengan satu nomer register induk
13. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri
atas nama pasien dengan nomer register sendiri
14. Kasir
Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
15. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-
tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta
maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca
yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik secara
elektronik ata upun non-elektronik dengan tujuan agar mereka
mengetahui atau memahaminya.
16. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan
mengenai tatacara pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau
keluarga pasien oleh petugas pendaftaran untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan
17. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang
untuk mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu
18. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai
pasien
19. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus
dilakukan oleh seseorang
20. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus
dilakukan oleh seseorang Pasien
21. Alur Pendaftran
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui
pasien dalam hal melakukan pendaftaran.
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
22. Alur Pelayanan

Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui
pasien secara keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh
pelayanan
23. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang
teperinci dan tetulis yang harus diikuti demi mencapai
keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
BAB II
RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada
di UPT Puskesmas Baruga, meliputi
1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru
4. Pencarian Kartu Rekam Medis lama
5. Distribusi Kartu Rekam Medis ke Poli
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN
A. Proses Pendaftaran Pasien
1. Petugas Loket di Front Office menerima Kedatangan Pasien

2. Petugas Loket di Front Office melakukan identifikasi pasien
- Petugas Loket di Front Office menanyakan Nama, Alamat
tempat tinggal, tanggal lahir, susunan anggota keluarga
- Petugas Loket di Front Office menyakan KTP / Kartu
Pengenal yang dimiliki pasien
- Petugas Loket di Front Office menanyakan kartu
kepesertaan jaminan kesehatan ( JKN, KIS, ASKES,
Jamkeda )
3. Jika pasien baru, maka Petugas Loket di Front Office
melakukan pendataan pasien baru dan memberikan nomer
antrian
4. Jika pasien lama, maka Petugas Loket di Front Office
memberikan nomer antrian pendaftaran, warna Putih untuk
BP/Poli Umum, warna Merah untuk Poli Gigi, warna Kuning
untuk Poli KIA/KB, kecuali Pasien usia lanjut dan pasien
dengan kreteria tertentu (Khusus) akan diberikan kartu warna
Hijau
5. Petugas Loket di Front Office mempersilahkan pasien untuk
meletakkan nomor antrian pada keranjang sesuai dengan
warna kartu
6. Petugas Loket Pendaftaran pendaftaran mendahulukan pasien
pemegang kartu Hijau dan pasien gawat darurat
7. Petugas Loket Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk
menunggu di ruang tunggu
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
8. Petugas Loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru

untuk pasien baru
9. Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi
- Nama Pasien
- Nama KK
- Alamat Tempat Tinggal
- No. Register Kunjungan
10. Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien
baru yang berisi :
- Nama Unit Pelayanan
- Nama Kepala Keluarga
- Tanggal lahir / Umum KK
- Nomer Regester Kunjungan ( Famili Folder )
- Nama Pasien dalam daftar nama anggota keluarga
11. Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari
dan mengambil Kartu Rekam medis milik pasien sesuai
dengan nomer register yang dimiliki pasien, adapun prosesnya
adalah :
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan Alamat,
Nama KK, No. Urut
- Buka aplikasi Office Excel data rekam medis Pasien UPT
Puskesmas Baruga
- Buka desa / alamat pasien yang tercatat pertama kali
- Searcing Nomer register pasien pada aplikasi
- Nomer rak rekam medis terdeteksi ( dalam Family Folder )
- Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai dengan
nama Pasien
12. Petugas Loket Pendaftaran mencatat Kartu Rekam Medis yang
didistribusikan ke Poli yang dituju pada buku catatan akses
Rekam Medis
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
13. Petugas Loket Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan

dan nomor panggilan untuk poli yang dituju
14. Petugas Loket Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu
Pengenal Pasien / Kartu Kepesertaan Jaminan Kesehatan
(JKN) berobat milik pasien
15. Petugas Loket Pendaftaran menginformasikan pada pasien
untuk menunggu panggilan dari poli yang dituju
16. Petugas Loket Pendaftaran mendistribusikan Kartu Rekam
medis kepada poli yang dituju
B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas Loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas Loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban
kepada pasien
4. Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet
5. Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien
untuk bertanya apabila ada yang kurang jelas atau kurang
dimengerti
6. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang
hak dan kewajiban sebagai pasien
7. Petugas Loket menutup kegiatan
8. Hak-Hak Pasien
- Pasien berhak memperoleh informasi mengenai tata tertib
dan peraturan yang berlaku di puskesmas
- Pasien berhak atas pelayanan yang manusiawi, adil dan
jujur.
- Pasien berhak memperoleh pelayanan medis yang
bermutu sesuai dengan standar profesi kedokteran /
kedokteran gigi dan tanpa diskriminasi .
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
- Pasien berhak memperoleh asuhan keperawatan dengan

standar profesi keperawatan
- Pasien tidak diperkenankan memilih dokter dan
paramedis sesuai dengan keinginannya karena
keterbatasan tenaga medis yang ada di puskesmas.
- Pasien berhak atas “privacy” dan kerahasiaan penyakit
yang diderita termasuk data-data medisnya.
- Pasien berhak mendapat informasi yang meliputi :
 penyakit yang diderita tindakan medik apa yang
hendak dilakukan
 kemungkinan penyakit sebagai akibat tindakan tsb
sebut dan tindakan untuk mengatasinya
 alternatif terapi lainnya
 prognosanva.
 perkiraan biaya pengobatan
- Pasien berhak menyetujui/memberikan izin atas tindakan
yang akan dilakukan oleh dokter sehubungan dengan
penyakit yang dideritanya
- Pasien berhak menolak tindakan yang hendak dilakukan
terhadap dirinya dan mengakhiri pengobatan serta
perawatan atas tanggung jawab sendiri setelah
memperoleh informasi yang jelas tentang penyakitnya.
- Pasien berhak atas keamanan dan keselamatan dirinya
selama dalam perawatan dan pengobatan di puskesmas
- Pasien berhak mengajukan usul, saran, perbaikan dan
keluhan atas perlakuan pihak puskesmas terhadap
dirinya.
9. Kewajiban Pasien
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
- Pasien berkewajiban membawa KTP, Kartu pengenal

pasien, Kartu kepesertaan JKN, serta menyerahkan Foto
copy KSK bagi pasien yang melakukan pendaftaran untuk
pertama kalinya.
- Pasien dan keluarga pasien berkewajiban untuk mentaati
segala peraturan dan tata tertib yang ada di puskesmas
- Pasien berkewajiban mengikuti alur pendaftaran serta alur
pelayanan yang berlaku di puskesmas
- Pasien berkewajiban untuk mematuhi segala instruksi
dokter, perawat,dan bidan dalam menjalani pengobatan.
- Pasien berkewajiban memberikan informasi dengan jujur
dan selengkapnya tentang penyakit yang diderita kepada
dokter yang merawat.
- Pasien dan atau penanggungnya berkewajiban untuk
melunasi semua biaya tindakan yang diterimanya sesuai
dengan peraturan yang berlaku, kecuali peserta JKN yang
terdaftar di Faskes UPT Puskesmas Baruga.
C. Proses Penyampaian Informasi lainya

Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai
berikut :
1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien
datang ke Puskesmas.
3. Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau
kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut
sesuai dengan apa yang dibutuhkan pasien dengan
menggunakan bahasa sesederhana mungkin dan kalimat
yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan

Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan Pasien adalah
sebagai berikut :
a. Petugas dari Unit Layanan Klinis mengembalikan Kartu
Reka Medis
b. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pemeriksaan
kelengkapan isi dari Kartu Rekam Medis
c. Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah
Kartu Rekam Medis yang keluar harus sama Kartu Rekam
Medis yang kembali
d. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pencatatan
kunjungan pasien berdasarkan jenis kunjungan dan jenis
pasien pada buku register kunjungan pada hari yang sama
E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai
berikut :
a. Petugas Loket Pendaftaran mengelompokkan menurut
Alamat desa / kelurahan Pasien yang tercatat pertama kali,
Nama Inisial KK, dan nomor urut ( sesuai kode )
b. Petugas Loket Pendaftaran menata kembali Kartu Rekam
medis ( Individu Folder ) pada Family Folder sesuai dengan
kode yang tertera
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
BAB IV
DOKUMENTASI
1. Nomer urut antrian

- Warna hijau untuk poli BP/Umum
- Warna merah muda untuk poli KIA/KB
- Warna kuning untuk Poli Gigi
- Warna putih untuk pasien khusus
2. Kartu rekam medis
3. Kartu pengenal pasien
4. Buku Pencatatan Keluhan / Komplain Pasien
5. Buku Tindak Lanjut Komplain / Keluhan pasien / Pencatatan
Penyampaian Informasi
6. Buku Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis
7. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
8. Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis
9. Register Kunjungan
10. Format laporan
DINAS KESEHATAN
Kode Pos 92461
LAMPIRAN
( Foto / Dokumentasi )
1. Nomor urut antrian
2. Kartu rekam medis
3. Buku Pencatatan
??
4. Register Kunjungan
??
5. Format laporan

2.PANDUAN PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS Baruga

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

2.PANDUAN PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS Baruga

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PEMERINTAH KABUPATEN BANTAENG

UPT. PUSKESMAS BARUGA

22. Alur Pelayanan

RUANG LINGKUP PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Petugas Loket di Front Office menerima Kedatangan Pasien

8. Petugas Loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru

13. Petugas Loket Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan

B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

- Pasien berhak memperoleh asuhan keperawatan dengan

- Pasien berkewajiban membawa KTP, Kartu pengenal

C. Proses Penyampaian Informasi lainya

D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan

E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

1. Nomer urut antrian

1. Nomor urut antrian

2. Kartu rekam medis

You might also like