ONP_Mali GESTION DU COURRIER ET ARCHIVES AD.GCA.

P01
Courrier arrivée
Rédaction : 26/02/13 Validation : 26/02/13 Rédacteur : ACT

1. Objet :
Décrire la procédure du traitement du courrier arrivée.

2. Champ d’application :
La procédure s’applique à tout courrier quelle que soit sa provenance et quelle que soit sa
nature (lettre, facture, chèque, rapport, avis de réunion, demande d’inscription, demande
d’agrément, demande de licence, demande de site, demande de transfert de site, fax, courrier
électronique ou e-mail, message téléphonique, etc.) qui rentre au CN, CC et CR.

3. Règles de gestion :
Tout courrier arrivée est :
1. Réceptionné, déchargé et enregistré ;
2. Accompagné de la fiche courrier arrivée qui est édité et renseigné ;
3. Soumis à la lecture du président du conseil ;
4. Distribué aux destinataires selon les instructions du président du conseil ;
5. Photocopié et 1 copie est archivée.

Le courrier électronique reçu dans la boite e-mail officielle est imprimé et soumis aux mêmes
règles que le courrier classique.
Le message téléphonique, en l’absence du correspondant, est rédigé sur feuillet du carnet
autocopiant de messages téléphoniques et remis directement à son destinataire.

4. Liste des opérations:

1. Réception du courrier ;
2. Enregistrement et transmission du courrier au président du conseil ;
3. Lecture du courrier par le président du conseil ;
4. Photocopie du courrier annoté ;
5. Enregistrement du courrier annoté ;
6. Distribution du courrier annoté aux destinataires ;
7. Classement des documents.

5. Description de la procédure :

Intervenants Descriptions des tâches Documents et

interfaces
Secrétaire Réception du courrier
- Ouvrir en présence du coursier de l’expéditeur les plis Registre de
fermés et vérifier leurs contenus ; l’expéditeur ou
- Vérifier l’exactitude et la complétude des courriers ; document présenté par
- Emarger dans le registre de l’expéditeur ou le l’expéditeur, carnet
document présenté par l’expéditeur ; pour messages
- Récupérer les fax ; téléphoniques,
- Rechercher les nouveaux messages électroniques et les coursier
imprimer ;
- Réceptionner les appels téléphoniques, les enregistrer
et remettre directement les messages à leur destinataire.

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Manuel de procédures – ONP, Version n°0.0 du 26 février 2013 Page 1 sur 3
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Courrier arrivée
Rédaction : 26/02/13 Validation : 26/02/13 Rédacteur : ACT

Intervenants Descriptions des tâches Documents et

interfaces
Enregistrement et transmission du courrier au président
du conseil
- Enregistrer le courrier ; Registre courrier
- Editer et joindre au courrier 1 fiche courrier arrivée ; arrivée, fiche courrier
- Classer les courriers dans le parapheur ; arrivée, parapheur
- Remettre sans délai le parapheur au président du
conseil pour lecture.

Président du Lecture du courrier

conseil - Lire et annoter le courrier ; Courier arrivée
- Remettre le courrier lu et annoté à la secrétaire.

Secrétaire Photocopie du courrier annoté

- Vérifier l’exhaustivité de la lecture et l’exactitude de Courrier arrivée,
l’imputation ; coursier
- Photocopier ou faire photocopier le courrier en autant
de copie que de destinataires.

Enregistrement du courrier annoté

- Enregistrer les courriers dans le registre ou cahier de Registre ou cahier de
transmission interne selon les annotations du président transmission interne,
du conseil ; coursier, courrier
- Constituer les lots de courriers par destinataire;
- Remettre les lots et le registre de transmission interne
au coursier pour leur distribution aux destinataires.

Coursier Distribution du courrier

- Vérifier la complétude des lots reçus ; Registre/cahier de
- Remettre les lots aux destinataires contre décharge ; transmission interne,
- Remettre le registre de transmission interne à la courrier
secrétaire après distribution.

Secrétaire Classement des documents

Classer 1 copie du courrier dans le classeur Classeur courrier
courrier arrivée. arrivée

6. Annexe(s) :
REGISTRE COURRIER ARRIVEE

Date N° Référence Expéditeur Objet Observations

arrivée d’ordre

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Courrier arrivée
Rédaction : 26/02/13 Validation : 26/02/13 Rédacteur : ACT

CAHIER DE TRANSMISSION INTERNE

Date N° Destinataire Référence Décharge

expédition d’ordre

MESSAGE TELEPHONIQUE

Le …………………………………………….…201… à ………….…h ………….…mn..

Message reçu de ……………………………………………………………………………..
Destiné à………………………………………………………………………….………….
Objet……………………………………………………………..…………………………..
…………………………………………………………………………….………………….
Disposition à prendre…………………………………………………….……………………
A téléphoné Est venu Va rappeler Urgent

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