Akademia Finansów i Biznesu Vistula

w Warszawie
Wydział Biznesu i Stosunków
Międzynarodowych
Przedmiot: Finanse przedsiębiorstw z
elementami rachunkowości finansowej

Wybrane aspekty prowadzenia

rachunkowości

Aleksandra Cieliczko nr albumu 53567

Agnieszka Kowalik nr albumu 62676
Zuzanna Borecka nr albumu 64966
Klaudia Olszańska nr albumu 62699
Paulina Staniszewska nr albumu 65869

Warszawa, grudzień 2023

SPIS TREŚCI
1. Formalnoprawne podstawy prowadzenia rachunkowości
1.1. Wprowadzenie
1.2. Ustawa o rachunkowości
1.3. Odpowiedzialność za rachunkowość wg Ustawy o rachunkowości
1.4. Krajowe Standardy Rachunkowości
2. Układ chronologiczno-systematyczny prowadzenia rachunkowości
2.1. Porządek chronologiczny
2.2. Porządek systematyczny
3. Zakładowy plan kont
3.1. Wprowadzenie
3.2. Konta księgowe syntetyczne
3.3. Konta księgowe analityczne
3.4. Zasady budowy numeru konta
3.5. Zakładowy plan kont - przykłady
4. Księgi rachunkowe
4.1. Wprowadzenie
4.2. Rodzaje i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
4.3. Zasady ewidencji operacji gospodarczych na kontach księgowych
4.4. Zasady sporządzania i zamykania ksiąg rachunkowych
4.5. Zasady przechowywania i udostępniania ksiąg rachunkowych
4.6. Zasady kontroli ksiąg rachunkowych
4.7. Elementy ksiąg rachunkowych
4.8. Cechy ksiąg rachunkowych
5. Prowadzenie dokumentacji operacji gospodarczych
5.1. Osiem podstawowych zasad rachunkowości
5.2. Elementy każdego dokumentu księgowego
5.3. Dowody księgowe
6. Prowadzenie kont i techniki ewidencyjne
6.1. Tradycyjna technika ręczna
6.1.1. Ewidencja tabelaryczna
6.1.2. Ewidencja rejestrowa
6.1.3. Metoda przebitkowa
6.2. Technika komputerowa
6.3. Księgowość uproszczona
6.4. Księgowość pełna
7. Bibliografia

I. Formalnoprawne podstawy prowadzenia rachunkowości

Rachunkowość w Polsce jest prowadzona według dwóch zbiorów przepisów:
1. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. ( z późniejszymi jej
nowelizacjami, wzorowanej na Dyrektywach Unii Europejskiej oraz w pewnym stopniu na
Międzynarodowych Standardach Rachunkowości).
2. Krajowe Standardy Rachunkowości ustanowione przez Komitet Standardów
Rachunkowości
Od 1 stycznia 2005 r. określone jednostki obligatoryjnie lub fakultatywnie prowadzą
rachunkowość według przepisów określonych w Międzynarodowych Standardach
Rachunkowości. Zgodnie z nimi sporządza się skonsolidowane sprawozdania finansowe
emitentów papierów wartościowych dopuszczone do publicznego obrotu oraz banków.
Ustawa o rachunkowości obejmuje:
1. Przepisy ogólne - przedmiot, podmiot, definicje, polityka rachunkowości
2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych - polityka rachunkowości, zasady rachunkowości,
dowody księgowe i zapis księgowy.
3. Inwentaryzacja
4. Wycena aktywów oraz ustalenie wyniku finansowego
5. Łączenie spółek.
6. Sprawozdania finansowe jednostki.
7. Skonsolidowane sprawozdania grupy kapitałowej
8. Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.
9. Badanie, składanie do właściwego sądu, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań
finansowych.
10. Ochrona danych (przechowywanie i udostępnianie danych).
11. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
12. Odpowiedzialność karna
13. Przepisy szczególne oraz przejściowe.
14. Zmiany w przepisach obowiązujących
Odpowiedzialność za rachunkowość wg. Ustawy o rachunkowości
Odpowiedzialność może być bezpośrednia lub z tytułu nadzoru. Odpowiedzialnym z tytułu
nadzoru jest zawsze kierownik jednostki. Na kierowniku jednostki może ciążyć
odpowiedzialność bezpośrednia, chyba że nastąpi jej powierzenie innym osobom lub
jednostkom, w formie pisemnej i za jej zgodą np. główny księgowy lub jednostka prowadząca
usługi księgowe. W przypadku jednostki, którą nadzoruje organ wieloosobowy i nie została
wyznaczona osoba odpowiedzialna za rachunkowość; odpowiedzialność ponoszą wszyscy
członkowie tego organu.
Przetwarzanie informacji w rachunkowości to wieloetapowy proces na który składają
się:
1. Identyfikacja operacji gospodarczych - wpływ na składniki majątkowe i wynik finansowy,
identyfikacja uczestniczących stron
2. Pomiar operacji gospodarczych w jednostkach naturalnych i w mierniku pieniężnym
3. Wycena operacji gospodarczych w walucie krajowej w cenie nabycia lub w koszcie
wytworzenia, dla określonych operacji w wartości szacunkowej.
4. Dokumentacja operacji gospodarczych dokumentami księgowymi własnymi i obcymi
5. Kontrola dokumentacji pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym i ich
kwalifikacja (dekretacja) do ujęcia w księgach rachunkowych
6. Rejestracja operacji gospodarczych w ujęciu syntetycznym i analitycznym, wg porządku
chronologicznego i systematycznego
7. Przetwarzanie zarejestrowanych operacji gospodarczych poprzez agregowanie,
dezagregowanie, rozliczanie, kalkulowanie w celu doprowadzenia ich do postaci
sprawozdawczej
8. Weryfikacja stanu ewidencyjnego na podstawie danych inwentaryzacji do ich
rzeczywistego stanu
9. Wycena aktywów i pasywów na moment bilansowy, uwzględniająca utratę wartości oraz
uwzględniająca dla określonych składników wycenę rynkową
10. Sporządzenie sprawozdania finansowego
11. Analiza finansowa na podstawie sprawozdań finansowych
12. Badanie ksiąg i sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta
13. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez odpowiednie organy
14. Zamknięcie ksiąg rachunkowych
15. Przekazanie do publikacji sprawozdania finansowego w Monitorze Sądowym i
Gospodarczym oraz jego złożenie w urzędzie skarbowym i w Krajowym Rejestrze Sądowym
Sprawozdanie jest produktem finalnym rachunkowości udostępnianym różnym
użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym.
W myśl ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać opis w języku polskim
przyjętych przez nią zasad rachunkowości obejmujący w szczególności określenie:
1. stosowanego roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych
2. Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w szczególności
w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych a w szczególności:
  zakładowego planu kont ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte
zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych
oraz ich powiązania z kontami księgi głównej
 wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera
wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych
nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich
funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania
danych
 opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych
przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz
programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania
wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony
danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i
systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty
rozpoczęcia jego eksploatacji.
4. organizacyjnych rozwiązań służących ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych i innych stanowiących podstawę dokonanych w nich
zapisów
Krajowe Standardy Rachunkowości:
KSR nr 1: Rachunek przepływów pieniężnych
KSR nr 2: Podatek dochodowy
KSR nr 3: Niezakończone usługi budowlane
KSR nr 4: Utrata wartości aktywów
KSR nr 5: Leasing, najem i dzierżawa
KSR nr 6: Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe
KSR nr 7: Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie
błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja
KSR nr 8: Działalność deweloperska
KSR nr 9: Sprawozdanie z działalności
KSR nr 10: Umowy o partnerstwie publiczno-prawnym oraz umowy koncesji na roboty
budowlane lub usługi
KSR nr 11: Środki trwałe
KSR nr 12: Działalność rolnicza

II. Układ chronologiczno-systematyczny prowadzenia rachunkowości

Ewidencja operacji gospodarczych jest dokonywana w rachunkowości według dwóch
porządków:
1. chronologicznego
 2. systematycznego
Porządek chronologiczny wymaga ujęcia operacji gospodarczych na bieżąco, z
zachowaniem kolejności dat ich wykonywania, przy jednoczesnym podziale na poszczególne
okresy sprawozdawcze. Do zapisywania danych w porządku chronologicznym stosowany jest
dziennik. Z chronologią zapisów wiąże się terminowość ich dokonywania czyli prowadzenia
rejestracji na bieżąco:
 pochodzące z niej informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym
jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie
rozliczeń finansowych
 zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za
poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca w terminie
dostosowanym do obowiązków sprawozdawczych a za rok obrotowy nie później niż
do 85 dni po dniu bilansowym
 zapisy w księgach rachunkowych dotyczące operacji gotówką czekami i wekslami
obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii, następują w tym samym dniu w
którym zostały dokonane.
Porządek systematyczny w rachunkowości jest spełniony w przypadku, gdy możliwe jest
uzyskanie informacji w odpowiednich przekrojach, z wyodrębnieniem szczegółowych
kategorii rachunkowych, które mają szczególnie istotne znaczenie do oceny sytuacji
finansowej
Podstawowe przekroje informacyjne w rachunkowości powinny zapewnić uzyskanie
informacji odnośnie:
 stanu środków pieniężnych, rzeczowego majątku trwałego i obrotowego, inwestycji,
należności i zobowiązań kredytów, kapitałów (funduszów)
 wysokości poniesionych kosztów, osiągniętych przychodów oraz innych elementów
kształtujących wynik finansowy.
 innych danych poza wymienionymi powyżej niezbędnych do przedstawienia
rzetelnego i jasnego obrazu stanu i sytuacji finansowej jednostki, a przeznaczonych
dla opinii publicznej, właścicieli, kredytodawców, organów statystyki państwowej, a
także danych do wszelkich rozliczeń finansowych ze Skarbem Państwa, budżetami
oraz kontrahentami jednostki, jak również do sporządzania sprawozdania
finansowego, czyli bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej oraz jeśli
istnieje wymóg formalny, sporządzenia sprawozdania z przepływu środków
pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale własnym oraz sporządzenia deklaracji i
zeznań podatkowych.
Wyrazem porządku systematycznego w rachunkowości jest zestaw kont syntetycznych oraz
zestaw prowadzonych do nich kont analitycznych.
Dokonane w księgach rachunkowych zapisy systematyczne muszą być powiązane z zapisami
chronologicznymi w sposób wynikający ze stosowanej formy i techniki prowadzenia ksiąg
rachunkowych

III. Zakładowy plan kont

Zakładowy plan kont (ZPK) w rachunkowości to zestawienie kont rachunkowych, które są
stosowane w danym przedsiębiorstwie do ewidencji operacji gospodarczych. Plan ten jest
tworzony na podstawie przepisów prawa oraz specyfiki działalności przedsiębiorstwa.
Wykazuje on ustalone konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz przyjęte zasady
klasyfikacji zdarzeń.
Podstawą opracowania zakładowego planu kont (ZPK) jest ustawa z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) - według stanu prawnego na dzień
31 marca 2008 r. Ponadto uwzględniono również przepisy:
1. ustawy o podatku od towarów i usług (skrót: ustawa o VAT) oraz rozporządzeń
wykonawczych do tej ustawy - w zakresie, w jakim mają wpływ na przebieg księgowań
dostaw i nabyć,
2. ustawy o podatku akcyzowym - w zakresie jak w pkt 1,
3. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (skrót: updop) oraz ustawy o
podatku dochodowym od osób fizycznych (skrót: updof) - w zakresie dotyczącym m.in.
momentu sprzedaży, obejmowania akcji lub udziałów w spółkach w zamian za wkład
niepieniężny,
4. ustawy Kodeks spółek handlowych (skrót: K.s.h.) - w zakresie szczegółowych rozwiązań
dotyczących ewidencji kapitałów i ich zmian przez spółki handlowe (osobowe i kapitałowe),
5. Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (skrót: MSR) - w zakresie
dopuszczonym art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości, tj. w przypadku braku właściwego
krajowego standardu,
6. inne - w zakresie niezbędnym dla potrzeb ewidencji, powoływane przy wyjaśnianiu
poszczególnych kwestii.
Istnienie zakładowego planu kont jest istotne, ponieważ wynika z niego to, jakie zdarzenia
gospodarcze i w jakim czasie zostały dokonane. Dzięki temu możliwe jest sporządzenie
sprawozdania finansowego jednostki. Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont
syntetycznych oraz analitycznych.
1. Konta księgowe syntetyczne
• inaczej konta zbiorcze: gromadzą dane dotyczące grup zasobów majątkowych i źródeł ich
pochodzenia;
• są wystarczające do sporządzenia bilansu czy rachunku zysków i strat, ale mogą być
niewystarczające do sprawnego zarządzania jednostką.
2. Konta księgowe analityczne
• inaczej konta szczegółowe -powstają one w wyniku poziomego podziału przedmiotu
ewidencji konta syntetycznego;
• zapis dokonany na koncie syntetycznym powtarzany jest na koncie analitycznym po tej
samej stronie i w tej samej kwocie, w efekcie suma obrotów i sald kont analitycznych musi
być równa obrotom i stanowi końcowemu kont syntetycznych.
W zakładowym planie kont znajduje się 9 zespołów kont -tradycyjnie nadaje się im numery
od 0 do 8:
• konta syntetyczne w planie kont oznaczone są symbolami trzycyfrowymi, pierwsza cyfra
danego konta pochodzi od numeru zespołu, do którego należy dane konto;
• konta analityczne do tych kont rozpoczynają się od numeru konta syntetycznego oraz
posiadają dalsze numery wyróżniające je spośród innych kont, np. konto środki trwałe może
posiadać konta analityczne:
011-1 – Grunty
011-2 - Budynki i budowle itp.
Zasady budowy numeru konta
Tworząc symbolikę ZPK dla oznaczenia kont syntetycznych symbolem trzycyfrowym,
przyjmuje się, że poszczególne cyfry tego symbolu będą oznaczały:
A - przynależność konta do zespołu
B - konto syntetyczne zbiorcze
C - konto syntetyczne szczegółowe
Dalsze cyfry tj. czwarte i piąte mają z reguły odniesienie do kont analitycznych. Zakres kont
analitycznych powinien być na tyle szczegółowy, aby zapewniał:
 konieczne informacje, które są istotne w celu przeprowadzenia analizy stanu
majątkowo-finansowego jednostki,
 konieczne informacje dla opracowania dodatkowych informacji i objaśnień
 możliwość bieżącej kontroli wielkości rozrachunków (np. rozliczenia z budżetem z
tytułu podatków),
 kontrolę stanu rzeczowych składników aktywów jednostki.
Zakładowy plan kont - przykłady
Zespół 0 Majątek trwały
• 010 Środki trwałe
• 020 Wartości niematerialne i prawne
• 030 Finansowy majątek trwały
• 070 Umorzenie środków trwałych
• 072 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych
• 080 Inwestycje
Konta Pozabilansowe
• 090 Środki trwałe w likwidacji
• 091 Środki trwałe u leasingobiorcy
• 092 Środki trwałe obce
Zespół 1 Środki pieniężne
• 100 Kasa
• 130 Rachunek bieżący
• 135 Kredyty bankowe długoterminowe
• 136 Kredyty n bankowe krótkoterminowe
• 137 Kredyty bankowe przeterminowane
• 139 Inne rachunki bankowe
• 141 Krótkoterminowe papiery wartościowe
• 149 Inne środki pieniężne
Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia
• 200 Rozrachunki z odbiorcami
• 210 Rozrachunki z dostawcami
• 215 Zobowiązania wekslowe
• 220 Rozrachunki publicznoprawne
• 221 Rozrachunki z budżetami
• 223 Rozrachunki z tytułu VAT
• 230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
• 231 Rozliczenie wynagrodzeń
• 235 Rozliczenie niedoborów i szkód
• 236 Rozliczenie nadwyżek
• 237 Roszczenia sporne
• 238 Należności z tytułu niedoborów i szkód
• 239 Pozostałe rozrachunki z pracownikami
• 240 Pozostałe rozrachunki
Zespół 3 Materiały i towary
• 300 Rozliczenia zakupu
• 310 Materiały
• 320 Towary
• 330 Opakowania
Konto pozabilansowe
• 390 zapasy obce

Zespół 4 Koszty według rodzaju i ich rozliczanie

• 400 Amortyzacja
• 401 Zużycie materiałów i energii
• 402 Usługi transportowe
• 403 Usługi remontowe
• 404 Usługi pozostałe
• 405 Wynagrodzenia
• 406 Świadczenia na rzecz pracowników
• 407 Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników
• 408 Podróże służbowe
• 409 Podatki obciążające koszty
• 410 Pozostałe koszty
• 490 Rozliczenie kosztów
Zespół 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczanie
• 500 Koszty produkcji podstawowej
• 501 Koszty wydziałowe
• 502 Koszty sprzedaży
• 503 Koszty zakupu
• 510 Koszty handlowe
• 530 Koszty działalności pomocniczej
• 550 Koszty ogólne zarządu
580 Rozliczenie produkcji
Zespół 6 Produkty
• 600 Produkty gotowe
• 610 Produkcja nie zakończona
• 620 Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów
• 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Zespół 7 Przychody
• 700 Przychody z e sprzedaży
• 701 Koszt własny sprzedaży
• 702 Wartość sprzedaży towarów według cen zakupu
• 750 Przychody finansowe
• 751 Koszty finansowe
• 760 Pozostałe przychody operacyjne
• 761 Pozostałe koszty operacyjne
Zespół 8 Fundusze i kapitały
• 800 Fundusz założycielski
• 801 Fundusz przedsiębiorstwa
• 802 Fundusz udziałowy
• 803 Fundusz zasobowy
• 804 Kapitał akcyjny
• 805 Kapitał zapasowy
• 806 Kapitał rezerwowy
• 807 Kapitał zakładowy
• 825 rozliczenie wyniku finansowego
• 840 Rezerwy i przychody przyszłych okresów
• 850 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
• 852 Pozostałe fundusze specjalne
• 860 Wynik finansowy
• 870 Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego

IV. KSIĘGI RACHUNKOWE

Księgi rachunkowe są zbiorem dokumentów, które zawierają informacje o operacjach
gospodarczych i finansowych przedsiębiorstwa. Księgi rachunkowe służą do ewidencji
zdarzeń gospodarczych, ustalania wyniku finansowego, sporządzania sprawozdań
finansowych i kontroli zarządczej.
Księgi rachunkowe to system ewidencji księgowej, który służy do rejestrowania zdarzeń
gospodarczych w przedsiębiorstwach. Księgi rachunkowe są obowiązkowe dla niektórych
podmiotów, takich jak spółki handlowe, spółki cywilne, jednostki finansowe, jednostki
samorządowe i inne, które spełniają określone kryteria przychodów lub otrzymują dotacje lub
subwencje. Księgi rachunkowe mogą być również prowadzone dobrowolnie przez podmioty,
które nie mają takiego obowiązku.
Rodzaje i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:
Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym
forma elektroniczna wymaga spełnienia dodatkowych warunków technicznych i
organizacyjnych. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z zasadami
rachunkowości, takimi jak: zasada rzetelności, zasada jasności, zasada ciągłości, zasada
ostrożności, zasada pełności, zasada zgodności, zasada bieżącości, zasada indywidualizacji,
zasada materialności, zasada walutowości, zasada kosztowości, zasada periodyczności, zasada
dokumentacji, zasada kontroli i zasada jawności.
Zasady ewidencji operacji gospodarczych na kontach księgowych:
Operacje gospodarcze są ewidencjonowane na kontach księgowych za pomocą zapisów
księgowych, które składają się z opisu operacji, daty, kwoty i numerów kont. Zapisy księgowe
są dokonywane na podstawie dowodów księgowych, które potwierdzają prawidłowość i
prawdziwość operacji. Zapisy księgowe są wykonywane metodą podwójnego zapisu, co
oznacza, że każda operacja jest zapisywana na co najmniej dwóch kontach: jednym
zwiększającym saldo, a drugim zmniejszającym saldo. Zapisy księgowe są dokonywane w
kolejności chronologicznej i systematycznej.
Zasady sporządzania i zamykania ksiąg rachunkowych:
Księgi rachunkowe są sporządzane i zamykane na koniec każdego roku obrotowego, który
zwykle trwa 12 miesięcy i pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Sporządzanie ksiąg
rachunkowych polega na przeprowadzeniu następujących czynności: inwentaryzacja,
uzgodnienie sald, korekty księgowe, obliczenie wyniku finansowego, sporządzenie
sprawozdania finansowego, zatwierdzenie sprawozdania finansowego, podział zysku lub
pokrycie straty, sporządzenie bilansu zamknięcia. Zamykanie ksiąg rachunkowych polega na
przeniesieniu sald kont syntetycznych z księgi głównej na bilans zamknięcia i wyzerowaniu
sald kont analitycznych w księgach pomocniczych.
Zasady przechowywania i udostępniania ksiąg rachunkowych:
Księgi rachunkowe powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich
bezpieczeństwo, trwałość i dostępność. Księgi rachunkowe powinny być przechowywane
przez co najmniej 5 lat od końca roku obrotowego, w którym zostały zamknięte. Księgi
rachunkowe powinny być udostępniane na żądanie organom podatkowym, organom kontroli
państwowej, organom nadzoru, wierzycielom, właścicielom, udziałowcom, pracownikom i
innym uprawnionym podmiotom. Księgi rachunkowe powinny być udostępniane w formie i
terminie określonym przez żądającego podmiotu, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie
danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa.
Zasady kontroli ksiąg rachunkowych:
Księgi rachunkowe podlegają kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Kontrola wewnętrzna
polega na sprawdzaniu poprawności i zgodności zapisów księgowych, sald kont, sprawozdań
finansowych i innych dokumentów księgowych przez podmiot prowadzący księgi
rachunkowe lub przez osobę przez niego wyznaczoną. Kontrola zewnętrzna polega na
sprawdzeniu prawidłowości i rzetelności ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych i
innych dokumentów księgowych przez niezależne i uprawnione podmioty, takie jak: biegły
rewident, organ podatkowy, organ kontroli państwowej, organ nadzoru, sąd, prokuratura,
komornik, kurator, syndyk, likwidator, administrator.
Księgi rachunkowe składają się z następujących elementów:
Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga znajomości zasad rachunkowości, które są
określone w ustawie o rachunkowości i innych przepisach. Księgi rachunkowe muszą być
prowadzone w sposób rzetelny, jasny, zgodny i ciągły, tak aby odzwierciedlały faktyczny stan
majątkowy i finansowy przedsiębiorstwa. Księgi rachunkowe muszą być również
przechowywane i zabezpieczane przed zniszczeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem.
Księgi rachunkowe mogą być prowadzone samodzielnie przez przedsiębiorcę lub zlecone do
prowadzenia podmiotowi zewnętrznemu, np. biuru rachunkowemu.
Dziennik to jeden z elementów ksiąg rachunkowych, który służy do rejestrowania
zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwach. Dziennik jest prowadzony w sposób
chronologiczny, czyli według kolejności występowania zdarzeń. Każde zdarzenie jest
opisane za pomocą zapisu księgowego, który zawiera następujące informacje:
 Datę zdarzenia, czyli dzień, miesiąc i rok, w którym zdarzenie miało miejsce lub
zostało udokumentowane.
 Numer zdarzenia, czyli kolejny numer porządkowy zapisu w dzienniku.
 Nazwę zdarzenia, czyli krótki opis jego treści i celu.
 Kwotę zdarzenia, czyli wartość brutto zdarzenia wyrażoną w walucie, w której jest
prowadzona księgowość.
 Numer konta syntetycznego i analitycznego, na którym jest ujęte zdarzenie. Numer
konta syntetycznego składa się z czterech cyfr, które oznaczają klasę, grupę, podgrupę
i rodzaj konta. Numer konta analitycznego składa się z sześciu cyfr, które oznaczają
podrodzaj, szczegół i pod szczegół konta.
Przykład zapisu księgowego w dzienniku:
Data Numer Nazwa Kwota Numer konta Numer konta
syntetycznego analitycznego

01.01.2023 1 Zakup towarów 12 000 zł 30-0-0-0 30-0-0-001

handlowych na
fakturze VAT
01.01.2023 2 Naliczenie podatku 2 760 zł 22-0-0-0 22-0-0-001
VAT od zakupu
towarów handlowych
Zapisy księgowe w dzienniku są następnie przenoszone do księgi głównej, gdzie są
zapisywane na odpowiednich kontach syntetycznych. Zapisy księgowe w dzienniku muszą
być sporządzane zgodnie z zasadami rachunkowości i dokumentacją źródłową, która
potwierdza zdarzenie gospodarcze. Dziennik musi być prowadzony w sposób rzetelny, jasny,
zgodny i ciągły, tak aby odzwierciedlał faktyczną sytuację gospodarczą przedsiębiorstwa.
Dziennik musi być również przechowywany i zabezpieczony przed zniszczeniem, utratą lub
nieuprawnionym dostępem. Dziennik może być prowadzony w formie papierowej lub
elektronicznej, przy czym forma elektroniczna wymaga stosowania odpowiednich środków
technicznych i organizacyjnych, które zapewniają wiarygodność i integralność zapisów.
Podsumowując dziennik - jest to chronologiczna rejestracja zdarzeń księgowych, które są
opisane za pomocą zapisów księgowych. Zapisy księgowe zawierają datę, numer, nazwę i
kwotę zdarzenia, a także numer konta syntetycznego i analitycznego, na którym jest ono
ujęte.
Księga główna to jeden z elementów ksiąg rachunkowych, który służy do
zapisywania sald i obrotów kont syntetycznych. Konta syntetyczne są podzielone na
klasy według rodzaju aktywów, pasywów, przychodów i kosztów. Księga główna jest
podstawą do sporządzenia bilansu i rachunku zysków i strat. Księga główna jest
zasilana z dziennika, czyli chronologicznej rejestracji zdarzeń gospodarczych. Każde
zdarzenie jest opisane za pomocą zapisu księgowego, który zawiera datę, numer,
nazwę, kwotę i numery kont syntetycznego i analitycznego. Zapisy księgowe w
dzienniku są następnie przenoszone do księgi głównej, gdzie są zapisywane na
odpowiednich kontach syntetycznych. Księga główna jest również powiązana z
księgami pomocniczymi, które zawierają szczegółowe informacje o poszczególnych
elementach aktywów i pasywów. Konta analityczne w księgach pomocniczych są
podporządkowane kontem syntetycznym i służą do ich rozbicia na mniejsze części.
Księga główna musi być prowadzona w sposób rzetelny, jasny, zgodny i ciągły, tak
aby odzwierciedlała faktyczny stan majątkowy i finansowy przedsiębiorstwa. Księga
główna musi być również przechowywana i zabezpieczona przed zniszczeniem, utratą
lub nieuprawnionym dostępem. Księga główna może być prowadzona w formie
papierowej lub elektronicznej, przy czym forma elektroniczna wymaga stosowania
odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zapewniają
wiarygodność i integralność zapisów.
Podsumowując księga główna - jest to zbiór kont syntetycznych, na których są zapisywane
salda początkowe i końcowe oraz obroty z dziennika. Konta syntetyczne są podzielone na
klasy według rodzaju aktywów, pasywów, przychodów i kosztów. Księga główna jest
podstawą do sporządzenia bilansu i rachunku zysków i strat.
Księgi rachunkowe - pomocnicze to system ewidencji księgowej, który służy do
rejestrowania szczegółowych informacji o poszczególnych elementach aktywów i
pasywów przedsiębiorstwa. Księgi rachunkowe - pomocnicze są obowiązkowe dla
niektórych składników majątku i operacji gospodarczych, takich jak środki trwałe,
rozrachunki z kontrahentami, operacje sprzedaży i zakupu, koszty i przychody. Księgi
rachunkowe - pomocnicze mogą być również prowadzone dobrowolnie dla innych,
istotnych dla jednostki składników i operacji. Księgi rachunkowe - pomocnicze
składają się z kont analitycznych, które są podporządkowane kontom syntetycznym w
 księdze głównej. Konta analityczne służą do rozbicia kont syntetycznych na mniejsze
części, np. według rodzaju, numeru, daty, kontrahenta, pracownika, dokumentu itp.
Księgi rachunkowe - pomocnicze muszą być zgodne i uzgodnione z zapisami i
saldami na kontach księgi głównej. Księgi rachunkowe - pomocnicze mogą być
prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym forma elektroniczna
wymaga stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które
zapewniają wiarygodność i integralność zapisów.
Podsumowując księgi pomocnicze - są to zbiory kont analitycznych, na których są
zapisywane szczegółowe informacje o poszczególnych elementach aktywów i pasywów.
Konta analityczne są podporządkowane kontem syntetycznym i służą do ich rozbicia na
mniejsze części. Księgi pomocnicze mogą dotyczyć np. środków trwałych, zapasów,
należności, zobowiązań, funduszy własnych itp.
Księgi rachunkowe - zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont
ksiąg pomocniczych to zestawienia, które służą do sprawdzenia poprawności i zgodności
zapisów księgowych na poszczególnych kontach. Zestawienia te są sporządzane na
podstawie zapisów w dzienniku, księdze głównej i księgach pomocniczych, które są
elementami ksiąg rachunkowych. Zestawienia te pełnią funkcję kontrolną i informacyjną,
ponieważ:
 Pozwalają na weryfikację równowagi bilansowej, czyli zgodności sum obrotów i sald
debetowych i kredytowych na wszystkich kontach.
 Umożliwiają wykrycie i poprawienie ewentualnych błędów księgowych, takich jak
podwójne lub pominięte zapisy, nieprawidłowe przyporządkowanie kont, niezgodność
dokumentacji źródłowej itp.
 Dostarczają danych potrzebnych do sporządzenia sprawozdań finansowych, takich jak
bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp.
 Ułatwiają analizę i ocenę sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa, np.
poprzez porównanie obrotów i sald z planami, budżetami, normami, wskaźnikami itp.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej obejmuje wykaz wszystkich kont
syntetycznych, ich salda początkowe, obroty debetowe i kredytowe oraz salda końcowe za
dany okres sprawozdawczy. Zestawienie to jest sporządzane na koniec każdego okresu
sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, na podstawie zapisów w dzienniku i
księdze głównej. Zestawienie to jest nazywane czasami bilansem próbnym lub obrotówką.
Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych obejmuje wykaz wszystkich kont analitycznych,
ich salda początkowe, obroty debetowe i kredytowe oraz salda końcowe za dany okres
sprawozdawczy. Zestawienie to jest sporządzane co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg
rachunkowych, na podstawie zapisów w księgach pomocniczych. Zestawienie to służy do
rozbicia kont syntetycznych na mniejsze części, np. według rodzaju, numeru, daty,
kontrahenta, pracownika, dokumentu itp. Zestawienie to jest również powiązane z
inwentarzem, czyli spisem rzeczowym i wartościowym aktywów i pasywów na dzień
bilansowy.
Podsumowując zestawienie obrotów i sald - jest to zestawienie, które pokazuje obroty i salda
kont syntetycznych i analitycznych w danym okresie. Zestawienie obrotów i sald służy do
sprawdzenia poprawności i zgodności zapisów w księdze głównej i księgach pomocniczych.
Zestawienia obrotów i sald są ważnymi narzędziami w księgowości, które pomagają utrzymać
porządek i przejrzystość w ewidencji księgowej. Zestawienia te powinny być sporządzane
zgodnie z zasadami rachunkowości i przepisami prawa. Zestawienia te powinny być również
przechowywane i zabezpieczane przed zniszczeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem.
Zestawienia te mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym
forma elektroniczna wymaga stosowania odpowiednich środków technicznych i
organizacyjnych, które zapewniają wiarygodność i integralność zapisów.
Wykaz składników aktywów i pasywów jest jednym z elementów ksiąg rachunkowych,
które muszą prowadzić niektóre podmioty gospodarcze zgodnie z Ustawą o rachunkowości.
Wykaz ten jest sporządzany na podstawie dowodów księgowych i ujmuje zapisy zdarzeń w
porządku chronologicznym i systematycznym . Wykaz składników aktywów i pasywów jest
również nazywany inwentarzem i służy do potwierdzenia stanu majątku i zobowiązań
jednostki. Wykaz ten może być sporządzany jako jednostronne lub dwustronne zestawienie, w
zależności od preferencji jednostki.
Podsumowując inwentarz - jest to spis rzeczowy i wartościowy aktywów i pasywów
przedsiębiorstwa na dzień bilansowy. Inwentarz służy do ustalenia stanu faktycznego majątku
i zobowiązań oraz do porównania go ze stanem księgowym. Inwentarz może być sporządzany
na podstawie inwentaryzacji, czyli fizycznego sprawdzenia i pomiaru elementów majątku i
zobowiązań.
Księgi rachunkowe powinny posiadać następujące cechy:
● Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, standardami rachunkowości i zasadami
rachunkowości.
● Pełność i rzetelność informacji o zdarzeniach gospodarczych, które mają wpływ na
sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa.
● Jasność i zrozumiałość prezentacji danych księgowych, które powinny być ułożone w
logiczny i uporządkowany sposób.
● Aktualność i szybkość wprowadzania danych księgowych, które powinny odzwierciedlać
stan faktyczny na bieżąco.
● Porównywalność danych księgowych, które powinny być sporządzane w sposób
umożliwiający analizę i ocenę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa w różnych okresach i w
stosunku do innych podmiotów.
Podsumowując, księgi rachunkowe są niezbędnym elementem systemu rachunkowości
każdego przedsiębiorstwa. Umożliwiają rejestrację, prezentację i kontrolę zdarzeń
gospodarczych, które mają wpływ na sytuację majątkową i finansową jednostki. Księgi
rachunkowe powinny być prowadzone w sposób zgodny, pełny, rzetelny, jasny, aktualny i
porównywalny.

V. Prowadzenie dokumentacji operacji gospodarczych

Nadrzędną koncepcją rachunkowości jest jasny i rzetelny obraz, uczciwa prezentacja w
sprawozdaniu finansowym stanu jednostki.
Stosujemy tu 8 podstawowych zasad rachunkowości:
1. Założenie kontynuacji działania – zakładamy, że podmiot będzie kontynuował
działalność w dającej się przewidzieć przyszłości
2. Zasada memoriałowa – należy ujmować wszystkie koszty i przychody dotyczące danego
roku obrotowego – niezależnie od terminu ich zapłaty
3. Zasad współmierności kosztów i przychodów – koszty poniesione w celu osiągnięcia
określonych przychodów muszą być ujęte w księgach rachunkowych w tym samym okresie
rozrachunkowym, co osiągnięte przychody.
4. Zasada ostrożności – poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się według
realnej ich wartości (skorodowane śruby)
5. Zasada ciągłości – przyjęte na początku zasady należy stosować w sposób ciągły tzn. w
kolejnych latach stosować ten sam schemat kont, jednakowego f=grupowania operacji,
wyceny , sporządzania sprawozdań finansowych
6. Zasada przewagi treści nad formą – rejestrujemy operacje finansowe zgodnie z ich
treścią ekonomiczną (czasami inna niż forma prawna) auto nabyte w leasingu u nas jest
środkiem trwałym, choć faktycznie jest własnością leasingodawcy.
7. Zasada istotności - powinny zawierać wszystkie zdarzenia gospodarcze, które wpływają w
istotny sposób na ocenę sytuacji finansowej jednostki.
8. Zasada periodyzacji – okres funkcjonowania przedsiębiorstwa dzieli się na poszczególne
okresy sprawozdawcze stąd wprowadza się „sztuczne” podziały działania jednostki (określa
się rok obrotowy, okres sprawozdawczy itp.)
Każdy dokument księgowy powinien zawierać:
 określenie dowodu i jego numer (faktura nr …..),
 określenie stron dokonujących operacji gospodarczych,
 opis operacji gospodarczej (usługa, sprzedaż),
 określenie wartości operacji w określeniem jednostek (sztuki, litry),
 datę sporządzenia dokumentu,
 datę dokonania transakcji,
 podpis wystawcy dowodu księgowego oraz osoby, której wydane lub przyjęto
składniki majątkowe) faktury nie musza być podpisane,
 dekretacja dowodu księgowego (zakup),
Dowody księgowe są podstawą do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych i
powinny być klasyfikowane według odpowiednich kryteriów.
Dowody księgowe są dokumentami, na podstawie których dokonuje się zapisów w księgach
rachunkowych. Dowody księgowe można sklasyfikować według różnych kryteriów, np.:
● według źródła pochodzenia na:
○ dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, np. faktury, rachunki,
wyciągi bankowe;
○ dowody zewnętrzne własne - wystawiane przez przedsiębiorstwo i przekazywane
kontrahentom, np. faktury, rachunki, potwierdzenia wpłat;
 ○ dowody wewnętrzne - stanowiące podstawę dokonania operacji wewnętrznych
przedsiębiorstwa, np. dekretacje, raporty kasowe, karty magazynowe
● według sposobu sporządzenia na:
○ dowody pierwotne - rejestrujące po raz pierwszy określone zdarzenie gospodarcze,
np. faktury, rachunki, paragony;
○ dowody wtórne - dowody zbiorcze wystawione na podstawie dokumentów
źródłowych, np. zestawienia sprzedaży, rozliczenia podatku VAT, raporty kasowe

● według funkcji pełnionej w księgowości na:

○ dowody ewidencyjne - ujmujące zdarzenia gospodarcze w księgach;
○ dowody rozliczeniowe - ujmujące dokonane zapisy w księgach;
○ dowody zastępcze - obowiązujące do czasu uzyskania zewnętrznych źródłowych
dokumentów księgowych; ○ dowody korygujące - służące do poprawiania błędów w
księgach
Waluty obce należy przeliczyć wg kursy NBP w dniu operacji gospodarczej
- winien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym i
podpisany przez upoważnione do tego osoby,
- musi być rzetelny, kompletny i wolny od błędów rachunkowych ( w przypadku wystąpienia
błędów w dokumentach wewnętrznych mogą być skorygowane poprzez skreślenie treści
błędnej i wpisanie prawidłowej wraz z podpisem osoby uprawnionej) w przypadku
dokumentów zewnętrznych. Tu jest konieczna nota korygująca, którą wystawia nabywca
towaru lub usługi)

VI. Prowadzenie kont i techniki ewidencyjne

I. Tradycyjna technika ręczna:
1. Ewidencja tabelaryczna znana też jako amerykańska
Autorem metody amerykańskiej (tabelarycznej) jest Francuz, E. Degrange, który opracował ją
na przełomie XVIII i XIX wieku (Peche 1988: 225). Podstawową cechą metody
amerykańskiej (tabelarycznej) jest dokonywanie zapisów księgowych tylko w jednej księdze,
powstałej z połączenia dziennika i księgi głównej. Taka księga nosi zatem nazwę „Dziennik-
Główna”. Ponieważ obowiązywała jedna księga, metoda ta pozwalała na zaoszczędzenie
czasu, eliminowała bowiem proces przenoszenia zapisów z dziennika do księgi głównej.
Dodatkowo, proces księgowania był uproszczony, ponieważ zapisywanie zdarzeń księgowych
w postaci sentencji stało się zbyteczne. Technika ta ułatwia dokonywanie zapisów oraz jest
bardzo klarowna. Każde zdarzenie jest ujęte chronologicznie, dzięki czemu łatwo jest
wyszukać błąd. Wszystkie operacje muszą zostać zapisane w dzienniku zgodnie z kolejnością
w jakiej wysterowały, w odpowiednich kolumnach dziennika. Musi zostać zapisana: data
wpisy, numer dowodu, treść i kwoty. Zapisy kwot uwzględnionych w operacjach
gospodarczych powinien równać się z sumą obrotów debetowych oraz sumą obrotów
wszystkich kont. Jest to wygodny sposób, który pozwala na bieżąco kontrolować oraz
sprawdzać poprawność zapisów. Wszystkie księgowania muszą być wykonane odręcznie.
(Pecche 1988, 226)
Zalety:
 przejrzystość zapisów,
 łatwość wyszukiwania błędów,
 łatwość sporządzania oraz uganiania zapisów.
Wady:
 ograniczona liczba kont ze względu na rozmiar księgi,
 uciążliwy i utrudniony podział prowadzenia ewidencji między kilka osób,
 wysokie ryzyko popełnienia błędów przy przenoszeniu danych z jednej stronicy na
kolejną,
Tabelaryczna forma techniki księgowości zazwyczaj sprawdza się w niewielkich firmach,
które dokonują względnie niewielu operacji gospodarczych oraz posługują się mała
liczbą kont.
2. Ewidencja rejestrowa
Metoda rejestrowa została opracowana w Polsce po II wojnie światowej na podstawie
rozwiązań radzieckich. Jej istota opierała się na założeniu, że operacje gospodarcze są
ewidencjonowane na rejestrach, czyli podstawowych narzędziach tej techniki księgowości.
Można je określić jako wyspecjalizowane dzienniki, do których nanosiło się zapisy w sposób
chronologiczny i na podstawie zestawień okresowych dokumentów źródłowych. Rejestry
dzieliło się na proste, czyli zestawienia jednego rodzaju dokumentów, i złożone – służące do
ujmowania więcej niż jednego rodzaju dokumentów źródłowych (Peche 1988: 227).
Zalety:
 ujmowanie wiążących się operacji w przekroju kont syntetycznych w jednym
rejestrze, co ułatwiało orientację w przebiegu pewnych procesów,
 możliwość wprowadzenia podziału pracy,
 włączenie ewidencji analitycznej do rejestrów,
 ograniczenie zapisów na kontach syntetycznych lub nawet rezygnacja z ich
prowadzenia.(Gierusz 1997: 145–146)
Wady:
 małą elastyczność ewidencji księgowej (trudności w księgowaniu operacji
nietypowych),
 skomplikowaną i niedogodną formę niektórych rejestrów,
 brak systematycznych zapisów na niektórych kontach.
3. Metoda przebitkowa
Jak sugeruje sama nazwa metody powstałej na początku XX stulecia, jej zastosowanie od
strony technicznej wymagało użycia kalki, która pozwalała na dokonywanie zapisów
księgowych w obu księgach jednocześnie, to znaczy w dzienniku i w księdze głównej.
Posługiwanie się kalką było możliwe pod warunkiem, że księgi rachunkowe prowadzono na
luźnych kartach. Każda karta miała taki sam układ rubryk. Za pomocą kalki i odpowiedniego
przyrządu służącego do przytrzymywania kart dziennika i kart księgi głównej dokonywało się
zapisu najpierw na koncie, które się obciążało (i jednocześnie w dzienniku), a w drugiej
kolejności na koncie, które się uznawało (również jednocześnie w dzienniku). Przyjęło się, że
karty dziennika spina się razem, tworząc księgę zawierającą zapisy w układzie
chronologicznym. Natomiast karty księgi głównej były przechowywane w specjalnie do tego
celu zbudowanych skrzynkach nazywanych kartotekami lub kontotekami (Niemski 1947:
175). Zapisy księgowe początkowo były dokonywane ręcznie, po czym zastąpiła je maszyna
księgująca (Doraczyński, Górski 1956: 137).

Zalety:
 redukcja pracochłonności procesu ewidencji księgowej na skutek stosowania kalki,
 redukcja błędów księgowych wynikająca z eliminacji procesu przenoszenia zapisów z
dziennika do księgi głównej,
 możliwość stosowania dowolnej liczby kont i w dowolnym ich układzie,
 łatwy dostęp do dowolnego konta potrzebnego do ewidencji księgowej,
 możliwość podziału pracy między dowolną liczbę księgowych,
 możliwość mechanizacji pracy księgowych. (Matuszewicz 2001: 416; Doraczyński,
Nowicki, Wróblewski 1958: 44)
Wady:
 utrudniona kontrola w zakresie przebiegu całości oddzielnych transakcji,
 utrudnienia w sporządzaniu sprawozdań powstających na podstawie pozycji
wynikających tylko z niektórych zapisów księgowych. (Matuszewicz, Matuszewicz
2001: 416–417)
II. Technika komputerowa
Komputerowa forma rachunkowości jest realizowana jako:
· przetwarzanie danych księgowych, które obejmują zazwyczaj najbardziej pracochłonne
dziedziny ewidencji, np. gospodarkę magazynową, płace, koszty itp.
· kompleksowe przetwarzanie danych rachunkowości obejmujące całość prac ewidencyjnych,
rachunku kosztów i sprawozdawczości.
Zbiory danych księgi głównej i pomocniczej muszą być tworzone indywidualnie dla każdej
jednostki. Księgi rachunkowe muszą być trwale oznaczone nazwą jednostki oraz nazwą
danego rodzaju ksiąg, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, a wydruki komputerowe
oznaczone także co do miesiąca i daty ich sporządzenia. Wydruki komputerowe powinny
składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz
być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą
programu przetwarzania danych. Zapisy dokonane na kontach księgi głównej oraz na kontach
ksiąg pomocniczych, prowadzonych przy użyciu komputera, drukuje się albo przenosi na inny
trwały nośnik danych, nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego. Należy także wydrukować
na papierze albo przenieść na inny trwały nośnik zestawienie obrotów i sald kont
syntetycznych, sporządzane na koniec każdego miesiąca.
Przykładowe programy do prowadzenia pełnej księgowości :
1. Comarch ERP XT. Niekwestionowany lider jeśli chodzi o prowadzenie księgowości w
różnych dziedzinach.
2. Rewizor nexo PRO.
3. FakturaXL
4. Symfonia.
5. Asseco Wapro ERP.
Formą zewnętrzną ksiąg rachunkowych są tabulogramy czyli wydruki, które należy
sporządzać nie rzadziej niż za okres jednego miesiąca. Informatyzacja księgowości pozwala
na:
 Dziedzinowe przetwarzanie danych księgowych czyli np. ewidencję magazynową,
kosztową, płacową itp.
 Kompleksowe przetwarzanie danych obejmujące ewidencję operacji, prowadzenie
rachunków kosztów oraz sporządzanie sprawozdań.
 Zintegrowane przetwarzanie danych polega na wykorzystaniu baz danych, które służą
do wykorzystania w systemach zarządzania.
Niezależnie od wybranej formy prowadzenia księgowości, należy przestrzegać zasad
zawartych w ustawie o rachunkowości z 1994 roku, która określa formalne i organizacyjne
wymogi jakie musi spełniać rachunkowość komputerowa. Szczególny nacisk należy położyć
na właściwe zabezpieczenie baz danych przed dostępem osób nieuprawnionych, przed
niechcianym usunięciem, czy kradzieżą.
O czym należy pamiętać korzystając z komputerowej metody prowadzenia ewidencji
księgowej:
 wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe z opisem ich struktury,
powiązań oraz określeniem ich funkcji w tworzeniu całości ksiąg rachunkowych,
 opis systemu informacyjnego przyjętego w jednostce z wykazem programów,
procedur, funkcji (data rozpoczęcia jego eksploatacji, wersja, aktualizacje itp.),
 przyjętych zasad ochrony danych,
 zasad przetwarzania danych
Prowadzone komputerowo księgi rachunkowe są równoważne z księgami rachunkowymi i
uważa się je za informacyjne zasoby księgowości. Warunkiem jest posiadanie
oprogramowania, które bez problemu pozwoli w razie potrzeby wydrukować lub przenieść na
inny komputerowy nośnik danych np. w celu dalszego opracowywania.
O czym musimy pamiętać:
 trwale oznaczenie ksiąg rachunkowych nazwą jednostki (wydruk oraz podczas
prezentacji na monitorze),
 nazwę danej księgi,
  nazwę programu przetwarzania danych,
 zapewnić automatyczna kontrolę ciągłości zapisów
 wydruki komputerowe winny być automatycznie numerowane i sumowane na
kolejnych stronach,
 drukowane nie później niż na koniec roku obrotowego i przechowywane przez czas
wymagany ustawą:
1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – 5 lat, licząc od początku
roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone.
2. Księgi rachunkowe – 5 lat.
3. Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres
wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów
emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.
4. Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej
jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów
objęte sprzedażą detaliczną.
5. Dowody księgowe dotyczące: środków trwałych w budowie, pożyczek,
kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu
cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat
od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje,
transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone
lub przedawnione.
6. Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli
zasady (polityka) rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu
jej ważności.
7. Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu
rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
8. Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
9. Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek
sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.
10. Okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczy
wyłącznie osób zatrudnionych po 2019 roku, kiedy to doszło do zmiany
przepisów. Okres 50 lat będzie obowiązywał co do osób zatrudnionych przed
1999 rokiem. Co do tych osób nie ma możliwości skrócenia okresu
przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Księgowość uproszczona czy pełna księgowość – co determinuje wybór?
W ramach obowiązujących regulacji prawnych, księgowość uproszczona dedykowana jest
m. in. dla osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób
fizycznych, spółek partnerskich, niektórych stowarzyszeń oraz spółdzielni socjalnych, których
przychody nie przekroczyły wartości 2 mln euro za poprzedni rok obrotowy.
Księgowość pełna to z kolei obligatoryjna forma ewidencjonowania operacji gospodarczych
m. in. dla spółki komandytowej, spółki akcyjnej, spółki z o.o. oraz pozostałych firm, których
przychody ze sprzedaży za miniony rok obrotowy przekroczyły granicę 2 mln euro. Na
wariant pełnej księgowości podmiot może też zdecydować się dobrowolnie – nawet, jeśli w
świetle prawa nie jest zobowiązany do takiej formuły prowadzenia rachunkowości.
Czym charakteryzuje się księgowość uproszczona?
Co do zasady, księgowość uproszczona polega na prowadzeniu ewidencji realizowanych
operacji gospodarczych – z wykorzystaniem jednej z trzech form:
 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR)
 Ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych
 Karty Podatkowe
Ostateczny wybór należy do przedsiębiorcy, z zastrzeżeniem braku wykluczenia z konkretnej
formy opodatkowania, biorąc pod uwagę np. rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej
przez firmę. Uproszczona księgowość to na pewno komfort wdrożenia nieskomplikowanych
rozwiązań w obszarze rejestrowania, gromadzenia i przetwarzania danych finansowych, co w
efekcie przekłada się na stosunkowo niski koszt tego typu usługi.
Księgowość pełna – specyfika i korzyści z rozbudowanej formy rachunkowości
Pełna księgowość wiąże się z prowadzenie ksiąg rachunkowych, a tym samym z
ewidencjonowaniem obrotów i sald dla księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych (konta
analityczne) czy inwentaryzacją aktywów i pasywów. Przy tej formie
rozrachunków/ewidencji operacji gospodarczych, zwieńczeniem pracy biura rachunkowego
czy głównego księgowego w firmie – jest m. in. pełny bilans oraz rachunek zysków i strat.
W międzyczasie, pełna księgowość umożliwia obliczanie należnego podatku, a także
precyzyjną analizę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – odpowiednią
kontrolę i efektywne zarządzanie.
Ta forma prowadzenia rachunkowości w firmie jest dosyć skomplikowana i złożona, dlatego
wymaga zaangażowania specjalisty, najczęściej biura rachunkowego. Zaletą księgowości
pełnej jest opcja bieżącego monitorowania sytuacji ekonomicznej firmy na podstawie
wskaźników, jak również większa łatwość w pozyskiwaniu zewnętrznych źródeł
(do)finansowania działa działalności, poprzez pożyczki, kredyty bankowe czy unijne dotacje.
VII. BIBLIOGRAFIA:
 I.Olchowicz Podstawy rachunkowości wykład, tom I, wydanie 8
 M. Gmytrasiewicz Rachunkowość, Podstawowe założenia i zasady
 J. Matusiewicz, P. Matusiewicz Rachunkowość od podstaw