Organizacja rachunkowości

Agnieszka Kister
 Rachunkowość - system informacyjno-kontrolny w
jednostkach gospodarczych, stanowi źródło informacji
ekonomicznej i finansowej.

Dostarcza informacji o przebiegu procesów

gospodarczych, obrazuje jakie są skutki, wyniki tych
zdarzeń, a także obrazuje sytuację ekonomiczną i
finansową przedsiębiorstwa.

Części rachunkowości

• księgowość,
• kalkulacja kosztów (rachunek kosztów),
• sprawozdawczość.

2
 Podział i funkcje rachunkowości

W ramach rachunkowości można wyróżnić rachunkowość finansową i

zarządczą. Rachunkowość zarządcza związana jest z procesami
decyzyjnymi dotyczącymi przyszłości. Wymienić należy jeszcze:
rachunkowość budżetową, bankową, rolną, czy ubezpieczycieli.

Funkcje rachunkowości

• informacyjna,

• zarządcza,

• kontrolna,

• planistyczno-statystyczna.

3
 Podmiot i przedmiot rachunkowości
Przedmiotem rachunkowości są procesy gospodarcze, podmiotem są jednostki prowadzące
rachunkowość.

Przepisy ustawy o rachunkowości stosują:

• spółki handlowe (osobowe - jawna, komandytowa, partnerska i komandytowo – akcyjna i

kapitałowe – z o.o. i akcyjna, w tym również w organizacji), inne osoby prawne z wyjątkiem
Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody
netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy
wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1200 000 euro,
• jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie
papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności
ubezpieczeniowej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez
względu na wielkość przychodów,
• gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe i samorządowe jednostki
budżetowe, gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych, zakłady budżetowe, fundusze
celowe niemające osobowości prawnej.,
• zagraniczne osoby prawne, zagraniczne osoby nieposiadające osobowości prawnej, oraz
zagraniczne osoby fizyczne prowadzące działalność osobiście przez osobę upoważnioną lub
przy pomocy pracowników – bez względu na wielkość przychodów.
4
 Zasady rachunkowości
Krajowe konwencje i zasady rachunkowości są wzorowane na Dyrektywach Unii Europejskiej i
Międzynarodowych Standardach Rachunkowości.

Wśród nadrzędnych zasad rachunkowości należy wymienić: zasadę memoriałową,

współmierności, ostrożności, kontynuacji działania, zakazu kompensat (oznacza, że ważne
kategorie rachunkowości należy w sprawozdaniu finansowym wykazywać oddzielnie),
ciągłości (porównywalności), istotności.
Podstawowym źródłem unormowań prawnych rachunkowości w Polsce jest ustawa z dn. 29
września 1994 roku o rachunkowości. Ustawa ta jest określana jako prawo bilansowe.

Struktura ustawy:
• przepisy ogólne (określające podmioty rachunkowości, definiujące podstawowe kategorie
rachunkowości oraz określające nadrzędne zasady rachunkowości)
• prowadzenie ksiąg rachunkowych
• inwentaryzacja
• wycena składników majątkowych oraz źródeł ich finansowania oraz ustalanie wyniku finansowego
oraz łączenie się spółek
• sprawozdania finansowe jednostki
• sprawozdania finansowe grupy kapitałowej
• badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych
• ochrona danych
• odpowiedzialność karna z powodu nieprawidłowości w rachunkowości
• przepisy szczególne i przejściowe.

5
 RACHUNKOWOŚĆ JEDNOSTKI OBEJMUJE:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości

• prowadzenie ksiąg rachunkowych
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji
rzeczywistego stanu aktywów i pasywów
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku
finansowego
• sporządzanie sprawozdań finansowych
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz
pozostałej dokumentacji
• poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w
przypadkach przewidzianych ustawą.
Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi odpowiedzialność kierownik
jednostki (osoba lub organ jedno- lub wieloosobowy - zarząd), który jest uprawniony do
zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę
ustanowionego w postępowaniu upadłościowym, jeżeli prowadzą gospodarstwo upadłego.

6
 „Kierownik jednostki
oraz członkowie rady nadzorczej lub innego
organu nadzorującego jednostki są
zobowiązani do zapewnienia, aby
sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z
działalności spełniały wymagania przewidziane
w ustawie” art.4a
„…odpowiadają solidarnie wobec spółki za
szkodę wyrządzoną działaniem lub
zaniechaniem stanowiącym naruszenie
obowiązku wynikającego z ust.1.”ustawy
7
 Księgi rachunkowe (r.2.)
Prowadzi się je w języku polskim i w walucie polskiej w
siedzibie jednostki. Obejmują zbiory zapisów księgowych,
obrotów i sald, które tworzą:

• dziennik,

• księgę główną,

• księgi pomocnicze,

• zestawienia obrotów i sald,

• wykaz składników aktywów i pasywów.

8
 Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

• siedziba jednostki albo oddziałów (zakładów),

• poza siedzibą jednostki w razie powierzenia ich
prowadzenia podmiotowi prowadzącemu działalność
w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg
rachunkowych.

9
Księgi rachunkowe otwiera się:
• na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest
dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki
o charakterze majątkowym lub finansowym,
• na pocz. każdego następnego roku obrotowego,
• na dzień zmiany formy prawnej,
• na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek
lub podziału jednostki, powodujących powstanie
nowej jednostki (jednostek),
• na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia
upadłości,
- w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
10
 Księgi rachunkowe zamyka się:
• na dzień kończący rok obrotowy,
• na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym
również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub
postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego
umorzenie,
• na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
• w jednostce przejmowanej na dzień połączenia
związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę ,
tj na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
• na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia
jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia
powstaje nowa jednostka , tj na dzień poprzedzający
dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
11
 c.d.
• na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki
w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości
• na inny dzień bilansowy określony odrębnymi
przepisami

- nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia

tych zdarzeń

12
 Można nie zamykać i nie otwierać ksiąg
rachunkowych w przypadku:
• przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w
inną spółkę osobową (np. jawną w partnerską lub
komandytowo-akcyjną), a także spółki kapitałowej w
inną spółkę kapitałową (np. zoo w akcyjną lub
odwrotnie)
• połączenia jednostek, gdy następuje łączenie udziałów
i nie powoduje powstania nowej jednostki,
• ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia
układu (nie następuje likwidacja podmiotu a podmiot
poprzez redukcję swoich zobowiązań odzyskuje
płynność finansową),
• jeśli podział jednostki następuje przez wydzielenie.

13
 Konta ksiąg pomocniczych
Prowadzi się dla:
• środków trwałych, środków trwałych w budowie, wn i p oraz
dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub
umorzeniowych,
• rozrachunków z kontrahentami,
• rozrachunków z pracownikami,
• operacji sprzedaży (wycena i względy podatkowe),
• operacji zakupu (j.w.),
• kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,
• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

14
 Rodzaje sprawozdań finansowych
Sprawozdanie finansowe składa się z:
• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania
finansowego oraz dodatkowe informacje i wyjaśnienia

• rachunku przepływów pieniężnych,

• zestawienia zmian w kapitale własnym.

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych,

czyli na dzień:
• kończący rok obrotowy
• zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia
likwidacji lub postępowania upadłościowego
• poprzedzający zmianę formy prawnej jednostki gospodarczej
• przejęcia jednostki przez inną
• poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek
• poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości.

15
 Informacja dodatkowa

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego,

zawierające opis przyjętych zasad (polityki)
rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzania
sprawozdania finansowego oraz przedstawienie
przyczyn i skutków ich ewentualnych zmian w
stosunku do roku poprzedzającego
• dodatkowe informacje i objaśnienia (do bilansu,
rachunku zysków i strat, innych sprawozdań),
proponowany podział zysku lub pokrycia straty,
podstawowe informacje dotyczące pracowników i
organów jednostki, inne istotne informacje
16
Sprawozdanie w formie uproszczonej - warunki
• Jeśli jednostka nie osiągnęła 2 z 3 wielkości:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na
pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku
obrotowego w walucie polskiej nie
przekroczyła równowartości 2 000 000euro,
- przychody netto ze sprzedaży produktów i
towarów oraz operacji finansowych w walucie
polskiej nie przekroczyły równowartości 4 000
000euro.
17
 Sprawozdanie finansowe podpisuje:
osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg i
kierownik jednostki, jeśli jednostką kieruje
organ wieloosobowy – wszyscy członkowie
tego organu
Nie podpisuje organ, jeśli sprawozdanie z
działalności jednostki dotyczy: spółek
kapitałowych (zoo i akcyjna), komandytowo-
akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń
wzajemnych, spółdzielni, przedsiębiorstw
państwowych

18
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia
ksiąg rachunkowych, czyli na dzień:
• kończący rok obrotowy
• zakończenia działalności jednostki, w tym również jej
sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania
upadłościowego
• poprzedzający zmianę formy prawnej jednostki
gospodarczej
• przejęcia jednostki przez inną
• poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek
• poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji
lub upadłości.

19
 Organami zatwierdzającymi sprawozdania finansowe są:
• w spółkach akcyjnych – zwyczajne walne zgromadzenie
akcjonariuszy

• w spółkach z o.o. – zwyczajne zgromadzenie wspólników

• w spółdzielniach = walne zgromadzenie

• w przedsiębiorstwach państwowych – rada pracownicza

lub organ założycielski

• w spółkach osobowych oraz w przedsiębiorstwie

stanowiącym własność osoby fizycznej – ich właściciele.

20
 Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o
stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów
oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:

• rachunkowości zabezpieczeń, zdarzeniach istotnie wpływających na działalność

jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
• przewidywanym rozwoju jednostki,
• ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju,
• aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej,
• nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i
wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego
reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów (akcji) w przypadku
ich zbycia,
• posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach),
• instrumentach finansowych w zakresie:
– ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływu środków pieniężnych oraz
utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,
– przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z
metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana
jest rachunkowość zabezpieczeń.

21
 Sprawozdanie z działalności jednostki
powinno obejmować również (o ile jest to
istotne dla oceny sytuacji jednostki) wskaźniki
finansowe i niefinansowe, łącznie z
informacjami dotyczącymi zagadnień
środowiska naturalnego i zatrudnienia, a także
dodatkowe wyjaśnienia do kwot wykazanych
w sprawozdaniu finansowym.

22
 SZCZEGÓŁOWOŚĆ INFORMACJI
W SPRAWOZDANIU FINANSOWYM
Jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza
sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym ten rok nie
osiągnęła dwóch z następujących trzech wielkości:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty

wyniosło nie więcej niż 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie
polskiej nie przekroczyła równowartości
• 2 000 000 euro,
• przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz
operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły
równowartości 4 000 000 euro
- może sporządzać sprawozdanie finansowe w formie
uproszczonej.

23
 Badaniu i ogłaszaniu, podlegają roczne sprawozdania finansowe
jednostek powiązanych, w tym roczne skonsolidowane sprawozdania grup
kapitałowych, a także roczne sprawozdania finansowe kontynuujące
działalność:
• banków oraz zakładów ubezpieczeń,
• jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami
wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych,
• jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i
funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
• spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w
organizacji,
• pozostałych jednostek, które w poprzednim roku obrotowym, za który
sporządzano sprawozdania spełniły co najmniej dwa z następujących
warunków:
• a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co
najmniej 50 osób,
• b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego wynosiła
równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji
finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej
co najmniej 5 000 000 euro.

24
 OBSŁUGA KSIĘGOWA
1) prowadzenie przy użyciu komputera ksiąg rachunkowych oraz podatkowych,
2) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,
3) wycena i rozliczanie składników majątkowych,
4) sporządzanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego

oraz dochodu podatkowego,

5) sporządzanie sprawozdań finansowych,
6) prowadzenie ewidencji VAT,
7) sporządzanie wszystkich wymaganych deklaracji, w tym podatku
dochodowego od osób prawnych,
podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku od nieruchomości, VAT,
8) przekazywanie innych informacji i sprawozdań dla urzędów skarbowych,
statystycznych,
instytucji finansowych.

25
 Cechy prawidłowych ksiąg rachunkowych

• rzetelność – zgodność ze stanem

rzeczywistym,
• sprawdzalność – udokumentowane zapisy,
powiązanie zapisów w dzienniku i na kontach
księgi głównej, zachowanie porządku
systematycznego i chronologicznego,
możliwość dostępu do danych w dowolnym
czasie

26
 Cechy prawidłowych ksiąg rachunkowych i warunki
wystąpienia określonej cechy
• bieżące prowadzenie – możliwość terminowego
sporządzenia sprawozdań, deklaracji
podatkowych i rozliczeń finansowych,
sporządzenie zestawień obrotów i sald (nie
rzadziej niż na koniec miesiąca),
• kompletność – ujęcie wszystkich operacji
dotyczących danego okresu sprawozdawczego,
ujęcie wszystkich dowodów księgowych z danego
okresu sprawozdawczego,
• bezbłędność – ujęcie wszystkich dowodów w
określonej kwocie i na odpowiednich kontach,
zapewnienie ciągłości zapisów.

27
 Elementy ksiąg rachunkowych art. 13.

Dziennik – zdarzenia są ujmowane chronologicznie w

okresie sprawozdawczym, według dat na podstawie
zatwierdzonych dowodów księgowych.
Zapisy w dzienniku są sumowane w sposób ciągły z podziałem
np. na miesiące.
Dzienniki można prowadzić:
- jako jeden zbiór dokumentów dla wszystkich operacji,
- w formie częściowych zbiorów dla poszczególnych rodzajów
zdarzeń (sporządza się wtedy zbiorcze zestawienie obrotów
częściowych dzienników).

28
 Wzór dziennika
lp data dowód treść kwota
1. 18.10.08 Kp 12/08 Wpływ z kasy do banku 400
2. 20.10.08 FA 13/08 Otrzymano fakturę od dostawcy 2400
towarów sp. Zo.o. Beta
3. 22.10.08 Lista Naliczono wynagrodzenia 36 000
płac/10/0 pracowników biurowych
8

29
 Księga główna

Księgę tę tworzą konta syntetyczne, operacje

księgowane są zgodnie z dowodami
księgowymi.
Księgi pomocnicze
Księgi te tworzą wydzielony system. Mają postać
np. kart kontowych, rejestrów lub rubryk w
rejestrach, stronic w dziennikach, zbiorów
komputerowych lub posegregowanych
dowodów źródłowych.

30
 Zestawienie obrotów i sald
Obrotówkę sporządza się nie rzadziej niż na koniec
każdego miesiąca.
Zestawienie obejmuje:
- nazwy kont lub ich symbole,
- salda początkowe kont na dzień otwarcia ksiąg,
- obroty za okres sprawozdawczy oraz narastająco
od początku roku,
- salda na koniec okresu sprawozdawczego,
- łączne sumy sald początkowych, obrotów i sald
końcowych
31
 Zestawienia sald ksiąg pomocniczych

Sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg

rachunkowych oraz na dzień inwentaryzacji
(dotyczą wybranej grupy majątku
inwentaryzowanego).

32
 Inwentarz

Inwentarz stanowi wykaz aktywów i pasywów.

Sporządzają go jednostki, które nie prowadziły
wcześniej ksiąg.

33
 Tradycyjne formy księgowości

Forma tabelaryczna (amerykanka) – połączenie

dziennika z księgą główną, księgi pomocnicze
– oprawne lub luźne karty.
W dzienniku następuje zapis chronologiczny, w
księdze głównej – zapis systematyczny.

34
 Księgowość przebitkowa

Zapis w dzienniku i na koncie jest jednoczesny

dzięki użyciu kalki w aparacie zwanym
kontownicą.
W dzienniku następuje ewidencja
chronologiczna, karty kont syntetycznych i
analitycznych mają formę kartotek.

35
 Księgowość rejestrowa

Ewidencja ma formę zapisu liniowego, całość

transakcji opisana jest w jednym wierszu.
Urządzenia księgowe to: wielorubrykowe
rejestry, karty kont syntetycznych i
analitycznych w formie kartoteki, księgi
pomocnicze

36
 Certyfikat księgowy
Mogą potrzymać osoby z 2 letnim
doświadczeniem i minimum wykształcenie
średnie, jeśli zdadzą egzamin lub z 3 letnią
praktyką i odpowiednim wykształceniem (wyższe
magisterskie uzyskane na kierunku rachunkowość
lub na innym kierunku ekonomicznym o
specjalności rachunkowość).Uznawane są też
specjalizacje, których plan studiów i program
kształcenia odpowiadał wymogom określonym
przez organy uczelni dla specjalności
rachunkowość.
37
Od 1 stycznia nie jest uznawane wykonywanie
określonych czynności na mniej niż pół etatu.
Za praktykę w księgowości uważa się
wykonywanie określonych czynności na
podstawie stosunku pracy w wymiarze czasu
pracy nie mniejszym niż pół etatu, odpłatnej
umowy cywilnoprawnej zawartej z
przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie
usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
umowy spółki lub w związku z prowadzeniem
własnej działalności gospodarczej.
38
 Czynnościami są:
• Prowadzenie, na podstawie dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych,
• Dokonywanie wyceny aktywów i pasywów
oraz ustalanie wyniku finansowego lub
• Sporządzanie sprawozdań finansowych,
• Badanie sprawozdań pod nadzorem biegłego
rewidenta

39
• Doświadczenie nie jest uznawane, jeśli księgowy
pracuje na umowę cywilnoprawną (np. zlecenie)
w podmiocie, który nie prowadzi usługowo ksiąg
rachunkowych. Musi być natomiast zatrudniony
na min pól etatu. Wykonując czynności na
podstawie umowy cywilnoprawnej, może
wykazać praktykę, tylko jeżeli jest ona
zdobywana w jednostce usługowo prowadzącej
księgi, gdy księgowy dostaje wynagrodzenie.

40
 Odpowiedzialność karna
Art.77 odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg i
sporządzanie sprawozdań
Jeśli ktoś dopuszcza się nieprowadzenia ksiąg,
prowadzenia ich wbrew przepisom lub podaje
nierzetelne dane, nie sporządza sprawozdania
finansowego, sporządza go niezgodnie z
ustawą lub zawiera tam nierzetelne dane
Podlega grzywnie lub karze pozbawienia
wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
41
 odpowiedzialność

Art. 79
Kto wbrew przepisom ustawy ….
Podlega grzywnie albo karze ograniczenia
wolności.

42
 Dokumenty jednostki
dokumentacja konstytucyjna (założycielska) –
statut spółki, akt notarialny powołania,
wyciągi z rejestru sądowego, uchwały
organów statutowych, koncesje, decyzje o
nadaniu REGON, dokumenty dotyczące
zmiany powołania organów nadzorczych

43
 Dokumentacja związana z organizacją,
zarządzaniem i kierowaniem jednostką oraz jej
działalnością – wewnętrzne regulacje prawne:
struktura organizacyjna, księgi służb, zakresy
czynności, uprawnień, obowiązków,
odpowiedzialności, regulaminy: kontroli
wewnętrznej, emisji, gospodarowania ZFŚS,
instrukcja o gospodarce magazynowej, opis
przyjętych zasad rachunkowości, dokumentacja
systemu przetwarzania danych

44
 Dokumentacja działalności
wewnętrznych organów stanowiących i
zarządzających – protokoły obrad, uchwały
zgromadzeń, protokoły posiedzeń, decyzje i
zarządzenia, deklaracje członków spółdzielni
Dokumentacja kontraktowa – umowy,
kontrakty, porozumienia, protokoły uzgodnień,
w tym umowy: sprzedaży, ubezpieczeń,
rachunku bankowego, kredytowe, najmu,
dzierżawy, o dzieło, o pracę, zlecenia,
agencyjne, użyczenia, akwizycji
45
 Dokumentacja osobowa – umowa o
pracę, kwestionariusz osobowy, oświadczenie
o odpowiedzialności materialnej, przeszere-
gowanie ze zmianą stanowiska, umowa w
sprawie szkolenia, przepustka stała, karta
kartoteki osobowej, wypowiedzenie
warunków pracy, rozwiązanie umowy o pracę,
zaświadczenie o zarobkach, dokumentacja
wyróżnień, nagród, kar, lista urlopowa, karta
urlopowa, zaświadczenie o czasowej
niezdolności do pracy, świadectwo pracy
46
• Dokumentacja związana z przyjęciem pracownika do
pracy
Kwestionariusz osobowy dla pracownika
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o
zatrudnienie
Skierowanie na badania wstępne/okresowe/kontrolne
Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy
Zawiadomienie Urzędu Pracy o zatrudnieniu bezrobotnego
Zaświadczenie o odbyciu szkolenia BHP
Informacja o przedłużeniu się umowy o pracę do dnia porodu

47
 Dokumentacja wynagrodzeń – lista płac
z różnych umów, lista wypłat zasiłków, lista
wypłat wynagrodzeń za czas niezdolności do
pracy, karta zarobkowa pracownika,
formularze deklaracji (rozliczeń),
zaświadczenia o zarobkach, wniosek o
emeryturę/rentę,
Dokumentacja zamierzeń, prognoz,
rozwoju (korzystanie z transportu – własny
czy obcy, plany wieloletnie, zorganizowanie
własnej rachunkowości czy korzystanie z usług
biura)
48
 Dokumentacja majątku trwałego –
plany rzeczowo-finansowe oraz kosztorysowo-
projektowa zamierzeń inwestycyjnych,
dokumenty stwierdzające własność lub
określające inne tytuły użytkowania majątku
trwałego, dokumentacja ruchu majątku

Dokumentacja dotycząca rozliczeń

publiczno-prawnych (podatkowych)

49
 Dokumentacja produkcyjna – plan
asortymentowy produkcji, normy
materiałowe, normy czasowe, ustalenia ceny
wyrobu, zamówienie wykonania usługi, karta
pracy stanowiska, zespołowa miesięczna karta
pracy, rozliczenie zużycia surowców,
reklamacje jakościowe, zawiadomienie o
przestojach, zamówienie surowców, raport
produkcji

50
 Dokumentacja obrotu towarowego –
oferty sprzedaży, dokumenty związane z
promocją, marketingiem, reklamą, dokumenty
reklamacyjne, zamówienia, dokumenty
zakupu i sprzedaży towarów, dokumenty
wewnętrznych przesunięć towarów w
hurtowniach, taśmy z kas rejestracyjnych

51
 Dokumentacja inwentaryzacyjna
Dokumentacja transportu – dokumenty
techniczne środków transportu, książka
pojazdu, miesięczna karta eksploatacji
pojazdu, dokumenty remontów, napraw,
dowód przekazania samochodu, przekazanie
zużytych części, dowody likwidacji
Dokumentacja ubezpieczeniowo-
szkodowa - polisy
52
 Dokumentacja operacji socjalno-bytowych
– umowy pożyczki z ZFŚS, skierowanie na formy
wypoczynku, dokumentacja utrzymania obiektów
socjalnych
Dokumentacja kasy
Dokumentacja bankowa
Dokumentacja zakupu – Fa, rachunki, protokoły,
korespondencja z kontrahentami, dowody
przyjęcia składników do magazynu, nota
korygująca
53
Dowody sprzedaży
Dokumentacja magazynowa – Pz, Wz, Mm, Zw
Dokumentacja rozliczeniowa

54
 Dokumentacja księgowa
Podział dowodów księgowych:
- odzwierciedlające przebieg lub skutek operacji
gospodarczych,
- nie mające bezpośredniego związku z
operacjami gospodarczymi, dowody te
zawierają pisemne polecenie zapisów o
charakterze zbiorczym, korygującym lub
rozliczeniowym (rozdzielniki kosztów).

55
 Funkcje dowodów

• Informacyjna – dane są wiarygodnym źródłem

informacji o przebiegu operacji i skutkach
operacji, informacje te służą do zarządzania
firmą, a ich uogólnienie zawiera sprawozdanie
finansowe,
• kontrolna – funkcja ta polega na upewnieniu się,
że dane zawarte w dowodach księgowych i
wprowadzane do ksiąg są wiarygodne, zgodne z
prawdą, a odzwierciedlane przez nie operacje są
legalne – zgodne z prawem oraz celowe (zgodne
z interesem firmy)

56
 Wymagania dotyczące poprawności sporządzania
dokumentów

• Nakaz wystawienia dowodu czytelnie i trwale,

• Zakaz dokonywania poprawek w przypadku
wystąpienia błędów (zamazywanie,
zeskrobywanie, dokonanie przeróbek), błędny
zapis należy skreślić zachowując czytelność,
wpisać właściwy tekst lub liczbę, zamieścić
obok datę poprawki oraz podpis osoby, która
to zrobiła.

57
 Uwaga!

Poprawki nie mogą być stosowane do

dowodów:
objętych zakazem, np. dowody kasowe,
dokumentów obcych (z zewnątrz) oraz
własnych wysłanych na zewnątrz.

58
 Dowody źródłowe – art.20
• zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale
kontrahentom,
• wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki
Dowody księgowe w ustawie:
- „zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów
zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w
dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- korygujące poprzednie zapisy,
- zastępcze- wystawione do czasu otrzymania
zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według
nowych kryteriów klasyfikacyjnych”.

59
 Podział dowodów

• obce – wystawione przez kontrahentów:

faktury, rachunki (także korygujące),
dokumenty wystawione przez banki, urzędy,
instytucje, inne osoby prawne i fizyczne, są to
wyciągi bankowe, czeki, papiery wartościowe,
przelewy, noty
• własne – sporządzają je pracownicy jednostki
gospodarczej.

60
 Podział dowodów
• dyspozycyjne – zawierają polecenie (dyspozycję)
dokonania operacji gospodarczej (dowody
polecenia przelewu, kasa wypłaci, magazyn wyda;
z chwilą np. wykonania przez bank polecenia
przelewu następuje powtórna kontrola
dokumentów (uwaga: powinna być rozdzielona
funkcja kontroli dokumentów i wydania
dyspozycji),
• dokumenty potwierdzające dokonanie danej
operacji (FA VAT potwierdza sprzedaż majątku,
np., środka trwałego)
61
kryterium
Podział dowodów
podział
księgowych
charakterystyka
Liczba operacji Pojedyncze Jedna operacja
zbiorcze Wiele

Źródło Pierwotne Podstawa – operacje gospodarcze

wtórne Podstawa –dokumenty pierwotne
Zastosowanie Dyspozycyjne Polecenie wykonania operacji
Wykonawcze Informacje o przebiegu operacj
Dyspozycyjno- Polecenie, następnie informacja o wykonaniu
wykonawcze
Wystawca Obce
własne
Odbiorca Wewnętrzne Inne komórki
zewnętrzne Kontrahenci, banki, budżet
Rodzaj operacji Obrót zapasami
Obrót majątkiem
Siła robocza
Rozrachunki FA, r-ki, noty księgowe

62
 Dowody wspólne

Wystawiane przez jednostkę i kontrahenta np.

protokoły zdawczo-odbiorcze.

63
 Elementy dowodu księgowego
• określenie rodzaju dowodu i jego nr
indentyfikacyjnego,
• określenie stron dokonujących operacji,
• opis operacji oraz jej wartość (także ilość),
• datę dokonania operacji (datę sporządzenia dowodu),
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano
lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu
do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie
miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
rachunkowych (dekretacja), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania.

64
 Co się dzieje, gdy operację dokumentuje wiele
dowodów?

Np. FA VAT, dowód potwierdzający wysłanie

towaru oraz dowód wystawiony przez urząd
celny wyjścia z terytorium Wspólnoty.
Uwaga: dowodem księgowym jest dokument
ostatecznie zamykający operację, podlegający
zadekretowaniu.
Za dowód należy uznać np. oryginał dowodu
obcego, pierwszą kopię dowodu własnego –
zewnętrznego.

65