INTERNAL AUDIT COURSE -

OCCUPATIONAL HEALTH,
SAFETY & ENVIRONMENTAL
MANAGEMENT SYSTEM
 Disajikan oleh :
Micky Perdhana Radityo
Pengertian Audit HSE-MS

Audit SMK3 ialah pemeriksaan

sistematis dan mandiri untuk
menentukan apakah kegiatan K3 melalui
pengelolaan resiko K3 dan dampak
lingkungan dan berdasarkan kebijakan,
sasaran dan program yang
direncanakan telah berjalan dengan
benar dan efektif serta memenuhi
peraturan & perundangan dan apakah
pengaturan dan penerapannya
diterapkan sesuai persyaratan SMK3
(Re. PP 50/2012).
AUDIT SISTEM MANAJEMEN
ISO 10011-1:1990 Quality Environmental ISO 14010:1996
ISO 10011-2:1991 OLD ISO 14011:1996
ISO 10011-3:1991 ISO 14012:1996
TC 176 TC 207
(Quality management & (Environmental
OHSAS 18001:1999
quality assurance) management)

ISO 9000:2000 ISO 14050:2002

Fundamentals & Vocabulary
Vocabulary
ISO 19011:2015
Guidelines for quality and/or environmental
management systems auditing

Combined Audit Joint Audit ISO 9001:2015, ISO

ISO 9001:20015 14001:2015 and/or ISO 45000
ISO 14001:2015
Our company
and Supplier
ISO 45000 Customer
Jenis-Jenis Audit

• Audit Internal
Dilakukan oleh auditor internal untuk pembuktian
penerapan Sistem Manajemen termasuk SMK3 di
tempat kerja tanpa menghilangkan efek
obyektivitas dan keindependenan

• Audit Eksternal
Diselenggarakan oleh perusahaan
MACAM AUDIT

1st Party Your own

Organization

3rd Party Certification

Body

2nd Party Subcontractor

or Supplier
 Accredited Certification

International Accreditation Forum (IAF)

Accreditation Body – UKAS, KAN

Personal Certification Body –
CQI, IRCA

Certification Body – BSI, TUV, SGS, DNV

Training
Auditor
Course
Organization
First Party (Internal)

Ini merupakan audit oleh organisasi itu sendiri dan

program terfokus pada semua proses. Audit
internal ini dilakukan untuk menentukan apakah
sistem diimplementasikan dengan benar, diikuti
dan berjalan efektif.
Berbagai audit internal dilakukan, seperti
audit sistem dan audit proyek tertentu

Corporate audits - audit tersebut dilakukan

berdasarkan pedoman Perusahaan yang mengatur
persyaratan minimum untuk dimasukkan dalam sistem
manajemen dari operating unit. Audit tersebut
dilakukan oleh personil dari Korporat.
System audits - audit dilakukan berdasarkan prosedur
level 2 untuk daerah masing-masing area.

Project specific audits - audit yang dilakukan

terhadap prosedur proyek tertentu.
Audit internal lainnya dilakukan:

Konsultan yang yang melakukan audit berkala

tentang status keuangan / kinerja perusahaan

Internal Company Audit – tujuan dari audit ini

adalah untuk menentukan bahwa Perusahaan
mematuhi Sistem Manajemen K3 Kita sendiri.
Second Party (External)

Ini adalah audit oleh pelanggan kepada pemasok/

vendor dan umumnya berfokus pada proses
kontrak terkait. Ketika kita mengaudit
subkontraktor atau vendor ini disebut audit pihak
kedua. Audit ini mengkonfirmasi apakah pemasok /
subkontraktor sesuai untuk kebutuhan
Perusahaan.
Third Party (Extrinsic)
Ini adalah audit yang dilakukan oleh suatu
independent organization yang terfokus pada
sistem dan proses, (seperti: certification audits
oleh DNV, ABS, Lloyds, BV, TUV Nord, dll.)
Surveillance Audit
Adalah Audit Sistem Manajemen secara berkala
yang dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi dalam
rangka pengawasan/ pemantauan selama masa laku
sertifikat yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi
untuk organisasi yang dimaksud.
 Biasanya dilakukan secara periodik/ berkala setiap
3 Tahun.
 Lingkup audit tidak mencakup seluruh butir
klausal/elemen, tetapi digunakan sebagai “sampling
methods”.
AUDIT PHILOSOPHY
Audit terhadap mutu dari suatu sistem adalah
sebuah proses yang sistematis, mandiri dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit
dan mengevaluasinya secara objektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria audit
terpenuhi. Audit memberikan umpan balik yang
independen kepada process owner dan juga
memberikan informasi untuk mengelola tentang
status sistem tersebut.
AUDIT PHILOSOPHY
Penekanan dari audit adalah adalah pada perbaikan,
keselarasan dengan tujuan bisnis. Audit tidak akan
berkonsentrasi pada kesesuaian saja tapi akan
menempatkan penekanan lebih besar pada efektivitas dan
perbaikan berkelanjutan. Tujuan utama dari audit adalah:

Menentukan tingkat kepatuhan dari fungsi-fungsi yang

diaudit terhadap prosedur yang disetujui.

Menentukan kecukupan, efektivitas dan efisiensi dari

sistem dalam memenuhi tujuan tertentu dan
memberikan auditee kesempatan untuk memperbaiki
sistem.
AUDIT PHILOSOPHY

Apabila audit terhadap produk, Auditor

bersangkutan akan memeriksa karakteristik
fisik dari produk untuk memenuhi atau bila audit
pada sistem / proses adalah untuk menentukan
sejauh mana persyaratan sistem manajemen
tersebut terpenuhi.
AUDIT PHILOSOPHY
Audit sesungguhnya lebih dari hanya sekedar
melihat dokumen, catatan dan kepatuhan
terhadap prosedur.
Auditor perlu kejelasan bahwa tanggung jawab
tertulis yang telah ditetapkan untuk semua
personil telah dilaksanakan. Selain itu,
pelaksanaan audit dalam perusahaan akan
menentukan apakah persyaratan minimum
yang ditentukan telah dipenuhi.
AUDIT PHILOSOPHY

Audit akan memberikan umpan balik secara

teratur dan formal kepada manajemen atas
kecukupan, efektifitas dan efisiensi dari proses
audit.

Manajemen di semua tingkat organisasi akan

melakukan tindakan terhadap masukan dari
audit untuk memperbaiki proses dan kinerja
operasional secara keseluruhan.
g Typical Audit Activities
Initiating the Audit
A. General
B. Establish initial contact the auditiee
C. Determining the feasibility of the audit

Preparing audit activities

A. Performing document review in preparation of audit
B. Preparing audit plan
C. Assigning work to the audit team
D. Preparing work document

Conducting the audit activities

A. General
B. Conducting Opening meeting
C. Document review while conducting the audit
D. Communicating during audit
E. Assigning role and responsibilities of guides and observer
F. Collecting and Verifying information
G. Generating audit finding
H. Preparing audit conclusion
I. Conducting the closing meeting
g Typical Audit Activities
Preparing and distributing the audit format
A. Audit report
B. Distribution audit report

Completing the Audit

Conducting Audit Follow Up

 g Resource Audit

Audit Team

Technical Expert

Auditee

Logistic / Infrastructure

Document Information
g Bukti Audit

Rekaman, pernyataan atas fakta atau

informasi lain, yang relevan terhadap
kriteria audit dan dapat diverifikasi

Catatan: Bukti audit dapat berbentuk

kualitatif ataupun kuantitatif
g Kriteria Audit

Seperangkat kebijakan, prosedur

atau persyaratan

Catatan: Kriteria audit merupakan

referensi sebagai pembanding
bukti audit
g Kompetensi Auditor

HSE Environmental

Quality - Generic
Environmental
specific knowledge
Specific
knowledge and Skills
knowledge and
and Skills 7.3.1 and Skills
7.3.3 7.3.2
7.3.4

Education Work Experience Auditor Training Audit Experience

7.4

Personal Attributes
7.2
g Syarat Auditor

 Kompetensi (sesuai kriteria audit)

 Wewenang (Penugasan oleh Manajemen)
 Auditor bukan Inspektor
 Praduga tidak bersalah
 Tujuan Utama bukan mencari NC
g Kompetensi Auditor
General

 pendidikan  pelatihan
 pengalaman kerja  Keahlian/skill
 wewenang  pengalaman audit
g Kompetensi Auditor
Personal attributes
 Sopan, jujur, kebenaran, tulus, bijaksana
 Berpikiran terbuka
 Diplomatis
 Teliti
 Mengamati
 Mampu memutuskan
 Percaya diri
 Adaptasi
g Anggota Tim Audit SMK3

• Manajemen Senior
• Personil HSE Department
• Anggota HSE Committee/P2K3
• Personil QA&QC Department
• Personil Operation/ Project
• Personil Engineering Department
g Role and Responsible of Lead Auditor

• Plan the audit and make effectiveness use of

resources
• Represent the audit team in communication with
auditee
• Organize and direct audit team members
• Provide direction and guidance to auditor in training
• Lead the audit team to reach the audit conclusion
• Prevent and resolve the conflict
• Prepare and complete the audit report
• Maintain confidentiality
g Auditee Management

• To ensure reasonable facilities are made

avaiable
• To reach agreement on the audit plan
• To ensure auditees are made available
• To resolve logistical problem as the audit
progress
• Overall responsibilty to keep the auditor safe
• Attend the opening meeting and closing
meeting
• To action the audit report finding
g Role and Responsible Auditee

• To be cooperative and answer the question

• To provide sample as requested
• Try not to have distraction/call/interruptions
• To assist in reaching audit finding
• To assist in identifying areas of improvement
• To answer truthfully and respectfully
g Tugas Auditor
 Support the team leader
 Prepare check list
 Arrive on time
 Participant in opening meeting
 Carry out assigned the task
 Keep to the time table
 Keep the auditee informed
 Safe guard all document
 Maintain confidentiality
g Role And Responsibility Observer / Guide

 Indentifying individuals to participate in interview

 Confirm the timing
 Arranging access
 Safety/Security rules are known and respected
 Witnessing the audit on behalf of the auditee
 Providing clarification or assisting in collecting
information
g Prinsip-prinsip Auditing
Independent
Auditor independen terhadap aktifitas yang diaudit dan
bebas dari bias dan konflik kepentingan untuk menjaga
keputusan yang objektif selama proses audit tentang
temuan – temuan dan keputusan – keputusan didasarkan
pada bukti (evidence).

Evidence
Audit evidence (Bukti audit) dapat diverifikasi.
Berdasarkan sampel dan informasi yang tersedia, sejak
audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dan
sumberdaya yang terbatas
g Lingkup dan Tujuan Audit

Dipengaruhi:

 Luas daerah kerja

 Kompleksitas proses kerja

 g AUDIT CYCLE PROGRAM
Authority for
Audit Program

Defining Audit Program:

• Objectives/Extent Plan
• Responsibilities
• Resources
• Procedures

Improving
Audit Program
Implementing Audit Program Competence of
• Scheduling of Audit Auditors
Act •Evaluating Auditors
• Selecting Audit Team Do
• Directing Audit Activities
• Maintaining Records Audit Activities

Monitoring and reviewing

Audit Program:
•Monitoring and reviewing
•Identifying needs for CA and PA Check
•Identifying opportunities
for improvement
g Audit Objective
Tujuan Audit harus ditetapkan untuk mengarahkan
perencanaan dan pelaksanaan Audit:

 Persyaratan Sistem Manajemen Keselamatan &

Kesehatan Kerja PP 50 / 2012
 Persyaratan Perundangan dan Kontraktual
 Tujuan Komersial / Persyaratan pelanggan / pasar
 Kebutuhan evaluasi vendor
 Kebutuhan pihak – pihak yang berkepentingan
(recognition)
 Masalah akan diidentifikasi dan diselesaikan lebih awal
sehingga organisasi tidak akan jatuh ke dalam krisis
manajemen (resiko organisasi/ potensi bangkrut)
 g Scope Audit

Batasan Audit
• Geographical – Particular plant, office and region
• Process – legislation, product, service
• Departmental
• Temporal
 g Criteria Audit

Kriteria Audit
• PP 50 Tahun 2012
• ISO 45000
• OHSAS 18000
• ISO 9000:2015
• ISO 14000:2015
• Contractual Requirement
• Legal Requirement
• Corporate owner
 g Sumber Daya Audit

Pertimbangkan :
• Finansial (Anggaran)
• Teknik Audit (tinjauan dokumen, diskusi, demonstrate skill,
sampling)
• Proses mencapai dan memelihara kompetensi auditor
(pergantian personil)
• Ketersediaan auditor (prioritas trained auditor)
• Lingkup
• Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain
g Prosedur Audit

Prosedur mengatur :

 Perencanaan dan jadwal Audit

 Pelaksanaan Audit
 Menyeleksi tim Audit
 Pemastian kompetensi Auditor
 Tindak lanjut Audit,
 Catatan Audit
 Pengawasan kinerja Audit
 Pelaporan audit secara keseluruhan ke manajemen puncak
g Penerapan Audit

 Menginformasikan program audit kepada department/

section terkait
 Koordinasi dan penjadualan audit
 Evaluasi auditor dan pengembangan
profesionalismenya.
 Pemilihan tim audit
 Pastikan pelaksanaan audit sesuai rencana
 Pengendalian catatan audit
 Tinjauan dan pengesahan laporan audit
 Audit lanjutan, jika diperlukan
PERSIAPAN AUDIT
Minimal dua minggu sebelumnya (atau kurang jika
disepakati bersama) sebelum audit dijadwalkan,
seorang Koordinator ditugaskan oleh Department Head
terkait akan membentuk ketersediaan Auditor dan
menetapkan ketersediaan Auditor dan menugaskan
personil untuk audit tersebut.

Para Auditor akan diberitahu secara tertulis tentang

jumlah auditor, tanggal jadwal audit, organisasi yang
akan diaudit dan ruang lingkup penuh dari audit
tersebut.
AUDIT PLAN
Perencanaan Audit:

 Lead Auditor akan memastikan bahwa audit didasarkan pada

tinjauan ulang terhadap prosedur, perencanaan, spesifikasi, laporan
audit sebelumnya dan dokumen lain yang relevan
 Audit dapat dilakukan dengan menggunakan checklist sebagai
bantuan. Checklist akan berisi pertanyaan untuk Auditor ,
pertanyaan untuk meminta secara terbuka dan tidak mengarahkan.
 Perencanaan audit juga akan mencakup pengaturan khusus untuk
mengamati pekerjaan yang sedang berjalan atau praktik tertentu
atau prosedur yang dipilih untuk ditinjau secara rinci.
AUDIT PLAN
Pemberitahuan Audit:

Lead Auditor akan menghubungi organisasi

Auditee untuk membahas audit, agenda dan
lokasi dan untuk mengatur tanggal dan waktu
yang nyaman dalam jangka waktu yang
dialokasikan dalam Jadwal Audit.
PELAKSANAAN AUDIT
Opening Meeting menetapkan diawalinya audit. Lead
Auditor menetapkan wewenang dan menjelaskan
proses.audit
Non-conformities (Ketidaksesuaian) akan diidentifikasi
terkait dengan persyaratan tertentu dari dokumen terhadap
audit yang telah dilakukan.

Auditor akan memilih sampel mereka sendiri untuk

meninjau dan jika sample mengungkapkan suatu
masalah, Auditor dapat meningkatkan sampel untuk
menetapkan sejauh mana dapat dimanfaatkan.
RAPAT TEAM AUDIT
Setelah menyelesaikan audit dan sebelum pertemuan exit
audit, Tiem Audit akan bertemu dalam rangka untuk
menganalisa setiap ketidaksesuaian untuk mengkonfirmasi
keabsahannya dengan menyiapkan Corrective Action
Requests (CAR’s)
g Catatan Audit

 Catatan Audit
 audit plan
 laporan audit
 laporan ketidaksesuaian
 laporan tindakan koreksi
 follow up laporan audit
 hasil verifikasi
Notes:
Records should be
retained and controlled
with appropriate
security.

 catatan personnel
 Evaluasi kompetensi dan

kinerja Auditor
 Seleksi Tim Audit

 Menjaga dan meningkatkan

kompetensi
 g Monitoring Audit

Indikator kinerja Audit:

• kemampuan tim audit dalam menerapkan perencanaan audit
• Kesesuaian program audit dan jadual
• Umpan balik dari auditee dan auditor
• Improvement department/section yang diaudit
g Tinjauan Audit

• hasil-hasil dan kecenderungan pengawasan

• kesesuaian prosedur
• catatan program audit
• praktek audit yang baru atau alternatif
• konsistensi kinerja tim audit dalam situasi serupa
g Pelaksanaan Audit
Persiapan audit

 Penunjukkan Tim audit (trained person, wakil tiap

department jika memungkinkan, atau sesuai
penunjukkan Manajemen)

 Tentukan Lingkup, tujuan dan kriteria audit

 Kelayakan audit (audit plan information, cooperation
from auditee, time and resources)

 Komunikasi awal dengan auditee

 g Tinjauan Dokumen

Dokumen terkait
 OH&S Manual
 OH&S Procedures
 OH&S Booklet Manfaat:

 External Documents  Famialiarisasi Istilah

 Peraturan Pemerintah  Pembuatan checklist

 Standard/ Code of  Pemahaman proses kerja

Practice  Pembagian durasi audit
(audit plan)
g Jadual Audit

 Tujuan audit
 Kriteria audit dan dokumen referensi
 lingkup: identifikasi fungsi-fungsi dan proses yang diaudit

 Tanggal dan tempat

 Waktu dan durasi audit
 penanggungjawab
 Alokasi sumberdaya
 Identifikasi auditee
g Pembagian Tugas Auditor

Pertimbangan :
 Independensi auditor
 Kompetensi auditor
 Ketepatan sumber daya sesuai tugas:
 Auditor
 Auditors trainee
 Technical experts (kalau diperlukan)
g Dokumen Audit

 Audit Note
 Standard
 Checklist and audit sampling plan
 Form laporan temuan
g Checklist Audit

Model:
 Aktivitas yang akan
dicek/diverifikasi
 Dokumen terkait (nama dan
nomor dokumen)
 Bukti penerapan terkait
Manfaat:
 Kriteria temuan (Observation,
 Pengendalian waktu
Minor, Major )
 Fokus
 Penelusuran bukti
 Penyusunan laporan
g Model Struktur bertanya
Tanyakan proses/ Lihat kebijakan
aktivitasnya apa OH&S, fokus pada
Hazard & risk?
Tanyakan target
OH&S objective
Tanyakan bagaimana
cara mencapainya?
- cara
- alat Referensi dokumen:
- orang • Manual OH&S
• Prosedur wajib
• Prosedur
Tanyakan cara
mengukurnya

Lihat program
Tanyakan bagaimana peningkatan
bila tidak tercapai kompetensi

Tanyakan prosedurnya Tanyakan kompetensi Tanyakan

Ada? orang record
g Pembukaan Audit

 Perkenalan Tim Audit

 Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit
 Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)
 Metode Pelaksanaan Audit
 Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan
 Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi
Internal audit dan data
 Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang
relevan dengan ruang lingkup audit
 Status temuan audit (misal; major, minor, atau
observasi)
g Pelaksanaan Audit
Metode yang Sesuai

 5W 1H 1S – Wawancara (audios, harus ada nara

sumber)

 Observasi fisik dari pelaksanaan dan kondisi

(lihat kondisi kelas dan fasilitasnya, alat peraga yang
digunakan instruktur, laborat dll.)

 Review dokumen
 Pelaksanaan Audit
Effective Auditing
A friendly but formal
approach
Good recording

Observation and
understanding

Diplomacy Good
communication
 Pelaksanaan Audit
Mulailah bertanya kepada orang yang senior untuk mengetahui
responsibiliti

ASK
LOOK
Pertanyaan terbuka yang
meminta informasi Lihatlah apa yang terjadi

CHECK
• Kecukupan Prosedur
RECORD • Awareness auditee
Bukti obyektif – positif • Kesesuaian prosedur
maupun negatif • Konsistensi

60
g Teknik Bertanya
Gunakan Metode yang Sesuai
 Pertanyaan terbuka
 umum
 jawaban bukan “ya” dan “tidak”

 Pertanyaan lanjutan
 tergantung tanggapan auditee
 Ambil poin penting selama mendengarkan

 Pertanyaan tertutup
 biasanya untuk menegaskan
 konfirmasi bukti pelaksanaan
 g Penelusuran bukti Audit

 Penelusuran Maju
Proses kerja dari input ke output untuk mengetahui hasilnya.

 Penelusuran Mundur
telusuri proses kerja dari output ke input untuk melihat tahapan
proses yang dilalui apakah sesuai.

 Kombinasi
g Pencatatan selama Audit

 Tanggal audit
 Area audit :
Lapangan proyek, Workshop, Warehouse, kantor dan
area pendukung lainnya
 Nomor/judul dokumen referensi
 Gambaran proses, jasa, sumber daya yang diaudit
 Nama auditee / nara sumber
g Temuan Audit

Periksa terhadap kriteria audit.

Kategori temuan:
 Observation
 Minor Non-conformity NC
 Major Non-conformity

CRITERIA
g Temuan Audit
Klasifikasi Temuan Audit

Non Conformance (Non Conformity or Non

Compliance) ketidak sesuaian timbul apabila
prosedur atau proses yang diaudit tidak
dilaksanakan sebagaimana mestinya.
g Temuan Audit

OH&S Non Conformance

Suatu penyimpangan dari peraturan
perundangan, standar kerja, prosedur,
peraturan, sistem manajemen, sistem
pelaksanaan, yang secara langsung maupun
tidak langsung dapat menyebabkan
kecelakaan, penyakit, kerusakan harta benda,
kerusakan lingkungan kerja atau kombinasi
dari keduanya.
 g Temuan Audit
Non Conformance Classification -
Major
Tidak adanya prosedur atau sistem proses yang
dampaknya akan sangat kritikal terhadap masalah K3, atau
akan mempengaruhi keefektifan kegiatan
operasi.

Tidak dipatuhinya persyaratan peraturan perundangan dan

tidak adanya persyaratan yang diharuskan sesuai
spesifikasi SMK3.

Sejumlah temuan Minor pada suatu tempat yang

apabila dipadukan akan menyebabkan dampak yang
sangat kritikal terhadap K3 atau keefektifan kegiatan
operasi.
 g Temuan Audit
Contoh Temuan Major Nonconformity

 Kegiatan proyek yang tidak dilakukan Risk Assessment

dan salah satu pekerjaan Confined Space Entry tidak
dilakukan Job Safety Analysis (JSA).
 Crane Operator yang tidak dilatih dan memegang Surat
Ijin Operasi (SIO).
 Tidak dipatuhi persyaratan UKL & UPL dari dokumen
Amdal
g Temuan Audit
Non Conformance Classification -
Minor
Adanya Ketidaksesuaian di dalam suatu proses
kegiatan operasi, tetapi tidak menimbulkan dampak
dan resiko OH&S yang sangat kritikal, atau
pelanggaran peraturan perundangan.
 g Temuan Audit

Observasi atau komen atau perbaikan

• Temuan dimana tidak terlalu serius untuk diberikan

NC.
• Tidak melanggar elemen/kriteria SMK3
• Berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang
Auditor Internal
• Saran yang diusulkan guna pelaksanaan perbaikan
SMK3.
CONTOH BOBOT PENILAIAN
SCORE LEVEL CRITERIA

0 or 5% Noncompliance SYSTEM MATURITY

(Major NCR) System not yet mature
General lack of understanding by staff of OH&S
requirements

IMPLEMENTATION
Lack of implementation of OH&S in one or more critical
areas impacting on good OH&S
management/operational excellence

10%, Initial SYSTEM MATURITY

15%, Compliance System not yet mature
20% or Level (Minor System deployed but incomplete in areas
25% NCR)
(Weak) IMPLEMENTATION
Gaps in system and in implementation

OBJECTIVES
No objective, target, and program set
 30%, System SYSTEM MATURITY
35%, Approach  OH&S system mostly complete
40% or (Below Average)  Approach still tends to be separate from normal operations
45%  OH&S focus is still mostly on compliance to contract requirements
 Some understanding by staff on their role and impact on the functions of the
OH&S.
IMPLEMENTATION
 Implemented in nearly all areas
 Minor gaps do not affect good OHS management/operational excellence.
 Records are mostly complete
CONTINUOUS IMPROVEMENTS
 Reactive approach / attitude to problems
 Little or no concerted focus on OH&S continuous improvements
OBJECTIVES
Some objectives, target, and programs set
50%, Stable Formal SYSTEM MATURITY
55%, System  OH&S system complete and well functioning
60% or Approach  Approach is integrated with normal operations
65% (Average)  Beginning of a planned and prevention based process approach
 Clear understanding by all staff of their role and impact they have on the
function of the OH&S Management System.
IMPLEMENTATION
 Full implementation OH&S management system in all areas.
 Infrastructure and work environment suitable to achieve OH&S conformity
 Records are available for all activities
 Staff generally competent
CONTINUOUS IMPROVEMENTS
 Some data is collected and analyzed for O&HS continuous improvement
OBJECTIVES
 Objectives, target, and programs set and some data collected
70%, Fully achieved SYSTEM MATURITY
75% or improving system.  OH&S system complete, well functioning and fully integrated with normal
85% (Good) operations
 Well planned and prevention based HIRA approach
 Majority of staff involved in continuous improvements
IMPLEMENTATION
 Full implementation OH&S management system in all areas
CONTINUOUS IMPROVEMENTS
 Approach is focused on improving process based on documented targets.
 OH&S evaluation and improvement process exists in most areas
 OH&S evidence of positive trends (improvements)
OBJECTIVES
 Business targets incorporated as part of system
 Beginning of benchmarking activities

90%, Excellent SYSTEM MATURITY

95% or  OH&S performance results exceed the trends
100%  OH&S objective evidence of being leader in chosen industry
 OH&S system complete, well functioning and fully integrated with all
operations
 Well planned and prevention based HIRARC approach.
 OH&S approach is accepted as best practice
 Active bench marking
IMPLEMENTATION
 Full implementation OH&S management system in all areas
CONTINUOUS IMPROVEMENTS
 Continuously challenging the status quo
OBJECTIVES
 Stretch objectives, target, and programs set
g Temuan Audit

Contoh Minor Nonconformity

 Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen

seperti prosedur terhadap pelaksanaan kerj aman yang
sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang
ada

 Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari

prosedur K3
g Penutupan Audit

• Menyelesaikan perbedaan
• Menyampaikan kesimpulan audit
• Memberikan rekomendasi
• Memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan
• Menginformasikan waktu penyerahan laporan
• Menekankan kerahasiaan informasi
CLOSING MEETING
Temuan Audit

Hasil audit dibahas dalam rapat penutupan. Tujuan utama

dari closing meeting adalah untuk memastikan bahwa
manajemen dari auditee memiliki pemahaman yang jelas
tentang temuan tiem, bahwa setiap kesalahpahaman dapat
dipecahkan dan tindakan masa lanjutan disetuju.
CLOSING MEETING
Temuan
Saat closing meeting, Lead Auditor akan:
 mempresentasikan gambaran audit secara obyektif, membuat referensi untuk
memenuhi aspek kinerja serta temuan ketidaksesuaian, rekomendasi, dan
observasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa hasil audit yang jelas
dipahami.

 discuss any CAR and audit observation to ensure they are usually understood by
the Auditee and obtain his signature on the CAR’s (or CAR log). It is important
that before the Auditor closes the audit meeting that the Auditee(s) concur with
audit findings.

 membahas setiap CAR dan observasi dari audit untuk memastikan semua
dimahami oleh Auditee dan mendapatkan tanda tangannya pada formulir CAR.
Hal yang penting bahwa sebelum Auditor menutup pertemuan Audit, para
Auditee menyetujui temuan audit.
CLOSING MEETING
Temuan Audit

Saat closing meeting, Lead Auditor akan:

 menyampaikan kesimpulan dari Tiem Audit mengenai efektivitas dari

Sistem untuk memastikan bahwa tujuan akan dipenuhi.
 memperoleh salinan CAR dan meninggalkan peserta rapat dimana
Auditee siap untuk melakukan tindakan perbaikan sebelum penerimaan
Laporan Audit.
 Memberi saran kepada Auditee tentang tanggal penerbitan Laporan
Audit dan pernyataan tanggapan yang diharapkan untuk menyelesaikan
dan mengembalikan semua CAR setelah menerima Laporan Audit.
 auditor dapat membuat rekomendasi sebagai bagian dari penutupoan
audit dan laporan tersebut ini akan dimasukkan dalam laporan akhir
dari audit.
 g Penulisan Ketidaksesuaian Audit

P Problem L Location O Objective Evidence R Reference

Example:
Di fabrication area, pekerja menggunakan lifting gear
(slings dan shackles) yang tidak menggunakan kode warna
seperti yang dipersyaratkan oleh Prosedur Revisi 0 section
IV.9.2.3
g Verifikasi Tindakan Perbaikan

 Akar penyebab permasalahan teridentifikasi.

 Efektifitas tindakan perbaikkan.
 Personal yang terkait mengerti tindakan perbaikkan.
 Pastikan dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah
dilakukan (adanya perubahan dokumen/data).
g Pelaporan Audit

Pelaporan hendaknya disertai dengan Executive

Summary yang mencakup seperti berikut:
 Kesimpulan menyatakan secara ringkas hasil
audit menyeluruh; singkat, jelas, obyektif dan
menarik.
 Pelaksanaan audit menjelaskan secara singkat;
lingkup audit dan daerah yang perlu perhatian
khusus.
 Temuan, menyajikan data tentang hasil
pemeriksaan secara lebih lengkap dan berisi
kekuatan dan kelemahan penerapan SMK3
Perusahaan/ Department terkait.
 Saran, berupa usulan untuk perbaikan
LAPORAN AUDIT
Lanjutan dari audit, Lead Auditor, dengan dibantu
oleh Tiem Audit dan dengan menggunakan
checklist yang sudah diisi dan diberi catatan,
akan menyiapkan laporan audit formal. Laporan
audit biasanya akan dikeluarkan dalam waktu
tujuh (7) hari dari closing meeting. Laporan audit
dapat berupa pernyataan subyektif dan obyektif,
tetapi Auditor harus ingat bahwa pernyataan
audit yang subyektif harus jelas didukung oleh
beberapa bentuk fakta.
g Pelaporan Audit (Lanj.)
Kelengkapan Executive Summary antara lain juga
mencakup:
 Perusahaan dan department yang diaudit

 Pelaksanaan audit; tanggal dan tempat

 Tujuan audit (menyatakan tujuan dan maksud)

 Lingkup audit (elemen, kriteria dan persyaratan standar)

 Team Audit; Ketua, Sekretaris, Anggota

 Wakil department yang diaudit (nama dan jabatan)

 Daftar temuan ketidak sesuaian (Kategori major/ minor)

 Kesimpulan umum

 Tindak lanjut (Penjelasan ketidak sesuaian kriteria,

berapa mayor dan berapa minor, berikut dengan
daftarnya)
NON-CONFORMANCE,
CORRECTIVE
& PREVENTIVE ACTION
 PENERBITAN dan PENUTUPAN CAR

Temuan Audit dituangkan melalui penerbitan Corrective

Action Request (CAR). Auditor harus memastikan bahwa
semua temuan memiliki definisi yang jelas dari masalah,
indikasi yang jelas dari mana klausul dalam dokumen
yang relevan telah dilanggar, jelas dan adanya bukti yang
objektif dan informasi pendukung. Auditor akan
memastikan ketika menuliskan permintaan tindakan
perbaikan bahwa beberapa temuan tidak akan disertakan
pada laporan yang sama dan pengulangan dari masalah
yang sama tidak akan dimasukkan pada beberapa
permintaan tindakan perbaikan tetapi dikonsolidasi
menjadi satu.
 PENERBITAN dan PENUTUPAN CAR
Tindakan perbaikan akan dikategorikan sesuai dengan
keseriusan-nya sebagai pertimbangan oleh Lead Auditor.
Ada tiga klasifikasi yakni:

Criticality 1
Dimana ada gap yang signifikan dalam sistem dan
pelaksanaannya yang serius akan mempengaruhi
pencapaian tujuan yang dinyatakan dan / atau produk
akhir atau tidak ada sistem di tempat untuk kegiatan atau
proses penting. Bila ada masalah K3 yang signifikan yang
harus segera diatasi (seperti aplikasi dari Risk
Management, kegagalan penerapan peraturan
perundangan, dll).
 PENERBITAN dan PENUTUPAN CAR

Criticality 2

Dimana sejumlah kekurangan yang signifikan

terjadi, prosedur daluarsa, potensi untuk mempengaruhi
hasil dari proses, dll. Ini diharapkan akan ditutup dalam
waktu satu bulan.
 PENERBITAN dan PENUTUPAN CAR

Criticality 3

Sesuatu yang bersifat kurang serius bahwa auditor

menganggap layak ketidaksesuaian sebagai bagian dari
observasi. Umumnya defisiensi dapat diselesaikan oleh
sistem pengendalian yang sudah ditentukan. Hal ini
diharapkan akan ditutup dalam waktu 3 bulan
 PENERBITAN dan PENUTUPAN CAR

Corrective Action logs/ regiaster s harus dipelihara untuk

melihatkan rincian dari semua non-conformance yang
ditemui saat audit.

Audit tidak selesai sampai semua tindakan telah dilakukan

dan verifikasi telah laksanakan. Tindakan perbaikan
terhadap semua rekomendasi yang diperlukan telah
dilakukan sebelum dilaksanakannya penutupan audit dan
bukti objektif ini harus diberikan kepada auditor.
Non-Conformance

Corrective Actions

Preventive Actions
 Pentingnya Corrective Action

• menyediakan solusi segera atau memperbaikinya

secara cepat terhadap suatu masalah
• merupakan langkah sementara untuk
memungkinkan produk atau jasa untuk dilanjutkan
• tidak dimaksudkan untuk menemukan solusi
permanen untuk mencegah terulangnya masalah
tersebut
 Pentingnya Preventive Action

• menyediakan solusi permanen untuk suatu

masalah
• memungkinkan untuk menemukan akar penyebab
untuk masalah.
• memungkinkan untuk mengidentifikasi dan
mengatasi sumber atau penyebab masalah.
• audit adalah bentuk tindakan preventif
 Opening Audit Program
Observation Manager Program Audit
P
L 5W 1H 1S
Major Audit plan Document
O Plan Review
R Finding
Minor Checklist
Manual
Reporting
Dok. Audit
DO Auditor Prosedur
Closing
Kompetensi Kriteria Rules, code
Personal
• Good Listener
atribute Adm. Form
Honest Bukti Audit
Open Minded
Diplomatis Program Audit
Teliti Lingkup
Good Observer Frekuensi Pernyataan
Able to Decide fakta, kondisi Formulir Laporan
Tujuan
Confindence
Easy to adoptation

Audit
Objective

Audit Program Systematic

CHEK Manager
Independen

Documented
Improvement and Auditee
Review Corrective and ACTION Audit Principal;
Preventive Action
Follow up Action and
93
Preventive Action
Good Luck !