Audit Internal Training

In House Training :
Internal Audit of ISO 14001:2015

We Served Professional Services
PT. Arwana Citramulia ,Tbk
1
Internal Auditor
PENGANTAR INTERNAL
AUDIT
 Standar Panduan Audit

 Pengertian Audit
 Tipe Audit
 Internal Audit (Tujuan &
Manfaat)

STANDAR PANDUAN AUDIT
ISO 10011-1:1990 9001 Environmental ISO 14010:1996

ISO 10011-2:1991 ISO 14011:1996
ISO 10011-3:1991 ISO 14012:1996
TC 176 TC 207
(QHSE management & (Environmental
QHSE assurance) management)
ISO 9000:2005 ISO 14050:2002

Fundamentals & Vocabulary
Vocabulary
ISO 19011:2002
Panduan untuk QHSE and/or environmental management systems auditing
ISO 19011:2011
Panduan untuk audit systems manajemen
(Guidelines for auditing management systems)
Combined Audit Our company

ISO 9001:2008 Supplier
ISO 14001:2004
Customer
OHSAS 18001:2007

PENGERTIAN AUDIT(ISO 19011)
Audit Sebuah proses yang sistematik,

independent dan terdokumentasi untuk mencari
bukti-bukti audit dan mengavaluasi bukti-bukti tsb
secara objective (tidak subjective) untuk
menentukan sejauh mana kriteria-kriteria yang
menjadi acuan audit telah dipenuhi.
‘A systematic, independent and documented process for obtaining
audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to
which agreed criteria are fulfilled.’

PENGERTIAN AUDIT(ISO 19011)
Bukti Audit
Rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi
lain, yang relevan terhadap kriteria audit dan
dapat diverifikasi
Catatan: Bukti audit dapat berbentuk kualitatif ataupun kuantitatif
Kriteria Audit
seperangkat kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang digunakan sebagai referensi
sebagai pembanding bukti audit

TIPE AUDIT
• FIRST PARTY  oleh diri sendiri (Internal

Audit)
• SECOND PARTY  Pihak yang berkepentingan
(Customer/Supplier Audit)
• THIRD PARTY  Pihak independan (Audit
sertifikasi)

INTERNAL AUDIT
Persyaratan QHSE (4.5.5) :
• Audit harus dilakukan pada interval yang terencana

• Mepertimbangkan status dan pentingnya proses dan
bidang yang diaudit
• Harus ada sebuah prosedur yang mengatur audit internal

• Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaanya sendiri
• Audit harus objektif dan tidak memihak

INTERNAL AUDIT
Internal Audit dilakukan untuk memastikan bahwa

sistem
• Dilaksanakan (sesuai Prosedur/IK)
• Sesuai persyaratan standard (mis. QHSE)
• Dilaksanakan dan dipelihara secara efektif
• Audit juga sebaiknya menemukan potensi-

potensi perbaikan/peningkatan

INTERNAL AUDIT
Mengapa perlu audit? Manfaat lain:

Untuk melihat dari sudut • Peluang untuk perbaikan
pandang yang berbeda dan
akurat apa yang sedang • Menjaga konsistensi staff
terjadi dalam sebuah • Membantu pengembangan
organisasi pada suatu saat kemampuan auditor
tertentu • Membantu auditor dalam
memahami perusahaan
• Persiapan external audit
• Sebagai alat manajemen

PRINSIP AUDIT DAN
KOMPETENSI
AUDITOR
 Prinsip Audit
 Kompetensi Auditor

PRINSIP AUDIT (ISO 19011:2011)
Prinsip-prinsip berikut terkait dengan audit :

1. Integritas  dasar dari profesionalisme
2. Penyampaian yang Jujur kewajiban untuk melaporkan
secara jujur dan akurat
3. Profesionalisme  pelaksanaan audit dengan cermat
4. Kerahasiaan menjaga informasi yang diperoleh
5. Independensi  bersifat impartial (netral) dan objective
6. Bukti berdasarkan fakta  bukti audit dapat diverifikasi

KOMPETENSI AUDITOR
General
Internal auditor sebaiknya kompeten,
 pendidikan  training
 pengalaman kerja  pengalaman audit

KOMPETENSI AUDITOR
Pengetahuan Umum dan Keahlian

Auditor
 Pemahaman tentang prinsip – prinsip Audit, tujuan, prosedur dan teknik
 Pemahaman tentang disiplin ilmu manajemen dan dokumen – dokumen referensi
 Pemahaman tentang situasi organisasi dan peran proses audit di organisasi
 Pemahaman tentang persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan lain yang
dilaksanakan termasuk dari lembaga eksternal
 Pemahaman tentang kompleksitas sistem manajemen yang diaudit
 Ketercapaian target audit yang telah dilakukan

KOMPETENSI AUDITOR
Pengetahuan Umum dan Keahlian

Lead Auditor
Sama seperti Auditor akan tetapi dengan tambahan
seorang Lead Auditor mampu untuk :
 Memimpin Opening dan Closing Meeting
 Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim Audit
 Memimpin Tim Audit untuk mendapatkan keputusan
Audit
 Menghindari dan memecahkan permasalahan
 Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit

KOMPETENSI AUDITOR
Pengetahuan Khusus dan Keahlian

Lead Auditor
 Terminologi Mutu/Lingkungan/K3
 Panduan umum, prinsip dan teknis sistem
manajemen
 “Alat” Sistem Manajemen dan aplikasinya (contoh:
SPC, Cause&effect analysis, dll)
 Pengetahuan mengenai aktifitas pada area yang
akan diaudit

KOMPETENSI AUDITOR
CONTOH MATRIX KOMPETENSI AUDITOR
Parameter Auditor Auditor Q and E Audit team leader
Pendidikan Sarjana Sama seperti auditor Sama seperti auditor
Total pengalaman 5 tahun Sama seperti auditor Sama seperti auditor
kerja
Pengalaman kerja Minimal 2 tahun dari 2 tahun di bidang kedua Sama seperti auditor
dalam bidang total 5 tahun
manajemen mutu
dan lingkungan
Pelatihan auditor 40 jam auditor trainee 24 jam di bidang kedua Sama seperti auditor
Pengalaman audit Empat audit lengkap Tiga audit lengkap dengan Tiga audit lengkap dengan
dengan total 20 hari total 15 hari mengaudit di total 15 hari mengaudit
mengaudit dibawah bidang kedua dibawah sebagai Lead Auditor
pengawasan auditor pengarahan auditor dibawah pengawasan LA
kompeten sebagai Lead kompeten sebagai LA yang kompeten
Auditor
Audit harus dilakukan Audit harus dilakukan
Audit harus dilakukan dalam jangka waktu 2 dalam jangka waktu 2
dalam jangka waktu 3 tahun berturut-turut tahun berturut-turut
tahun berturut-turut

KOMPETENSI AUDITOR
Personal behaviours
 Menjunjung kode etik; sopan, jujur, kebenaran,
tulus, bijaksana
 Berpikiran terbuka
 Diplomatis
 Teliti
 Mengamati
 Cepat Tanggap
 Mandiri
 Mampu memutuskan
 Percaya diri
 Adaptasi

KOMPETENSI AUDITOR
Menjadi Auditor yang Ideal

• Lebih bersahabat dan tidak tegang
• Pendengar yang baik dan lancar berkomunikasi
• Menunjukan minat yang tinggi
• Lebih objektif dan logis
• Berpandangan positif terhadap segala hal
• Selalu menanggapi dengan baik
• Mudah bergaul dengan setiap tingkatan di organisasi
• Selalu memotivasi dan memberikan gagasan
• Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi
• Memahami teknologi dan hal-hal baru

KOMPETENSI AUDITOR
Tipe Perilaku Auditor
 Pasif
 Agresif
 Asertif
 Ekspresi kebutuhan, keinginan,
pandangan dan perasaan
 Sikap sempurna
 Langsung pada persoalan
 Junjung tinggi hak orang lain
 Bekerja demi kepuasan semua

KOMPETENSI AUDITOR
Auditor Sebaiknya
 Hindari cari-cari kesalahan
 Catat hal-hal yang baik juga
 Tepat waktu
 Periksa semua proses
 Hindari adu argumentasi
 Hanya mengaudit sesuai persyaratan yang disepakati
 Hargai kerahasiaan perusahaan/organisasi
 Hindari membaca sop/dokumen sendiri mintalah penjelsan.
 Audit system bukan individu
 Catat bukti- bukti yang objective.

KOMPETENSI AUDITOR
Metode Evaluasi Auditor

Metode Evaluasi Obyektif Contoh
Tinjauan catatan Untuk verifikasi latar belakang auditor Analisis catatan pendidikan, pelatihan,
pekerjaan dan pengalaman audit
Umpan balik positif dan Untuk memberikan informasi mengenai kinerja Survei, kuesioner, referensi pribadi,
negatif auditor pengakuan, keluhan, evaluasi kinerja,
masukan kolega
Wawancara Untuk evaluasi atribut personal dan ketrampilan Tatap muka dan wawancara melalui
berkomunikasi, untuk verifikasi informasi dan uji telepon
pengetahuan dan untuk memperoleh informasi
tambahan
Observasi Untuk evaluasi atribut personal dan kemampuan Role-play, witnessed audit, kinerja dalam
untuk aplikasi pengetahuan dan keahlian pekerjaan
Ujian Untuk evaluasi atribut personal dan Oral dan ujian tertulis, tes psychometric
pengetahuan dan keahlian dan aplikasinya
Tinjauan pasca audit Untuk menyediakan informasi dimana observasi Tinjauan laporan audit dan diskusi dengan
langsung tidak mungkin atau kurang sesuai klien audit, auditee, kolega, dan dengan
auditor

MANAJEMEN PROGRAM
AUDIT
 Manajemen Program Audit

 Pelaksanaan Audit
 Pelaporan Audit

MANAJEMEN PROGRAM AUDIT
Top Manajemen sebaiknya menunjuk seseorang yang

bertanggung jawab untuk Manajemen Program Audit, dengan
wewenang:
 Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau

dan meningkatkan Program Audit
 Mengidentifikasi dan memastikan sumber daya
yang diperlukan tersedia
Organisasi dapat menetapkan satu Program Audit yang

didalamnya terdiri dari beberapa sistem manajemen dan juga
berbagai macam tujuan.

Menentukan Tujuan Audit

(5.2)
Perencanaan Program Audit (5.3)

5.3.1 Tanggung jawap manager program audit
Plan
5.3.2 Kompetensi manager program audit
5.3.3 menetapkan cakupan program audit
5.3.4 Identifikasi dan evaluasi resiko program audit
Peninjauan dan 5.3.5 Penetapan prosedur program audit
Peningkatan 5.3.6 Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan
Program Audit
(5.6) Kompetensi
Implementasi Program Audit (5.4)
dan evaluasi
5.4.1 Umum
Act 5.4.2 Menentukan Tujuan, Lingkup Auditors
dan Kriteria Audit (clause 7)
Do
5.4.3 Pemilihan Metode Audit
5.4.4 Pemilihan Tim Auditor Kegiatan
5.4.5 Penetapan tanggung jawab dari auditor Audit
5.4.6 Mengelola dan merawat rekaman audit (clause 6)
5.5 Monitoring Program Audit Check

Tujuan Audit
Tujuan Audit sebaiknya didasarkan pada beberapa
pertimbangan sebagai berikut :
 Prioritas Manajemen
 Tujuan Komersial
 Karakteristik proses, produk, projek dan perubahan apapun yang terjadi
padanya,
 Persyaratan Sistem Manajemen
 Persyaratan Perundangan dan Kontraktual
 Kebutuhan evaluasi vendor
 Persyaratan pelanggan dan Kebutuhan pihak – pihak yang
berkepentingan
 Tingkat kinerja auditee terutama yang berkaitan dengan kegagalan
ataupun keluhan pelanggan
 Resiko organisasi
 Tindak lanjut dari audit sebelumnya
 Tingkat kematangan dari sistem manajemen

AUDIT WORKFLOW
1st party audit

2nd party audit,
3rd party
AUDIT PLAN
NOT OK
AUDIT INITIATED (obj, scope,
criteria)
OK
RESOLVE WITH
INITIAL VISIT AUDITEE
Lead Auditor,
Auditor, PREPARE AUDIT DOCUMENTS
Expert,
Trainee BRIEF AUDIT TEAM Audit Plan,
Audit Checklist
CONTINUAL IMPROVEMENT Audit Notes,
CARRY OUT AUDIT
NC Report
OPENING MEETING Audit Report,
PHYSICAL AUDIT
CLOSING MEETING
RESULT OF OVERALL NO YES CORRECTIVE/

Finding?
PERFORMANCE PREVENTIVE ACTION
YES NO
MANAGEMENT REVIEW VERIFICATION?

Catatan Audit Notes:

 Catatan Program Audit
 lingkup dan tujuan program audit yang
terdokumentadi
Catatan sebaiknya
 resiko program audit dipelihara untuk
 hasil tinjauan efektivitas program menunjukan
 Catatan Hasil Audit implementasi
 audit plan program audit sudah
 laporan audit
 laporan ketidaksesuaian terpenuhi.
 laporan tindakan koreksi
 audit notes
 hasil verifikasi
Catatan Personnel
 Evaluasi kompetensi dan kinerja auditor
 Seleksi Tim Audit
 Menjaga dan meningkatkan kompetensi

PELAKSANAAN KEGIATAN AUDIT

Memulai audit
 menunjuk audit team leader

 definisi tujuan-tujuan audit, ruang lingkup
dan kriteria
 menentukan kelayakan audit (informasi audit
plan, kerja sama dari auditee, waktu dan sumber daya)
 menetapkan tim audit

 melakukan kontak awal dengan auditee

Review dokumen
Meninjau dokumen – dokumen yang relevan dengan
Dokumentasi Sistem Manajemen, termasuk catatan, laporan
audit sebelumnya.
Daftar dokumen:
 Pedoman Mutu
 Prosedur Mutu
 Instruksi Kerja
 Dokumen Eksternal
 Peraturan Perundangan Mutu

Persiapan Pelaksanaan Audit

Rencana Audit:
 tujuan-tujuan audit
 kriteria audit dan referensi dokumen
 ruang lingkup, tmsk.: identifikasi unit fungsi dan proses
dalam organisasi yang akan diaudit
 tanggal dan tempat
 Waktu yang disepakati dan
durasi
 peran dan tanggung jawab
 alokasi sumber daya yang sesuai
 identifikasi auditee

AUDIT PLAN (SAMPLE)
Company / Auditee PT. XYZ

Audit Objective Check QHSE systems implementation
Audit Location JL. Soekarno Hatta, Bandung

Auditee Representatives MR and Division Head
Audit Scope All Division
Audit Criteria ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan OHSAS 18001:2007
Date of Audit 2016-06-26 to 2016-06-27
Audit Leader Messi (MS) – Lead Auditor
Auditor Ronaldo (RO) ,Torres (TR), Del Piero (DP)
AREA / ORGANIZATIONAL
DAY / TIME AUDITEE AUDITOR RELATED CLAUSES TO QQHSEMS
UNIT
Day One
14:00 – 14:15 Opening Meeting All Team
14:15 – 15:30 Top Managemen MR All Auditor ISO 9001:2015 and ISO 14001:2015
5.1, 5.2, 5.3, 9.3, 10.3
OHSAS 18001:2007
4.2 , 4.4.1, 4.6

Persiapan dan Pelaksanaan Audit

Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada :
 Independensi Auditor
 Kompetensi Auditor
 Efektivitas penggunaan sumber daya, dan peran serta
tanggung jawab dari
 auditor
 auditors-in-training
 technical experts
Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan

audit untuk pencapaian Tujuan Audit.

Dokumen kerja sebaiknya disiapkan dan digunakan oleh

Tim Audit sebagai referensi dan alat pencatatan hasil
audit, termasuk :
 checklist and audit sampling plan

 form pencatatan ketidaksesuaian (Corrective Action
Request/Report)
Catatan – catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal

dilakukan, harus disimpan (lihat elemen 8.2.2 QHSE)

Manfaat Checklist
 Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit
 Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar
sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat
 Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi
yang diperlukan
 Alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan

Penyusunan Checklist
 What – aktivitas apa yang akan dicek/diverifikasi
 Why – tujuan pelaksanaan aktivitas (kesesuaian dengan target,
kebijakan, prosedural, dll.)
 Where – informasi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan
aktivitas yang diobservasi
 When – tenggat waktu pelaporan kinerja dan penyelesaian aktivitas
sesuai target
 Who – orang/bagian/site yang bertanggungjawab atas pelaksanaan
aktivitas terkait dan penanggungjawab tindak lanjut jika target tidak
tercapai
 How – bagaimana aturan main pelaksanaan, pemantauan dan
pengukuran keberhasilan aktivitas tersebut

Contoh Checklist Audit
Diterapkan Status
Klausul Hal Yang Bukti
Dokumentasi Ya Tidak Mj Mn Keterangan
(QHSEMS) Diperiksa Obyektif
Target QHSE di
4.3.3
bagian HRD
pemantauan dan
pengukuran
4.5.1
pencapaian target
di bagian HRD
tugas dan
4.4.2 tanggung jawab
bagian HRD
perencanaan
4.3.3/4.4.6 pelaksanaan
proses HRD
ketidaksesuaian
QHSE yg mungkin
4.5.3
terjadi di bagian
HRD
tindakan korektif
yang dilakukan
4.5.3 terhadap
ketidaksesuaian di
HRD

Opening Meeting
 Memperkenalkan anggota Tim Audit
 Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit
 Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)
 Metode Pelaksanaan Audit dan Manajemen Resiko
 Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan
 Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi
dan data
 Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang
relevan dengan ruang lingkup audit
 Status temuan audit (misal; major, minor, atau
observasi)

METODE AUDIT
Gunakan Metode yang Sesuai

 Wawancara - 5W 1H 1S 1N
Tanya
Catat Minta
 Observasi fisik dari
Bukti
pelaksanaan dan kondisi
Check
buktinya sarana/prasarana
 Review dokumen
 Melakukan pengujian / test

METODE AUDIT - WAWANCARA
Gunakan 5W + 1 H + 1S + 1N
Why (Mengapa) , Where (Dimana), What (Apa) , When
(Kapan) , Who (Siapa) , How (Bagaimana),
disertai dengan pembuktian/verifikasi hasil yang baik. (Show me)
Jangan lupa dicatat buktinya (Note)
Contoh:
T : Bagaimana anda menyimpan rekaman-rekaman hasil inspeksi?
J : semua rekaman disimpan di dale lemari file dan diberi didentifikasi sesuai
dengan waktu inspeksinya
T : Coba Tunjukkan kepada saya (catat/rekam bukti/hasil observasinya)

Gunakan Metode yang Sesuai

 Open Question :
Pertanyaan umum, tidak dapat dijawab dengan ‘ya’ atau

‘tidak’
Contoh: Bagaimana cara penetapan sasaran mutu di organisasi anda ?
 Extended Question:
Pengembangan dari pernyataan auditee
Contoh: Apa dan bagaimana cara anda mengukur pencapaian sasaran mutunya?
 Closed Question:
 untuk menutup pertanyaan yang diajukan
 digunakan untuk mengkonfirmasi fakta

Order Handling
Gunakan Metode yang Sesuai Production

Planning
 Trace Forward
telusuri dari input ke output untuk mengetahui hasilnya.

Product
Contoh: mulai dari kontrak marketing untuk meyakinkan apakah Realization
persyaratan pelanggan telah dipenuhi.
 Trace Backward
Verifikasi
telusuri dari output ke input untuk melihat tahapan (QC)
proses yang dilalui apakah sesuai.

Contoh: dari customer complaints atau produk yang
dikembalikan, proses produksi, inspeksi, bahan baku yang Finished Good
Handling &
digunakan sebaiknya dievaluasi. delivery
 Combination
Complaint
Handling

Struktur Penyampaian Pertanyaan dalam Audit (trace forward)
Tanyakan proses/ Lihat kebijakan
aktivitasnya apa QHSE, fokus pada
(4.4.6) (8.1) masalah apa? (4.2) (5.2)
Tanyakan target
QHSE objective and target (4.3.3) (6.2)
Tanyakan bagaimana
cara mencapainya?
- cara (4.4.6) (8.1)
- alat (4.4.1) (7.1)
- orang (4.4.1) (7.1,7.2,7.3) Referensi dokumen:
• Manual Mutu
• Prosedur wajib
Tanyakan cara
• Prosedur / WI
mengukurnya
(4.5.2, 4.5.2) (7.1)
Koreksinya spt Lihat program
Tanyakan bagaimana apa?apakah ada peningkatan
bila tidak tercapai verifikasi stlh kompetensi
(4.5.3) (10.2) diperbaiki? (4.4.2) (7.2,7.3)
T
Tanyakan kompetensi Tanyakan
Tanyakan prosedurnya record
(4.5.3,4.4.5) (7.5) Ada? orang (4.4.2) (7.2,7.3)
(4.5.4)(7.5)

Yang sebaiknya dicatat

 Tanggal audit
 Area / Lokasi Audit :
Misalnya: Laboratory, Warehouse, Production,etc
 Klausul relevan dari QHSE
 Referensi dokumen/ bukti audit
 Deskripsi dari proses, produk atau personel yang diaudit
 Nama dan Tanggal dokumen audit
 Yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian
 Hal-hal yang akan di follow up
 Improvement idea
 Bukti-bukti kesesuaian

Proses Wawancara
1. Kenali orang yang ditanya
2. Perkenalkan diri
3. Jelaskan maksud dan tujuan
4. Pertanyaan terbuka
5. Minta jawaban rinci
6. Minta ditunjukan ‘show me’
7. Lihat kenyataan dan catat
8. Ucapan Terima kasih

AWAS!
 Jangan jadi interogator
 Tetap objektif dan bersahabat
 Lebih banyak mendengar (75%)
 Hindari menjebak, mencurigai,

menuduh atau pertanyaan
beruntun

 Karakter dan Situasi Audit

 Orang-orang yang argumentatif
 Serangan total
 Pembuang waktu
 Waffles (gaya bicara berlebihan tapi isinya sedikit)
 Orang yang gemar memuji/flatterers
 Pikun (senility)
 Interupsi yang terencana/tidak terencana
 Cook’s Tours dan penjelasan yg panjang
 Coffee/lunch break yg diperpanjang
 Menguraikan kasus-kasus khusus
Berbicaralah kepada yang mengerjakan pekerjaan

Jangan menyuruh diam
Berbicaralah dengan bahasa interviewee
Berbicaralah dengan jelas
Jangan membingungkan-ajukan pertanyaan satu per satu
Kembali ke pertanyaan yang tidak dapat dijawab segera

 Wawancarai orang yang tepat

 Persiapkan dengan baik
 Usahakan suasana santai
 Sesuaikan gaya wawancara

METODE AUDIT – OBSERVASI
LAPANGAN
1. Pengamatan terhadap kondisi sarana/prasaranaa (eg.

Gedung, AC, mesin, dll)
2. Pengamatan terhadap Lingkungan kerja (yang
berkaitan baik terhadap mutu, lingkungan ataupun K3)
3. Pengamatan dalam proses pengerjaan (sesuai
persyaratan/tidak)
4. Tingkah laku manusia (terutama Audit K3 
berhubungan dengan unsafe action)
Jangan lupa dicatat/direkam

Catatan : pada saat observasi fisik/lapangan sebaiknya didampingi
seorang saksi (baik dari guide ataupun auditee) untuk memperkuat bukti
laporan

VERIFIKASI HASIL AUDIT
Sumber Informasi
mengumpulkan informasi
dengan cara sampling yang
sesuai
Bukti audit
Evaluasi terhadap kriteria

audit
Temuan audit
peninjauan
Kesimpulan audit
Ringkasan Proses Mengumpulkan dan Memverifikasi Informasi

PELAPORAN AUDIT
Temuan Audit
Temuan audit sebaiknya dievaluasi berdasarkan kriteria audit
yang digunakan untuk menentukan klasifikasi temuan. Temuan
audit dapat diklasifikasikan “kesesuaian” atau “ketidaksesuaian”
terhadap standar dan/atau sebagai peluang perbaikan mutu.
Jenis temuan audit:

 Temuan positive
 Observasi / saran / Opportunity for improvement
 Ketidaksesuaian Minor/ non significant
 Ketidaksesuaian Major/ significant

PELAPORAN AUDIT
Temuan Audit Observation/OFI/Saran
 tidak dikategorikan ketidaksesuaian

 tidak melanggar elemen dari sistem manajemen mutu yang telah
ditetapkan
 berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang Auditor Internal
 bersifat saran untuk peningkatan atau peluang perbaikan
Contoh:
“Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya mempertimbangkan waktu

yang tepat untuk pelaksanaan dan evaluasinya.”

PELAPORAN AUDIT
Temuan Audit Minor/ Non Significant Nonconformity

 tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu
atau
sistem mutu
 human error
contoh:
 Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen
seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap
pelaksanaan yang sebenarnya atau terhadap
persyaratan standar yang ada
 Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari

prosedur instruksi kerja
PELAPORAN AUDIT
Temuan Audit Major/ Significant Nonconformity
 berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu

atau efektivitas sistem mutu
Contoh :
 Terjadi ketidaktaatan terhadap Peraturan Perundangan terkait
QHSE
 Tidak dilakukannya identifikasi Aspek-Dampak lingkungan dan
Hazard-Risk
 Tidak dilakukannya program audit internal

PELAPORAN AUDIT
 If P-L-O but no
reference  ??
If P-R-L but no evidence
found ??
If R-L-O but no problem
found ??
If P-L-O-R then  ??
NC
Location & Objective Evidence

PELAPORAN AUDIT
Analisa Penentuan Status Temuan
Problem : Apakah ada masalah?
Location : Dimana lokasinya?
Objective evidence : Apa buktinya?
Reference : Apakah ada standard/prosedur yang dilanggar?
• Problem 
• Location 
YA
• Objective Evidence 
• Reference 
NC
Tidak ada salah
satu faktor diatas Berdampak Tidak Berdampak
significant significant
"OBSERVATION"
MAJOR MINOR

PELAPORAN AUDIT (Contoh)
Pada saat audit dibagian marketing, auditor meminta bukti tindakan perbaikan dari sasaran
mutu mengenai kepuasan pelanggan yang ditargetkan > 80% akan tetapi hanya tercapai
75%. Auditee mengatakan mereka hanya melakukan pemantauan saja dan tidak melakukan
tindakan apapun.
Analisa menggunakan P L O R :
Probem : tidak ada tindakan perbaiakan
Location : dept marketing
Obcektive evidence : sasaran mutu tingkat kepuasan pelanggan hanya 75%, target > 80%
tidak ada tindak lanjut
Reference : klausul 10.2 ISO 9001:2015 “Organisasi harus melakukan tindakan untuk
menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulang kembali”
Kesimpulan : Ketidaksesuaian
Pelaporan audit : P
L
Di Departemen Marketing Tidak ada bukti dilakukan tindakan perbaiakan,
O untuk ketidaktercapaian sasaran mutu mengenai kepuasan pelanggan
(Target > 80%, pencapaian : 75%)”Rseperti yang diminta dalam Prosedur
PM/MR/08 revisi 01 dan klausul 10.2 ISO 9001:2015.
PELAPORAN AUDIT (Contoh)
Example:
ISO 14001:2015
Oli bekas di areal gudang tidak memiliki surat ijin penyimpanan, dan
masa simpan telah lebih dari 3 bulan hal ini melanggar standar ISO
14001:2015 klausul 9.1.2 dan PP No. 18 Tahun 1999 Pasal 10.
OHSAS 18001:2007
Pekerja di areal produksi tidak menggunakan APD, sesuai yang diminta
Prosedur PM/OC/06 revisi 01 dan OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.6 dan
PP No. 50 tahun 2012 kriteria SMK3 6.1.6.

PELAPORAN AUDIT
Closing Meeting
• Menyelesaikan perbedaan
• Menyatakan kembali lingkup, kriteria dan tujuan audit
• Menyampaikan kesimpulan audit sesuai tujuan audit
• Memberikan rekomendasi jika diperlukan dan kita mengerti
tentang hal tersebut
• Memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan
• Menginformasikan waktu penyerahan laporan
• Menekankan kerahasiaan informasi

TINDAK LANJUT PELAKSANAAN
AUDIT
Tugas Internal Auditor
 Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam
LKS/PTP/CAR/NCR
 Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada
auditee
 Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu
pelaksanaan tindakan perbaikan
 Verifikasi tindakan perbaikan yang
dilakukan

TINDAK LANJUT PELAKSANAAN
AUDIT
Verifikasi
 Verifikasi bahwa akar penyebab permasalahan telah benar-benar

teridentifikasi.
 Verifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup baik
dan efektif.
 Verifikasi bahwa personal yang terkait benar - benar mengetahui
tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya
pelatihan mengenai perubahan sistem/dokumen akibat tindakan
perbaikan tersebut.
 Melihat dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan
(adanya perubahan dokumen/data).

Terima Kasih
We Served Professional Services 64

CONTACT US
ACM Indonesia
www.acm-indonesia.com
We Served Professional Services 65

Audit Internal Training

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Audit Internal Training

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

In House Training :

Internal Audit of ISO 14001:2015

 Standar Panduan Audit

We Served Professional Services

ISO 10011-1:1990 9001 Environmental ISO 14010:1996

ISO 9000:2005 ISO 14050:2002

Combined Audit Our company

We Served Professional Services

Audit Sebuah proses yang sistematik,

We Served Professional Services

We Served Professional Services

• FIRST PARTY  oleh diri sendiri (Internal

We Served Professional Services

Persyaratan QHSE (4.5.5) :

• Audit harus dilakukan pada interval yang terencana

• Harus ada sebuah prosedur yang mengatur audit internal

We Served Professional Services

Internal Audit dilakukan untuk memastikan bahwa

• Dilaksanakan (sesuai Prosedur/IK)

• Sesuai persyaratan standard (mis. QHSE)

• Dilaksanakan dan dipelihara secara efektif

• Audit juga sebaiknya menemukan potensi-

We Served Professional Services

Mengapa perlu audit? Manfaat lain:

We Served Professional Services

We Served Professional Services

Prinsip-prinsip berikut terkait dengan audit :

We Served Professional Services

 pengalaman kerja  pengalaman audit

We Served Professional Services

Pengetahuan Umum dan Keahlian

We Served Professional Services

Pengetahuan Umum dan Keahlian

We Served Professional Services

Pengetahuan Khusus dan Keahlian

We Served Professional Services

We Served Professional Services

We Served Professional Services

Menjadi Auditor yang Ideal

We Served Professional Services

Tipe Perilaku Auditor

We Served Professional Services

We Served Professional Services

Metode Evaluasi Auditor

We Served Professional Services

 Manajemen Program Audit

We Served Professional Services

Top Manajemen sebaiknya menunjuk seseorang yang

 Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau

Organisasi dapat menetapkan satu Program Audit yang

We Served Professional Services

Menentukan Tujuan Audit

Perencanaan Program Audit (5.3)

5.5 Monitoring Program Audit Check

We Served Professional Services

We Served Professional Services

1st party audit

RESULT OF OVERALL NO YES CORRECTIVE/

We Served Professional Services

Catatan Audit Notes:

We Served Professional Services

We Served Professional Services