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MAITRISE DES DOCUMENTS

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SOMMAIRE

1.Objet

2.Domaine d’application

3. Responsabilités

4. Référence

5. Définition et terminologie

6. Type de document et codification

7. Mise en forme des documents

8. Gestion des documents

9. Annexe

RÉDACTEUR APPROBATEUR
Nom : Nom :
Fonction : Fonction:
Date : Date :
Signature : Signature :
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1. Objet
Décrire comment sont élaborés ou revus, approuvés, diffusés et répertoriés les
documents du Système de management de la qualité et de la sécurité alimentaire.
2. Domaine d’application
Cette procédure s’applique à tous les documents relatifs au système de management
qualité et la sécurité des denrées alimentaires à savoir.
 Les documents internes,
 Les documents externes.
3. Responsabilités

 Responsable Management Qualité Veille sur l’application de la présente

procédure
 Les responsables des services veille sur le respect de ladite procédure

4. Référence

 La Norme ISO 22000 V 2005

 La Norme ISO 9000 V 2000

5. Définition et Terminologie

 Procédure : manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus,

 Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la

preuve de la réalisation d’une activité,

 Mode opératoire (ou Instruction de travail) : il définit QUI fait QUOI, OÙ,
QUAND, COMMENT,

 Document : Support d’information et l’information qu’il contient

 Processus : Ensemble d’activité corrélées ou interactives qui transforme des

éléments d’entrée en élément de sortie

 Manuel qualité : Document spécifiant le système de management de la

qualité d’un organisme
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6. Type de Document et Codification

 L’identification du type de document

Type de document Code à employer

Manuel MQ
Processus PS
Procédure PR
Instruction IN
Fiche Technique FT
Fiche Poste FP
Formulaire F
Plan PL

 Méthodologie
- Codification des Manuel, Processus et procédures:
X - Y / Z

X : Type de Document
- : Séparation
Y : Numéro d’ordre
/ : Séparation
Z : Version

Exemple : PS-01/ A :
Vesrion A
Numéro 1
Processus
- Codification Des autres documents (Instruction, formulaires, Plan, …) :

A / B - C / D
A : Type de Document
/ : Séparation
B : Service ou activité
/ : Séparation
C: Numéro d’ordre
/ : Séparation
D : Version

Exemple : F/MG-01/A
Indice de Révision
Numéro d’ordre
7. Mise en forme des documents Service ou activité
Type de document (Formulaire)
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7.1 Rédaction des documents

Toute personne peut rédiger ou proposer la rédaction d’un document pour

l’activité dans laquelle il est compétent

7.2 Vérification et Approbation

Voir Liste Gestion des documents interne

7.2 Présentation des documents

La police utilisé dans touts les documents est : Times New Roman

7.2.1 Présentation des procédures

 Page de garde

Réf : X-Y/Z
« Titre de Procédure »
Page : x sur y

SOMMAIRE

1. Objet
2. Domaine d’application
3. Responsabilité
4. Référence
5. Définition et Terminologie
6. Description
7. Annexe (Si existe)

RÉDACTEUR APPROBATEUR
Nom : Nom :
Fonction : Fonction:
Date : Date :
Signature : Signature :

 Le contenu
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Peut se présenter sous plusieurs formes :

- Texte : une description détaillée du contenu
- Logigramme (en précisant le Qui, quoi et le comment)
- Tableau

7.2.2 Présentation des processus :

Un processus se présente sous la forme suivant :
1) Une entête qui se compose du logo de la société, de titre et la référence
2) Le pilote et le co-pilote
3) L’objet du processus
4) Les éléments d’entrée du processus
5) Le corps du processus (Acteurs, actions, documents, enregistrements et
matériels)
6) Les éléments de sortie,
7) Les éléments de la surveillance, et
8) L’historique des révisions

7.2.3 Présentation des formulaires

Deux types de présentation existent : les formulaires et les bons
1) Certain formulaire sont présenté avec entête Cf. 6.2.1
2) D’autre se présente sous d’autre forme spécifique à l’unité.

8. Gestion des documents

8.1 Mise à jour

Différents motifs peuvent entraîner la mise à jour d’un document : anomalie

constatée, amélioration à apporter, un changement de méthode, de matériel ou de
produit, …
Les documents modifiés seront vérifiés et approuvés selon les mêmes conditions
que le document initial.

Toute mise à jour entraîne systématiquement :

 Une modification de l’indice de révision du document,
 La mise à jour de la liste récapitulative de diffusion des documents en
application,
 La version précédente du document mis à jour est détruite, un exemplaire
portant la mention « Périmé » est archivé.

8.2. Diffusion des documents

Elle est effectuée par le Responsable Qualité conformément à la liste
récapitulative de diffusion des documents en application.
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8.3. Classement, Archivage et Destruction

Un exemplaire de chaque document se trouve dans des classeurs au Service
Qualité. Ils peuvent y être consultés librement par le personnel.
Pour chaque document, les indices en vigueur sont récapitulés dans la liste des
documents.
Les Formulaires d’Enregistrements se trouvent aux postes concernés.
La destruction des documents est sous la responsabilité du Responsable Qualité
et suit les règles énoncées plus haut (voir 8.1. Mise à jour).

8.4. Gestion des documents externes

Exemplaire référencie

Mise à jour par Mise à jour par

abonnement automatique commande

Réception nouvelle
édition

Enregistrement

Diffusion

Classement

HISTORIQUE
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Version Date de révision Description de la modification

A Création