W sytuacji zaliczania wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego do

kosztów uzyskania przychodów ważne jest to, czy wydatek ma związek z działalnością oraz
czy pojazd którego dotyczy poniesiony koszt wykorzystywany jest przez przedsiębiorcę
zarówno do celów prywatnych i służbowych. Aby wydatek mógł być ujęty w rozliczeniu
muszą być łącznie spełnione następujące warunki:
1) musi pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu
i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodu;
2) nie może znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania
przychodów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy PIT;
3) musi być poniesiony przez podatnika i mieć charakter definitywny;
4) musi być właściwie udokumentowany
Jednakże możliwość pełnego (100%) odliczenia wspomnianych wydatków uzależniona jest
również przede wszystkim od prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenia
pojazdu do właściwego urzędu skarbowego czy stworzenia regulaminu użytkowania
pojazdu w firmie. W art. 23 ust. 5f ustawy PIT, w przypadku nieprowadzenia przez podatnika
ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się,
że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością
gospodarczą podatnika. W rezultacie wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów
firmowych musi zostać potwierdzone stosowną ewidencją, o której stanowi ustawa VAT.