Garis Panduan Pengauditan Perolehan

Terbitan Pertama 2013
© Jabatan Audit Negara 2013

www.audit.gov.my
Hak Cipta Terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluarkan ulang mana-mana bahagian artikel,
ilustrasi dan isi kandungan buku ini dalam apa juga bentuk dan dengan cara apa jua sama
ada secara elektronik, fotokopi, mekanik, rakaman atau cara lain sebelum mendapat izin
bertulis daripada Ketua Audit Negara Malaysia.
Diterbitkan oleh:
Jabatan Audit Negara Malaysia
Putrajaya
Malaysia
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN PEROLEHAN
i
JABATAN AUDIT NEGARA
KANDUNGAN
BAB PERKARA MUKA SURAT
PRAKATA DARIPADA KETUA AUDIT NEGARA v
SINGKATAN vi
RUJUKAN viii
A PENDAHULUAN
A1 TUJUAN GARIS PANDUAN 1

A2 LATAR BELAKANG 1
A3 JENIS PEROLEHAN 1
3.1 Bekalan 2
3.2 Perkhidmatan 2
3.3 Kerja 2
A4 DASAR PEROLEHAN KERAJAAN 3
4.1 Menggalakkan Pertumbuhan Industri Tempatan 3
Melalui Penggunaan Bahan/Barangan
Tempatan Dan Penggunaan Sektor
Perkhidmatan Tempatan
4.2 Mempertingkatkan Keupayaan Industri 4
Tempatan Melalui Pemindahan Teknologi
4.3 Menggalakkan Penglibatan Usahawan 5
Bumiputera
4.4 Memelihara Dan Mempertahankan Kepentingan 6
Dasar Perolehan Kerajaan Bagi Mencapai
Objektif Nasional Dalam Menghadapi Cabaran
Globalisasi Dan Liberalisasi
A5 OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAAN 7
A6 PRINSIP PEROLEHAN KERAJAAN 8
A7 OBJEKTIF PENGAUDITAN 8
A8 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN 9
A9 RUJUKAN PENGAUDITAN PEROLEHAN 9
B PENGURUSAN RISIKO DALAM PROSES PEROLEHAN
B1 RISIKO DALAM PROSES PEROLEHAN KERAJAAN 10

B2 FAKTOR RISIKO DALAM PENGAUDITAN PEROLEHAN 13
KERAJAAN
B3 PENGURUSAN RISIKO DALAM PEROLEHAN 15
KERAJAAN
ii
3.1 Sistem Perolehan 15

3.2 Konflik Kepentingan 15
3.3 Ketidakpatuhan/Tindakan Yang Tidak Beretika 16
3.4 Ujian Substantif 16
3.5 Pelarasan Peruntukan 17
3.6 Kos kakitangan 18
C ePEROLEHAN
C1 PENDAHULUAN 20
C2 MEDIUM AKSES ePEROLEHAN 21
C3 MODUL ePEROLEHAN 22
3.1 Pendaftaran Pembekal 22
3.2 Kontrak Pusat 23
3.3 Kontrak Kementerian 28
3.4 Pembelian Terus 30
3.5 Sebut Harga 44
3.6 Tender 55
3.7 eBidding 67
3.8 Modul Kajian Pasaran 79
3.9 Modul Pengurusan Profil 79
3.10 Modul Perancangan Perolehan 80
3.11 Pentadbiran Kontrak 83
C4 PENGUATKUASAAN SISTEM ePEROLEHAN 83
C5 NEXTGEN ePEROLEHAN 89
D PENGURUSAN KONTRAK
D1 PENGENALAN 90
D2 SURAT NIAT 90
D3 SURAT SETUJU TERIMA (SST) 90
D4 DOKUMEN KONTRAK 91
D5 BON PELAKSANAAN 93
D6 WANG TAHANAN 94
D7 DENDA 95
D8 TOLAKAN (SET-OFF) 95
iii
D9 TANGGUNGAN KECACATAN 95
9.1 Kontrak kerja 95
9.2 Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan 96
D10 BAYARAN PENDAHULUAN 97
10.1 Kontrak Kerja 97
10.2 Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan 98
10.3 Bayaran Balik Pendahuluan 100
10.4 Syarat-syarat Dan Peraturan Bagi Bayaran 100
Pendahuluan
D11 BAYARAN KEMAJUAN 101
D12 ARAHAN PERUBAHAN KERJA – UNTUK KONTRAK 101
KERJA
D13 PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK 102
UNTUK KONTRAK BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
13.1 Sebut Harga 102
13.2 Tender 102
D14 PERUBAHAN HARGA YANG DIBENARKAN DALAM 103
KONTRAK KERJA
D15 PELANJUTAN MASA BAGI KONTRAK KERJA 103
D16 GANTIRUGI YANG DITENTUKAN DAN DITETAPKAN – 104
LIQUIDATED AND ASCERTAINED DAMAGES (LAD)
D17 PENAMATAN KONTRAK 104
D18 ISU-ISU PENTADBIRAN KONTRAK 105
D19 PENTADBIRAN KONTRAK YANG BERKESAN 105
E TATACARA PEROLEHAN
E1 PEROLEHAN DARURAT 107

E2 PEROLEHAN SECARA GOTONG ROYONG 107
E3 PEROLEHAN BERKAITAN TEKNOLOGI MAKLUMAT 109
DAN KOMUNIKASI [INFORMATION AND
COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT)] SERTA
RANGKAIAN INTERNET
E4 PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK (JPS DAN 115
JKR)
E5 PEROLEHAN MELALUI PERKHIDMATAN PERUNDING 117
E6 PEROLEHAN MELALUI PENGGUNAAN KONTRAK 119
JABATAN LAIN
iv
E7 PUBLIC PRIVATE PARTNERSHIP (PPP) – 120

KERJASAMA AWAM DAN SWASTA
E8 RUNDINGAN TERUS 123
E9 PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT 125
E10 PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT/KONTRAK 126
PUSAT SISTEM PANEL (KONTRAK PANEL)
E11 PEMBELIAN TERUS 127
11.1 Bekalan Dan Perkhidmatan 127
11.2 Perolehan Kerja 128
E12 SEBUT HARGA 130
E12A Tatacara Sebut Harga Melalui Sistem 132
ePerolehan
E12B Tatacara Pengurusan Sebut Harga Secara 137
Manual
E13 TENDER 146
E13A Tatacara Tender Melalui Sistem ePerolehan 148
E13B Tatacara Pengurusan Tender Secara Manual 154
F PROGRAM AUDIT
PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT 179

PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT/PANEL 181
PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS 182
PEROLEHAN SEBUT HARGA 190
PEROLEHAN SECARATENDER 238
PEROLEHAN MELALUI RUNDINGAN TERUS 258
PEROLEHAN DARURAT 277
PEROLEHAN MELALUI PENGGUNAAN KONTRAK JABATAN 278
LAIN (AP178.2)
EPEROLEHAN 279
v
PRAKATA
DARIPADA KETUA AUDIT NEGARA
Kes-kes penyelewengan dan kesilapan dalam perolehan Kerajaan yang didedahkan dalam
Laporan Ketua Audit Negara sering mendapat liputan sensasi daripada pihak media. Kes-
kes ini mampu menjejaskan persepsi awam terhadap integriti, ketelusan serta akauntabiliti
Kerajaan.
Untuk mengembalikan keyakinan awam, Kerajaan mengumumkan inisiatif “Membanteras

Rasuah” sebagai salah satu Bidang Keberhasilan Utama Negara (NKRA) menerusi
Program Transformasi Kerajaan (GTP). Antara aspek yang ditekankan adalah
meningkatkan tahap ketelusan dan integriti dalam urusan perolehan Kerajaan. Tindakan
afirmatif lain termasuk melaksanakan Integrity Pact, Sistem ePerolehan, memperkenalkan
Indeks Akauntabiliti Perolehan, membangunkan portal MyProcurement dan mewujudkan
pangkalan data Government Procurement Information System (GPIS).
Selaras dengan usaha Kerajaan, pengauditan perolehan Kerajaan juga perlu dilaksanakan
dengan lebih cekap dan teliti bagi menjamin amalan perolehan yang efisien, efektif dan
beretika. Saya percaya Garis Panduan Pengauditan Perolehan ini akan menjadi sumber
bahan rujukan yang penting kepada semua Juruaudit yang menjalankan pengauditan
perolehan.
Saya mengucapkan syabas kepada Sektor Audit Kerajaan Persekutuan, Sektor Audit
Kerajaan Negeri termasuk semua Pengarah Audit Negeri, Sektor Audit Badan Berkanun
Persekutuan, Sektor Audit Khas dan Penyelidikan, Sektor Pengurusan serta pegawai
Akademi Audit Negara dan Unit Audit Dalam yang terlibat dan kerjasama yang telah diberi
dalam menyediakan garis panduan ini. Saya berharap usaha berterusan diambil untuk
mengemas kini garis panduan ini dengan mengambil kira segala perkembangan serta
perubahan terkini.
vi
SINGKATAN
AP Arahan Perbendaharaan
PP Pekeliling Perbendaharaan
SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan
SPA Surat Pekeliling Am
SAP Surat Arahan Perbendaharaan
PKP Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
ISSAI Standard Pengauditan Antarabangsa (International Standards of
Supreme Audit Institution)
BPK Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan
LPIPM/CIDB Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia
MITI Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri
JPM Jabatan Perdana Menteri
JKR Jabatan Kerja Raya
JPS Jabatan Perairan dan Saliran
JSM Jabatan Standard Malaysia
UKAS Unit Kerjasama Awam Swasta
SUK Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
IKRAM QA IKRAM QA Services Sdn. Bhd.
SIRIM QAS SIRIM QA Services Sdn. Bhd.
CA Pihak Berkuasa Pensijilan Berlesen Kerajaan Malaysia (Malaysian
Government Licensed Certificate Authority)
KWIBK Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan
PKK Pusat Khidmat Kontraktor
PTJ Pusat Tanggungjawab
G2G Government-To-Government
GRO Pegawai Penerima Barangan
MTO Multimodal Transport Operator
NGO Badan-badan Bukan Kerajaan
JKKK Jawatankuasa Kemajuan & Keselamatan Kampung
JPICT Jawatankuasa Pemandu ICT
JTICT Jawatankuasa Teknikal ICT
GRN Nota Penerimaan Barangan
SRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
vii
LOA Letter Of Acceptance/Surat Setuju Terima

LOI Letter Of Intent/Surat Niat
LO Pesanan Kerajaan
DO Pesanan Penghantaran
SST Surat Setuju Terima
SO Pesanan Perkhidmatan
BOT Build-Own-Transfer
FOB Free On Board
MS Standard Malaysia
ICT Information & Communication Technology
PFI Pembiayaan Inisiatif Swasta
PPP Perkongsian Awam Swasta
NKRA Bidang Keberhasilan Utama Negara
GTP Program Transformasi Kerajaan
ETP Program Transformasi Ekonomi
GPIS Government Procument Information System
viii
RUJUKAN
1. ARAHAN PERBENDAHARAAN
2. GARIS PANDUAN PENGAUDITAN PENGURUSAN PERKHIDMATAN PERUNDING
3. MANUAL PENGGUNA SISTEM ePEROLEHAN
4. STANDARD PENGAUDITAN ANTARABANGSA (ISSAI)
5. GARIS PANDUAN PENGAUDITAN ICT, JABATAN AUDIT NEGARA
6. GARIS PANDUAN PENGAUDITAN PRIVATE FINANCE INITIATIVE (PFI),

7. LAPORAN TAHUNAN PROGRAM TRANSFORMASI EKONOMI TAHUN 2012
8. LAPORAN TAHUNAN PROGRAM TRANSFORMASI KERAJAAN TAHUN 2012
9. GARIS PANDUAN KERJASAMA AWAM-SWASTA (PPP), UNIT KERJASAMA

AWAM-SWASTA, JABATAN PERDANA MENTERI.
BAB A
PENDAHULUAN
1
BAB A
PENDAHULUAN
A1 TUJUAN GARIS PANDUAN
Garis Panduan Pengauditan Perolehan disediakan untuk membantu pasukan audit

melaksanakan pengauditan perolehan dengan komprehensif, sistematik dan efisien.
A2 LATAR BELAKANG
Secara umumnya, perolehan Kerajaan adalah proses membeli atau memperoleh

bekalan, perkhidmatan dan kerja dengan membelanjakan wang awam mengikut
tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan Malaysia. YB. Menteri
Kewangan telah membuat ketetapan tatacara perolehan dengan mengeluarkan
Arahan Perbendaharaan (AP) 1. Pindaan AP dan penetapan dasar/tatacara tertentu
diperjelaskan melalui Pekeliling Perbendaharaan (PP), Surat Pekeliling
Perbendaharaan (SPP), Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) dan Surat
Arahan Perbendaharaan (SAP). Semua Agensi Kerajaan perlu mematuhi peraturan
perolehan yang telah ditetapkan kecuali dengan kebenaran Perbendaharaan
Malaysia.
A3 JENIS PEROLEHAN
Perolehan Kerajaan dibahagikan kepada tiga (3) kategori iaitu perolehan bekalan,
perkhidmatan dan kerja.
PERKHIDMATAN
BEKALAN KERJA
JENIS
PEROLEHAN
1
AP 166 - 206 dan AP 229 - 300
2
3.1 Bekalan
a. Perolehan bekalan meliputi pembelian barangan/peralatan bagi

menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek Kerajaan seperti
makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. Perolehan
juga boleh merupakan input kepada sesuatu proses kerja atau
perkhidmatan.
b. Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar

dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan.
3.2 Perkhidmatan
a. Perolehan perkhidmatan adalah pembelian khidmat tenaga manusia

atau kepakaran dan pengalaman untuk melaksanakan/menyiapkan
sesebuah projek/kajian Kerajaan. Bidang perkhidmatan terbahagi
kepada dua iaitu perkhidmatan bukan perunding dan perkhidmatan
perunding.
b. Perolehan perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan

seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan
pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan
pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya.
c. Perolehan perkhidmatan perunding melibatkan khidmat konsultan

bagi pelaksanaan projek pembangunan fizikal atau yang berbentuk
kajian/penyelidikan. Skop perkhidmatan perunding telah dijelaskan
secara terperinci di Bab B Garis Panduan Pengauditan Pengurusan
Perkhidmatan Perunding.
d. Syarikat yang ingin menyertai perolehan perkhidmatan perlu berdaftar

dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan.
3.3 Kerja
a. Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan seperti bangunan,
lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan, empangan
air dan kerja perparitan serta merangkumi kerja-kerja mekanikal dan
elektrikal.
3
b. Syarikat yang ingin menyertai perolehan kerja perlu berdaftar dengan

Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dalam kepala dan sub-kepala
berkaitan serta Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia
(LPIPM/CIDB) dalam kelas dan gred yang berkaitan.
A.4 DASAR PEROLEHAN KERAJAAN
4.1 Menggalakkan Pertumbuhan Industri Tempatan Melalui Penggunaan

Bahan/Barangan Tempatan Dan Penggunaan Sektor Perkhidmatan
Tempatan2
a. Agensi Kerajaan mesti memberi keutamaan kepada bahan, barangan

dan perkhidmatan tempatan dalam perolehan masing-masing.
Pengimportan bahan/barangan yang sama dengan bahan/barangan
tempatan hanya boleh dipertimbangkan jika:
 tidak terdapat gred/kelas tertentu buatan tempatan; atau
 bahan/barangan tersebut tidak boleh diganti dengan
bahan/barangan tempatan yang lain; atau
 berlaku kekurangan bekalan di peringkat nasional.
b. Kelulusan pihak Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan

Industri (MITI) hendaklah diperoleh terlebih dahulu bagi pembelian
bahan/barangan import bernilai melebihi RM50 ribu. Bagi perolehan
bahan/barangan siap yang diimport yang berada dalam negara (ex-
stock) dan bernilai melebihi RM50 ribu hendaklah mendapat
kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu sebelum perolehan
bahan/barangan tersebut dibuat. Pengimportan bahan/barangan
bernilai melebihi RM200 ribu bagi satu kontrak hendaklah
dilaksanakan secara Free On Board (FOB) kecuali bagi perolehan
ubat-ubatan3, perolehan perisian ICT yang diimport4 dan perolehan
peralatan latihan, penyelidikan dan perubatan melebihi RM5 juta bagi
satu kontrak5.
c. Agensi hendaklah memastikan spesifikasi yang disediakan bagi

semua perolehan tempatan dan antarabangsa bersesuaian dan
2
AP169.2(a), SPP 7/2002
3
SPP 18/2002
4
SPP 16/2001
5
SPP 10/2007
4
berlandaskan Standard Malaysia (MS) yang dikeluarkan oleh Jabatan

Standard Malaysia (JSM). Sekiranya tiada MS bagi bahan/barangan
yang berkenaan, spesifikasi yang disediakan oleh satu Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi atau standard antarabangsa lain yang sesuai
hendaklah digunakan.
d. Bagi perolehan kerja yang diuruskan secara turnkey, atau design and
build atau secara konvensional melalui perunding, agensi hendaklah
memastikan dasar dan peraturan yang ditetapkan, dipatuhi
sepenuhnya dan dijadikan sebagai syarat mandatori dalam dokumen
tender. Agensi juga perlu memastikan perunding yang dilantik
memasukkan syarat penggunaan bahan/barangan tempatan dalam
spesifikasinya.
e. Perolehan perkhidmatan perunding hendaklah di kalangan firma

perunding tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
Perolehan perkhidmatan perunding daripada luar negara hanya boleh
dilakukan setelah Agensi mendapat kelulusan daripada Kementerian
Kewangan. Perolehan perkhidmatan bukan perunding hendaklah
daripada syarikat/kontraktor tempatan yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.
4.2 Mempertingkatkan Keupayaan Industri Tempatan Melalui Pemindahan

Teknologi6
a. Pemindahan teknologi membantu Agensi dan industri tempatan

mempertingkatkan kepakaran dalam pelbagai bidang terutamanya
yang berteknologi tinggi, canggih dan terkini. Agensi hendaklah
memastikan petender antarabangsa mengemukakan tawaran tender
mereka, cadangan pembuatan/pemasangan dalam negeri, kegunaan
bahan tempatan dan tempat di mana barang yang ditender itu akan
dibuat secara langsung di Malaysia dengan menggunakan bahan
tempatan ke peringkat yang maksimum. Bagi tender kerja pula, jika
perkara itu melibatkan kaedah teknologi baru, petender hendaklah
diminta mengemukakan cadangan setakat mana loji akan diwujudkan
di Malaysia dan cadangan lain sekiranya ada.
6
SPP 5/2007
5
b. Petender juga hendaklah digalakkan untuk mengemukakan tawaran

bagi pemindahan teknologi melalui program offset seperti berikut:
 Pemindahan teknologi dalam bidang yang berkaitan dengan
perolehan yang ditawarkan dalam tender (direct offset);
dan/atau
 Pemindahan teknologi dalam bidang yang tidak berkaitan
dengan perolehan berkenaan (indirect offset), di mana
petender atau sekutunya (associates) mempunyai kemahiran.
c. Bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat, petender

hendaklah diminta melaksanakan pemindahan teknologi kepada
pihak Kerajaan bagi sesuatu sistem yang dibangunkan dan source
code hendaklah diberi milik kepada pihak Kerajaan.
4.3 Menggalakkan Penglibatan Usahawan Bumiputera7
4.3.1 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
a. Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa di
kalangan syarikat Bumiputera sahaja.
b. Bagi perolehan yang melebihi RM100,000, Agensi

dikehendaki memberi keutamaan harga kepada syarikat
Bumiputera mengikut peratusan seperti berikut:
NILAI PEROLEHAN PERATUSAN KEUTAMAAN

Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 10%
Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta 7%
Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta 5%
Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta 3%
Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta 2.5%
Melebihi RM15 juta Tiada
(Berasaskan nilai tawaran terendah dan boleh diterima dari syarikat
Bukan Bumiputera).
c. Syarikat yang bertaraf pembuat/pengilang Bumiputera juga

perlu diberi keutamaan dalam perolehan Kerajaan. Sekiranya
7
SPP 4/1995 dan SPP12/2007
6
perolehan bekalan dilaksanakan secara terbuka di kalangan

pembuat tempatan, keutamaan harga hendaklah diberi
kepada pembuat Bumiputera mengikut peratusan seperti
berikut:
PERATUSAN
NILAI PEROLEHAN
KEUTAMAAN
Sehingga RM10 juta 10%
Melebihi RM10 juta sehingga RM100 juta 5%
Melebihi RM100 juta 3%
4.3.2 Perolehan Kerja
a. Kerja-kerja bernilai RM200,000 dan ke bawah dikhaskan

kepada Bumiputera Gred G1 tempatan (daerah berkaitan).
b. Sekurang-kurangnya 50% bagi kerja yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM350,000 dikhaskan untuk ditandingi di
kalangan Bumiputera.
c. 30% dari peruntukan tahunan untuk projek kerja dikhaskan

kepada Bumiputera (tidak termasuk kerja-kerja kurang
RM200,000).
d. Bagi kerja wang kos prima8, keutamaan harga hendaklah

diberi kepada Bumiputera berdasarkan kepada keutamaan
harga yang dinyatakan dalam perolehan bekalan dan
perkhidmatan.
4.4 Memelihara Dan Mempertahankan Kepentingan Dasar Perolehan

Kerajaan Bagi Mencapai Objektif Nasional Dalam Menghadapi Cabaran
Globalisasi Dan Liberalisasi9
a. Perolehan yang telus merupakan salah satu Inisiatif Pembaharuan

Strategi (SRI) yang digariskan di bawah Program Transformasi
Ekonomi (ETP). Antara aktiviti yang direncanakan di bawah inisiatif ini
adalah:
8
Wang Kos Prima adalah sejumlah wang yang diperuntukkan bagi kerja/perkhidmatan yang akan dilaksanakan
oleh Subkontraktor Dinamakan, atau bagi bahan atau barang-barang yang akan didapatkan daripada
Pembekal Dinamakan. Peruntukkan tersebut perlu dipotong untuk pembayaran kepada kontraktor sebagi
untung dan /atau caj layanan mengikut kadar atau harga yang mungkin telah diletakkan harga oleh Kontraktor
dalam Senarai Kuantiti.
9
Laporan Tahunan Program Transformasi Ekonomi 2012, Laporan Tahunan Program Transformasi Kerajaan
2012 dan SPP 10/2010
7
 Meluaskan skop e-bidaan dengan mengurangkan nilai

apungan daripada RM200 ribu kepada RM50 ribu untuk
perolehan bekalan dan perkhidmatan;
 Menguatkuasakan pelan perolehan;
 Menyingkirkan pembekal dan penyedia perkhidmatan yang
tidak cekap;
 Meningkatkan bina upaya pegawai perolehan; dan
 Mengambilkira perancangan perolehan dan pengurusan nilai
(value management) dalam perolehan Kerajaan.
b. Perolehan Kerajaan adalah salah satu aliran kerja Bidang

Keberhasilan Utama Negara (NKRA) di bawah Program Transformasi
Kerajaan (GTP). Antara inisiatif GTP adalah transformasi proses
pelaporan Ketua Audit Negara di mana Laporan Audit Prestasi Ketua
Audit Negara dibentangkan tiga kali setahun di Parlimen. Dengan itu,
masa yang diambil untuk melaporkan ketidaktekalan dalam perolehan
Kerajaan juga dikurangkan dengan ketara. Selain itu, portal
MyProcurement ditambah baik untuk menjadi laman utama bagi
aktiviti perolehan. Portal versi baru akan mengeluarkan keputusan
tender dan juga penanda aras harga bagi memberikan gambaran
yang lebih jelas berkaitan dengan perbelanjaan Kerajaan.
c. Pelaksanaan Integrity Pact mulai tahun 2010 adalah salah satu

daripada tujuh inisiatif NKRA untuk membenteras rasuah dalam
perolehan Kerajaan. Perolehan Kerajaan akan menjadi lebih telus dan
seterusnya dapat mengelakkan berlakunya pembaziran dan
penyelewengan kuasa.
d. Pematuhan Surat Edaran Jabatan Perdana Menteri bertarikh 8 Mac

2010 dan 10 September 2013 yang memberi peringatan bahawa
perakaunan dan sokongan yang diterima daripada pemimpin
Kerajaan, individu berpengaruh atau mana-mana orang tidak boleh
sama sekali digunakan sebagai asas, merit atau kelayakan dalam
mempertimbangkan sesuatu keputusan Kerajaan.
A.5 OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAAN10

a. Menguruskan perolehan secara cekap dan berkesan;
10
Portal MyProcurement
8
b. Mendapatkan harga yang paling menguntungkan Kerajaan;
c. Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan bahan/

barangan/perkhidmatan tempatan;
d. Menggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan kehendak

semasa sektor dan industri dalam negara; dan
e. Sebagai alat untuk mencapai dasar-dasar nasional.
A6 PRINSIP PEROLEHAN KERAJAAN11
a. Akauntabiliti Awam
Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara
bertanggungjawab mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
b. Diuruskan Secara Telus

Proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami
umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
c. Nilai Faedah Yang Terbaik

Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi
setiap ringgit yang dibelanjakan.
d. Saingan Terbuka
Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak
yang layak bersaing.
e. Adil dan Saksama

Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil
dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.
A7 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan perolehan adalah untuk memastikan perolehan Kerajaan telah

diuruskan dengan teratur, berhemat serta mematuhi peraturan yang telah
ditetapkan. Pengauditan perolehan juga dapat memastikan perolehan yang
dirancang dan dilaksanakan dengan cekap, berkesan, ekonomik serta mencapai
objektif yang ditetapkan bagi mengelakkan pemborosan (overspending), pembaziran
(wastage) dan penyelewengan (misappropriation).
11
SPP 5/2007
9
A8 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Skop pengauditan perolehan meliputi aspek perancangan, pelaksanaan,

pemantauan dan penyelenggaraan rekod oleh Agensi yang terlibat. Metodologi
pengauditan adalah seperti berikut:
a. Menyemak fail, rekod dan dokumen berkaitan perolehan.
b. Mengadakan temubual serta perbincangan dengan pegawai yang terlibat.
c. Membuat lawatan dan pemeriksaan fizikal.
d. Mendapatkan nasihat dan pandangan profesional yang lain, seperti khidmat

nasihat perunding.
e. Membuat soal selidik terhadap pengguna bekalan, kerja atau perkhidmatan

yang diperolehi untuk mengetahui pandangan dan maklum balas pengguna.
A9 RUJUKAN PENGAUDITAN PEROLEHAN
Pengauditan perolehan dilaksanakan mengikut Akta Audit 1957, Arahan Ketua Audit
Negara, Perlembagaan Persekutuan, Akta Tatacara Kewangan 1957 (Disemak
1972) [Akta 61], Akta Kontrak Kerajaan1949 (Disemak 1973), AP, SPP, PKP, SAP
serta standard pengauditan antarabangsa (ISSAI) yang berkaitan.
BAB B
PENGURUSAN RISIKO
DALAM
PROSES PEROLEHAN
10
BAB B
PENGURUSAN RISIKO
DALAM PROSES PEROLEHAN
B1 RISIKO DALAM PROSES PEROLEHAN KERAJAAN 1
a. Mengikut ISSAI 1240, 3100 dan 4200, perolehan Kerajaan merupakan salah
satu topik popular pengauditan prestasi dan pengauditan pematuhan. Ini
kerana perolehan Kerajaan diklasifikasikan sebagai aktiviti yang berisiko
tinggi dan terdedah kepada salah pengurusan dan penipuan (fraud).
b. ISSAI 1240 menjelaskan perolehan Kerajaan yang mempunyai aspek unik

seperti di bawah, mempunyai tahap risiko penipuan yang lebih tinggi dan
risiko salah nyata yang material:
 Kontrak yang mempunyai implikasi politik;
 Kontrak bernilai tinggi yang mempunyai banyak persaingan;
 Kontrak antara pihak berkaitan (related parties); dan
 Kontrak bagi aktiviti Kerajaan yang berisiko seperti pembelian
peralatan perang dan sebagainya.
c. Berdasarkan senarai semak penganalisaan risiko oleh Department of Public

Works and Services New South Wales, Australia, proses perolehan secara
umum dan risiko bagi setiap proses adalah seperti berikut2:
KESAN YANG
PROSES BERKEMUNGKINAN
RISIKO
PEROLEHAN (LIKELY CONSEQUENCES)
Mengenalpasti  Kurang nyata atau salah  Pembelian tidak menepati
keperluan dan nyata keperluan oleh keperluan
merancang pengguna  Pembaziran wang
pembelian  Salah tafsir keperluan  Keperluan tidak dipenuhi
pengguna  Kelewatan dalam memenuhi
 Pembiayaan tidak keperluan
mencukupi  Penambahan kos
 Tempoh masa tidak
praktikal
 Pengguna tidak
memahami keperluan
(projek wahyu)
Menggariskan  Skop keperluan terhad  Pilihan terhad atau terlalu
Spesifikasi atau menggunakan banyak
spesifikasi komersial
1
ISSAI 1240, ISSAI 3100, ISSAI 4200
2
Checklist of Potential Risks In The Procurement Process by Department of Public Works and Services New
South Wales, Australia.
11
KESAN YANG
RISIKO
(contohnya penggunaan  Produk atau perkhidmatan yang
jenama) sesuai tidak dapat diperolehi
 Definisi produk atau  Kurang respon daripada
spesifikasi tidak menepati pembekal
kehendak  Pembaziran atau penambahan
 Skop keperluan terlalu kos
luas  Aduan daripada pembekal
 Spesifikasi berat sebelah  Kesulitan dalam menilai akibat
 Kenyataan keperluan tidak kenyataan tidak mencukupi
mencukupi
Memilih  Gagal mengenal pasti  Kurang tawaran daripada
Kaedah pembekal yang berpotensi pembekal yang sesuai
Perolehan  Memilih kaedah yang tidak  Pengulangan proses perolehan
sesuai  Penambahan kos
 Kaedah yang dipilih tidak  Gagal mendapatkan Value for
menepati aspek 3E money
(Ekonomi, Efektif, Efisyen)
dan mengakibatkan 3P
(Pembaziran,
Penyelewengan,
Pemborosan)
Dokumentasi  Terma dan syarat tidak  Peningkatan kos atau harga
Perolehan boleh diterima oleh yang ditawarkan
pembekal/ penender  Respon yang rendah
 Maklumat dalam  Variasi harga
dokumentasi tidak  Keperluan untuk penambahan
mencukupi masa bagi tempoh proses
 Kepentingan Kerajaan perolehan
tidak dilindungi/dipelihara
– tiada semakan oleh
Pegawai Undang-undang/
Jawatankuasa Teknikal
dan Spesifikasi
Panggilan,  Gagal menangani  Aduan berhubung proses yang
Penjelasan dan pertanyaan daripada tidak adil
Penutupan pembekal/penender  Tawaran terhad daripada
Tawaran dengan baik pembekal
 Tidak adil (favouritism)  Pembekal menarik balik
dalam memberi maklumat tawaran
kepada pembekal/  Penambahan tempoh masa
penender perolehan
 Kegagalan mendapatkan  Kurang pertandingan antara
syarat-syarat mandatori pembekal dan menyebabkan
 Gagal menandatangani kurang penilaian untuk value for
Integriti Pact money
 Kegagalan mendapatkan  Pengulangan proses perolehan
persetujuan berhubung  Kelewatan dalam penerimaan
polisi kerahsiaan barangan/ perkhidmatan
 Bilangan pembekal/  Sebuah syarikat memperoleh
penender tidak mencukupi sebut harga di beberapa lokasi
 Pembekal yang mampu yang berbeza (tertakluk kepada
memberikan bekalan/ Kementerian yang terlibat)
12
KESAN YANG
RISIKO
perkhidmatan yang
berkualiti tidak menerima
tawaran
Menilai  Proses penilaian tidak  Aduan daripada pembekal/
Tawaran konsisten penender
 Proses penilaian tidak  Pembekal menarik balik
beretika atau berat tawaran
sebelah  Pengulangan proses perolehan
 Tawaran yang diterima  Penambahan kos
tidak memenuhi keperluan  Kelewatan dalam penerimaan
pengguna barangan/perkhidmatan
Memilih  Memilih pembekal yang  Pembekal gagal memenuhi

Pembekal Yang tidak sesuai keperluan kontrak
Berjaya  Memilih produk yang tidak  Barangan/perkhidmatan yang
sesuai diterima tidak menepati
 Proses pemilihan yang kehendak pengguna
tidak telus
Rundingan  Tiada padanan antara  Kontrak tidak ditandatangani
kehendak pengguna dan  Kelewatan dalam penerimaan
tawaran pembekal barangan/ perkhidmatan
 Kebuntuan dalam butir-  Variasi kos
butir perjanjian  Pengurangan dalam value for
 Gagal menetapkan syarat- money
syarat mandatori  Pembelian barangan yang tidak
 Gagal menandatangani sesuai
Integriti Pact  Kos tindakan undang-undang
 Ketidakadilan atau  Pengulangan proses perolehan
keperluan yang tidak  Kontrak tidak sah
sepatutnya disyaratkan
kepada pembekal
 Gagal menepati terma
yang ditawarkan dan
dipersetujui di dalam
kontrak
Pengurusan  Variasi dalam harga dan  Pertikaian dalam pelaksanaan
Kontrak pertukaran wang asing kontrak
 Keengganan pembekal  Kontrak tidak ditandatangani
menerima kontrak  Kelewatan dalam penerimaan
 Kegagalan kedua-dua barangan/ perkhidmatan
pihak untuk memenuhi  Pengulangan proses perolehan
syarat-syarat kontrak  Tindakan undang-undang
 Pentadbiran kontrak yang terhadap pembekal
tidak sempurna  Kontrak gagal dipenuhi
 Kerja dimulakan oleh  Penambahan kos
pembekal sebelum kontrak  Menyalahgunaan sumber
disampaikan atau sebelum
surat penerimaan
dikeluarkan
 Peningkatan/perubahan
dalam skop kerja yang
13
KESAN YANG
RISIKO
tidak dibenarkan
 Kehilangan atau
kerosakan kepada barang-
barang dalam transit
 Penipuan atau fraud
 Tiada kakitangan utama
yang memantau kontrak/
menilai semula kontrak
atau keseluruhan proses
perolehan tersebut
Menilai Dan  Gagal menilai proses  Proses perolehan tidak dapat
Memantau perolehan dan pengurusan disempurnakan dengan jaya
Proses  Gagal mengenal pasti dan  Pengulangan proses perolehan
Perolehan menangani masalah
berkaitan
Menutup  Pakatan antara pembekal/  Tidak menerima tawaran yang
Proses penender terbaik
Perolehan  Pengurusan tender yang  Aduan terhadap proses yang
tidak mencukupi/sempurna tidak beretika
 Pengurangan value for money
B2 FAKTOR RISIKO DALAM PENGAUDITAN PEROLEHAN KERAJAAN3
ISSAI 4200 menekankan bahawa penilaian risiko dalam pengauditan proses

perolehan adalah penting dan antara faktor risiko yang disenaraikan di dalam ISSAI
tersebut adalah seperti berikut:
3
ISSAI 4200
14
15
B3 PENGURUSAN RISIKO DALAM PEROLEHAN KERAJAAN 4
Pengauditan topik yang mempunyai penilaian risiko yang tinggi memerlukan

pelaksanaan overview atau pengauditan awal serta menggunakan prosedur audit
yang terperinci. Contoh prosedur audit bagi pengauditan perolehan yang dinyatakan
di dalam ISSAI 1240 adalah seperti berikut:
3.1 Sistem Perolehan

a. Menemu bual pihak pengurusan sama ada sistem perolehan telah
dibangunkan, digunakan dengan baik dan sistem tersebut mematuhi
semua peraturan berkaitan perolehan barangan dan perkhidmatan
serta pelupusan aset.
b. Menyemak dokumentasi sistem perolehan bagi mengenal pasti
kepincangan dalam program sistem yang boleh menyebabkan proses
perolehan tidak adil, saksama, telus dan kos efektif.
c. Membandingkan dokumentasi sistem perolehan dengan dasar,
peraturan dan undang-undang berkaitan perolehan Kerajaan.
d. Menyemak dokumentasi sistem perolehan untuk menentukan sama
ada penanda aras telah dipatuhi dan lain-lain keperluan telah
ditetapkan.
3.2 Konflik Kepentingan
a. Dengan menggunakan kaedah perbincangan bersama pihak

pengurusan dan pemeriksaan dokumentasi sistem perolehan serta
minit mesyuarat jawatankuasa perolehan, semak sama ada pegawai
perolehan dan kakitangan lain yang terlibat:
 mengenal pasti dan mendedahkan sebarang percanggahan
kepentingan yang berpotensi;
 melayan semua pembekal yang berpotensi secara saksama;
 tidak menyalahgunakan peranan untuk keuntungan peribadi
atau untuk memberi manfaat kepada orang lain;
 tidak menjejaskan kredibiliti atau integriti sistem perolehan
dengan menerima hadiah atau layanan berkaitan;
 teliti dalam penggunaan harta benda awam;
4
ISSAI 1240&ISSAI 3100
16
 membantu pegawai perakaunan/pihak berkuasa dalam

membanteras rasuah dan penipuan dalam sistem perolehan.
b. Menemu bual dan memeriksa sama ada saluran untuk melaporkan

konflik kepentingan diwujudkan dan telah dimaklumkan kepada
semua pegawai.
c. Menyemak dokumentasi yang berkaitan untuk menentukan sama ada

sistem mematuhi piawaian etika yang ditetapkan.
3.3 Ketidakpatuhan/Tindakan Yang Tidak Beretika
a. Menemu bual pihak pengurusan sama ada sebarang dakwaan salah

laku atau kegagalan untuk mematuhi peraturan perolehan telah
dilaporkan dalam tempoh skop pengauditan;
b. Bagi sebarang salah laku atau kegagalan untuk mematuhi proses

perolehan yang dikenal pasti, semak sama ada kes berkenaan telah
ditangani sewajarnya.
c. Menemu bual pihak pengurusan untuk mengenal pasti sama ada

pernah berlaku kes penipuan oleh pembekal/penender semasa
bersaing untuk mendapatkan kontrak Kerajaan. Sekiranya pernah
berlaku, semak sama ada tawaran daripada pembekal/penender
berkenaan telah ditolak.
d. Sekiranya entiti yang diaudit menggunakan mekanisme untuk pemberi

maklumat (whistle blower), semak bagaimana kes-kes yang
dilaporkan diambil tindakan oleh organisasi. Bincang dengan Unit
Audit Dalam dan semak tindakan pembetulan yang telah diambil bagi
menangani kes-kes ketidakpatuhan/penipuan tersebut.
e. Menemu bual pihak pengurusan untuk mengenal pasti sama ada

aduan mengenai proses perolehan ada diterima daripada pihak
berkepentingan dalam tempoh skop pengauditan. Sekiranya aduan
sedemikian ada diterima, semak tindakan yang telah diambil.
3.4 Ujian Substantif

Menyemak rekod dan dokumentasi untuk mengenal pasti perkara berikut
tidak berlaku:
a. Nama pembekal yang luar biasa dan alamat;

17
b. Salinan dokumen (Contoh: invois, nota penghantaran) yang diterima

dan bukan salinan asal;
c. Permintaan untuk barangan yang sememangnya berada di dalam stor

dalam kuantiti yang mencukupi;
d. Permintaan untuk barangan yang telah dijadualkan untuk pelupusan

akibat keusangan;
e. Permintaan untuk barangan yang tidak konsisten dengan mandat dan

operasi entiti;
f. Pembelian pada kuantiti atau harga yang sangat hampir dengan

ambang untuk kelulusan peringkat seterusnya;
g. Pecah kecil pembelian;
h. Pembayaran kepada vendor di luar sistem perolehan yang normal;
i. Tandatangan pengurusan/penyelia pada dokumen yang biasanya

ditandatangani oleh kakitangan bawahan;
j. Pembekal menerima sejumlah besar perniagaan daripada entiti sektor

awam;
k. Harga melebihi harga pasaran atau yang dijangkakan, terutama bagi

perolehan dalam kuantiti yang besar;
l. Kaedah penganugerah kontrak yang mungkin menunjukkan bahawa

tawaran digilirkan;
m. Barangan berkualiti rendah digabungkan dengan harga yang tinggi;
n. Sumber perolehan tunggal;
o. Penggunaan berlebihan proses perolehan yang dipendekkan/

kecemasan/darurat.
3.5 Pelarasan Peruntukan
a. Memastikan kelulusan peruntukan diperolehi untuk setiap perolehan;
b. Menyemak laporan peruntukan dan perbelanjaan bulanan bagi

mengenal pasti pengecualian (terlebih atau terkurang belanja), sebab
bagi pengecualian tersebut dan sebarang tindakan yang diambil;
c. Mengesahkan kelulusan bagi pengecualian, sekiranya perlu;

18
d. Menyemak sebarang pelarasan peruntukan yang ketara serta viremen

antara program yang dibuat pada, berhampiran, atau selepas akhir
tahun dan mengenal pasti sebab-sebabnya;
e. Menyemak laporan prestasi perbelanjaan untuk mengenal pasti

program yang tidak mencapai objektif yang ditetapkan serta kes
terlebih belanja atau terkurang belanja yang ketara pada penghujung
tempoh;
f. Menyemak sama ada pelarasan bajet yang dibuat pada, menghampiri

atau selepas akhir tahun mempunyai kelulusan yang sepatutnya.
3.6 Kos Kakitangan
a. Menyemak tuntutan perjalanan kakitangan untuk mengenal pasti

tanda-tanda:
 Perbelanjaan peribadi dimasukkan atau tuntutan untuk
penginapan, makanan atau lain-lain tidak mengikut peraturan;
 Diluluskan oleh seseorang selain daripada penyelia yang
lazim;
 Tuntutan pada tarikh dan masa yang tidak praktikal atau
butiran tuntutan yang meragukan.
b. Menyemak timesheet untuk mengenal pasti tanda-tanda:

 Diluluskan oleh seseorang selain daripada penyelia yang
lazim;
 Timesheets hilang, dipinda atau tidak mengikut format yang
lazim (terutamanya jika berulang untuk kakitangan yang
sama);
 Jumlah kerja lebih masa yang berlebihan atau luar biasa;
 Penggunaan kod masa yang luar biasa atau tidak sesuai.
c. Melaksanakan ujian substantive terhadap akaun gaji untuk mengenal

pasti tanda-tanda:
 Jumlah kerja lebih masa yang berlebihan atau tidak
dibenarkan;
 Variasi luar biasa semasa meneliti aspek bajet dan
perbelanjaan sebenar, atau ketidaktentuan bermusim;
19
 Pembayaran dibuat kepada nombor akaun bank atau akaun

yang bukan lazim atau lokasi yang bukan lazim. (Contohnya,
lebih daripada satu pembayaran ke akaun bank yang sama
boleh menunjukkan tanda-tanda fictitious employee);
 Perbandingan akhir tahun pendapatan bagi pekerja/kumpulan
pekerja dengan tahap penanda aras bagi kategori pekerja
tersebut.
d. Mengkaji proses pengambilan pekerja dan kawalan terhadapnya,

semakan tersebut adalah perlu.
 Perjawatan terbuka yang diiklankan telah mendapat kelulusan
yang sepatutnya daripada pihak berkuasa;
 Jawatan telah diiklankan selaras dengan peraturan yang
ditetapkan (telus, terbuka kepada persaingan, adil dan
sebagainya);
 Pengambilan pegawai dan kakitangan telah dibuat mengikut
prosedur yang ditetapkan;
 Hubungan rapat antara kakitangan yang boleh menjejaskan
proses perolehan telah dikenal pasti dan diuruskan dengan
sewajarnya;
 Sebarang aduan yang diterima berhubung proses
pengambilan pegawai dan kakitangan telah diuruskan dengan
sewajarnya.
BAB C
ePEROLEHAN
20
BAB C
ePEROLEHAN
C1 PENDAHULUAN
1.1 Sistem ePerolehan merupakan salah satu inisiatif di bawah Kerajaan

Elektronik (Electronic Government) yang dibangunkan untuk menambah baik
penyampaian perkhidmatan bagi perolehan Kerajaan. Sistem ini
dibangunkan secara kerjasama strategik antara Kerajaan dan pihak swasta
(Commerce Dot Com Sdn. Bhd.) melalui model ”Build-Own-Transfer” (BOT)1.
1.2 Objektif ePerolehan adalah untuk mengubah tatacara perolehan semasa dan
memastikan Kerajaan memperoleh nilai terbaik bagi setiap perolehan. Selain
itu, ePerolehan juga bertujuan menjamin wujudnya akauntabiliti dan
ketelusan dalam semua perolehan mengikut prosedur yang telah diwujudkan.
Penggunaan sistem ini membolehkan pembekal menerima bayaran dengan
lebih cepat dan tepat.
1.3 Melalui Sistem ePerolehan, semua proses perolehan seperti mewujud,

mengemuka dan mengesahkan pembelian dibuat secara on-line. Pembekal
juga boleh menerima dan mengesahkan pesanan dan membolehkan agensi
Kerajaan dan pembekal membuat semua transaksi secara elektronik. Selain
daripada itu, Sistem ePerolehan juga menyediakan modul bagi pendaftaran
pembekal dan perunding dengan Kementerian Kewangan secara on-line.
Sistem ini mewujudkan interaksi antara Kerajaan dengan pembekal dan
perunding melalui pertukaran maklumat dan transaksi secara on-line.
1.4 Semua akses ke Sistem ePerolehan memerlukan seseorang pengguna

menggunakan kad pintar MyeP untuk pengenalan, pensahihan dan
pengesahan oleh sistem. Kad pintar tersebut menyimpan profil pengguna
untuk setiap pengguna yang dilantik serta bertauliah, dan Sijil Digital yang
dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan Berlesen Kerajaan Malaysia
(Malaysian Government Licensed Certificate Authority - CA). Hanya sijil yang
dikeluarkan oleh CA yang diiktiraf akan digunakan untuk ePerolehan. Dengan
menggunakan Sijil Digital, semua urusniaga dianggap sah di sisi undang-
1
SPP 5/2000
21
undang, dan semua transaksi data akan dienkrip menggunakan teknologi

enkripsi 128-bit.2
C2. MEDIUM AKSES ePEROLEHAN
2.1 Bermula 1 November 2007, Kementerian Kewangan telah menetapkan

syarat kepada semua pembekal yang bertransaksi dengan Kerajaan untuk
memiliki sekurang-kurangnya satu Akses Medium ePerolehan. Pembekal
diberi pilihan untuk membeli kad pintar serta pembaca atau token USB Epxs
Crypto (tidak memerlukan sebarang alat pembaca). Terdapat dua jenis kad
pintar yang boleh dipilih oleh pembekal iaitu kad MyeP atau MyKad eP-
enabled. Kedua-dua kad pintar ini perlu digunakan dengan pembaca kad
pintar ePerolehan. Dengan akses medium ini, pembekal mempunyai peluang
untuk memaparkan katalog dalam talian di mana semua agensi Kerajaan
yang telah eP-enabled boleh melihat produk dan membuat pesanan secara
dalam talian.
2.2 Pembekal yang mempunyai ramai pekerja terlibat dalam ePerolehan boleh
memilih kad MyeP untuk setiap pengguna. Hanya satu kad pintar diperlukan
dan kad tersebut boleh dikongsi bersama mereka. Selain itu, jika pembekal
hanya mempunyai seorang pengguna ePerolehan, token Epxs USB Crypto
adalah medium yang lebih sesuai kerana ia tidak memerlukan sebarang
pembaca kad pintar dan ia merupakan alat mudah alih. Permohonan untuk
Akses Medium ePerolehan boleh dibuat semasa pendaftaran dengan
Kementerian Kewangan atau permohonan secara dalam talian di
https://sas.commercedc.com.my/SAS/userlogin.asp.
2.3 Keperluan minima untuk menggunakan Sistem ePerolehan adalah seperti

berikut:
KEPERLUAN BUTIRAN
Komputer/Pemproses Intel Pentium® 41.2Ghz

Memori 256 megabait (MB)
Cakera Keras 40 gigabait (GB) dengan sekurang-kurangnya 2
gigabait (GB) ruang kosong
Modem Sekurang-kurangnya 56 kbps
Paparan Super VGA (800 x 600)
2
laman sesawang http://home.eperolehan.com.my/v2/
22
KEPERLUAN BUTIRAN
Pembaca Kad Pintar Pembaca yang mematuhi TLP 224/PCSC

Sistem Pengoperasian Microsoft Windows® 2000/XP/Vista
Pelayar Web Microsoft Internet Explorer 5.5 atau ke atas –
enkripsi 128-bit
Sambungan Internet Akaun Internet
C3 MODUL ePEROLEHAN
Modul-modul ePerolehan adalah seperti berikut:

 Pendaftaran Pembekal
 Kontrak Pusat
 Kontrak Kementerian
 Pembelian Terus
 Sebut harga
 Tender
 eBidding
 Kajian Pasaran
 Pengurusan Profil
 Perancangan Perolehan
3.1 Pendaftaran Pembekal
ePerolehan adalah pusat tunggal untuk pendaftaran bagi pembekal

memperolehi sijil pendaftaran dengan Kementerian Kewangan. Semua
kelulusan permohonan masih kekal di bawah BPK. Perkhidmatan yang boleh
didapati di dalam Pendaftaran Pembekal merangkumi berikut:
 Pendaftaran sebagai Pembekal/Perunding kepada Kerajaan Malaysia.
 Pembaharuan pendaftaran secara atas talian yang boleh dilakukan
seawal tiga bulan sebelum tarikh tamat pendaftaran.
 Permohonan secara atas talian bagi syarikat berstatus Bumiputera.
 Permohonan secara atas talian bagi pendaftaran penambahan
Bidang.
 Penjanaan sijil bagi pendaftaran yang berjaya oleh Kementerian
Kewangan.
 Penggantungan atau penamatan pendaftaran pembekal secara atas
talian.
23
 Mengemaskini profil Syarikat secara atas talian.
3.2 Kontrak Pusat 3
a. Modul Pembekalan Kontrak Pusat merupakan satu modul perolehan

yang melibatkan barangan guna sama bagi kesemua Jabatan di
Kerajaan Persekutuan. Arahan bagi barangan guna sama ini,
dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia melalui PKP. Semua
Jabatan Persekutuan perlu menggunakan modul ini dan tidak
dibenarkan untuk membeli dengan pembekal yang tidak dilantik di
bawah kontrak pusat oleh Perbendaharaan, kecuali dengan
pengecualian.
b. Peranan-peranan yang terlibat di dalam modul Pembekalan Kontrak

Pusat adalah seperti berikut:
NO. PERANAN TANGGUNGJAWAB
1 Peminta  Menyediakan dan menyelenggara

Pesanan Kerajaan bagi kontrak pusat
 Mencipta permintaan penggantian
barangan
 Mengesahkan Pelaksanaan
Perkhidmatan
2 Pelulus  Menyemak peruntukan
 Menyemak/meluluskan atau menolak
 Permintaan baru
 Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
(SRN)
 Mengeluarkan permintaan penggantian
barangan
 Membatalkan Pesanan Kerajaan
3 Pembekal  Membuat pengesahan Pesanan
Kerajaan
 Menyediakan Pesanan Penghantaran/
Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
 Menyedia dan menyerahkan Invois
4 Pegawai Penerimaan  Mengesahkan dan menyediakan Nota
Barangan/Pegawai Penerimaan Barangan (GRN)/Nota
Pengesahan SRN Penerimaan Perkhidmatan (SRN)
5 Pegawai Padanan  Membuat padanan bayaran
Bayaran
c. Carta aliran proses Kontrak Pusat adalah seperti berikut:
3
Manual Kontrak Pusat (PTJ)
24
ALIRAN PROSES PEROLEHAN KONTRAK PUSAT
PEMINTA 1. Cipta Permintaan

2. Serah Permintaan
Lulus atau Tolak Permintaan

PELULUS (Pesanan Kerajaan (LO) akan dijana bila ada
kelulusan)
1. Peraku LO
PEMBEKAL 2. Cipta Pesanan Penghantaran (DO)
3. Buat pembekalan produk
PEG. PENERIMA 1. Terima Barang

BARANG 2. Jana GRN
PEMBEKAL Cipta Invois
PEG. PADANAN Buat Padanan Bayaran (LO, GRN, Nota

Pelarasan Kredit – jika ada & Invois)
PEMBAYARAN
d. Penentuan Pembekalan
Proses permintaan bermula apabila pengguna Kerajaan memilih

produk atau perkhidmatan yang diperlukan. Proses selesai apabila
Pesanan Pembelian telah dihantar kepada pembekal.
 Pemilihan Produk
ePerolehan membolehkan pengguna Kerajaan memilih produk
ataupun perkhidmatan yang diperlukan daripada katalog
elektronik yang ditempatkan di satu pusat penyimpanan.
 Penciptaan Permintaan
Apabila pengguna Kerajaan memilih produk, ePerolehan akan
mendaftarkan pemilihan produk berkenaan di dalam satu kart
permintaan elektronik.
 Pengesahan Permintaan
ePerolehan menyokong kaedah kelulusan tuntutan keperluan
belian yang dihantar secara atas talian.
 Penjanaan Pesanan Belian
25
Apabila selesai pengesahan kelulusan pihak atasan ke atas

pengambilan, Pesanan Pembelian akan dijana secara
automatik oleh Sistem ePerolehan.
e. Pembekalan Pesanan
Proses pemenuhan pesanan melibatkan, pertama, penerimaan
pesanan pembelian oleh pihak pembekal, kedua, pemenuhan
pesanan oleh pihak pembekal dan ketiga, pengesahan penerimaan
barangan atau perkhidmatan oleh pengguna Kerajaan.
 Penerimaan Pesanan Pembelian
Sebaik sahaja pesanan pembelian telah dijana dan dihantar
kepada Pembekal, ia akan diterima dan disahkan oleh
Pembekal.
 Penyempurnaan Pesanan
Apabila Pesanan Pembelian diterima, arahan penyerahan
akan dijana dan dikirim sebelum penghantaran sebenar
barangan.
 Pengesahan Penerimaan Barangan
Apabila barangan secara fizikal atau perkhidmatan yang
diberikan telah diperiksa dan disahkan, pengguna Kerajaan
dimestikan untuk mengesahkan penerimaan barangan
menerusi ePerolehan dan menjana GRN. Dengan penjanaan
GRN ataupun pengesahan SRN, ini membolehkan pihak
pembekal menjana invois bagi menuntut pembayaran bagi
pemenuhan pembekalan/perkhidmatan yang telah dibuat.
 Pemadanan Pesanan Pembelian

Untuk membolehkan pembayaran, dokumen pembelian iaitu
Pesanan Pembelian, GRN, invois dan dokumen sokongan
akan dipadankan. Sistem akan mengeluarkan notifikasi
melalui emel secara automatik kepada Pegawai Padanan
Bayaran yang bertanggungjawab untuk mengambil tindakan
segera untuk memadankan dokumen transaksi bagi
mengelakkan kelewatan pembayaran.
 Penciptaan Arahan Pembayaran

Apabila semua dokumen berkaitan telah berjaya dipadankan,
satu makluman bayaran akan dijana oleh ePerolehan dan
26
dimajukan kepada sistem untuk proses penghasilan baucar

dan pembayaran. Kerajaan akan membuat pembayaran
kepada Pembekal berdasarkan terma dan syarat-syarat
kontrak yang telah dipersetujui antara Kerajaan dan Pembekal
berkenaan.
 Pembekalan Separa
Pembekalan separa ialah pembekalan pesanan yang tidak
memenuhi pesanan yang dibuat. Ini mungkin disebabkan
apabila baki kuantiti pesanan tidak lagi boleh dibekalkan atau
hanya boleh dibekalkan pada waktu yang lain atas sebab-
sebab yang tidak boleh dielakkan. Sekiranya pembekalan
separa tidak boleh dipenuhi dan pembekal ingin menjana
invois untuk mendapatkan bayaran, Nota Pelarasan Kredit
hendaklah dikeluarkan. Ini bermakna amaun bayaran adalah
kurang daripada amaun tanggungan asal bagi satu-satu
pesanan kerajaan yang terbabit. Nota Pelarasan Kredit yang
telah dijana oleh pihak Pembekal perlu diluluskan terlebih
dahulu oleh Pelulus sebelum sebarang Invois boleh dijana
untuk diserahkan kepada Kerajaan bagi membuat tuntutan
bayaran ke atas pembekalan separa yang telah dibuat.
 Penggantian Barangan
Pengguna dan Pelulus sahaja dibenarkan untuk menjana
Permintaan Penggantian Barangan. Penggantian Barangan
digunakan untuk membuat gantian bagi barangan yang telah
diterima dalam keadaan rosak.
f. Pengguna-pengguna modul Kontrak Pusat seperti Peminta, Pelulus,
Pegawai Padanan Bayaran serta Pembekal dibenarkan untuk
menjana pelbagai jenis laporan seperti berikut:
PERANAN JENIS LAPORAN
Peminta i. Laporan Permintaan

ii. Laporan Status Permintaan
iii. Laporan LO
iv. Laporan Harian Penciptaan LO
v. Laporan Harian Pembatalan LO
vi. Laporan Harian Penciptaan Pesanan Perkhidmatan
27

vii. Laporan GRN
viii. Laporan Invois/Bayaran
ix. Laporan Nota Pelarasan Kredit Pembekal
x. Laporan Nota Pelarasan Kredit Kerajaan
xi. Senarai Profil Syarikat yang Berdaftar dengan
Kementerian Kewangan
xii. Laporan Senarai Syarikat Berdasarkan Bidang
Pelulus i. Laporan Permintaan
ii. Laporan LO
iii. Laporan Harian Penciptaan LO
iv. Laporan Harian Pembatalan LO
v. Laporan Pengesanan LO
vi. Laporan Penciptaan Pesanan Perkhidmatan Harian
vii. Laporan GRN
viii. Laporan Invois/Pembayaran
ix. Laporan Nota Pelarasan Kredit Pembekal
x. Laporan Nota Pelarasan Kredit Kerajaan
xi. Laporan Harian Penciptaan Nota Pelarasan Kredit
Pembekal
xii. Laporan Harian Penciptaan Nota Pelarasan Kredit
Kerajaan
xiii. Laporan Harian Penerimaan Invois
xiv. Laporan Harian Padanan Bayaran
xv. Senarai Profil Syarikat yang Berdaftar dengan
xvi. Laporan Senarai Syarikat Berdasarkan Bidang
Pegawai i. Laporan Permintaan
Padanan
ii. Laporan LO
Bayaran
Kerajaan iii. Laporan Harian Penciptaan LO
vi. Laporan Penciptaan Pesanan Perkhidmatan Harian
vii. Laporan GRN
viii. Laporan Invois/Pembayaran
ix. Laporan Nota Pelarasan Kredit
x. Laporan Harian Penciptaan Nota Pelarasan Kredit
xi. Laporan Harian Penerimaan Invois
xii. Laporan Harian Padanan Bayaran
28
3.3 Kontrak Kementerian4
a. Mengikut SPP 8/2005, Kontrak Kementerian adalah sesuatu kontrak

yang diikat oleh sesuatu Kementerian/Jabatan dengan sesuatu
pembekal bagi maksud pembekalan barangan/perkhidmatan untuk
jangka masa, kuantiti/nilai siling yang tertentu. Kontrak Kementerian
diurus dan digunakan sendiri oleh Kementerian/Jabatan/PTJ
berkenaan sahaja dan adalah berlainan daripada Kontrak Pusat
b. Modul Kontrak Kementerian membenarkan pengguna PTJ di

Kementerian masing-masing untuk membuat pesanan bagi produk/
perkhidmatan yang telah dikenalpasti dan dimasukkan ke dalam
kontrak. Kontrak tersebut disediakan oleh Pentadbir Kontrak
Kementerian atau PTJ masing-masing yang telah menetapkan
Kementerian/Jabatan/PTJ yang boleh menggunapakai kontrak
berkenaan bagi tujuan perolehan untuk PTJ masing-masing.
c. Modul Kontrak Kementerian ini memenuhi keperluan PTJ untuk
membuat pemenuhan pembekalan bagi produk/perkhidmatan melalui
2 kategori berikut:
 One-Off
 Per Kontrak (Produk atau Perkhidmatan)
 Pesanan Kerajaan (Produk atau Perkhidmatan)
 Bermasa
 Pesanan Kerajaan
 Jadual Penghantaran atau Delivery Schedule
 Pencapaian Perkhidmatan atau Milestone
 Bayaran Kemajuan atau Progressive Payment
d. Pesanan Kerajaan digunakan sama ada untuk pembelian secara One-

Off atau bermasa. Untuk pembelian one-off, pesanan kerajaan
tersebut hanya boleh dibuat sekali sahaja oleh PTJ yang
menggunakan kontrak tersebut, berbanding secara bermasa di mana
pesanan kerajaan tersebut boleh diwujudkan secara berulang kali di
dalam tempoh masa kontrak tersebut selagi ianya belum luput dan
tidak melebihi nilai kontrak tersebut.
4
Manual Pengguna Kontrak Kementerian ( PTJ )
29
e. Per Kontrak membenarkan pembelian secara one-off tanpa

mewujudkan LO, Jadual Penghantaran atau Pencapaian
Perkhidmatan dan seperti mana ciri Pesanan Kerajaan One-Off,
pesanan Per Kontrak hanya diwujudkan sekali sahaja untuk satu-satu
PTJ yang mengunasama kontrak tersebut.
f. Jadual Penghantaran adalah pembelian untuk item-item kontrak

secara bermasa dalam tempoh sah kontrak tersebut dan
penghantaran item-item kontrak dilakukan secara berjadual pada
tarikh-tarikh yang telah ditetapkan seperti mana yang disediakan oleh
Peminta.
g. Sebagaimana Jadual Penghantaran, Pencapaian Perkhidmatan juga

mempunyai ciri-ciri yang sama tetapi item kontrak yang dimasukkan
adalah untuk perkhidmatan manakala Jadual Penghantaran
digunakan untuk penghantaran produk.
h. Bagi bayaran kemajuan, ciri-ciri yang sama seperti Pencapaian

Perkhidmatan di mana ia digunakan untuk perkhidmatan tetapi item
kontrak yang dimasukkan adalah mengikut fasa yang telah
dipersetujui.
i. Peranan-peranan yang terlibat di dalam modul Kontrak Kementerian

adalah seperti berikut:
BIL PERANAN TANGGUNGJAWAB
1 Pentadbir Kontrak  Mencipta dan menyelenggara Kontrak

Kementerian Kementerian
 Memuat naik maklumat Kontrak
Kementerian ke dalam Sistem
ePerolehan.
2 Peminta  Mendapatkan butiran barangan /
perkhidmatan
 Penyediaan berjadual / Kontrak One-
off,carian katalog, cipta permintaan/
pesanan perkhidmatan, sahkan Nota
Pelaksanaan Perkhidmatan
3 Pelulus  Meluluskan Permintaan (produk) dan
Pesanan Perkhidmatan (perkhidmatan)
 Meluluskan Jadual Penghantaran,
Pencapaian Perkhidmatan dan Per
Kontrak
30
4 Pembekal  Membuat pengesahan Pemenuhan

Pembekalan bagi Kontrak Kementerian
 Menyediakan Pesanan Penghantaran/
SRN
 Menyedia dan menyerahkan Invois
5 Pegawai  Menerima barangan dan memastikan
Penerimaan barangan diterima mengikut spesifikasi
Barangan/Pegawai
 Mengesahkan penerimaan barangan
Pengesahan SRN
dengan menjana Nota Penerimaan
Barangan
6 Pegawai Padanan  Pegawai yang membuat padanan
Bayaran (Pesanan Kerajaan, Pesanan
Penghantaran, Invois dan Nota
Pelarasan Kredit, Debit - jika ada) dan
arahan pembayaran ke eSPKB
j. Pengguna dibenarkan untuk menjana laporan di bawah Kementerian,

Jabatan atau PTJ yang terlibat di bawah profilnya sahaja mengikut
peranan seperti berikut:
PERANAN LAPORAN
Pentadbir Kontrak  Laporan Pemantauan Kontrak

Kementerian
Peminta  Laporan Berjadual/Per Kontrak/LO One-
off
Pelulus  Laporan Berjadual/Per Kontrak/LO One-
off
 Laporan Pemantauan Kontrak
Pegawai Padanan Bayaran  Laporan Berjadual/Per Kontrak/LO One-
off
 Laporan Pemantauan Kontrak
3.4 Pembelian Terus5

a. Pembelian Terus melibatkan pembelian setiap jenis item yang
melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000 dengan
pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian
Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.
Agensi juga hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan
atau perkhidmatan yang hendak diperoleh adalah berpatutan dan
5
Manual Pengguna Pembelian Terus ( PTJ ) dan SPP 12/2007
31
menguntungkan Kerajaan di samping memastikan perolehan tidak

tertumpu kepada pembekal tertentu. Modul Pembelian Terus juga
meliputi fungsi Pembelian G2G.
b. Perolehan bagi bekalan / perkhidmatan seperti di bawah dikecualikan

daripada fi 0.8 % iaitu:
 Bil Telefon / Air / Elektrik
 Tiket perjalanan kapal terbang (Malaysia Airline System (MAS)
dan Air Asia Berhad)
 Bayaran tol ‘Touch and Go’
 Pembelian setem dan lain-lain perkhidmatan pos yang
harganya tetap atau pembelian secara pukal
 Urusniaga yang melibatkan jabatan kerajaan kepada jabatan
kerajaan (G to G)
c. Peranan-peranan yang terlibat di dalam modul Pembelian Terus

1 Peminta  Mencipta permintaan baru untuk

bekalan/perkhidmatan
 Mencipta permintaan penggantian
barangan
 Mengesahkan/Menolak Pelaksanaan
Perkhidmatan oleh Pembekal
 Mencipta Nota Pelarasan Debit/Kredit
2 Pelulus  Menyemak, meluluskan atau menolak
 Permintaan baru
(bekalan/perkhidmatan)
 Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
 Nota Pelarasan Debit
 Menyemak peruntukan dan menjana
Pesanan Kerajaan
 Mengeluarkan permintaan penggantian
barangan
 Meminda atau membatalkan dokumen
yang dibenarkan.
3 Pegawai  Mengeluarkan Nota Penerimaan
Penerimaan Barangan
Barangan/Pegawai
 Memastikan barangan yang diterima
Pengesahan SRN
dalam keadaan memuaskan
32
4 Pegawai Padanan  Memadankan dokumen (LO, GRN, Nota

Bayaran Pelarasan Kredit – jika ada, Invois)
 Mengeluarkan arahan pembayaran
kepada eSPKB
 Mencipta Nota Pelarasan Kredit (Luar
Talian)
5 Pembekal  Mengesahkan LO
 Membuat pembekalan/melaksanakan
perkhidmatan
 Mencipta invois
 Mencipta Nota Pelarasan Kredit jika
pembekalan penuh tidak dapat dibuat
(Atas Talian)
6 Syarikat  Mengesahkan LO yang telah difaktorkan
Pemfaktoran
d. Modul pembelian terus terbahagi kepada 2 iaitu pembelian produk
dan pembelian perkhidmatan.
e. Carta aliran bagi pembelian terus (produk) adalah seperti berikut:

33
CARTA ALIRAN PEMBELIAN TERUS (PRODUK)
1. Peminta: Cari Katalog produk Pembelian

Carian Katalog Terus daripada Katalog elektronik.
*Bagi transaksi Produk Luar Talian,
Peminta akan memasukkan perincian
produk luar talian.
2. Peminta: Produk ditambah ke dalam Kart

Peringkat Tambah ke dalam Kart
Produk untuk diperoleh.
Permintaan Produk
3. Peminta: Sahkan kart dan sistem.

Pengesahan Kart
4. Pelulus: Pelulus akan meluluskan

permintaan dan sistem akan membuat
Peringkat semakan dan LO akan dijana dan
Kelulusan Permintaan
Kelulusan diserahkan kepada Pembekal. Sistem
juga akan membuat semakan
peruntukan dengan eSPKB.
5. Pembekal: LO yang diterima perlu

Pengesahan Pesanan disahkan sebelum pembekalan dapat
Kerajaan dibuat.
*Bagi transaksi Produk Luar Talian
Peminta/Pegawai Penerimaan Barangan
akan menjana GRN
6. Penjanaan Pesanan Penghantaran untuk

Penjanaan Pesanan pembeli dilakukan oleh Pembekal.
Penghantaran *Bagi transaksi Produk Luar Talian
Peminta/Pegawai Penerimaan Barangan.
7. Selepas penghantaran bekalan dibuat,

Peringkat Penjanaan Nota Pegawai Penerima Barangan akan
Pembekalan Penerimaan Barangan menjana GRN.
8. Setelah penerimaan barangan disahkan,

pembekal kemudiannya menjana invois.
Penjanaan Invois *Bagi transaksi Produk Luar Talian
proses menjana invois dilakukan oleh
Pegawai Padanan Bayaran.
9. Pegawai Padanan Bayaran kemudiannya

membuat padanan bayaran bagi
Padanan Bayaran
kesemua dokumen yang telah dijana
dan sistem akan mengeluarkan arahan
pembayaran kepada eSPKB.
34
f. Pemprosesan Permintaan [Pembelian Terus (Produk)]
Proses permintaan bermula apabila Pengguna Kerajaan memilih

produk yang dikehendaki dan berakhir dengan penghantaran
Pesanan Pembelian kepada Pembekal.
 Pemilihan Produk
ePerolehan membenarkan Pengguna Kerajaan memilih produk

daripada katalog elektronik yang telah disediakan di dalam
penyimpanan data pusat.
Semasa Pengguna Kerajaan membuat pilihan produk,

ePerolehan mendaftarkan pilihan produk tersebut ke dalam
kart elektronik.
Permintaan tersebut kemudiannya dihantar untuk

pengesahan.
 Penjanaan Pertanyaan Pembelian
Sebaik sahaja permintaan disahkan, pertanyaan pembelian

dijanakan oleh ePerolehan dan dihantar kepada Pembekal.
 Pengesahan Terima Pertanyaan Pembelian
ePerolehan membenarkan Pembekal menghantar

pengesahan terima sebagai maklum balas terhadap
Pertanyaan Pembelian. Pembekal juga berhak untuk tidak
membekal barangan atau perkhidmatan memandangkan
pembekal tidak terikat dalam kontrak dengan Kementerian
Kewangan, seperti di dalam kes perolehan Kontrak Pusat.
 Pengesahan Pertanyaan Pembelian
ePerolehan menyokong pengesahan permintaan pembelian

secara atas talian setelah permintaan bekalan barangan disah
terima oleh Pembekal.
 Penjanaan Pesanan Pembelian
Sebagai pelengkap tahap terakhir pengesahan tuntuan, satu
Pesanan Pembelian dijanakan oleh ePerolehan.
35
g. Pemenuhan Pesanan [Pembelian Terus (Produk)]
Proses pemenuhan pesanan melibatkan pembekalan pesanan oleh

Pembekal, pengesahan penerimaan barangan oleh Pengguna
Kerajaan dan bayaran kepada Pembekal.
 Memenuhi Pesanan
Apabila Pesanan Pembelian diterima, pesanan hantaran

dijana dan dihantar bersama-sama dengan barangan sebenar.
 Pengesahan Penerimaan Barangan
Berdasarkan semakan dan pengesahan barangan yang

dihantar, Pengguna Kerajaan dikehendaki mengesahkan
penerimaan barangan melalui ePerolehan dan kemudian
menyediakan GRN.
 Penyediaan Invois
GRN akan disediakan oleh Pegawai Penerima Barangan

(GRO). Selain pemberitahuan berkaitan kewujudan GRN
kepada pembekal secara elektronik, ePerolehan membantu
para Pembekal untuk menyediakan invois.
 Penyediaan Arahan Pembayaran
Apabila Pembekal menyiapkan invois, ePerolehan menerima

invois tersebut dan bayaran dibuat oleh sistem dan dalam
masa yang sama, sistem tersebut menyediakan Arahan
Pembayaran. Akhirnya Kerajaan membuat bayaran kepada
Pembekal.
h. Carta aliran bagi pembelian terus (perkhidmatan) adalah seperti

berikut:
36
CARTA ALIRAN PEMBELIAN TERUS (PERKHIDMATAN)
1. Peminta: Cari Katalog perkhidmatan

Pembelian Terus daripada Katalog elektronik.
Cipta Perkhidmatan
*Bagi transaksi Perkhidmatan Luar Talian,
Peminta akan memasukkan perincian
perkhidmatan luar talian.
Peringkat Tambah ke dalam Kart 2. Peminta: Perkhidmatan ditambah ke dalam

Permintaan Perkhidmatan Kart Perkhidmatan untuk diperoleh.
3. Peminta: Sahkan kart dan sistem akan

menjana Perkhidmatan untuk diserahkan
Pengesahan Kart kepada Pelulus.
4. Pelulus: Pelulus akan meluluskan permintaan

Peringkat dan sistem akan membuat semakan dan LO
Kelulusan Perkhidmatan akan dijana dan diserahkan kepada Pembekal.
Kelulusan Sistem juga akan membuat semakan
peruntukan dengan eSPKB.
5. Pembekal: Perkhidmatan Kerajaan yang

Pengesahan Perkhidmatan diterima perlu disahkan sebelum
Kerajaan perkhidmatan dapat dibuat.
*Bagi transaksi Perkhidmatan Luar Talian,
proses tidak melibatkan Pembekal. Proses
pengesahan dilakukan oleh Peminta.
6. Pembekal akan menjana SRN.

Mencipta Nota Pelaksanaan *Bagi transaksi Perkhidmatan Luar Talian
Perkhidmatan Peminta/Pegawai Penerimaan Barangan
akan menjana Nota Penerimaan Barangan.
7. Selepas perkhidmatan telah dijalankan,

Peringkat Pengesahan Nota Pelulus akan mengesahkan SRN.
Pembekalan Pelaksanaan Perkhidmatan
8. Setelah perkhidmatan telah disahkan,
pembekal akan menyediakan Nota Pelarasan
Penjanaan Nota Pelarasan Kredit/Debit sekiranya perlu. Sekiranya
Kredit/Debit atau Penjanaan NPK/NPD tidak diperlukan, Pembekal boleh
terus menjana invois.
Invois
*Bagi transaksi Perkhidmatan Luar Talian
proses penyediaan Nota Pelarasan Kredit/
Debit akan dilakukan oleh Peminta manakala
penjanaan Invois akan dilakukan oleh
Pegawai Padanan Bayaran.
9. Pegawai Padanan Bayaran kemudiannya

membuat padanan bayaran bagi kesemua
dokumen yang telah dijana dan sistem akan
Padanan Bayaran mengeluarkan arahan pembayaran kepada
eSPKB.
37
i. Pemprosesan Permintaan [Pembelian Terus (Perkhidmatan)]

 Pemilihan Perkhidmatan
ePerolehan membenarkan Pengguna Kerajaan memilih jenis
perkhidmatan daripada katalog elektronik yang disediakan
dalam penyimpanan data pusat.
Apabila Pengguna Kerajaan memilih sesuatu perkhidmatan,
ePerolehan akan daftarkan pilihan tersebut ke dalam kart
elektronik.
Permintaan keperluan itu kemudiannya akan dihasilkan dan
dihantar untuk kelulusan.
 Penjanaan Pesanan Perkhidmatan
Apabila tahap kelulusan terakhir diselesaikan, SO akan dijana
oleh ePerolehan.
j. Pemenuhan Pesanan [Pembelian Terus (Perkhidmatan)]
Proses pemenuhan pesanan perkhidmatan adalah melibatkan

pelaksanaan perkhidmatan oleh Pembekal, pengesahan pelaksanaan
oleh Pengguna Kerajaan dan bayaran kepada Pembekal.
 Memenuhi Pesanan dan Penghasilan Nota Penerimaan
Perkhidmatan (SRN)
SRN dihasilkan oleh Pembekal selepas semua perkhidmatan
telah diselesaikan/dilaksana. SRN ini akan disah terima,
dilulus dan dikemaskini oleh pengguna Kerajaan.
 Penciptaan Invois
Apabila SRN diluluskan oleh pengguna Kerajaan, Pembekal
akan menghasilkan Invois.
 Penciptaan Arahan Pembayaran
Apabila pembekal menghasilkan invois, ePerolehan akan
menerima invois tersebut dan padanan bayaran akan
dilakukan oleh sistem dan pada masa yang sama sistem akan
menjana satu Arahan Pembayaran pihak Kerajaan kepada
Pembekal berkenaan.
38
k. Pembelian Darurat
Fungsi modul pembelian Darurat ialah pembelian yang perlu dibuat

dengan kadar segera atau serta merta kerana kelewatan perolehan
akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan serta
kepentingan awam6. Aliran proses pembelian darurat adalah seperti
berikut:
ALIRAN PROSES PEMBELIAN DARURAT
1. Luar Talian
1. Terima arahan membuat pembelian darurat

PEMINTA
2. Minta pembekal hantar barangan dengan
segera melalui telefon/faks/surat dan lain-lain
PEMBEKAL Hantar barang berserta invois
2. Atas Talian
1. Cipta permintaan darurat
PEMINTA
2. Serah permintaan darurat berdasarkan invois
PELULUS Luluskan permintaan darurat
PEG. PADANAN Kemas kini invois ke dalam ePerolehan

PEMBAYARAN
l. Penggantian Barangan
Pengguna Pelulus sahaja dibenarkan untuk menjana Permintaan

Penggantian Barangan. Penggantian Barangan digunakan untuk
membuat gantian bagi barangan yang telah diterima dalam keadaan
rosak. Aliran proses penggantian barangan adalah seperti berikut:
6
AP 173.2.
39
ALIRAN PROSES PENGGANTIAN BARANGAN
PEMINTA/ 1. Cipta permintaan penggantian

PELULUS 2. Serah permintaan
1. Sahkan permintaan penggantian

PEMBEKAL 2. Cipta pesanan penghantaran penggantian
3. Buat penghantaran
PEG. PENERIMA 1. Terima penggantian barangan

BARANGAN 2. Jana Nota Penerimaan Barangan Penggantian
m. Kemaskini dokumen
Fungsi kemaskini dokumen merupakan kemudahan yang disediakan

bagi membolehkan pelulus mengemaskini dokumen-dokumen yang
dikehendaki pada tahap yang dibenarkan. Berikut adalah senarai
dokumen yang boleh dikemaskini:
 Permintaan
 Invois
 Pesanan Penghantaran
 SRN
 Pesanan Perkhidmatan
n. Pembatalan dokumen
Fungsi Pembatalan Dokumen merupakan kemudahan yang

disediakan bagi membolehkan Pelulus membuat pembatalan
dokumen pada tahap yang dibenarkan. Senarai jenis dokumen yang
boleh dibuat pembatalan adalah seperti berikut:
 Permintaan
 Pesanan Penghantaran
 Nota Penerimaan Barangan
 Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
 Pesanan Perkhidmatan
 Pesanan Kerajaan
40
o. Setiap Pembatalan Dokumen mempunyai kriteria penjanaan yang

berbeza.
 Jenis Dokumen: Pesanan Penghantaran
Bagi transaksi atas talian, Pesanan Penghantaran boleh
dibatalkan pada status Menunggu Nota Penerimaan
Barangan. Sekiranya GRN telah dikeluarkan, Pelulus
hendaklah membatalkan GRN tersebut terlebih dahulu
sebelum meneruskan proses pembatalan Pesanan
Penghantaran. Pembatalan Pesanan Penghantaran akan
bertukar status LO kepada Menunggu Pembekalan atau
Pembekalan Separa. Bagi transaksi luar talian Pesanan
Penghantaran boleh dibatalkan pada status Menunggu Invois.
Pembatalan Pesanan Penghantaran akan menukar status LO
kepada Menunggu Pembekalan.
 Jenis Dokumen: GRN
GRN boleh dibatalkan selagi invois belum dikeluarkan.
Pembatalan GRN akan menukar status LO kepada ‘Menunggu
GRN’ bagi transaksi atas talian atau ‘Menunggu
Pembekalan/Perkhidmatan’ bagi transaksi luar talian.
 Jenis Dokumen: SRN
SRN boleh dibatalkan selagi belum disahkan.
STATUS DOKUMEN
JENIS
CATATAN
DOKUMEN YANG BOLEH SELEPAS
DIBATALKAN PEMBATALAN
SRN Pembelian terus Menunggu Pembekal

(transaksi menunggu pembekalan/ perlu mencipta
atas talian) pengesahan nota perkhidmatan semula SRN
pelaksanaan
perkhidmatan atas
talian
Menunggu kelulusan Pembelian terus Pegawai
SRN dan nota debit menunggu penerimaan
pengesahan barangan
SRN atas talian perlu
mengesahkan
semula SRN
SRN Menunggu kelulusan Menunggu Peminta perlu
(transaksi SRN dan nota debit pembekalan/ mencipta
luar talian) perkhidmatan semula SRN
41
 Jenis Dokumen : Pesanan Perkhidmatan

Pesanan Perkhidmatan boleh dibatalkan selagi belum
diluluskan.
STATUS DOKUMEN
JENIS
YANG BOLEH SELEPAS CATATAN
DOKUMEN
Pesanan Menunggu kaji Pesanan Pengguna perlu

perkhidmatan semula perkhidmatan mencipta semula
dibatalkan permintaan yang baru
Menunggu
penyerahan
Menunggu
kelulusan
 Jenis Dokumen : Pesanan Kerajaan
LO boleh dibatalkan selagi proses Padanan Bayaran belum

dilakukan. Pembatalan LO akan menukarkan status semua
dokumen berkaitan dengan LO tersebut kepada ’Dibatalkan’.
STATUS DOKUMEN
JENIS
DOKUMEN
Menunggu
pembekalan/
perkhidmatan
Menunggu
pengesahan
daripada
pembekal
Menunggu
padanan
bayaran
Menunggu
Pesanan Pengguna perlu
invois
Kerajaan LO dibatalkan mencipta semula
(Produk) Menunggu permintaan yang baru
pengesahan
invois
Menunggu
pemberitahuan
(nota pelarasan
kredit
Kerajaan)
Menunggu
kelulusan nota
pelarasan
kredit
42
STATUS DOKUMEN
JENIS
DOKUMEN
Pembekalan
separa
Menunggu
proses antara
muka
kemaskini
daftar bayaran
dan baucar
bayaran di
ESPKB
Penggiliran
padanan
pembayaran
gagal
Nota pelarasan
kredit
diluluskan
Menunggu
pembekalan/
perkhidmatan
Menunggu
pengesahan
Menunggu
padanan
bayaran
Menunggu
invois
Menunggu
Pengguna perlu
pengesahan
Pesanan mencipta semula
LO invois
Kerajaan Pesanan
Perkhidmatan
Menunggu dibatalkan Perkhidmatan yang
kelulusan SRN baru
dan nota debit
Menunggu
kemaskini SRN
Menunggu
penciptaan
nota pelarasan
debit
Menunggu
penciptaan
nota pelarasan
kredit
43
p. Pengguna-pengguna modul Pembelian Terus seperti Peminta,

Pelulus, Pegawai Padanan Bayaran serta Pembekal dibenarkan untuk
menjana pelbagai jenis laporan yang berkaitan seperti berikut:
Peminta i. Laporan Permintaan

ii. Laporan Status Permintaan
iii. Laporan LO
iv. Laporan Harian Penciptaan LO
v. Laporan Harian Pembatalan LO
vi. Laporan Milestone
vii. Laporan Jadual Penghantaran
viii. Laporan Harian Penciptaan Pesanan
Perkhidmatan
ix. Laporan Pesanan Perkhidmatan
x. Laporan GRN
xi. Laporan Invois/Bayaran
xii. Laporan Nota Pelarasan Kredit Pembekal
xiii. Laporan Nota Pelarasan Kredit Kerajaan
xiv. Laporan Pembelian Berdasarkan Kontrak
Pelulus i. Laporan Permintaan
ii. Laporan LO
iii. Laporan Harian Penciptaan LO
viii. Laporan Penciptaan Pesanan Perkhidmatan
Harian
ix. Laporan Pesanan Perkhidmatan
x. Laporan GRN
xi. Laporan Invois/Pembayaran
xiii. Laporan Nota Pelarasan Kredit Kerajaan
xiv. Laporan Harian Penciptaan Nota Pelarasan
Kredit Pembekal
xv. Laporan Harian Penciptaan Nota Pelarasan
Kredit Kerajaan
xvi. Laporan Harian Penerimaan Invois
44
xvii. Laporan Harian Padanan Bayaran

xviii. Laporan Pembelian Berdasarkan Kontrak
Pegawai i. Laporan Permintaan
Padanan
ii. Laporan LO
Bayaran
Kerajaan iii. Laporan Harian Penciptaan LO
viii. Laporan Pembelian Berdasarkan Kontrak
ix. Laporan Penciptaan Pesanan Perkhidmatan
Harian
x. Laporan GRN
xi. Laporan Invois/Pembayaran
xiii. Laporan Harian Penciptaan Nota Pelarasan
Kredit Pembekal
xiv. Laporan Nota Pelarasan Kredit Kerajaan
Kerajaan
xv. Laporan Harian Penciptaan Nota Pelarasan
Kredit Kerajaan
xvi. Laporan Harian Penerimaan Invois
xvii. Laporan Harian Padanan Bayaran
Pembekal i. Laporan LO
ii. Laporan Pengesanan LO
iii. Laporan Pesanan Penghantaran
iv. Laporan Nota Pelarasan Kredit
v. Laporan Nota Pelarasan Kredit Kerajaan
vi. Laporan GRN
vii. Laporan Invois
3.5 Sebut Harga7
a. Melalui modul sebut harga, pengguna Kerajaan boleh membuat

permintaan untuk melaksanakan perolehan dalam had nilai melebihi
RM50,000.00 sehingga RM500,000.00 sama ada bagi perolehan
7
Manual Pengguna Sebut Harga (PTJ)
45
bekalan atau perkhidmatan (tidak termasuk kerja dan khidmat

perunding).
b. Peranan-peranan yang terlibat di dalam modul Sebut Harga adalah
seperti berikut:
NO PERANAN TANGGUNGJAWAB
1 Urus setia  Mencipta permintaan bekalan atau

perkhidmatan.
 Mengunci masuk keahlian Jawatankuasa
Spesifikasi Teknikal, Penilaian Teknikal dan
Penilaian Kewangan.
 Penyediaan dokumen sebut harga.
 Membuka sebut harga.
 Menyatukan Laporan Penilaian yang diserah
oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan
Kewangan serta membuat pengesyoran
kedudukan pembekal.
 Penyediaan surat niat (jika ada) dan surat
setuju terima
2 Pelulus  Meluluskan permintaan bekalan atau
perkhidmatan.
 Meluluskan keahlian Jawatankuasa
Penilaian Kewangan.
 Meluluskan spesifikasi dan kriteria teknikal
serta kriteria kewangan.
 Meminda atau membatalkan dokumen yang
dibenarkan.
3 Pengerusi  Menyediakan spesifikasi teknikal dan kriteria
Jawatankuasa penilaian teknikal yang telah diputuskan oleh
Spesifikasi Teknikal Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal.
4 Pengerusi  Membuat penilaian teknikal ke atas cadangan

Jawatankuasa pembekal berdasarkan kriteria yang telah
Penilaian Teknikal ditetapkan oleh Jawatankuasa Spesifikasi
Teknikal.
 Mengunci masuk keputusan penilaian yang
telah diputuskan oleh Jawatankuasa Penilaian
Teknikal.
46
5 Pengerusi  Menyediakan kriteria penilaian kewangan

Jawatankuasa yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa
Penilaian Kewangan Penilaian Kewangan.
 Membuat penilaian kewangan ke atas
cadangan pembekal berdasarkan kriteria yang
telah ditetapkan oleh Jawatankuasa
Kewangan.
Kewangan
6 Urus setia  Mengkoordinasi perolehan sebut harga dari
Kementerian PTJ/Jabatan untuk di bawa ke mesyuarat
Jawatankuasa Sebut Harga di peringkat
Kementerian.
7 Pengerusi  Membuat pemilihan muktamad pembekal

Jawatankuasa untuk sebut harga berdasarkan laporan
Sebut harga penyatuan Urus setia.
telah diputuskan oleh Jawatankuasa Sebut
Harga.
8 Pembekal  Menerima pelawaan sebut harga.
 Memohon menyertai sebut harga (bagi
pembekal yang tidak dipelawa).
 Mengunci masuk cadangan teknikal dan
cadangan harga ke dalam sistem.
 Menghantar dokumen sokongan ke peti sebut
harga sekiranya diminta.
c. Carta berikut menunjukkan aliran proses terperinci bagi setiap
peranan yang terlibat dalam proses perolehan melalui Modul Sebut
Harga:
47
URUS SETIA
Cipta Permintaan Sebut Harga
PELULUS
Kelulusan Permintaan Sebut Harga
URUS SETIA
Pembentukan Jawatankuasa Spesifikasi,

Penilaian Teknikal &Kewangan
PELULUS
Kelulusan Pembentukan Jawatankuasa
JAWATANKUASA SPESIFIKASI JAWATANKUASA PENILAIAN

TEKNIKAL KEWANGAN
Penyediaan Spesifikasi Teknikal Penyediaan Kriteria Penilaian

&Kriteria Penilaian Teknikal Kewangan
PELULUS
Kelulusan Spesifikasi Teknikal, Kriteria

Penilaian Teknikal dan Kewangan
URUS SETIA
Penyediaan Dokumen Sebut Harga dan

Pelawaan Pembekal
PEMBEKAL
Pengesahan Jemputan dan Penyediaan

Cadangan Teknikal dan Kewangan
48
URUS SETIA
Pembukaan Sebut Harga
JAWATANKUASA PENILAIAN JAWATANKUASA PENILAIAN

TEKNIKAL KEWANGAN
Penilaian Cadangan Teknikal Penilaian Cadangan Kewangan
URUS SETIA
Penyatuan Laporan
JAWATANKUASA SEBUT HARGA
Pemilihan Akhir Pembekal
URUS SETIA
Penyediaan Surat Niat/Surat Setuju Terima
PEMBEKAL
Pengesahan Surat Niat/Surat Setuju

Terima
PENTADBIR KONTRAK
Penyediaan dan Muat Naik Kontrak
Pembekalan Pesanan
d. Proses sebut harga yang terdapat di dalam manual ini terbahagi kepada 8
peringkat utama iaitu:
 Penciptaan dan Kelulusan Permintaan
Pengguna yang terlibat dalam menyediakan permintaan sebut

harga adalah urus setia perolehan dengan mengunci masuk
kesemua maklumat yang berkaitan dengan permintaan
49
tersebut ke dalam sistem. Permintaan sebut harga yang telah

selesai disediakan, perlu diserahkan kepada Pelulus yang
telah dilantik untuk kelulusan.
Permintaan yang telah disediakan oleh Urus setia akan

dipaparkan di Buletin untuk tindakan Pelulus yang telah dipilih
untuk kelulusan. Pelulus yang dipilih adalah pelulus yang telah
dilantik/diturun kuasa melalui surat pelantikan rasmi yang
dikeluarkan oleh Agensi. Pelulus dibenarkan membuat kajian
semula atau menolak permintaan yang disediakan selain
meluluskannya. Pelulus juga dibenarkan untuk melakukan
penyelenggaraan terhadap permintaan yang disediakan (jika
perlu) tanpa melalui urus setia untuk membuat kajian semula.
 Pembentukan dan Kelulusan Jawatankuasa
Setelah permintaan diluluskan, proses seterusnya adalah

membentuk jawatankuasa yang terdiri daripada Jawatankuasa
Spesifikasi Teknikal, Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan
Jawatankuasa Penilaian Kewangan.
Semasa pembentukan jawatankuasa tersebut, Urus setia perlu

mencadangkan sekurang-kurangnya dua (2) jenis
jawatankuasa iaitu:
 Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal (wajib)
Jawatankuasa ini mempunyai sekurang-kurangnya tiga
(3) orang ahli yang terdiri daripada seorang Pengerusi
dan minimum dua (2) orang ahli.
 Jawatankuasa Penilaian Teknikal (opsyen)
Catatan diperlukan sekiranya jawatankuasa ini tidak
dibentuk. Jawatankuasa ini mempunyai sekurang-
kurangnya tiga (3) orang ahli yang terdiri daripada
seorang Pengerusi dan minimum dua (2) orang ahli.
 Jawatankuasa Penilaian Kewangan
Jawatankuasa ini mempunyai sekurang-kurangnya dua
(2) orang ahli yang terdiri daripada seorang Pengerusi
dan minimum seorang (1) orang ahli. Ahli
jawatankuasa boleh dilantik daripada ahli atas talian
50
atau ahli luar talian. Ahli atas talian ialah pengguna

Sistem ePerolehan yang mempunyai profil di dalam
sistem. Ahli luar talian pula adalah pengguna yang
tidak mempunyai profil di dalam Sistem ePerolehan.
Setiap cadangan keahlian jawatankuasa yang dibentuk oleh

urus setia perlu mendapat kelulusan daripada Pelulus sebelum
ke proses seterusnya dalam pelaksanaan perolehan sebut
harga.
 Penyediaan dan Kelulusan Spesifikasi Teknikal, Kriteria

Penilaian Teknikal & Kewangan
Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal bertanggungjawab ke atas

dua (2) perkara berikut :
 Penyediaan Spesifikasi Teknikal
 Penyediaan Kriteria Penilaian Teknikal
Penyediaan Spesifikasi Teknikal memerlukan
jawatankuasa ini melengkapkan dua (2) seksyen iaitu :
 Perincian Spesifikasi (wajib)
 Muat Naik Dokumen Perincian Spesifikasi (jika perlu)
Manakala Penyediaan Kriteria Penilaian Teknikal memerlukan

 Kriteria Penilaian (wajib)
 Dokumen Tambahan (Manual)/Spesifikasi Mandatori/
Syarat Wajib (jika perlu)
Terdapat enam (6) jenis kriteria penilaian yang telah

disediakan bagi Seksyen Kriteria Penilaian :
 Pematuhan
 Semakan Kuantiti
 Perbandingan Spesifikasi
 Ujian Penanda Aras
 Pemberian Pemberat
 Kedudukan Akhir
Jawatankuasa Penilaian Kewangan bertanggungjawab

menyediakan kriteria penilaian kewangan yang akan
digunakan semasa proses penilaian kewangan. Terdapat
51
empat (4) jenis kriteria penilaian kewangan yang telah

disediakan :
 Pematuhan
 Perincian Harga
 Penilaian Status Kewangan
 Kedudukan Akhir
Spesifikasi atau kriteria penilaian yang telah disediakan oleh

jawatankuasa terlibat perlu mendapat kelulusan terlebih
dahulu. Pelulus yang dipilih adalah pelulus yang telah
dilantik/diturun kuasa melalui surat pelantikan rasmi yang
dikeluarkan oleh Agensi. Sekiranya spesifikasi ataupun kriteria
penilaian teknikal/kewangan tidak menepati keperluan, Pelulus
dibenarkan meminta jawatankuasa terlibat untuk membuat
kajian semula spesifikasi dan kriteria penilaian
teknikal/kewangan yang disediakan selain meluluskannya.
 Penyediaan Dokumen Sebut Harga
Urus setia bertanggungjawab untuk menyediakan dokumen

sebut harga apabila spesifikasi teknikal, kriteria penilaian
teknikal dan kriteria penilaian kewangan yang telah disediakan
mendapat kelulusan. Bagi penyediaan dokumen sebut harga,
terdapat 3 seksyen yang perlu dilengkapkan:
 Perincian pegawai untuk dihubungi
 Perincian sebut harga
 Muat naik dokumen sebut harga

Urus setia perlu memasti terma berikut dinyatakan di dalam
dokumen Sebut Harga. Terma Harga: “Tawaran harga
hendaklah telah mengambilkira fi perkhidmatan bagi
perolehan secara elektronik sebanyak 0.8% bagi setiap
transaksi bayaran tertakluk kepada had maksimum RM9,600
bagi transaksi yang melebihi RM1.2 juta atau 0.4% bagi setiap
transaksi bayaran tertakluk kepada had maksimum RM4,800
bagi transaksi yang melebihi RM1.2 juta. Fi yang dikenakan ini
adalah seperti yang termaktub dalam Terma dan Syarat bagi
Pendaftaran Pembekal di bawah Sistem ePerolehan”.
52
 Pelawaan Pembekal
Proses pelawaan pembekal hanya dilaksanakan bagi sebut

harga dan tender terhad. Urus setia bertanggungjawab
mempelawa sekurang-kurangnya lima pembekal. Sekiranya
didapati bilangan pembekal yang layak dipelawa kurang
daripada lima pembekal, proses sebut harga masih boleh
diteruskan dengan syarat Urus setia berpuas hati dengan
bilangan pembekal yang ada. Sistem akan memaparkan
secara automatik senarai pembekal yang memenuhi syarat-
syarat kelayakan seperti berikut selain kriteria carian pembekal
yang dikunci masuk oleh Urus setia semasa membuat
pelawaan :
 Bidang yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

 Status Bumiputera/Semua
 Tempoh pendaftaran Kementerian Kewangan yang
masih sah
 Telah diperbolehkan (eP-enabled) dan tempoh sijil
digital yang masih sah
 Pembukaan Sebut Harga dan Penilaian Tawaran Pembekal
Pembukaan sebut harga hanya boleh dilakukan apabila sebut

harga tersebut telah ditutup iaitu melewati tarikh dan masa
penutupan penyerahan cadangan yang telah ditetapkan.
Pihak/Pasukan yang dipertanggungjawabkan untuk membuka
peti sebut harga secara atas talian adalah urus setia.
Pembukaan sebut harga secara atas talian ini adalah
berdasarkan maklumat yang diperoleh daripada jawatankuasa
pembukaan peti sebut harga (fizikal) yang dibuka secara
manual.
 Laporan dan Keputusan
Urus setia berperanan menyatukan Laporan Penilaian

Teknikal dan Kewangan yang telah dinilai oleh Jawatankuasa
Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan.
Urus setia akan membuat pengesyoran (jika perlu) bagi
53
cadangan kedudukan pembekal sebelum dikemukakan

kepada Jawatankuasa Sebut Harga/Lembaga Perolehan untuk
memutuskan pembekal yang berjaya dalam perolehan
tersebut.
Urus setia Kementerian bertanggungjawab sebagai perantara

Urus setia perolehan di peringkat PTJ dan Pihak
Jawatankuasa Sebut Harga di Kementerian sekiranya
Jawatankuasa tersebut tidak wujud di peringkat PTJ atau
apabila pemilihan akhir tidak dapat diselesaikan di peringkat
PTJ dan memerlukan keputusan di peringkat yang lebih tinggi.
Laporan yang telah disatukan oleh urus setia di peringkat PTJ
akan dibawa ke Jawatankuasa Sebut Harga melalui Urus setia
Kementerian. Urus setia Kementerian akan membuat
pemilihan Pihak Bertanggungjawab Bagi Pemilihan Pembekal
di peringkat ini.
Pihak yang bertanggungjawab membuat pemilihan akhir

pembekal bagi sebut harga adalah Jawatankuasa Sebut
Harga. Laporan yang disatukan oleh Urus setia perolehan di
peringkat PTJ akan dibawa ke peringkat Penilaian
Jawatankuasa Sebut Harga bagi menentukan pembekal yang
layak. Apabila mesyuarat telah sebulat suara membuat
pemilihan pembekal, keputusan akan dikunci masuk oleh
Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga.
 Surat Niat dan Surat Setuju Terima
Surat Niat ialah surat kepada pembekal yang kandungannya

meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran
pembekal tersebut dengan tertakluk kepada persetujuan
syarat-syarat Agensi yang perlu dipatuhi oleh pembekal. Urus
setia boleh mengabaikan proses ini jika sebut harga
berkenaan tidak memerlukan pengeluaran Surat Niat. Urus
setia boleh memilih untuk ke proses seterusnya iaitu
Penyediaan Surat Setuju Terima.
Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan

penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang
54
telah ditetapkan dalam dokumen sebut harga, syarat yang

telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain
yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya.
Sehubungan dengan itu, apa-apa syarat yang telah
dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas
dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada
perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen
perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada
perjanjian kontrak. Peranan yang terlibat dalam penyediaan
Surat Setuju Terima ini adalah Urus setia.
e. Dalam melaksanakan proses perolehan, ada kalanya terdapat

maklumat yang perlu dipinda/dikemaskini disebabkan perkara-perkara
yang tidak dapat dielakkan atau di luar kawalan seperti pertukaran
tarikh tutup, nama pengerusi/ahli jawatankuasa penilaian dan
sebagainya. Bagi membantu melancarkan proses perolehan, Agensi
dibenarkan meminda/mengemaskini sendiri data transaksi berhubung
perolehan tersebut. Data transaksi merujuk kepada maklumat-
maklumat selain daripada spesifikasi teknikal, kriteria penilaian
teknikal dan kewangan serta dokumen-dokumen berkaitan yang
dimuat naik. Peringkat-peringkat yang dibenarkan pindaan/kemaskini
data transaksi adalah seperti berikut:
 Penyediaan Dokumen Sebut Harga/Tender
 Menunggu Pengiklanan
 Pengiklanan
 Pengiklanan Ditutup
Surat kelulusan/kebenaran untuk meminda/ mengemaskini data

transaksi wajib dimuat naik jika pindaan/kemaskini data tersebut
dilakukan setelah sebut harga/tender diiklankan. Pengguna yang
terlibat melaksanakan proses pindaan/kemaskini data transaksi ialah
urus setia perolehan.
f. Kemudahan Pembatalan Sebut Harga/Tender juga disediakan di

mana Agensi boleh membatalkan sendiri proses perolehan
berkenaan. Pembatalan sebut harga/tender dibenarkan pada semua
peringkat dalam pelaksanaan perolehan. Surat kelulusan/kebenaran
55
pembatalan sebut harga/tender wajib dimuat naik jika pembatalan

dilakukan setelah sebut harga/tender diiklankan. Pengguna yang
terlibat melaksanakan proses pembatalan ialah urus setia perolehan.
g. Pengguna modul Sebut Harga/Tender seperti Urus setia, Pelulus dan

Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal dibenarkan untuk menjana
pelbagai jenis laporan yang berkaitan.
PERANAN LAPORAN
Urus setia/Pelulus i. Laporan Diari Pengesanan Permintaan

ii. Laporan Diari Pengesanan Sebut Harga
iii. Laporan Perincian Cadangan Berjaya
iv. Laporan Serahan Cadangan Sebut Harga
v. Laporan Perincian Penilaian Sebut Harga
vi. Laporan Senarai Penghantaran Cadangan
vii. Papar Jadual Perbandingan
viii. Senarai Pembekal Dipilih Untuk Pelawaan
ix. Senarai Pembekal Dipelawa
x. Senarai Pembekal RFQ (Request For Quotation)
Jawatankuasa Laporan Perincian Spesifikasi
Spesifikasi Teknikal
3.6 Tender8
a. Melalui modul tender, pengguna Kerajaan boleh membuat permintaan

untuk melaksanakan perolehan dalam had nilai melebihi
RM500,000.00 sama ada bagi perolehan pembekalan atau
perkhidmatan (tidak termasuk kerja dan khidmat perunding).
b. Peranan-peranan yang terlibat di dalam modul Tender adalah seperti

berikut:
1 Urus setia  Mencipta permintaan bekalan atau

perkhidmatan.
 Mengunci masuk keahlian Jawatankuasa
Penilaian Kewangan.
 Penyediaan dokumen tender.
 Membuat pelawaan pembekal bagi tender
8
Manual Pengguna Tender (PTJ) dan SPP 5/2009
56
terhad.
 Membuka/mengemaskini/membatalkan tender.
 Menyatukan Laporan Penilaian yang diserah
oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan
Kewangan serta membuat pengesyoran
kedudukan pembekal.
 Penyediaan surat niat (jika ada) dan surat setuju
terima.
2 Pelulus  Meluluskan permintaan bekalan atau
perkhidmatan.
 Meluluskan keahlian Jawatankuasa Spesifikasi
Teknikal, Penilaian Teknikal dan Penilaian
Kewangan.
 Meluluskan spesifikasi dan kriteria penilaian
teknikal dan serta kriteria penilaian kewangan.
3 Pengerusi  Menyediakan spesifikasi teknikal dan kriteria
Jawatankuasa penilaian teknikal yang telah diputuskan oleh
Spesifikasi Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal.
Teknikal
4 Pengerusi  Membuat penilaian teknikal ke atas cadangan
Jawatankuasa pembekal berdasarkan kriteria yang telah
Penilaian ditetapkan oleh Jawatankuasa Spesifikasi
Teknikal Teknikal.
telah diputuskan oleh Jawatan Kuasa Penilaian
Teknikal.
5 Pengerusi  Menyediakan kriteria penilaian kewangan yang
Jawatankuasa telah diputuskan oleh Jawatankuasa Penilaian
Penilaian Kewangan.
Kewangan
 Membuat penilaian kewangan ke atas cadangan
pembekal berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan oleh Jawatankuasa Kewangan.
Kewangan.
6 Pengerusi  Mengkoordinasi perolehan tender dari
Lembaga PTJ/Jabatan untuk dibawa ke mesyuarat
Perolehan A/B Lembaga Perolehan di peringkat Kementerian.
7 Pengerusi  Membuat pemilihan muktamad pembekal untuk
Lembaga Tender Kementerian berdasarkan laporan
Perolehan penyatuan Urus setia.
MOF
telah diputuskan secara sebulat suara oleh
Lembaga Perolehan.
8 Pembekal  Membuat pengesahan penerimaan pelawaan
tender (tender terhad sahaja).
 Mendapatkan dokumen tender secara atas
57
talian melalui Telencenter bagi Agensi
berkaitan.
 Mengunci masuk cadangan teknikal dan
cadangan harga ke dalam sistem.
 Menghantar dokumen sokongan ke peti tender
sekiranya diminta.
9 Penyelia Pusat  Melakukan penyerahan dokumen tender secara
Perhubungan atas talian kepada pembekal yang memohon
PTJ untuk memulakan penghantaran cadangan
tawaran.
c. Carta di bawah menunjukkan aliran proses terperinci bagi setiap
peranan yang terlibat dalam proses perolehan melalui Modul Tender:
58
URUS SETIA
Cipta Permintaan Tender
PELULUS
Kelulusan Permintaan Tender
URUS SETIA
Pembentukan Jawatankuasa
Spesifikasi, Penilaian Teknikal dan
Kewangan
PELULUS
Kelulusan Pembentukan
Jawatankuasa
JAWATANKUASA JAWATANKUASA
SPESIFIKASI TEKNIKAL PENILAIAN KEWANGAN
Penyediaan Spesifikasi
Penyediaan Kriteria
Teknikal dan Kriteria
Penilaian Kewangan
Penilaian Teknikal
PELULUS
Kelulusan Spesifikasi Teknikal,
Kriteria Penilaian Teknikal dan
Kewangan
URUS SETIA
Penyediaan Dokumen Tender;
Pelawaan Pembekal (tender terhad
sahaja)
PUSAT PERHUBUNGAN
Penyerahan Dokumen Tender secara

atas talian kepada pembekal yang
layak
PEMBEKAL
Penyediaan Cadangan Teknikal dan

Kewangan; Pengesahan Pelawaan
(tender terhad sahaja)
59
URUS SETIA
Pembukaan Tender
JAWATANKUASA PENILAIAN JAWATANKUASA PENILAIAN

TEKNIKAL KEWANGAN
Penilaian Cadangan Teknikal Penilaian Cadangan Kewangan
URUS SETIA
Penyatuan Laporan
URUS SETIA KEMENTERIAN/URUS SETIA

LEMBAGA PEROLEHAN
SABAH/SARAWAK
Pemilihan Pengerusi Lembaga Perolehan
PENGERUSI LEMBAGA PEROLEHAN
Pemilihan Akhir Pembekal
URUS SETIA
Penyediaan Surat Niat/Surat Setuju
Terima
PEMBEKAL
Pengesahan Surat Niat/Surat Setuju
Terima
PENTADBIR KONTRAK
d. Modul Tender ini secara amnya dibahagi kepada 8 peringkat utama:

 Penciptaan dan Kelulusan Permintaan
 Pengguna yang terlibat dalam menyediakan
permintaan Tender adalah urus setia perolehan
60
dengan mengunci masuk kesemua maklumat yang

berkaitan dengan permintaan tersebut ke dalam
sistem. Permintaan yang telah selesai disediakan,
perlu diserahkan kepada Pelulus yang telah dilantik
untuk kelulusan.
 yang telah disediakan dan dilengkapkan oleh Urus

setia kemudiannya akan diserahkan kepada Pelulus
untuk kelulusan. Pelulus yang telah dipilih semasa
penyediaan permintaan akan menerima dokumen
tersebut untuk tindakan seterusnya. Pelulus yang
tersenarai adalah pelulus yang telah dilantik/diturun
kuasa melalui surat pelantikan rasmi yang dikeluarkan
oleh Agensi. Pelulus dibenarkan untuk mengkaji
semula, menolak atau meluluskan permintaan yang
telah diserahkan. Pelulus juga dibenarkan untuk
menyelenggara permintaan tersebut, sekiranya perlu,
tanpa perlu menyerahkannya semula kepada Urus
setia untuk kajian semula.
 Pembentukan Jawatankuasa
 Setelah permintaan diluluskan, proses seterusnya
adalah membentuk jawatankuasa yang terdiri daripada
Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal, Jawatankuasa
Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian
Kewangan.
 Semasa pembentukan jawatankuasa tersebut, Urus
setia perlu mencadangkan sekurang-kurangnya dua (2)
jenis jawatankuasa iaitu:
– Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal (wajib)
Jawatankuasa ini mempunyai sekurang-
kurangnya tiga (3) orang ahli yang terdiri
daripada seorang Pengerusi dan minimum dua
(2) orang ahli.
– Jawatankuasa Penilaian Teknikal (opsyen)
Catatan diperlukan sekiranya jawatankuasa ini
tidak dibentuk. Jawatankuasa ini mempunyai
61
sekurang-kurangnya tiga (3) orang ahli yang

terdiri daripada seorang Pengerusi dan
minimum dua (2) orang ahli.
– Jawatankuasa Penilaian Kewangan (wajib)
Jawatankuasa ini mempunyai sekurang-
kurangnya dua (2) orang ahli yang terdiri
daripada seorang Pengerusi dan minimum
seorang (1) orang ahli.
 Ahli jawatankuasa boleh dilantik daripada ahli atas

talian atau ahli luar talian. Ahli atas talian adalah
merupakan pengguna Sistem ePerolehan yang
mempunyai profil di dalam sistem. Ahli luar talian pula
adalah pengguna yang tidak mempunyai profil di dalam
Sistem ePerolehan. Setelah jawatankuasa-
jawatankuasa tersebut selesai dibentuk, ia akan
diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan.
 Setiap cadangan keahlian jawatankuasa yang dibentuk

oleh Urus setia perlu mendapat kelulusan daripada
Pelulus sebelum ke proses seterusnya dalam
pelaksanaan perolehan tender. Pelulus yang dipilih
adalah pelulus yang telah dilantik/diturun kuasa melalui
surat pelantikan rasmi yang dikeluarkan oleh Agensi.
Pelulus dibenarkan membuat kajian semula
jawatankuasa yang dicadangkan selain meluluskannya.
Pelulus juga dibenarkan untuk melakukan
penyelenggaraan terhadap jawatankuasa yang
berkaitan (jika perlu) tanpa melalui Urus setia untuk
membuat kajian semula.
 Penyediaan Spesifikasi dan Kriteria Penilaian

 Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal bertanggungjawab
ke atas dua (2) perkara berikut :
– Penyediaan Spesifikasi Teknikal
– Penyediaan Kriteria Penilaian Teknikal
62
 Penyediaan Spesifikasi Teknikal memerlukan

– Perincian Spesifikasi (wajib)
– Muat Naik Dokumen Perincian Spesifikasi (jika
perlu)
 Manakala Penyediaan Kriteria Penilaian Teknikal
memerlukan jawatankuasa ini melengkapkan dua (2)
seksyen iaitu :
– Kriteria Penilaian (wajib)
– Dokumen Tambahan (Manual)/Spesifikasi
Mandatori/Syarat Wajib (jika perlu)
 Terdapat enam (6) jenis kriteria penilaian yang telah
disediakan bagi Seksyen Kriteria Penilaian :
– Pematuhan
– Semakan Kuantiti
– Perbandingan Spesifikasi
– Ujian Penanda Aras
– Pemberian Pemberat
– Kedudukan Akhir
 Agensi dibenarkan membuat penambahan kriteria

penilaian (jika perlu) selain daripada enam (6) kriteria
yang dinyatakan di atas. Selain daripada Kriteria
Penilaian, pengguna di Agensi juga diberi pilihan untuk
memuat naik Dokumen Perincian Spesifikasi dan
menyediakan/menetapkan Dokumen Tambahan
(Manual)/Spesifikasi Mandatori/Syarat Wajib sekiranya
ada keperluan dan diguna pakai semasa proses
penilaian dijalankan.
 Jawatankuasa Penilaian Kewangan bertanggungjawab
menyediakan kriteria penilaian kewangan yang akan
digunakan semasa proses penilaian kewangan.
Terdapat empat (4) jenis kriteria penilaian kewangan
yang telah disediakan:
– Pematuhan
– Perincian Harga
63
– Penilaian Status Kewangan

– Kedudukan Akhir
 Agensi dibenarkan membuat penambahan kriteria

penilaian (jika perlu) selain empat (4) kriteria yang
dinyatakan di atas. Selain daripada Kriteria Penilaian,
pengguna di Agensi juga diberi pilihan untuk
menyediakan/menetapkan Elemen Kos dan Dokumen
Tambahan (Manual)/Spesifikasi Mandatori/Syarat
Wajib sekiranya ada keperluan dan diguna pakai
semasa proses penilaian dijalankan.
 Spesifikasi atau kriteria penilaian yang telah disediakan

oleh jawatankuasa terlibat perlu mendapat kelulusan
terlebih dahulu. Pelulus yang dipilih adalah pelulus
yang telah dilantik/diturun kuasa melalui surat
pelantikan rasmi yang dikeluarkan oleh Agensi.
Sekiranya spesifikasi ataupun kriteria penilaian
teknikal/kewangan tidak menepati keperluan, Pelulus
dibenarkan meminta jawatankuasa terlibat untuk
membuat kajian semula spesifikasi dan kriteria
penilaian teknikal/kewangan yang disediakan selain
meluluskannya.
 Penyediaan Dokumen Tender
Urus setia bertanggungjawab untuk menyediakan dokumen

Tender apabila spesifikasi tenikal, kriteria penilaian teknikal
dan kriteria penilaian kewangan yang telah disediakan
mendapat kelulusan. Bagi penyediaan dokumen Tender,
terdapat 4 seksyen yang perlu dilengkapkan:
 Perincian pegawai untuk dihubungi
 Alamat Pusat Perhubungan (Telecenter)
 Perincian Tender
 Muat naik dokumen Tender
Urus setia perlu memasti terma berikut dinyatakan di dalam

dokumen Tender. Terma Harga: “Tawaran harga hendaklah
telah mengambil kira fi perkhidmatan bagi perolehan secara
64
elektronik sebanyak 0.8% bagi setiap transaksi bayaran

tertakluk kepada had maksimum RM9,600 bagi transaksi yang
melebihi RM1.2 juta atau 0.4% bagi setiap transaksi bayaran
tertakluk kepada had maksimum RM4,800 bagi transaksi yang
melebihi RM1.2 juta. Fi yang dikenakan ini adalah seperti yang
termaktub dalam Terma dan Syarat bagi Pendaftaran
Pembekal di bawah Sistem ePerolehan”.
 Penyerahan Dokumen Tender Secara Atas Talian kepada

Pembekal
Untuk mendapatkan dokumen tender, pembekal perlu

menghubungi Pusat Perhubungan (Telecenter) di Agensi yang
berkenaan. Dokumen tender ini akan diserahkan secara atas
talian ke Buletin Tindakan Pembekal oleh sistem melalui
tindakan Pegawai Penyelia Telecenter terlibat. Setelah urusan
penyerahan dokumen tender selesai, pembekal sedia
menyerahkan cadangan tawaran tender secara atas talian.
 Pembukaan Tender dan Penilaian Cadangan Tawaran

Pembekal
Pembukaan tender hanya boleh dilakukan apabila tender

tersebut telah melewati tarikh dan masa penutupan
penyerahan cadangan yang telah ditetapkan. Peranan yang
dipertanggungjawabkan untuk membuka peti tender secara
atas talian adalah urus setia. Pembukaan tender secara atas
talian ini adalah berdasarkan maklumat yang diperoleh
daripada Jawatankuasa Pembukaan Peti Tender (fizikal) yang
dibuka secara manual.
Proses penilaian cadangan teknikal dan kewangan akan

dilakukan apabila tender tersebut dibuka dan diserahkan
kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Kewangan.
Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian
Kewangan akan menilai kesemua cadangan yang telah
dikemukakan oleh pembekal berdasarkan kriteria-kriteria yang
telah ditetapkan semasa penyediaan spesifikasi dan kriteria
penilaian teknikal serta kriteria penilaian kewangan. Sekiranya
65
Jawatankuasa Penilaian Teknikal tidak dibentuk semasa

pembentukan jawatankuasa cadangan, maka penilaian
cadangan teknikal tidak perlu dilakukan.
 Laporan dan Keputusan
Urus setia berperanan membuat Penyatuan Laporan Penilaian

Teknikal dan Kewangan yang telah dinilai oleh Jawatankuasa
Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan.
Urus setia akan membuat pengesyoran (jika perlu) bagi
cadangan kedudukan pembekal sebelum dikemukakan
kepada Lembaga Perolehan untuk memutuskan pembekal
yang berjaya di dalam perolehan tersebut.
Urus setia Kementerian bertanggungjawab sebagai perantara

Urus setia perolehan di peringkat PTJ dan Pihak Lembaga
Perolehan di Kementerian. Laporan yang telah disatukan oleh
Urus setia di peringkat PTJ akan dibawa ke Peringkat
Lembaga Perolehan melalui Urus setia Kementerian. Urus
setia Kementerian akan membuat pemilihan Pihak
Bertanggungjawab Bagi Pemilihan Akhir Pembekal.
Pihak yang bertanggungjawab membuat pemilihan akhir

pembekal bagi tender adalah Lembaga Perolehan. Laporan
yang disatukan oleh Urus setia perolehan di peringkat Agensi
akan dibawa ke peringkat Penilaian Lembaga Perolehan bagi
menentukan pembekal yang layak. Apabila mesyuarat telah
sebulat suara membuat pemilihan pembekal, keputusan akan
dikunci masuk oleh Pengerusi Lembaga Perolehan.
 Surat Niat dan Surat Setuju Terima
Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada pembekal di mana

kandungannya meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima
tawaran pembekal tersebut, tertakluk kepada persetujuan
syarat-syarat Agensi yang perlu dipatuhi oleh pembekal. Urus
setia boleh mengabaikan proses ini jika tender berkenaan
tidak memerlukan pengeluaran Surat Niat. Urus setia boleh
66
memilih untuk ke proses seterusnya iaitu Penyediaan Surat

Setuju Terima.
Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan

penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang
telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat yang telah
dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang
telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya. Sehubungan
dengan itu, apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya
hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut
merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat
Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan
merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Peranan
yang terlibat dalam penyediaan Surat Setuju Terima ini adalah
Urus setia.
e. Dalam melaksanakan proses perolehan, ada kalanya terdapat

maklumat yang perlu dipinda/dikemaskini disebabkan perkara-perkara
yang tidak dapat dielakkan atau di luar kawalan seperti pertukaran
tarikh tutup, nama Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penilaian dan
sebagainya. Bagi membantu melancarkan proses perolehan, Agensi
dibenarkan meminda/mengemaskini sendiri data transaksi berhubung
perolehan tersebut. Data transaksi merujuk kepada maklumat-
maklumat selain daripada spesifikasi teknikal, kriteria penilaian
teknikal dan kewangan serta dokumen-dokumen berkaitan yang
dimuat naik. Peringkat-peringkat yang dibenarkan pindaan/kemaskini
data transaksi adalah seperti berikut:
 Penyediaan Dokumen Tender
 Menunggu Pengiklanan
 Pengiklanan
 Pengiklanan Ditutup
Surat kelulusan/kebenaran untuk meminda/mengemaskini data

transaksi wajib dimuat naik jika pindaan/kemaskini data tersebut
dilakukan setelah tender diiklankan. Pengguna yang terlibat
melaksanakan proses pindaan/kemaskini data transaksi ialah urus
setia perolehan.
67
3.7 eBidding9
a. eBidding merupakan satu modul tambahan di bawah Sistem

ePerolehan yang memberi pilihan kepada Kementerian/Jabatan yang
eP-enabled untuk mendapatkan bekalan/perkhidmatan dengan lebih
cepat dan kos efektif daripada pembekal yang eP-enabled. Melalui
eBidding beberapa pembekal bersaing secara interaktif melalui
internet dengan menawarkan harga tawaran terbaik yang
menguntungkan Kerajaan.
b. Sebagai persediaan, pengguna Kerajaan perlu menentukan

spesifikasi terperinci yang boleh dibekalkan oleh pembekal tempatan
yang terpilih berdasarkan kepada kriteria kelayakan pembekal.
eBidding hanya dibuka kepada pembekal yang memenuhi syarat
kelayakan sahaja yang mana dijemput melalui buletin tindakan dan
papan kenyataan di laman portal ePerolehan. Pembekal yang
bersetuju untuk mengambil bahagian akan menggunakan sistem
dengan menawarkan penurunan harga sehingga serendah mungkin
dalam tempoh yang ditetapkan. Melalui proses eBidding kedudukan
ranking tidak boleh dipinda. Secara am, eBidding menawarkan
perolehan yang berkesan, terbuka, telus dan ekonomikal.
Keberkesanan ciri value for money, amat ketara dan pada
kebiasaannya mencapai penjimatan harga sehingga 20-25%. Selain
itu, masa proses perolehan dapat dikurangkan sehingga 10-25% dari
tempoh kebiasaan yang diamalkan berbanding perolehan secara
tender dan sebut harga.
c. Peranan-peranan yang terlibat di dalam modul eBidding adalah

seperti berikut:
1 Urus setia  Semakan bilangan pembekal berdasarkan kod

bidang dan kriteria kelayakan pembekal.
 Mencipta permintaan bekalan /perkhidmatan.
 Penubuhan dan kelulusan Jawatankuasa Pra-
Kelayakan.
 Memaklum pembekal mengenai notifikasi, dan
keperluan tertentu mengikut keputusan.
9
Manual Pengguna eBidding (PTJ)
68
 Penetapan syarat/terma dan arahan kepada

pembekal.
 Penyediaan Jadual Pelaksanaan/Bida.
 Penyediaan Pelan Kontingensi.
 Kemasukan maklumat Bidaan.
 Notis Pelawaan eBidding.
 Taklimat Pembekal/Lawatan Tapak (jika perlu).
 Kunci Masuk Senarai Kehadiran (jika perlu).
 Jemputan kepada pembekal yang layak untuk
Bidaan Atas Talian.
 Pemantauan Bidaan.
 Pengeluaran Surat Setuju Terima.
2 Pelulus  Kelulusan Jawatankuasa Pra-Kelayakan.
 Kelulusan Maklumat Bidaan.
 Mengendalikan urusan bidaan atas talian
dengan teratur sehingga selesai.
 Menangguh/menyambung semula/membatalkan
bidaan selaras dengan keputusan Lembaga
Perolehan.
3 Jawatankuasa  Penyediaan spesifikasi.
Pra-Kelayakan
 Penyediaan kriteria penilaian Pra-Kelayakan.
 Penilaian Pra-Kelayakan untuk menyenarai
pendek pembekal yang layak.
4 Pembekal  Kunci Masuk dan Penyerahan Tawaran
Permulaan.
 Pengesahan Penyertaan Bidaan Atas Talian.
 Pembidaan.
 Pengesahan Surat Setuju Terima.
 Mengemukakan Bon Pelaksanaan (jika
berkaitan).
5 Urus setia  Membuat pemilihan terhadap Lembaga
Kementerian Perolehan A/B.
6 Urus setia  Membuat pemilihan terhadap Lembaga

Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah/Sarawak.
Perolehan Sabah/
Sarawak
7 Jawatankuasa  Mengesah dan memperakui senarai pendek
Sebut Harga pembekal yang layak dijemput bagi bidaan atas
talian.
 Mengesahkan keputusan muktamad pemilihan
pembekal berdasarkan bidaan dan kedudukan
69
terendah secara mesyuarat atau edaran.
8 Lembaga  Mengesah dan memperakui senarai pendek
Perolehan pembekal yang layak dijemput bagi bidaan atas
talian.
9 Lembaga  Mengesah dan memperakui senarai pendek
Perolehan pembekal yang layak dijemput bagi bidaan atas
Persekutuan talian.
Sabah/ Sarawak
d. Prosedur perolehan melalui Modul eBidding adalah seperti berikut:
(I) Peringkat Persediaan eBidding
1. Penubuhan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pra-Kelayakan
1.1 Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah terdiri daripada sekurang-

kurangnya tiga (3) ahli termasuk Pengerusi yang dilantik secara bertulis
oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan mengikut nilai perolehan seperti
berikut:
a. Bagi nilai perolehan melebihi RM500,000, Pengerusi hendaklah
daripada kalangan pegawai Kumpulan Pengurusan dan
Profesional.
b. Bagi nilai perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,000,
Pengerusi boleh dilantik di kalangan pegawai yang bersesuaian
iaitu sekurang-kurangnya Gred 27 dan ke atas. Sekiranya Agensi
tidak mempunyai pegawai gred tersebut, Pengerusi boleh dilantik
daripada kalangan gred yang lebih rendah dengan mendapat
kelulusan bertulis daripada Jawatankuasa Sebut Harga.
1.2 Keahlian Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah sekurang-kurangnya
seorang pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan
tentang barangan/perkhidmatan tersebut.
1.3 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Pra-Kelayakan.
a. Penetapan Kriteria Kelayakan Pembekal:
i. Agensi hendaklah menetapkan kriteria kelayakan pembekal
(jika ada) yang minimum dan sesuai mengikut anggaran nilai
perolehan supaya lebih ramai pembekal dapat menyertai
bidaan atas talian bagi meningkatkan persaingan dari segi
tawaran harga. Tawaran harga yang kompetitif akan
mencerminkan harga pasaran sebenar sekali gus memberi nilai
faedah terbaik kepada perolehan Kerajaan.
ii. Kriteria kelayakan pembekal boleh mengambil kira mana-mana
perkara berikut:
 Modal berbayar;
 Locality;
70
 Jenis Pembekal/Pengilang;
 Terbuka kepada Bumiputera/Semua;
 Bilangan Kakitangan; atau
 Tahun Ditubuhkan.
iii. Agensi hendaklah memastikan penetapan kriteria tersebut tidak
menjejaskan kualiti, spesifikasi dan matlamat perolehan yang
akan dilaksanakan.
b. Penyediaan Spesikasi:
i. Spesifikasi bekalan/skop perkhidmatan melalui eBidding
hendaklah standard/seragam iaitu siap untuk diguna pakai dan
tidak disuai padan (customized) atau tidak memerlukan
penilaian yang kompleks.
ii. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang tidak menepati syarat di
atas hendaklah dilaksanakan secara Sebut Harga atau Tender.
c. Penyediaan Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan
i. Agensi hendaklah memastikan kriteria penilaian Pra-Kelayakan
bagi menyenarai pendek pembekal yang layak untuk bidaan
atas talian boleh mengambil kira mana-mana perkara berikut:
 Tawaran harga awal pembekal hendaklah dalam
lingkungan nilai peratusan yang dianggarkan oleh Agensi;
 Pematuhan spesifikasi mandatori;
 Pengalaman minimum di dalam skop bidang bekalan/
perkhidmatan;
 Keperluan minimum kakitangan teknikal atau jawatan-
jawatan lain yang berkaitan.
2. Penyediaan Anggaran Harga Jabatan
2.1 Agensi hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan berdasarkan

harga pasaran semasa. Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang
sukar ditentukan harga anggaran Jabatan, Agensi boleh memasukkan
harga pembelian lampau perolehan berkenaan.
2.2 Anggaran harga Jabatan tersebut hendaklah dirahsiakan.
3. Penetapan Syarat/Terma dan Arahan kepada pembekal
3.1 Agensi hendaklah menetapkan syarat/terma dan arahan yang wajib

dipatuhi oleh pembekal semasa menyertai eBidding.
4. Penyediaan Jadual Pelaksanaan
4.1 Agensi hendaklah menyediakan jadual pelaksanaan bagi

memastikan perolehan eBidding berjalan dengan lancar dalam masa
yang ditetapkan. Antara maklumat yang perlu ditetapkan ialah:
 Tarikh Taklimat/Lawatan Tapak (jika perlu);
 Tarikh Mula dan Tarikh Tutup Notis Pelawaan;
 Tarikh Jemputan Pembekal yang Layak Menyertai Bidaan Atas
Talian;
 Tarikh Pengesahan Jemputan;
 Tarikh, Masa Mula dan Masa Tamat Bidaan Atas Talian.
71
(II) Peringkat Pra-Kelayakan
1. Prasyarat Notis Pelawaan eBidding
1.1 Agensi hendaklah membuat semakan bilangan pembekal terlebih

dahulu berdasarkan kod bidang dan kriteria kelayakan pembekal (jika
ada) bagi memastikan bilangan pembekal yang layak adalah lima (5)
pembekal atau lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan.
1.2 Sekiranya didapati bilangan pembekal kurang daripada lima (5), Agensi
hendaklah melaksanakan perolehan secara Sebut Harga atau Tender.
1.3 Semakan bilangan pembekal boleh dilakukan oleh Urus setia melalui
menu Semakan Bilangan Pembekal.
2. Notis Pelawaan eBidding
2.1 Tempoh Notis Pelawaan eBidding yang ditetapkan adalah seperti

berikut:
a. Sekurang-kurangnya lima (5) hari berdasarkan anggaran harga
Jabatan yang bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000;
atau
b. Sekurang-kurangnya 14 hari berdasarkan anggaran harga Jabatan
yang bernilai melebihi RM500,000.
2.2 Sekiranya permintaan eBidding belum diluluskan tetapi telah sampai
tarikh Notis Pelawaan eBidding, tindakan berikut boleh diambil:
a. Pelulus boleh mengemas kini tarikh-tarikh di Jadual
Pelaksanaan/Bida sebelum meluluskan permintaan; atau
b. Pelulus boleh menyerah kembali permintaan kepada Urus setia
untuk mengemas kini Jadual Pelaksanaan/Bida sebelum diluluskan
semula.
2.3 Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan secara automatik di Portal
ePerolehan berdasarkan kepada tarikh Notis Pelawaan eBidding di
Jadual Pelaksanaan/Bida selepas permintaan eBidding diluluskan.
a. Bagi eBidding yang tidak melibatkan taklimat atau lawatan tapak
i. Sekurang-kurangnya lima (5) hari berdasarkan anggaran harga
Jabatan yang bernilai melebihi RM50,000 sehingga
RM500,000; atau
ii. Tarikh Pra-Kelayakan Mula adalah bersamaan dengan tarikh
Notis Pelawaan eBidding secara automatik.
b. Bagi eBidding yang melibatkan taklimat atau lawatan tapak:
i. Jemputan taklimat atau lawatan tapak akan diserahkan secara
atas talian kepada pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan
pada tarikh Notis Pelawaan eBidding.
ii. Agensi diminta memastikan kehadiran pembekal dikunci masuk
sebelum tarikh Pra-Kelayakan Mula. Agensi dinasihatkan
supaya memperuntukkan masa (Buffer) yang bersesuaian bagi
tujuan kunci masuk kehadiran pembekal.
iii. Kemudahan kunci masuk Pendaftaran Kehadiran Pembekal
(hadir dan memenuhi kriteria) boleh dicapai oleh Urus setia di
Buletin Tindakan mulai Pelaksanaan/Bida.
72
iv. Dokumen eBidding akan diserahkan secara atas talian kepada

pembekal berdasarkan kepada senarai pendaftaran kehadiran
pembekal pada tarikh Pra-Kelayakan Mula.
v. Sekiranya kehadiran pembekal gagal dikunci masuk sebelum
tarikh Pra-Kelayakan Mula, Agensi hendaklah meminda tarikh
Pra-Kelayakan Mula dan tarikh berikutnya.
vi. Tempoh Notis Pelawaan eBidding dikira mulai tarikh Pra-
Kelayakan Mula.
2.4 Agensi hendaklah menetapkan jam 12 tengah hari pada tarikh Notis
Pelawaan eBidding ditutup (hari bekerja) sebagai waktu terakhir untuk
menerima Tawaran Permulaan oleh pembekal.
3. Penilaian Pra-Kelayakan
3.1 Prasyarat Penilaian Pra-Kelayakan:

a. Selepas tamat tempoh notis pelawaan eBidding, proses penilaian
Pra-Kelayakan hanya boleh dilaksanakan sekiranya tawaran
permulaan yang diterima oleh Agensi adalah dari lima (5)
pembekal atau lebih.
b. Sekiranya bilangan tawaran permulaan yang diterima adalah
kurang daripada lima (5) pembekal, proses eBidding berkenaan
dan memaklumkan kepada pembekal berhubung pembatalan
tersebut.
3.2 Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah mengemukakan laporan
Penilaian Pra-Kelayakan dan mengesyorkan senarai pendek pembekal
yang akan dijemput menyertai bidaan atas talian kepada Urus setia
untuk pertimbangan dan kelulusan oleh Lembaga
Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga. Proses penilaian Pra-
Kelayakan hendaklah disiapkan dalam tempoh tidak melebihi tujuh (7)
hari bekerja dari Tarikh Tamat Notis Pelawaan eBidding.
4. Pra-syarat Bidaan Atas Talian
4.1 Jemputan pembekal untuk menyertai bidaan atas talian hanya boleh
dilaksanakan sekiranya bilangan pembekal yang disenarai pendek oleh
Jawatankuasa Sebut Harga/Lembaga Perolehan adalah tiga (3)
pembekal atau lebih. Pemberitahuan akan dikeluarkan secara
automatik melalui sistem kepada pembekal yang tidak melepasi
penilaian pra-kelayakan.
4.2 Sekiranya pembekal yang disenarai pendek adalah kurang daripada
tiga (3) pembekal, proses eBidding tidak boleh diteruskan. Agensi
hendaklah membatalkan eBidding tersebut.
4.3 Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan sekiranya tiga (3) pembekal
atau lebih telah mengesahkan jemputan. Sekiranya kurang daripada
jumlah tersebut, proses bidaan atas talian tidak boleh diteruskan.
Agensi hendaklah membatalkan eBidding tersebut.
(III) Peringkat Bidaan Atas Talian
1. Nilai Penurunan Minimum dan Tempoh Masa Bidaan Atas Talian
1.1 Agensi hendaklah menetapkan nilai penurunan minimum semasa

proses bidaan adalah berdasarkan kepada anggaran nilai perolehan
berikut:
73
Nilai Penurunan
Bil. Anggaran Harga Jabatan Minimum
1. Melebihi RM50,000 hingga RM200

RM500,000
2. Melebihi RM500,000 hingga RM1 RM1,000
juta
3. Melebihi RM1 juta RM2,500
1.2 Sebarang penurunan harga hendaklah dibuat sekurang-kurangnya
berdasarkan nilai penurunan minimum yang dibenarkan atau
gandaannya.
1.3 Tempoh masa bidaan hendaklah tidak melebihi dua (2) jam atau
minimum satu (1) jam.
2. Sah Laku Tawaran
2.1 Tempoh sah laku tawaran pembida hendaklah tidak melebihi 45 hari
dari tarikh bidaan atas talian. Agensi tidak dibenar melanjutkan tempoh
sah laku tawaran.
3. Tanggungjawab Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga
3.1 Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga Agensi hendaklah

mengadakan mesyuarat dan membuat keputusan dalam tempoh tujuh
(7) hari bekerja selepas bidaan atas talian. Lembaga
Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga Agensi juga dibenarkan
membuat keputusan secara edaran. Keputusan hendaklah berdasarkan
pembida yang berada di kedudukan pertama.
(IV) Peringkat Pemilihan Akhir Pembekal
1. Surat Setuju Terima eBidding
1.1 Agensi hendaklah menyedia dan mengeluarkan Surat Setuju Terima

kepada pembida yang berjaya secara atas talian sebaik sahaja
keputusan Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga diperoleh
dalam tempoh masa satu (1) hari.
1.2 Surat Setuju Terima yang disahkan hendaklah dikembalikan oleh
pembekal secara atas talian kepada Agensi dalam tempoh 14 hari dari
tarikh ianya dikeluarkan.
1.3 Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga boleh memutuskan
Surat Setuju Terima ditawarkan kepada pembida di kedudukan
berikutnya atau bidaan atas talian dibuat semula tanpa penyertaan
pembida yang menarik diri jika berlaku keadaan seperti berikut:
a. Pembida berjaya menolak Surat Setuju Terima yang dikeluarkan;
dan
b. Pembida berjaya tidak mengesahkan Surat Setuju Terima dalam
tempoh yang ditetapkan.
1.4 Agensi hendaklah melaporkan kepada Bahagian Perolehan Kerajaan,
Kementerian Kewangan sekiranya terdapat apa-apa tindakan salah
laku pembida yang boleh disabitkan dengan peraturan yang berkuat
kuasa termasuk menarik diri setelah ditawarkan Surat Setuju Terima.
74
1.5 Keputusan eBidding juga akan dimaklumkan kepada semua pembida

yang gagal secara atas talian setelah Surat Setuju Terima disahkan
oleh pembida yang berjaya.
(V) Pembatalan eBidding
1.1 Pembatalan eBidding boleh dibuat sekiranya gagal mematuhi syarat-

syarat yang ditetapkan di dalam SPP ini. Selain itu, Agensi juga boleh
memutuskan untuk membatalkan eBidding pada mana-mana peringkat
sekiranya perlu dan disertakan dengan justifikasi-justifikasi yang sesuai.
1.2 Sekiranya berlaku pembatalan, pemberitahuan akan dikeluarkan
secara automatik melalui sistem kepada pembekal berkenaan.
75
e. Carta aliran proses eBidding adalah seperti berikut:
Peringkat Persediaan (A)
- Semakan bilangan pembekal yang memenuhi

Semak Bilangan
kriteria kelayakan oleh Urus setia
Pembekal
- Agensi boleh meneruskan proses perolehan
secara eBidding sekiranya bilangan pembekal
yang memenuhi kriteria kelayakan sekurang-
kurangnya lima (5)
- Jika sebaliknya, proses perolehan hendaklah
dibuat secara Sebut Harga/Tender
Laksana
Tidak
Perolehan
≥5
Secara Sebut
pembekal
Harga atau
Tender
Ya
- Pelantikan keahlian Jawatankuasa Pra-

Kelayakan, Penetapan Kriteria Kelayakan
Kelulusan Pembekal, Penyediaan spesifikasi, penyediaan
(Pegawai
Pengawal/Ketua kriteria pra-kelayakan, penetapan syarat/terma
Jabatan/Pegawai yang dan Arahan kepada pembekal, penyediaan
diturunkan kuasa secara jadual pelaksanaan/bida dan penyediaan pelan
bertulis)
kontingensi.
- Kelulusan bagi semua persediaan bidaan yang
dikemukakan.
Peringkat Persediaan (B)
Kemasukan &
Kelulusan Maklumat - Kemasukan maklumat bidaan oleh Urus setia
Bidaan dan Pengesahan/Kelulusan oleh Pelulus.
- Notis pelawaan eBidding akan dipaparkan di

Notis Pelawaan
Portal ePerolehan secara automatic pada
eBidding
tarikh Notis Pelawaan eBidding.
A
76
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
Taklimat/ Ya Taklimat - Sekiranya tiada taklimat/lawatan

tapak, dokumen eBidding akan
Lawatan Pembekal/ diserahkan kepada pembekal pada
tapak Lawatan tapak tarikh mengiklankan notis.
- Sekiranya ada taklimat/lawatan

tapak, dokumen eBidding akan
diserahkan kepada pembekal
selepas senarai kehadiran pembekal
dikuncimasuk dan tarikh pra-
kelayakan mula.
Tidak
Proses eBidding
Bilangan - Pindaan tarikh-tarikh Jadual
Tidak Tidak Boleh
Kehadiran ≥ 5 Pelaksanaan berikut (jika perlu)
Diteruskan
boleh dilakukan apabila pendaftaran
kehadiran pembekal melepasi tarikh
Pra-Kelayakan Mula yang asal:
i. Pra-Kelayakan Mula/Tamat
ii. Perbezaan antara Pra-
Kelayakan Mula & Tamat
Ya iii. Notifikasi Jemputan Bidaan
iv. Tempoh Tamat Pengesahan
Jemputan
v. Mula/Tamat Bidaan
vi. Pengeluaran Surat Setuju
Kemasukan Terima
vii. Penghantaran
Kehadiran
Pembekal
- Tempoh penyediaan dan
Penyediaan dan Penyerahan penyerahan tawaran permulaan
Tawaran Permulaan oleh adalah sekurang-kurangnya 5 atau
Pembekal 14 hari mengikut nilai anggaran
harga jabatan.
Tidak Proses eBidding - Sekiranya bilangan tawaran

Tidak Boleh permulaan yang diterima adalah
≥ 5 pembekal
Diteruskan kurang daripada lima (5) pembekal,
proses eBidding akan dihentikan.
Ya
- Kemasukan keputusan penilaian
pra-kelayakan oleh Pengerusi
Penilaian Pra-Kelayakan Jawatankuasa Pra-Kelayakan.
Pengesahan Lembaga - Pengesahan senarai pendek oleh:

Perolehan/ Jawatankuasa Sebut
Harga  Jawatankuasa Sebut Harga –
Nilai perolehan yang melebihi
RM50,000 hingga RM500,000
 Lembaga Perolehan – melebihi
RM500,000
B
77
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
- Jemputan bidaan hanya boleh

Tidak Proses eBidding dilaksanakan sekiranya bilangan
≥3
Tidak Boleh pembekal yang disenarai pendek adalah
pembekal
Diteruskan sekurang-kurangnya 3 pembekal.
- Pindaan tarikh-tarikh Jadual

Pelaksanaan (jika perlu):
Ya i. Notifikasi Jemputan Bidaan
ii. Tempoh Tamat Pengesahan
Jemputan
iii. Mula/Tamat Bidaan
Jemputan Bidaan Atas Talian iv.Pengeluaran Surat Setuju Terima
v. Penghantaran
Pengesahan Jemputan oleh

Pembekal
Tidak - Bidaan atas talian hanya boleh

Bidaan Atas diteruskan sekiranya tiga (3) pembekal
≥ 3 pembekal Talian Tidak atau lebih telah mengesahkan jemputan.
Boleh Diteruskan Sekiranya kurang daripada jumlah
tersebut, proses bidaan atas talian tidak
boleh diteruskan.
Ya
Bidaan Atas Talian (C)
- Bidaan atas talian oleh pembekal

Bidaan Atas Talian mengikut nilai penurunan dan tempoh
yang ditetapkan serta dipantau oleh Urus
setia.
- Penjadualan akhir bidaan dibuat oleh

Penjadualan Akhir Bidaan Urus setia sebelum diserahkan kepada
Lembaga Perolehan/Jawatankuasa
Sebut Harga.
- Keputusan Lembaga Perolehan/

Keputusan Lembaga Jawatankuasa Sebut Harga dibuat
Perolehan/ Jawatankuasa secara bermesyuarat atau edaran.
Sebut Harga
C
78
Pemilihan Akhir Pembekal (D)
- Diserahkan kepada pembida Berjaya

Penyerahan Surat Setuju Terima secara atas talian sebaik sahaja keputusan
Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut
Harga diperolehi.
- Sekiranya pembida menolak surat setuju

Pengesahan Surat terima atau tidak mengesahkan surat
Setuju Terima setuju terima dalam tempoh yang
Ya ditetapkan, Lembaga
Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga
perlu bersidang untuk memutuskan sama
ada:
Tidak
i. Tawarkan kepada Pembekal di
kedudukan berikutnya. Surat Setuju
Terima baru akan disediakan dan
Keputusan Lembaga Pengarah/ diserahkan kepada pembekal berkenaan
Jawatankuasa Sebut Harga secara atas talian.
ii. Bidaan Semula
Jemputan menyertai bidaan semula
akan dilakukan tanpa menjemput
pembida yang menolak surat setuju
terima atau tidak mengesahkan surat
Ya setuju terima dalam tempoh yang
Pembekal ditetapkan. Bidaan semula boleh
Berikutnya/Bidaan dilakukan selagi bilangan pembida
Semula melebihi 3.
iii. Batal
Pembatalan Bida oleh Pelulus.
Tidak
Pembatalan Bida
- Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan

Obligasi Kontrak (E) sekiranya tiga (3) pembekal atau lebih
telah mengesahkan jemputan. Sekiranya
kurang daripada jumlah tersebut, proses
bidaan atas talian tidak boleh diteruskan.
- Kontrak disediakan secara manual dan
Penyediaan Kontrak dan maklumat berkaitan dikunci masuk ke
Muat Naik Kontrak dalam sistem melalui modul Kontrak
Kementerian.
- Peringkat ini adalah proses pembekalan

Pembekalan dan pengesahan bayaran berdasarkan
mod perolehan yang dinyatakan dalam
modul Kontrak Kementerian.
79
3.8 Modul Kajian Pasaran10
Sistem ePerolehan menyediakan kemudahan membuat kajian pasaran

melalui modul Kajian Pasaran untuk capaian maklumat perolehan secara
sebut harga/tender/eBidding bagi bekalan/perkhidmatan yang
dimuktamadkan keputusannya dan telah disetuju terima oleh pembekal.
Agensi boleh mencapai maklumat spesifikasi tawaran dan harga
sebagaimana yang telah dikunci masuk/muat naik oleh Agensi dan pembekal
berkenaan sebagai panduan dalam membuat perolehan bekalan/
perkhidmatan yang berkaitan.
3.9 Modul Pengurusan Profil11
Modul Pengurusan Profil adalah modul yang menguruskan profil-profil

pengguna Kerajaan dan pembekal di dalam Sistem ePerolehan. Modul ini
membolehkan pengguna Kerajaan untuk menjalankan tugas-tugas mereka di
dalam Sistem ePerolehan, profil pengguna tersebut sama ada di peringkat
Jabatan mahupun Pusat Tanggungjawab mestilah terlebih dahulu dicipta dan
diaktifkan melalui sistem ini. Peranan-peranan di dalam Sistem Pengurusan
Profil adalah seperti berikut:
1 Pentadbir Tapak  Pentadbir di peringkat tertinggi yang boleh

ePerolehan menguruskan semua pengguna ePerolehan.
2 Pentadbir Jabatan  Pentadbir di peringkat Jabatan yang boleh
menguruskan pengguna di Jabatannya dan PTJ-
PTJ di bawahnya.
3 Pegawai Sokongan  Pentadbir di peringkat PTJ yang boleh
PTJ menguruskan pengguna di PTJnya sahaja.
Laporan-laporan yang boleh dijana di bawah modul ini adalah:
NO PERANAN JENIS LAPORAN
1 Pentadbir Tapak  Buletin Tindakan Penggiliran Penjanaan Laporan

ePerolehan  Laporan Profil Pentadbir Commerce
 Laporan Profil Pentadbir Jabatan
 Laporan Profil Pentadbir BPPK
 Laporan Profil Pengguna BPPK
10
Manual Pengguna Kajian Pasaran
11
Manual Sistem Pengurusan Profil (PTJ)
80
NO PERANAN JENIS LAPORAN
 Laporan Profil Pentadbir Pembekal
2 Pentadbir Jabatan  Buletin Tindakan Penggiliran Penjanaan Laporan

 Laporan Profil Pegawai Sokongan
 Laporan Profil PTJ
 Laporan Kumpulan Pelulus
 Laporan Kod Maksud
 Laporan Pembekal PTJ Mengikut Kekerapan
 Laporan Kod Prog/Akt Kod Proj/Setia Mengikut
Kod Maksud
3 Pegawai Sokongan  Buletin Tindakan Penggiliran Penjanaan Laporan
PTJ
 Laporan Profil Pengguna PTJ
3.10 Modul Perancangan Perolehan12
 Modul ini memberi kemudahan kepada semua agensi Kerajaan

Persekutuan untuk mewujudkan perancangan perolehan secara atas
talian yang lebih sistematik. Kecekapan pengurusan terhadap
pelaksanaan perolehan di agensi turut dapat dipertingkatkan melalui
perancangan aktiviti perolehan dan laporan-laporan yang disediakan.
Selain daripada itu, agensi juga dapat merancang dan memantau
perolehan Kerajaan yang perlu dilaksanakan melalui Sistem
ePerolehan berdasarkan status transaksi yang disediakan di dalam
modul ini.
 Objektif Modul Perancangan Perolehan adalah seperti berikut :
 memastikan perolehan Kerajaan dirancang dengan teliti dan

mempunyai jadual pelan tindakan yang sistematik;
 menjadi medium untuk memantau perolehan yang

dilaksanakan;
 memastikan perolehan Kerajaan dilaksanakan dengan teratur,

cermat, dan value for money;
 memastikan usaha perbelanjaan berhemah dapat dicapai dan
mengelakkan amalan Christmas Shopping di penghujung
tahun; dan
12
Manual Pengguna PPlan
81
 mengoptimumkan peruntukan yang diluluskan dan

mengelakkan shortfall ke atas prestasi perbelanjaan tahunan
agensi.
 Modul Perancangan Perolehan mengandungi tiga (3) ciri utama iaitu :
 merancang perolehan tahunan melalui Sistem ePerolehan

(Sebut Harga,Tender dan eBidding);
 merancang perbelanjaan tahunan melalui Sistem ePerolehan

(Pembelian Terus, Kontrak Pusat dan Kontrak Kementerian);
dan
 memantau perolehan yang dilakukan dari semasa ke semasa .

 Untuk ciri Merancang Perbelanjaan Tahunan, maklumat waran
peruntukan bagi tahun kewangan semasa yang dikunci masuk oleh
agensi/PTJ di dalam Sistem Perancangan & Kawalan Belanjawan
Elektronik (eSPKB) akan dihantar ke Modul Perancangan Perolehan
bagi memudahkan proses merancang di pihak PTJ.
 Peranan-peranan yang terlibat di dalam modul Perancangan
Perolehan adalah seperti berikut:
1 Pegawai  Pegawai ini bertanggungjawab untuk

Perancangan menyediakan/mengemaskinikan perancangan
(perolehan atau perbelanjaan)bagi sesebuah
agensi.

Peraku memperakukan perancangan (perolehan atau
Perancangan perbelanjaan) yang disediakan oleh Pegawai
Perancangan.
 Pegawai ini juga boleh mengemaskinikan
perancangan yang disediakan sekiranyaperlu.

Mengesah mengesahkan perancangan (perolehan atau
Perancangan perbelanjaan) yang disediakan oleh Pegawai
Perancangan.
 Pegawai ini juga boleh mengemaskinikan
perancangan sekiranya perlu.
4 Pelulus  Pegawai ini bertanggungjawab untuk meluluskan
Perancangan perancangan (perolehan atau perbelanjaan) yang
disediakan oleh Pegawai Perancangan.
 Pegawai ini juga boleh menyemak perancangan
yang dihantar oleh Pegawai Peraku Perancangan
82
atau Pegawai Pengesah Perancangan
kepadanya.
 Nombor surat pelantikan Pegawai Pelulus
Perancangan perlu direkodkan di dalam Sistem
ePerolehan oleh Pegawai Sokongan PTJ.
5 Pemantau  Peranan ini disediakan untuk pengguna di
Perancangan peringkat pengurusan Kementerian bagi
Kementerian memantau semua perancangan perolehan yang
disediakan dan status semasa transaksi PTJ-PTJ
di bawah Kementerian terbabit.
 Carta aliran keseluruhan proses di dalam Modul Perancangan

Perolehan adalah adalah seperti berikut:
PEGAWAI PEGAWAI
PEGAWAI PERAKU PELULUS
MENGESAH
PERANCANGAN PERANCANGAN PERANCANGAN
PERANCANGAN
Menyediakan Memperaku Mengesah Meluluskan

perancangan perancangan perancangan perancangan
 Tidak Tidak Tidak

Kemas kini
PERAKU? SAH? LULUS?
perancangan
 Ya Ya
Tidak Tidak Ya
Kemas kini Kemas kini Perancangan

perancangan perancangan diluluskan
 Laporan yang boleh dijana di bawah modul ini adalah seperti berikut:
Pegawai Perancangan  Diari pengesanan

Pegawai Peraku  Laporan Perincian Perancangan Perbelanjaan
Perancangan
 Laporan Eksekutif Berdasarkan Kod Objek
Pegawai Mengesah Sebagai
Perancangan  Laporan Eksekutif Berdasarkan Kod Objek
Pelulus Perancangan Kumpulan Lanjut
83
Pemantau  Laporan Eksekutif Berdasarkan Kod Program

Perancangan Aktivit/ Projek-SETIA
Kementerian
 Jadual Penggiliran Penjanaan Laporan
 Laporan peratusan perolehan ePerolehan
 Laporan Un-Reconcile
 Analisa Perbelanjaan
3.11 Pentadbiran Kontrak13
Modul Pentadbiran Kontrak adalah modul yang membenarkan pengguna PTJ

untuk memasukkan perincian kontrak ke dalam Sistem ePerolehan bagi
tujuan transaksi secara atas talian untuk Kontrak Pusat yang dikeluarkan oleh
Perbendaharaan. Selain daripada itu, terdapat juga fungsi-fungsi
penyelenggaraan kontrak yang lain seperti menggantung kontrak,
menggantung produk di dalam kontrak dan menamatkan kontrak.
Aktiviti penyelenggaraan kontrak bagi kontrak-kontrak pusat yang telah

dicipta dan dilengkapkan adalah termasuk:
 Mengemaskini maklumat kontrak
 Melanjutkan tempoh kontrak
 Penggantungan kontrak
 Mengaktifkan semula kontrak
 Mengubah maklumat harga kontrak
 Penamatan kontrak
C4. PENGUATKUASAAN SISTEM ePEROLEHAN
SPP dan SAP yang berkuatkuasa adalah seperti berikut:
SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN
SPP Bil. 5 Tahun 2000 • Pelaksanaan ePerolehan di bawah Program Kerajaan

[29 Ogos 2000] Elektronik
• Makluman mengenai tanggungjawab Kementerian
menyediakan kelengkapan (perkakasan dan perisian) untuk
menjayakan eP.
13
Manual Pengguna Pentadbiran Kontrak (PTJ)
84
SPP Bil. 7 Tahun 2000 • Peraturan dan tatacara perolehan Kontrak Pusat secara
[09 September 2000] elektronik melalui Sistem ePerolehan
• Makluman mengenai agensi perintis (Fasa 1) dan pemakaian
sistem eP untuk perolehan barangan Kontrak Pusat
SPP Bil. 15 Tahun • SPP ini memaklumkan pelaksanaan modul Kontrak Pusat dan
2002 modul Pembelian Terus (runcit) melalui Sistem ePerolehan.
[6 November 2002] • Semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang telah eP enabled
dikehendaki menggunakan sistem eP di bawah Kontrak Pusat.
Pembelian terus bagi bekalan/perkhidmatan yang lain
hendaklah diperolehi daripada katalog ePerolehan.
• PTJ yang sering membuat pembelian bekalan/perkhidmatan
dengan pembekal / syarikat yang tidak berdaftar dengan
Kementerian Kewangan hendaklah meminta pembekal/syarikat
berkenaan berdaftar secara online .
SPP Bil. 5 Tahun 2003 • SPP ini bertujuan untuk meluas dan mempercepatkan
[13 Ogos 2003] pelaksanaan eP serta pembayaran melalui eSPKB di semua
agensi Kerajaan Persekutuan.
• Semua PTJ yang telah eP enabled disyaratkan membuat
pembelian Kontrak Pusat dan Pembelian Terus daripada
pembekal/syarikat yang eP enabled dan mempunyai katalog
bekalan/perkhidmatan dalam sistem eP.
• Sistem ePerolehan ini sedang diintegrasikan dengan sistem
eSPKB secara berperingkat untuk pembayaran secara
elektronik.
• Mana-mana pembekal/syarikat yang membelakangi peraturan
di atas tidak akan diluluskan bayaran.
SPP Bil. 8 Tahun 2005 • SPP ini bertujuan memaklumkan mengenai pelaksanaan
[10 Nov 2005] Kontrak Kementerian melalui Sistem ePerolehan bagi semua
Kementerian/Jabatan Persekutuan.
• Kontrak Kementerian ditakrifkan sebagai kontrak yang diikat
oleh sesuatu Kementerian/Jabatan dengan sesuatu pembekal
bagi maksud pembekalan barangan/perkhidmatan untuk satu
jangkamasa, kuantiti/nilai siling yang tertentu. Kontrak
Kementerian diurus dan digunakan oleh Kementerian/Jabatan
berkenaan sahaja.
• PTJ yang enable dikehendaki menggunakan sistem eP bagi
85

semua pembelian di bawah Kontrak Kementerian
SPP Bil. 5 Tahun 2007 • SPP ini bertujuan untuk mengemas kini tatacara pengurusan
[27 Februari 2007] perolehan Kerajaan secara Tender di semua Kementerian,
Jabatan dan Badan Berkanun. Agensi adalah dilarang
memecah kecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan
daripada membuat pelawaan secara tender
SPP Bil. 6 Tahun 2008 • Semua PTJ yang telah eP enabled perlu melaksanakan semua
[29 September 2008] perolehan secara Sebut Harga dan Tender bagi bekalan dan
perkhidmatan melalui sistem eP.
SPP Bil. 5 Tahun 2009 Perubahan Had Nilai Dan Tatacara Pengurusan Perolehan
[24 Februari 2009] Secara Sebut Harga
Memaklumkan kepada semua Kementerian/Jabatan dan
Badan Berkanun (Agensi) mengenai perubahan had nilai dan
tatacara pengurusan perolehan Sebut Harga bagi bekalan,
perkhidmatan dan kerja.
• Had nilai perolehan Sebut Harga dinaikkan daripada
RM200,000 kepada RM500,000.
• Agensi hendaklah memastikan perolehan bekalan secara
Sebut Harga dipelawa dikalangan syarikat pembuat yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang
berkaitan.
• Perubahan had nilai Sebut Harga juga berkuat kuasa kepada
perolehan yang diuruskan melalui Sistem ePerolehan (eP)
SPP Bil. 2 Tahun 2012 Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara eBidding
Melalui Sistem ePerolehan
[2 Mei 2012]
• Memaklumkan kepada semua Kementerian/ Jabatan (Agensi)
mengenai tatacara pengurusan perolehan Kerajaan secara
eBidding melalui Sistem ePerolehan (eP).
• Had nilai perolehan secara eBidding ditetapkan kepada nilai
perolehan yang melebihi RM50,000.00.
• Bagi perolehan secara eBidding, Agensi perlu mematuhi
kriteria berikut:
i. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang mempunyai
spesifikasi/skop yang standard/ seragam
ii. Bekalan/perkhidmatan yang diuruskan di bawah sistem
panel dan memenuhi ciri (i) di atas.
86
SPP Bil. 7 Tahun 2012 Penggunaan Produk/Perkhidmatan Syarikat Tempatan Berstatus

[16 November 2012] Multimedia Super Corridor (MSC) Malaysia Dalam Perolehan
Kerajaan
• Semua agensi hendaklah memastikan produk perkhidmatan
keluaran syarikat tempatan berstatus MSC Malaysia diberi
keutamaan di dalam perolehan ICT masing-masing. Perolehan
daripada syarikat selain daripada syarikat tempatan berstatus
MSC Malaysia hanya boleh dipertimbangkan setelah
dipastikan produk/ perkhidmatan tersebut tidak dapat
dibekalkan oleh syarikat tempatan berstatus MSC Malaysia
berdasarkan kualiti dan spesifikasi yang diperlukan oleh
agensi.
SPP Bil. 2 Tahun 2013 Perubahan Fi Perkhidmatan Bagi Perolehan Kerajaan Melalui
[18 Januari 2013] Sistem ePerolehan (eP)
• SPP ini bertujuan memaklumkan mengenai perubahan fi
perkhidmatan bagi perolehan Kerajaan melalui sistem eP.
Kadar fi perkhidmatan dipinda dan ditetapkan seperti berikut:
a) Kadar Fi Perkhidmatan 0.8 %
 Kadar fi sebanyak 0.8% bagi setiap transaksi tertakluk
kepada had maksimum RM9,600 bagi transaksi yang
bernilai RM1.2 juta atau lebih bagi perolehan atau kontrak
yang melibatkan sekali bayaran (one time payment) ; dan
b) Kadar Fi Perkhidmatan 0.4 %
 Kadar fi sebanyak 0.4% bagi setiap transaksi tertakluk
kepada had maksimum RM4,800 bagi transaksi yang
bernilai RM1.2 juta atau lebih bagi kontrak yang
melibatkan beberapa kali pembayaran (multiple payment)
atau mengikut permintaan (as- and-when-required). Kadar
fi sebanyak 0.4 % hendaklah digunapakai bagi perolehan
baru yang diiklankan selepas SPP ini berkuatkuasa dan
hendaklah dinyatakan dalam dokumen Sebut Harga/
Tender/ebidding. Bagi kontrak yang sedang berkuatkuasa,
kadar fi adalah seperti yang dinyatakan di dalam Dokumen
Kontrak sedia ada.
SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN
Surat Perbendaharaan Garis Panduan Dan Strategi Pelaksanaan Perolehan Kerajaan

87

Bil. S/K/KEW/PK/EP/ Melalui Sistem ePerolehan
1100/000000/10/31  Garis panduan ini memaklumkan Fasa 3 ePerolehan telah
Jld.13(20) bertarikh dilaksanakan pada pertengahan Jun 2002 merangkumi semua
18 Julai 2002 agensi Kerajaan Persekutuan untuk semua modul Sistem eP
(Kontrak Pusat, Pembelian Terus, Sebut Harga dan Tender).
 Semua agensi hendaklah menubuhkan pasukan-pasukan khas
yang disenaraikan dalam panduan ini bagi membantu
melicinkan pelaksanaan ePerolehan di agensi masing-masing
seperti:
o Pasukan Rollout Peringkat Kementerian/Jabatan
o Peranan Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/
Jabatan
o Pasukan Rollout Peringkat Projek
o Pegawai Penyelaras CDCSB
o Pasukan Ujian Kesediaan Operasi ePerolehan
Surat Perbendaharaan Pelaksanaan Perolehan Kerajaan Melalui Sistem ePerolehan

Bil. S/K/KEW/PK/EP/ • Kementerian Kewangan telah membuat keputusan supaya
1100/000000/143/23 semua urusan Perolehan Kerajaan samada secara Pembelian
Jld.3(7) bertarikh 3 Terus, Sebut Harga atau Tender hendaklah dibuat melalui
Disember 2002 Sistem ePerolehan.
• Sehubungan itu, semua pembekal hendaklah menyediakan
infrastruktur dan menjalani latihan penggunaan Sistem
ePerolehan. Pembekal yang tidak menyediakan infrastruktur
yang diperlukan akan kehilangan peluang berurus niaga
dengan Kerajaan.
Surat Perbendaharaan Penggunaan Internet Untuk Pelaksanaan Perolehan Kerajaan

Bil. S/K.KEW/PK/PP/ Melalui Sistem ePerolehan
1100/000000/10/31 • Salah satu daripada komponen infrastruktur yang perlu
Jld.15(31) disediakan ialah kemudahan rangkaian EG*net.
27 Jan. 2003 • Bagi memastikan kelancaran pelaksanaan ePerolehan, agensi
diberi kebenaran menggunakan internet sehingga talian EG*Net
dibekalkan.
Surat Perbendaharaan • Semua pembekal yang terlibat dikehendaki memperolehi kad

KK/eP 10/741/2/66 (91) pintar dan alat pembaca kad pintar atau Token USB CRYPTO
bertarikh untuk menjalankan perolehan dengan Kerajaan Persekutuan
1 Oktober 2007 • Pembekal sedi ada yang telah mempunyai kad pintar, hanya
88

perlu mendapatkan alat pembaca kad pintar ataupun memilih
untuk bertukar kepada Token USB CRYPTO apabila membuat
permohonan pembaharuan
Surat Perbendaharaan Pengecualian Fi Perkhidmatan 0.8% Ke Atas Beberapa Perolehan

Ruj. : Melalui Sistem ePerolehan
KK/eP(S)10/173/5 Jld. Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan seperti di bawah
(2)(s.k)(1)(4) bertarikh dikecualikan daripada fi 0.8 % iaitu:
3 Mac 2009 • Bil Telefon/Air/Elektrik
• Tiket perjalanan kapal terbang (Malaysia Airline System (MAS)
dan Air Asia Berhad)
• Bayaran tol ‘Touch and Go’
• Pembelian setem dan lain-lain perkhidmatan pos yang
harganya tetap atau pembelian secara pukal
• Urusniaga yang melibatkan jabatan Kerajaan kepada jabatan
Kerajaan (G2G)
Surat Perbendaharaan Surat Arahan Perbendaharaan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam

S/K. KEW/PK/PP/ Perolehan Kerajaan. Semua Agensi Kerajaan dikehendaki
1100/0000001/10/31 memasukkan peringatan mengenai kesalahan rasuah dalam
Jld. 29 SK.2(13) arahan kepada Petender/Penyebut Harga dan Klausa Pencegahan
1 April 2010 Rasuah Dalam Perolehan Kerajaan ke dalam teks perjanjian
berkaitan kontrak perolehan Kerajaan.
Makluman Penambahbaikan Modul Sebut Harga/Tender:

Ogos 2010  Menu Laporan
 Skrin Pemilihan Pembekal
 Skrin Penubuhan Jawatan Kuasa
 Jadual Sebut Harga/Tender
 Skrin pemberitahuan/pengesahan Selepas Penyediaan Surat
Setuju Terima
Surat Perbendaharaan Pengecualian Penggunaan Sistem ePerolehan Bagi Bayaran

KK/eP(S) 10/656/6 Sewaan Bangunan
Jld 4(s.k.6)(4)  Kementerian Kewangan telah memutuskan supaya bayaran
21 April 2011 sewaan bangunan adalah dikecualikan daripada menggunakan
sistem eP.
 Pengecualian ini diberikan kerana penetapan sewaan
bangunan adalah tertakluk kepada penilaian oleh Jabatan
Penilaian dan Perkhidmatan Harta iaitu harga sewaan adalah
89

tetap.
 Oleh yang demikian, perolehan yang disebutkan di atas
hendaklah dibuat melalui Sistem Perancangan Dan Kawalan
Belanjawan (eSPKB).
Surat Perbenharaan Surat Arahan Perbendaharaan Pelaksanaan Sekurang-kurangnya

KK/eP(S) 10/656/6 75% Perolehan Kerajaan Melalui Sistem eP
Jld 7(21) • Kementerian Kewangan telah memutuskan supaya semua
8 Februari 2013 Agensi/PTJ hendaklah melaksanakan sekurang-kurangnya 75%
perolehan Kerajaan melalui sistem eP .
• Pelaksanaan ini melibatkan perolehan bekalan dan
perkhidmatan (tidak termasuk khidmat perundingan) daripada
jumlah peruntukan tahunan Belanja Mengurus dan Belanja
Pembangunan yang telah diluluskan bagi tahun berkenaan.
C5. NEXTGEN ePEROLEHAN
NextGen ePerolehan adalah satu sistem ePerolehan baru yang akan menggantikan
sistem sedia ada pada 2015.I adalah satu sistem baru (bukan menaik taraf sistem
sedia ada) yang direka untuk menyampaikan lebih banyak faedah kepada pengguna.
NextGen ePerolehan bertujuan untuk meneruskan transformasi perolehan Kerajaan
di Malaysia. Sistem tersebut telah dilancarkan pada 13 Mac 2013 dan antara faedah
baru yang ditawarkan oleh sistem tersebut adalah:
1. Antaramuka yang mesra pengguna;
2. Seni bina fleksibel yang membolehkan sistem dikemaskini dengan mudah
selaras dengan keperluan masa depan;
3. Laporan yang jelas untuk membantu membuat keputusan dan penyelesaian
masalah;
4. Keupayaan bantuan dalam talian untuk pengguna; dan
5. Penyepaduan antara proses, yang memacu peningkatan kecekapan proses
BAB D
PENGURUSAN KONTRAK
90
BAB D
PENGURUSAN KONTRAK
D1 PENGENALAN
Pentadbiran dan pengawasan kontrak memainkan peranan yang penting dalam perolehan
Kerajaan bagi memastikan kontraktor memenuhi obligasi kontrak yang ditandatangani. Ia
bertujuan bagi memastikan:
a. Kualiti barangan yang dibekalkan atau perkhidmatan yang dibuat meliputi

spesifikasi dan skop kerja yang dipersetujui.
b. Tempoh penghantaran adalah memenuhi kehendak kontrak.
c. Tempoh kontrak masih lagi berkuat kuasa.
d. Bon Pelaksanaan masih sahlaku.
1
D2 SURAT NIAT
 Surat yang dihantar kepada petender yang mana kandungannya meliputi

kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran petender tersebut, tertakluk
kepada persetujuan syarat-syarat Agensi yang dikehendaki dipatuhi oleh
petender sama ada melalui rundingan terus atau cara-cara lain. Surat Niat ini
tidak mengikat kedua-dua pihak kepada satu kontrak.
 Sekiranya Agensi bercadang untuk menerima sesuatu tawaran tetapi dengan

beberapa syarat yang mesti dipatuhi oleh petender terlebih dahulu, maka
Surat Niat hendaklah dikeluarkan.
D3 SURAT SETUJU TERIMA (SST)
 SST ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran

berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen tender,
syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang
telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya. Sehubungan itu, apa-apa
syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan
jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian
kontrak.
 SST ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian
daripada perjanjian kontrak. Ia hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang
1
SPP 5/2007
91
berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga Perolehan

diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender. 2
 Satu ikatan kontrak wujud di antara kedua-dua pihak setelah SST

ditandatangani dan dikembalikan oleh petender kepada Agensi. Pegawai
yang boleh menandatangani SST hendaklah pegawai awam yang diberi
kuasa di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (disemak 1973) .
D4 DOKUMEN KONTRAK
 Dokumen kontrak menggariskan had obligasi kontraktor dan hak kedua-dua

belah pihak Kerajaan dan kontraktor. Dokumen kontrak mengandungi
perkara-perkara berikut:
 Syarat-syarat am kontrak; dan
 Syarat-syarat khas yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak, jika

berkaitan.
 Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973) menetapkan,

“semua kontrak yang dibuat di Malaysia bagi pihak Kerajaan hendaklah, jika
diturunkan secara bertulis, dibuat atas nama Kerajaan Malaysia dan akan
ditandatangani oleh Menteri atau oleh mana-mana pegawai awam yang diberi
kuasa dengan sewajarnya secara bertulis oleh Menteri, sama ada khususnya
dalam mana-mana hal tertentu, atau amnya bagi semua kontrak di bawah
suatu nilai yang tertentu dalam agensinya atau selainnya sebagaimana
dinyatakan dalam pemberian kuasa itu”.
 Agensi hendaklah memastikan pemberian kuasa telah dibuat secara bertulis

oleh Menteri kepada Pegawai Pengawal dan pegawai lain yang telah
dinamakan (atas jawatan) sebelum kontrak ditandatangani.
 Kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma

dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya empat (4)
bulan dari tarikh keluarnya SST. Tarikh kuat kuasa kontrak hendaklah
dinyatakan sebagai tarikh SST ditandatangani oleh petender yang berjaya
manakala tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh kedua-dua
pihak.3
2
SPP 5/2007
3
SPP 5/2007
92
 Agensi hendaklah menyimpan dokumen kontrak selepas sesuatu kontrak

ditandatangani dan dalam tempoh empat belas (14) hari salinan hendaklah
dihantar kepada:
 Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri jika

mengenai kontrak Persekutuan;
 Akauntan Negeri dan Bendahari Negeri jika mengenai kontrak Negeri;

atau
 Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri dan

Akauntan Negeri dan Bendahari Negeri jika mengenai kontrak yang
dibiayai bersama oleh Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri.4
 Setiap kontrak hendaklah menjaga kepentingan dan dasar-dasar Kerajaan.

Format perjanjian yang telah disemak dan diluluskan oleh Peguamcara atau
Penasihat Undang-undang hendaklah digunakan.5
 Agensi Kerajaan hendaklah sentiasa mengawasi prestasi kontrak. Tindakan

sewajarnya hendaklah diambil jika kontraktor gagal memenuhi obligasi di
bawah kontrak. Klausa-klausa berikut hendaklah diberi perhatian:
 Bon Pelaksanaan;
 Waranti/kualiti barangan;
 Jadual penghantaran/tempoh siap;
 Tempoh tanggungan kecacatan;
 Bayaran pendahuluan;
 Bayaran kemajuan;
 Arahan Perubahan Kerja (V.O) - untuk kontrak kerja sahaja;
 Pelanjutan/perubahan kontrak;
 Syarat perubahan harga;
 Ganti rugi yang ditentukan dan ditetapkan (LAD)/denda;
 Set-off (Tolakan);
 Penamatan kontrak;
4
AP 205.1
5
AP 204.1
93
 Klausa-klausa lain (Kesalahan Rasuah); dan
 Pendaftaran dan status dengan Kementerian Kewangan/PKK/CIDB

sentiasa berkuatkuasa.
D5 BON PELAKSANAAN6
 Bon Pelaksanaan merupakan suatu akujanji tidak bersyarat (unconditional

undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan yang dibenarkan oleh
Perbendaharaan untuk membayar kepada Kerajaan satu amaun tertentu atas
tuntutan sekiranya kontraktor tidak/gagal mematuhi dan melaksanakan
obligasinya di bawah kontrak.
 Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit Malaysia (RM) dari

bank-bank atau institusi-institusi kewangan yang dibenarkan oleh
Perbendaharaan sama ada dalam bentuk:
 Jaminan Bank/Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank-bank/

syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi
Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia; atau
 Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di

bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia; atau
 Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat-syarikat insurans

yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di
Malaysia; atau
 Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang

berdaftar di bawah Akta Takaful 1984 yang beroperasi di Malaysia;
atau
 Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad

(BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME
Bank).
 Bagi kontrak antarabangsa, Bon Pelaksanaan adalah dalam bentuk Jaminan

Bank dalam matawang yang ditetapkan bagi harga kontrak daripada bank
yang berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang
beroperasi di Malaysia.
6
SPP 5/2007
94
 Kadar Bon Pelaksanaan adalah seperti berikut:
 Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000

hingga RM500,000, kadar bon pelaksanaan ialah 2.5% daripada
jumlah harga kontrak.
 Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM500,000, kadar

Bon Pelaksanaan ialah 5% daripada jumlah harga kontrak.
 Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan bermasa yang berkuatkuasa bagi

tempoh dua tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon
Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak
setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang
dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh
kontrak bermasa.
 Bagi kontrak kerja yang melebihi RM200,000 Bon Pelaksanaan ialah

5% daripada jumlah harga kontrak.
 Bon Pelaksanaan tidak dikenakan untuk apa-apa kontrak di bawah

RM200,000.
 Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan adalah seperti berikut:
 Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan hendaklah dari tarikh ia

dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat
kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang
terkemudian.
 Bagi kontrak kerja hendaklah dari tarikh kuat kuasa kontrak sehingga
dua belas (12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.
D6 WANG TAHANAN7
 Wang Tahanan adalah dikenakan bagi kontrak kerja antarabangsa sahaja.
 Sekiranya kontrak kerja antarabangsa ditawarkan kepada kontraktor

tempatan, Wang Tahanan tidak perlu dikenakan.
 Wang Tahanan adalah berlainan daripada Bon Pelaksanaan. Kadar yang

dikenakan adalah 10% daripada nilai kerja tertakluk kepada had maksimum
5% daripada jumlah harga kontrak.
7
AP 200.3
95
 Nilai Wang Tahanan bagi kerja-kerja sub-kontraktor yang dinamakan

hendaklah mengikut nilai dan had yang ditetapkan dalam kontrak utama.
 50% daripada Wang Tahanan yang ditahan hendaklah dilepaskan kepada

kontraktor selepas kerja diperakukan siap, bakinya dipulangkan selepas
tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan atau setelah kecacatan itu diperbaiki,
mengikut mana yang terkemudian.
D7 DENDA
 Jika kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak, denda hendaklah dituntut

daripada kontraktor. Jika kontraktor gagal membayarnya, denda hendaklah
dituntut dari bayaran kemajuan atau sebarang baki bayaran yang kontraktor
berhak menerima. Sekiranya ini tidak dapat dilakukan tuntutan hendaklah
dibuat daripada Bon Pelaksanaan.
 Denda hendaklah dituntut dari masa ke semasa, sebagai contoh apabila

lewat bekal.
D8 TOLAKAN (SET-OFF)
 Jika denda dan bayaran-bayaran lain yang dikenakan itu melebihi nilai Bon
Pelaksanaan dan kontraktor gagal membayarnya, denda boleh juga ditolak
daripada apa-apa bayaran yang kontraktor berhak menerima daripada
kontrak-kontrak lain dengan Kerajaan.
 Tuntutan sivil dan tindakan selanjutnya hendaklah diambil jika semua

tindakan di atas tidak berhasil.Klausa mengenai denda dan cara Kerajaan
boleh memperolehinya hendaklahdimasukkan dalam kontrak.
 Agensi Kerajaan hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan/PKK
mengenai apa-apa denda yang dituntut dan diterima daripada pembekal/
kontraktor.
D9 TANGGUNGAN KECACATAN (AP 200.5)

9.1 Kontrak Kerja
 Kontraktor hendaklah memperbaiki apa-apa kecacatan ke atas kerja

yang telah disiapkan dalam Tempoh TanggungganKecacatan. Jika
kontraktor tidak berbuat demikian, perbelanjaan yang dikenakan untuk
memperbaiki apa-apa kecacatan hendaklah dituntut daripada Bon
96
Pelaksanaan bagi kontrak kerja tempatan dan Wang Tahanan bagi

kontrak kerja antarabangsa.
 Tempoh Tanggungan Kecacatan adalah ditentukan seperti berikut:
 Bagi kontrak kerja yang bernilai RM20,000 hingga RM500,000,

Tempoh Tanggungan Kecacatan hendaklah selama enam (6)
bulan dari tarikh kerja diperakukan siap. Dalam kes-kes
tertentu oleh kerana jenis dan kerumitan kerja, Tempoh
Tanggungan Kecacatan yang lebih lama daripada enam (6)
bulan boleh dikenakan;
 Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM500,000, Tempoh

Tanggungan Kecacatan hendaklah sekurang-kurangnya dua
belas (12) bulan dari tarikh kerja diperakukan siap. Dalam kes-
kes tertentu oleh kerana jenis dan kerumitan kerja, Tempoh
Tanggungan Kecacatan yang lebih lama daripada dua belas
(12) bulan boleh dikenakan. Bagi kerja-kerja mekanikal dan
elektrikal tempoh waranti ke atas alat-alat dan loji-loji adalah
dua belas (12) bulan;
 Tempoh Tanggungan Kecacatan bagi kontrak kerja

antarabangsa adalah sekurang-kurangnya dua belas (12)
bulan dari tarikh kerja diperakukan siap. Dalam kes-kes
tertentu, Kementerian/Jabatan boleh memanjangkan Tempoh
Tanggungan Kecacatan sesuai dengan jenis dan kerumitan
kerja tersebut;
 Tempoh Tanggungan Kecacatan bagi kerja yang dilaksanakan

oleh sub-kontraktor yang dinamakan adalah mengikut tempoh
yang ditetapkan dalam kontrak utama.
9.2 Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan
 Kontraktor hendaklah memperbaiki apa-apa kerosakan atau

mengganti barang yang dibekalkan. Jika kontraktor tidak berbuat
demikian, perbelanjaan untuk memperbaiki apa-apa kerosakan
hendaklah dituntut daripada Bon Pelaksanaan.
 Jika kontraktor gagal mengganti barang yang ditolak penerimaannya,

kos barang hendaklah dituntut daripada Bon Pelaksanaan.
97
 Jangka masa Tempoh Tanggungan Kecacatan/waranti adalah

bergantung pada jenis, kerumitan barang dan tempoh waranti
pembuat.
D10 BAYARAN PENDAHULUAN8
Bayaran pendahuluan adalah dibenarkan kepada kontraktor tempatan sahaja.

Kemudahan bayaran pendahuluan ini tidak terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak
yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana agensi Kerajaan (Ministerial Central
Contract) dan perkhidmatan perunding. Semua bayaran pendahuluan hendaklah
dicajkan terus kepada vot projek berkenaan. Had nilai, syarat dan peraturan bagi
bayaran pendahuluan kepada kontraktor kerja, bekalan dan perkhidmatan adalah
seperti berikut:
10.1 Kontrak kerja

a. Sebut Harga
 Bagi kontrak kerja, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga

25% daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau
maksimum RM100,000 mengikut mana yang lebih rendah.
 Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan tersebut,

syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi:
 Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM500,000;
 Inden Kerja telah ditandatangani dan dikeluarkan;
 Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam

syarat-syarat kontrak telah dikemukakan;
 Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi kerja

hendaklah dikemukakan seperti ditetapkan dalam AP
200.2(b). Jaminan hendaklah sama nilainya dengan
bayaran pendahuluan;
 Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada

peringkat awal kontrak dan tidak melebihi satu (1) bulan
dari tarikh Inden Kerja di mana berkaitan; dan
8
SPP 5/2007 dan SPP 5/2009
98
 Bayaran pendahuluan tidak dibenarkan bagi perolehan

kerja jika tempoh siap kerja tidak melebihi tiga (3) bulan
 Kontraktor yang melaksanakan kontrak kerja secara sebut

harga boleh diberi bayaran interim/kemajuan sehingga kerja-
kerja siap dilaksanakan.
b. Tender
 Bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh diberi

sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builder’s work)atau
maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah.
 Bagi Sub-kontraktor Dinamakan, bayaran pendahuluan boleh

diberi sehingga 20% daripada nilai kontrak Subkontraktor
Dinamakan atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang
lebih rendah.
 Jaminan bagi kontraktor utama dan NSC hendaklah dibuat

secara berasingan dan mengikut nilai yang ditetapkan.
 Kontraktor hendaklah mengemukakan permohonan untuk

kemudahan bayaran pendahuluan berserta jaminan bagi
bayaran pendahuluan secepat mungkin tetapi tidak lewat
daripada tiga bulan selepas penyerahan tapak.

 SST telah ditandatangani dan dikembalikan;
 Bon Pelaksanaan telah dikemukakan;

syarat-syarat kontrak telah dikemukakan; dan
 Jaminan bagi bayaran pendahuluan telah dikemukakan.
10.2 Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan

a. Sebut Harga
 Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan

boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kontrak atau
maksimum RM100,000 mengikut mana yang lebih rendah; dan
99
 Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh

diberi sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum
RM50,000 mengikut mana yang lebih rendah.

 Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM500,000;
 Pesanan Kerajaan telah ditandatangani dan

dikeluarkan;

syarat-syarat kontrak telah dikemukakan;
 Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi bekalan/

perkhidmatan hendaklah dikemukakan seperti
ditetapkan dalam AP 200.2(b). Jaminan hendaklah
sama nilainya dengan bayaran pendahuluan;
 Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada

peringkat awal kontrak dan tidak melebihi satu (1) bulan
dari tarikh Pesanan Kerajaan yang mana berkaitan; dan
 Bayaran pendahuluan tidak dibenarkan bagi perolehan

bekalan/perkhidmatan jika tempoh penghantaran/
perkhidmatan tidak melebihi tiga (3) bulan.
b. Tender
 Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan

boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kontrak atau
maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah.
 Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh

diberi sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum
RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah.

 SST telah ditandatangani dan dikembalikan;

100
 Bon Pelaksanaan telah dikemukakan;

syarat-syarat kontrak telah dikemukakan; dan
 Jaminan bagi bayaran pendahuluan telah dikemukakan.
10.3 Bayaran Balik Pendahuluan
Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas

bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan
yang telah disempurnakan. Bagi kontrak kerja, potongan hendaklah selesai
dibuat selewat-lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%. Bagi kontrak
bekalan/perkhidmatan juga, potongan hendaklah selesai pada tahap 75%
bekalan atau perkhidmatan disempurnakan.
10.4 Syarat-syarat dan Peraturan Bagi Bayaran Pendahuluan
 Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan dalam

bentuk seperti di Perenggan D5 yang tidak boleh batal (irrevocable)
dan nilainya adalah sama dengan bayaran pendahuluan.
 Tempoh sah laku jaminan tersebut untuk bayaran pendahuluan

kontrak mestilah meliputi tempoh kontrak atau ke satu tempoh
lanjutan yang diluluskan dan akan dilepaskan apabila segala
potongan selesai dibuat mengikut mana yang terdahulu.
 Agensi adalah dikehendaki supaya hanya menerima format Jaminan

Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans/Jaminan Bank
Islam/Jaminan Takaful seperti yang ditetapkan di dalam pekeliling.
 Agensi adalah dinasihatkan supaya berhati-hati dan mengawasi

kemajuan pelaksanaan sesuatu kontrak untuk menentukan sekiranya
pihak kontraktor gagal, bayaran pendahuluan yang belum dibayar
balik dapat dituntut daripada bank/syarikat kewangan/syarikat
insurans/syarikat takaful yang mengeluarkan jaminan tersebut yang
telah dikemukakan oleh kontraktor dalam tempoh sah lakunya.
 Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans/

Jaminan Bank Islam/Jaminan Takaful yang dikemukakan oleh
kontraktor hendaklah disahkan oleh Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat
101
Insurans/Bank Islam/Syarikat Takaful yang mengeluarkannya dan

tidak boleh membatalkannya.
D11 BAYARAN KEMAJUAN
Bayaran kemajuan untuk kontrak kerja boleh dibuat tidak lebih dari tiga (3) kali dalam
tempoh empat (4) bulan pertama selepas keluarnya SST tawaran dan sebelum
kontrak ditandatangani secara rasmi. Bayaran kemajuan yang seterusnya akan
hanya dibuat selepas perjanjian kontrak yang rasmi ditandatangani.
D12 ARAHAN PERUBAHAN KERJA - UNTUK KONTRAK KERJA (AP 202)
 Sesuatu perubahan daripada kontrak kerja bermaksud sebarang

penyimpangan daripada perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan,
spesifikasi dan/atau Senarai Kuantiti sama ada dipinda, ditambah atau
dikurangkan.
 Kerja tambahan hendaklah seboleh-bolehnya dilaksanakan secara tender

atau sebut harga berasingan mengikut kehendak-kehendak peraturan yang
berkenaan dengannya. Perubahan kerja hanyalah dibenarkan sekiranya
pelaksanaan kerja tersebut secara tender atau sebut harga berasingan akan
menjejaskan atau mengganggu kontrak yang sedang berjalan.
 Sebelum mengeluarkan Arahan Perubahan Kerja, pegawai yang

bertanggungjawab hendaklah memastikan kerja tersebut amat perlu dan
mempunyai peruntukan yang mencukupi bagi menampung perbelanjaan
tambahan. Kelulusan juga telah diperolehi terlebih dahulu mengikut Arahan
Perbendaharaan.
 Setiap perubahan daripada kontrak kerja hendaklah memenuhi kriteria

berikut:
 Tempoh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja

dikeluarkan kecuali di bawah syarat-syarat kontrak.
 Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal.

 Bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah di tapak bina
kontrak sahaja.
 Bagi kerja gantian, perubahan adalah di dalam skop kontrak asal dan
kerja asal yang ditentukan dalam skop kontrak asal hendaklah dapat
dikenal pasti dalam kerja-kerja gantian itu.
102
 Asas perkiraan nilai Arahan Perubahan Kerja dan pihak berkuasa yang boleh
meluluskan hendaklah mengikut AP 202.2 dan AP 203.
D13. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK UNTUK KONTRAK

BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
9
13.1 Sebut Harga
Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan

perkhidmatan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan sebut
harga asal dengan syarat-syarat berikut:
 Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga

RM500,000;
 Kontrak masih berkuatkuasa semasa pelanjutan tempoh kontrak

dipertimbangkan;
 Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan

perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;
 Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh

maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan
 Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada

kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan
syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak
melebihi RM750,000; atau
 Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50%

daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000
dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak
melebihi RM750,000.
10
13.2 Tender
 Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan
perkhidmatan bagi perolehan Persekutuan boleh diluluskan oleh pihak
berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat-syarat berikut:
9
SPP 5/2009
10
AP 201.1
103
 Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa semasa

permohonan perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh
kontrak dipertimbangkan;
 Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak
melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain
dalam kontrak;
 Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan
tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun;
 Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50%
daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum
RM7.5juta dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai
kontrak asal tidak melebihi RM25 juta; dan
 Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50%

daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5
juta dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal
tidak melebihi RM25 juta.
 Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain dari

yang disebutkan di atas, hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan
untuk kelulusan.
 Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan

perkhidmatan atau perubahan lain bagi perolehan Negeri perlu dirujuk
dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan Negeri.
D14. PERUBAHAN HARGA YANG DIBENARKAN DALAM KONTRAK KERJA
Sekiranya ada peruntukan dalam perjanjian/kontrak kerja yang membenarkan

perubahan harga, Kontraktor kerja boleh membuat tuntutan kenaikkan harga bagi
bahan-bahan binaan yang diluluskan oleh Perbendaharaan. Kadar kenaikan
hendaklah berasaskan kepada siaran Jabatan Perangkaan Malaysia. Bagaimanapun
bagi kontrak kerja yang berasaskan jadual harga, kontraktor tidak layak membuat
tuntutan kenaikan harga bahan binaan.
D15. PELANJUTAN MASA BAGI KONTRAK KERJA
Pelanjutan masa bagi menyiapkan sesuatu kerja boleh dibenarkan. Bagaimanapun

kelulusan tersebut perlu berpandukan kepada syarat-syarat kontrak. Pertimbangan
104
biasanya boleh diberi berasaskan sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan oleh
pihak kontraktor iaitu:
 Force Majeure;
 Kelewatan atau kerosakan yang disebabkan oleh mana-mana perkara luar

jangka yang disebut dalam kontrak;
 Arahan yang diberi oleh Pegawai Penguasa yang mengakibatkan

penangguhan projek;
 Kelewatan yang disebabkan oleh Pegawai Penguasa berpunca dari arahan,

lukisan, penamaan sub-kontraktor/pembekal yang diperuntukkan dalam
kontrak atau kelewatan yang disebabkan oleh Kerajaan dalam melaksanakan
kerja kemahiran yang tidak menjadi sebahagian daripada kontrak;
 Kelambatan memberi milik tapak bina mengikut kontrak;
 Apa-apa tindakan yang berpunca dari persatuan pekerja-pekerja setempat

atau mogok atau tutup pintu; dan
 Kontraktor tidak berupaya kerana sebab-sebab yang tidak dapat dikawal dan
diramalkan olehnya dengan munasabah.
D16. GANTIRUGI YANG DITENTUKAN DAN DITETAPKAN – LIQUIDATED AND

ASCERTAINED DAMAGES (LAD)
Sekiranya berlaku kelewatan yang tidak melayakkan kontraktor diberikan lanjutan

masa, maka sejumlah ganti rugi tertentu hendaklah dikenakan seperti dinyatakan di
dalam dokumen kontrak.
D17. PENAMATAN KONTRAK
 Klausa atau fasal ini amatlah mustahak bagi memastikan hak Kerajaan untuk
menamatkan kontrak pada bila-bila masa apabila kontraktor gagal memenuhi
obligasi kontrak.
 Sebelum menamatkan kontrak, peluang yang munasabah hendaklah

diberikan kepada kontraktor yang gagal memenuhi obligasi kontrak. Ini
termasuk memberi peringatan, amaran yang cukup secara bertulis dan
mengeluarkan surat tunjuk sebab (show cause letter). Tanpa klausa
penamatan kontrak, Kerajaan akan diletakkan dalam situasi yang amat
menyulitkan bila pembekal atau kontraktor gagal memenuhi obligasi.
105
D18 ISU-ISU PENTADBIRAN KONTRAK
Antara isu-isu yang terlibat dalam pentadbiran kontrak adalah seperti berikut:
 Tidak mengadakan kontrak.
 Kontrak lewat ditandatangani.
 Tidak mentadbir atau menguatkuasakan kontrak.
 Tiada pemantauan dari awal lagi
 Tindakan tidak diambil atas kelewatan membekal/gagal bekal
 Projek lewat siap/sakit.
 Tiada atau kurang ujian kualiti.
 Tindakan memberi amaran tidak dibuat.
 Tindakan denda/LAD tidak atau lewat diambil.
 Pegawai tidak tahu syarat dan terma.
 Tiada pegawai dilantik memantau kontrak.
 Kontrak lewat diperbaharui/dilanjutkan.
D19. PENTADBIRAN KONTRAK YANG BERKESAN
Antara tindakan yang perlu dilaksanakan bagi memastikan pentadbiran kontrak yang
berkesan adalah seperti berikut:
 Selenggara Daftar Kontrak.
 Lantik pegawai tertentu untuk mentadbir kontrak (boleh masuk dalam senarai
tugas jika sesuai).
 Dapatkan salinan kontrak (proaktif).
 Baca kontrak dan ketahui obligasi kontraktor dan hak Kerajaan.
 Sediakan senarai semak pemantauan kontrak.
 Dapatkan maklum balas daripada pengguna.
 Adakan perbincangan/perjumpaan untuk menjayakan kontrak.
 Kuatkuasakan kontrak dari awal lagi.
 Pastikan kontraktor memulakan kerja dalam tempoh 2 minggu bagi kerja.

106
 Minta laporan berkala mengenai semua kontrak.
 Ambil tindakan atas kontraktor yang sub-kontrak.
 Ujian kualiti diadakan secara rambang.
 Salinan surat peringatan/amaran kepada Kementerian Kewangan/PKK.
 Sediakan laporan setiap kontrak untuk digunakan di masa akan datang jika
perlu.
 Laporkan kepada Kementerian Kewangan/PKK/CIDB sebarang denda/LAD

atau prestasi yang baik/ kurang baik.
BAB E
TATACARA PEROLEHAN
107
BAB E
TATACARA PEROLEHAN
E1 PEROLEHAN DARURAT39
a. Pembelian darurat bermaksud pembelian yang perlu dibuat segera atau serta-
merta di mana kelewatan perolehan akan memudarat atau menjejaskan
perkhidmatan dan kepentingan awam. Dalam hal demikian, pembelian
hendaklah dihadkan kepada kuantiti bekalan yang mencukupi serta skop
perkhidmatan dan skop kerja setakat untuk menampung keperluan darurat
yang berkenaan.
b. Laporan terperinci perlunya pembelian darurat itu dibuat hendaklah

dikemukakan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh satu bulan dari tarikh
pembelian untuk dihantar kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau
Pegawai Kewangan Negeri untuk tujuan penyiasatan dan audit.
c. Pengecualian Arahan Perbendaharaan berikut adalah dibenarkan dalam

perolehan darurat iaitu:
 AP 170 (Sebut Harga);
 AP 171 (Tender);
 AP 172 (Publisiti Tender);
 AP 180 (Kerja Yang Tidak Melebihi RM500,000);
 AP 181 (Kerja Bernilai Melebihi RM500,000); dan
 AP 190 (Perolehan Perkhidmatan Bukan Perunding).
E2 PEROLEHAN SECARA GOTONG ROYONG40
a. Gotong royong adalah satu konsep kerja beramai-ramai secara bermuafakat

untuk menyempurnakan sesuatu kerja tanpa mengharapkan keuntungan
kewangan. Perolehan secara gotong royong dapat mengurangkan
perbelanjaan Kerajaan, mewujudkan semangat kerjasama di kalangan
anggota masyarakat serta mengeratkan hubungan antara Kerajaan dengan
rakyat.
b. Kriteria bagi menentukan projek boleh dilaksanakan secara gotong royong

39
AP 173.2
40
SPP Bil. 4 Tahun 2004
108
 Had maksimum kewangan adalah sebanyak RM100,000 dan

disediakan secara pemberian terus kepada pihak yang menerajui
projek gotong royong.
 Melibatkan projek kecil yang tidak memerlukan kepakaran khusus

seperti mekanikal dan elektrikal. Sekiranya perlu, kerja-kerja tersebut
hendaklah dilaksanakan oleh syarikat/kontraktor yang berdaftar dalam
bidang yang berkenaan.
 Boleh dilaksanakan sendiri oleh pihak peneraju projek yang terdiri

daripada Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK)
atau Jawatankuasa Kemajuan Mukim/Badan/Pertubuhan/Persatuan
lain yang melibatkan masyarakat setempat atau Badan-badan Bukan
Kerajaan (NGO) dengan diawasi oleh Pegawai Penyelia.
 Mesti bebas daripada semua halangan (free from encumbrances)

seperti pemilikan tapak projek dan sebagainya.
 Pelaksanaan projek melibatkan tenaga penduduk tempatan dan

bercorak kemasyarakatan seperti kerja-kerja pembinaan, pembersihan
atau lain-lain kerja bercorak fizikal termasuk pembinaan rumah untuk
Program Bantuan Rumah Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat
atau Program Perumahan Rakyat Termiskin.
 Tempoh pelaksanaan tidak melebihi 14 hari kerja berturut-turut atau 14

hari dalam tempoh maksimum 3 bulan. Sebarang perlanjutan tempoh
perlu mendapat kelulusan Pegawai Pengawal/Pegawai Pemegang
Waran/Pemegang Waran Kecil terlebih dahulu.
c. Pelaksanaan projek kecil secara gotong royong adalah tertakluk kepada

syarat dan peraturan seperti berikut:
 Senarai projek yang akan dilaksanakan secara gotong royong dikenal

pasti dan dipersetujui oleh Pegawai Pengawal.
 Pegawai Pemegang Waran/Pemegang Waran Kecil hendaklah

melantik Pegawai Penyelia yang bertanggungjawab memastikan hal-
hal kewangan diuruskan dengan betul dan telus, menyelia
pelaksanaan projek dan bertanggungjawab mengesahkan projek
berkenaan siap.
 Pihak peneraju projek bertanggungjawab memastikan keselamatan

bahan-bahan dan peralatan projek sepanjang tempoh pelaksanaan.
109
 Di mana berkenaan/perlu, Pegawai Penyelia boleh mendapatkan

kerjasama Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS bagi pelaksanaan
projek tersebut.
 Tatacara kewangan seperti berikut perlu dipatuhi sepenuhnya:
 Pihak peneraju projek hendaklah membuka/mempunyai satu

akaun di bank tempatan.
 Sumbangan kewangan daripada swasta dan dermawan/orang

perseorangan boleh juga diterima oleh pihak peneraju projek
dengan syarat resit dikeluarkan dan dimasukkan ke dalam
akaun gotong royong berkenaan.
 Satu penyata kewangan berasingan hendaklah disediakan dan

disimpan oleh pihak peneraju bagi setiap projek dan boleh
diperiksa oleh mana-mana pihak pada bila-bila masa.
d. Bayaran elaun sagu hati dan makan minum peserta adalah dihadkan
sehingga 20% daripada peruntukan pemberian Kerajaan. Jumlah bayaran
sagu hati kepada peserta hendaklah mengikut kemahiran dan tahap
penglibatan peserta yang ditetapkan oleh Pihak Peneraju Projek.
e. Semua Pegawai Pemegang Waran/Pemegang Waran Kecil dikehendaki

mengemukakan laporan pelaksanaan projek gotong royong secara berkala
bagi setiap separuh tahun pertama dan kedua kepada Pegawai Pengawal
masing-masing. Laporan juga hendaklah dikemukakan oleh setiap
Kementerian yang berkenaan kepada Kementerian Kewangan bagi setiap
separuh tahun pertama dan kedua (sebelum 31 Julai dan 31 Januari tahun
berikutnya).
E3 PEROLEHAN BERKAITAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

[INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT)] SERTA
41
RANGKAIAN INTERNET
a. Semua Kementerian dan Pejabat Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri,

bertanggungjawab menubuhkan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) untuk
menyelaras permohonan perolehan berkaitan ICT bagi agensi-agensi di
bawahnya. Agensi-agensi di bawah Kementerian dan negeri juga perlu
41
SPA 1/2009, SPP 8/2011, SPP 3/2013 & Garis Panduan Pengauditan ICT,Jabatan Audit Negara
110
masing-masing menubuhkan JPICT sendiri bagi menyelaras permohonan

projek ICT di peringkat agensi masing-masing.
b. Keahlian JPICT dan bidang tugasnya mengikut peringkat pentadbiran
dijelaskan dalam Lampiran A SPA Bil. 1/2009 yang dikeluarkan oleh Jabatan
Perdana Menteri.
c. Semua permohonan daripada agensi Kerajaan Persekutuan hendaklah

mendapat kelulusan JPICT di peringkat Kementerian sebelum dikemukakan
kepada Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT). Semua permohonan bagi
agensi-agensi di bawah Jabatan Perdana Menteri hendaklah diselaraskan
oleh JPICT di peringkat agensi dan dikemukakan terus kepada JTICT.
d. Perolehan ICT Jabatan di peringkat Negeri perlu mendapat kelulusan

daripada JPICT Negeri. Badan Berkanun Negeri serta Pihak Berkuasa
Tempatan pula hendaklah melaporkan perolehan ICT masing-masing kepada
JPICT Negeri atau setaraf dengannya di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri.
Laporan penyelarasan perolehan ICT ini perlu dikemukakan oleh JPICT
Negeri kepada JTICT untuk tujuan pemantauan.
e. JTICT ialah satu jawatankuasa yang ditubuhkan bagi menimbang dan

meluluskan permohonan kelulusan teknikal daripada agensi Kerajaan bagi
perolehan sistem, rangkaian, perkakasan dan perisian ICT. MAMPU
merupakan Urus Setia kepada JTICT.
f. Keahlian JTICT adalah seperti berikut:
 Pengerusi: Ketua Pengarah/ Timbalan Ketua Pengarah (ICT), MAMPU
 Ahli-ahli:
 Wakil Bahagian Perolehan, Kementerian Kewangan
 Wakil Unit Perancang Ekonomi
 Wakil Jabatan Audit Negara
 Wakil Sektor ICT MAMPU
 Pakar ICT dari agensi sektor awam
 Ahli Jemputan
 Urus Setia: MAMPU
g. Skop perolehan ICT yang perlu mendapatkan kelulusan teknikal JTICT adalah
seperti berikut:
 Projek Baru
111
 Peningkatan Sistem
 Pertambahan Peralatan
 Perluasan Sistem
Definasi dan contoh bagi setiap skop di atas dijelaskan dalam SPA Bil.
1/2009.
h. Perkhidmatan ICT yang memerlukan perlanjutan seperti langganan maklumat

atas talian, talian Internet dan web hosting yang tiada perubahan kepada skop
asal tidak perlu memohon kelulusan teknikal JTICT bagi perkhidmatan
seterusnya. Perkhidmatan perunding adalah tertakluk kepada SPP Bil. 3/1995
dan SPP Bil. 6/2006 serta tidak memerlukan kelulusan teknikal JTICT.
Perkhidmatan penyelenggaraan bagi semua jenis perolehan ICT juga tidak
memerlukan kelulusan teknikal JTICT.
i. Perolehan peralatan teknologi baru dan peralatan dalam bidang penyelidikan

dan pembangunan adalah tertakluk kepada SPP Bil. 5/1997 dan tidak
memerlukan kelulusan teknikal JTICT. Teknologi baru yang dimaksudkan
merangkumi bidang-bidang teknologi yang ditentukan oleh Jawatankuasa
Penyelarasan Perolehan Kemudahan dan Peralatan Teknologi Baru
(JPPKPTB) di Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi. Pengecualian ini
juga meliputi perolehan bagi peralatan yang digabung dengan komputer untuk
tujuan khas seperti perkakasan instrumen saintifik, perubatan, kejuruteraan
dan seumpamanya.
j. Skop dan had nilai projek ICT yang memerlukan kelulusan teknikal JTICT/
JPICT adalah seperti berikut:
 Bagi permohonan projek ICT yang melibatkan pembangunan Sistem
Aplikasi:
 Perolehan ICT yang bernilai RM500,000 atau lebih hendaklah

mendapat kelulusan teknikal JTICT; dan
 Perolehan ICT yang bernilai kurang daripada RM500,000

hendaklah mendapat kelulusan JPICT Kementerian masing-
masing.
 Bagi permohonan projek ICT yang tidak melibatkan pembangunan

sistem Aplikasi:
 Perolehan ICT yang bernilai RM3 juta atau lebih hendaklah

mendapat kelulusan teknikal JTICT;
112
 Perolehan ICT bernilai RM500,000 dan kurang daripada RM3

juta hendaklah mendapat kelulusan teknikal daripada JPICT
Kementerian masing-masing;
 Perolehan ICT bernilai lebih daripada RM50,000 dan kurang

daripada RM500,000 hendaklah mendapat kelulusan teknikal
daripada Urus Setia JPICT Agensi masing-masing;
 Perolehan ICT bernilai sehingga RM50,000 hendaklah

mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan/Agensi/Pusat
Tanggungjawab dan tertakluk kepada SPP Bil. 12/2007.
Pandangan teknikal daripada Bahagian/ Unit/ Seksyen
Teknologi Maklumat Jabatan/Agensi hendaklah diperoleh
terlebih dahulu bagi perolehan yang memerlukan kepakaran
teknikal.
k. Setelah memperolehi kelulusan JTICT/JPICT, semua agensi dibenarkan untuk

membuat perolehan perisian komputer atau lesen pengguna bagi perisian
khusus atau perisian umum secara rundingan terus berdasarkan kepada
takrifan, had nilai, kuasa melulus dan syarat-syarat seperti berikut:
 Takrifan
 Perisian Khusus :
Perisian yang mempunyai fungsi khusus melibatkan

penggunaan spesifik seperti penyelidikan dan pembangunan,
perubatan, kejuruteraan, keselamatan strategik, meteorologi
dan lain-lain.
 Perisian Umum :
Perisian yang mempunyai fungsi umum yang diguna sama oleh

kebanyakan Agensi.
 Had Nilai Dan Kuasa Melulus

 Perisian Khusus
HAD NILAI KUASA MELULUS
Sehingga RM50 ribu Pegawai Pengawal/Ketua Agensi

Melebihi RM50 ribu sehinga Jawatankuasa Sebut Harga Agensi
RM500 ribu
Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan “B” Agensi
RM20 juta
113
Melebihi RM20 juta sehingga RM50 Lembaga Perolehan “A” Agensi

juta
Melebihi RM50 juta Kementerian Kewangan
 Perisian Umum

Melebihi RM50 ribu sehinga Jawatankuasa Sebut Harga Agensi
RM500 ribu
Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan “B” Agensi
RM1 juta
 Syarat-Syarat:
 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;
 Perisian berkenaan boleh diperoleh daripada pemilik perisian

atau pembekal tunggal/agen tunggal sama ada berdaftar atau
tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan;
 Pembekal tunggal/agen tunggal hendaklah mempunyai surat

lantikan yang sah daripada pemilik perisian berkenaan;
 Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan

menguntungkan Kerajaan selaras dengan peraturan semasa;
 Perolehan hanya untuk perisian komputer sahaja dan tidak

termasuk perkakasan; dan
 Agensi mendapat kelulusan teknikal selaras dengan peraturan

berkuatkuasa yang dikeluarkan oleh MAMPU.
 Had nilai, kuasa melulus dan syarat-syarat di atas adalah juga terpakai
untuk perolehan yang melibatkan naik taraf perisian komputer atau
pembaharuan lesen.
l. Agensi adalah dibenarkan membuat perolehan pangkalan data, jurnal dan

maklumat secara atas talian tertakluk kepada had nilai, kuasa melulus dan
syarat-syarat seperti berikut:
114

Melebihi RM50 ribu sehinga RM500 Jawatankuasa Sebut Harga Agensi
ribu
Melebihi RM500 ribu sehingga RM20 Lembaga Perolehan “B” Agensi
juta
juta
 Syarat-Syarat:
 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan adalah mencukupi;
 Perolehan dibuat daripada mana-mana pemilik atau pembekal
tunggal/agen tunggal sama ada yang berdaftar atau tidak
berdaftar dengan Kementerian Kewangan;
 Pembekal tunggal/agen tunggal hendaklah mempunyai surat
lantikan yang sah daripada pemilik pangkalan data, jurnal dan
maklumat berkenaan;
 Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan
menguntungkan Kerajaan selaras dengan peraturan semasa;
dan
berkuat kuasa yang dikeluarkan oleh MAMPU.
 Had nilai, kuasa melulus dan syarat-syarat di atas adalah juga terpakai
untuk perolehan yang melibatkan pelanjutan tempoh langganan
pangkalan data, jurnal dan maklumat atas talian.
m. Agensi adalah dibenarkan melanjutkan kontrak penyelenggaraan dan menaik

taraf bagi perkhidmatan rangkaian ICT dan perkhidmatan Internet dengan
pembekal perkhidmatan sedia ada tertakluk kepada had nilai, kuasa melulus
dan syarat-syarat seperti berikut berikut:

Melebihi RM200 ribu sehinga RM500 Jawatankuasa Sebut Harga Agensi
ribu
Melebihi RM500 ribu sehingga RM20 Lembaga Perolehan “B” Agensi
juta
115

juta
 Syarat-Syarat:
 Kontrak semasa masih berkuat kuasa semasa perolehan

dibuat;

berkuat kuasa yang dikeluarkan oleh MAMPU;
 Pembekal hendaklah mempunyai lesen yang sah daripada

Suruhanjaya Komunikasi Multimedia Malaysia dan berdaftar
dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan;
dan
 Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah yang

menguntungkan Kerajaan selaras dengan peraturan semasa
yang berkuat kuasa.
 Tempoh kontrak yang munasabah dan hendaklah mengambil

kira pelaksanaan 1GovNet di Agensi masing-masing.
 Had nilai, kuasa melulus dan syarat-syarat di atas adalah juga terpakai
untuk perolehan baru atau peluasan skop perkhidmatan rangkaian ICT
dan perkhidmatan Internet. Walau bagaimanapun, Agensi hendaklah
mendapatkan kelulusan MAMPU sebelum perolehan dilaksanakan.
n. Program pengauditan perolehan ICT adalah dijelaskan dengan terperinci di

dalam Garis Panduan Pengauditan ICT, Jabatan Audit Negara. Garis
Panduan ini boleh didapati di eSPP seperti berikut:
eSPP→ Repositori → Garis Panduan/Jurnal/Manual/Nota/SOP →Carian

Nama Dokumen: Garis Panduan Pengauditan ICT
E4 PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK (JPS DAN JKR) 42
a. Semua Jabatan bukan teknik hendaklah mendapatkan perkhidmatan daripada

Jabatan Teknik (Jabatan Pengairan dan Saliran atau Jabatan Kerja Raya)
42
AP 182 & SPP Bil. 2 Tahun 2011
116
bagi melaksanakan semua projek kerja tertakluk kepada peraturan yang

berkuat kuasa dari semasa ke semasa. Contoh perolehan kerja adalah seperti
perubahan struktur bangunan, pembinaan sistem pengairan dan kerja-kerja
elektrik.
b. Kementerian/Jabatan hendaklah mengemukakan kepada Jabatan Teknik

maklumat lengkap seperti berikut:
 kedudukan status tapak projek;
 ringkasan projek;
 siling projek;
 peruntukan tahunan; dan
 jadual pelaksanaan projek.
c. Sekiranya Jabatan Teknik tidak berkemampuan untuk melaksanakan kerja-

kerja tersebut atau tidak memberi maklum balas dalam tempoh 14 hari
daripada tarikh surat Agensi diterima oleh Jabatan Teknik, perolehan melalui
perkhidmatan perunding hendaklah dilaksanakan.
d. Satu salinan asal as built drawing hendaklah dikemukakan kepada Jabatan

Teknik oleh Kementerian/Jabatan untuk simpanan dan rujukan di masa
hadapan.
e. Untuk kerja-kerja tambahan atau pengubahsuaian yang melibatkan bangunan

Kerajaan Persekutuan, kelulusan Bahagian yang berkenaan di Jabatan
Perdana Menteri atau Jabatan yang diberi tanggungjawab untuk
menguruskan hal ini hendaklah diperoleh terlebih dahulu dan AP 182.1(a) dan
(b) hendaklah dipatuhi.
f. Bagi kerja-kerja penyenggaraan atau membaiki kerosakan kecil yang tidak

melibatkan struktur bangunan yang bernilai tidak melebihi RM100,000 atau
kerja elektrik yang tidak melebihi RM50,000 bagi satu kali pembaikan boleh
diurus sendiri oleh Kementerian/Jabatan tanpa merujuk kepada Jabatan
Teknik. Walau bagaimanapun, kerja-kerja berkenaan hendaklah dipelawa
mengikut AP 180 di kalangan kontraktor yang berdaftar dengan CIDB dalam
gred dan kategori yang berkaitan.
117
E5 PEROLEHAN MELALUI PERKHIDMATAN PERUNDING43
a. Perkhidmatan perunding di bawah tatacara ini adalah perkhidmatan yang

disediakan oleh firma perunding yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan di bawah kod bidang perkhidmatan perunding berkaitan dan
dikategorikan sebagai perunding fizikal dan perunding bukan fizikal.
b. Agensi yang ingin melaksanakan sesuatu projek pembangunan fizikal atau

kajian, tetapi tidak mempunyai keupayaan dari segi kepakaran atau
kakitangan di dalam organisasi sendiri dan bercadang untuk menggunakan
perkhidmatan perunding, hendaklah terlebih dahulu mendapatkan kebenaran
rasmi daripada Pegawai Pengawal atau pegawai yang diturunkan kuasa oleh
Pegawai Pengawal.
c. Bagi melaksanakan projek pembangunan fizikal, Agensi hendaklah

mendapatkan perkhidmatan daripada Jabatan Teknik tertakluk kepada
peraturan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. Sekiranya Jabatan
Teknik tidak berkemampuan untuk melaksanakan kerja-kerja tersebut atau
tidak memberi jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat Agensi diterima
oleh Jabatan Teknik, Agensi boleh melaksanakannya dengan menggunakan
perkhidmatan perunding.
d. Bagi pelaksanaan projek ICT yang memerlukan perkhidmatan perunding,

Agensi hendaklah terlebih dahulu merujuk kepada pihak MAMPU dengan
mengemukakan permohonan melalui Jawatankuasa Pemandu ICT
Kementerian masing-masing.
e. Pelantikan perunding hendaklah dibuat berasaskan kepada kepakaran,

keupayaan profesional, kedudukan kewangan, prestasi perkhidmatan,
pengalaman firma dan kriteria lain yang bersesuaian.
f. Perolehan perkhidmatan perunding kini terbahagi kepada tiga kaedah iaitu

lantikan terus berserta kos siling, tender terhad dan tender terbuka.
Penentuan kaedah perolehan perkhidmatan perunding bergantung kepada
nilai kos projek, kos kajian atau kos kerja ukur yang akan dilaksanakan seperti
berikut:
43
AP 186, AP187, AP 189 , SPP Bil. 2 Tahun 2011 dan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Perkhidmatan
Perunding, Jabatan Audit Negara
118
KAEDAH
HAD NILAI
PEROLEHAN
Lantikan Terus 1. Kos Projek Pembangunan Fizikal sehingga RM5 juta
Berserta Kos Siling
2. Kos Kajian sehingga RM500 ribu
3. Kos Kerja Ukur sehingga RM500 ribu
Tender Terhad 1. Kos Projek Pembangunan Fizikal sehingga RM50 juta

2. Kos Kajian sehingga RM2 juta
3. Kos Kerja Ukur melebihi RM500 ribu
Tender Terbuka 1. Kos Projek Pembangunan Fizikal melebihi RM50 juta

2. Kos Kajian Fizikal/Bukan Fizikal melebihi RM2 juta
g. Agensi adalah dilarang pecah kecilkan nilai projek pembangunan fizikal/kajian

untuk mengelak daripada melaksanakan kaedah pelawaan yang lebih
kompetitif/ telus/terbuka.
h. Perolehan perkhidmatan perunding selain daripada kaedah yang ditetapkan

adalah tidak dibenarkan kecuali telah mendapat kebenaran daripada
i. Bagi mengelakkan percanggahan kepentingan (conflict of interest), firma yang

telah dilantik oleh Agensi sebagai perunding bagi sesuatu projek, tidak
dibenarkan mengambil bahagian dalam urusan perolehan bagi projek yang
sama.
j. Bagi urusan pelantikan perunding, Agensi hendaklah menubuhkan

Jawatankuasa Penilaian Perunding (JPP) dengan ahlinya dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Agensi/Pegawai Yang Diturunkan
Kuasa. Penubuhan JPP boleh dilaksanakan secara tetap atau secara adhoc
mengikut keperluan projek/kajian dan kapasiti organisasi Agensi.
k. Pihak berkuasa melulus dan had kuasa melulus kos perkhidmatan perunding
PIHAK BERKUASA HAD NILAI KUASA MELULUS PEROLEHAN

MELULUS PERKHIDMATAN PERUNDING
Jawatankuasa Sebut Harga 1. Kos Projek Pembangunan Fizikal sehingga
Agensi RM5 juta
- Bagi Agensi bukan teknik 2. Kos Kajian sehingga RM500 ribu
di peringkat Ibu
3. Kos Kerja Ukur sehingga RM500 ribu
Pejabat sahaja; dan
- Bagi Jabatan Teknik, di
peringkat Ibu Pejabat
dan Negeri
119
PIHAK BERKUASA HAD NILAI KUASA MELULUS PEROLEHAN

MELULUS PERKHIDMATAN PERUNDING
Lembaga Perolehan ‘B’ 1. Kos Projek Pembangunan Fizikal sehingga
Agensi RM20 juta
3. Kos Kerja Ukur sehingga RM2 juta
Lembaga Perolehan ‘A’ 1. Kos Projek Pembangunan Fizikal sehingga

Agensi RM200 juta
3. Kos Kerja Ukur sehingga RM5 juta
Kementerian Kewangan 1. Kos Projek Pembangunan Fizikal melebihi

RM200 juta
2. Kos Kajian melebihi RM5 juta
3. Kos Kerja Ukur melebihi RM5 juta
l. Bagi mengatasi kerumitan pelaksanaan projek-projek kecil, Jawatankuasa

Sebut Harga Agensi (JKSH) diberi kuasa untuk meluluskan pelantikan satu
perunding utama (lead consultant) bagi kos projek sehingga RM1 juta dan
membenarkan perunding utama tersebut melantik perunding bidang lain
(associated consultants) yang diperlukan bagi sesuatu komponen projek.
m. Penerangan lanjut mengenai pengurusan perkhidmatan perunding dan

program pengauditan perolehan melalui perkhidmatan perunding adalah
dijelaskan dengan terperinci di dalam Garis Panduan Pengauditan
Pengauditan Perkhidmatan Perunding, Jabatan Audit Negara. Garis Panduan
ini boleh didapati di eSPP seperti berikut:
eSPP → Repositori → Garis Panduan/Jurnal/Manual/Nota/SOP →Carian

Nama Dokumen: Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Perkhidmatan
Perunding
E6 PEROLEHAN MELALUI PENGGUNAAN KONTRAK JABATAN LAIN 44
a. Kementerian/Jabatan boleh memperoleh bekalan barangan yang diperlukan

daripada Agensi Kerajaan yang telah mempunyai kontrak sebagai pengguna
utama sesuatu barangan atau daripada pembekal di atas syarat-syarat yang
sama.
b. Perolehan secara ini hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan atau

Pihak Berkuasa Kewangan Negeri terlebih dahulu.
44
AP 178.2
120
c. Kementerian/Jabatan mesti mendapat persetujuan daripada agensi yang

mengikat kontrak dan kontrak tersebut hendaklah masih berkuatkuasa.
Perolehan ini tidak menyebabkan tambahan kuantiti kepada kontrak asal serta
tertakluk kepada baki kuantiti yang masih ada dan belum digunakan oleh
agensi utama.
E7 PUBLIC PRIVATE PARTNERSHIP (PPP) - KERJASAMA AWAM DAN SWASTA45
a. Pembiayaan Inisiatif Swasta (PFI)/Perkongsian Awam-Swasta (PPP) yang

telah diumumkan di dalam Rancangan Malaysia Kesembilan (RMke-9)
merupakan satu lagi kaedah perolehan projek Kerajaan.
b. Ia merujuk kepada pemindahan tangggungjawab pembiayaan dan

pengurusan pelaburan modal dan perkhidmatan seperti pembinaan,
pengurusan, penyenggaraan, pembaikan dan penggantian aset-aset Kerajaan
seperti bangunan, infrastruktur, peralatan dan kemudahan lain kepada sektor
swasta yang mana akan mewujudkan stand-alone business.
c. Sebagai balasan, sektor awam akan membayar bagi perkhidmatan yang

diberikan oleh sektor swasta. Dalam sesetengah projek PPP, pembayaran
dibuat sendiri oleh pengguna kepada penyedia perkhidmatan. Terma PFI dan
PPP digunakan saling bertukar ganti, namun dalam konteks Malaysia, PFI
adalah subset kepada PPP.
d. Pelaksanaan PPP adalah cenderung kepada beberapa projek strategik

berimpak tinggi yang melibatkan pembiayaan, prestasi pelaksanaan,
penyelenggaraan, pemindahan risiko dan ketersediaan aset/perkhidmatan
apabila diserahkan kepada sektor awam.
e. Antara projek PPP ialah Projek My Rapid Transit (MRT) di Lembah Klang,
pembinaan Hospital Pengajian Universiti Islam Antarabangsa Malaysia di
Kuantan dan pembinaan dua loji jana kuasa gas berkitar padu 300 megawatt
di Kimanis dan Lahad Datu, Sabah.
f. Ciri-ciri utama projek PPP adalah seperti berikut :

 Hubungan di antara sektor swasta dan awam adalah berdasarkan
perkongsian;
45
laman sesawang UKAS, JPM, Garis Panduan Kerjasama Awam-Swasta (PPP), UKAS dan Garis Panduan
Pengauditan Private Finance Initiative (PFI), Jabatan Audit Negara
121
 Sektor awam menentukan spesifikasi output perkhidmatan bagi

tempoh konsesi;
 Sektor swasta menentukan input yang diperlukan dan diberi
kebebasan untuk memperkenalkan inovasi ke dalam reka bentuk dan
pembangunan bagi mengurangkan kos keseluruhan sesuatu projek
tersebut;
 Pembayaran untuk perkhidmatan adalah berdasarkan prestasi dan
standard yang telah ditentukan;
 Menggalakkan budaya penyenggaraan yang mana syarikat
bertanggungjawab untuk menyenggara aset sepanjang tempoh
operasi yang dipersetujui;
 Integrasi reka bentuk, pembinaan, pembiayaan, penyenggaraan dan
operasi-pakej keseluruhan;
 Pindah milik aset setelah tamat tempoh konsesi merupakan satu
pilihan bagi Kerajaan;
 Perkongsian risiko secara optimum di mana suatu risiko diperuntukkan
kepada pihak yang dapat menguruskannya dengan paling baik; dan
 Whole Life Cycle Costing (WLCC) di mana projek PPP selalunya
dianugerahkan berdasarkan kepada jumlah kos keseluruhan terendah
sepanjang tempoh konsesi berbanding kos pembinaan terendah di
bawah kaedah perolehan biasa – anjakan paradigma dalam objektif
perolehan
g. Ciri-ciri yang membezakan PPP dengan kaedah perolehan yang lain adalah
seperti di Jadual berikut:
KONVENSIONAL PPP PENSWASTAAN

Perolehan dibiayai terus Pembiayaan daripada Pembiayaan daripada
daripada bajet Kerajaan. sumber kewangan pihak sumber kewangan swasta
swasta tanpa jaminan tanpa jaminan Kerajaan.
Kerajaan.
Impak secara langsung ke Impak ke atas bajet awam Tiada kesan terhadap
atas kedudukan diagihkan sepanjang perbelanjaan sektor awam.
kewangan sektor awam. tempoh konsesi.
Risiko ditanggung Pengagihan risiko kepada Risiko ditanggung
sepenuhnya oleh sektor pihak yang dapat sepenuhnya oleh sektor
awam. menguruskannya secara swasta.
berkesan.
Penglibatan meluas sektor Pembabitan sektor swasta Kerajaan bertindak sebagai
awam di setiap peringkat melalui penguatkuasaan badan kawal selia.
sepanjang jangka hayat KPI yang telah
projek. dipersetujui.
122
KONVENSIONAL PPP PENSWASTAAN

Kontrak jangka pendek Kontrak jangka panjang Kontrak jangka panjang
dengan pihak swasta. dengan pihak swasta. dengan pihak swasta.
Sesuai untuk projek yang Sesuai untuk projek yang Sesuai untuk projek yang
mempunyai pulangan mempunyai daya maju mempunyai daya maju
sosio-ekonomi yang tinggi komersial. komersial yang tinggi.
dan pertimbangan
strategik.
h. Penstrukturan projek PPP melibatkan penyertaan pihak-pihak sektor swasta

yang berkaitan dengan peranan dan risiko dikenal pasti dengan jelas. Pihak-
pihak yang terlibat adalah seperti berikut :
 SPV yang diwujudkan khusus untuk setiap projek
 Pembiaya kewangan
 Kontraktor pembinaan
 Operator pengurusan fasiliti
 Sektor awam (Kementerian/Agensi berkaitan)
i. Struktur projek PPP adalah seperti di rajah berikut:
j. Penerangan lanjut mengenai konsep, pendekatan, ciri-ciri PPP dan program

pengauditan terhadap projek PPP adalah dijelaskan dengan terperinci di
dalam Garis Panduan Pengauditan Private Finance Initiative (PFI), Jabatan
Audit Negara. Garis Panduan ini boleh didapati di eSPP seperti berikut:
123
eSPP → Repositori → Garis Panduan/Jurnal/Manual/Nota/SOP →Carian

Nama Dokumen: Garis Panduan Pengauditan Private Finance Initiative (PFI)
E8 RUNDINGAN TERUS46
a. Permohonan perolehan secara rundingan terus hanya boleh dibuat setelah

diluluskan oleh Kementerian Kewangan.
b. Permohonan perolehan secara rundingan terus adalah dipertimbangkan

berasaskan kriteria berikut:
 Keperluan Mendesak
Perolehan kerja/bekalan/perkhidmatan yang mendesak dan perlu
disegerakan. Sekiranya perolehan tersebut tidak dibuat dengan
segera, maka akan memudaratkan dan menjejas perkhidmatan dan
kepentingan awam.
 Bagi Maksud Penyeragaman

Bagi memastikan kesesuaian pengguna antara barang yang sedia ada
dengan barangan baru yang akan dibeli, maka permohonan untuk
membeli barangan yang sama dan daripada pembekal yang sama
secara rundingan terus boleh dipertimbangkan.
 Satu Punca Bekalan/Perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Francais)

Pembelian khusus yang mana hanya satu syarikat sahaja yang dapat
membekalkan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti
membeli alat ganti dan lain-lain.
 Melibatkan Keselamatan/Strategik
Perolehan melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang
strategik dan perlu dirahsiakan.
 Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera

Dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat Bumiputera yang
bertaraf pembuat, Kerajaan telah mengadakan tatacara perolehan
khusus yang dibuka kepada pembuat berkenaan sahaja. Bagi
barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat
Bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus boleh
dipertimbangkan bagi membantu mewujudkan pembuat Bumiputera
yang berdaya saing.
46
Surat Arahan Perbendaharaan 17 April 2002, Surat Arahan Perbendaharaan 26 Mac 2008
124
c. Surat niat/Letter of Intent (LOI) hendaklah dikeluarkan kepada syarikat setelah

syarat-syarat yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dipenuhi. LOI
hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa dan terma dalam
LOI tidak mengikat Kerajaan (non-binding). Format Surat Niat dalam SPP Bil.
5/2007 hendaklah dijadikan panduan dalam menyediakan LOI.
d. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah ditubuhkan bagi setiap rundingan

terus dan dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang
diturunkan kuasa. Pelantikan ahli Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah
dibuat secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. Jawatankuasa Rundingan
Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga orang pegawai
yang berkelayakan atau mempunyai pengalaman dan kemahiran teknikal
mengenai perolehan yang berkenaan. Pegawai dari agensi lain boleh dilantik
bagi maksud ini.
e. Bagi memastikan harga yang dirundingkan adalah munasabah, berpatutan

dan mendapat best value for money, kajian pasaran hendaklah dibuat bagi
perolehan bekalan dan perkhidmatan sebelum sesuatu rundingan dijalankan.
Trend harga pembelian dalam urusan perolehan hendaklah diambil kira serta
dijadikan sebagai panduan. Harga pembelian bagi perolehan yang sama yang
diuruskan oleh Agensi lain juga hendaklah diambil kira. Bagi perolehan kerja,
anggaran Jabatan hendaklah dijadikan asas rundingan. Agensi perlu
mengambil kira angka tunjuk harga/ indeks kos bahan binaan bangunan yang
diterbitkan oleh Jabatan Perangkaan semasa menyediakan anggaran jabatan.
f. Minit mesyuarat hendaklah disediakan untuk setiap mesyuarat rundingan

harga dengan dicatatkan para hadirin dan perkara yang telah ataupun tidak
dipersetujui dan seterusnya ditandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat.
g. Pengesahan secara bertulis daripada syarikat ke atas harga yang telah

dipersetujui hendaklah diperolehi.
h. Harga anggaran jabatan, harga tawaran asal syarikat dan harga dipersetujui
hendaklah disenaraikan secara terperinci mengikut item atau komponen
perolehan.
i. Laporan Hasil Rundingan Harga hendaklah disediakan dan ditandatangani

oleh Pengerusi dan Ahli-ahli Jawatankuasa Rundingan Harga dalam tempoh
tiga hari selepas tamat rundingan harga dan seterusnya dikemukakan kepada
pihak berkuasa yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan bagi
meluluskan harga tersebut.
125
j. Pegawai Pengawal dan Jawatankuasa Rundingan Harga bertanggungjawab

memastikan harga yang diperakukan untuk persetujuan adalah munasabah,
berpatutan dan best value for money. Pegawai Pengawal perlu membuat
pengesahan ke atas harga yang telah dirunding untuk dimuktamadkan
dengan mengisi format Lampiran II Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh
26 Mac 2008. Lampiran tersebut perlu dikemukakan bersama-sama Laporan
Hasil Rundingan Harga serta dokumen/maklumat lain yang berkaitan untuk
kelulusan.
k. Sekiranya harga rundingan tidak dapat dipersetujui, Pengerusi Jawatankuasa

Rundingan Harga perlu memaklumkannya kepada Pegawai Pengawal.
Laporan Hasil Rundingan Harga tersebut juga perlu dimaklumkan kepada
Kementerian Kewangan untuk keputusan sewajarnya.
l. Dalam semua rundingan, Agensi perlu mematuhi semua dasar perolehan

Kerajaan dan lain-lain peraturan kewangan yang berkuat kuasa.
m. Surat Setuju Terima/Letter of Acceptance (LOA) hendaklah dikeluarkan
kepada syarikat dalam tempoh 1 hari selepas kelulusan Kementerian
Kewangan atau Lembaga Perolehan Agensi, mengikut mana yang berkenaan.
n. Keseluruhan proses rundingan harga hendaklah diselesaikan dalam tempoh

tidak melebihi 2 minggu dan syarikat tidak melengahkan persetujuan harga.
E9 PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT47
a. Panjar Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai
pengakaun untuk membantu Agensi Kerajaan membuat pembelian kecil
dengan lebih pantas tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada
vot.
b. Had nilai perolehan melalui Panjar Wang Runcit adalah tidak melebihi
RM500.00 bagi satu resit pembelian. Dokumen pembelian tidak diperlukan
dan resit yang dikemukakan adalah memadai. Arahan ini tidak menghalang bil
yang lebih besar jumlahnya dibayar daripada wang runcit jika praktikal dan
berfaedah.
c. Amaun Panjar Wang Runcit bagi setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ)

ditetapkan seperti berikut:
47
AP3 [Panjar(e)], AP 97 (d) dan SPP 2/2002
126
PERINGKAT AMAUN (RM)
Kementerian 5,000
Ibu Pejabat Jabatan 3,000
Pejabat Di Peringkat Negeri 2,000
Pejabat Di Peringkat Daerah 1,000
E10 PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT/KONTRAK PUSAT SISTEM PANEL

(KONTRAK PANEL)48
a. Kontrak Pusat bermaksud suatu kontrak yang diwujudkan oleh

Perbendaharaan bagi barangan gunasama yang mana semua Agensi
Kerajaan (termasuk Badan Berkanun) dikehendaki melaksanakan perolehan
barangan tersebut hanya daripada panel pembekal atau kontraktor yang
dilantik oleh Pembendaharaan sahaja.
b. Agensi tidak boleh membeli barangan guna sama daripada pembekal lain
yang bukan pembekal Kontrak Pusat, melainkan dengan pengecualian
Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri.
c. Kontrak pusat bagi barangan adalah diuruskan oleh Perbendaharaan dan

arahan dikeluarkan melalui Pekeliling Kontrak Perbendaharaan.
d. Kontrak pusat diwujudkan bagi membangunkan syarikat Bumiputera supaya

berdaya saing dalam bidang bekalan dan perkhidmatan. Harga dan spesifikasi
barangan adalah ditetapkan.
e. Perolehan melalui kontrak pusat boleh dibuat melebihi RM50,000 tanpa sebut
harga/tender.
f. Kontrak Pusat Sistem Panel (Kontrak Panel) adalah penambahbaikan kepada

kontrak pusat di mana syarikat-syarikat panel perlu bersaing untuk mendapat
kontrak Kerajaan. Agensi boleh membuat perolehan daripada mana-mana
panel pembekal yang dilantik oleh Perbendaharaan yang dapat menawarkan
harga terbaik selaras dengan konsep value for money.
g. Harga dan spesifikasi barangan tidak ditetapkan di bawah kontrak panel.

Agensi Kerajaan dikehendaki membuat kajian pasaran di kalangan panel
pembekal bagi mendapat tawaran yang paling munasabah dan
menguntungkan dengan mengambil kira aspek kualiti dan harga.
48
AP 178.1 dan SP)
127
h. Tatacara perolehan yang perlu dipatuhi oleh Agensi di bawah kontrak panel
 Perolehan bernilai sehingga RM50,000 setahun diuruskan secara
pembelian terus hanya dengan mana-mana panel pembekal yang
dilantik;
 Perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 setahun
hendaklah diuruskan melalui kaedah sebut harga di kalangan panel
pembekal yang dilantik. Bagaimanapun, keputusannya hendaklah
dibuat oleh Jawatankuasa Sebut Harga Agensi; dan
 Perolehan melebihi RM500,000 setahun hendaklah diuruskan melalui
sebut harga di kalangan Panel pembekal yang dilantik.
Bagaimanapun, keputusan hendaklah dipertimbangkan dan
diputuskan oleh Lembaga Perolehan Agensi.
i. Senarai lengkap barangan gunasama di bawah kontrak pusat dan kontrak

panel boleh dicapai di laman sesawang www.treasury.gov.my di menu
Pekeliling Kontrak.
E11 PEMBELIAN TERUS

11.1 Bekalan Dan Perkhidmatan49
a. Pembelian setiap jenis item yang tidak melebihi jumlah perbelanjaan

tahunan sebanyak RM50,000 boleh dibuat dengan mana-mana
pembekal bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera sama ada
berdaftar atau tidak dengan Kementerian Kewangan.
b. Agensi hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan

atau perkhidmatan perolehan yang dikehendaki adalah berpatutan dan
menguntungkan Kerajaan. Ini juga bertujuan memastikan perolehan
tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-
prinsip perolehan.
c. Bagi bidang khusus yang memerlukan lesen/permit yang sah atau

keperluan lain yang disyaratkan mengikut peruntukan undang-undang
yang ditetapkan, Agensi hendaklah memastikan pembekal yang dipilih
mematuhi syarat-syarat tersebut. Sebagai contoh, pembekal perlu
memiliki lesen daripada Kementerian Keselamatan Dalam Negeri
49
AP 173.1, SPP 12/2007]
128
untuk perkhidmatan kawalan keselamatan, lesen farmasi daripada

Kementerian Kesihatan bagi bekalan bahan farmasi dan sebagainya.
d. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk

merancang pembelian terus tahunan Agensi dan memastikan
pembelian terus tidak dipecah kecil untuk mengelak sebut harga/
tender. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan
pembelian terus bagi jenis item yang sama untuk setahun yang
melebihi had nilai pembelian terus dibuat mengikut peraturan
perolehan yang ditetapkan.
e. Pengecualian - Mengikut AP295(a), perolehan percetakan yang

bernilai sehingga RM50,000 hendaklah dibuat secara pembelian terus
daripada syarikat percetakan yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan.
11.2 Perolehan Kerja50
a. Kerja-Kerja Requisition
 Kerja yang dipanggil secara requisition ialah kerja-kerja kecil
dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal, nilai kerja
tidak melebihi RM100,000 dan menggunakan Jadual Kadar
Harga.
 Perolehan kerja requisition yang bernilai tidak melebihi
RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan
kontraktor gred G1 yang berdaftar dengan CIDB. Agensi
Kerajaan dikehendaki mempelawa hanya kontraktor kerja yang
berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja
Kerajaan (SPKK) dalam gred dan kategori yang berkaitan
untuk mengambil bahagian di dalam urusan perolehan
berkenaan.
 Bagi kerja-kerja requisition yang bernilai melebihi RM20,000
hingga RM100,000, pemilihan kontraktor hendaklah dibuat
secara adil melalui undian atau pusingan di kalangan
kontraktor gred G1 yang berdaftar dengan CIDB.
 Bagi kerja-kerja penyenggaraan atau membaiki kerosakan kecil

yang tidak melibatkan struktur bangunan yang bernilai tidak
50
AP180.1(b), (c), AP180.2(b)
129
melebihi RM100,000 atau kerja elektrik yang tidak melebihi

RM50,000 bagi satu kali pembaikan boleh diurus sendiri oleh
Agensi secara lantikan terus tanpa merujuk kepada Jabatan
Teknik. Walau bagaimanapun, kerja-kerja berkenaan
hendaklah dipelawa mengikut AP 180 di kalangan kontraktor
yang berdaftar dengan CIDB dalam gred dan kategori yang
berkaitan.
b. Kerja-Kerja Bukan Requisition

 Kerja-kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat
secara lantikan terus di kalangan kontraktor gred G1 yang
berdaftar dengan CIDB. Agensi Kerajaan dikehendaki
mempelawa hanya kontraktor kerja yang berdaftar dengan
CIDB dan mempunyai SPKK dalam gred dan kategori yang
berkaitan untuk mengambil bahagian di dalam urusan
perolehan berkenaan.
 Semua pendaftaran kontraktor kerja dikendalikan oleh CIDB

mengikut kategori Bangunan (B), Kerja Awam (CE), Mekanikal
(M) dan Elektrikal (E) dalam gred berikut:
Kontraktor Kerja - Kategori Bangunan/Awam/Mekanikal
GRED HAD NILAI PEROLEHAN KERJA
G1 RM 200,000 dan ke bawah

G2 Melebihi RM200,000 hingga RM 500,000
G3 Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000
G4 Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000
G7 Melebihi RM10,000,000
Kontraktor Kerja - Kategori Elektrik
G1 Sehingga RM200,000
G2 Sehingga RM500,000
G3 Sehingga RM1,000,000
130

G7 Melebihi RM10,000,000 dan ke atas
E12 SEBUT HARGA51
a. Sebut harga hendaklah dipelawa bagi bekalan, perkhidmatan dan kerja

tertakluk kepada nilai berikut:
i. Bekalan dan Perkhidmatan
 Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi

RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa secara sebut
harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/
pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan.
 Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi

RM100,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara
sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/
pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam kod bidang berkaitan. Sebut harga hendaklah
terbuka kepada pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan
Bukan Bumiputera.
 Syarikat pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera hendaklah

diberi keutamaan harga berdasarkan SPP yang berkuat kuasa.
ii. Kerja52
 Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak

mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual
Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000
hingga RM200,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di
kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan
Kelas G1 yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan
sub kepala yang berkaitan dan CIDB dalam gred dan kategori
yang berkenaan.
51
SPP 5/2009
52
Pindaan AP 3/2012
131
 Perolehan kerja yang bernilai melebihi RM200,000 hingga

RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di
kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan
Kelas G2 yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan
sub kepala yang berkaitan dan CIDB dalam gred dan kategori
yang berkenaan.
 Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi

RM50,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara
sebut harga di kalangan kontraktor gred G1 dan G2 yang
berdaftar dengan CIDB di bawah kategori yang berkaitan.
b. Mengikut SPP Bil. 6/2008, semua Kementerian/Jabatan yang mempunyai PTJ

yang telah eP enabled hendaklah melaksanakan semua perolehan secara
sebut harga bagi bekalan dan perkhidmatan melalui Modul Sebut Harga di
dalam sistem eP. Perolehan tersebut hendaklah dibuat daripada pembekal/
syarikat yang telah eP enabled.
c. Perolehan secara manual oleh Kementerian/Jabatan yang telah ePenabled
hanya dibenarkan setelah mendapat kelulusan bertulis daripada
Perbendaharaan.
d. Perolehan secara manual hanya boleh dibuat dalam keadaan berikut:
 perolehan dibuat oleh PTJ yang belum eP enabled;
 tiada pembekal/syarikat yang ePenabled bagi perolehan yang

dilaksanakan secara Sebut Harga;
 perolehan melibatkan penilaian teknikal yang tidak dapat dilaksanakan

melalui sistem eP dan telah mendapat pengesahan daripada Unit eP;
atau
 masalah gangguan kepada sistem eP (aplikasi, pangkalan data dan

infrastruktur di Data Centre eP) yang diperakukan oleh unit eP di mana
akan menjejaskan urusan perolehan sekiranya tidak dilaksanakan
dengan serta merta. Pengecualian ini terhad kepada peringkat
sebelum sebut harga dikeluarkan.
e. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan bertanggungjawab mewujudkan satu

mekanisme pengawalan untuk memantau perolehan yang dilaksanakan
secara manual bagi pengecualian di atas dan mengemukakan laporan kepada
132
Unit eP dalam tempoh 10 hari bekerja jika keputusan melaksanakan Sebut

Harga secara manual diambil.
E12A TATACARA SEBUT HARGA MELALUI SISTEM ePEROLEHAN53
12A.1 Persediaan Awal
a. Kementerian/Jabatan hendaklah memastikan:

 Kemudahan ICT yang sedia ada di Kementerian/Jabatan boleh
diguna pakai bagi melaksanakan Modul Sebut Harga;
 Pengguna yang dikenal pasti untuk menggunakan Modul Sebut

Harga dikehendaki menghadiri latihan yang berkaitan;
 Pengguna yang terlibat dan bertanggungjawab dalam proses

perolehan secara sebut harga adalah seperti berikut:
 Urus Setia Sebut Harga;
 Pelulus;
 Pengerusi Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;
 Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga;
 Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal;
 Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kewangan; dan
 Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga.
 Semua pengguna dibekalkan dengan kad pintar bagi menjamin

keselamatan proses perolehan serta akauntabiliti pengguna.
Kad pintar ini adalah berdasarkan kuasa dan/atau had nilai
yang ditetapkan; dan
 Profil pengguna hendaklah diwujudkan dan aktif di dalam
Sistem ePerolehan.
b. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan

penurunan kuasa secara bertulis kepada Pegawai Pelulus yang
terlibat, dengan menyatakan kuasa melulus berdasarkan had nilai
perolehan.
c. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah melantik ahli

Jawatankuasa berikut secara bertulis:
53
SPP 6/2008
133
 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;
 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga;
 Jawatankuasa Penilaian Teknikal; dan
 Jawatankuasa Penilaian Kewangan.

12A.2 Penyediaan Dokumen Sebut Harga
a. Kementerian/Jabatan hendaklah menyediakan dokumen sebut harga

dalam bentuk softcopy dengan menggunakan format seperti word
processor, spreadsheet dan sebagainya.
b. Dokumen sebut harga yang dimuat naik ke dalam sistem eP

hendaklah bersaiz maksimum 10 MB. Jika saiz dokumen tersebut
melebihi 10 MB, Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan
kaedah zip/compressed file.
12A.3 Pelawaan Sebut Harga
a. Agensi hendaklah memastikan hanya pembekal/syarikat yang eP
enabled dibenarkan menyertai sebut harga. Pembekal/syarikat yang
eP enabled adalah pembekal/syarikat yang mempunyai kad pintar
berserta pembaca kad pintar atau USB Token.
b. Pelawaan sebut harga hendaklah dibuat secara atas talian kepada

sekurang- kurangnya 5 pembekal/syarikat yang telah dikenal pasti oleh
Agensi. Sekiranya didapati bilangan pembekal/syarikat yang layak
untuk dipelawa kurang daripada 5 pembekal/syarikat, proses sebut
harga boleh diteruskan dengan syarat Urus Setia Sebut Harga
berpuas hati dengan bilangan pembekal/syarikat yang ada.
c. Bagi pembekal/syarikat yang tidak dipelawa tetapi layak dan ingin turut
serta, pembekal/syarikat berkenaan boleh mendapatkan dokumen
sebut harga secara atas talian daripada sistem eP.
d. Pembekal/syarikat boleh mengakses ringkasan sebut harga di laman

web eP sebelum menyertai pelawaan sebut harga tersebut.
12A.4 Pemberitahuan Sebut Harga

a. Notis sebut harga akan mula dipaparkan secara automatik di Papan
Kenyataan Sebut Harga dalam laman web eP pada tarikh yang
ditetapkan oleh Agensi.
134
b. Tarikh tutup sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya 7 hari dari

tarikh sebut harga mula dipelawa. Bagi sebut harga yang melibatkan
taklimat atau lawatan tapak/premis, tarikh tutup sebut harga hendaklah
sekurang-kurangnya 7 hari dari tarikh taklimat/lawatan yang
ditetapkan, yang mana terkemudian.
c. Kementerian/Jabatan hendaklah menetapkan jam 12 tengah hari pada

hari sebut harga ditutup (hari bekerja) sebagai waktu terakhir untuk
menerima tawaran sebut harga. Selepas waktu tersebut, dokumen
sebut harga akan dikeluarkan secara automatik daripada Papan
Kenyataan Sebut Harga dalam laman web eP.
12A.5 Penyerahan Tawaran Sebut Harga
a. Penyebut harga hendaklah menyerahkan tawaran sebut harga secara

atas talian ke dalam sistem eP. Penyebut harga dibenarkan untuk
mengemas kini tawaran sebut harga yang telah dikemukakan secara
atas talian sehingga waktu dan tarikh tutup sebut harga.
b. Tawaran tersebut juga hendaklah dikemukakan secara manual

sebelum waktu dan tarikh tutup yang ditetapkan. Sekiranya dokumen
sokongan diperlukan, Kementerian/Jabatan hendaklah menyatakan
kaedah penghantaran dokumen tersebut dengan jelas di dalam arahan
kepada penyebut harga secara manual.
c. Semua dokumen yang perlu dikemukakan secara manual hendaklah

disediakan mengikut bilangan salinan yang dikehendaki. Tawaran
teknikal dan tawaran harga termasuk dokumen sokongan berkaitan
hendaklah disediakan dalam 2 sampul yang berasingan dan berlakri.
Kedua-dua sampul tersebut kemudiannya hendaklah dimasukkan ke
dalam 1 sampul surat berlakri serta dimasukkan ke dalam peti tawaran
sebut harga sebelum tarikh dan masa sebut harga ditutup.
d. Kesemua sampul hendaklah dilabelkan dengan nombor sebut harga

dan nombor tawaran sebut harga.
e. Tawaran yang dihantar secara manual hanya boleh diguna pakai

apabila gangguan kepada sistem eP (aplikasi, pangkalan data dan
infrastruktur di Data Centre eP) yang diperakukan oleh Unit eP berlaku
pada hari sebut harga ditutup dan Pengerusi Jawatankuasa Sebut
Harga tidak memberi perlanjutan waktu dan tarikh tutup.
135
f. Proses selanjutnya hendaklah dibuat secara manual sehingga selesai

proses pengeluaran surat setuju terima. Proses di dalam sistem akan
dihentikan setakat waktu dan tarikh tutup tawaran sebut harga.
Sehubungan itu, tawaran secara atas talian yang dihantar tidak akan
diguna pakai di dalam proses penilaian dan pemilihan.
g. Kementerian/Jabatan hendaklah menyatakan peraturan ini di dalam

dokumen sebut harga dan dimaklumkan kepada pembekal supaya
jelas.
12A.6 Pembukaan Peti Tawaran Sebut Harga
a. Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga:
 Membuka peti tawaran pada masa dan tarikh yang ditetapkan.
 Menyemak syarat-syarat sebut harga.
 Pembukaan secara atas talian –
 Mengambil tindakan membuka peti elektronik; dan
 Mencetak maklumat untuk tujuan penilaian.
 Pembukaan secara manual:
 Mengambil tindakan membuka Peti Tawaran Sebut

Harga; dan
 Menyerahkan tawaran sebut harga dan dokumen

sokongan kepada Urus Setia Sebut Harga.
 Jadual Sebut Harga yang dijana dari Sistem ePerolehan

hendaklah dipamerkan di Papan Kenyataan Kementerian/
Jabatan.
 Semua ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah

menandatangani Jadual tersebut dengan mencatatkan nama
dan jawatan ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga.
12A.7 Penilaian Teknikal dan Kewangan
a. Tugas Urus Setia Sebut Harga adalah memastikan Jadual

Perbandingan yang dijana dari Sistem ePerolehan, dokumen tawaran
sebut harga dan dokumen sokongan/sampel (jika berkaitan),diedarkan
kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian
Kewangan untuk penilaian.
136
b. Tugas Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa

Penilaian Kewangan adalah memastikan semakan dibuat melalui
Buletin Tindakan dalam Sistem ePerolehan untuk menentukan bahawa
sebut harga telah dibuka dan sedia untuk dinilai.
c. Proses penilaian hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat.

Laporan penilaian oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan
Kewangan berserta dokumen berkaitan hendaklah dimuat naik ke
dalam Sistem ePerolehan. Laporan tersebut kemudiannya dicetak dan
ditandatangan olehsemua ahli serta disimpan untuk rujukan.
12A.8 Perakuan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga
a. Urus Setia Sebut Harga hendaklah menyatukan laporan penilaian

daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa
Penilaian Kewangan yang dijana melalui Sistem ePerolehan.
b. Urus Setia Sebut Harga hendaklah menyediakan laporan Urus Setia

dan memuat naik ke dalam Sistem ePerolehan serta menyenaraikan
penyebut harga mengikut keutamaan, ke dalam Sistem ePerolehan.
Kedua-dua dokumen tersebut hendaklah diserahkan secara atas talian
kepada Jawatankuasa Sebut Harga untuk pertimbangan.
c. Dokumen berkaitan hendaklah dicetak melalui Sistem ePerolehan dan

diedarkan kepada semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga sebelum
mesyuarat diadakan.
12A.9 Pertimbangan Jawatankuasa Sebut Harga
a. Tugas Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga adalah membuat

semakan melalui Buletin Tindakan dalam Sistem ePerolehan untuk
memastikan bahawa sebut harga telah sedia untuk pertimbangan.
b. Proses pertimbangan hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat.

Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dimuat naik ke
dalam Sistem ePerolehan. Keputusan tersebut kemudiannya dicetak
dan ditandatangan oleh semua ahli serta disimpan untuk rujukan.
12A.10 Surat Niat dan Surat Setuju Terima
Urus Setia Sebut Harga hendaklah mengeluarkan Surat Niat dan/atau Surat
Setuju Terima secara atas talian, mencetak dan menghantarnya kepada
penyebut harga yang berjaya. Urus Setia Sebut Harga juga hendaklah
137
memastikan penyebut harga memperakukan atau memberi pengesahan

penerimaan surat tersebut secara atas talian.
12A.11 Dokumen Kontrak
Dokumen kontrak hendaklah dimuat naik ke dalam Sistem ePerolehan.

Pegawai-pegawai yang akan menandatangan surat setuju terima dan
dokumen kontrak adalah yang telah diberi kuasa secara bertulis oleh Y.B.
Menteri.
12A.12 Penjanaan Laporan
a. Pengguna boleh menjana laporan daripada Sistem ePerolehan

sepanjang tempoh sebut harga dilaksanakan, seperti berikut:
 Laporan Diari Pengesanan Permintaan;
 Laporan Diari Pengesanan Sebut Harga;
 Laporan Perincian Cadangan;
 Laporan Perincian Sebut Harga; dan
 Laporan Perincian Penilaian Sebut Harga.

b. Sekiranya terdapat keperluan laporan lain, pengguna boleh
mengemukakan format laporan yang dikehendaki kepada eP. Pihak
eP akan menyediakan laporan berkenaan di dalam sistem, tertakluk
kepada maklumat yang sedia ada dalam sistem.
12A.13 Peraturan Berkaitan
Agensi hendaklah memastikan semua dasar Kerajaan dan peraturan

perolehan Kerajaan bagi sebut harga yang diperuntukkan dalam AP dan SPP
yang berkuat kuasa serta arahan berkaitan perolehan Kerajaan dipatuhi
sepenuhnya.
E12B TATACARA PENGURUSAN SEBUT HARGA SECARA MANUAL 54
12B.1 Pelawaan Sebut Harga
Sebut harga boleh dipelawa dengan menggunakan borang Lampiran Q

kepada SPP Bil.5/2009 bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi perolehan kerja,
borang/format JKR/JPS boleh digunakan. Borang-borang tersebut boleh
diubahsuai mengikut keperluan Jabatan.
54
SPP 5/2009
138
12B.2 Tatacara Menguruskan Sebut Harga
a. Pelawaan dibuat dengan menggunakan dokumen sebut harga kepada

pembuat/pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan atau PKK/CIDB, yang mana berkenaan.
b. Notis pelawaan di pamer di papan kenyataan Kementerian/Jabatan.

Sekiranya ada yang berminat, individu/syarikat berkenaan dibenarkan
mengambil bahagian.
c. Tempoh minimum pelawaan sebut harga sekurang-kurangnya tujuh (7)

hari berturut-turut.
d. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada

melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan. Agensi hendaklah
menentukan bahawa cara yang sama digunakan bagi setiap urusan
sebut harga.
e. Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai
edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor yang telah
mengambil sendiri dokumen sebut harga.
f. Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk

pengawalan.
g. Mensyaratkan kepada penyebut harga supaya mengemukakan satu

tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak
dibenarkan.
h. Mensyaratkan kepada penyebut harga supaya mengemukakan

tawaran harga dan tawaran teknikal dalam 2 sampul surat yang
berasingan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga
kerja memadai tawaran dikemukakan dalam 1 sampul berlakri sahaja.
i. Notis sebut harga di papan kenyataan awam Agensi hendaklah

menyatakan:
 Agensi yang memanggil sebut harga;
 Tajuk sebut harga;
 Syarat kelayakan penyebut harga;
 Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran; dan
 Tempat sebut harga perlu dihantar, tarikh dan waktu tutup.

139
12B.3 Penjualan Dokumen Sebut Harga
Penjualan dokumen sebut harga adalah tidak digalakkan. Walau

bagaimanapun, sekiranya Agensi mengenakan bayaran, maka kadar harga
semuka dokumen hendaklah mengikut kadar yang ditetapkan bagi dokumen
tender yang berkuat kuasa tertakluk kepada bayaran maksimum RM50.00
bagi 1 set dokumen sebut harga.
12B.4 Tempoh Sah Laku Sebut Harga
Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari
tarikh tutup sebut harga. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh
dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak
dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa
semula.
12B.5 Penerimaan Sebut Harga
a. Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan tajuk/rujukan

sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.
b. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan 2 kunci yang berbeza dan

anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua orang
pegawai kanan Agensi.
c. Agensi hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan bagi setiap

sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum
tarikh tutup sebut harga.
d. Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengah
hari pada hari bekerja. Bagi tawaran yang diterima melalui pos, Agensi
hendaklah memastikan langkah-langkah diambil supaya tawaran
dimasukkan ke dalam peti tawaran sebaik sahaja tawaran diterima dan
hendaklah sebelum tarikh dan waktu tutup.
e. Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas sebut harga

ditutup.
f. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian secara bertulis.
g. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada

sekurang-kurangnya 2 pegawai yang mana seorang daripadanya
140
hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan

Profesional.
h. Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga :
 Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;
 Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut

harga;
 Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan

harga serta apa-apa pindaan tulisan atau taipan bertindih
dalam tawaran sebut harga;
 Merekodkan pada borang jadual sebut harga dengan

mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga,
harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dan
menandatangani borang tersebut;
 Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal telah

dikemukakan dalam 2 sampul surat yang berasingan dan
berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja
memadai tawaran dikemukakan dalam 1 sampul surat berlakri
sahaja; dan
 Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua

dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan.
i. Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari waktu dan tarikh yang
ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan.
12B.6 Penilaian Sebut Harga
a. Semua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji dan dinilai sebelum
syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut Harga. Sebut harga yang
paling menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan.
b. Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara seperti jangka masa

siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan pelaksanaan,
kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya perlu
diambil kira.
c. Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat daripada Jabatan Teknik
seperti Jabatan Kerja Raya dan Jabatan Pengaliran dan Saliran atau
Agensi yang seumpamanya hendaklah diperoleh.
141
d. Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh empat belas

(14) hari dari tarikh diterima daripada Urus Setia.
12B.7 Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian Dan Tugas

Jawatankuasa
Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah dibuat secara

bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan sebut harga.
a. Penilaian Sebut Harga Bekalan Dan Perkhidmatan
Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat oleh 2

jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
i. Jawatankuasa Penilaian Teknikal
 Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

tidak kurang daripada 3 orang, iaitu seorang pengerusi
dan 2 orang ahli.
 Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman
dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan
tersebut. Sekiranya Agensi tidak mempunyai kemahiran
dalaman, kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan
lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia,
Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan
sebagainya.
 Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat

penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan
dalam dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah
dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang
dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of
compliance) dan/atau penilaian fizikal. Walau
bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa
mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil
kira.
 Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah
tidak dibenarkan.
142
ii. Jawatankuasa Penilaian Harga

 Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang
daripada 2 orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang
ahli.
 Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah
mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran,
kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran
terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya.
Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga
dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah
dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing).
 Penilaian bagi pembelian harta modal seperti
kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain
hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga
menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil
kira harga barangan, alat ganti, latihan,
pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyenggaraan
dan lain-lain.
 Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara
bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah
tidak dibenarkan.
iii. Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak kompleks

seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot, ubat,
rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis, peralatan
pejabat dan sebagainya, adalah memadai Agensi menubuhkan
satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.
iv. Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dan
dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh 14 hari
dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan kepada
Jawatankuasa Penilaian.
v. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli
Jawatankuasa.
b. Penilaian Sebut Harga Kerja

i. Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu
Jawatankuasa Penilaian sahaja.
143
ii. Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu

Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada 3
orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah
seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.
iii. Proses penilaian sebut harga hendaklah seboleh-bolehnya

disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh tawaran sebut
harga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
iv. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli

Jawatankuasa.
c. Asas Penilaian Sebut Harga
Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara berikut:
i. Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan

dalam dokumen sebut harga.
ii. Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti pengalaman

kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang
sedang dilaksanakan/dalam tangan.
iii. Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/

penghantaran.
12B.8 Penyediaan Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga55
Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia Sebut Harga,
kertas taklimat sebut harga hendaklah disediakan dengan maklumat-
maklumat seperti berikut :-
 Salinan borang/notis sebut harga;
 Salinan spesifikasi sebut harga;
 Jadual sebut harga;
 Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak

menjawab;
 Laporan Penilaian Sebut Harga; dan
 Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang disyaratkan
oleh Jawatankuasa Sebut Harga.
55
AP 197.4
144
12B.9 Jawatankuasa Sebut Harga
a. Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik secara

bertulis oleh Pegawai Pengawal bagi Kementerian/Jabatan
Persekutuan atau Pegawai Kewangan Negeri bagi Jabatan-jabatan
Negeri.
b. Pegawai Pengawal atau Pegawai Kewangan Negeri boleh melantik

secara bertulis Pemegang Waran Peruntukan atau mana-mana
pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional sebagai
Pengerusi.
c. Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-

kurangnya tiga (3) orang pegawai di mana seorang (1) daripadanya
hendaklah pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional.
Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dipengerusikan oleh
Pemegang Waran Peruntukan, sebagaimana yang ditakrif oleh AP94
atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi
Kementerian/Jabatan Persekutuan atau Pegawai Kewangan Negeri
yang mana berkenaan. Bagi perolehan kerja, seorang daripada ahli
Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai
Teknikal.
d. Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik atas

nama jawatan secara tahunan/dua tahun sekali.
e. Sekiranya Jabatan tidak mempunyai pegawai Kumpulan Pengurusan

dan Profesional, Ketua Jabatan bolehlah melantik secara bertulis
pegawai lain bagi melaksanakan tugas tersebut.
f. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat mungkin

supaya keputusan dapat dibuat dengan segera. Jawatankuasa Sebut
Harga seboleh-bolehnya hendaklah bersidang dalam tempoh 2 minggu
selepas penilaian dibuat.
g. Pengerusi atau Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh

menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana
Jawatankuasa Penilaian.
12B.10 Pertimbangan Sebut Harga
a. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah mempertimbangkan sebut

harga dan memilih sebut harga yang paling menguntungkan Kerajaan.
145
Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah berpuas hati semua penyebut

harga telah diberi peluang yang saksama.
b. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang/bermesyuarat untuk

memutuskan sebut harga. Pertimbangan sebut harga secara edaran
tidak dibenarkan.
c. Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli
Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas pemilihan sebut harga
hendaklah dicatatkan dengan jelas.
d. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat suara.

Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau melebihi had nilai
hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Agensi yang
berkenaan untuk keputusan.
12B.11Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
a. Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga, pesanan

Kerajaan/inden kerja hendaklah dikeluarkan dengan segera kepada
pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya.
b. Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja yang mana kontrak formal tidak
sesuai, memadai pesanan Kerajaan atau inden kerja dikeluarkan.
Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah disertakan
bersama pesanan Kerajaan atau inden supaya kontraktor jelas
mengenai obligasinya.
c. Agensi hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi perolehan
bekalan/perkhidmatan bermasa selaras dengan AP 176.1. Sila rujuk
BAB D – Pengurusan Kontrak bagi penerangan lanjut mengenai
penyediaan kontrak.
d. Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
dipamerkan di papan kenyataan Jabatan dengan menyatakan nama
syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran
secepat mungkin selepas pesanan Kerajaan/inden kerja dikeluarkan.
12B.12 Rekod Sebut Harga

a. Agensi hendaklah menyediakan rekod lengkap yang mengandungi
maklumat antaranya tajuk perolehan, nama pembuat/pembekal/
kontraktor, nilai perolehan dan sebagainya.
146
b. Rekod tersebut hendaklah disimpan dan dikemas kini oleh Agensi dan
dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan setiap bulan
dan 1 salinan dikemukakan kepada Setiausaha Bahagian Perolehan
Kerajaan, Kementerian Kewangan dan Unit Audit Dalam Agensi.
c. Pemantauan dan pengauditan pelaksanaan perolehan secara sebut
harga oleh Agensi hendaklah dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam
masing-masing.
E13 TENDER56
a. Semua perolehan sama ada bekalan, perkhidmatan atau kerja yang bernilai
melebihi RM500,000 setahun hendaklah dipelawa secara tender.
b. Agensi adalah dilarang memecah kecilkan perolehan bagi mengelakkan

pelawaan tender.
c. Tender Bekalan Dan Perkhidmatan
 Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM500,000 hendaklah

diuruskan secara tender terbuka.
 Tender tempatan bagi barangan buatan tempatan hendaklah dipelawa

dengan menggunakan harga bersih sahaja.
 Tender tempatan bagi barangan yang perlu diimport hendaklah

dipelawa dengan menggunakan harga tawaran FOB sahaja.
 Tender antarabangsa hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan

dan perkhidmatan yang tidak boleh disediakan atau dikeluarkan oleh
sumber dalam negara.
 Bagi item yang disenaraikan dalam kontrak pusat, sistem panel,

Pekeliling Kontrak Perbendaharaan, tender hendaklah dipanggil di
kalangan syarikat panel sahaja.
d. Tender Kerja
 Semua tender kerja hendaklah dipanggil secara tempatan kecuali jika
kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan
berkenaan dengannya dan sukar dilaksanakan secara usaha sama.
 Bagi tender kerja yang disertai oleh beberapa syarikat tempatan

secara usaha sama, kesemuanya hendaklah berdaftar dengan PKK
56
AP 171, 172, 181, 190(c), dan SPP Bil. 5 Tahun 2007
147
dan CIDB serta salah satu daripadanya hendaklah berdaftar dalam

kelas dan gred yang ditetapkan mengikut nilai tender.
 Bagi kerja yang mana kontraktor tempatan tidak mempunyai

kepakaran atau keupayaan, tender kerja tersebut hendaklah dipelawa
secara usaha sama antara syarikat tempatan dan syarikat
antarabangsa.
e. Had Nilai Memanggil Tender Kerja

 Tender kerja yang bernilai tidak melebihi RM30 juta hendaklah
dipelawa kepada syarikat dengan pegangan ekuiti 100%, hakmilik
warganegara Malaysia.
 Kerja-kerja yang bernilai di antara RM30 juta hingga RM50 juta

hendaklah dipelawa kepada:
 syarikat 100% hak milik warganegara; atau
 syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia, iaitu

syarikat-syarikat yang ditubuhkan dan diperbadankan di
Malaysia oleh warganegara dengan syarat pegangan saham
individu asing tidak melebihi 30% dan Lembaga Pengarah,
pengurusan dan pekerja dianggotai 100% oleh warganegara.
 Kerja-kerja yang melebihi RM50 juta hendaklah dipelawa kepada:-
 syarikat-syarikat 100% hakmilik warganegara; atau
 syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Saham Malaysia;

atau
 syarikat usaha sama yang diperbadankan di Malaysia (tidak

kira sama ada disenaraikan di Bursa Malaysia atau tidak)
dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan
majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja
adalah warganegara.
f. Mengikut SPP Bil. 6/2008, semua Kementerian/Jabatan yang mempunyai PTJ

yang telah eP enabled hendaklah melaksanakan semua perolehan secara
tender bagi bekalan dan perkhidmatan melalui Modul Tender di dalam Sistem
ePerolehan. Perolehan tersebut hendaklah dibuat daripada pembekal/syarikat
yang telah eP enabled.
148
g. Perolehan secara manual oleh Kementerian/ Jabatan yang telah eP enabled

hanya dibenarkan setelah mendapat kelulusan bertulis daripada
Perbendaharaan.
h. Perolehan secara manual hanya boleh dibuat dalam keadaan berikut:
 perolehan dibuat oleh PTJ yang belum eP enabled;
 tiada pembekal/syarikat yang eP enabled bagi perolehan yang

dilaksanakan secara Tender;
 perolehan melibatkan penilaian teknikal yang tidak dapat dilaksanakan

melalui Sistem ePerolehan dan telah mendapat pengesahan daripada
Unit eP; atau
 masalah gangguan kepada Sistem ePerolehan (aplikasi, pangkalan

data dan infrastruktur di Data Centre eP) yang diperakukan oleh unit
eP yang akan menjejaskan urusan perolehan sekiranya tidak
dilaksanakan dengan serta merta. Pengecualian ini terhad kepada
peringkat sebelum sebut harga dikeluarkan.
i. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan bertanggungjawab mewujudkan satu

mekanisme pengawalan untuk memantau perolehan yang dilaksanakan
secara manual bagi pengecualian di atas dan mengemukakan laporan kepada
Unit eP dalam tempoh 10 hari bekerja jika keputusan melaksanakan Tender
secara manual diambil.
E13A TATACARA TENDER MELALUI SISTEM ePEROLEHAN57

13A.1 Persediaan Awal
a. Agensi hendaklah memastikan:
 Kemudahan Infrastruktur ICT yang sedia ada di Agensi boleh

diguna pakai bagi melaksanakan Modul Tender;
 Pengguna yang dikenal pasti untuk menggunakan Modul

Tender dikehendaki menghadiri latihan yang berkaitan;
 Pengguna yang terlibat dan bertanggungjawab dalam proses

perolehan secara tender adalah seperti berikut:
 Urus Setia Tender;
 Pelulus;
57
SPP 6/2008
149
 Pengerusi Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;
 Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Tender;
 Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal;
 Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kewangan; dan
 Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi.

 Semua pengguna dibekalkan dengan kad pintar bagi menjamin
keselamatan proses perolehan serta akauntabiliti pengguna.
Kad pintar ini adalah berdasarkan kuasa dan/atau had nilai
yang ditetapkan; dan
 Profil pengguna hendaklah diwujudkan dan aktif di dalam

Sistem ePerolehan.
b. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan

penurunan kuasa secara bertulis kepada Pegawai Pelulus yang
terlibat, dengan menyatakan kuasa melulus berdasarkan had nilai
perolehan.
c. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah melantik ahli

Jawatankuasaberikut secara bertulis:
 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;
 Jawatankuasa Pembuka Tender;
 Jawatankuasa Penilaian Teknikal; dan
 Jawatankuasa Penilaian Kewangan.
13A.2 Penyediaan Dokumen Tender
a. Agensi hendaklah menyediakan dokumen tender dalam bentuk

softcopy dengan menggunakan format seperti word processor,
spreadsheet dan sebagainya.
b. Dokumen tender yang dimuat naik ke dalam Sistem ePerolehan

hendaklah bersaiz maksimum 10 MB. Jika saiz dokumen tersebut
melebihi 10 MB, Agensi hendaklah menggunakan kaedah zip/
compressed file.
13A.3 Pelawaan Tender
a. Kementerian/Jabatan hendaklah memastikan hanya pembekal/syarikat
yang eP enabled dibenarkan menyertai tender. Pembekal/syarikat
150
yang eP enabled adalah pembekal/syarikat yang mempunyai kad

pintar berserta pembaca kad pintar atau USB Token.
b. Pembekal/syarikat boleh mengakses ringkasan tender di laman web

eP sebelum menyertai pelawaan tender tersebut.
13A.4 Pengiklanan Tender
a. Iklan tender akan mula dipaparkan secara automatik di Papan
Kenyataan Tender dalam laman web eP pada tarikh yang ditetapkan
oleh Agensi.
b. Pelawaan tender tempatan juga hendaklah diiklankan dalam sekurang-
kurangnya akhbar harian utama Bahasa Melayu dan dimasukkan/
dihantar sesalinan iklan tersebut ke dalam lawan web masing-masing
serta pautan (hyperlink) ke laman web MyGovernment Portal iaitu
www.gov.my.
c. Tarikh tutup tender tempatan hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari

dari tarikh tender mula diiklankan.
d. Bagi tender yang melibatkan taklimat atau lawatan tapak/premis, tarikh

tutup tender hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari dari tarikh
taklimat/lawatan yang ditetapkan, yang mana terkemudian.
e. Agensi hendaklah menetapkan jam 12 tengah hari pada hari tender

ditutup (hari bekerja) sebagai waktu terakhir untuk menerima tawaran
tender. Selepas waktu tersebut, dokumen tender akan dikeluarkan
secara automatik daripada Papan Kenyataan Tender dalam laman
web eP.
13A.5 Bayaran Dokumen Tender
Tiada bayaran dikenakan bagi dokumen tender yang dijana melalui Sistem
ePerolehan.
13A.6 Penyerahan Tawaran Tender
a. Petender hendaklah menyerahkan tawaran tender secara atas talian

ke dalam Sistem ePerolehan.
b. Petender dibenarkan untuk mengemas kini tawaran tender yang telah

dikemukakan secara atas talian sehingga waktu dan tarikh tutup
tender.
c. Tawaran tersebut juga hendaklah dikemukakan secara manual
sebelum waktu dan tarikh tutup yang ditetapkan.
151
d. Sekiranya dokumen sokongan diperlukan, Agensi hendaklah

menyatakan kaedah penghantaran dokumen tersebut dengan jelas di
dalam arahan kepada penyebut harga secara manual.
e. Semua dokumen yang perlu dikemukakan secara manual hendaklah
disediakan mengikut bilangan salinan yang dikehendaki.
f. Tawaran teknikal dan tawaran harga termasuk dokumen sokongan
berkaitan hendaklah disediakan dalam 2 sampul yang berasingan dan
berlakri. Kedua-dua sampul tersebut kemudiannya hendaklah
dimasukkan ke dalam 1 sampul surat berlakri serta dimasukkan ke
dalam peti tawaran tender sebelum tarikh dan masa tender ditutup.
g. Kesemua sampul hendaklah dilabelkan dengan nombor tender dan

nombor tawaran tender.
h. Tawaran yang dihantar secara manual hanya boleh diguna pakai

apabila gangguan kepada Sistem ePerolehan (aplikasi, pangkalan
data dan infrastruktur di Data Centre eP) yang diperakukan oleh Unit
eP berlaku pada hari tender ditutup dan Pengerusi Lembaga
Perolehan yang berkaitan tidak memberi perlanjutan masa dan tarikh
tutup.
i. Proses selanjutnya hendaklah dibuat secara manual sehingga selesai

proses pengeluaran surat setuju terima. Proses di dalam sistem akan
dihentikan setakat waktu dan tarikh tutup tawaran tender. Sehubungan
itu, tawaran secara atas talian yang dihantar tidak akan diguna pakai di
dalam proses penilaian dan pemilihan.
j. Agensi hendaklah menyatakan peraturan ini di dalam dokumen tender

dan dimaklumkan kepada pembekal supaya jelas.
13A.7 Pembukaan Peti Tawaran Tender

a. Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender adalah seperti berikut:
 Membuka peti tawaran pada masa dan tarikh yang ditetapkan.
 Menyemak syarat-syarat tender.
 Pembukaan secara atas talian:
 Mengambil tindakan membuka peti elektronik; dan
 Mencetak maklumat untuk tujuan penilaian.
 Pembukaan secara manual:

152
 Mengambil tindakan membuka Peti Tawaran Tender;

dan
 Menyerahkan tawaran tender dan dokumen sokongan

kepada Urus Setia Tender.
b. Jadual Tender yang dijana dari Sistem ePerolehan hendaklah

dipamerkan di Papan Kenyataan Agensi. Semua ahli Jawatankuasa
Pembuka Tender hendaklah menandatangani Jadual tersebut dengan
mencatatkan nama dan jawatan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender.
13A.8 Penilaian Teknikal dan Kewangan
a. Tugas Urus Setia Tender adalah memastikan Jadual Perbandingan
yang dijana dari Sistem ePerolehan, dokumen tawaran tender dan
dokumen sokongan/sampel (jika berkaitan), diedarkan kepada
Kewangan untuk penilaian.
b. Tugas Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa

Penilaian Kewangan adalah memastikan semakan dibuat melalui
Buletin Tindakan dalam Sistem ePerolehan untuk menentukan bahawa
tender telah dibuka dan sedia untuk dinilai.
c. Proses penilaian hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat.

Laporan penilaian oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan
Kewangan berserta dokumen berkaitan hendaklah dimuat naik ke
dalam Sistem ePerolehan.
d. Laporan tersebut kemudiannya dicetak dan di tandatangan oleh

semua ahli serta disimpan untuk rujukan.
13A.9 Perakuan Kepada Lembaga Perolehan Agensi
a. Urus Setia Tender hendaklah menyatukan laporan penilaian daripada
Kewangan yang dijana melalui Sistem ePerolehan.
b. Urus Setia Tender hendaklah menyediakan laporan Urus Setia dan

memuat naik ke dalam Sistem ePerolehan serta menyenaraikan
syarikat yang memasuki tender (pretender) mengikut keutamaan, ke
dalam Sistem ePerolehan.
c. Kedua-dua dokumen tersebut hendaklah diserahkan secara atas talian

kepada Lembaga Perolehan Agensi untuk pertimbangan.
153
d. Dokumen berkaitan hendaklah dicetak melalui Sistem ePerolehan dan

diedarkan kepada semua ahli Lembaga Perolehan Agensi sebelum
mesyuarat diadakan.
13A.10Pertimbangan Lembaga Perolehan Agensi
a. Tugas Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi adalah membuat
semakan melalui Buletin Tindakan dalam Sistem ePerolehan untuk
memastikan bahawa tender telah sedia untuk pertimbangan.
b. Proses pertimbangan hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat.
Keputusan Lembaga Perolehan Agensi hendaklah dimuat naik ke
dalam Sistem ePerolehan. Keputusan tersebut kemudiannya dicetak
dan ditandatangan oleh semua ahli serta disimpan untuk rujukan.
13A.11 Surat Niat dan Surat Setuju Terima
Urus Setia Tender hendaklah mengeluarkan Surat Niat dan/atau Surat Setuju
Terima secara atas talian, mencetak dan menghantarnya kepada petender
yang berjaya. Urus Setia Tender juga hendaklah memastikan petender
memperakukan atau memberi pengesahan penerimaan surat tersebut secara
atas talian.
13A.12 Dokumen Kontrak
Dokumen kontrak hendaklah dimuat naik ke dalam Sistem ePerolehan.

Pegawai-pegawai yang akan menandatangan surat setuju terima dan
dokumen kontrak adalah yang telah diberi kuasa secara bertulis oleh Y.B.
Menteri.
13A.13 Penjanaan Laporan
a. Sepanjang proses tender, laporan yang boleh dijana melalui Sistem

ePerolehan oleh pengguna adalah:
 Laporan Diari Pengesanan Permintaan;
 Laporan Diari Pengesanan Tender;
 Laporan Perincian Cadangan;
 Laporan Perincian Tender; dan
 Laporan Perincian Penilaian Tender.
b. Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan laporan lain,

pengguna boleh mengemukakan format laporan yang dikehendaki
kepada eP. Pihak eP akan menyediakan laporan berkenaan di dalam
sistem, tertakluk kepada maklumat yang sedia ada dalam sistem.
154
13A.14 Peraturan Berkaitan
Agensi hendaklah memastikan semua dasar Kerajaan dan peraturan

perolehan Kerajaan bagi sebut harga yang diperuntukkan dalam AP dan SPP
yang berkuat kuasa serta arahan berkaitan perolehan Kerajaan dipatuhi
sepenuhnya.
E13B TATACARA PENGURUSAN TENDER SECARA MANUAL 58
13B.1 Perancangan Perolehan
a. Agensi hendaklah membuat perancangan tahunan (annual planning)

dan perancangan awal (forward planning) bagi tender-tender yang
hendak dipelawa dalam satu-satu tahun. Senarai tender yang akan
dipelawa bagi satu-satu tahun itu hendaklah dikemukakan kepada
Ketua Agensi masing-masing pada bulan Disember tahun
sebelumnya.
b. Senarai berkenaan hendaklah mengandungi kategori perolehan

(bekalan/perkhidmatan/kerja), peruntukan kewangan dan tarikh tender
akan dipelawa dan dijangka untuk dibentangkan dalam mesyuarat
Lembaga Perolehan.
c. Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam tempoh 3 minggu

selepas penilaian tender selesai. Agensi perlu menjadualkan tarikh
Lembaga Perolehan bersidang untuk sepanjang tahun.
d. Bagi Agensi yang menguruskan bilangan tender yang banyak,

Lembaga Perolehan hendaklah bersidang sekurang-kurangnya sekali
dalam tempoh 2 minggu.
e. Agensi hendaklah memastikan terlebih dahulu bahawa Anggaran

Peruntukan Belanja Mengurus atau Pembangunan bagi perolehan
yang berkenaan telah diluluskan.
f. Semua perolehan yang melibatkan pembiayaan daripada institusi

kewangan antarabangsa hendaklah mematuhi peraturan yang
ditetapkan oleh institusi kewangan antarabangsa berkenaan.
g. Semua perolehan Kerajaan yang dibuat melalui proses tender

hendaklah dibuat dengan kontraktor yang berdaftar dengan Kerajaan
seperti berikut:
58
SPP 5/2007
155
 Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan, kontraktor

hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan; dan
 Bagi perolehan kerja, kontraktor hendaklah berdaftar dengan
PKK dan LPIPM/CIDB.
h. Agensi hendaklah memastikan bahawa kontraktor yang mengambil
bahagian dalam perolehan Kerajaan adalah berdaftar di bawah
kelas/kod bidang, kepala dan sub-kepala yang bertepatan dengan
perolehan yang dibuat dan tempoh pendaftaran tersebut sentiasa sah
(valid). Klausa berkenaan perkara ini hendaklah dimasukkan ke dalam
dokumen tender dan dokumen kontrak.
13B.2 Penyediaan Spesifikasi
a. Satu Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

bagi menyediakan spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi tiap-tiap
perolehan yang hendak dibuat. Ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah
terdiri daripada sekurang-kurangnya 3 orang pegawai yang mahir dan
berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga terdiri
daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan.
b. Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah diberi masa secukupnya dan

bersesuaian dengan perolehan yang hendak dibuat untuk merangka
dan mewujudkan spesifikasi yang sempurna dan jelas.
c. Dalam menggariskan spesifikasi, perkara-perkara seperti warna, saiz,

bentuk, kualiti, pembungkusan, nisbah kandungan dan butir-butir lain
yang berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas supaya tidak
menimbulkan keraguan kepada kontraktor/pembekal tentang apa yang
dikehendaki oleh Agensi.
d. Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan

hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci.
e. Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan kepada sesuatu

jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan ‘atau
persamaan’ hendaklah digunakan.
f. Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan dan

sekurang-kurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian
antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya barangan
tersebut tidak mempunyai sebarang piawaian, Agensi hendaklah
156
memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat

digunakan dan dijamin oleh pembuatnya atau petender.
g. Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda aras (benchmark)

dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang
diiktiraf.
h. Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat,

spesifikasi teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan
Perdana Menteri. Arahan dan garis panduan mengenai perkara ini
yang dikeluarkan oleh MAMPU hendaklah dirujuk. Walau
bagaimanapun, pembelian peralatan komputer secara stand alone
tidak perlu mendapatkan persetujuan MAMPU.
13B.3 Penyediaan Dokumen Tender
a. Setiap set dokumen tender hendaklah sempurna serta mengandungi

antara lain, perkara berikut:
 Syarat-syarat dan arahan kepada petender – Maklumat penting
yang wajib dipatuhi oleh petender;
 Spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi bekalan/ perkhidmatan/

kerja yang dikehendaki oleh Agensi;
 Borang tender - Borang hendaklah diisi dan ditandatangani

oleh petender bagi menyertai tender;
 Contoh surat setuju terima tender - Contoh surat yang

mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan
kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender,
syarat yang telah dipersetujui dalam surat niat atau apa-apa
syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan
sebelumnya;
 Syarat-syarat kontrak - Syarat-syarat kontrak yang akan diguna

pakai bagi petender yang berjaya;
 Senarai kuantiti/ringkasan tender - Maklumat yang menjelaskan

huraian kerja/kuantiti yang diperlukan dan tempoh masa yang
akan diikat;
 Jadual kadar harga - Jadual kadar harga yang perlu diisi oleh
petender (jika berkenaan);
157
 Lukisan teknikal/pelan - Sesuatu pelan, model atau lukisan

yang diperlukan (jika berkenaan);
 Tempat penghantaran - Tempat serahan terakhir di mana

barangan yang diperolehi akan diserah kepada Agensi;
 Tempoh siap/penghantaran;
 Cadangan pemindahan teknologi - Cadangan pembuatan/

pemasangan dalam negeri, penggunaan bahan tempatan dan
tempat di mana barang-barang yang ditender akan dibuat
secara langsung di Malaysia dengan menggunakan bahan
tempatan ke peringkat yang maksimum, mewujudkan loji di
Malaysia dan pemindahan teknologi melalui program offset(jika
sesuai);
 Prestasi/rekod pengalaman - Maklumat tentang pengalaman

petender dalam bidang berkaitan yang
dibekalkan/dilaksanakan kepada Agensi dan pihak swasta;
 Profil dan kedudukan kewangan petender – Maklumat

terperinci tentang latar belakang dan keupayaan kewangan
petender;
 Senarai semak - Senarai dokumen/perkara yang perlu

dikemukakan oleh pretender; dan
 Perkara-perkara lain yang berkenaan.
b. Setiap dokumen tender hendaklah diberi nombor siri.
c. Perkara utama yang perlu dimasukkan dalam dokumen tender bekalan

dan perkhidmatan:
 Tempoh sah laku tender;
 Larangan publisiti;
 Cara pembelian (FOB/Harga Bersih);
 Penghantaran barangan import dan eksport Kerajaan

[Multimodal Transport Operator (MTO)];
 Mata wang;
 Jadual pelaksanaan perkhidmatan/jadual penghantaran;

158
 Tempoh siap perkhidmatan/penghantaran;
 Tempat penghantaran;
 Terma pembayaran;
 Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan(KWIBK);
 Addendum;
 Tempoh tanggungan kecacatan/waranti;
 Bantahan spesifikasi seperti menjurus kepada sesuatu jenama;
 Offset;
 Denda (pelanggaran syarat kontrak untuk bekalan/

perkhidmatan);
 Penamatan kontrak;
 Timbang tara;
 Draf perjanjian kontrak; dan
 Syarat-syarat lain yang perlu bagi menjaga

kepentinganKerajaan.
d. Apabila mempelawa tender bekalan/perkhidmatan, Agensi hendaklah
menyatakan dengan jelas perkara-perkara berikut:
 Perincian teknikal dan perincian harga hendaklah disediakan

dalam sampul yang berasingan dan berlakri;
 Kedua-dua sampul perincian tersebut hendaklah dimasukkan

ke dalam satu bungkusan; dan
 Petender tidak dibenarkan mencatat nama petender dan harga

dalam dokumen spesifikasi yang dikemukakan. Bagi Petender
yang tidak mengikut arahan ini akan menyebabkan tawaran
tender mereka tidak layak dipertimbangkan.
e. Perkara utama yang perlu dimasukkan dalam dokumen tender kerja
 Agensi hendaklah menggunakan Borang JKR Siri 203 untuk

tender kerja kecuali projek-projek yang dilaksanakan secara
bukan konvensional. Projek-projek yang dilaksanakan secara
159
Turnkey atau Design & Build boleh menggunakan Borang PWD

DB/T yang berkuat kuasa.
 Bagi projek yang dibiayai oleh peruntukan asing, penggunaan

borang JKR Siri 203 hendaklah dipakai jika dipersetujui oleh
pembiaya.
 Seperti yang ditetapkan di bawah seksyen 34(2), Akta 520,

Akta PIPM/CIDB1994, Agensi hendaklah memasukkan
peruntukan dalam ‘Arahan Kepada Petender’ bahawa semua
tender yang bernilai RM500,000 ke atas, levi sebanyak 0.25%
daripada nilai harga kontrak akan dikenakan ke atas petender
yang berjaya.
f. Perkara utama yang perlu dimasukkan dalam dokumen tender

antarabangsa adalah seperti berikut:
 Apabila mempelawa tender antarabangsa, Agensi hendaklah

menyatakan dengan jelas perkara-perkara yang dinyatakan di
atas termasuk meminta pretender mengemukakan cadangan
pembiayaan ke atas tawaran tender mereka, sama ada dalam
bentuk pinjaman 'dua hala', kredit pembekal atau pembiayaan
perniagaan yang lain, jika ada.
 Bagi tender kerja, jika ia melibatkan kaedah teknologi baru,

petender hendaklah mengemukakan cadangan-cadangan
berikut:
 Setakat mana loji dan peralatan akan dibawa masuk ke

Malaysia;
 Sama ada loji dan peralatan pemprosesan akan

ditubuhkan di Malaysia; atau
 Cadangan lain sekiranya ada.
 Loji-loji yang dibawa masuk untuk kontrak kerja, sama ada

untuk kegunaan pembinaan atau dijadikan sebahagian
daripada kerja kekal, adalah tidak dikecualikan daripada cukai
walaupun projek tersebut adalah projek Kerajaan.
 Bagi perlindungan insurans dalam tempoh penghantaran

barangan import Kerajaan, Agensi hendaklah menggunakan
160
KWIBK dan pembelian secara FOB hendaklah dimasukkan ke

dalam dokumen tender. Badan Berkanun hendaklah
menguruskan perlindungan insurans untuk pembelian tersebut
melalui broker atau syarikat insurans yang diluluskan oleh
Perbendaharaan.
13B.4 Kadar bayaran dokumen tender (hard copy/soft copy) bagi tender
bekalan/Perkhidmatan/Kerja
a. Dokumen tender hendaklah dijual dalam bentuk hard copy. Sekiranya

perlu, agensi boleh menyediakan dokumen tender dalam bentuk soft
copy, dan bayaran tambahan sebanyak RM10 bagi sekeping cakera
liut (disket)/cakera padat hendaklah dikenakan kepada petender yang
memerlukan. Sekiranya terdapat percanggahan maklumat antara soft
copy dan hard copy, dokumen dalam hard copy hendaklah diguna
pakai.
b. Walau bagaimanapun, tawaran tender hendaklah dikemukakan dalam

bentuk hard copy sahaja.
c. Pengiraan harga 1 set dokumen tender untuk tender bekalan,

perkhidmatan dan kerja hendaklah dibuat berdasarkan kadar berikut:
 Harga semuka dokumen yang menggunakan kertas saiz A4

adalah RM0.35 dan saiz A3 adalah RM0.70;
 Harga bagi sesalinan lukisan/pelan ialah:
SAIZ KERTAS HARGA (RM)
A3 0.70
A2 3.50
A1 6.50
A 8.00
 Walau apa pun kadar yang ditetapkan, bayaran minimum bagi

tiap-tiap 1 set dokumen tender ialah RM50.
d. Jika dokumen tender disediakan oleh perunding yang dilantik, Agensi

hendaklah memastikan bahawa bayaran yang dikenakan adalah
seperti di perenggan (a) dan (c). Walau bagaimanapun, perunding
tersebut tidak dibenarkan mengguna kadar-kadar di atas untuk apa-
apa jenis tuntutan termasuk tuntutan imbuhan balik daripada Agensi.
161
e. Bayaran bagi dokumen tender hendaklah dibuat dalam bentuk draf

bank daripada bank yang berlesen dan beroperasi di Malaysia atau
kiriman wang pos (money order) atau wang kiriman pos berpalang
(postal order), dan dibayar atas nama Ketua Agensi berkenaan. Bagi
Jabatan Mengakaun Sendiri, bayaran boleh juga dibuat kepada Ketua
Akauntan Jabatan berkenaan. Wang tunai atau cek tidak boleh
diterima.
f. Apa-apa dokumen yang dikeluarkan oleh pihak Kerajaan bagi maksud

perolehan Kerajaan yang bernilai melebihi RM200,000 perlu juga
dikenakan bayaran seperti di perenggan (c).
13B.5 Dokumen Tender Yang Mempunyai Security Document/Security Drawing
a. Definisi Security Document adalah seperti yang dinyatakan di bawah:
 Berdasarkan tafsiran Arahan Keselamatan, Security Document

adalah dokumen terperingkat, iaitu dokumen yang
mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan
untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan
sesuatu peringkat keselamatan.
 Mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88), Security

Document adalah termasuk dokumen-dokumen seperti berikut:
 sesuatu peta, pelan, model, graf atau lukisan;
 sesuatu gambar foto;
 sesuatu piring hitam, pita rakam, runut bunyi atau data-
data lain (bukan imej yang boleh dilihat) supaya boleh
(dengan atau tanpa bantuan sesuatu alat kelengkapan
lain) dikeluarkan ulang darinya;
 sesuatu filem, negatif, pita rakam atau alat-alat lain
yang mengandungi satu imej atau lebih yang boleh
dilihat supaya boleh (seperti tersebut di atas)
dikeluarkan ulang darinya; dan
 apa-apa juga yang ditafsirkan oleh ketua Agensi
sebagai Security Document.
b. Definisi Security Drawing adalah seperti yang dinyatakan di bawah:
 Berdasarkan tafsiran Arahan Keselamatan, Security Drawing
termasuk di bawah dokumen rasmi, iaitu apa-apa jenis
162
maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara

rasmi.
 Security Drawing adalah termasuk dokumen-dokumen seperti
berikut:
 perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin,
berstensil dan bercetak dan juga draf serta buangan
daripada perkara itu;
 fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto dan filem,
jalur suara dan rakaman;
 pelan, pelan lakar, lukisan, gambar rajah, peta dan
aneka jenis carta;
 huruf cetak atur atau huruf cetak miring, blok litograf,
acuan, stensil, proses plat atau alat-alat lain yang
digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi;
dan
 apa-apa juga yang ditafsirkan oleh ketua Agensi
sebagai Security Drawing.
c. Bagi dokumen tender yang mempunyai Security Drawing atau Security

Document, deposit sebanyak RM5,000 hendaklah dikenakan kepada
petender. Deposit ini akan dikembalikan apabila Security Drawing atau
Security Document tersebut dikembalikan kepada Agensi dalam
keadaan asal semasa ianya dikeluarkan.
d. Bayaran deposit untuk Security Drawing atau Security Document

hendaklah dibuat dalam bentuk draf bank daripada bank yang
berlesen dan beroperasi di Malaysia atau kiriman wang pos (money
order) atau wang kiriman pos berpalang (postal order), dan dibayar
atas nama ketua Agensi berkenaan. Bagi Jabatan Mengakaun Sendiri,
bayaran boleh juga dibuat kepada Ketua Akauntan Jabatan
berkenaan. Wang tunai atau cek tidak boleh diterima.
e. Ketua Agensi hendaklah mengadakan peruntukan dalam dokumen

tender di mana petender dikehendaki memberi Aku Janji untuk tidak
menzahirkan (reproduce) dan tidak membocorkan apa-apa maklumat
dalam Security Drawing/Security Document dan untuk mengembalikan
Security Drawing/Security Document kepada Kerajaan seperti yang
dinyatakan dalam dokumen tender.
163
13B.6 Penjualan Dokumen Tender
a. Penjualan dokumen hendaklah berasaskan syarat-syarat yang

dinyatakan dalam iklan tender.
b. Agensi hendaklah meletakkan contoh dokumen tender yang dijual di

tempat menjual tender untuk membolehkan petender menyemak
dokumen tender tersebut sebelum membuat pembelian.
c. Satu petender hanya dibenarkan membeli satu dokumen tender dan

mengemukakan satu tawaran tender sahaja. Tawaran alternatif adalah
tidak dibenarkan.
13B.7 Tempoh Sah Laku Tender
a. Sebelum sesuatu tender dipelawa, satu jadual pelaksanaan hendaklah

disediakan bagi menunjukkan anggaran masa, untuk setiap peringkat,
dari tarikh penyediaan spesifikasi sehingga keputusan dibuat.
b. Tempoh sah laku tender yang munasabah hendaklah ditetapkan

dengan mengambil kira faktor-faktor berikut:
 Jangka masa untuk menilai tawaran dari segi teknikal;
 jangka masa untuk menilai tawaran dari segi harga;
 jangka masa untuk menilai keupayaan petender;
 jangka masa untuk menyediakan laporan dan masa yang

diperlukan untuk membuat keputusan bagi tender tersebut; dan
 jangka masa untuk membuat keputusan dan mengeluarkan

Surat Setuju Terima kepada petender yang berjaya.
c. Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan tidak

melewati tempoh ditetapkan dalam jadual pelaksanaan tender.
d. Tempoh sah laku tender yang minimum adalah sembilan puluh (90)
hari, yang dikira dari tarikh tender ditutup. Agensi hendaklah
memastikan supaya tempoh sah laku tender tidak terlalu panjang
kerana ini menyebabkan petender menaikkan harga tawaran mereka.
e. Agensi tidak digalakkan untuk melanjutkan tempoh sah laku tawaran

tender daripada tempoh sah yang telah ditetapkan kerana ini boleh
menyebabkan petender menarik diri. Sekiranya perlanjutan tempoh
sah laku tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat
164
sebelum tarikh tempoh sah laku asal tamat dengan kelulusan

Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan.
f. Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusan

Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan dan
dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan Agensi dengan menyatakan
sebab-sebab pembatalan.
13B.8 Deposit Tender
a. Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan. Walau

bagaimanapun, bagi petender tempatan yang mendapat pengecualian
daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah dikenakan sebanyak
2.5% daripada tawarannya atau maksimum RM10,000. Deposit tender
hendaklah dalam bentuk draf bank/jaminan bank dan hendaklah
dikemukakan bersekali dengan tawaran tender.
b. Tender bekalan/perkhidmatan antarabangsa hendaklah dikenakan

deposit tender mengikut kadar berikut:
ANGGARAN NILAI TENDER (RM) DEPOSIT TENDER(RM)
Sehingga 5 juta 60,000

Melebihi 5 juta sehingga 10 juta 150,000
Melebihi 30 juta 1,000,000
c. Tender kerja antarabangsa hendaklah dikenakan deposit tender
mengikut kadar berikut:
ANGGARAN NILAI TENDER(RM) DEPOSIT TENDER(RM)
Sehingga 10 juta 50,000

Melebihi 100 juta 1,000,000
d. Deposit tender hendaklah dibuat dalam bentuk draf bank/jaminan bank
dalam Ringgit Malaysia daripada bank yang berlesen dan beroperasi
di Malaysia. Deposit tender akan dikembalikan seperti berikut:
165
 Kepada petender yang berjaya, sebaik sahaja pretender

tersebut mengemukakan Bon Pelaksanaan; dan
 Kepada petender yang menyertai tawaran tetapi tidak berjaya,

sebaik sahaja tawaran tender tersebut di setuju terima oleh
petender yang berjaya atau selepas tamatnya tempoh sah laku
tender, mengikut yang mana terdahulu.
e. Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi mereka

yang dikenakan bayaran deposit tender jika petender enggan
menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima
atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit
tendernya akan dirampas. Deposit tender bagi pretender yang tidak
berjaya hendaklah dikembalikan setelah tender itu disetuju terima oleh
petender yang berjaya atau selepas tamatnya tarikh sah laku tender.
Deposit petender yang berjaya hendaklah dikembalikan selepas Bon
Pelaksanaan diterima.
13B.9 Pengiklanan Tender Tempatan
a. Semua pelawaan tender tempatan hendaklah diiklankan dalam

sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama Bahasa Melayu.
Kandungan iklan tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidak
mendatangkan apa-apa keraguan atau pembaziran.
b. Kandungan iklan tender hendaklah menyatakan perkara-perkara

berikut:
 Agensi yang memanggil tender;
 Tajuk tender yang diiklankan;
 Jenis tender, sama ada terbuka dan/atau khas Bumiputera;
 Syarat-syarat kelayakan petender:
 bagi tender bekalan dan/atau perkhidmatan - berdaftar

dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang
dan sub-bidang yang berkenaan; atau
 bagi tender kerja - berdaftar dengan PKK di bawah

kelas, kepala dan sub kepala yang berkenaan dan
LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan;
166
 Tempat, tarikh dan masa dokumen tender dijual;
 Tempat, tarikh dan masa bagi lawatan tapak/premis (jika

berkenaan);
 Harga, cara bayaran dan jawatan penerima bayaran dokumen

tender; dan
 Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup.
c. Bagi mengurangkan kos pengiklanan, Agensi yang mempunyai banyak

tender adalah digalakkan untuk merangkumkan kesemua tender di
dalam satu kenyataan tender sahaja.
d. Masa yang cukup hendaklah diberi bagi membolehkan petender

mengkaji tawaran dan membuat persediaan bagi sesuatu tender.
Untuk tujuan ini, tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-kurangnya
21 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual.
e. Bagi tender yang melibatkan lawatan tapak/premis, agensi hendaklah

memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang-
kurangnya 21 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan.
f. Agensi hendaklah menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari

pelawaan tender ditutup (hari bekerja) sebagai waktu terakhir untuk
menerima tawaran tender. Tawaran tender yang lewat diterima dari
waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan.
g. Agensi adalah bertanggungjawab untuk memasukkan/menghantar

sesalinan kenyataan tender yang diiklankan ke dalam laman web
masing-masing dan pautan (hyperlink) kepada laman web
MyGovernment Portal [www.gov.my].
h. Bagi tawaran tender kerja untuk projek kerja/pembinaan Kerajaan,

semua agensi Kerajaan juga dikehendaki memasukkan secara ‘online’
maklumat iklan tender kerja ke dalam laman web LPIPM/CIDB. Iklan
tersebut boleh dimasukkan secara percuma melalui laman web khas
LPIPM iaitu di alamat www.tender.gov.my. Panduan untuk
memasukkan iklan tender kerja secara online tersebut turut boleh
diperolehi daripada alamat tersebut.
i. Bagi tender yang dikendalikan oleh perunding, peraturan seperti di

perenggan 25.1 hingga 25.8 hendaklah dipatuhi sepenuhnya. Selain
167
daripada itu, tempat penjualan dan penyerahan dokumen tender

hendaklah di Agensi yang mengendalikan perolehan tersebut.
13B.10Pengiklanan Tender Antarabangsa
a. Semua pelawaan tender antarabangsa hendaklah diiklankan dalam

sekurang-kurangnya 1 akhbar harian tempatan utama Bahasa Melayu
dan 1 akhbar harian tempatan utama Bahasa Inggeris.
b. Tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-kurangnya 56 hari dari tarikh

dokumen tender mula dijual.
c. Bagi tender yang melibatkan lawatan tapak/premis, agensi hendaklah

memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang-
kurangnya 56 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan.
13B.11 Penyediaan Anggaran Harga
a. Agensi hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan bagi setiap

tender dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh
tutup tender.
b. Bagi perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang sukar ditentukan harga

anggaran Jabatan, Agensi boleh memasukkan harga pembelian
lampau perolehan berkenaan.
13B.12 Bantahan ke Atas Spesifikasi Tender
a. Agensi hendaklah memasukkan suatu peruntukan dalam dokumen

tender yang membolehkan petender membuat bantahan secara
bertulis kepada Agensi dan disalinkan kepada Perbendaharaan
sekiranya ia mendapati spesifikasi tender menjurus kepada sesuatu
jenama. Bantahan tersebut berserta bukti-bukti yang kukuh hendaklah
dikemukakan kepada Agensi yang membuat pelawaan tender dalam
tempoh seperti berikut:
 14 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual; dan
 28 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual bagi tender

antarabangsa.
b. Bantahan yang diterima selepas tempoh tersebut tidak akan

dipertimbangkan.
168
c. Apabila terdapat bantahan dari petender, Agensi hendaklah

menubuhkan jawatankuasa untuk menimbang serta memutuskan
bantahan yang dibuat oleh petender. Jawatankuasa ini hendaklah
dipengerusikan oleh wakil Agensi yang membuat tawaran dengan 2
orang ahli lain yang terdiri daripada wakil Perbendaharaan dan
seorang pegawai dari agensi lain yang berpengetahuan dan
berpengalaman dalam bidang tersebut.
d. Sekiranya bantahan didapati berasas, tender tersebut hendaklah

dibatalkan dan ditender semula mengikut spesifikasi yang telah
disemak semula.
13B.13 Pembukaan Tawaran Tender
i. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dianggotai sekurang-

kurangnya oleh 2 orang pegawai, yang mana seorang daripadanya
hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan
Profesional atau setaraf. Sekiranya Bahagian/Unit berkenaan
kekurangan pegawai, pelantikan boleh dibuat di kalangan pegawai
daripada Bahagian/Unit lain dalam Agensi tersebut.
ii. Pelantikan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dibuat

secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan
tender.
iii. Jawatankuasa Pembuka Tawaran Tender hendaklah memastikan

perkara-perkara yang dinyatakan di bawah dilaksanakan dengan
sempurna:
 Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas tender ditutup.
 Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka dan disemak

nombor siri dengan rekod penjualan dokumen.
 Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap dokumen dan

senarai harga, dokumen spesifikasi teknikal dan katalog/brosur
petender serta ditandatangani ringkas.
 Lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan yang

terdapat dalam tawaran tender hendaklah ditandatangani
ringkas.
169
 Nama petender dipastikan tidak tercatat di dalam dokumen

spesifikasi teknikal pretender. Sekiranya terdapat nama/tanda
syarikat dalam dokumen tersebut, maka hendaklah dicatatkan
dalam borang jadual tender.
 Dokumen tawaran harga dijadualkan dengan menggunakan

nombor kod yang diberikan.
 Menyedia dan melengkapkan senarai semakan dan borang

jadual tender dengan mencatatkan nama petender, kod
petender, amaun yang di tender, tempoh siap atau tempoh
penyerahan. Nama dan jawatan semua ahli Pembuka Tender
hendaklah dicatatkan dalam borang jadual tender dan
ditandatangani oleh setiap ahli; dan
 Menyediakan Jadual Harga Tender untuk dipamerkan di papan

kenyataan Agensi seberapa segera yang boleh, dengan tidak
menzahirkan nama petender yang mengambil bahagian. Bagi
tender yang melibatkan keselamatan negara, Agensi tidak
diwajibkan mempamerkan jadual harga tersebut.
iv. Urus Setia Tender bertanggungjawab menguruskan semua urusan

tender dari mula sehingga proses tender selesai. Antara tugas-tugas
Urus Setia adalah seperti berikut:
 Menguruskan perancangan awal dan jadual pelaksanaan
tender;
 Mengurus dan menyediakan dokumen tender;
 Menguruskan iklan atau pelawaan tender;
 Menyediakan rekod penjualan dokumen tawaran dan mengatur
lawatan tapak/premis (jika berkenaan);
 Menutup peti tender pada tarikh dan masa tutup yang
ditetapkan;
 Menjaga keselamatan peti tender dan dokumen tender;
 Mengatur pembukaan tender;
 Mengatur penilaian tender; dan
 Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan.
v. Semua tawaran tender bekalan/perkhidmatan yang dianggarkan

bernilai melebihi RM30 juta dan tender kerja yang bernilai melebihi
RM50 juta hendaklah dibuka di hadapan awam. Pembukaan tender di
170
hadapan awam bermaksud pembukaan tender di kalangan petender

yang membeli dan mengembalikan dokumen tender sahaja.
13B.14 Dokumen Tender Diklasifikasikan Sebagai Sulit
Semua maklumat berkenaan sesuatu tender termasuk dokumen tender,

tawaran tender dan penilaian tender hendaklah diklasifikasikan sebagai SULIT
dan tidak boleh disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat
dengan pengurusan tender sebelum keputusan muktamad dibuat.
13B.15 Penjelasan Lanjut Berkenaan Dengan Tender
a. Kebenaran bertulis hendaklah diperolehi daripada Pengerusi Lembaga

Perolehan sekiranya Jawatankuasa Penilaian memerlukan penjelasan
lanjut daripada petender semasa proses penilaian tender. Walau
bagaimanapun, sebarang perundingan tidak dibenarkan. Penjelasan
tersebut hendaklah diuruskan oleh Urus Setia Tender secara bertulis.
b. Semua pihak yang terlibat dalam sesuatu urusan tender termasuk

mempertimbangkan sesuatu tender dilarang mengubah apa-apa
maklumat yang dikemukakan petender di dalam dokumen tender
termasuk harga, pengalaman petender dan sebagainya.
c. Sekiranya terdapat kesilapan pengiraan oleh petender dan berlaku

perbezaan harga di antara harga di dalam Bill Of Quantities (BQ) dan
Borang Tender yang telah ditandatangani, harga di dalam Borang
Tender hendaklah diguna pakai dalam mempertimbangkan sesuatu
perolehan.
13B.16 Penilaian Tender
a. Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah dibuat

secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan
tender. Penilaian tender bekalan, perkhidmatan dan kerja berasaskan
Turnkey atau Design and Build hendaklah dibuat oleh dua (2)
jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
1. Jawatankuasa Penilaian Teknikal
daripada 3 orang, iaitu seorang pengerusi dan 2 orang
ahli, yang mana sekurang-kurang seorang daripadanya
171
hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan

Pengurusan dan Profesional atau setaraf.
 Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman
dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan
tersebut.
 Sekiranya Agensi tidak mempunyai kemahiran

dalaman, maka pakar dari Jabatan Teknik/pakar yang
lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia,
Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan
sebagainya.
 Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat

penilaian secara terperinci bagi memastikan penilaian
yang dibuat adalah berasaskan kepada spesifikasi
perolehan yang ditetapkan dalam dokumen tender.
 Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen yang

dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of
compliance) dan/atau penilaian fizikal. Walau
bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa
mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil
kira.
 Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah
tidak dibenarkan.
2. Jawatankuasa Penilaian Harga

daripada 2 orang, iaitu seorang pengerusi; dan seorang
ahli, yang mana salah seorang daripadanya hendaklah
terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan
Profesional atau setaraf.
 Penilaian harga sesuatu tender hendaklah mengambil

kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar
pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka,
keupayaan petender dan sebagainya. Perbandingan
172
antara satu tawaran petender dengan tawaran petender

yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor
atau unsur yang sama (equal footing).
 Penilaian bagi pembelian harta modal seperti

kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain
hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga
menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil
kira harga barangan, alat ganti, latihan,
pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyenggaraan
dan lain-lain.
 Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah
tidak dibenarkan.
b. Proses penilaian tender hendaklah disiapkan dan dilaksanakan

seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh
tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
c. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli

Jawatankuasa.
13B.17 Penilaian Tender Kerja Selain Daripada Tender Yang Berasaskan Konsep
Turnkey atau Design
a. Penilaian tender kerja, selain daripada tender yang berasaskan

konsep Turnkey atau Design and Build, bolehlah dibuat oleh satu
Jawatankuasa Penilaian sahaja.
b. Penilaian tender hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa yang

dianggotai oleh tidak kurang dari 3 orang pegawai. Salah seorang ahli
Jawatankuasa hendaklah seorang Juruukur Bahan atau pegawai
teknikal dalam bidang berkaitan dengan kerja tersebut.
c. Proses penilaian tender hendaklah seboleh-bolehnya disiapkan dalam

tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan
kepada Jawatankuasa Penilaian.
d. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli

Jawatankuasa.
173
13B.18 Asas Penilaian Tender
Asas-asas penilaian tender oleh Jawatankuasa termasuklah perkara-perkara

berikut:
 Memastikan petender memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan

dalam dokumen tender.
 Menilai kemampuan teknikal petender seperti kakitangan profesional

dan teknikal, pengalaman kerja, rekod prestasi, projek yang sedang
dilaksanakan/dalam tangan dan loji (disewa atau milik sendiri).
 Menilai kemampuan kewangan petender dari segi modal pusingan, net

worth, kemudahan kredit, nilai baki kerja dalam tangan yang belum
siap dan sebagainya.
 Menganalisis harga tender dengan mengambil kira tempoh

siap/penghantaran yang ditawarkan berdasarkan tawaran yang paling
13B.19 Perakuan Tender
a. Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan kepada Lembaga

Perolehan berdasarkan kepada Laporan Penilaian Tender. Perakuan
tersebut hendaklah berdasarkan tawaran yang terbaik dari segi harga
dan kualiti mengikut keperluan agensi dan hendaklah mengambil kira
prinsip-prinsip perolehan dan dasar-dasar semasa Kerajaan.
b. Perakuan tersebut juga hendaklah menyatakan dengan khusus

tawaran petender yang dicadang untuk dipertimbangkan.
c. Urus setia yang menguruskan tender sesuatu Agensi hendaklah

menyediakan Kertas Taklimat Tender untuk pertimbangan Lembaga
Perolehan.
13B.20 Pertimbangan Lembaga Perolehan59
a. Ahli Lembaga Perolehan bagi Lembaga Perolehan Persekutuan

hendaklah dilantik oleh Menteri Kewangan, manakala Ahli Lembaga
Perolehan bagi Lembaga Perolehan Negeri adalah dilantik oleh
Menteri Besar atau Ketua Menteri yang berkenaan.
59
SPP 9/2009
174
b. Penubuhan Lembaga Perolehan Persekutuan akan diuruskan oleh

Perbendaharaan Malaysia, manakala Lembaga Perolehan Negeri
akan diuruskan oleh Pejabat Kewangan Negeri.
c. Dalam keadaan tertentu, Kementerian Kewangan boleh menubuhkan
Lembaga Perolehan khusus bagi pelaksanaan projek-projek yang
diberi peruntukan khas dari semasa ke semasa. Keahlian Lembaga
Perolehan ini hendaklah diwartakan dalam Warta Kerajaan
Persekutuan atau Kerajaan Negeri yang mana berkenaan
d. Agensi Persekutuan hendaklah menubuhkan Lembaga Perolehan ‘A’
dan Lembaga Perolehan ‘B’. Bagi Badan Berkanun Persekutuan,
cadangan keahlian Lembaga Perolehan hendaklah dikemukakan
kepada Kementerian Kewangan melalui Kementerian masing-masing.
e. Lembaga Perolehan ‘A’ akan mempertimbang dan bersetuju terima
tender-tender yang melebihi RM20 juta, manakala Lembaga Perolehan
‘B’ akan mempertimbang dan bersetuju terima tender-tender yang
bernilai sehingga RM20 juta.
f. Keahlian/wakil semua Lembaga Perolehan hendaklah terdiri daripada
pegawai awam dari Kumpulan Pengurusan dan Professional dan/atau
yang setara bagi Lembaga Perolehan Syarikat Kerajaan. Hanya ahli
yang diwartakan berserta Urusetia mesyuarat sahaja dibenarkan
berada dalam bilik mesyuarat semasa keputusan dibuat.
g. Korum bagi Mesyuarat Lembaga Perolehan hendaklah seramai 3
orang. Kehadiran wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan diwajibkan
dalam Lembaga Perolehan ‘A’ manakala kehadiran wakil Ketua
Pengarah Kerja Raya diwajibkan dalam Lembaga Perolehan ‘B’.
h. Keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan
Keahlian Lembaga Perolehan Kementerian adalah seperti berikut:
LEMBAGA PEROLEHAN ‘A’
Pengerusi: Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha
Ahli: i. Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(Bahagian Perolehan Kerajaan; dan
ii. Ketua Pengarah JKR atau wakilnya
LEMBAGA PEROLEHAN ‘B’
Pengerusi: Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha

175
Ahli: i. Ketua Pengarah JKR atau wakilnya;

ii. Seorang Setiausaha Bahagian/ Ketua Bahagian;
dan
iii. Jika perlu, seorang pegawai awam dari
Kementerian/Jabatan lain yang boleh memberi
sumbangan kepada Lembaga Perolehan dari
segi pengetahuan/pengalamannya dalam
bidang tertentu mengikut keperluan perolehan.
Keahlian pegawai tersebut adalah tidak kekal
tetapi mengikut keperluan dan kesesuaian
dalam bidang perolehan yang berkenaan.
Keahlian Lembaga Perolehan JKR adalah seperti berikut:
LEMBAGA PEROLEHAN ‘A’
Pengerusi: Ketua Pengarah atau Timbalan Ketua Pengarah, JKR
Ahli: i. Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(Bahagian Perolehan Kerajaan; dan
ii. Wakil Ketua Setiausaha Kementerian Kerja
Raya
LEMBAGA PEROLEHAN ‘B’
Pengerusi: Ketua Pengarah atau Timbalan Ketua Pengarah, JKR
Ahli: i. Wakil Ketua Setiausaha Kementerian Kerja

Raya;
ii. Seorang Pengarah Cawangan; dan
segi pengetahuan/pengalamannya dalam
bidang tertentu mengikut keperluan perolehan.
Keahlian pegawai tersebut adalah tidak kekal
tetapi mengikut keperluan dan kesesuaian
dalam bidang perolehan yang berkenaan.
i. Keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan Peringkat Negeri
Keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah adalah seperti

berikut:
Pengerusi: Pegawai Kewangan Persekutuan Sabah
Ahli: i. Setiausaha Persekutuan Negeri Sabah atau

wakilnya;
ii. Pegawai Kemajuan Negeri Sabah atau wakilnya;
iii. Ketua Penolong Pengarah Unit Teknikal, Pejabat
Pembangunan Negeri Sabah atau wakilnya; dan
iv. Jika perlu, seorang pegawai awam dari
176

segi pengetahuan/pengalamannya dalam bidang
tertentu mengikut keperluan perolehan. Keahlian
pegawai tersebut adalah tidak kekal tetapi
mengikut keperluan dan kesesuaian dalam
bidang perolehan yang berkenaan.
Keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan Sarawak adalah seperti

berikut:
Pengerusi: Pegawai Kewangan Persekutuan Sarawak
Ahli i. Setiausaha Persekutuan Negeri Sarawak atau

wakilnya;
ii. Pegawai Kemajuan Negeri Sarawak atau
wakilnya;
iii. Ketua Pengarah JKR atau wakilnya; dan
iv. Jika perlu, seorang pegawai awam dari
segi pengetahuan/pengalamannya dalam bidang
bidang perolehan yang berkenaan.
Keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan Peringkat Negeri adalah
seperti berikut:
Pengerusi: Pegawai Kemajuan Negeri
Ahli: i. Pengarah Kerja Raya Negeri atau wakilnya

ii. Pengarah Pengairan dan Saliran Negeri atau
wakilnya; dan
sumbangan kepada Lembaga Perolehan dari segi
pengetahuan/pengalamannya dalam bidang
bidang yang berkenaan.
j. Keahlian Lembaga Perolehan Negeri
Keahlian Lembaga Perolehan Negeri adalah seperti berikut:
Pengerusi: Setiausaha Kerajaan Negeri atau Pegawai Kewangan

Negeri
Ahli: i. Pegawai Kewangan Negeri, jika tidak menjadi

Pengerusi, atau wakilnya;
ii. Pengarah Jabatan Kerja Raya Negeri atau
wakilnya; dan
177

sumbangan kepada Lembaga Perolehan dari segi
pengetahuan/pengalamannya dalam bidang
mengikut keperluan dan kesesuaian dalam bidang
perolehan yang berkenaan.
k. Keahlian Lembaga Perolehan Bagi Badan-badan Berkanun adalah

tertakluk kepada undang-undang tubuh Badan Berkanun berkenaan.
l. Had nilai dan kuasa Lembaga Perolehan untuk mempertimbang dan

menyetuju terima tender adalah seperti berikut:
SEHINGGA
i. Lembaga Perolehan Kementerian/JKR

- Tender Kerja RM100 juta
- Tender Bekalan/ Perkhidmatan RM50 juta
- Tender Terhad (Kerja/Bekalan/Perkhidmatan) RM10 juta
ii. Lembaga Perolehan Persekutuan Peringkat

Negeri
- Tender Kerja RM20 juta
- Tender Terhad (Kerja) RM1 juta
iii. Lembaga Perolehan Persekutuan (Sabah/

Sarawak)
- Tender Kerja/ Bekalan/ Perkhidmatan RM30 juta
- Tender Terhad (Kerja/ Bekalan/ Perkhidmatan) RM5 juta
iv. Lembaga Perolehan Badan Berkanun

- Tender Terhad (Kerja/ Bekalan/ Perkhidmatan) RM10 juta
v. Lembaga Perolehan Syarikat Kerajaan

m. Lembaga Perolehan Persekutuan Peringkat Negeri tidak dibenarkan

mempertimbang dan menyetuju terima tender bekalan dan
perkhidmatan Persekutuan di peringkat Negeri.
n. Lembaga Perolehan hanya boleh mempertimbang dan menyetuju

terima tender dengan syarat keputusan yang dibuat adalah sebulat
suara dan tidak melebihi had nilai dan kuasa yang ditetapkan.
Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau melebihi had nilai dan
178
kuasa Lembaga Perolehan hendaklah dikemukakan ke Kementerian

Kewangan untuk keputusan muktamad. Selain itu, keputusan
Lembaga Pengarah yang tidak selaras dengan keputusan Lembaga
Perolehan Agensi hendaklah dirujuk kepada Kementerian Kewangan
untuk keputusan muktamad.
13B.21 Keputusan Lembaga Perolehan
a. Urus Setia Lembaga Perolehan hendaklah merekodkan segala

keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan tender,
nama/kod petender yang berjaya, harga tawaran, tempoh siap, sebab-
sebab penerimaan/penolakan dan sebagainya.
b. Urus Setia Lembaga Perolehan hendaklah mendapatkan tandatangan

Ahli Lembaga Perolehan Agensi sebaik sahaja keputusan tender telah
dibuat.
c. Keputusan muktamad Lembaga Perolehan Agensi hendaklah

dipamerkan di papan kenyataan Jabatan dengan menyatakan nama
syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap secepat
mungkin selepas Surat Setuju Terima dikeluarkan, ditandatangani dan
dikembalikan dan disiarkan di dalam laman web agensi masing-
masing dan pautan (hyperlink) kepada laman web MyGovernment
Portal [www.gov.my].
d. Pengumuman keputusan muktamad tersebut di papan kenyataan

Jabatan dan di laman web masing-masing hendaklah dinyatakan di
dalam dokumen tender untuk memudahkan kontraktor membuat
rujukan.
e. Sekiranya sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada Perbendaharaan

untuk keputusan, rujukan tersebut hendaklah sampai kepada
Perbendaharaan dalam tempoh tujuh (7) hari selepas keputusan
Lembaga Perolehan.
f. Tatacara seterusnya adalah pengeluaran Surat Niat dan/atau Surat

Setuju Terima dan penyediaan dokumen kontrak. Perkara ini telah
dihuraikan dengan jelas dalam BAB D Pengurusan Kontrak.
BAB F
PROGRAM
AUDIT
PEROLEHAN MELALUI
PANJAR WANG RUNCIT
179
Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan melalui Panjar Wang Runcit
Lines of Inquiry: Pengurusan Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit
Sub Objektif: Menentukan perolehan melalui Panjar Wang Runcit diuruskan dengan berhemat serta mematuhi peraturan/pekeliling Kerajaan yang ditetapkan
SUMBER TEKNIK
KRITERIA CONDITION FAKTA/BUKTI
BIL. SEBAB DAN AKIBAT BUKTI/ PENGUMPULAN PROSEDUR AUDIT
(What should be) (What it is) AUDIT
RUJUKAN MAKLUMAT
1. Had Panjar Wang  Jumlah  Surat kelulusan  Rekupmen tidak dibuat  Dokumen  Semakan  Dapatkan surat kelulusan had Panjar
Runcit diluluskan perbelanjaan had Panjar Wang dengan segera sokongan dokumen Wang Runcit daripada Jabatan Akauntan
oleh Jabatan melebihi had yang Runcit daripada Negara/Pegawai Kewangan Negeri
Akauntan ditetapkan Jabatan Akauntan  Perbelanjaan tidak  Temubual
Negara/Pegawai Negara/Pegawai dirancang  Bandingkan had yang diluluskan dengan
 Soal selidik perbelanjaan yang dibuat
Kewangan Negeri Kewangan Negeri  Tiada kajian trend
perbelanjaan untuk tujuan  Pastikan rekupmen dibuat mengikut
permohonan tambahan keperluan
had Panjar Wang Runcit
 Pastikan pemeriksaan mengejut
 Lain-lain sebab yang terhadap Panjar Wang Runcit
munasabah dilaksanakan mengikut Arahan
Perbendaharaan 308/309
2. Baki wang tunai di  Baki wang tunai  Pengiraan fizikal  Penggunaan tanpa  Wang tunai  Semakan  Mohon pegawai yang bertanggungjawab
tangan sama dengan dalam tangan dan perakuan kelulusan dalam simpanan dokumen mengemukakan baki tunai, Buku Tunai
buku tunai pada masa Auditi terhadap Panjar, baucar bayaran, bil/invois belum
pengauditan tidak ketidaksamaan  Penggunaan tidak  Buku Panjar  Semakan fizikal dijelaskan, baucar bayaran rekupmen
sama dengan baki antara wang yang direkodkan Wang Runcit semasa dan surat kelulusan panjar.
yang direkodkan dikira dengan  Kehilangan yang tidak  Surat Kelulusan
dalam buku tunai rekod di buku  Mohon pegawai mengira baki wang
dilaporkan panjar panjar yang dimiliki. Semasa pengiraan
tunai
 Buku tunai tidak  Lain-lain sebab yang  Bil/invois yang wang panjar, saksikan dengan teliti
dikemas kini  Semakan buku munasabah belum dijelaskan proses pengiraan. Pastikan tiada wang
secara harian atau tunai atau ditambah ke dalam peti wang tunai
setiap transaksi transaksi Akibat:  Baucar sebelum pengiraan dilakukan .
rekupmen
 Kerugian kepada  Sediakan Penyata Penyesuaian Panjar
Kerajaan Wang Runcit.
 Bandingkan jumlah wang yang dikira itu
bersamaan dengan Buku Tunai Panjar.
Jika tidak, pastikan perbezaannya dan
180
SUMBER TEKNIK
KRITERIA CONDITION FAKTA/BUKTI
BIL. SEBAB DAN AKIBAT BUKTI/ PENGUMPULAN PROSEDUR AUDIT
(What should be) (What it is) AUDIT
RUJUKAN MAKLUMAT
susuli sebab berlaku perbezaan dan
laporkan kepada Ketua Jabatan untuk
tindakan.
 Peti wang tunai disimpan di tempat
berkunci/peti besi.
3. Panjar Wang Runcit  Panjar Wang  Dokumen  Tiada pemantauan  Buku Panjar  Semakan  Semak bil/invois yang belum dijelaskan
digunakan untuk Runcit digunakan sokongan bagi Wang Runcit dokumen dan bayaran yang telah dibuat dalam
pembayaran kecil untuk pembayaran setiap  Tiada panduan yang jelas tempoh skop pengauditan yang
yang segera tuntutan pembayaran  Baucar Bayaran ditetapkan.
 Lain-lain sebab yang
(Maksimum satu perjalanan dan menggunakan munasabah  Bil/invois yang  Pastikan terdapat baucar dan dokumen
resit/pembayaran pendahuluan diri. Panjar Wang belum dijelaskan sokongan (resit/invois) bagi setiap
tidak melebihi Runcit Akibat:
RM500).  Panjar Wang pembayaran. Sekiranya tiada, satu
Runcit digunakan  Kerugian kepada perakuan daripada pegawai yang
untuk pembelian Kerajaan menuntut bayaran perlu disertakan.
yang tidak dapat
dijustifikasikan  Pastikan wang panjar digunakan untuk
sebagai praktikal pembayaran kecil yang kurang daripada
atau berfaedah. RM500 bagi satu resit pembelian.
 Pastikan wang panjar tidak digunakan
untuk pembayaran pendahuluan dan
tuntutan perjalanan.
4. Wang Panjar  Wang Panjar tidak  Lokasi  Wang panjar terdedah  Lokasi simpanan  Semakan fizikal  Periksa tempat penyimpanan peti wang
disimpan di tempat disimpan di penyimpanan kepada kecurian peti wang tunai tunai dan pastikan ia disimpan dengan
yang selamat (peti tempat yang wang panjar tidak selamat.
wang tunai disimpan selamat mempunyai ciri-
di dalam kabinet besi ciri keselamatan
berkunci atau peti dan mudah
besi) diakses oleh
ramai pegawai
lain
PEROLEHAN MELALUI
KONTRAK PUSAT/PANEL
181
Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan melalui kontrak pusat/panel
Line of Inquiry: Pengurusan Perolehan Melalui Kontrak Pusat/Panel
Sub Objektif: Memastikan pengurusan perolehan melalui Kontrak Pusat/Panel diurus dan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan yang berkaitan.
TEKNIK
KRITERIA CONDITION FAKTA/BUKTI SUMBER
BIL. SEBAB DAN AKIBAT PENGUMPULAN PROSEDUR AUDIT
(What should be) (What it is) AUDIT BUKTI/RUJUKAN
MAKLUMAT
1. Pembelian barang yang  Perolehan item di  Dokumen -  Item diperlukan  Fail Kontrak Pusat  Semakan  Semak undang-undang dan
diperoleh melalui kontrak bawah kontrak dokumen dengan cepat dan Perbendaharaan dokumen peraturan yang berkaitan.
pusat/panel pembekal dibuat pusat/panel dibuat sokongan bagi pembekal di bawah Berdasarkan hasil semakan,
melalui kontrak pusat/ panel di luar kontrak perolehan item kontrak pusat/panel  Pekeliling Kontrak tentukan sama ada kriteria audit
pembekal tersebut. pusat/ sistem panel. di bawah tidak dapat membuat Perbendaharaan dicapai. Sekiranya tidak,
kontrak pusat/ pembekalan dalam  Arahan huraikan penemuan audit yang
2. Kebenaran Perbendaharaan  Perolehan tidak panel. tempoh yang singkat. diperhatikan dan tentukan sebab
diperoleh terlebih dahulu bagi mematuhi kaedah Perbendaharaan
178.1 dan kesannya.
pembelian yang dibuat luar perolehan yang  Pembelian item pusat
dari kontrak pusat/panel ditetapkan dalam daripada pembekal  Memastikan kebenaran
pembekal atau digunakan PKP berkaitan. yang dikenali (bukan Perbendaharaan diperoleh
oleh Kementerian/Jabatan pembekal kontrak terlebih dahulu bagi pembelian
lain.  Perolehan di luar pusat/panel) dan yang dibuat luar dari Kontrak
kontrak pusat/ berlaku Pusat/Panel Pembekal atau
3. Tindakan susulan diambil panel dibuat tanpa penyelewengan dalam digunakan oleh
terhadap pembekal Kontrak memperolehi perolehan. Kementerian/Jabatan lain.
Pusat/Panel Pembekal yang kebenaran daripada
lambat membekalkan Perbendaharaan.  Pembekal tidak  Memastikan tindakan susulan
barangan/pesanan. membuat pembekalan diambil terhadap pembekal
 Tiada tindakan yang sepatutnya atau Kontrak Pusat/Panel Pembekal
diambil terhadap tidak membekalkan yang lambat membekalkan
kelewatan barangan/pesanan barangan/pesanan.
pembekalan oleh mengikut kualiti yang
pembekal. ditetapkan.
PEROLEHAN SECARA
PEMBELIAN TERUS
182
1 Perancangan
1.1 Matters of Potential Significance (MOPS): Salah mengurus dan wujudnya penyelewengan dalam pengurusan perolehan secara pembelian terus.
Lines of Inquiry(LOI): Perancangan Perolehan Kementerian/Jabatan
Sub Objektif: Memastikan perancangan perolehan ada dibuat oleh Kementerian/Jabatan serta diluluskan oleh Pegawai Pengawal dengan mengambil
kira input dari setiap Bahagian/Unit.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Pembelian terus  Perolehan  Tiada dokumen  Perolehan melebihi  Minit Mesyuarat  Semakan  Dapatkan minit mesyuarat yang
tahunan dirancang dan dibuat tanpa sokongan yang peruntukan Perbincangan Bajet dokumen membincangkan mengenai
diluluskan oleh rancangan menunjukkan Bahagian/Jabatan perancangan perolehan
Pegawai rancangan  Mengelakkan Kementerian/Jabatan (Bajet).
Pengawal/Ketua  Perolehan perolehan telah sebutharga/ tender  Keizinan Pegawai
Jabatan sebenar tidak disediakan dan Pengawal Bagi  Dapatkan isi penting berkenaan
sama dengan  Kuantiti perolehan Membuat Perolehan perkara yang dibincangkan
diluluskan oleh adalah berlebihan atau
perolehan yang Pegawai (AP 168) (dasar/arahan/keputusan).
dirancang. tidak mencukupi
Pengawal  Senarai Perolehan  Dapatkan AP 168 bagi kelulusan
sebelum  Pembaziran (Contoh: Kementerian/Jabatan perolehan Kementerian/Jabatan
perolehan dibuat. Barangan menjadi tahun semasa dan pastikan ia telah
usang/tidak digunakan) ditandatangani oleh Pegawai
 Proses pembelian yang Pengawal. Semak perancangan
tidak teratur yang dibuat oleh Pegawai
Pengawal bagi pelaksanaan
 Perolehan dipecah kelulusan AP 168 tersebut.
kecilkan
 Analisis item perolehan yang
dirancang dan buat perbandingan
dengan perolehan sebenar yang
dilaksanakan.
 Pastikan pengurusan perolehan
dilaksanakan mengikut prosedur/
langkah yang ditetapkan.
183
2 Pelaksanaan
2.1 Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan secara pembelian terus
Lines of Inquiry (LOI): Kaedah perolehan secara pembelian terus dilaksanakan selaras dengan peraturan Kerajaan
Sub Objektif: Menentukan kaedah perolehan secara pembelian terus dipatuhi selaras dengan pekeliling dan peraturan Kerajaan
KRITERIA TEKNIK
CONDITION FAKTA/BUKTI SUMBER
MAKLUMAT
1. Perolehan bekalan  Berlaku  Penjumlahan  Pembelian daripada  Arahan  Semakan dokumen  Dapatkan Laporan Harian
bagi setiap jenis perolehan amaun pembekal yang dikenali. Perbendaharaan 168 Amanah/Hasil/Vot (BV381) dan
item sehingga yang dipecah pembelian dan 173.1  Semakan fizikal Daftar Bil (BV340)
RM50,000 setahun kecilkan dalam  Mengelakkan peraturan Kementerian/Jabatan.
dibuat secara dokumen  Pekeliling dan
 Mengelakkan daripada  Analisa perolehan yang dibuat bagi
pembelian terus  Perolehan pembelian Peraturan Kerajaan
urusniaga sebut setiap kod objek di bawah siri 20000
secara bagi setiap harga/tender  Arahan dan Peraturan dan 35000. Berikan tumpuan
pembelian jenis item Dalaman yang terhadap OS 26000, 27000, 28000,
terus bagi  Tidak adil kepada berkaitan
setiap jenis pembekal lain dan 29000 dan 35000.
item melebihi berlakunya tidak puas hati  Fail pembelian terus  Berdasarkan analisis, kumpulkan
RM50,000 pembekal lain kepada Jabatan semua item yang dianggap sejenis
sistem perolehan (contoh: toner, alat tulis, perabot)
Kerajaan. iaitu jenis dan spesifikasi yang
 Penyelewengan dan sama. Tentukan sama ada
kompromi antara pegawai perolehan tersebut dibuat secara
perolehan dan pembekal. pecah kecil atau tidak (lebih atau
kurang daripada RM50,000).
 Pembelian yang tidak
berhemah dan merugikan  Buat pengesahan fizikal terhadap
Kerajaan item yang dipilih bagi mengenal
pasti kewujudannya. Semak
penggunaan item tersebut sama
ada telah digunakan atau masih
disimpan di dalam stor.
 Ambil foto item berkenaan sebagai
bukti audit.
 Temu bual pegawai yang berkenaan
dan dapatkan punca/sebab berlaku
perkara tersebut.
184
2.2 Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan secara pembelian terus
Lines of Inquiry(LOI): Bekalan barangan dan perkhidmatan mengikut spesifikasi dan tempoh yang ditetapkan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Pembelian hendaklah  Pesanan  Nama dan  Kecuaian pegawai  Arahan  Semakan dokumen  Dapatkan Pesanan Kerajaan dan
menggunakan Kerajaan tidak tandatangan Perbendaharaan semak dengan baucar bayaran
Pesanan Kerajaan ditandatangani pegawai yang  Pembelian secara ad  Temubual (Delivery Order dan invois)
oleh pegawai melulus hoc
yang diberi kuasa  Dapatkan surat penurunan kuasa
 Tarikh Pesanan  Tidak mendapat harga
 Pesanan Kerajaan dan tawaran terbaik  Pastikan pembelian tersebut telah
Kerajaan invois ditanggung dalam buku vot
 Tidak ikut peraturan
dikeluarkan  Adakah bekalan dibuat seperti
terkemudian  Pembelian tidak dapat mana butiran dalam Pesanan
daripada invois dibayar Kerajaan. Jika tidak, adakah
dan bekalan tindakan diambil
 Pastikan Pesanan Kerajaan
dibatalkan oleh pegawai yang
diberi kuasa
2. Kementerian/  Bekalan dan  Dokumen  Pembekal tidak  Arahan  Semakan dokumen  Berdasarkan sampel baucar
Jabatan/Agensi perkhidmatan penghantaran dan mempunyai stok Perbendaharaan bayaran yang dipilih, kenal pasti
menetapkan tempoh tidak dibekalkan pengesahan tarikh bekalan dihantar oleh
bekalan dan dalam tempoh penerimaan  Penipuan oleh  Pekeliling dan pembekal kepada Kementerian/
perkhidmatan perlu yang ditetapkan barangan/ pembekal. Peraturan Jabatan melalui Delivery Order
dihantar oleh perkhidmatan Kerajaan yang disertakan. Sekiranya tiada
 Pembaziran bekalan/
pembekal dari tarikh Delivery Order, semak tarikh
perkhidmatan kerana  Arahan dan
Pesanan Kerajaan penerimaan bekalan di ruangan
pembekalan selepas Peraturan
tempoh yang Dalaman yang ”Perakuan Mengenai Mutu” pada
ditetapkan. berkaitan Pesanan Kerajaan item berkaitan.
 Fail Pembelian  Buat perbandingan antara ’Tarikh

Terus Jabatan Sepatutnya Bekalan Dihantar’
yang tertera di Pesanan Kerajaan
 Nota Minta dengan ’Tarikh Sebenar Bekalan
185
TEKNIK
MAKLUMAT
 Pesanan Kerajaan Diterima Oleh Kementerian/

Jabatan’.
 Borang Penilaian
Pembekal  Bagi kes yang melibatkan
penghantaran lewat, dapatkan
borang penilaian pembekal bagi
menilai sama ada
Kementerian/Jabatan telah
memberikan penilaian sewajarnya
kepada pembekal.
 Buat analisis terhadap senarai
pembekal yang dipilih oleh
Kementerian/Jabatan untuk
memastikan tiada kes pemilihan
pembekal yang bereputasi rendah.
 Temu bual pegawai yang
berkenaan dan dapatkan
punca/sebab berlaku perkara
tersebut.
3. Proses penerimaan  Aset dan stok  Perbandingan  Penyelewengan/  Arahan  Semakan dokumen  Dapatkan Laporan Harian
aset dan stok adalah yang dibekalkan fizikal antara aset penipuan oleh Perbendaharaan Amanah/Hasil/Vot (BV381) dan
mematuhi pekeliling tidak menepati dan stok dengan pembekal 168  Semakan fizikal Daftar Bil (BV340) Kementerian/
yang ditetapkan yang spesifikasi yang dokumen Jabatan.
 Kompromi antara  Pekeliling dan  Temu bual
diterima perlu ditetapkan pembelian
diperiksa dengan semasa pegawai perolehan dan Peraturan Kerajaan  Bandingkan dengan baucar
teliti bagi memastikan perolehan. pembekal bayaran serta invois daripada
 Arahan dan pembekal. Semakan silang juga
ia menepati
 Tidak  Pembaziran Peraturan Dalaman boleh dilakukan dengan Nota
spesifikasi yang
merekodkan yang berkaitan Minta (Borang P1) serta Pesanan
ditetapkan  Aset dan stok tidak
penerimaan aset dapat digunakan  PP Bil.5 Tahun 2007 Kerajaan secara manual dan
dan stok ePerolehan bagi item yang
mengikut  Masalah penyimpanan  PP Bil.5 Tahun 2009 berkaitan. Semak harga
pekeliling yang aset dan stok pembayaran yang dibuat oleh
ditetapkan  Fail Pembelian Kementerian/Jabatan dan nilai
 Kehilangan/pelupusan Terus Jabatan sama ada harga yang dibayar
 Tiada bukti tidak direkod munasabah atau tidak.
pemeriksaan
186
TEKNIK
MAKLUMAT
fizikal ke atas  Lakukan pemeriksaan fizikal

aset dibuat oleh terhadap item berkenaan bagi
pegawai memastikan kewujudannya.
penerima
aset/stor dan  Ambil foto item berkenaan sebagai
atau pegawai bukti audit.
teknikal
tersebut.
187
2.3 Matters of Potential Significance (MOPS): Salah pengurusan dan wujudnya penyelewengan dalam pengurusan perolehan secara pembelian terus
Lines of Inquiry(LOI):Pelaksanaan Kajian Pasaran
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Agensi hendaklah  Kajian pasaran  Tiada dokumen/  Pegawai tidak  SPP Bil. 12 Tahun  Temu bual  Dapatkan fail pembelian terus
membuat kajian tidak dijalankan. rekod bagi mengetahui kaedah 2007 dan AP 169.1 Kementerian/Jabatan.
pasaran yang menunjukkan untuk membuat kajian  Semakan dokumen
berpatutan supaya bahawa kajian pasaran kerana tiada  Arahan  Pastikan kajian pasaran dilakukan
perolehan bekalan pasaran telah pekeliling yang Perbendaharaan dengan mendapatkan lebih dari 1
atau perkhidmatan dijalankan. menerangkan kaedah quotation dan dikepilkan bersama
 Pekeliling dan nota minta (Borang P1) atau
adalah paling sesuai untuk membuat kajian Peraturan Kerajaan dilampirkan di dalam fail.
dan menguntungkan. pasaran.
Selain itu, perolehan  Arahan dan  Semak sama ada senarai semak
hendaklah tidak  Pembelian pada harga Peraturan Dalaman
yang tidak munasabah. pembelian terus wujud di
tertumpu kepada yang berkaitan Kementerian/Jabatan.
pembekal tertentu.
 Pegawai tidak  Fail Pembelian
mempunyai asas harga  Lakukan analisis terhadap
Terus perolehan yang dibuat iaitu
yang berpatutan bagi Kementerian/Jabat
tujuan penilaian dan kekerapan menggunakan
an pembekal yang sama (contoh:
perbandingan.
 Nota Minta perolehan sesuatu item sentiasa
dibuat daripada pembekal yang
 Pesanan Kerajaan sama).
 Senarai Semak  Temu bual pegawai yang

Pembelian Terus berkenaan dan dapatkan
 Peraturan- tersebut.
peraturan agensi
 Standard Operation
Procedure (SOP)
188
2.4 Matters of Potential Significance (MOPS): Salah pengurusan dan wujudnya penyelewengan dalam pengurusan perolehan secara pembelian terus
Lines of Inquiry(LOI): Perolehan Dikelaskan Mengikut Kod Objek Yang Tepat
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Perbelanjaan  Perolehan tidak  Laporan  Kecuaian/kurang  Kod Objek  Temu Bual  Dapatkan Laporan Perakaunan
diakaunkan dengan dikelaskan Perakaunan latihan mengenai  Arahan Terperinci/flimsi/imbangan duga
seragam mengikut kod Terperinci/flimsi/ penggunaan kod objek Perbendaharaan  Semakan Dokumen Kementerian/Jabatan/Agensi dan
berdasarkan kod objek yang betul. imbangan duga atau pegawai kurang 41 jalankan analisis perbelanjaan
perbelanjaan yang dan baucar arif dengan kod objek mengikut kod perbelanjaan.
ditetapkan. bayaran  Pekeliling dan Semak silang perbelanjaan
 Terlebih/terkurang Peraturan dengan bajet
nyata perolehan Kerajaan
sebenar berbanding  Berdasarkan sampel baucar
catatan rekod mengikut  Arahan dan bayaran yang dipilih, kenal pasti
kod objek Peraturan kod objek yang digunakan
Dalaman yang berbanding barang dan
 Penggunaan berkaitan perkhidmatan yang dibekalkan.
peruntukan yang salah
 AP168  Memastikan kod objek yang
 Rekod yang tidak tepat digunakan bagi mengakaunkan
 PP Bil.5 Tahun
 Melakukan penipuan perbelanjaan dibuat dengan
2004
untuk mengelakkan seragam.
berlaku perbelanjaan  Fail Pembelian
melebihi peruntukan Terus
Kementerian/Jab
atan
tersebut:
 Bagi agensi, lihat juga
tatacara/SOP perolehan dan lihat
kawalan dalaman.
189
3. Pemantauan
3.1 Matters of Potential Significance (MOPS): Salah pengurusan dan berlakunya penyelewengan dalam pengurusan perolehan secara pembelian terus
Lines of Inquiry (LOI): Kawalan Dalaman Pengurusan Perolehan
Sub Objektif: Menentukan wujudnya kawalan dalaman yang kukuh bagi pembelian secara terus.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/Jabatan  Maklumat dalam  Maklumat dalam  Tiada pemantauan  Surat Pekeliling  Semakan sistem GPIS  Tentukan penggunaan GPIS
mengemaskini GPIS tidak Sistem GPIS  Kurang pendedahan/ Perbendaharaan dalam merekod perolehan
maklumat berkaitan dikemaskini. Kementerian/ latihan berkaitan Bil. 7 Tahun 2011  Semakan dokumen Kementerian/Jabatan.
perolehan ke dalam Jabatan. penggunaan GPIS
 Laporan GPIS  Temu bual  Semak dan pastikan maklumat
GPIS
Akibat: Nombor pesanan kerajaan/inden
 Tidak mematuhi  Senarai Perolehan kerja dimasukkan pada GPIS.
peraturan GPIS Kementerian/
 Kementerian Jabatan tahun  Semak rekod GPIS dan tentukan
Kewangan/pihak tidak semasa samada rekod dikemaskini.
dapat membuat  Surat Pelantikan  Pastikan individu yang diberikuasa
analisis ke atas data- Penyelia GPIS menyemak data-data yang
data perolehan dikemaskini dalam GPIS
Kerajaan bagi semua  Jawatankuasa
Agensi Kerajaan. Pengurusan  Semak surat pelantikan penyelia
Kewangan dan yang memantau GPIS.
Akaun
 Semak minit Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA) dan
tentukan bahawa perkara
berkenaan perolehan dibentang
dan dibincangkan semasa
mesyuarat.
 Pastikan pemantauan dan
pemeriksaan secara berkala
dijalankan oleh Unit Audit Dalam
Kementerian/Jabatan masing-
masing berdasarkan kehendak
pekeliling GPIS/berkaitan.
PEROLEHAN
SEBUT HARGA
190
1. Perancangan
1.1. Matters of Potential Significance (MOPS): Salah pengurusan dan wujudnya penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga
(bekalan/perkhidmatan/kerja)
Lines of Inquiry (LOI): Perancangan Strategi
Sub Objektif: Menentukan strategi jangka pendek dan jangka panjang telah dirancang dalam pengurusan perolehan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/  Tiada  Dokumen yang  Perolehan yang tidak  Dokumen  Semak dokumen  Semak Pelan Strategi Tahunan dan
Jabatan perlu ada perancangan menyatakan terurus. tentukan sama ada Pelan Strategi
satu perancangan jangka panjang perancangan  Testimonial  Temubual mempunyai rancangan strategik
jangka panjang dan  Perolehan melebihi
dan jangka jangka panjang dan
peruntukan sedia ada.  Pelan Strategi Tahun untuk pengurusan perolehan sebut
jangka pendek pendek dalam jangka pendek harga.
dalam perolehan perolehan sebut dalam perolehan  Tiada pengurusan dan  Senarai perolehan
sebut harga. harga. sebut harga.  Sekiranya Pelan Strategi Sektor
perancangan yang Pengurusan tidak mempunyai
teratur. rancangan strategik mengenai
pengurusan/perolehan sebut harga,
tentukan kaedah yang digunakan
dalam rancangan perolehan sebut
harga .
 Merumuskan sama ada kriteria
Audit dicapai. Sekiranya kriteria
Audit tidak dicapai, terangkan
penemuan Audit dan tentukan
sebab dan kesannya.
2. Kementerian/  Kementerian/  Dokumen yang  Perolehan yang tidak  Dokumen  Semak dokumen  Semak Cadangan Perbelanjaan
Jabatan perlu Jabatan tidak menyatakan terurus. Pembangunan dan tentukan sebut
menyediakan menyediakan perancangan yang  Testimonial  Temubual harga telah dicadangkan dengan
perancangan yang perancangan yang terperinci untuk  Perolehan melebihi kos, justifikasi, penempatan dan
peruntukan sedia ada.  Cadangan Anggaran
terperinci untuk terperinci untuk perolehan sebut penggunaan bekalan.
Belanjawan
perolehan perolehan sebut harga. Pembangunan  Semak jenis perolehan yang
perolehan sebut harga.
harga. dicadangkan dan tentukan
justifikasinya adalah munasabah
serta mengikut keperluan dan
191
TEKNIK
MAKLUMAT
objekif.
 Tentukan Kementerian/ Jabatan
mempunyai sistem
maklumat/pangkalan data yang
lengkap dan kemas kini yang dapat
membantu merancang keperluan
perolehan sebut harga.
 Tentukan sistem
maklumat/pangkalan data
mempunyai maklumat berikut:-
i. Nilai, jenis, jenama, no. siri, tarikh
perolehan dan lokasi;
ii. Prestasi/peratusan penggunaan/
perkhidmatan; dan
iii. Keadaan aset (rosak,
hendak/telah dilupus/ diganti).
 Sekiranya sistem
maklumat/pangkalan data tidak
wujud, tentukan kaedah yang
digunakan oleh
Kementerian/Jabatan dalam
perancangan perolehan sebut
harga.
sebab dan kesannya.Memberi syor
dan pendapat Audit sama ada sub
objektif tercapai.
192
Lines of Inquiry (LOI): Struktur Organisasi dan Keperluan Guna Tenaga
Sub Objektif:
 Untuk menentukan sama ada struktur organisasi telah dirancang selaras dengan pengurusan perolehan
 Untuk menentukan sumber guna tenaga yang mencukupi telah dirancang untuk melaksanakan pengurusan perolehan
TEKNIK
MAKLUMAT
Struktur organisasi  Struktur organisasi  Struktur organisasi,  Tiada permohonan  Dokumen  Semakan  Tentukan objektif dan fungsi
1. diwujudkan selaras tidak diwujudkan senarai tugas dan pertambahan dokumen pengurusan dan semak jika terdapat
dengan fungsi seperti yang fail meja yang perjawatan oleh pihak  Testimoni sebarang perubahan.
pengurusan dirancang dan dikemaskini. pengurusan  Temu bual
 Carta organisasi.  Dapat kertas kerja justifikasi
perolehan. diluluskan.  Dokumen  Tiada pegawai khusus
2. permohonan perjawatan dari segi
 Tiada struktur permohonan yang bertanggungjawab  Fail Meja
Kementerian bilangan, gred dan kelayakan yang
yang jelas bagi pertambahan  Beban tugas yang tidak
hendaklah  Senarai Tugas diperlukan.
pegawai yang perjawatan jika selaras dan terlalu
merancang guna
terlibat terhadap berkaitan. banyak  Semak kertas kerja dan tentukan
tenaga dari segi  Kertas justifikasi
3. beban kerja bagi
pengurusan  Kelewatan menerima permohonan bilangan jawatan yang dipohon
perolehan. bekalan/ perkhidmatan adalah bersesuaian dengan beban
menguruskan perjawatan
 Tiada dan kemudahan kerja.
perolehan
permohonan  Waran perjawatan
Satu struktur perjawatan bagi yang diluluskan  Dapatkan carta organisasi terkini
pengurusan memenuhi yang diluluskan oleh JPA yang
hendaklah keperluan  Fail perjawatan menunjukkan bahagian / unit yang
disediakan di setiap terlibat dengan program/projek yang
 Laman Web
peringkat dan diaudit.
Kementerian/
menunjukkan dengan
jelas tugas dan
Jabatan  Pastikan carta organisasi
ditandatangani oleh Ketua Jabatan
tanggungjawab  Minit Mesyuarat
bahagian/unit yang serta tarikh berkuat kuasa.
Projek
terlibat bagi  Sahkan dengan waran perjawatan.
mengelakkan  Laporan Status Tentukan perjawatan kosong diisi
pertindihan fungsi Projek
dan tiada beban tugas kepada
dan sebagainya. pegawai tertentu.
193
TEKNIK
MAKLUMAT
 Sekiranya beban kerja melebihi

jawatan yang diluluskan, tentukan
Kementerian mempunyai
perancangan untuk menyelesaikan
masalah kekurangan kakitangan.
 Tentukan carta organisasi
bahagian/unit mempunyai struktur
berdasarkan kepada fungsi yang
telah ditetapkan.
 Dapat juga MPK dan fail meja
pegawai yang terlibat dengan
perolehan program/projek untuk
mendapatkan maklumat seperti
peranan, fungsi dan tanggungjawab
bahagian/unit, carta alir proses kerja
dan lain-lain.
 Pastikan Fail Meja dan Senarai
Tugas yang lengkap dan kemas kini
disediakan untuk pegawai yang
menguruskan pengurusan
perolehan.
 Pastikan Senarai Tugas pegawai
telah ditandatangani oleh pegawai
dan diluluskan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
Audit dicapai. Sekiranya tidak,
terangkan penemuan Audit dan
tentukan sebab dan kesannya.
 Memberi pendapat Audit sama ada
sub-objektif tercapai berserta syor
jika ada.
194
1.3. Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga (bekalan/perkhidmatan/kerja)
Lines of Inquiry (LOI): Keperluan Latihan
Sub Objektif: Menentukan latihan telah dirancang untuk meningkatkan kecekapan kakitangan dalam pengurusan perolehan sebut harga
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Latihan yang sesuai  Tiada rancangan  Rancangan/ jadual  Ketidakpatuhan kepada  Buku log latihan  Semak dokumen  Dapatkan fail latihan dan
dan mencukupi berhubung latihan latihan tahunan peraturan perolehan senaraikan program latihan/kursus/
hendaklah bagi pengurusan yang disediakan akibat daripada kurang  Fail Latihan  Temubual seminar yang telah dirancang.
dirancang/ perolehan sebut oleh Unit Latihan kefahaman atau  Program yang
disediakan untuk harga kecuaian pegawai  Tentukan sama ada kursus berikut
 Sijil dan buku log dirancang termasuk dalam perancangan
meningkatkan
kecekapan pegawai  Pegawai tidak latihan dan fail  Pengurusan perolehan  Sasaran Kerja latihan:
dalam pengurusan mempunyai latihan pegawai tidak teratur dan lewat Tahunan - Tatacara Perolehan Kerajaan
perolehan latihan dalam perolehan pelaksanaannya - Tatacara Pengurusan Aset Alih
pengurusan Kerajaan
perolehan
- Penyelenggaraan rekod harta
modal dan inventori
- Penyenggaraan peralatan
 Tentukan bilangan dan gred
pegawai yang akan dilatih dalam
setiap kursus yang dirancang.
 Tentukan pegawai menguruskan
perolehan dipilih untuk menghadiri
latihan ini.
 Nilaikan sama ada program latihan/
kursus/ seminar yang dirancang
mencukupi untuk kakitangan.
sebab dan kesannya.
 Memberi syor dan pendapat Audit
sama ada sub objektif tercapai.
195
Lines of Inquiry (LOI): Pangkalan Data Aset dan Perolehan
Sub Objektif: Menentukan Kementerian/Jabatan mempunyai pangkalan data semua aset dan peralatan yang lengkap serta kemas kini untuk
memudahkan perancangan perolehan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/Jabata  Pangkalan data  Pangkalan data  Kurang kefahaman  Dokumen  Semak dokumen  Dapatkan Daftar Aset Induk yang
n hendaklah aset/ peralatan aset/ peralatan diselenggarakan oleh Kementerian/
menyenggara satu tidak disediakan yang disediakan  Tiada pemantauan  Lisan  Temubual Jabatan.
Daftar Aset Induk
 Aset hilang dan  Daftar Aset Induk  Sekiranya Daftar Aset Induk tidak
(pangkalan data diselenggarakan, tentukan kaedah
disalahgunakan
aset) untuk yang diguna untuk mengurus
memudahkan semua aset/peralatan dari segi
perancangan perancangan perolehan,
perolehan, penyenggaraan dan pelupusan.
penyenggaraan dan  Merumuskan sama ada kriteria
pelupusan aset/ Audit dicapai. Sekiranya kriteria
peralatan. Audit tidak dicapai, terangkan
sebab dan kesannya.
2. Daftar Aset Induk  Daftar Aset Induk  Daftar Aset Induk  Kurang kefahaman  Dokumen  Semak dokumen  Semak Daftar Aset Induk dan
hendaklah tidak diwujudkan yang diwujudkan tentukan semua ruangan telah diisi
diselenggara  Tiada pemantauan  Daftar Aset Induk  Temubual dengan lengkap.
dengan lengkap dan  Aset hilang dan  Baucar bayaran  Pilih sampel beberapa baucar
kemas kini. disalahgunakan bayaran untuk setiap kontrak
bekalan peralatan dan tentukan
semua peralatan yang dibeli melalui
baucar berkenaan telah direkodkan
dalam Daftar Aset Induk.
sebab dan kesannya. Memberi syor
objektif tercapai.
196
Lines of Inquiry (LOI): Keperluan Kewangan
Sub Objektif: Menentukan keperluan kewangan yang mencukupi dirancang untuk membolehkan pengurusan perolehan sebut harga dilaksanakan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Permohonan  Tiada peruntukan  Dokumen  Perolehan tidak dapat  Surat permohonan  Semak dokumen  Pastikan peruntukan yang dipohon
belanjawan untuk perolehan. permohonan dilaksanakan dan kertas kerja disertakan dengan kertas kerja
hendaklah disokong belanjawaan dan justifikasi  Temubual justifikasi.
dengan justifikasi justifikasi  perolehan melebihi peruntukan
yang terperinci. sokongan. peruntukan  Tentukan Kementerian/Jabatan
 Waran peruntukan mengemukakan permohonan
2. Peruntukan  Pembayaran di bawah peruntukan setiap tahun kepada
kewangan dipohon, AP59  Dokumen Kementerian Kewangan.
diluluskan dan
 Aktiviti/ program tidak  Lisan  Tentukan Waran Peruntukan dan
mencukupi bagi
dapat dilaksanakan Waran Peruntukan Tambahan
pengurusan dan  Analitikal
perolehan setiap tahun diperolehi daripada
perkhidmatan.  Fail Latihan Kementerian Kewangan sebelum
perbelanjaan dibuat.
 Fail Belanjawan
 Jalankan analisis terhadap
 Anggaran peruntukan kewangan yang
Belanjawan dipohon dan diluluskan.
Pembangunan
 Pastikan waran peruntukan diterima
sebelum perbelanjaan dibuat
197
Lines of Inquiry (LOI): Garis Panduan/Prosedur Kerja, Undang-undang Dan Peraturan, Syarat-syarat kontrak/perjanjian
Sub Objektif: Menentukan Garis Panduan/Prosedur Kerja disediakan untuk memudahkan pengurusan perolehan, undang-undang dan peraturan tertentu
dipatuhi dan memastikan kepentingan Kerajaan dijaga
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Garis Panduan yang  Kontrak dilakukan  Garis panduan  Pelaksanaan kerja yang  Manual Prosedur  Semakan  Tentukan sama ada Kementerian/
lengkap dan jelas tanpa mengikut yang disediakan tidak seragam. Kerja (MPK) dokumen Jabatan ada mengeluarkan garis
hendaklah disediakan peraturan dan panduan untuk pengurusan
prosedur yang  Klausa-klausa  Pegawai tidak  Garis Panduan  Temu bual perolehan.
2. Terdapat undang- dalam perjanjian memahami garis
sepatutnya.  Pekeliling
undang dan atau dokumen panduan/peraturan/  Tentukan sama ada Garis Panduan/
peraturan diwujudkan  Tiada/Kurang kontrak undang-undang yang Kementerian Pekeliling/Prosedur/ Syarat Kontrak/
bagi memastikan peraturan tertentu ditetapkan undang-undang dipatuhi.
 Fail Meja
kerja dilakukan diwujudkan. (Bagi
mengikut peraturan agensi yang tidak  Pelanggaran terhadap  Manual  Pastikan prosedur kerja yang
yang ditetapkan oleh tertakluk kepada peraturan tidak dapat penyenggaraan dirancang lengkap, jelas, mudah
3. pihak Kerajaan. peraturan dikuat kuasakan syarikat kontraktor difahami dan dipatuhi.
Kerajaan)  Kerajaan tidak (sekiranya ada)  pengurusan program/projek dapat
Klausa-klausa dalam
 Kontrak yang mendapat pulangan  Dokumen kontrak dilaksanakan dengan lancar dan
dokumen kontrak
disediakan tidak yang sepatutnya. berkesan serta mengikut prosedur
adalah menjamin
kepentingan dikaji dengan betul  Testimoni dan proses yang dirancang.
Kerajaan dan semua bagi menjaga  Semak perjanjian bagi kontraktor
syarat kontrak kepentingan berjaya dan pastikan nama tercatat
hendaklah dipatuhi. Kerajaan. adalah sama seperti surat
 Perjanjian tidak anugerah.
diberi kepada  Senaraikan klausa penting yang ada
kontraktor yang dalam kontrak dan tentukan ia
sepatutnya menjamin kepentingan Kerajaan.
 Peruntukan berhubung dengan Bon
Pelaksanaan, Bayaran Kemajuan,
Penamatan Kontrak, Denda dan
Lanjutan Masa, Tempoh Kontrak,
Tempoh kecacatan dimasukkan
198
TEKNIK
MAKLUMAT
dalam kontrak.
 Semak sekiranya terdapat syarat-
syarat kontrak yang tidak dipatuhi
dan tentukan sebab dan kesannya
jika ada.
199
Lines of Inquiry (LOI): Jadual dan kaedah Pelaksanaan Perolehan
Sub Objektif:
 Menentukan sama ada syarikat kontraktor yang dilantik adalah berkelayakan dan mengikut prosedur yang telah ditetapkan
 Menentukan projek telah dirancang dengan secara ekonomi, cekap dan berkesan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/  Perolehan tidak  Perbandingan  Penyelewengan dalam  Dokumen  Semak dokumen  Dapatkan fail sebut harga dan
Jabatan hendaklah mengikut antara dokumen perolehan semak semua (100%) perolehan
mematuhi Arahan peraturan perolehan dan  Testimonial  Temu bual yang dilakukan melalui proses sebut
Perbendaharaan perolehan yang peraturan  Penipuan oleh kontraktor harga.
 Analitikal  Menganalisis data
serta Pekeliling/ ditetapkan. kewangan yang  Kompromi antara  Tentukan perkara berikut:
Surat Pekeliling ditetapkan. pegawai perolehan dan  Fail Sebut Harga
Perbendaharaan  Kementerian/ kontraktor - Dokumen sebut harga disediakan
yang berkaitan Juruperunding  Ringkasan projek  Dokumen Tender
dengan lengkap iaitu mempunyai
dengan perolehan tidak menyediakan (project brief) yang  Pelaksanaan aktiviti/  Kenyataan Tawaran spesifikasi, syarat kelayakan
melalui sebut harga. Ringkasan Projek disediakan. program tidak mencapai syarikat, bidang/kelas/ kepala
Sebut Harga
(project brief) bagi maksudnya pendaftaran Kementerian
2. Kementerian/
memastikan  Lampiran Q Kewangan dan tempat, tarikh dan
Juruperunding
projek  Pembaziran wang
hendaklah waktu sebut harga diterima dan
dilaksanakan Kerajaan  Minit Mesyuarat ditutup.
menyediakan Jawatankuasa
secara ekonomi,
Ringkasan Projek Pembukaan Sebut - Kenyataan Tawaran Sebut Harga
cekap dan
(project brief) bagi Harga dimasukkan/dipamerkan di laman
berkesan.
memastikan projek web/papan kenyataan jabatan.
dilaksanakan secara  Borang Jadual Sebut
ekonomi, cekap dan Harga - Sebut harga dibuat dengan
berkesan. mempelawa daripada sekurang-
 Minit Mesyuarat kurangnya 5 pembekal Bumiputera
Jawatankuasa Sebut yang berdaftar dengan
Harga Kementerian Kewangan.
 Urusetia Sebut - Tempoh sekurang-kurangnya 7
Harga hari diberi kepada pembekal untuk
menghantar sebut harga.
 Arahan
Perbendaharaan 191 - Peti berkunci dan mempunyai 2
200
TEKNIK
MAKLUMAT
hingga 201, 204 dan anak kunci serta kunci-kunci
229 hingga 236 serta dipegang oleh 2 orang pegawai
Pekeliling/Surat kanan.
Pekeliling
Perbendaharaan - Tarikh peti dibuka ditetapkan dan
waktunya pada jam 12.00 tengah
 Kertas Ringkasan hari.
Projek
- Sebut harga dibuka oleh
Jawatankuasa Pembukaan Sebut
Harga dan diberi nombor siri,
disenaraikan dalam borang jadual
sebut harga mengikut nama
pembekal, amaun ditawarkan,
tempoh siap/penyerahan dan
ditandatangani ringkas oleh
pegawai bertanggungjawab.
- Penilaian sebut harga dibuat oleh
pegawai yang diarahkan oleh KSU
dan mengesyorkan yang paling
menguntungkan dari segi harga,
tempoh masa dan menepati
penentuan.
- Keputusan dibuat oleh
Jawatankuasa Sebut Harga
berdasarkan tawaran yang paling
baik dari segi harga dan kualiti
mengikut keperluan. Jika tawaran
yang terendah tidak disetuju
terima, sebab penolakan tawaran
hendak dinyatakan dalam
keputusan.
- Maklumat yang lengkap mengenai
pertimbangan dan keputusan
sebut harga disimpan oleh
Urusetia Sebut Harga.
- Tentukan (dengan teknik analisis)
201
TEKNIK
MAKLUMAT
Kementerian/ Jabatan tidak
memecah kecil perolehan daripada
proses tender
 Catatkan tarikh Ringkasan Projek
disediakan.
 Pastikan Ringkasan Projek
disediakan mengikut keperluan
semasa.
 Pastikan projek yang akan
dilaksanakan mengambil kira
keperluan di masa depan.
 Pastikan keperluan struktur binaan
projek ini dengan keadaan tapak di
mana projek ini akan dilaksanakan.
 Pastikan ringkasan projek yang
telah dipinda telah diberi kelulusan
oleh semua pihak yang berkaitan.
sebab dan kesannya.
202
1.8. Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga (kerja)
Lines of Inquiry (LOI): Kesesuaian Tapak
Sub Objektif: Menentukan tapak yang dipilih adalah sesuai
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Mengenalpasti  Tapak tidak sesuai  Laporan  Tiada perancangan yang  Minit Mesyuarat  Semakan  Menyemak dokumen/fail untuk
kesesuaian tapak. Kesesuaian teliti Dokumen menentukan tapak yang sesuai telah
 Projek menjadi Tapak  Dasar Kerajaan/ dikenal pasti.
projek gajah putih.  Peruntukan kewangan Kementerian/  Temubual
yang terhad Jabatan  Memberi syor dan pendapat Audit
 Gambar sama ada sub objektif tercapai.
 Dasar kementerian/  Laporan kesesuaian
jabatan berubah tapak projek
 Projek tidak digunakan
203
Lines of Inquiry (LOI): Struktur Pasukan Projek (Project Team)
Sub Objektif: Menentukan keperluan pegawai bagi tujuan mengurus dan memantau projek.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/  Tiada bahagian/  Fail Garis Panduan  Kekangan peruntukan  Bahagian  Semakan  Dapatkan struktur organisasi
Jabatan merancang unit yang fungsi pasukan Pembangunan Dokumen pasukan projek.
bagi menentukan bertanggung- projek  Permohonan tambahan
bahagian/struktur jawab secara jawatan tidak diluluskan  Waran perjawatan  Temubual  Kenal pasti bahagian atau unit yang
pasukan projek. khusus  Fail lain berkaitan terlibat secara langsung dengan
dengannya  Kualiti kerja tidak  Senarai tugas projek ini.
memuaskan kerana
kurang pengawasan  Pastikan adakah struktur pasukan
projek telah dirangka.
 Pembaziran wang awam
 Pastikan sama ada permohonan
telah dibuat kepada Cawangan
Pengurusan Korporat mengenai
penubuhan pasukan projek.
 Pastikan sama ada permohonan di
atas diluluskan, sekiranya tidak
berikan sebabnya.
204
Lines of Inquiry (LOI): Reka Bentuk Projek/Bangunan
Sub Objektif: Menentukan reka bentuk telah dibuat penilaian dan diluluskan oleh Cawangan Teknikal serta memenuhi keperluan pengguna
TEKNIK
BIL SEBAB DAN AKIBAT PENGUMPULAN PROSEDUR AUDIT
MAKLUMAT
1. Kementerian  Tiada brief projek  Cadangan pelan  Kekangan masa dan  Kementerian/  Semakan  Semak fail projek untuk memastikan
hendaklah diberikan oleh susun atur dan reka peruntukan Juruperunding Dokumen permohonan dikemukakan kepada
menyediakan pelanggan. bentuk Kementerian
maklumat mengenai  Projek/bangunan tidak  Fail berkaitan  Temubual
keperluan projek/  Reka bentuk tidak  Kertas kerja reka dapat dimanafaatkan pembangunan/  Pastikan keperluan semasa diambil
bangunan bagi dipersetujui oleh bentuk. sepenuhnya. pembinaan kira bagi tujuan susun atur dan reka
tujuan mereka pelanggan dan bangunan/kerja bentuk.
 Surat persetujuan/ yang berkaitan.
bentuk. PBT  Tidak mendapat
minit mesyuarat  Semak fail kertas kerja reka bentuk
2. Semua reka bentuk kerjasama daripada  Pelan susun atur untuk menentukan reka bentuk
 Surat kelulusan pelanggan yang telah alternatif dan implikasi kos telah
alternatif dan
reka bentuk diluluskan dibuat penilaian sewajarnya.
implikasi kos
projek/bangunan  Projek/bangunan tidak
hendaklah dinilai
sementara. digunakan  Semak surat/fail mesyuarat untuk
dan diberi
menentukan persetujuan reka
pertimbangan.
bentuk.
 Pembaziran wang
Reka bentuk
3.
hendaklah
kerajaan  Semak surat kelulusan reka bentuk
dipersetujui oleh dan kos di Kementerian
Kementerian.  Reka bentuk diluluskan.
4. Reka bentuk dan  Memberi syor dan pendapat Audit
kos hendaklah sama ada sub objektif tercapai.
diluluskan oleh
Cawangan Teknikal.
5. Reka bentuk
diluluskan oleh PBT.
6. Projek/bangunan
yang disediakan
adalah bersesuaian
dengan projek/
kawasan.
205
1.11. Matters of Potential Significance (MOPS): Salah pengurusan dan penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga (kerja)
Lines of Inquiry (LOI): Penetapan Pemilihan Projek dan Kontraktor
Sub Objektif: Menentukan perancangan pemilihan projek dan kontraktor yang akan melaksanakan projek mengikut garis panduan yang ditetapkan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Perancangan  Tiada  Kertas kerja yang  Kekangan masa dan  Kertas Cadangan  Semakan  Dapatkan kertas kerja perancangan/
pemilihan projek perancangan dibentang dan peruntukan berkaitan projek Dokumen dokumen dan juga senarai projek
dan kontraktor dibuat diluluskan oleh yang dicadang untuk dilaksanakan.
mengikut garis jawatankuasa  Projek/bangunan tidak  Senarai projek yang  Temubual
panduan yang  Wujud konflik dapat dimanafaatkan dirancang untuk  Dapatkan maklumat senarai
ditetapkan. kepentingan sepenuhnya. dilaksanakan kontraktor yang dicadangkan untuk
dalam pemilihan melaksanakan projek.
kontraktor  Senarai kontraktor
 Tidak mendapat  Semak dokumen-dokumen tersebut
kerjasama daripada  Minit Mesyuarat dan pastikan sama ada projek yang
pelanggan dirancang memenuhi kriteria
pemilihan projek, needs of
 Projek/bangunan tidak statement dan term of references.
digunakan
 Semak senarai kontraktor yang
 Pembaziran wang dicadangkan dan tentukan sama
kerajaan ada layak dipilih untuk
melaksanakan projek.
 Jalankan temubual dengan pegawai
yang bertanggungjawab di
Bahagian/Unit/Seksyen berkenaan.
 Berdasarkan hasil semakan
tentukan sama ada kriteria Audit
dicapai. Sekiranya tidak, huraikan
penemuan Audit yang diperhatikan
dan tentukan sebab dan kesannya.
 Memberi kesimpulan atau pendapat
atas sub objektif pengauditan
beserta syor/ cadangan jika ada.
206
1.12. Matters of Potential Significance (MOPS): Salah pengurusan dan penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga (kerja)
Lines of Inquiry (LOI): Kaedah Pelaksanaan Sebut Harga
Sub Objektif: Menentukan kaedah pelaksanaan telah mematuhi semua peraturan kewangan dan pekeliling yang berkuatkuasa.
TEKNIK
KRITERIA CONDITION FAKTA/BUKTI SUMBER BUKTI/
(What should be) (What it is) AUDIT RUJUKAN
MAKLUMAT
1. Kaedah  Kaedah  Kontrak/  Kekangan masa dan  Pekeliling  Semakan Dokumen  Semak pekeliling mengenai Sebut
pelaksanaan pelaksanaan perjanjian yang peruntukan Perbendaharaan harga.
kontrak pembinaan kontrak tidak dimeteri mengenai rundingan  Temubual
hendaklah dinyatakan Terus/Sebut harga  Semak rekod keratan akhbar di
 Senarai  Projek/bangunan tidak Kementerian.
dijelaskan seperti dengan jelas di
jawatankuasa dapat dimunafaatkan  Rekod/minit
sebut harga. dalam kontrak
yang dilantik sepenuhnya. mesyuarat dan surat  Semak minit mesyuarat dan laporan
Jawatankuasa  Jawatankuasa perlantikan Jawatankuasa Penilaian Sebut
2.
Penilaian Sebut tidak dilantik  Penilaian dan  Tidak mendapat Harga. Tentukan asas
Harga hendaklah mengikut AP kelulusan oleh kerjasama daripada  Minit Mesyuarat dan pertimbangan, perbandingan dan
membuat keputusan berkaitan jawatan kuasa pelanggan laporan laporan kemampuan kontraktor
berdasarkan kepada sebut harga Jawatankuasa adalah baik.
perbandingan harga  Penilaian sebut  Projek/bangunan tidak Penilaian Sebut
harga tidak digunakan Harga  Semak minit mesyuarat dan surat
Sebut Harga
dipersetujui dan perlantikan untuk menentukan
dengan harga
 Pekeliling perlantikan Ahli Jawatankuasa
Jabatan, diluluskan oleh  Pembaziran wang
jawatankuasa Perbendaharaan mengikut peraturan.
kemampuan kerajaan
kontraktor, sebut harga  Semak surat perlantikan dan
kedudukan bandingkan dengan kehendak
kewangan Pekeliling Perbendaharaan.
kontraktor dan juga
projek yang telah/  Semak minit mesyuarat
sedang dijalankan Jawatankuasa Penilaian Sebut
oleh kontraktor. Harga dan surat persetujuan telah
ditandatangani oleh Jawatankuasa
Jawatankuasa Sebut Harga.
3. Sebut harga
hendaklah dilantik
mengikut AP
berkaitan.
4. Penilaian Sebut
harga hendaklah
dipersetujui dan
207
TEKNIK
MAKLUMAT
diluluskan oleh
Jawatankuasa
Sebut Harga/
Rundingan Terus.
208
Lines of Inquiry (LOI): Penyediaan Dokumen Kontrak
Sub Objektif: Menentukan syarat di dalam dokumen kontrak mengambil kira kepentingan Kerajaan.
KRITERIA TEKNIK
BIL. (What should SEBAB DAN AKIBAT PENGUMPULAN PROSEDUR AUDIT
(What it is) AUDIT BUKTI/RUJUKAN
be) MAKLUMAT
1. Penyediaan  Penyediaan  Dokumen Kontrak  Tidak disemak oleh  Rekod Kementerian  Semakan  Tentukan kehendak kontrak adalah
dokumen kontrak dokumen kontrak PUU Dokumen lengkap dan dipatuhi.
telah mengambil tidak mengambil  Lukisan Pelan
kira kepentingan kira kepentingan  Kekangan masa  Temubual  Memberi syor dan pendapat Audit
 Minit Mesyuarat sama ada sub objektif tercapai.
Kerajaan. Kerajaan.  Pegawai tidak
mempunyai
pengetahuan yang
mencukupi untuk
menguruskan
perolehan
 Kerugian kepada
Kerajaan
209
Lines of Inquiry (LOI): Mekanisme Pemantauan/Penilaian
Sub Objektif: Menentukan mekanisme pemantauan dan penilaian telah dirancang untuk memantau dan menilai pengurusan perolehan sebut harga
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/  Tiada mekanisme  Dokumen yang  Penyelewengan oleh  Dokumen  Semak dokumen  Dapatkan Garis Panduan, MPK dan
Jabatan hendaklah pemantauan menunjukkan pegawai perolehan Arahan Jabatan/ISO/SOP.
mewujudkan diwujudkan mekanisme  Lisan  Temubual
mekanisme bagi pemantauan  Kompromi/ pakatan  Tentukan mekanisme yang telah
antara pegawai  MPK diwujudkan untuk memantau
memantau dan diwujudkan
menyelia perolehan dan  Arahan Kementerian/ pengurusan sebut harga.
pengurusan  Pernyataan/ pembekal. Bahagian
perakuan.  Tentukan pelaporan yang perlu
perolehan sebut
dihantar kepada Kementerian
harga agar ianya
secara berkala.
diurus dengan cekap
dan berkesan.  Senaraikan Jawatankuasa (nama
AJK, gred pegawai dan tarikh
penubuhan) yang ditubuhkan untuk
memantau pengurusan perolehan
sebut harga.
Perolehan
- Jawatankuasa Spesifikasi
- Jawatankuasa Pembukaan Sebut
Harga
- Jawatankuasa Penilaian Harga
- Jawatankuasa Penilaian Teknikal
- Jawatankuasa Sebut harga
sebab dan kesannya.
210
2. Pelaksanaan
Lines of Inquiry (LOI): Prestasi Pengurusan Perolehan
Sub Objektif: Menentukan strategi jangka pendek dan jangka panjang pengurusan perolehan sebut harga dilaksana seperti dirancang untuk mencapai
objektif yang ditetapkan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/  Perolehan tidak  Perbandingan  Penyelewengan dalam  Dokumen  Semak dokumen  Tentukan bilangan sebenar i.e. nilai
Jabatan hendaklah mengikut antara dokumen perolehan dan kuantiti bekalan yang diperolehi
melaksanakan rancangan kewangan  Lisan  Temu bual dan buat perbandingan dengan
strategi jangka berkaitan  Pembaziran perancangan. Sekiranya terdapat
 Analitikal
pendek dan jangka perolehan dengan perbezaan, sila dapatkan sebab-
panjang mengikut pelan/strategi  Perancangan sebab perbezaan dan kesan
perancangan. yang ditetapkan Strategik Sektor kepada perancangan strategi.
Pengurusan
 Sekiranya maklumat tidak dapat
diperolehi untuk perbandingan,
tentukan kaedah yang diguna pakai
untuk menilai/memantau prestasi
perolehan bekalan.
objektif tercapai.
211
Lines of Inquiry (LOI): Struktur Organisasi dan Guna Tenaga
Sub Objektif:
 Menentukan sama ada struktur organisasi adalah selaras dengan pengurusan perolehan
 Menentukan guna tenaga diisi seperti yang diluluskan supaya pengurusan perolehan dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Struktur organisasi  Struktur  Carta organisasi  Kekangan masa dan  Carta organisasi.  Semakan dokumen  Dapatkan carta organisasi terkini
diwujudkan seperti organisasi tidak yang dikemaskini peruntukan yang diluluskan, Fail Meja dan
yang dirancang. diwujudkan dan diluluskan  Fail Meja  Temu bual Senarai Tugas semua pegawai yang
seperti yang  Pegawai tidak terlibat.
2. Perjawatan yang  Kertas permohonan mempunyai  Senarai Tugas
dirancang
diluluskan perlu diisi perjawatan pengetahuan yang  Waran Perjawatan  Tentukan sama ada struktur
sepenuhnya.  Perjawatan tidak mencukupi untuk organisasi yang diwujudkan di
diluluskan menguruskan  Senarai Perjawatan Kementerian/Jabatan seperti yang
perolehan diluluskan oleh JPA.
 Pastikan carta organisasi
ditandatangani oleh Ketua Jabatan
serta bertarikh kuat kuasa.
 Dapatkan senarai perjawatan yang
diluluskan dan diisi.
 Tentukan bilangan dan gred
perjawatan yang sebenar diisi.
Tumpu kepada unit yang berkaitan
dengan pengurusan perolehan.
 Kira peratus perjawatan yang diisi
berbanding dengan perjawatan yang
diluluskan.
 Tentukan sama ada kekosongan di
unit yang terlibat secara langsung
dalam pengurusan perolehan
menjejaskan pelaksanaan aktiviti.
 Semak Fail Meja semua pegawai
dan tentu ia lengkap dan kemas kini.
212
TEKNIK
MAKLUMAT
 Semak Senarai Tugas pegawai dan
tentukan senarai ia lengkap dan
kemas kini.
jika ada.
213
Lines of Inquiry (LOI): Kedudukan Latihan
Sub Objektif: Menentukan latihan berhubung pengurusan perolehan dilaksanakan mengikut perancangan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Latihan yang sesuai  Pegawai yang  Buku log dan fail  Ketidakpatuhan kepada  Dokumen  Semakan dokumen  Dapatkan fail latihan dan tentukan
dan mencukupi terlibat dengan latihan pegawai peraturan perolehan kursus mengenai Tatacara
hendaklah perolehan tidak akibat daripada kurang  Lisan  Temu bual Perolehan Kerajaan, Tatacara
dilaksanakan untuk diberi latihan kefahaman atau Pengurusan Aset Alih Kerajaan,
 Fail Latihan
pegawai yang kecuaian pegawai. Penyelenggaraan Rekod Harta
terlibat dengan Modal dan Inventori serta
perolehan supaya penyenggaraan peralatan telah
tugas mereka dapat dijalankan.
dilaksanakan
dengan cekap dan  Tentukan bilangan dan gred
berkesan. pegawai yang dilatih pada dalam
pengurusan stor, harta modal dan
inventori dan bandingkan kepada
yang dirancang (dari segi bilangan
dan gred pegawai).
 Tentukan semua pegawai yang
berkaitan telah menghadiri latihan
yang dijalankan.
Memberi syor dan pendapat Audit
214
Lines of Inquiry(LOI): Peruntukan dan Perbelanjaan
Sub Objektif:
 Menentukan peruntukan kewangan yang diterima digunakan secara cekap untuk perolehan
 Memastikan bahawa keperluan peruntukan kewangan yang mencukupi telah dikenal pasti bagi membiayai pelaksanaan projek dan disokong
dengan justifikasi yang terperinci
KRITERIA TEKNIK
MAKLUMAT
1 Kementerian/  Perbelanjaan  Dokumen  Pembayaran di bawah  Dokumen  Semakan  Senaraikan jumlah peruntukan yang
. Jabatan hendaklah melebihi perolehan dan AP59 dokumen diluluskan oleh Perbendaharaan
menentukan peruntukan  Lisan setiap tahun.
dokumen  Pembekalan bekalan  Temu bual
sekurang-kurangnya
 Perjimatan yang kewangan  Anggaran
90% daripada yang berkualiti rendah  Senaraikan jumlah peruntukan yang
banyak dalam dan tidak memenuhi Perbelanjaan
peruntukan dibelanja.
perolehan kehendak Pembangunan
pembangunan (bagi
perolehan bekalan  Laporan Perbelanjaan  Buat analisis terhadap data
 Pembaziran peruntukan yang dipohon, dilulus
melalui sebut harga)
telah dibelanja.  Surat permohonan dan dibelanja.
dan kertas kerja
2. Peruntukan justifikasi peruntukan  Kira % perbelanjaan yang telah
kewangan dibuat berbanding dengan
diluluskan/diterima  Buku Belanjawan peruntukan yang diluluskan dan
dibelanjakan secara tentukan sebab-sebabnya jika
berekonomi dan  Waran peruntukan kurang daripada 90% peruntukan
selaras dengan  Baucar Bayaran yang diluluskan telah dibelanja.
objektif yang
ditetapkan.  Daftar Bil  Sekiranya jumlah peruntukan yang
dilulus adalah kurang daripada yang
 Daftar Baucar dipohon, tentukan sebab dan kesan
kekurangan peruntukan ini
(senaraikan bekalan yang tidak
dapat dibeli kerana kekurangan
peruntukan).
 Sahkan jumlah peruntukan yang
diluluskan dan peruntukan yang di
215
KRITERIA TEKNIK
MAKLUMAT
terima daripada sumber luar.
 Pastikan waran peruntukan diterima
sebelum perbelanjaan dibuat.
 Pastikan pembayaran kepada
kontraktor dibuat berdasarkan
pengesahan/ penilaian oleh
penyelia/pegawai yang berkenaan.
 Pastikan baucar bayaran dilengkapi
dengan dokumen sokongan yang
berkaitan.
 Tempoh pembayaran mengikut

prosedur kontrak dan Arahan
Perbendaharaan/ peraturan
kewangan yang sedia ada

Audit tercapai. Sekiranya kriteria
sebab dan kesannya.
216
Lines of Inquiry (LOI): Undang-undang Perolehan Pematuhan Kepada Prosedur Kerja dan Syarat Kontrak
Sub Objektif: Menentukan perolehan telah dilaksanakan dengan berhemat serta mematuhi peraturan/pekeliling Kerajaan yang ditetapkan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kajian awal untuk  Tiada kajian awal  Rekod mengenai  Perolehan bekalan  Dokumen  Semakan  Tentukan kaedah yang diguna oleh
menentukan dilaksanakan kajian awal yang tidak diperlukan dokumen Kementerian/ Jabatan untuk
keperluan bekalan/ dijalankan  Lisan mengenal pasti
perkhidmatan/kerja  Perolehan tidak  Pembaziran  Temu bual bekalan/perkhidmatan/projek yang
mengikut  Perbandingan  Testimonial
telah dijalankan diperlukan.
peraturan yang antara dokumen  Penyelewengan dalam
dengan teratur.
perolehan  Analitikal
ditetapkan. perolehan dan  Temu bual pegawai –pegawai yang
2. Kementerian/ Jabatan peraturan  Fail Sebut Harga akan menggunakan bekalan
 Pegawai tidak
hendaklah mematuhi kewangan yang tersebut untuk menentukan
mempunyai kemahiran  Dokumen Tender
peraturan perolehan ditetapkan. keperluan mereka diambil kira
yang mencukupi
melalui sebut harga. semasa penyediaan perancangan
 Kenyataan Tawaran
 Penipuan oleh Sebut Harga
perolehan.
pembekal
 Dapatkan fail sebut harga dan
 Lampiran Q
 Kompromi antara semak semua (100%) perolehan
pegawai perolehan  Minit Mesyuarat yang dilakukan melalui proses
dan pembekal Jawatankuasa sebut harga.
Pembukaan Sebut
 Pembekal yang dipilih  Tentukan perkara berikut:
Harga
adalah mengikut - Dokumen sebut harga disediakan
kelayakan/bidang/  Borang Jadual Sebut dengan lengkap iaitu mempunyai
kelas seperti yang Harga Lampiran Q, spesifikasi
diluluskan. peralatan, syarat kelayakan
 Minit Mesyuarat pembekal, bidang/kelas/kepala
Jawatankuasa Sebut pendaftaran Kementerian
Harga Kewangan dan tempat, tarikh dan
waktu sebut harga diterima dan
 Arahan ditutup.
Perbendaharaan 191
hingga 201, 204 dan - Kenyataan Tawaran Sebut Harga
229 hingga 236 serta dimasukkan/dipamerkan di laman
Pekeliling/Surat web/papan kenyataan jabatan.
Pekeliling
Perbendaharaan - Sebut harga dibuat dengan
mempelawa daripada sekurang-
217
TEKNIK
MAKLUMAT
kurangnya 5 pembekal
Bumiputera yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan.
- Tempoh sekurang-kurangnya 7
hari diberi kepada pembekal
untuk menghantar sebut harga.
- Peti berkunci sebut harga dan
mempunyai 2 anak kunci dan
kunci-kunci dipegang oleh 2
orang pegawai kanan.
- Tarikh peti dibuka ditetapkan dan
waktunya pada jam 12.00 tengah
hari.
- Sebut harga dibuka oleh
Jawatankuasa Pembukaan Sebut
Harga dan diberi nombor siri,
disenaraikan dalam borang
jadual sebut harga mengikut
nama pembekal, amaun
ditawarkan, tempoh
siap/penyerahan peralatan dan
ditandatangani ringkas oleh
pegawai bertanggungjawab.
- Penilaian sebut harga dibuat oleh
pegawai yang diarahkan oleh
KSU dan mengesyorkan yang
paling menguntungkan dari segi
harga serta menepati syarat-
syarat yang ditetapkan.
- Keputusan dibuat oleh
Jawatankuasa Sebut Harga
berdasarkan tawaran yang paling
baik dari segi harga dan kualiti
mengikut keperluan Sektor
Pengurusan dan penentuan
218
TEKNIK
MAKLUMAT
sebut harga. Jika tawaran yang
terendah tidak disetuju terima,
sebab penolakan tawaran
hendak dinyatakan dalam
keputusan.
- Maklumat yang lengkap
mengenai pertimbangan dan
keputusan sebut harga disimpan
oleh Urusetia Sebut Harga.
 Tentukan (dengan teknik analisis)
Kementerian/Jabatan tidak
memecah kecil perolehan
daripada proses tender (pembelian
peralatan sama yang bernilai lebih
daripada RM200,000 setahun).
Audit tercapai. Sekiranya kriteria
sebab dan kesannya.
219
Lines of Inquiry (LOI): Garis Panduan Perolehan dan Pematuhan Kepada Syarat Kontrak
Sub Objektif:
 Menentukan garis panduan dan prosedur kerja yang telah disediakan telah dipatuhi
 Memastikan kepentingan Kerajaan dijaga
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Garis Panduan yang  Garis panduan  Garis panduan  Pegawai tidak  Manual Prosedur  Semakan dokumen  Dapatkan Garis Panduan berkaitan
lengkap dan jelas tidak lengkap, yang diluluskan mempunyai kemahiran Kerja (MPK) pengurusan perolehan untuk
hendaklah sukar difahami yang mencukupi  Temu bual memastikan ia lengkap dan kemas
disediakan. serta dipatuhi  Klausa dalam  Garis Panduan kini
dokumen kontrak  Penipuan oleh
2. Klausa-klausa dalam pembekal  Pekeliling
 Klausa-klausa Kementerian  Tentukan Garis Panduan/Pekeliling/
dokumen kontrak
dalam dokumen  Kompromi antara Prosedur kerja diterima pakai.
adalah menjamin
kontrak tidak pegawai perolehan dan  Fail Meja
kepentingan Kerajaan
menjamin pembekal  Pastikan senarai klausa penting
dan semua syarat  Kontrak perkhidmatan
kepentingan yang ada dalam kontrak dan
kontrak hendaklah
Kerajaan.  Draf dokumen kontrak tentukan ia menjamin kepentingan
dipatuhi.
tidak dirujuk kepada Kerajaan dipatuhi.
 Tindakan PUU.
penguatkuasaan  Pastikan peruntukan berhubung
sukar dilakukan dengan Bon Pelaksanaan,
Penyerahan tapak, Bayaran
Kemajuan, Penamatan Kontrak,
Denda dan Lanjutan Masa, Tempoh
Kontrak, Tempoh kecacatan
dimasukkan dalam kontrak dipatuhi.
 Semak sekiranya terdapat syarat-

syarat kontrak yang tidak dipatuhi
dan tentukan sebab dan kesannya.
220
TEKNIK
MAKLUMAT
jika ada
221
Lines of Inquiry (LOI): Kaedah Pelaksanaan Perolehan
Sub Objektif: Menentukan sama ada syarikat kontraktor yang dilantik adalah berkelayakan dan mengikut prosedur yang telah ditetapkan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian  Perolehan tidak  Perbandingan  Kekangan masa dan  Iklan  Semakan dokumen Tatacara Perolehan:
hendaklah mengikut antara dokumen kaitangan
menentukan kaedah peraturan perolehan dan  Fail Sebut Harga  Temu bual  Tentukan iklan perolehan
perolehan di dalam perolehan yang peraturan  Penyelewengan dalam dikeluarkan.
perolehan  Kertas cadangan
iklan yang ditetapkan kewangan yang  Tentukan surat pelantikan Ahli
kepada Jawatankuasa
dikeluarkan seperti ditetapkan.
 Kementerian  Penipuan oleh Sebut harga Jawatankuasa di setiap peringkat
yang ditawarkan. dikeluarkan secara rasmi.
tidak pembekal
2.  Minit Mesyuarat
Kementerian menubuhkan  Kompromi antara  Tentukan kertas cadangan yang
hendaklah Jawatankuasa  Dokumen kontrak
pegawai perolehan dan mengandungi maklumat penender
menubuhkan Sebut harga pembekal berserta ulasan disediakan dan
Jawatankuasa Sebut Kementerian  Pekeliling/Surat
difailkan.
harga Kementerian dan Ahlinya Pekeliling perolehan
dan Ahlinya dilantik. dilantik  Tentukan keputusan dan Minit
 Pekeliling
3. Mesyuarat Jawatankuasa Sebut
Dokumen kontrak  Dokumen Kementerian
harga difailkan.
disediakan di dalam kontrak tidak
masa yang disediakan di  Arahan Tatacara Penyediaan Kontrak:
ditetapkan. Perbendaharaan
dalam masa
yang ditetapkan.  SSTdikeluarkan kepada syarikat
yang berjaya dan dikembalikan
semula dalam tempoh yang
ditetapkan.
 Kontrak disediakan dalam tempoh
yang ditetapkan dan
ditandatangani oleh pihak
Kementerian dan syarikat.
jika ada.
222
2.8. Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga (bekalan)
Lines of Inquiry (LOI): Penerimaan, Penempatan dan Pendaftaran Bekalan
Sub Objektif: Menentukan bekalan yang diperolehi telah diterima dalam masa yang ditetapkan serta disimpan dan didaftarkan mengikut
peraturan/pekeliling Kerajaan yang ditetapkan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Bekalan telah diterima  Bekalan tidak  Semakan fizikal dan  Masalah kewangan  Dokumen  Semakan dokumen  Tentukan Jabatan mempunyai
dalam masa yang diterima dalam perbandingan pembekal salinan kontrak perolehan supaya
ditetapkan, mengikut masa yang antara dokumen  Lisan  Temu bual pegawai yang diberi kuasa
spesifikasi dan syarat ditetapkan serta perolehan dan  Bekalan yang terhad menerima bekalan sedia maklum
 Fizikal
penerimaan peralatan tidak mengikut bekalan mengenai kuantiti, jenis, harga dan
 Tiada kerjasama
seperti termaktub spesifikasi dan dengan pihak  Gambar masa yang ditetapkan untuk
dalam kontrak syarat penerimaan bekalan.
penerima  Fail Penerimaan
perolehan serta penerimaan
didaftarkan mengikut  Pembaziran Peralatan  Semak nota penghantaran yang
peraturan Kerajaan.  Bekalan yang diperolehi semasa pengauditan
diterima tidak  Kelewatan dan projek  Kontrak Perolehan baucar bayaran dan tentukan
didaftarkan Kerajaan bekalan yang bekalkan dan dibayar
 Daftar Aset
adalah sama.
 Tentukan bekalan diterima dalam

masa yang ditetapkan (berdasarkan
syarat kontrak).
 Sekiranya kelewatan berlaku

dalam penghantaran bekalan oleh
pembekal, tentukan tindakan
susulan diambil oleh supaya
denda kelewatan dapat
dikenakan.
 Semak secara fizikal ke atas

bekalan untuk menentukan
kewujudan peralatan tersebut.
 Tentukan spesifikasi bekalan yang

diterima adalah sama dengan
223
TEKNIK
MAKLUMAT
spesifikasi dalam kontrak.
 Tentukan bekalan didaftarkan

dengan lengkap.

objektif tercapai.
224
Lines of Inquiry (LOI): Penubuhan Pasukan Projek (Project Team)
Sub Objektif: Memastikan pasukan projek telah ditubuhkan bagi memantau pelaksanaan projek
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Pasukan projek  Pasukan projek  Kertas cadangan/  Kekangan peruntukan  Dokumen kelulusan  Semakan Dokumen  Tentukan kelulusan penubuhan
hendaklah tidak permohonan dan perjawatan penubuhannya pasukan projek.
ditubuhkan ditubuhkan penubuhan  Temubual
sebagaimana yang sebagaimana pasukan projek  Projek tidak diurus dan  Senarai pegawai  Semak pegawai yang mengisi
telah dirancang. yang telah diselia dengan keanggotaan dalam pasukan ini.
berkesan  Laporan latar
dirancang. belakang anggota  Tentukan pegawai yang
 Ketidakpatuhan pasukan menganggotai pasukan ini
terhadap spesifikasi projek/konsultan mempunyai pengalaman yang
yang telah ditetapkan secukupnya bagi memastikan
penyeliaan kerja dapat dijalankan
dengan berkesan.
 Sekiranya konsultan yang dilantik,
pastikan dengan kebenaran
Jabatan Teknikal.
225
2.10. Matters of Potential Significance (MOPS):Salah pengurusan dan penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga (kerja)
Lines of Inquiry (LOI): Penyerahan Tapak
Sub Objektif: Menentukan tapak telah diserah kepada kontraktor dan laporan tapak telah dibuat oleh kontraktor
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Tapak projek  Tapak projek  Dokumen  Projek lewat disiapkan  Surat serahan tapak  Semakan Dokumen  Semak surat serahan tapak
hendaklah lewat penyerahan tapak dan surat setuju bersamaan dengan surat setuju
diserahkan kepada diserahkan  Tiada pemantauan oleh terima  Temubual terima.
kontraktor mengikut  Dokumen pihak yang
tarikh yang  Penguasa tidak penurunan kuasa bertanggung jawab.  Surat perwakilan  Semak surat perwakilan kuasa
ditetapkan dalam menurunkan oleh penguasa kuasa dan pastikan butirannya.
Surat Setuju Terima. kuasa kepada  Masalah kelulusan oleh  Memberi syor dan pendapat Audit
wakil penguasa pihak berkuasa terlibat. sama ada sub objektif tercapai.
2. Adakah Penguasa projek
Projek menurunkan
kuasa kepada wakil  Projek tidak dapat
Penguasa Projek. digunakan mengikut
keperluan
226
Lines of Inquiry (LOI): Jadual Pelaksanaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
Sub Objektif: Menentukan jadual pelaksanaan kontrak telah disediakan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kontraktor hendaklah  Tiada jadual  Kertas cadangan  Tiada pemantauan oleh  Jadual pelaksanaan  Semakan  Semak jadual pelaksanaan
menetapkan satu pelaksanaan jadual pelaksanaan pihak yang Dokumen bekalan/perkhidmatan/kerja dan
jadual pelaksanaan perolehan perolehan  Jadual kemajuan pastikan jadual kerja projek tersebut
bertanggung jawab. kerja  Temubual
kerja bagi memastikan dikeluarkan dipamerkan di pejabat tapak.
perolehan ini  Surat persetujuan
 Jadual jadual pelaksanaan  Kekangan masa  Surat arahan kerja  Semak jadual pelaksanaan yang
dilaksanakan dan
disiapkan dalam pelaksanaan perolehan  Minit Mesyuarat mendapat kelulusan Kementerian.
kerja tidak  Projek tidak dapat
tempoh yang
mendapat digunakan mengikut  Semak laporan kemajuan kerja dan
ditetapkan.
persetujuan keperluan bandingkan dengan jadual
Jadual pelaksanaan kementerian pelaksanaan. Dapatkan salinan surat
2. perolehan hendaklah arahan mempercepatkan kerja.
mendapat persetujuan  Tiada
pemantauan  Semak perubahan pada jadual
daripada Kementerian.
terhadap pelaksanaan kerja dan adakah telah
Jika pelaksanaan prestasi diluluskan oleh Kementerian.
perolehan tersebut perolehan.
mengalami kelewatan  Memberi syor dan pendapat Audit
3.
dibandingkan dengan sama ada sub objektif tercapai.
jadual kerja,
Kementerian
hendaklah mengambil
tindakan yang
sewajarnya.
Jika penjadualan
perolehan terpaksa
4. dibuat perubahan,
ianya hendaklah
mendapat persetujuan
daripada Kementerian.
227
Lines of Inquiry (LOI): Surat Setuju Terima Kontrak
Sub Objektif: Menentukan adakah surat setuju terima telah disediakan dalam tempoh yang sepatutnya.
TEKNIK
BIL KRITERIA CONDITION FAKTA/BUKTI SUMBER
SEBAB DAN AKIBAT PENGUMPULAN PROSEDUR AUDIT
. (What should be) (What it is) AUDIT BUKTI/RUJUKAN
MAKLUMAT
1. Kontraktor yang  Peraturan  Kelewatan dalam  Kekangan masa dan  Surat setuju terima  Semakan  Semak tarikh setuju terima daripada
berjaya dipilih perolehan tidak permulaan projek. kakitangan daripada pembekal/ Dokumen kontraktor bagi memastikan tempoh
hendaklah menjawab dipatuhi. kontraktor penerimaan masih sah dalam
surat setuju terima  Kelewatan  Tiada pemantuan oleh  Temubual tempoh yang ditetapkan.
dalam tempoh masa  Pra syarat membawa masuk penyelia  Buku harian tapak
yang ditetapkan dalam untuk menanda barangan/ dan surat dalam fail  Semak catatan dalam buku harian
tangani kontrak keperluan projek.  Kontraktor menghadapi tapak/surat menyurat kepada
surat tawaran.
tidak dipenuhi masalan kewangan.  SPP Bil 10/1995 dan kontraktor untuk menentukan kerja
2. Bekalan/Perkhidmatan/ Dokumen Kontrak tidak dimulakan terlebih awal.
 Projek lewat dimulakan
Kerja tidak boleh
dimulakan sebelum  Pembayaran tidak  Semak dokumen kontrak untuk
Surat Setuju Terima dapat dibuat menentukan ianya telah
dikeluarkan. ditandatangani dalam tempoh yang
ditetapkan.
3. Dokumen kontrak
hendaklah  Memberi syor dan pendapat Audit
ditandatangani dalam sama ada sub objektif tercapai.
masa 4 bulan selepas
Surat Setuju Terima
dikeluarkan .
228
Lines of Inquiry (LOI): Bon Pelaksanaan
Sub Objektif: Menentukan bon pelaksanaan telah diambil dengan nilai dan meliputi tempoh kontrak.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kontraktor hendaklah  Kontraktor tidak  Sijil-sijil polisi  Kekangan masa dan  Sijil polisi insurans  Semakan  Semak sijil polisi insuran dan bon
mengambil polisi mengambil insuran dan bon kakitangan dan sijil bon Dokumen pelaksanaan serta pastikan amaun
insurans dan bon polisi insurans pelaksanaan. pelaksanaan dan tempoh yang diliputi adalah
pelaksanaan mengikut dan bon  Temubual sebagaimana yang dikehendaki
 Surat/dokumen  Pegawai kurang  Sijil polisi insurans
tempoh yang pelaksanaan dalam kontrak.
perakuan potongan berpengalaman dan sijil bon
ditetapkan. Jika mengikut
tempoh kontrak tempoh yang daripada bayaran pelaksanaan  Pastikan semua dokumen asal telah
kemajuan  Pegawai tidak diserah oleh kontraktor kepada
dilanjutkan, tempoh ditetapkan. Jika
didedahkan dengan Kementerian.
bagi polisi insurans tempoh kontrak
pengurusan projek.
dan bon pelaksanaan dilanjutkan,  Memberi syor dan pendapat Audit
juga hendaklah tempoh bagi
dilanjutkan.  Kerugian kepada sama ada sub objektif tercapai.
polisi insurans
Kerajaan
dan bon
2. Dokumen bon pelaksanaan
pelaksanaan dan juga hendaklah
polisi Insurans dilanjutkan.
hendaklah diserahkan
kepada Kementerian.
 Dokumen bon
pelaksanaan
dan polisi
Insurans tidak
diserahkan
kepada
Kementerian.
229
2.14. Matters of Potential Significance (MOPS): Salah pengurusan dan penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga
Lines of Inquiry (LOI): Spesifikasi dan Kualiti Projek
Sub Objektif: Memastikan spesifikasi dan kualiti projek mengikut standard yang ditetapkan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Spesifikasi yang telah  Spesifikasi tidak  Spesifikasi di dalam  Kekangan masa dan  Dokumen kontrak  Semakan  Membuat semakan terhadap
ditetapkan dipatuhi oleh dipatuhi oleh dokumen kontrak kakitangan dan lukisan pelan Dokumen bekalan/ projek /lokasi secara
pembekal/ kontraktor. kontraktor. sampel berpandukan kepada
 Dokumen teguran/  Pegawai kurang  Semakan fizikal dan  Temu bual
berpengalaman spesifikasi yang terdapat dalam
2. Kementerian hendaklah amaran yang ambil gambar
 Tiada surat  Pegawai tidak  Gambar dokumen kontrak.
mengeluarkan surat dikeluarkan
teguran/  Pejabat pelaksana
teguran kepada
amaran sepanjang tempoh didedahkan dengan  Pastikan mutu bekalan
kontraktor kerana kontrak pengurusan projek. dan pejabat tapak perkhidmatan/ kerja di lokasi adalah
dikeluarkan di
kegagalan pembekal/ mengikut sebagaimana yang dicatat
atas kegagalan
kontraktor mematuhi dalam spesifikasi kontrak.
kontraktor
arahan Kementerian.
mematuhi  Tentukan tindakan susulan diambil
arahan. oleh Kementerian sekiranya kualiti
bekalan/ perkhidmatan/ kerja tidak
menepati spesifikasi kontrak.
 Semak adakah surat teguran
dikeluarkan kepada kontraktor oleh
Kementerian /Perunding kerana
kegagalan kontraktor mematuhi
arahan Kementerian.
230
Lines of Inquiry (LOI): Lanjutan Masa Kontrak Pembinaan
Sub Objektif: Menentukan lanjutan masa kontrak pembinaan diluluskan oleh Kementerian dan sebab perlanjutan masa adalah dibenarkan mengikut
syarat kontrak dan peraturan berkaitan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Perakuan Kelewatan  Tiada  Dokumen  Kekangan masa dan  Sijil perakuan lanjutan  Semakan  Semak sijil perakuan lanjutan
dan Lanjutan Masa kelulusan. permohonan kakitangan masa Dokumen masa untuk menentukan ianya
hendaklah diluluskan lanjutan masa diluluskan oleh Kementerian.
oleh pihak yang  Permohonan  Tuntutan harga oleh  Temubual
lanjutan masa  Pegawai kurang kontraktor  Semak permohonan lanjutan masa
dibenarkan mengikut  Fail pengurusan berpengalaman
klausa kontrak. tidak projek oleh kontraktor untuk mempastikan
munasabah  Sijil tak siap kerja, sijil alasan lanjutan masa adalah
2. Sebab permohonan  Pegawai tidak lanjutan masa dan munasabah dan dibenarkan
Lanjutan Masa yang  Lanjutan masa didedahkan dengan dokumen kontrak mengikut syarat kontrak.
dibuat oleh kontraktor melebihi satu pengurusan projek
kali.  Surat amaran  Semak tarikh kelulusan lanjutan
hendaklah munasabah
dan mempunyai bukti  Kerugian wang masa adakah dalam tempoh
 Lanjutan masa Kerajaan kontrak.
sokongan yang
yang diluluskan
lengkap.
tidak dilindungi  Semak tempoh perlindungan
3. Lanjutan Masa ini oleh insuran insuran setelah lanjutan masa
hendaklah diluluskan diluluskan dan bagi setiap lanjutan
sebelum tamat tempoh  Lanjutan masa masa.
kontrak. dibuat selepas
tempoh kontrak  Semak adakah kontraktor
4. Sekiranya Lanjutan tamat membuat sebarang tuntutan harga
Masa diluluskan, ekoran daripada Lanjutan Masa
adakah tempoh  Surat amaran yang diluluskan. Sekiranya ada,
perlindungan insuran tidak adakah tuntutan itu dibenarkan
telah dilanjutkan dikeluarkan. Kementerian.
selaras dengan  Sjil Kerja Tak
tempoh Lanjutan  Semak adakah sijil tak siap kerja
Siap tidak dikeluarkan jika lanjutan masa
Masa. dikeluarkan tidak diluluskan.
5. Sebarang tuntutan bagi
harga daripada mengenakan  Semak adakah ganti rugi kerana
kontraktor ekoran ganti rugi tak siap kerja dikenakan
daripada Lanjutan tertentu dan sebagaimana dalam syarat
231
TEKNIK
MAKLUMAT
Masa hendaklah ditetapkan kontrak.
mendapat kelulusan (LAD),
Kementerian.  Semak adakah surat amaran
dikeluarkan terhadap kelewatan
6. Sekiranya Lanjutan menyiapkan kerja.
Masa tidak diluluskan,
Sijil Kerja Tak Siap  Memberi syor dan pendapat Audit
hendaklah dikeluarkan sama ada sub objektif tercapai.
dan ganti rugi tertentu
dan ditetapkan (LAD),
sepatutnya dikenakan
mengikut kadar yang
ditetapkan di dalam
kontrak.
7. Surat amaran
sepatutnya dikeluarkan
oleh Penguasa Projek
kepada kontraktor
terhadap kelewatan
menyiapkan
pelaksanaan projek.
232
Lines of Inquiry (LOI): Bayaran Kemajuan
Sub Objektif: Menentukan sama ada bayaran kemajuan dibuat disokong dengan dokumen yang lengkap dan diluluskan oleh Kementerian
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Setiap bayaran  Bayaran  Dokumen  Kekangan masa dan  Bayaran kemajuan dan  Semakan  Semak bayaran kemajuan yang
kemajuan hendaklah kemajuan permohonan kakitangan dokumen kontrak Dokumen dibuat dengan dokumen kontrak.
dibuat menurut lewat dibuat lanjutan masa
kehendak kontrak dan  Pegawai kurang  Dokumen kontrak,  Temubual  Semak Sijil Kemajuan Kerja yang
selari dengan  Bayaran  Fail pengurusan berpengalaman ganti rugi dan bayaran diluluskan dalam dokumen
kemajuan fizikal kerja. kemajuan tidak projek kemajuan bayaran kemajuan.
berdasarkan  Pegawai tidak
2. Semua penilaian kemajuan  Dokumen didedahkan dengan  Semak Sijil Kemajuan Kerja yang
terhadap kerja dan fizikal dan sokongan bayaran pengurusan projek. diluluskan oleh Kementerian.
bahan di tapak bina pembelian kemajuan
 Kerugian wang  Semak bayaran kemajuan dengan
disokong dengan Sijil bahan ditapak  Sijil Kerja Tidak Kerajaan. rekod pendahuluan.
Bayaran Kemajuan projek Siap
yang disahkan oleh  Semak adakah kontraktor telah
Kementerian.  Bayaran dikenakan ganti rugi tertentu, jika
pendahuluan ada ianya hendaklah ditolak dalam
3. Bayaran pendahuluan dan LAD tidak
kepada kontraktor bayaran kemajuan.
ditolak
hendaklah ditolak daripada  Memberi syor dan pendapat Audit
semasa bayaran bayaran sama ada sub objektif tercapai.
kemajuan dibuat. kemajuan
4. Jika pihak kontraktor
telah dikenakan Ganti
Rugi Tertentu (LAD),
ianya hendaklah
ditolak melalui bayaran
kemajuan.
233
2.17. Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga (bekalan/kerja)
Lines of Inquiry (LOI): Ujian Pemasangan
Sub Objektif: Menentukan semua ujian pemasangan telah dibuat dan disokong dengan sijil pentauliahan oleh pihak berkenaan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Ujian pemasangan  Ujian  Laporan  Kekangan masa dan  Laporan ujian  Semakan  Semak adakah ujian pemasangan
bagi kerja Mekanikal pemasangan pemasangan kakitangan pemasangan Dokumen telah dibuat oleh kontraktor.
dan Eletrikal bagi kerja pengujian dan
hendaklah dijalankan Mekanikal dan pentauliah  Pegawai kurang  Sijil pentauliahan  Temubual  Semak sijil pentauliahan terhadap
oleh kontraktor. Eletrikal tidak berpengalaman ujian pemasangan peralatan
 Daftar penggunaan  DO dan invois Mekanikal dan Eletrikal.
dijalankan  Pegawai tidak pembekal
2. Semua peralatan dan oleh
kerja hendaklah diuji, didedahkan dengan  Memberi syor dan pendapat Audit
kontraktor. pengurusan projek sama ada sub objektif tercapai.
ditauliah dan
berfungsi dengan  Semua  Peralatan/ kerja tidak
baik. peralatan dan berfungsi seperti yang
kerja tidak dikehendaki
diuji, ditauliah
dan berfungsi
dengan baik.
234
Lines of Inquiry (LOI): Sijil Perakuan Siap Kerja Pembinaan
Sub Objektif: Menentukan Sijil Perakuan Siap Kerja dikeluarkan dalam tempoh yang sepatutnya dan diperakui oleh PP
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kontraktor hendaklah  Kontraktor  Laporan kemajuan  Pegawai kurang  Sijil Perakuan Siap  Semakan  Buat lawatan pemeriksaan ke tapak
membersihkan tidak kerja berpengalaman Kerja dan lawatan Dokumen bina untuk menentukan kontrak
kawasan projek membersihkan fizikal tapak bina benar-benar siap sebelum Sijil
sebelum Sijil kawasan  Dokumen aduan  Pegawai tidak  Temubual Perakuan Siap Kerja dikeluarkan.
Perakuan Siap Kerja projek daripada pihak didedahkan dengan  Laporan kemajuan
pelanggan pengurusan projek kerja  Gambar  Semak laporan kemajuan kerja
dikeluarkan. sebelum Sijil
Perakuan Siap dengan Sijil Perakuan Siap Kerja.
2. Pihak Kementerian  Kawasan projek
Kerja menjadi tidak selamat  Memberi syor dan pendapat Audit
hanya boleh dikeluarkan
mengeluarkan Sijil sama ada sub objektif tercapai.
 Menimbulkan masalah
Perakuan Siap Kerja  Pihak kepada pihak
kepada kontraktor Kementerian pelanggan untuk
setelah projek siap telah mengeluarkan belanja
sepenuhnya. mengeluarkan bagi membersihkan
Sijil Perakuan kawasan
Siap Kerja
kepada
kontraktor
walaupun
projek belum
siap
sepenuhnya
235
2.19. Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga (bekalan/kerja)
Lines of Inquiry (LOI): Tanggungan Kecacatan
Sub Objektif: Menentukan tanggungan kecacatan dinyatakan dan diambil tindakan pembaikan sewajarnya sebagaimana syarat kontrak
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Tempoh Tanggungan  Tempoh  Laporan kecacatan  Pegawai kurang  Arahan Perbendaharaan  Semakan  Semak dokumen kontrak untuk
Kecacatan kecacatan berpengalaman 200.4 dan 200.5 Dokumen menentukan tempoh tanggungan
hendaklah tidak  Aduan daripada  Pegawai tidak kecacatan.
dinyatakan di dalam dinyatakan pelanggan  Dokumen kontrak  Temubual
didedahkan dengan  Semak Laporan Kecacatan untuk
kontrak. dalam kontrak pengurusan projek.  Laporan Kecacatan dan  Gambar menentukan adakah surat amaran
Jika terdapat  Tiada pemantauan surat pemberitahuan kepada kontraktor telah dikeluarkan.
2.  Kecacatan oleh pihak yang kepada kontraktor
sebarang kecacatan
tidak bertanggung jawab  Semak Laporan Lawatan Fizikal dan
terhadap kerja serta
dilaporkan
 Peralatan/kerja tidak  Laporan Lawatan Fizikal pastikan tempoh pemberitahuan
kelengkapan yang
untuk kepada kontraktor tidak melebihi 14
dihantar dalam dilaksanakan  Dokumen bayaran
pengantian hari daripada tamat Tempoh
tempoh Tanggungan mengikut keperluan kemajuan
atau Tanggungan Kecacatan.
Kecacatan, pelanggan
pembaikan
hendaklah  Kerugian wang
 Semak laporan kerosakan yang
memaklumkannya Kerajaan.
 Kecacatan tidak dibaiki oleh kontraktor untuk
kepada kontraktor
tidak dibaiki menentukan kos pembaikan
dengan bertulis.
dalam tempoh hendaklah dituntut daripada
Jika terdapat jaminan kontraktor.
3.
kecacatan terhadap
bangunan serta  Tiada tempoh
kelengkapan pejabat pembaikan
yang tidak kecacatan
diperbetulkan oleh terutamannya
kontraktor dalam bagi keperluan
Tempoh Tanggungan segera
Kecacatan,
hendaklah
menghantar senarai
tersebut kepada
kontraktor dalam
masa 14 hari setelah
tamatnya Tempoh
236
TEKNIK
MAKLUMAT
Tanggungan
Kecacatan.
4. Jika sekiranya
perkara di atas tidak
diambil perhatian
oleh kontraktor dan
seterusnya ia telah
dibaiki sendiri oleh
pihak Kerajaan, kos
pembaikan
hendaklah
didapatkan kembali/
ituntut daripada
kontraktor.
237
3. Pemantauan
3.1 Matters of Potential Significance (MOPS): Salah pengurusan dan penyelewengan dalam pengurusan perolehan sebut harga
Lines of Inquiry (LOI): Mekanisma Pemantauan
Sub Objektif: Menentukan mekanisma pemantauan kerja telah dilaksanakan bagi menentukan keberkesanannya
KRITERIA TEKNIK
BIL (What should SEBAB DAN AKIBAT PENGUMPULAN PROSEDUR AUDIT
(What it is) AUDIT BUKTI/RUJUKAN
be) MAKLUMAT
1. Mesyuarat  Mesyuarat  Rekod/  Bekalan/  Minit mesyuarat  Semakan  Semak kekerapan

hendaklah tidak dokumen/ perkhidmatan/ dokumen mesyuarat/lawatan fizikal/ laporan
dilaksanakan dilaksanakan laporan yang Kerja tidak  Laporan berkala berkala/ laporan data/kad daftar
seperti dirancang. seperti berkaitan dilaksanakan dalam  Temubual aset yang disediakan.
 Laporan berkomputer
dirancang tempoh yang
2. Lawatan fizikal  Data ditetapkan.  Kad Daftar Aset  Pastikan pemantauan berterusan
hendaklah  Tiada pelaksanaan dijalankan sepenuhnya.
dilaksanakan pangkalan projek  Penyelewengan oleh
seperti dirancang. data untuk pembekal/ kontraktor  Merumuskan samada kriteria audit
memantau di capai. Sekiranya kriteria audit
3. Laporan berkala
pelaksanaan  Penipuan dalam tidak dicapai terangkan penemuan
hendaklah kualiti oleh pembekal/ audit dan tentukan sebab dan
projek
disediakan kontraktor kesannya.
mengikut tempoh  Pemeriksaan
yang ditetapkan. bekalan/perkhi  Kerugian wang  Memberi syor dan pendapat Audit
dmatan/ kerja Kerajaan sama ada sub objektif tercapai.
4. Pengkalan data
tidak
diwujudkan dan
dilaksanakan
dikemaskinikan.
mengikut
5. Pemeriksaan kehendak
bekalan/perkhidma peraturan
tan/ kerja
dilaksanakan  Tiada
mengikut kehendak pemantauan
peraturan. dijalankan ke
atas kerja
yang telah
dilaksanakan
PEROLEHAN
SECARA TENDER
238
1. PERANCANGAN
1.1 Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalam pengurusan perolehan secara tender
Lines of Inquiry (LOI): Justifikasi dan Perancangan Perolehan
Sub Objektif:
 Menentukan kajian pasaran/kemungkinan telah dibuat oleh Ketua Jabatan/Agensi Pelaksana
 Memastikan wujud perancangan perolehan bagi memastikan ia dibuat dengan efektif, efisyen dan ekonomi.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Cadangan  Perolehan  Kertas  Perolehan secara  SPP 5/2007 dan  Semakan dokumen  Pastikan keperluan pengguna
perolehan dirancang tanpa Cadangan ad hoc 5/2009 dianalisis dengan tepat secara
berdasarkan: peruntukan/ Projek  Temu bual functional dan prestasi yang
 Keperluan tidak
Akibat:  AP yang berkaitan diharapkan dalam penyediaan Kertas
sebenar Jabatan/ mencukupi  Minit Mesyuarat Cadangan.
Pengurusan  Mungkin dikenakan
Agensi tindakan surcaj di  Pastikan peruntukan mencukupi.
 Buku Bajet bawah AP 58/59
 Justifikasi kos/
 Pastikan cadangan perolehan
masa/lain-lain  Dokumen mendapat kelulusan Ketua Jabatan.
kekangan. tender
 Pastikan kelulusan Cadangan
 Peruntukan yang Perolehan mematuhi keperluan
mencukupi peraturan yang ditetapkan.
 Amalan prinsip
dan prosedur
perolehan
bekalan/
perkhidmatan /
kerja yang
diterima pakai
oleh Jabatan/
Agensi.
2. Kementerian/  Projek gagal  Laporan kajian  Wujud unsur-unsur  Kertas Cadangan  Semakan dokumen  Semak dokumen atau fail berkaitan
Jabatan/Agensi kerana tiada Kemungkinan penyelewengan Projek Kementerian/Jabatan/Agensi
melaksanakan kajian  Temubual pelaksana untuk menentukan kajian
 Keputusan/  Pelantikan perunding
239
TEKNIK
MAKLUMAT
kajian kemungkinan pasaran minit yang tidak kompeten  Minit Mesyuarat kemungkinan telah dibuat dan apakah
bagi perolehan dibuat mesyuarat keputusan atau rumusan terhadap
sesuatu Akibat:  Laporan Kajian laporan tersebut.
bekalan/perkhidmat  Kajian  Integrity Pact Kemungkinan
kemungkinan  Projek gagal,
an/kerja yang  Fail Surat-Menyurat
yang tidak pembaziran
dirancang.
berkesan
240
Lines of Inquiry (LOI): Penyediaan Spesifikasi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
Sub Objektif: Memastikan spesifikasi bekalan/perkhidmatan/kerja disediakan selaras denganobjektif perolehan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Spesifikasi bekalan/  Jawatankuasa  Dokumen  Kecuaian  SPP Bil. 5/2007  Semakan dokumen  Memastikan spesifikasi perolehan
perkhidmatan/kerja spesifikasi tender disediakan dengan lengkap dan jelas:
disediakan dengan tidak  Kurang pengalaman,  Laporan Kajian  Temu bual Jenis, Warna, Saiz, Berat, Bentuk,
mengambilkira menyediakan  Jadual pengetahua Pasaran/ ukuran, Kualiti ; Pembungkusan, Cara
kualiti, kuantiti yang spesifikasi pelaksanaan Kemungkinan penghantaran,Nisbah kandungan,
kerja  Kekangan masa
paling bekalan/ Tempoh masa, Bilangan yang
 Kertas Cadangan
menguntungkan perkhidmatan/  Jadual harga  Spesifikasi tidak Projek diperlukan.
bagi mencapai kerja dengan menepati keperluan
dan spesifikasi  Memastikan kelulusan MAMPU
matlamat perolehan lengkap  Minit Mesyuarat
tersebut. Akibat: Pengurusan diperolehi bagi perolehan yang
 Jadual harga melibatkan teknologi maklumat.
tidak  Pembelian melebihi
munasabah harga pasaran,
Pemborosan,
Pembaziran
241
Lines of Inquiry (LOI): Dasar Perolehan Kerajaan Secara Tender
Sub Objektif: Memastikan perolehan Kerajaan secara tenderdilaksanakan mengikut dasar dan prinsip perolehan Kerajaan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Perolehan  Tidak  Dokumen  Kurang pengalaman/  SPP 4/95  Semakan dokumen  Pastikan had nilai dipatuhi.
dilaksanakan mengutama tender pengetahuan
mengikut dasar dan kan  SPP 7/2002  Temu bual  Dasar perolehan Kerajaan dipatuhi
prinsip perolehan penggunaan Akibat: antaranya value for money, menggalak
 AP 169.2a penglibatan bumiputera, keutamaan
Kerajaan barangan/  Hasrat dasar perolehan
perkhidmatan  SPP 6/1996 dan syarikat tempatan, menggalak
 Penggunaan Kerajaan tidak tercapai perkembangan industri tempatan dan
tempatan SPP 7/2002
bahan/barangan/  Tindakan tatatertib mendapatkan pemindahan teknologi.
perkhidmatan  Keutamaan (surcaj)  SPP 5/2007
tempatan kepada  Pastikan terma rujukan jelas, tepat dan
 Dokumen tender dan menjaga kepentingan Kerajaan untuk
 Keutamaan perjanjian perolehan memastikan objektif perkhidmatan
kepada syarikat perunding tercapai.
Bumiputera  Kertas taklimat
 Semak minit mesyuarat yang berkaitan.
 Perolehan yang
diimport  Semak profil firma perunding untuk
hendaklah secara memastikan nisbah ekuiti
percuma ke atas bumiputera/tempatan.
Kapal (FOB)
 Pemindahan
teknologi dan
pengembangan
industri tempatan
242
Lines of Inquiry (LOI): Penyediaan Dokumen Tender
Sub Objektif: Memastikan dokumen tender disediakan dengan lengkap.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Dokumen Tender  Dokumen Dokumen tender  Tiada pemantauan  Dokumen Tender  Semakan dokumen  Memastikan dokumen tender
disediakan dengan tender tidak penyediaan dokumen mengandungi maklumat berikut:
maklumat yang disediakan tender  Temu bual
mencukupi untuk dengan - Tajuk tender
asas penilaian lengkap  Kekangan masa
- Arahan kepada petender
tender. Akibat:
- Spesifikasi
 Perolehan yang tidak
- Borang tender
berkualiti
- Surat setuju terima
 Pemilihan kontraktor
yang tidak kompeten - Syarat-syarat tender (sebahagian)
 Hasrat dasar perolehan - Terma-terma kontrak
Kerajaan tidak tercapai
- Senarai kuantiti/ringkasan tender
 Tindakan tatatertib
(surcaj) - Jadual kadar harga – disemak
dengan harga pasaran
- Lukisan teknikal/pelan
- Tempat penghantaran
- Cadangan pemindahan teknologi
- Prestasi/trek rekod
- Profail dan kedudukan kewangan
petender
- Perkara lain yang berkaitan
243
2. PELAKSANAAN
Lines of Inquiry (LOI): Pelawaan Tender
Sub Objektif: Menentukan pelawaan tender mematuhi peraturan yang ditetapkan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Pelawaan Tender  Pelawaan  Dokumen  Tiada pemantauan  SPP Bil 5/2007  Semakan dokumen  Pastikan iklan sekurang-kurangnya
Tempatan dibuat tender kurang tender dalam 1 akhbar harian utama
mengikut peraturan tempoh 21  Kekangan masa  Temu bual berbahasa Melayu.
hari.  Iklan tender
 Petender bekalan/  Akibat – Perolehan  Pastikan tarikh tutup tender sekurang-
perkhidmatan  Tender tidak yang tidak berkualiti kurangnya 21 hari dari tarikh dokumen
berdaftar dengan diiklankan. tender mula dijual/tarikh lawatan tapak
 Pemilihan kontraktor
Kementerian yang mana terkemudian (digalakkan
 Syarat yang tidak kompeten
Kewangan dalam lebih lama)(mulai tarikh
kod bidang kelayakan  Keperluan retender iklan/jual/lawatan/taklimat).
berkenaan petender tidak kerana petender tidak
dinyatakan memenuhi syarat yang  Pastikan sesalinan kenyataan tender
 Petender kerja dengan jelas dimuat naik ke laman web Agensi/portal
sepatutnya.
berdaftar dengan dalam iklan. MyGovernment/MyProcurement.
Pusat khidmat
kontraktor dan  Pastikan iklan tender kerja untuk
Lembaga projek/pembinaan dimuat naik ke laman
Pembangunan web CIDB. (www.tender.gov.my)
Industri
Pembinaan
Malaysia (CIDB)
 Tender kerja tidak
melebihi RM30
juta hendaklah
dipelawa kepada
syarikat 100%
milik tempatan
244
TEKNIK
MAKLUMAT
2. Pelawaan Tender  Pelawaan  Dokumen  Tiada pemantauan  SPP Bil 5/2007  Semakan dokumen  Pastikan iklan dibuat sekurang-
Tempatan tender tender kurangnya di 2 akhbar harian tempatan
Antarabangsa Kurang dari  Kekangan masa  Temu bual utama (Bahasa Melayu dan Bahasa
tempoh 56  Iklan tender Inggeris).
Akibat:
hari
 Perolehan yang tidak  Pastikan tarikh tutup tender sekurang-
 Tender tidak berkualiti kurangnya 56 hari dari tarikh dokumen
diiklankan tender dijual/tarikh lawatan tapak yang
 Pemilihan kontraktor mana terkemudian.
yang tidak kompeten
 Pastikan kenyataan tender dihantar
kepada Kedutaan-Kedutaan Asing yang
mana berkaitan.
3. Tempoh sah laku  Pelawaan  Dokumen  Tiada pemantauan  SPP Bil 5/2007  Semakan dokumen  Pastikan tarikh sah laku pelawaan
pelawaan tender tender kurang tender tender minimum 90 hari dari tarikh tutup
tidak kurang 90 hari 90 hari dari  Kekangan masa  Temu bual tender
dari tarikh tutup iklan tarikh tutup  Iklan tender
Akibat:  Pelanjutan sebelum tarikh tamat sah
iklan
 Perolehan yang tidak laku asal (dimaklumkan kepada semua
berkualiti yang membeli dokumen tender)-
pelanjutan perlu mendapat kelulusan
 Pemilihan kontraktor Pengerusi Lembaga Perolehan.
yang tidak kompeten
 Pembatalan tender perlu mendapat
kelulusan Pengerusi Lembaga
Perolehan dan dimaklumkan kepada
ahli Lembaga Perolehan sebab-
sebabnya kemudian.
245
2.2 Matters of Potential Significance (MOPS):Salah pengurusan dan penyelewengan dalam pengurusan perolehan secara tender
Lines of Inquiry (LOI): Membuka Tender
Sub Objektif: Memastikan wujud kawalan menentukan pelawaan tender mematuhi peraturan yang ditetapkan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Keselamatan Peti  Peti tawaran  Peti Tawaran  Kurang pengetahuan  AP 197 dan SPP  Semakan dokumen  Pastikan dikunci dengan dua kunci
Tawaran Tender tender tidak Tender 5/2007 berasingan
Akibat:  Temu bual
mengikut peraturan mematuhi  Foto  Kawalan lemah  Semakan fizikal  Pastikan dilabel tajuk, tarikh dan waktu
yang ditetapkan pekeliling
 Surat tutup
yang
ditetapkan penurunan  Pastikan semua tender yang diterima
kuasa hendaklah dimasukkan dalam peti
memegang tender.
kunci
2. Anggaran Harga  Anggaran  Dokumen  Kurang pengetahuan  SPP 5/2007  Semakan dokumen  Memastikan anggaran harga disimpan
Jabatan/Agensi Harga anggaran harga dalam fail terperingkat
Akibat:  Temu bual
disediakan dan Jabatan/
 Kawalan lemah  Temu bual pegawai untuk memastikan
dimasukkan ke Agensi tidak anggaran harga dimasukkan ke peti
dalam peti tawaran disediakan tawaran sebelum waktu tutup tawaran.
sebelum waktu tutup
 Anggaran
tawaran
Harga
Jabatan/
Agensi tidak
dirahsiakan
 Berlaku
kebocoran
maklumat
3. Peti Tawaran dibuka  Peti tawaran  Surat pelantikan  Tiada penurunan kuasa  SPP 5/2007  Semakan dokumen  Pastikan peti tender dibuka secepat
mengikut peraturan lewat dibuka jawatankuasa mungkin selepas waktu tutup tawaran
 Tiada pengetahuan/  Temu bual
yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender:
 Jawatankuasa  Borang jadual pengalaman  Semakan fizikal
pembuka tender - sekurang-kurangnya 2 pegawai,
 Kecuaian
tender tidak seorang daripadanya hendaklah
dilantik Akibat: pegawai Kumpulan Profesional;
 Jawatankuasa  Pertindihan tugas, - dilantik oleh Ketua Jabatan secara
pembuka konflik kepentingan bertulis;
tender adalah
246
TEKNIK
MAKLUMAT
orang yang - berlainan daripada Ahli
sama dengan Jawatankuasa Penilaian;
jawatankuasa
penilaian
tender
4. Pembukaan tender  Tender tidak  Minit mesyuarat  Tiada pengetahuan/  SPP 5/2007  Semakan dokumen  Semak nilai tender
dihadapan petender dibuka di pembukaan pengalaman bekalan/perkhidmatan melebihi RM30
 Temu bual
bagi tender bekalan/ hadapan tender juta dan tender kerja melebihi RM50
 Kecuaian
perkhidmatan petender juta
 Jadual Akibat:
melebihi RM30 juta
pembukaan  Pilih sampel dan bandingkan dengan
dan tender kerja
tender  Tiada ketelusan dalam
melebihi RM50 juta minit mesyuarat/jadual pembukaan
perolehan tender,
tender untuk menentukan pembukaan
pertindihan tugas,
tender dibuat di hadapan petender
konflik kepentingan
247
Lines of Inquiry (LOI): Penilaian Tender
Sub Objektif: Memastikan wujud kawalan dalaman dalam penilaian tender
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Tugas urusetia  Berlaku  Dokumen tender  Tiada pengetahuan/  SPP 5/2009  Semakan dokumen  Pastikan dokumen berasingan
dalam penyediaan pertindihan pengalaman disediakan untuk Jawatankuasa teknikal
 SPP 18/2002  Temu bual
dokumen tender tugas urusetia dan harga.
 Tiada pemantauan  SPP 16/2001
untuk dinilai oleh dengan tugas
 Konflik Kepentingan  Syarat wajib nama syarikat dan harga
Jawatankuasa. jawatankuasa tidak dicatat dalam dokumen tawaran
 Nama syarikat  Kecuaian teknikal.
dan harga Akibat:  Semak senarai urusetia dan jawatan
dicatat dalam
 Berlaku penilaian tidak kuasa pembuka
dokumen tender/penilaian/lembaga perolehan
adil
tawaran untuk memastikan ahli dilantik adalah
teknikal bukan orang yang sama.
2. Penilaian teknikal Pelantikan tidak  Surat lantikan  Tiada  AP 197.3 dan SPP  Semakan dokumen  Semak surat perlantikan ahli
dan harga dibuat mengikut pengetahuan/pengala 5/2007 jawatankuasa
 Laporan  Temu bual
mengikut pekeliling pekeliling man
penilaian  Penilaian berasaskan spesifikasi
yang ditetapkan
teknikal dan  Tiada pemantauan teknikal disediakan.
harga  Konflik Kepentingan  Memastikan penilaian dibuat dalam
 Kecuaian masa 30 hari dari tarikh dokumen
diserahkan oleh urusetia
Akibat:
 Laporan ditandatangani oleh semua ahli
 Berlaku penilaian tidak Jawatankuasa.
adil
 Memastikan jawatankuasa penilaian
harga menilai syarat pembayaran,
kadar pembayaran, tempoh, diskaun
dan sebagainya.
4. Perlantikan  Tiada surat  Dokumen  Tidak cukup ahli  AP 192  Semakan dokumen  Memastikan Lembaga Perolehan A
Lembaga Perolehan perlantikan tender menilai tender melebihi RM20 juta dan
 Kurang  SPP 9/2009  Temu bual
(LP) Lembaga Perolehan B tidak melebihi
 Surat  Surat lantikan pengetahuan/pengalam
 Lembaga perlantikan an RM20 juta.
Perolehan dilantik tidak dikemas  Memastikan keputusan sebulat suara;
248
TEKNIK
MAKLUMAT
oleh YB Menteri kini  Kekangan masa (keputusan majoriti tidak boleh diambil
Kewangan bagi  Lembaga kira)
 Akibat – pemberian
Kerajaan perolehan  LP hendaklah bersidang dalam tempoh
tender yang tidak adil
Persekutuan dan tidak 3 minggu selepas penilaian selesai
Menteri  Kelewatan pemberian
bersidang  Memastikan sekiranya keputusan tidak
Besar/Ketua tender
dalam tempoh sebulat suara,perakuan perlu dirujuk
Menteri bagi tiga minggu
Kerajaan Negeri kepada Kementerian Kewangan untuk
penilaian oleh keputusan muktamad.
dan diwartakan jawatankuasa
 Agensi selesai
Persekutuan  Keputusan
hendaklah tidak dibuat
mengemukan secara sebulat
cadangan ahli suara
Lembaga
Peroleha ke
Kementerian
Kewangan melalui
kementerian
masing-masing.
 Lembaga
Perolehan A ialah
KSU/TKSU,KSP/w
akil, KPJKR/wakil
 Lembaga
Perolehan B ialah
KSU/TKSU,
KPJKR/wakil, SUB
Jabatan, seorang
wakil Jabatan lain
jika perlu
 Lembaga
Perolehan Negeri
ialah SUK/PKN,
wakil PKN jika
menjadi
pengerusi,
Pengarah
249
TEKNIK
MAKLUMAT
JKR/wakil Jabatan
lain jika perlu
5. Had nilai dan kuasa  Lembaga  Dokumen  Tiada  AP 191  Semak Dokumen  Berdasarkan had nilai dan kuasa
Lembaga Perolehan Perolehan Tender pengetahuan/pengala Lembaga tender yang ditetapkan oleh
 SPP 9/2009  Temu bual
mematuhi SPP Bil. menilai tender man SPP 9/2009. Semak nilai dan jenis
 Dokumen
9/2009 melebihi had perolehan yang diluluskan oleh
Penilaian  Tiada pemantauan
yang Tender Lembaga Tender.
dibenarkan  Konflik Kepentingan
 Surat Setuju  Pastikan semua peroleha secara tender
 Kecuaian ditimbangkan mesyuarat Lembaga
Terima
Akibat: Perolehan. Pertimbangan secara
edaran adalah tidakm dibenarkan.
 Berlaku penilaian
melebihi had kuasa  Memastikan sekiranya keputusan
melebihi had nilai kuasa, perakuan
perlu dirujuk kepada Kementerian
Kewangan untuk keputusan muktamad.
250
Lines of Inquiry (LOI): Proses Setuju Terima Tender
Sub Objektif: Memastikan proses setuju terima tender dilaksanakan dengan cekap demi mencapai objektif perolehan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1.  Surat Niat meliputi  Surat Niat  Surat Niat  Kurang pengetahuan/  SPP 5/2007  Semakan dokumen  Memastikan Surat Niat meliputi niat
niat tidak pengalaman menerima tawaran petender tertakluk
jabatan/agensi mengandungi  Surat Setuju  Kekangan masa  Temu bual pada syarat yang perlu dipatuhi
menerima tawaran syarat yang Terima (SST) petender melalui rundingan.
Akibat:
petender tertakluk mencukupi  Surat kuasa
pada syarat yang untuk dipatuhi  Lewat perolehan  Memastikan Surat Setuju Terima
menanda bekalan/perkhidmatan dikeluarkan kepada kontraktor yang
perlu dipatuhi petender tangani SST berjaya secepat mungkin dalam tempoh
petender melalui  Lewat pengeluaran
rundingan  Surat setuju SST
sah laku tender (90 hari dari tarikh tutup
(negotiation) terima tidak pelawaan tender) ditandatanagani dan
dikeluarkan dikembalikan oleh petender kepada
 Surat Setuju dalam tempoh Jabatan/Agensi.
Terima sah laku dari
dikeluarkan tarikh tutup  Memastikan hanya pegawai yang
kepada kontraktor tender diberikuasa di bawah Seksyen 2
yang berjaya AktaKontrak Kerajaan 1973
secepat mungkin  SST tidak menandatangani Surat Setuju Terima
dalam tempoh sah ditandatangani kerana ia merupakan dokumen
laku tender dari oleh pegawai perundangan yang sah dan merupakan
tarikh tutup yang diberi sebahagian daripada perjanjian kontrak.
pelawaan tender kuasa
 SST lewat
dijawab oleh
petender
melebihi 14
hari daripada
tarikh surat
SST
251
Lines of Inquiry (LOI): Proses Penyediaan Dokumen Kontrak
Sub Objektif: Memastikan dokumen kontrak disediakan dengan lengkap dan segera.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Perjanjian  Klausa dalam  Dokumen  Dokumen tidak  SPP 5/2007  Semakan dokumen  Memastikan dokumen kontrak
disediakan demi perjanjian perjanjian disemak mengandungi perkara-perkara berikut:
dasar dan tidak lengkap  Akta Kontrak 1949  Temu bual - Syarat-syarat am kontrak; dan
kepentingan dan sukar  Kekangan masa pindaan 1973 - Syarat-syarat khas yang dipersetujui
Kerajaan untuk oleh kedua-dua pihak
 Perjanjian tidak
dikuatkuasa mengambilkira
kan  Memastikan kontrak ditandatangani
perubahan syarat/dasar oleh pegawai yang diberi kuasa oleh
 Perjanjian Akibat: Menteri yang berkenaan selaras
tidak disemak dengan peruntukan Akta Kontrak
oleh Penasihat  Kerugian kepada Kerajaan.
Undang- Kerajaan, kepentingan  Memastikan kontrak Kerajaan
undang Kerajaan tidak ditandatangani oleh menteri/menteri
terpelihara besar/ketua menteri/pegawai yang
 Perjanjian diberi kuasa oleh menteri
tidak disemak  Memastikan format kontrak disemak
semula dan diluluskan oleh Penasihat Undang-
apabila undang demi menjaga dasar dan
berlaku kepentingan Kerajaan.
perubahan
 Memastikan kontrak mengandungi
syarat/dasar
klausa-klausa berikut:
 Perjanjian - tempoh siap/penghantaran;
tidak - Tempoh tanggungan kecacatan;
ditandatangani - Bayaran pendahuluan;
oleh pegawai - Bayaran kemajuan;
yang diberi - Arahan Perubahan Kerja (V.O) (untuk
kuasa kontrak kerja sahaja);
- Perlanjutan/perubahan kontrak;
- Syarat perubahan harga;
- Ganti rugi kelewatan (LAD);
- Set-off;
- Penamatan kontrak; dan
- Klausa-klausa lain.
252
3. PEMANTAUAN
Lines of Inquiry (LOI): Pengesanan dan Pemantauan Pembekal
Sub Objektif:
 Memastikan perkhidmatan pembekal dipantau bagi memastikan bekalan/perkhidmatan/kerja yang berkualiti diberikan
 Memastikan pemantauan dan penilaian ke atas pembekal dibuat setiap bulan sehingga kontrak tamat
 Memastikan pemantauan dibuat ke atas bon pelaksanaan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/  Pemantauan  Dokumen  Kekangan peruntukan  Fail Jawatankuasa  Semakan Dokumen  Memastikan jawatankuasa/pasukan
Jabatan/ kurang laporan dan kekurangan menjalankan peranan sebagaimana
Agensi pelaksana berkesan pemantauan kakitangan  Minit Mesyuarat  Temu bual ditetapkan dalam terma rujukan.
melalui Jawatankuasa
 Pemantauan  Fail  Jawatankuasa tidak  Lawatan fizikal  Memastikan jawatankuasa/pasukan
jawatankuasa/
tidak berkala Jawatankuasa menjalankan peranan  Laporan berkala telah mengadakan mesyuarat secara
pasukan tertentu
Pemantauan yang ditetapkan kontraktor yang berkala mengikut ketetapan.
perlu menyelia dan
 Tiada tindakan dibentangkan
memantau kerja
diambil  Laporan Akibat:  Tentukan sebab dan kesan sekiranya
kontraktor.
terhadap kemajuan  Surat peringatan pemantauan kerja kontraktor tidak
kelemahan berkala fizikal  Projek sakit, banyak dilaksanakan oleh Kementerian/
perubahan kerja,  Arahan membayar
yang dilaporkan dan kewangan LAD Jabatan/Agensi.
dalam laporan lambat siap, banyak
pemantauan  Minit mesyuarat kecacatan dan tidak
 Arahan perubahan
mengikut spesifikasi
kerja
 Surat permohonan/
kelulusan lanjutan
masa (EOT)
2. Pemantauan dan Penilaian prestasi  Laporan  Fail Projek/  Semakan Dokumen  Memastikan Laporan Penilaian
penilaian ke atas tidak dibuat Penilaian perkhidmatan/ Prestasi kontraktor diisi.
pembekal hendaklah secara berkala Prestasi bekalan  Temu bual
dibuat setiap bulan Kontraktor  Memastikan penilaian prestasi dibuat
sehingga  Laporan Penilaian berdasarkan kriteria yang ditetapkan.
perkhidmatan tamat.  Surat Prestasi Kontraktor
 Menyemak Jadual Pelaksanaan, skop
253
TEKNIK
MAKLUMAT
peringatan perkhidmatan, pengurusan sumber,
keupayaan teknikal, kualiti kerja,
 Surat amaran kerjasama, peruntukan diluluskan,
 Surat tunjuk pengawasan penyeliaan tapak (bagi
sebab projek fizikal) bagi menilai prestasi
 Borang aduan  Memastikan tindakan diambil

sekiranya penilaian prestasinya di
paras yang lemah.
 Sekiranya tindakan tatatertib diambil,
pastikan K/J/A pelaksana hendaklah
mengisi borang aduan dan kemukakan
kepada Kementerian Kewangan untuk
tindakan selanjutnya dan kepada
Lembaga Profesional bidang
berkenaan untuk makluman.
 Tentukan sama ada Laporan
Kemajuan yang dikemukakan diteliti
dan dikaji oleh Jabatan/Agensi.
 Tentukan kemajuan dan masalah yang
dilaporkan dibawa ke peringkat Ketua
Jabatan/Agensi untuk keputusan
 Tentukan sebab dan kesan sekiranya
perkara di atas tidak dilaksanakan.
 Sekiranya berlaku kegagalan selepas
projek siap (projek fizikal) K/J/A
pelaksana hendaklah mengeluarkan
arahan secara bertulis kepada
kontraktor untuk menyediakan surat
tunjuk sebab.
 Sekiranya daripada laporan tersebut
didapati berlakunya kecuaian di pihak
perunding, K/J/A pelaksana hendaklah
melapor perkara ini kepada
254
TEKNIK
MAKLUMAT
menggunakan borang aduan dan
disalinkan kepada Lembaga
Profesional untuk tindakan
sewajarnya.
3. Pemantauan ke atas  Bon tidak  Salinan bon  Kurang pemantauan  Kadar bon  Semakan Dokumen  Memastikan Bon Pelaksanaan
Bon Pelaksanaan dilanjutkan terhadap bon-bon pelaksanaan bagi disediakan oleh kontraktor mengikut
selari dengan kontrak bekalan/  Temu bual kadar berikut:
pelanjutan  Kurang pengetahuan/ perkhidmatan: AP
masa tempoh kecuaian 176  5% daripada jumlah harga kontrak
bagi kontrak yang bernilai melebihi
kontrak  Kekangan masa  (AP 200.2) RM500,000; dan
 Bon yang Akibat:
dikenakan tidak  Surat Pekeliling  Bagi kontrak bermasa yang
mengikut kadar  Kerugian Akauntan Negara berkuatkuasa bagi tempoh 2 tahun
yang ditetapkan Malaysia Bil. 1/2011 atau lebih, peratusan perkiraan bon
 Kepentingan Kerajaan
pelaksanaan adalah dikira mengikut
 Bon tidak tidak dijaga
anggaran harga kontrak setahun
dituntut sahaja.
 Kecacatan  Memastikan Tempoh Sah Laku Bon
kerja tidak Pelaksanaan
dituntut melalui a) Kontrak Kerja -12 bulan selepas
bon tamat tempoh tanggungan
 Kelewatan kecacatan.
mengenakan b) Kontrak Bekalan-12 bulan
bon selepas penghantaran terakhir
atau tarikhtamat kontrak yang
mana terkemudian.
c) Kontrak Perkhidmatan -12 bulan
selepas tamat kontrak.
 Memastikan pelepasan bon mematuhi
syarat berikut:
Kontrak Bekalan/Perkhidmatan
a) setelah obligasi kontrak selesai
b) keluarkan surat pelepasan (letter
of discharge) barang guna habis
boleh lepaskan lebih awal
255
TEKNIK
MAKLUMAT
4. Pemantauan Wang  Wang tidak  Dokumen  Kurang pemantauan  AP 200.3  Semakan Dokumen  Memastikan wang tahanan dikenakan
Tahanan dipulangkan kontrak bagi kontrak kerja antarabangsa
 Kurang pengetahuan/  Temu bual
kepada sahaja
kontraktor  Dokumen/ kecuaian
Laporan  Kekangan masa  Memastikan kadar yang dikenakan
 Wang bayaran adalah 10% daripada nilai kerja
dipulangkan kemajuan Akibat: tertakluk kepada had maksimum lima
dalam keadaan peratus (5%) daripada jumlah harga
 Rekod wang  Kerugian
banyak kontrak.
kecacatan yang tahanan  Kepentingan Kerajaan
tidak dibaiki  Memastikan nilai wang tahanan bagi
 Sijil Siap Kerja tidak dijaga
kerja-kerja sub-kontraktor yang
 Kadar dinamakan adalah mengikut nilai dan
dikenakan tidak had yang ditetapkan dalam kontrak
mengikut yang utama.
ditetapkan
 Semak tarikh wang tahanan
dikeluarkan dan bandingkan dengan
tarikh Sijil Siap atau tarikh akhir Defect
Liability Period dan setelah kecacatan
dibaiki mana-mana yang terkemudian.
5. Pemantauan Denda  Denda tidak  Dokumen  Kurang pemantauan  AP 200.3  Semakan Dokumen  Semak bagi memastikan jika
dikenakan kontrak kontraktor gagal memenuhi obligasi
 Kurang pengetahuan/  Temu bual kontrak, denda hendaklah dituntut dari
kecuaian kontraktor.
 Ada unsur  Jika kontraktor gagal membayarnya,
penyelewengan denda hendaklah dituntut dari bayaran
Akibat: kemajuan atau sebarang baki bayaran
yang kontraktor berhak menerima.
 Kerugian Sekiranya ini tidak dapat dilakukan
tuntutan hendaklah dibuat daripada
bon pelaksanaan.
tidak dijaga
 Jika denda dan bayaran-bayaran lain
yang dikenakan itu melebihi nilai bon
pelaksanaan dan kontraktor gagal
membayarnya, pastikan denda ditolak
daripada apa-apa bayaran yang
256
TEKNIK
MAKLUMAT
kontraktor berhak menerima.
6. Pemantauan  Tiada  Dokumen  Kurang pemantauan  AP 200.5  Semakan Dokumen Kontrak kerja
Tanggungan pemantauan kontrak  Memastikan kontraktor memperbaiki
 Kurang pengetahuan/  Temu bual
Kecacatan terhadap apa-apa kecacatan ke atas kerja yang
kecuaian
tanggungan telah disiapkan.Jika kontraktor tidak
kecacatan  Ada unsur berbuat demikian, perbelanjaan yang
penyelewengan dikenakan untuk memperbaiki apa-apa
 Tiada kecacatan hendaklah dituntut daripada
pembaikan Akibat: bon pelaksanaan.
dibuat ke atas
 Kerugian
kecacatan  Bagi kontrak kerja yang bernilai
 Kepentingan Kerajaan melebihi RM 500,000 tempoh
tidak dijaga tanggungan kecacatan hendaklah
sekurang-kurangnya 12 bulan dari
tarikh kerja diperakukan siap.
 Bagi kontrak kerja antarabangsa
tempoh tanggungan kecacatan adalah
sekurang-kurangnya 12 bulan dari
tarikh kerja diperakukan siap.
Kontrak Perkhidmatan
 Kontraktor hendaklah memperbaiki
apa-apa kerosakan atau mengganti
barang yang dibekalkan.Jika
kontraktor tidak berbuat demikian,
perbelanjaan untuk memperbaiki apa-
apa kerosakan hendaklah dituntut
daripada bon pelaksanaan.
7. Pemantauan Arahan  Tiada  Dokumen  Kurang pemantauan  AP 202, 203, SPP  Semakan Dokumen  Memastikan setiap perubahan kerja
Perubahan Kerja pemantauan Kontrak Bil.7/2007 dalam kontrak kerja hendaklah
terhadap  Kurang pengetahuan/  Temu bual memenuhi kriteria berikut:
Arahan kecuaian a) Tempoh kontrak masih berjalan
Perubahan  Ada unsur semasa arahan perubahan kerja
Kerja penyelewengan dikeluarkan atau tempoh lain jika
dibenarkan di bawah syarat-syarat
Akibat: kontrak;
257
TEKNIK
MAKLUMAT
 Kerugian b) Perubahan tidak menukar
sebahagian besar skop kerja asal;
tidak dijaga c) Bagi kerja tambahan,
pelaksanaannya hendaklah ditapak
bina kontrak sahaja; dan
d) Bagi kerja gantian, perubahan
adalah di dalam skop kontrak asal
dan kerja yang ditentukan dalam
kontrak asal.
• Memastikan nilai perubahan kerja dan
pihak berkuasa melulus mematuhi
Jadual dalam AP202.2
8. Pemantauan  Pelanjutan  Dokumen  Kurang pemantauan  AP201  Semakan Dokumen  Memastikan Lembaga Perolehan yang
Perubahan dan tempoh kontrak Kontrak meluluskan tender asal sahaja boleh
Pelanjutan Tempoh melebihi sekali  Kurang pengetahuan/  Temu bual meluluskan perubahan kontrak dan
kontrak Bekalan dan dan melebihi kecuaian pelanjutan tempoh kontak dengan
Perkhidmatan tempoh syarat-syarat berikut:
 Ada unsur
maksimum 2 penyelewengan
tahun tanpa i. Tempoh sah laku kontrak masih
kelulusan Akibat berkuat kuasa;
Perbendaharaan ii. Tidak melibatkan perubahan kadar
 Kerugian, kepentingan harga dan syarat-syarat lain dalam
 Perubahan Kerajaan tidak dijaga kontrak;
kontrak dibuat iii. Pelanjutan hanya diberi sekali
secara sebut dalam tempoh maksimum 2 tahun;
harga dan
iv. Kontrak bekalan dan perkhidmatan
tidak melebihi 50% daripada
kontrak asal dengan nilai
amksimum RM7.5 juta dan jumlah
tambahan ini dan nilai asal kontrak
tidak melebihi RM25 juta.
 Memastikan kelulusan Perbendaharan
diperoleh sekiranya perubahan dan
pelanjutan tidak mematuhi syarat AP
201.1 (a)
PEROLEHAN MELALUI
RUNDINGAN TERUS
258
1.1. Matters of Potential Significance (MOPS):Penyelewengan dalampengurusan perolehan melalui rundingan terus
Lines of Inquiry (LOI): Dasar Perolehan Kerajaan
Sub Objektif: Memastikan perolehan secara rundingan terus dibuat secara telus, adil dan saksama serta berasaskan nilai faedah yang terbaik.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Perolehan Secara Perolehan  Manfaat/nilai  Tiada pengetahuan/  Surat Pekeliling  Semakan dokumen  Pastikan dasar dan prinsip
Rundingan Terus Kerajaan tidak faedah daripada pengalaman Perbendaharaan Bil. perolehan Kerajaan dipatuhi
dilaksanakan dilaksanakan perolehan tidak 4 Tahun 1995  Temu bual pegawai antaranya value for money,
mengikut dasar dan mengikut dasar setimpal  Tiada pemantauan menggalak penglibatan
prinsip perolehan dan prinsip berbanding kos  Surat Pekeliling bumiputera, keutamaan syarikat
 Konflik kepentingan Perbendaharaan Bil.
Kerajaan. perolehan dikeluarkan. tempatan, menggalak
Kerajaan.  Kecuaian 7 Tahun 2002 perkembangan industri
 Nisbah ekuiti tempatan dan mendapatkan
 value for money. bumiputera/ Akibat:  Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bil. pemindahan teknologi.
tempatan
 Tidak menggalak berdasarkan profil  Perolehan kerajaan tidak 5 Tahun 2007  Semak minit mesyuarat yang
penglibatan syarikat. mendapat nilai faedah berkaitan.
bumiputera. yang terbaik  AP 169.2(a)
 Keputusan  Minit Mesyuarat.  Semak profil syarikat untuk
 Tidak memberi mesyuarat bagi  Syarikat bumiputera/ memastikan nisbah ekuiti
keutamaan tempatan tidak mendapat
pelaksanaan  Profil syarikat bumiputera / tempatan.
syarikat perolehan secara peluang dalam perolehan
tempatan. rundingan terus kerajaan  Fail berkaitan  Berdasarkan hasil semakan,
tidak mengambil rundingan terus tentukan sama ada kriteria Audit
 Tidak menggalak  Industri tempatan tidak dicapai. Sekiranya tidak,
perkembangan kira dasar dan
boleh berkembang huraikan penemuan Audit yang
industri prinsip perolehan
diperhatikan dan tentukan
tempatan. Kerajaan.  Tidak dapat mempelajari
sebab dan kesannya.
teknologi baru
 Tidak  Memberi pendapat Audit sama
mendapatkan  Pemberian perolehan
ada sub objektif dicapai.
pemindahan kepada pembekal tidak
teknologi adil dan saksama
259
1.2. Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalampengurusan perolehan melalui rundingan terus
Line of Inquiry (LOI) : Undang-undang Dan Peraturan Perolehan Secara Rundingan Terus
Sub Objektif : Memastikan pengurusan perolehan secara rundingan terus dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan yang berkaitan.
TEKNIK
KRITERIA CONDITION FAKTA/BUKTI SUMBER BUKTI /
MAKLUMAT
1. Kehendak undang-  Kontrak yang  Proses rundingan  Tiada pengetahuan/  Surat Pekeliling Semakan dokumen.  Semak undang-undang dan
undang dan diwujudkan terus tidak selaras pengalaman Perbendaharaan peraturan yang berkaitan.
peraturan secara dengan undang- (SPP) Bil. 4 Tahun
mengenai rundingan terus undang dan  Tiada pemantauan 2012.  Dapatkan Daftar / Senarai
perolehan secara tidak diperoleh peraturan Kerajaan  Surat Pekeliling Kontrak yang diwujudkan
 Konflik Kepentingan secara rundingan terus.
rundingan terus mengikut Perbendaharaan
dipatuhi. kehendak  Kecuaian (SPP) Bil. 4 Tahun  Semak fail bagi menentukan
undang-undang 2013. proses rundingan terus adalah
dan peraturan Akibat:  Surat Arahan teratur
Kerajaan.  Perolehan secara Perbendaharaan
rundingan terus diberi (SAP) rujukan  Berdasarkan hasil semakan,
kepada pembekal yang S/K/KEW/PK/PP/ tentukan sama ada kriteria
tidak layak/ ada 1100/000000/10/ 31 Audit dicapai. Sekiranya tidak,
kepentingan JLD.12 (26) bertarikh huraikan penemuan Audit yang
17 April 2002. diperhatikan dan tentukan
 Harga perolehan tidak sebab dan kesannya.
munasabah  Surat Arahan
Perbendaharaan  Memberi pendapat Audit sama
(SAP) rujukan ada sub objektif dicapai.
S/K.KEW/PK/PP/
1100/000000/10/ 31
JLD.23 SK.8 (3)
bertarikh 26 Mac
2008.
 Daftar / Senarai
Kontrak
 Fail perolehan secara
rundingan terus.
*Bagi agensi, semak
SOP, amalan terbaik
dan wujudnya kawalan
dalam setiap proses.
260
1.3. Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalampengurusan perolehan melalui rundingan terus
Lines of Inquir (LOI) :Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus
Sub Objektif :
 Menentukan permohonan untuk perolehan secara rundingan terusdikemukakan sebelum perolehan tersebut dilaksanakan.
 Menentukan kriteria-kriteria asas pertimbangan untuk perolehan secara rundingan terusdipatuhi.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Permohonan  Permohonan  Surat permohonan  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan dokumen  Semak dokumen atau fail
perolehan secara perolehan perolehan secara pengalaman Perbendaharaan Kementerian/ Jabatan/Agensi
rundingan terus secara rundingan terus  Tiada pemantauan (SAP) rujukan  Temu bual untuk menentukan permohonan
dikemukakan untuk rundingan terus  Konflik Kepentingan S/K/KEW/PK/PP/ perolehantelah dikemukakan
pertimbangan tidak  Tarikh permohonan  Kecuaian 1100/000000/10/ 31 untuk pertimbangan pihak
sebelum perolehan dikemukakan perolehan JLD.12 (26) bertarikh Berkuasa Melulus.
dilaksanakan. untuk dikemukakan untuk Akibat: 17 April 2002
pertimbangan pertimbangan  Pastikan permohonan perolehan
 Kelulusan  Perolehan secara  Surat permohonan dikemukakan untuk
Pihak Berkuasa berbanding tarikh
Kementerian rundingan terus tanpa pertimbangan sebelum
Melulus perolehan  Minit Mesyuarat
Kewangan kelulusan Pihak perolehan dilaksanakan.
sebelum dilaksanakan.
diperoleh. Berkuasa Melulus
perolehan  Fail perolehan secara  Pastikan pihak pengurusan telah
 Kewajaran dilaksanakan.  Surat kelulusan rundingan terus.
 Perolehan secara membincangkan dan
rundingan terus perolehan secara meluluskan perolehan secara
rundingan terus tanpa
dilakukan.  Pihak rundingan terus rundingan terus.
kelulusan pihak
pengurusan
pengurusan
tidak  Bagi pelaksanaan projek ICT,
membincang pastikan
dan meluluskan Kementerian/Jabatan/Agensi
perolehan pelaksana merujuk kepada
secara MAMPU dengan
rundingan terus mengemukakan permohonan
melalui Jawatankuasa Pemandu
ICT Kementerian masing-
masing. Kepentingan Kerajaan
dijaga.
261
TEKNIK
MAKLUMAT
 Berdasarkan hasil semakan,
dicapai. Sekiranya tidak,
huraikan penemuan Audit yang
diperhatikan dan tentukan sebab
dan kesannya.
 Memberi pendapat Audit sama
2. Surat permohonan  Surat Surat permohonan  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan dokumen  Semak dokumen atau fail
perolehan secara permohonan perolehan secara pengalaman Perbendaharaan Kementerian/Jabatan/Agensi
rundingan terus perolehan rundingan terus dan (SAP) rujukan  Temu bual untuk menentukan surat
ditandatangani oleh secara dokumen sokongan  Tiada pemantauan S/K/KEW/PK/PP/ permohonan ditandatangani
Pegawai Pengawal/ rundingan terus yang dilampirkan 1100/000000/10/ 31 oleh Pegawai
timbalannya sahaja ditandatangani  Konflik Kepentingan JLD.12 (26) bertarikh Pengawal/timbalannya sahaja.
dan disertakan oleh selain 17 April 2002.
dengan profil Pegawai  Kecuaian  Pastikan permohonan
syarikat yang Pengawal/  Surat permohonan perolehandikemukakan berserta
Akibat: dengan profil syarikat yang
diperakukan serta timbalannya  Kertas Cadangan diperakukan dan skop bagi
skop projek.  Permohonan tidak sah Projek. sesuatu projek.
 Surat  Permohonan tidak
permohonan lengkap.  Minit Mesyuarat.
tidak disertakan  Permohonan lewat/tidak
dengan profil  Fail perolehan secara
diluluskan.
syarikat yang rundingan terus.
diperakukan
serta skop
projek.
3. Permohonan yang Permohonan yang Justifikasi bagi  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan dokumen  Semak dokumen atau fail
dikemukakan untuk dikemukakan permohonan yang Perbendaharaan Kementerian/ Jabatan/Agensi
pertimbangan untuk dikemukakan untuk pengalaman (SAP) rujukan  Temu bual untuk menentukan permohonan
memenuhi kriteria pertimbangan pertimbangan  Tiada pemantauan S/K/KEW/PK/PP/ yangdikemukakan untuk
ditetapkan seperti tidak memenuhi berbanding kriteria  Konflik Kepentingan 1100/000000/10/ 31 pertimbangan memenuhi kriteria
berikut: kriteria ditetapkan. ditetapkan  Kecuaian JLD.12 (26) bertarikh asas yang ditetapkan.
17 April 2002.
 Keperluan Akibat:
262
TEKNIK
MAKLUMAT
mendesak  Permohonan lewat/tidak  Surat permohonan
diluluskan.
 Bagi maksud  Permohonan yang  Kertas Cadangan
penyeragaman tidak memenuhi kriteria Projek.
 Satu punca diluluskan  Minit Mesyuarat.
bekalan/  Perolehan diberi
perkhidmatan kepada pembekal yang  Fail perolehan secara
(Pembuat/ tidak layak/ ada rundingan terus.
pemegang kepentingan
franchais)
 Melibatkan
keselamatan/
strategik
 Kontrak dengan
syarikat pembuat
bumiputera
4. Permohonan  Permohonan Justifikasi  Tiada pengetahuan/  Surat Pekeliling  Semakan dokumen  Semak dokumen atau fail
perolehan latihan perolehan permohonan pengalaman Perbendaharaan Bil.  Temu bual Kementerian/ Jabatan/Agensi
secara pakej latihan secara perolehan latihan
 Tiada pemantauan 4 Tahun 2012 untuk menentukan permohonan
yangdikemukakan pakej yang secara pakej yang
 Konflik Kepentingan yangdikemukakan untuk
memenuhi kriteria dikemukakan dikemukakan  Surat permohonan
ditetapkan. berbanding kriteria  Kecuaian pertimbangan memenuhi kriteria
tidak memenuhi ditetapkan.
kriteria ditetapkan. Akibat:  Minit Mesyuarat.
ditetapkan.
 Fail perolehan secara  Pastikan perolehan latihan
 Perolehan  Permohonan lewat/tidak secara pakej tidak tertumpu
diluluskan. rundingan terus.
tertumpu kepada satu penyedia
kepada satu  Permohonan tidak kemudahan latihan dalam satu-
penyedia memenuhi kriteria satu tahun dan keutamaan
kemudahan ditetapkan diluluskan. diberi kepada institusi latihan
latihan milik Agensi Kerajaan/ anak
 Pemberian perolehan
 Keutamaan syarikatnya.
kepada pembekal tidak
tidak diberi
kepada institusi
adil dan saksama  Pastikan penyedia kemudahan
latihan milik latihan yang layak diperakukan
 Perolehan diberi kepada Pihak Berkuasa Melulus
Agensi kepada pembekal yang
Kerajaan/anak oleh Jawatankuasa Penilaian
tidak layak/ ada
263
TEKNIK
MAKLUMAT
syarikatnya kepentingan yang ditubuhkan
olehKementerian/
Jabatan/Agensi.
 Pastikan keahlian Jawatankuasa
Penilaian terdiridaripada 3 orang
iaitu seorang Pengerusi dan 2
orang ahli, sekurang-
kurangnyaseorang adalah
pegawai Kumpulan Pengurusan
dan Profesional atau setaraf.
 Pastikan pelantikan Ahli
Jawatankuasa Penilaiandibuat
secara bertulis oleh Pegawai
Pengawal/Ketua Jabatan.
5. Permohonan  Permohonan  Justifikasi  Tiada pengetahuan/  Surat Pekeliling  Semakan dokumen  Semak dokumen atau fail
Permohonan perolehan bagi permohonan pengalaman Perbendaharaan Bil. Kementerian/ Jabatan/Agensi
perolehan bagi Penganjuran perolehan 4 Tahun 2013  Temu bual untuk menentukan permohonan
penganjuran majlis/ majlis/acara berbanding kriteria  Tiada pemantauan yangdikemukakan untuk
acara rasmi rasmi Kerajaan ditetapkan  Surat permohonan pertimbangan memenuhi kriteria
 Konflik Kepentingan
Kerajaan dan dan jamuan ditetapkan.
 Fail perolehan secara
jamuan keraian keraian rasmi  Kecuaian rundingan terus
rasmi Kerajaan yang Kerajaan yang  Pastikan perolehan bagi
dikemukakan dikemukakan Akibat: Penganjuran majlis/acara rasmi
memenuhi kriteria tidak memenuhi Kerajaan dan jamuan keraian
 Permohonan lewat/tidak rasmi Kerajaan memberi
ditetapkan. kriteria
diluluskan keutamaan kepada syarikat di
ditetapkan.
dalam kawasan/daerah
 Permohonan tidak
 Perolehan berkenaan dan secara bergilir-
memenuhi kriteria
tertumpu gilir.
ditetapkan diluluskan
kepada satu
 Pastikan perolehan
pembekal  Pemberian perolehan
Perkhidmatan Secara Pakej
kepada pembekal tidak
 Keutamaan Bagi Penganjuran Majlis/ Acara
adil dan saksama
tidak diberi Rasmi Kerajaan diberikan
kepada  Perolehan diberi keutamaan kepada hotel/pusat
pembekal kepada pembekal yang konvensyen yang dimiliki oleh
tempatan tidak layak/ ada Agensi Ke.rajaan atau anak-
264
TEKNIK
MAKLUMAT
kepentingan anak syarikatnya.
 Pastikan perolehan
perkhidmatan katering bagi
jamuan keraian rasmi Kerajaan
dibuat dengan keutamaan diberi
kepada syarikat/hotel di dalam
kawasan/daerah berkenaan dan
mematuhi syarat serta kadar
yang ditetapkan bagi host
jamuan berkenaan.
diperhatikan dan tentukan sebab
dan kesannya.
265
Lines of Inquiry (LOI): Kelulusan Perolehan Secara Rundingan Terus
Sub Objektif :
 Menentukan Jawatankuasa Sebut Harga dan Lembaga Perolehan diwujudkan dan pelantikan ahli dibuat mengikut peraturan
 Menentukan perolehan secara rundingan terus telah mendapat kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus (PBM) yang ditetapkan
 Memastikan perolehan secara rundingan terus diluluskan oleh PBM mengikut had nilai kuasa yang ditetapkan
 Menentukan Surat Niat (Letter Of Intent-LOI) dikeluarkan mengikut peraturan ditetapkan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Jawatankuasa Sebut  Jawatankuasa  Surat pelantikan  Tiada pengetahuan/  Surat Pekeliling  Semakan dokumen.  Dapatkan fail Jawatankuasa
Harga diwujudkan Sebut Harga Ahli Jawatan kuasa pengalaman Perbendaharaan Bil. Sebut Harga, minit mesyuarat
dengan teratur. diwujudkan/ Sebut Harga 5 Tahun 2009  Temu bual dan surat pelantikan Ahli
 Tiada pemantauan
dilantik tidak ditanda tangan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.
 Konflik Kepentingan  Surat pelantikan Ahli
mengikut selain Pegawai
 Kecuaian Jawatankuasa Sebut  Semak dan pastikan pelantikan
peraturan Pengawal
Harga. Ahli Jawatankuasa Sebut
Akibat:
 Keahlian  Senarai Ahli Harga dibuat mengikut
 Fail Jawatankuasa
Jawatankuasa Jawatankuasa  Pelantikan peraturan.
Sebut Harga
Sebut Harga Sebut Harga Jawatankuasa Sebut
tidak mengikut berbanding Harga tidak sah  Minit Mesyuarat
ketetapan keahlian yang  Perolehan diluluskan Sebut Harga
peraturan ditetapkan tidak mengikut peraturan
peraturan -bukan oleh Pihak
Berkuasa Melulus yang
ditetapkan
2. Lembaga Perolehan  Lembaga  Surat pelantikan  Surat Pekeliling  Semakan dokumen.  Dapatkan fail Lembaga
diwujudkan dengan Perolehan tidak  Tiada pengetahuan/ Perbendaharaan Bil. Perolehan, minit mesyuarat dan
Ahli Lembaga pengalaman  Temu bual
teratur. diwujudkan Perolehan 5 Tahun 2007 surat pelantikan keahlian
mengikut  Tiada pemantauan Lembaga Perolehan.
ditandatangan oleh  Surat pelantikan
peraturan  Konflik Kepentingan
selain YB Menteri  Semak dan pastikan pelantikan
 Kecuaian keahlian Lembaga
 Pelantikan Ahli Perolehan. Ahli Lembaga Perolehan dibuat
 Senarai Ahli Akibat: mengikut peraturan.
Lembaga Lembaga
266
TEKNIK
MAKLUMAT
Perolehan tidak Perolehan  Pelantikan Ahli  Warta Kerajaan  Berdasarkan hasil semakan,
diwartakan berbanding Lembaga Perolehan tentukan sama ada kriteria
keahlian yang tidak sah  Fail Lembaga Audit dicapai. Sekiranya tidak,
 Keahlian ditetapkan  Perolehan diluluskan Perolehan huraikan penemuan Audit yang
Lembaga peraturan tidak mengikut peraturan diperhatikan dan tentukan
 Minit Mesyuarat
Perolehan tidak – bukan oleh Pihak Lembaga Perolehan sebab dan kesannya.
mengikut  Warta Kerajaan Berkuasa Melulus yang
ketetapan tidak ada maklumat ditetapkan  Memberi pendapat Audit sama
peraturan Pelantikan Ahli  Tiada pengetahuan/ ada sub objektif dicapai.
Lembaga pengalaman
Perolehan  Tiada pemantauan
 Konflik Kepentingan
 Kecuaian
Akibat:
 Perolehan tanpa
kelulusan Pihak
Berkuasa Melulus yang
ditetapkan
3. Kementerian/  Kelulusan  Surat permohonan  Tiada  Surat Pekeliling  Semakan dokumen  Semak surat permohonan dan
Jabatan/ Agensi perolehan perolehan secara pengetahuan/pengalam Perbendaharaan Bil. 4 kelulusan bagi pelaksanaan
hendaklah mendapat secara rundingan terus an Tahun 2012 Rundingan Terus
kelulusan daripada rundingan terus dikemukakan  Tiada pemantauan
Pihak Berkuasa tidak diperoleh kepada selain  Konflik Kepentingan  Surat Pekeliling  Pastikan Kementerian/ Jabatan/
Melulus yang daripada Pihak Pihak Berkuasa  Kecuaian Perbendaharaan Bil. 4 Agensi memohon kelulusan
ditetapkan untuk Berkuasa Melulus yang Tahun 2013 untuk Membuat Perolehan
Akibat: Secara Rundingan Terus
perolehan secara Melulus yang ditetapkan  Surat Arahan daripada Pihak Berkuasa
rundingan terus. ditetapkan Perolehan tanpa kelulusan
 Surat kelulusan Perbendaharaan Melulus yang ditetapkan.
Pihak Berkuasa Melulus (SAP) rujukan
pelaksanaan
yang ditetapkan S/K/KEW/PK/PP/  Pastikan Kementerian/ Jabatan/
Rundingan Terus
diperolehi daripada 1100/000000/10/ 31 Agensi mendapat kelulusan
selain Pihak JLD.12 (26) bertarikh daripada Pihak Berkuasa
Berkuasa Melulus 17 April 2002. Melulus yang ditetapkan.
yang ditetapkan  Surat permohonan  Berdasarkan hasil semakan,
 Surat kelulusan dicapai. Sekiranya tidak,
Kementerian huraikan penemuan Audit yang
267
TEKNIK
MAKLUMAT
Kewangan/Pejabat diperhatikan dan tentukan sebab
Kewangan dan kesannya.
Negeri/Pegawai
Pengawal atau  Memberi pendapat Audit sama
pegawai yang ada sub objektif dicapai.
diturunkan kuasa.
 Minit Mesyuarat
Jawatankuasa Sebut
Harga dan Lembaga
Perolehan
Kementerian/
Jabatan/ Agensi.
4. Perolehan secara - Perolehan  Surat kelulusan  Tiada pengetahuan/  Surat Pekeliling  Semakan Dokumen  Semak surat kelulusan bagi
rundingan terus diluluskan oleh Kementerian pengalaman Perbendaharaan Bil. 4 pelaksanaan Rundingan Terus
diluluskan oleh Pihak Pihak Berkuasa Kewangan/ Pejabat  Tiada pemantauan Tahun 2012
Berkuasa Melulus Melulus tidak Kewangan Negeri/  Konflik Kepentingan  Pastikan perolehan secara
 Surat Pekeliling rundingan terus diluluskan oleh
mengikut had nilai mengikut had Pegawai Pengawal  Kecuaian
kuasa yang nilai kuasa atau pegawai yang Perbendaharaan Bil. 4 PBM mengikut had nilai kuasa
ditetapkan. yang diturunkan kuasa Akibat: Tahun 2013 ditetapkan.
ditetapkan. berbanding had
 Kementerian  Perolehan tanpa  Surat Arahan  Semak minit mesyuarat
nilai kuasa yang Perbendaharaan Jawatankuasa Sebut Harga dan
Kewangan/ kelulusan Pihak
ditetapkan (SAP) rujukan Lembaga Perolehan.
Pejabat Berkuasa Melulus yang
Kewangan Negeri ditetapkan S/K/KEW/PK/PP/
 Minit mesyuarat 1100/000000/10/ 31  Semak surat kelulusan
 Perolehan Bagi Jawatankuasa JLD.12 (26) bertarikh Kementerian Kewangan/
Penganjuran Sebut Harga dan 17 April 2002. Pejabat Kewangan
Majlis/Acara Lembaga Negeri/Pegawai Pengawal atau
Rasmi Kerajaan Perolehan  Minit Mesyuarat pegawai yang diturunkan kuasa.
Dan Jamuan berbanding had Jawatankuasa Sebut
nilai kuasa yang Harga dan Lembaga  Berdasarkan hasil semakan,
Keraian Rasmi
ditetapkan Perolehan tentukan sama ada kriteria Audit
Kerajaan dan
Perolehan latihan
 Surat kelulusan huraikan penemuan Audit yang
secara pakej
Kementerian diperhatikan dan tentukan
- Sehingga Kewangan/ Pejabat sebab dan kesannya.
RM50,000 - Kewangan Negeri/
Pegawai Pengawal  Memberi pendapat Audit sama
Pegawai
268
TEKNIK
MAKLUMAT
Pengawal atau atau pegawai yang ada sub objektif dicapai.
pegawai yang diturunkan kuasa
diturunkan
kuasa
- Melebihi
RM50,000
sehingga
RM500,000 -
Jawatankuasa
Sebut Harga
- Melebihi
RM500,000 -
Lembaga
Perolehan
Kementerian/
Jabatan/ Agensi
5. Surat Niat  Surat Niat tidak  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan Dokumen  Dapatkan Surat Niat yang
dikeluarkan kepada dikeluarkan  Tarikh Surat Niat pengalaman Perbendaharaan dikeluarkan kepada syarikat.
syarikat setelah kepada syarikat dikeluarkan (SAP) rujukan
 Tiada pemantauan  Semak syarat-syarat yang perlu
syarat-syarat setelah syarat- S/K.KEW/PK/PP/
 Konflik Kepentingan dipatuhi oleh syarikat ada
ditetapkan syarat  Surat kuasa 1100/000000/10/ 31
Kementerian  Kekangan masa dinyatakan.
ditetapkan berbanding JLD.23 SK.8 (3)
Kewangan/Pegawai Kementerian  Kecuaian bertarikh 26 Mac
tandatangan pada  Pastikan Surat Niat
Kewangan Negeri Kewangan/ Surat Niat 2008. ditandatangani oleh pegawai
dipenuhi. Pegawai Akibat: yang diberi kuasa.
Kewangan  Syarat-syarat yang  Surat Niat
 Surat Niat yang
Negeri perlu dipatuhi oleh  Pastikan terma dalam Surat
dipenuhi. syarikat seperti
dikeluarkan tidak sah  Surat kuasa Niat tidak mengikat Kerajaan.
 Lewat perolehan
dinyatakan dalam
 Surat Niat tidak Surat Niat bekalan/ perkhidmatan  Berdasarkan hasil semakan,
ditandatangani  Syarikat tidak dikenakan tentukan sama ada kriteria Audit
oleh pegawai syarat yang sepatutnya dicapai. Sekiranya tidak,
yang diberi dipatuhi huraikan penemuan Audit yang
kuasa diperhatikan dan tentukan
sebab dan kesannya.
 Surat Niat tidak  Memberi pendapat Audit sama
269
TEKNIK
MAKLUMAT
mengandungi ada sub objektif dicapai.
syarat yang
mencukupi
untuk dipatuhi
syarikat
270
Lines of Inquiry (LOI) : Jawatankuasa Rundingan Harga
Sub Objektif : Menentukan Jawatankuasa Rundingan Harga ditubuhkan dan pelantikan Ahli Jawatankuasa Rundingan Harga dibuat mengikut
peraturan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Jawatankuasa  Jawatankuasa  Senarai perolehan  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan dokumen.  Dapatkan fail Jawatankuasa
Rundingan Harga Rundingan secara rundingan pengalaman Perbendaharaan (SAP) Rundingan Harga, minit
ditubuhkan bagi Harga tidak terus berbanding  Tiada pemantauan rujukan S/K.KEW/PK/PP/  Temubual mesyuarat dan surat pelantikan
setiap perolehan ditubuhkan penubuhan  Konflik Kepentingan 1100/000000/10/ 31 Ahli Jawatankuasa Rundingan
secara rundingan bagi setiap Jawatankuasa  Kekangan masa JLD.23 SK.8 (3) bertarikh Harga.
terus. perolehan Rundingan Harga  Kecuaian 26 Mac 2008.
secara  Pastikan setiap perolehan
rundingan Akibat:  Surat Pelantikan Ahli secara rundingan terus ada
terus.  Penetapan harga tanpa Jawatankuasa Rundingan ditubuhkan Jawatankuasa
menerusi rundingan Harga Rundingan Harga.
harga
 Fail Jawatankuasa
 Harga tidak mendapat Rundingan Harga
persetujuan kedua
belah pihak Kerajaan  Minit mesyuarat
dan syarikat Jawatankuasa Rundingan
 Harga tidak Harga
munasabah
2. Jawatankuasa  Jawatankuasa  Surat pelantikan  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan dokumen.  Semak surat pelantikan Ahli
Rundingan Harga Rundingan Ahli Jawatankuasa pengalaman Perbendaharaan (SAP) Jawatankuasa Rundingan
dipengerusikan oleh Harga tidak Rundingan Harga  Tiada pemantauan rujukan S/K.KEW/PK/PP/  Temubual Harga dan Minit Mesyuarat
Pegawai Pengawal dipengerusikan berbanding  Konflik Kepentingan 1100/000000/10/ 31 Rundingan Harga.
atau pegawai yang oleh Pegawai keahlian mengikut  Kekangan masa JLD.23 SK.8 (3) bertarikh
diturunkan kuasa.  Pastikan Pegawai Pengawal
Pengawal atau Minit Mesyuarat  Kecuaian 26 Mac 2008.
pegawai yang Jawatankuasa atau pegawai yang diturunkan
diturunkan Rundingan Harga Akibat:  Fail Jawatankuasa kuasa menjadi Pengerusi
kuasa. dan surat  Rundingan harga tidak Rundingan Harga Jawatankuasa Rundingan
penurunan kuasa dipengerusikan oleh Harga.
 Minit Mesyuarat
oleh Pegawai Pengerusi
Jawatankuasa Rundingan
Pengawal Jawatankuasa
Harga
Rundingan Harga yang
271
TEKNIK
MAKLUMAT
sah
 Rundingan harga tidak  Surat kuasa
sah
3. Pelantikan Ahli  Pelantikan Ahli  Surat pelantikan  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan dokumen  Semak surat pelantikan Ahli
Jawatankuasa Jawatankuasa Ahli Jawatan pengalaman Perbendaharaan (SAP) Jawatankuasa Rundingan
Rundingan Harga Rundingan rujukan S/K.KEW/PK/PP/ Harga.
kuasa Rundingan  Tiada pemantauan
dibuat secara Harga tidak 1100/000000/10/ 31
Harga  Konflik Kepentingan  Tentukan surat pelantikan Ahli
bertulis oleh dibuat secara JLD.23 SK.8 (3) bertarikh
Pegawai Pengawal.
ditandatangani  Kekangan masa Jawatankuasa Rundingan
bertulis oleh 26 Mac 2008.
Pegawai
oleh selain  Kecuaian Harga ditandatangani
Pegawai  Surat Pelantikan Ahli olehPegawai Pengawal.
Pengawal. Pengawal Akibat:
 Rundingan harga tidak Harga  Tentukan pelantikan Ahli
 Pelantikan Ahli  Tempoh dilakukan oleh Ahli Jawatan kuasa Rundingan
Jawatankuasa pelantikan Ahli Jawatankuasa Harga masih berkuat kuasa.
Rundingan Jawatankuasa Rundingan Harga yang
Harga telah Rundingan Harga sah
tamat tempoh  Rundingan harga tidak
sah
4. Jawatankuasa  Keahlian  Bilangan ahli  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan dokumen  Semak keahlian Jawatankuasa
Rundingan Harga Jawatankuasa Jawatankuasa pengalaman Perbendaharaan (SAP) Rundingan Harga.
terdiri daripada Rundingan Rundingan Harga  Tiada pemantauan rujukan S/K.KEW/PK/PP/  Pastikan bilangan ahli
sekurang- Harga tidak  Konflik Kepentingan 1100/000000/10/ 31 Jawatankuasa Rundingan
 Kelayakan ahli
kurangnya 3 orang mengikut  Kekangan masa JLD.23 SK.8 (3) bertarikh Harga mengikut jumlah
pegawai Jawatankuasa
peraturan yang  Kecuaian 26 Mac 2008. minimum ditetapkan.
berkelayakan / ditetapkan. Rundingan Harga
mempunyai Akibat:  Surat Pelantikan Ahli  Pastikan keahlian Jawatan
pengalaman dan  Rundingan harga tidak Jawatankuasa Rundingan kuasa Rundingan Harga
kemahiran teknikal dilakukan oleh Harga mengikut kelayakan ditetapkan.
berkaitan Jawatankuasa
perolehan. Rundingan Harga yang
sah
 Rundingan harga tidak
sah
diperhatikan dan tentukan
sebab dan kesannya.
272
Lines of Inquiry (LOI): Penilaian, Pertimbangan Dan Keputusan Perolehan Secara Rundingan Terus
Sub Objektif :
 Menentukan proses penilaian dan pertimbangan perolehan secara rundingan terus telah dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan.
 Memastikan keputusan perolehan secara rundingan terus telah dikeluarkan mengikut peraturan yang ditetapkan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Proses penilaian  Proses  Laporan kajian  Tiada pengetahuan/  Semakan dokumen.  Pastikan kajian pasaran telah
 Surat Pekeliling
dan pertimbangan penilaian dan pasaran pengalaman Perbendaharaan Bil. 4  Temubual dibuat bagi perolehan bekalan
perolehan secara pertimbangan  Tiada pemantauan dan perkhidmatan sebelum
rundingan terus perolehan  Tandatangan  Konflik Kepentingan
Tahun 1995
rundingan harga dijalankan.
adalah teratur. secara Pengerusi dan wakil  Surat Pekeliling  Semak Minit Mesyuarat
 Kekangan masa
rundingan syarikat pada minit Perbendaharaan Bil. 7
 Kajian pasaran terus tidak  Kecuaian Tahun 2002
mesyuarat Harga.
 Rundingan harga teratur. Akibat:  Surat Pekeliling  Pastikan minit mesyuarat
 Pengesahan bertulis Perbendaharaan Bil. 5 ditandatangani oleh Pengerusi
 Kajian pasaran syarikat ke atas  Harga tidak munasabah Tahun 2007
tidak dibuat dan wakil syarikat.
harga rundingan  Harga rundingan yang  AP 169.2(a)
sebelum  Pastikan pengesahan bertulis
yang telah dipersetujui tidak sah
rundingan  Surat Arahan diperoleh daripada syarikat ke
dipersetujui  Hasil rundingan harga
harga Perbendaharaan (SAP) atas harga rundingan yang
tiada kelulusan Pihak
dijalankan. rujukan S/K.KEW/PK/PP/ telah dipersetujui .
 Laporan Berkuasa Melulus
 Pastikan harga anggaran
 Rundingan harga tidak 1100/000000/10/ 31 JLD.23
 Minit Perbandingan harga
SK.8 (3) bertarikh 26 Mac jabatan, harga tawaran asal
mesyuarat anggaran Jabatan, telus, adil dan saksama
2008. syarikat dan harga dipersetujui
tidak harga tawaran asal serta tidak berasaskan
disenaraikan secara terperinci
ditandatangani syarikat dan harga nilai faedah yang  Minit Mesyuarat mengikut item atau komponen
oleh Pengerusi dipersetujui terbaik. Jawatankuasa Rundingan perolehan.
 Lewat perolehan
dan wakil Harga.  Semak Laporan Hasil
syarikat  Tandatangan bekalan/ perkhidmatan
Rundingan Harga.
Pengerusi dan Ahli-  Laporan Hasil Rundingan
 PastikanLaporan Hasil
 Tidak ada Ahli Jawatankuasa Harga
Rundingan Harga disediakan
pengesahan Rundingan Harga
 Laporan Perbandingan dan ditandatangani oleh
bertulis pada Laporan Hasil
Anggaran Jabatan, Harga Pengerusi dan Ahli-Ahli
daripada Rundingan Harga
Tawaran Dan Harga Jawatankuasa Rundingan
syarikat ke
273
TEKNIK
MAKLUMAT
atas harga  Tarikh Laporan Dipersetujui Harga.
rundingan yang Hasil Rundingan  Pengesahan Pegawai  PastikanLaporan tersebut
telah Harga Pengawal Ke Atas ditandatangani dalam tempoh
dipersetujui ditandatangani Rundingan Harga Untuk 3 hari selepas tamat rundingan
 berbanding tarikh Dimuktamadkan harga.
 Harga tamat rundingan  Fail perolehan secara  PastikanLaporan tersebut
anggaran harga rundingan terus. dikemukakan kepada Pihak
jabatan, harga  Surat iringan Berkuasa Melulus yang
tawaran asal Laporan Hasil ditetapkan bagi meluluskan
syarikat dan Rundingan Harga harga.
harga dikemukakan  Pastikan Pengesahan Pegawai
dipersetujui kepada Pihak Pengawal Ke Atas Rundingan
tidak Berkuasa Melulus Harga Untuk Dimuktamadkan
disenaraikan  Pengesahan telahdisediakan dan
secara Pegawai Pengawal dikemukakan kepada Pihak
terperinci Ke Atas Rundingan Berkuasa Melulus.
mengikut item Harga Untuk  Semakadakah terdapat harga
atau komponen Dimuktamadkan rundingan yang tidak dapat
perolehan dan surat iringan dipersetujui.
dikemukakan  Sekiranya ada, adakah
 Laporan Hasil kepada Pihak Pengerusi Jawatankuasa
Rundingan Berkuasa Melulus Rundingan Harga telah
Harga tidak  Minit Mesyuarat memaklumkan kepada
disedia dan Jawatankuasa Pegawai Pengawal.
ditandatangani Rundingan Harga  Semak sama ada Laporan
oleh Pengerusi dan surat Hasil Rundingan Harga
dan Ahli-Ahli pemakluman oleh berkaitan telah dikemukakan
Jawatankuasa Pengerusi kepada Kementerian
Rundingan Jawatankuasa Kewangan untuk
Harga Rundingan Harga keputusansewajarnya.
kepada Pegawai  Semak sama ada semua dasar
 Laporan Hasil Pengawal perolehan Kerajaan dan
Rundingan  berkaitan harga peraturan kewangan yang
Harga tidak rundingan yang berkuat kuasa dipatuhi dalam
ditandatangani tidak dapat semua rundingan harga.
dalam tempoh dipersetujui  Pastikan keseluruhan proses
3 hari selepas  Surat iringan rundingan harga diselesaikan
tamat Laporan Hasil dalam tempoh 2 minggu.
rundingan Rundingan Harga  Semak sama ada terdapat
274
TEKNIK
MAKLUMAT
harga yang tidak dapat sebarang gangguan/ campur
dipersetujui kepada tangan pihak luar/tidak
 Laporan Hasil Kementerian berkaitan dengan pelaksanaan
Rundingan Kewangan untuk projek.
Harga tidak keputusan  Sekiranya ada, adakah perkara
dikemukakan sewajarnya. tersebut dilaporkan kepada
kepada Pihak  Tarikh dan tempoh Pegawai Pengawal/Ketua
Berkuasa keseluruhan proses Jabatan.
Melulus rundingan harga  Berdasarkan hasil semakan,
diselesaikan tentukan sama ada kriteria
 Pengesahan  Laporan kepada Audit dicapai. Sekiranya tidak,
Pegawai Pegawai huraikan penemuan Audit yang
Pengawal Ke Pengawal/Ketua diperhatikan dan tentukan
Atas Jabatan berkaitan sebab dan kesannya.
Rundingan gangguan/ campur  Memberi pendapat Audit sama
Harga Untuk tangan pihak ada sub objektif dicapai.
Dimuktamadka luar/tidak berkaitan
n tidak disedia dengan
dan pelaksanaan projek
dikemukakadik .
emukakan
kepada Pihak
Berkuasa
Melulus.
 Pengerusi
Jawatankuasa
Rundingan
Harga tidak
memaklumkan
kepada
Pegawai
Pengawal
apabila ada
harga
rundingan yang
tidak dapat
dipersetujui.
275
TEKNIK
MAKLUMAT
 Laporan Hasil
Rundingan
Harga yang
tidak dapat
dipersetujui
tidak
dikemukakan
kepada
Kementerian
Kewangan
untuk
keputusan
sewajarnya.
 Terdapat dasar
perolehan
Kerajaan dan
peraturan
kewangan
yang berkuat
kuasa tidak
dipatuhi dalam
semua
rundingan
harga.
 Keseluruhan
proses
rundingan
harga tidak
diselesaikan
dalam tempoh
2 minggu.
 Terdapat
gangguan/
campur tangan
pihak luar/tidak
berkaitan
276
TEKNIK
MAKLUMAT
dengan
pelaksanaan
projek dan
perkara
tersebut tidak
dilaporkan
kepada
Pegawai
Pengawal/
Ketua Jabatan.
2. Keputusan  Keputusan  Tidak ada surat  Tiada pengetahuan/  Surat Arahan  Semakan dokumen.  Semak surat kelulusan
perolehan secara perolehan kelulusan pengalaman Perbendaharaan (SAP) Perbendaharaan terhadap
rundingan terus secara Perbendaharaan hasil rundingan harga.
 Tiada pemantauan rujukan S/K.KEW/PK/PP/
telah dikeluarkan rundingan terhadap hasil
 Konflik Kepentingan 1100/000000/10/ 31 JLD.23  PastikanSurat Setuju Terima
mengikut terus tidak rundingan harga
 Kekangan masa SK.8 (3) bertarikh 26 Mac (Letter Of Acceptance –LOA)
peraturan yang dikeluarkan  Tarikh Surat Setuju
ditetapkan. mengikut  Kecuaian 2008. dikeluarkan dalam tempoh 1
Terima dikeluarkan  Kelulusan Rundingan Harga
peraturan yang hari selepas kelulusan Pihak
dari Perbendaharaan Berkuasa Melulus.
ditetapkan. Akibat:
 Surat Setuju Terima  Berdasarkan hasil semakan,
 Kelulusan  Hasil rundingan harga
Perbendaharaa tentukan sama ada kriteria
tidak mendapat
n terhadap Audit dicapai. Sekiranya tidak,
kelulusan
hasil rundingan huraikan penemuan Audit yang
Perbendaharaan
harga tidak diperhatikan dan tentukan
 Pembekal lewat terima sebab dan kesannya.
diperoleh. Surat Setuju Terima
 Surat Setuju  Bekalan lewat diperoleh  Memberi pendapat Audit sama
Terima tidak ada sub objektif dicapai.
dikeluarkan
dalam tempoh
1 hari selepas
kelulusan
Pihak
Berkuasa
Melulus.
PEROLEHAN DARURAT
277
1.7. Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalampengurusan perolehan darurat

Lines of Inquiry (LOI): Pengurusan Perolehan Darurat
Sub Objektif:
 Menentukan Perolehan yang perlu dibuat segera atau serta-merta diuruskan dengan berhemat serta mematuhi peraturan Kerajaan yang ditetapkan.
 Menentukan perolehan hendaklah dihadkan kepada kuantiti bekalan yang mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan
 Menentukan laporan keperluan perolehan darurat dibuat dikemukakan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh satu bulan dari tarikh perolehan.
 Menentukan laporan hendaklan dihantar kepada KSU Perbendaharaan/Pegawai Kewangan Negeri untuk tujuan penyiasatan dan audit
TEKNIK
KRITERIA CONDITION FAKTA/BUKTI SEBAB DAN SUMBER
BIL. PENGUMPULAN PROSEDUR AUDIT
(What should be) (What it is) AUDIT AKIBAT BUKTI/RUJUKAN
MAKLUMAT
1. Perolehan Darurat  Perolehan Darurat  Laporan, dokumen  Penyelewengan  Dokumen  Semak dokumen  Memastikan perolehan yang perlu
dilaksanakan mengikut tidak dilaksanakan perolehan, dibuat sgera atau serta-merta.
peraturan yang mengikut peraturan dokumen  Kompromi antara  Fail Perolehan  Temu bual
ditetapkan yang ditetapkan kewangan dan pembekal dan  Semak minit mesyuarat yang
pegawai perolehan  Surat permohonan berkaitan.
surat menyurat dan kertas kerja
justifikasi  Tentukan sama ada peruntukan
peruntukan. telahdipohon untuk semua keperluan
utama.
 Minit mesyuarat
belanjawan.  Laporan disediakan dalam tempoh
yang ditetapkan dan dihantar kepada
Pegawai Kewangan Negeri untuk
tujuan penyiasatan.
PEROLEHAN MELALUI
PENGGUNAAN KONTRAK
KEMENTERIAN/JABATAN LAIN
278
1.1 Matters of Potential Significance (MOPS): Penyelewengan dalampengurusan perolehan melalui penggunaan kontrak Kementerian/ Jabatan lain
Lines of Inquiry (LOI): Pengurusan Perolehan Melalui Penggunaan Kontrak Kementerian/Jabatan Lain
Sub Objektif: Menentukan perolehan melalui penggunaan kontrak Kementerian/Jabatan lain diuruskan dengan berhemat serta mematuhi peraturan
Kerajaan yang ditetapkan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Perolehan Melalui  Perolehan tidak  Dokumen  Penyelewengan  Dokumen  Semak dokumen  Memastikan agensi telah mendapat
Penggunaan Kontrak dilaksanakan perolehan, Kelulusan Perbendaharaan atau Pihak
Kementerian/Jabatan mengikut dokumen  Kompromi  Lisan  Temu bual Berkuasa Kewangan Negeri.
Lain dilaksanakan peraturan yang kewangan dan antara pembekal
dan pegawai  Fail Perolehan  Memastikan agensi telah mendapat
mengikut peraturan yang ditetapkan surat menyurat
ditetapkan (Arahan dengan perolehan  Kontrak/Surat persetujuan daripada agensi/pengguna
Perbendaharaan 178.2). Kementerian/ Kelulusan utama yang mengikat kontrak.
Jabatan yang  Memastikan kontrak agensi/pengguna
berkaitan utama masih berkuat kuasa.
 Memastikan tiada tambahan kuantiti
kepada kontrak asal.
 Memastikan baki kuantiti masih ada dan
belum digunakan oleh agensi/pengguna
utama.
ePEROLEHAN
279
1.1 Matters of Potential Significance (MOPS): Kegunaan Sistem ePerolehan dalam perolehan kerajaan oleh semua Kementerian/Jabatan
Line of Inquiry (LOI): Pelaksanaan Sistem e-Perolehan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan di Kementerian/Jabatan
Sub objektif: Memastikan pengurusan perolehan kerajaan melalui Sitem ePerolehan diurus dan dilaksanakan mengikut undang-undang serta
peraturan yang berkaitan.
TEKNIK
MAKLUMAT
1.  Pembelian terus  Perolehan tidak  Dokumen  Kurang latihan/  Surat Pekeliling  Semakan dokumen  Adakah Pegawai Pengawal
ePerolehan dibuat melalui sokongan pendedahan Perbendaharaan mengeluarkan arahan dalaman untuk
selaras dengan Sistem 15/2002.  Temubual dengan pelaksanaan eP berdasarkan
perolehan yang ePerolehan  Data  Pertukaran pegawai pegawai yang
dirancang bagi kontrak perolehan  Dokumen bertanggungjawab  Pastikan SAP, SPP yang terkini
pusat dikeluarkan oleh Perbendaharan
 Kehendak melalui  Laporan Pesanan dipatuhi semasa membuat perolehan
sistem undang- Kerajaan bagi melalui sistem eP.
undang dan Kontrak Pusat
peraturan  Laporanpembekal
mengenai Sistem ePerolehan
Pembelian Terus
dipatuhi di
Bahagian/Jabatan
di Kementerian
280
1.2 Matters of Potential Significance (MOPS): Pengunaan sumber tenaga mahir dalam pengurusan Sistem ePerolehan
Line of Inquiry (LOI): Keperluan Sumber Tenaga
Sub objektif:
 Memastikan pegawai bagi setiap peranan adalah mencukupi dan diberi kebenaran secara bertulis untuk menguruskan perolehan kerajaan
melalui Sistem ePerolehan.
 Memastikan pegawai-pegawai adalah terlatih untuk menguruskan perolehan melalui Sisem ePerolehan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kebenaran pegawai  Dokumen  Semakan dokumen  Pastikan wujud kawalan dalaman

untuk mengakses dalam sistem eP
dalam sistem eP  Surat Kelulusan  Temubual dengan  Semak surat arahan untuk
dan pembahagian pegawai yang melaksanakan perolehan dalam
 Senarai tugas bertanggungjawab
tugas tidak bertindih sistem eP.
 Semak senarai tugas pegawai bagi
memastikan setiap peranan dalam
sistem eP tidak bertindih. Peminta,
pelulus, penerima barang dan pegawai
padanan bayaran adalah orang yang
berbeza.
 Semak kesahihan kad akses
pengguna bagi setiap peranan dalam
sistem eP.
 Pastikan profil PTJ dan pengguna
diselenggara dan dikemaskini dalam
sistem oleh Pegawai Sokongan PTJ.
 Memaklumkan kepada pentadbir
sistem
 Pastikan Pegawai Sokongan PTJ tidak
terlibat didalam sebarang perolehan
yang dibuat.
 Pastikan profil pengguna dan akses
dibatalkan dariapda sistem eP jika
bertukar atau berpencen.
281
1.3 Matters of Potential Significance (MOPS): Penggunaan Sistem ePerolehan bagi Kontrak Pusat/Pembelian Terus
Line of Inquiry (LOI): Pengurusan perolehan melalui Sistem ePerolehan bagi Kontrak Pusat/Pembelian Terus
Sub objektif: Menentukan perolehan melalui Sistem ePerolehan bagi Kontrak Pusat/Pembelian terus diperolehi dengan berhemat serta mematuhi
peraturan/pekeliling Kerjaan yang ditetapkan
TEKNIK
MAKLUMAT
1. Kementerian/Jabatan  Arahan  Semakan dokumen  Pastikan perolehan bekalan bagi

hendaklah mematuhi Perbendaharaan, setiap jenis item sehingga RM
Arahan SPP, SAP  Temubual 50,000 setahun boleh dibuat secara
Perbendaharaan pembelian terus.
 Fail pembelian  Analisis
serta Pekeliling/Surat
Pekeliling terus  Semak uji had kuasa di dalam sistem
Perbendaharaan sama dengan surat penurunan kuasa
 Laporan pesanan bagi setiap peranan
yang berkaitan
tempatan/pesanan
dengan perolehan
perkhidmatan
melalui pembelian Peranan Peminta
terus/kontrak pusat .  Laporan
pembatalan  Semak beberapa sampel Pesanan
Pesanan tempatan Kerajaan bagi memastikan barangan
yang dibeli bukan di bawah kontrak
pusat, kontrak Kementerian atau
panel.
 Semak sampel pembekal dari
Pesanan Kerajaan dan pastikan
nama pembekal tersebut mempunyai
katalog atas talian.
 Semak sampel Pesanan Kerajaan di
atas dan pastikan peminta
menghantar pertanyaan pembelian
kepada lebih daripada satu
pembekal.
 Semak sampel Pesanan Kerajaan di
atas dan pastikan pembekal
menjawab dalam tempoh 14 hari
berdasarkan tarikh hantar
282
TEKNIK
MAKLUMAT
permintaan Pesanan Kerajaan.
 Semak sampel Pesanan Kerajaan
tersebut dan dokumen sokongan
(seperti kajian pasaran) untuk
pastikan peminta telah memilih
pembekal yang menawarkan harga
paling munasabah yang
Peranan Pelulus
 Semak uji satu transaksi melebihi
peruntukan untuk menentukan
perolehan dibenarkan.
 Semak sampel transaksi untuk
memastikan ruangan di isi dengan
lengkap.
 Semak Buku Vot eSPKB untuk
memastikan pesanan tempatan yang
dikeluarkan ditanggung (Boleh dibuat
menggunakan ACL)
 Semak tarikh Pesanan Kerajaan
dengan tarikh barang/perkhidmatan
di terima.
 Semak transaksi luar talian dan
bandingkan dengan transaksi atas
talian bagi perolehan yang sama.
 Pastikan pembatalan Pesanan
Kerajaan hanya dibuat oleh pelulus
dan sebab-sebab diberikan
 Pembatalan Pesanan Kerajaan
hendaklah direkodkan kembali ke
buku vot.
283
TEKNIK
MAKLUMAT
Pegawai Terima Barang

 Pastikan Pegawai Menerima Barang
adalah pegawai yang diberi kuasa
secara bertulis.
 Semak Pesanan Kerajaan dengan
DO. Pastikan tarikh penerimaan
barang adalah dalam tempoh yang
ditetapkan oleh Pesanan Kerajaan.
Pastikan spesifikasi barang dan
perkhidmatan adalah sama seperti di
Pesanan Kerajaan.
 Semak Laporan Harian Penerimaan
Invois dan Laporan Harian Padanan
Bayaran bagi memastikan maklumat
invois yang diterima secara manual
daripada pembekal tidak lewat
dimasukkan ke dalam sistem.
Pegawai Padanan Bayaran

 Semak Laporan Nota Terima Barang
dengan Padanan Bayaran untuk
memastikan segala pembayaran
dijelaskan dalam tempoh 14 hari.
 Semak laporan kesilapan dan
pastikan sebab berlaku.
284
1.4 Matters of Potential Significance (MOPS): Penggunaan Sistem ePerolehan bagi Sebut Harga/Tender
Line of Inquiry: Pengurusan Perolehan Melalui Sistem ePerolehan bagi Sebut Harga/Tender
Sub objektif Audit:
 Menentukan kaedah perolehan melalui Sistem ePerolehan bagi Sebut Harga/Tender dilaksanakan selaras dengan peraturan/pekeliling
Kerajaan yang ditetapkan
 Menentukan value for money bagi Sebut Harga/tender melalui Sistem ePerolehan
TEKNIK
KRITERIA CONDITION FAKTA/ SEBAB DAN SUMBER
(What should be) (What it is) BUKTI AUDIT AKIBAT BUKTI/RUJUKAN
MAKLUMAT
1. Perolehan hanya  Projek  Dokumen  Tidak dirancang  AP 191 hingga  Semakan dokumen Perancangan
dibuat mengikut perolehan sebut sebut harga 201, 204 -229
bajet yang harga/tender  Perbelanjaan melebihi serta Surat  Temubual  Cetak senarai sebut
diluluskan. tidak peruntukan/ Pekeliling harga/tender/ebidding dan
diperuntukan Perbendaharaan/S bandingkan peruntukan dengan bajet
 Manipulasi kod objek yang diluluskan.
dalam bajet urat Arahan
Perbendaharaan/
yang berkaitan  Semak sama ada pembatalan sebut
bagi perlolehan harga/tender/ebidding direkodkan
melalui Sistem dan boleh dijana dari sistem. Semak
ePerolehan untuk dengan lanjut sebab-sebab
sebut harga/ pembatalan
tender  Adakah perolehan kerajaan melalui
 Buku Bajet proses sebut harga/tender dibuat
dengan kontraktor yang eP enabled
 Senarai Sebut serta berdaftar dengan Kementerian
Harga/Tender Kewangan untuk perolehan bekalan
dan perkhidmatan?
 Urusetia sebut
harga/tender  Memastikan kementerian/jabatan
/agensi menyediakan anggaran
 Dokumen: harga bagi setiap sebut harga/tender
dan dimuatnaik ke dalam sistem dan
- Fail sebut kerahsiaannya juga terjaga
harga/tender
 Memastikan surat perlantikan
- kenyataantawar jawatankuasa dbuatkan oleh
ansebut
Pegawai Pengawal bagi peranan
harga/tender -
285
TEKNIK
MAKLUMAT
Lampiran Q Pelulus, PengerusiSpesifikasi
Teknikal, Pengerusi Penilaian
- Minit Mesyuarat Spesifikasi dan Kewangan dan
Jawatankuasa dimuat naik dalam Sistem
Pembuka sebut ePerolehan.
harga/tender
- Borang Jadual
Sebut  Adakah Jawatankuasa Spesifikasi
Harga/tender menyediakanspesifikasi dalam
Sistem ePerolehan bagi
- Minit Mesyuarat bekalan/perkhidmatan secara sebut
Jawatankuasa harga/tender ? Adakah Ahli-
Sebut ahlijawatankuasa terdiri daripada 3
Harga/Tender orang pegawai yang mahir dan
berkelayakan berkaitan dengan
bekalan/perkhidmatan yang
diperolehi?
 Adakah maklumat ahli jawatankuasa

dimuat naik dalam Sistem
ePerolehan
Penyediaan Dokumen Sebut
Harga/Tender
 Adakah syarat-syarat atau arahan

kepada pretender disediakan?
 Adakah spesifikasi yang dikehendaki

dimasukkan dalam dokumen
tender/Lampiran Q?
 Adakah borang tender disediakan

untuk diisi dan ditandatangani oleh
petender?
 Adakah contoh Surat Setuju Terima

Tender disertakan?
 Adakah syarat-syarat kontrak bagi

286
TEKNIK
MAKLUMAT
petender yang berjaya disertakan?
 Adakah senarai kuantiti/ringkasan

tender yang menjelaskan huraian
kerja yang diperlukan disertakan?
 Adakah tempat penghantaran dan

tempoh penghantaran bekalan
bermasak disertakan?
 Adakah maklumat tentang

pengalaman pretender dalam bidang
berkaitan disertakan?
 Adakah Profil dan kedudukan

kewangan pretender disertakan?
Iklan Tender
 Adakah tender tempatan diiklankan

dalam sekurang-kurangnya dalam
satu akhbar bahasa melayu?
 Adakah bagi tender

bekalan/perkhidmatan ia berdaftar
dengan Kementerian Kewangan
dibawah kod bidang / sub-bidang
yang berkenaan?
 Adakah tender diiklankan sekurang-

kurangnya dalam masa 21 hari dari
tarikh dokumen tender ditutup?
 Adakah waktu akhir penerimaan

tender ditetapkan jam 12 tengahari
pada hari pelawaan tender ditutup
iaitu pada hari bekerja?
 Adakah pengiklanan tender bekalan

bermasak dimasukkan dalam website
KSM dan pautan web MyGovernment
287
TEKNIK
MAKLUMAT
Portal.
Bantahan Spesifikasi
 Adakah KSM memasukkan suatu

peruntukan yang membolehkan
petender membuat bantahan secara
bertulis?
Pembukaan Tender
 Adakah Jawatankuasa Pembuka

Tender dilantik oleh Ketua Jabatan/
Bahagian yang menguruskan tender?

Tender dianggotaioleh 2 orang
pegawai daripada Kumpulan
Pengurusan & Professional atau
setaraf?
Penilaian Tender
Jawatankuasa Teknikal
 Adakah Jawatankuasa Penilaian

Teknikal untuk tender dilantik oleh
Ketua Jabatan/Bahagian yang
menguruskan tender?

Teknikal dianggotai oleh 3 orang,
iaitu seorang pengerusi dan 2 orang
ahli sekurang-kurangnya seorang
Pengurusan & Profesional atau
setaraf?
 Adakah Penilaian Teknikal dibuat

secara terperinci berasaskan kepada
spesifikasi perolehan yang ditetapkan
288
TEKNIK
MAKLUMAT
dalam dokumen tender?
 Adakah Penilaian Teknikal

dilaksanakan secara bermesyuarat?
Bilakah tarikh bersidang mesyuarat
tersebut? Adakah laporanpenilaian
ditandatangani oleh semua ahli?
Jawatankuasa Harga

Harga untuk tender dilantik oleh
menguruskan tender?

Harga dianggotai oleh 2 orang, iaitu
seorang pengerusi dan seorang ahli
sekurang-kurangnya Pengurusan &
Profesional atau setaraf?
 Adakah Penilaian Harga mengambil

kira faktor-faktor seperti syarat
pembayaran, kadar pembayaran,
harga pasaran, keupayaan petender
dan sebagainya?
 Adakah Penilaian Harga

tersebut? Adakah laporan penilaian
Lembaga Perolehan
 Adakah KSM menubuhkan Lembaga

Perolehan ‘A’ yang akan menimbang
dan setuju terima tender yang
melebihi RM20 juta atau Adakah
Lembaga Perolehan ‘B’ ditubuhkan
289
TEKNIK
MAKLUMAT
bagi menimbang dan setuju terima
tender sehingga RM20 juta? Adakah
korum tidak kurang daripada 3orang?
 Adakah Urusetia Lembaga Perolehan

merekodkan segala keputusan
penting seperti nombor tender,tarikh
keputusan tender, nama/kod
petender yang berjaya, sebab
penerimaan/penolakan dan
sebagainya?
 Adakah Urusetia Lembaga Perolehan

mendapatkan tandatangan Ahli
Lembaga Perolehan KSM sebaik
sahaja keputusan tender telah
dibuat?
Setuju Terima Tender
 Adakah KSM mengeluarkan Surat

Niat kepada petender yang berjaya?

Setuju Terima yang merupakan
dokumen perundangan dan
perjanjian kontrak yang sah kepada
petender yang berjaya?
Bon Pelaksanaan
 Adakah kontraktor bekalan bermasak

mendepositkan kepada kerajaan
jaminanbank sebanyak 5% mengikut
anggaran harga kontrak setahun?
 Adakah tempoh sah laku jaminan

bank merangkumi 12 bulan selepas
tarikh tamat perjanjian dan boleh
dilanjutkan sekiranya diminta oleh
290
TEKNIK
MAKLUMAT
pihak kerajaan?
Menandatangani Kontrak
 Adakah kontrak bekalan bermasak

ditandatangani oleh pegawai awam
yang diturunkan kuasa secara
bertulis oleh Menteri Sumber
Manusia mengikut peruntukan Akta
Kontrak Kerajaan 1949 (semakan
1973)?
 Adakah kontrak ditandatangani

secepat mungkin oleh kedua-dua
pihak dan selewat-lewatnya 4 bulan
dari tarikh keluarnya Surat Setuju
Terima?
 Adakah KSM menghantar salinan

kontrak yang ditandatangani kepada
Akauntan Negara selaras dengan
ArahanPerbendaharaan 205.1?
 Adakahkerajaan melantik kontraktor

yang boleh memberi value for money
kepada kerajaan.
 Adakah harga yang ditawarkan oleh

kontraktor mengikut harga pasaran
yang menguntungkan kedua-dua
pihak.
 Apakah kelebihan yang terdapat

kepada kontraktor yang berjaya
mendapat tender.
 Apakah ciri-ciri atau kriteria yang

digunakan semasamelantik
kontraktor atas dasarvalue for
money.
291
TEKNIK
MAKLUMAT
2.  Mengurus  Manual Prosedur  Semakan dokumen Perancangan

tender mengikut Kerja (MPK) Analisis
peraturan-  Adakah Kementerian Sumber
peraturan yang  Laporan  Semakan dokumen Manusia (KSM) membuat
berkaitan Pengurusan Temubual perancangan tahunan dan
perancangan awal bagi tender-tender
 Memastikan  Kertas kerja
bekalan bermasak yang hendak
value for money  Minit Mesyuarat dipelawa dalam satu-satu tahun?
bagi tender Jawatankuasa
pengurusan keputusan tender
 Adakah KSM menjadualkan tarikh
bekalan Lembaga Perolehan bersidang
makanan sepanjang tahun?
 Adakah perolehan kerajaan melalui
proses tender dibuat dengan
kontraktor yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan untuk
perolehan bekalan dan
perkhidmatan?
 Adakah Jawatankuasa Spesifikasi
dilantik oleh Ketua Jabatan bagi
menyediakan spesifikasi bagi
bekalan bermasak yang dibuat?
Adakah Ahli-ahli Jawatankuasa
terdiri daripada 3 orang pegawai
yang mahir dan berkelayakan?
Penyediaan Dokumen Tender
 Adakah dinyatakan dengan jelas
spesifikasi bekalan bermasak yang
diperlukan agar tidak menimbulkan
keraguan kepada kontraktor?
 Adakah syarat-syarat atau arahan
kepada pretender disediakan?
 Adakah spesifikasi yang dikehendaki
dimasukkan dalam dokumen
292
TEKNIK
MAKLUMAT
tender?
 Adakah borang tender disediakan
untuk diisi dan ditandatangani oleh
petender?
 Adakah contoh Surat Setuju Terima
Tender disertakan?
 Adakah syarat-syarat kontrak bagi
petender yang berjaya disertakan?
 Adakah senarai kuantiti/ringkasan
tender yang menjelaskan huraian
kerja yang diperlukan disertakan?
 Adakah tempat penghantaran dan
tempoh penghantaran bekalan
bermasak disertakan?
 Adakah maklumat tentang
pengalaman pretender dalambidang
berkaitan disertakan?
 Adakah Profil dan kedudukan
kewangan pretender disertakan?
Iklan Tender
 Adakah tender tempatan diiklankan
dalam sekurang-kurangnya dalam
satu akhbar bahasa melayu?
 Adakah bagi tender
bekalan/perkhidmatan ia berdaftar
dengan Kementerian Kewangan
dibawah kod bidang / sub-bidang
yang berkenaan?
 Adakah tender diiklankan sekurang-
kurangnya dalam masa 21 hari dari
tarikh dokumen tender ditutup?
293
TEKNIK
MAKLUMAT
 Adakah waktu akhir penerimaan
tender ditetapkan jam 12 tengahari
pada hari pelawaan tender ditutup
iaitu pada hari bekerja?
 Adakah pengiklanan tender bekalan
bermasak dimasukkan dalam
websiteKSM dan pautan web
MyGovernment Portal.
 Adakah KSM menyediakan
anggaran harga bagi setiap tender
dan dimasukkan ke dalam peti
tawaran sebelum tarikh tutup
tender?
 Adakah KSM memasukkan suatu
peruntukan yang membolehkan
petender membuat bantahan secara
bertulis?
Pembukaan Tender
Tender dilantik oleh Ketua Jabatan/
Bahagian yang menguruskan
tender?
Tender dianggotai oleh 2 orang
pegawai daripada Kumpulan
Pengurusan & Professional atau
setaraf?
Penilaian Tender
Teknikal untuk tender dilantik oleh
menguruskan tender?
294
TEKNIK
MAKLUMAT
Teknikal dianggotai oleh 3 orang,
iaitu seorang pengerusi dan 2 orang
ahli sekurang-kurangnya seorang
Pengurusan & Profesional atau
setaraf?
 Adakah Penilaian Teknikal dibuat
secara terperinci berasaskan
kepada spesifikasi perolehan yang
ditetapkan dalam dokumen tender?
 Adakah Penilaian Teknikal
Harga untuk tender dilantik oleh
menguruskan tender?
Harga dianggotai oleh 2 orang, iaitu
seorang pengerusi dan seorang ahli
sekurang-kurangnyai.
Pengurusan & Profesional
atau setaraf?
 Adakah Penilaian Harga mengambil
kira faktor-faktor seperti syarat
pembayaran, kadar pembayaran,
harga pasaran, keupayaan petender
dan sebagainya?
 Adakah Penilaian Harga
295
TEKNIK
MAKLUMAT
Lembaga Tender
 Adakah KSM menubuhkan Lembaga
Perolehan ‘A’ yang akan menimbang
dan setuju terima tender yang
melebihi RM20 juta Atau Adakah
Lembaga Perolehan ‘B’ ditubuhkan
bagi menimbang dan setuju terima
tender sehingga RM20 juta? Adakah
korum tidak kurang daripada 3
orang?
 Adakah Urusetia Lembaga
Perolehan merekodkan segala
keputusan penting seperti nombor
tender,tarikh keputusan tender,
nama/kod petender yang berjaya,
sebab penerimaan/penolakan dan
sebagainya?
 Adakah Urusetia Lembaga
Perolehan mendapatkan
tandatangan Ahli Lembaga
Perolehan KSM sebaik sahaja
keputusan tender telah dibuat?
Surat Setuju Terima
Niat kepada petender yang berjaya?
Setuju Terima yang merupakan
dokumen perundangan dan
perjanjian kontrak yang sah kepada
petender yang berjaya?
Menandatangani Kontrak
 Adakah kontrak bekalanbermasak
ditandatangani olehpegawai awam
yang diturunkan kuasa secara
296
TEKNIK
MAKLUMAT
bertulis oleh Menteri Sumber
Manusia mengikut peruntukan Akta
Kontrak Kerajaan 1949 (semakan
1973)?
 Adakah kontrak ditandatangani
secepat mungkin oleh kedua-dua
pihak dan selewat-lewatnya 4 bulan
dari tarikh keluarnya Surat Setuju
Terima?
 Adakah KSM menghantar salinan
kontrak yang ditandatangani kepada
Akauntan Negara selaras dengan
ArahanPerbendaharaan 205.1?

Garis Panduan Pengauditan Perolehan

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Garis Panduan Pengauditan Perolehan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Terbitan Pertama 2013

© Jabatan Audit Negara 2013

BAB PERKARA MUKA SURAT

PRAKATA DARIPADA KETUA AUDIT NEGARA v

A1 TUJUAN GARIS PANDUAN 1

B1 RISIKO DALAM PROSES PEROLEHAN KERAJAAN 10

BAB PERKARA MUKA SURAT

3.1 Sistem Perolehan 15

BAB PERKARA MUKA SURAT

E1 PEROLEHAN DARURAT 107

BAB PERKARA MUKA SURAT

E7 PUBLIC PRIVATE PARTNERSHIP (PPP) – 120

PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT 179

Untuk mengembalikan keyakinan awam, Kerajaan mengumumkan inisiatif “Membanteras

LOA Letter Of Acceptance/Surat Setuju Terima

2. GARIS PANDUAN PENGAUDITAN PENGURUSAN PERKHIDMATAN PERUNDING

3. MANUAL PENGGUNA SISTEM ePEROLEHAN

4. STANDARD PENGAUDITAN ANTARABANGSA (ISSAI)

5. GARIS PANDUAN PENGAUDITAN ICT, JABATAN AUDIT NEGARA

6. GARIS PANDUAN PENGAUDITAN PRIVATE FINANCE INITIATIVE (PFI),

7. LAPORAN TAHUNAN PROGRAM TRANSFORMASI EKONOMI TAHUN 2012

8. LAPORAN TAHUNAN PROGRAM TRANSFORMASI KERAJAAN TAHUN 2012

9. GARIS PANDUAN KERJASAMA AWAM-SWASTA (PPP), UNIT KERJASAMA

Garis Panduan Pengauditan Perolehan disediakan untuk membantu pasukan audit

Secara umumnya, perolehan Kerajaan adalah proses membeli atau memperoleh

a. Perolehan bekalan meliputi pembelian barangan/peralatan bagi

b. Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar

a. Perolehan perkhidmatan adalah pembelian khidmat tenaga manusia

b. Perolehan perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan

c. Perolehan perkhidmatan perunding melibatkan khidmat konsultan

d. Syarikat yang ingin menyertai perolehan perkhidmatan perlu berdaftar

b. Syarikat yang ingin menyertai perolehan kerja perlu berdaftar dengan

A.4 DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

4.1 Menggalakkan Pertumbuhan Industri Tempatan Melalui Penggunaan

a. Agensi Kerajaan mesti memberi keutamaan kepada bahan, barangan

b. Kelulusan pihak Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan

c. Agensi hendaklah memastikan spesifikasi yang disediakan bagi

berlandaskan Standard Malaysia (MS) yang dikeluarkan oleh Jabatan

e. Perolehan perkhidmatan perunding hendaklah di kalangan firma

4.2 Mempertingkatkan Keupayaan Industri Tempatan Melalui Pemindahan

a. Pemindahan teknologi membantu Agensi dan industri tempatan

b. Petender juga hendaklah digalakkan untuk mengemukakan tawaran

c. Bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat, petender

4.3 Menggalakkan Penglibatan Usahawan Bumiputera7

4.3.1 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

a. Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai

b. Bagi perolehan yang melebihi RM100,000, Agensi

NILAI PEROLEHAN PERATUSAN KEUTAMAAN

c. Syarikat yang bertaraf pembuat/pengilang Bumiputera juga

perolehan bekalan dilaksanakan secara terbuka di kalangan

a. Kerja-kerja bernilai RM200,000 dan ke bawah dikhaskan

b. Sekurang-kurangnya 50% bagi kerja yang bernilai melebihi

c. 30% dari peruntukan tahunan untuk projek kerja dikhaskan

d. Bagi kerja wang kos prima8, keutamaan harga hendaklah

4.4 Memelihara Dan Mempertahankan Kepentingan Dasar Perolehan

a. Perolehan yang telus merupakan salah satu Inisiatif Pembaharuan

 Meluaskan skop e-bidaan dengan mengurangkan nilai

b. Perolehan Kerajaan adalah salah satu aliran kerja Bidang

c. Pelaksanaan Integrity Pact mulai tahun 2010 adalah salah satu

d. Pematuhan Surat Edaran Jabatan Perdana Menteri bertarikh 8 Mac

A.5 OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAAN10

b. Mendapatkan harga yang paling menguntungkan Kerajaan;

c. Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan bahan/

d. Menggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan kehendak