1.

OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan penyelenggaraan bangunan,
kemudahan dan kelengkapanbengkel dapat dijalankan dengan cekap serta mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pembangunan dan Penyelenggaraan di dalam merancang,
melaksana dan memantau kerja-kerja/perkhidmatan berikut:

a) Penyelenggaraan kemudahan dan kelengkapan bengkel.

b) Penyelenggaraan dan telekomunikasi.

c) Kerja-kerja baikpulih kerosakan bangunan.

d) Kebersihan dalam dan luar bengkel.

e) Kawalan serangga.
3. DEFINISI

3.1. Penyelenggaraan
Bermaksud kerja-kerja / perkhidmatan yang terlibat di dalam proses pemeliharaan dan
pemuliharaan bangunan, kemudahan dan kelengkapan bengkel bagi tujuan memastikan
bangunan , kemudahan dan kelengkapan bengkel sentiasa berada dalam keadaan yang baik,
berfungsi dan selesa digunakan.

3.2. Kemudahan-kemudahan
Bermaksud fasiliti-fasiliti seperti tandas, surau, tempat letak kereta, ruang menunggu, ruang

pekerja, ruang pejabat, stor, bekalan elektrik dan air, alat pendingin hawa serta kemudahan

yang berkaitan.

3.3. Kelengkapan bengkel

Bermaksud kelengkapan bengkel di pejabat dan ruang pengguna seperti mesin fotostat,

komputer, perabot, toolbox dan peralatan bengkel.

3.4. Kerosakan Minor

Bermaksud jenis kerosakan kecil yang boleh dijalankan pembaikan segera atau dalam tempoh

1-7 hari bekerja oleh kakitangan. Ianya diukur samada kerana kos yang kecil atau terdapat alat
ganti sedia ada.

3.5. Kerosakan Major

Bermaksud jenis kerosakan besar yang tidak dapat dijalankan pembaikan dengan segera

Melebihi 7 hari bekerja. Ianya diukur samada kerana kos yang tinggi dan memerlukan untuk
buka sebutharga atau kesukaran mendapatkan alat ganti.
4. SINGKATAN

KB - Ketua Bahagian

PO - Pembantu Operasi

PS - Pengurus Syarikat

P&P - Pembangunan dan Penyelenggaraan

KEW - Bahagian Kewangan

PPT - Penolong Pegawai Tadbir

PA - Pembantu Akauntan
5.TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TINDAKAN T/JAWAB
A. KEPERLUAN PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN

1. Kenalpasti keperluan kerja-kerja penyelenggaraan:

a) Bangunan
KB/PP/PO
Pembersihan, landskap, bekalan elektrik, air, penghawa dingin dan kawalan
serangga (pest control)
b) Kelengkapan bengkel
Perabot pejabat, ruang menunggu, mesin fotostat dan mesin pencetak.
c) Kemudahan lain
Sistem telekomunikasi.
d) Alat ganti
Alat ganti set lampu, set tandas dan toner mesin fotostat.

B. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN

PP/PO
2. Terima aduan kerosakan melalui Boraang Aduan Kerosakan atau melalui telefon /
Email.
3. Kemukakan dan bincang aduan kerosakan dengan KB PP

4. Beri maklumbalas aduan kepada pengadu dalam tempoh sekurang – kurangnya dua PO
minggu (14 hari) dari tarikh terima aduan.

5. Buat pemeriksaan ke atas aduan dan kenalpasti jenis kerosakan. PP/PO

6. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kesegeraan kerja-kerja membaik pulih. KB/PP/PO

7. Sekiranya kerosakan adalah kecil/minor, arahkan PO berkaitan untuk membaik pulih KB

dengan segera / sediakan jadual dan tetapkan tarikh baik pulih.

8. Sekiranya kerosakan adalah besar/major, kemukakan laporan aduan dan bincang KB/PP/PO
dengan pengarah untuk kelulusan buka sebutharga.

9. Pantau dan tentukan kerja-kerja pembaikan/penyelenggaraan dijalankan mengikut PP/PO

spesifikasi kerja yang ditetapkan.

10. Sahkan kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan setelah berpuas hati dengan mutu KB/PP
kerja.

11. Maklum kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan yang telah siap kepada pengadu. PP
C. KERJA-KERJA PENGUBAHSUAIAN

12. Terima arahan pengarah atau permohonan KB untuk kerja-kerja pengubahsuaian

yang diperlukan.
KB/PP/PO
13. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kemukakn kepada pengarah untuk
kelulusan.
14. Arahkan KB/PP untuk laksanakan kerja-kerja pengubahsuaian mengikut peraturan PENGARAH
yang telah ditetapkan.
15. Pantau dan tentukan kerja-kerja pengubahsuaian dijalankan mengikut spesifikasi PP/PO
kerja yang telah ditetapkan.
D. PELANTIKAN KONTRAKTOR
16. Tentukan tatacara perolehan yang bersesuaian.
KB/PPT
17. Buat pelantikan kontraktor / syarikat jika perolehan terus.
18. Keluarkan sebutharga kepada sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor yang
berdaftar dengan PKK jika perolehan melalui sebutharga. KB/PA
19. Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta pelantikan kontraktor.
E. PEMANTAUAN KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN
20. Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan penyelenggaraan secara harian/mingguan dan
PP
bulanan.
21. Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis perkhidmatan.
22. Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh kotraktor dari masa ke semasa mengikut
SEMUA PEG
spesifikasi kerja yang ditetapkan.
BERKENAAN
23. Terima laporan kerja daripada kontraktor dan sahkan kerja-kerja penyelenggaraan
yang dijalankan.
24. Terima invois dan laporan pengesahan kerja dari kontraktor, semak dan sahkan. KB/PP
25. Majukan invois dan laporan pengesahan kerja kepada KEW untuk pembayaran.
6.CARTA ORGANISASI
7.CARTA ALIR PROSEDUR PENYELENGGARAAN
8.BORANG PENYENGGARAAN MESIN ATAU PERALATAN
9.BORANG ADUAN KEROSAKAN
10.BORANG KELUAR MASUK MESIN ATAU PERALATAN
11.BORANG PELUPUSAN ASET

HARGA
NILAI NYATAKAN SYOR
KETERANGAN PEROLEHAN
NO. SEMASA KEADAAN KAEDAH KEPUTUSAN JUSTIFIKASI
ASET ASAL
(RM) ASET PELUPUSAN KUASA
(RM) CATATAN
MELULUS

1.

2.

3.

4.
12.BORANG LAPORAN PEMERIKSAAN AKHIR

KUANTITI ASET PERATUSAN

KUANTITI ASET
ASET
TAHUN SEMASA
TIDAK DIPERIKSA
KESELURUHAN
A:Sedang Digunakan,B:Tidak DIPERIKSA
Digunakan,C:Rosak,D:Sedang Diselenggara,E:Pinjaman A B C D E F
DIPERIKSAF:Hilang (%)

Suku Tahun 100

1000 900 10% 50 0 0 0 50 0
Pertama (a)

Suku Tahun 900 500 67%

300 1 8 9 20 11 2
Kedua (c) (b) ((a+b)/c)100

Suku Tahun
1100 200 300 72% 15 13 7 6 9 5
Ketiga

Suku Tahun
1200 400 0 100% 2 11 13 15 16 9
Keempat

JUMLAH KESELURUHAN 1200 68 32 29 41 86 16