NCE Understand SCOTs/significant disclosure processes and

perform walkthroughs

Entity name: Ulog S.A.S Date of financial statements: 31/08/2018

Significant class of transactions (SCOT) / disclosure process:
Name: Propiedad Planta y Equipo
Nature: Routine
Owner: Wilson Castro – Jefe de Contabilidad
Guio Rodriguez – Analista de Activos Fijos

This form has been designed to support the audit of non-complex entities (NCE) and
is not to be used for entities that do not meet the NCE criteria for use.

When and how to use this form

A.) Requirement for use: This form is optional, but supports meeting GAM requirements.

B.) How to use this form: Complete all relevant check-boxes and text fields.

Purpose
We obtain an understanding of the significant classes of transactions (SCOTs) and significant
disclosure processes to identify and understand the risks of material misstatement at the
assertion level (and, when applicable, to identify and understand what can go wrongs
(WCGWs)).

Completion of this form addresses the EY Canvas tasks:

► Understand SCOTs, identify WCGWs and relevant controls and relate them to relevant
SCOTs and significant disclosure processes
► Create a task to document understanding of a SCOT or significant disclosure process

When we test controls for routine SCOTs, we use Form 813GL NCE Understand routine
SCOTs, perform walkthroughs and test controls form.

Form 806GL (29 March 2018) 1

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Our understanding of the critical path (SCOTS 2)

Document below our understanding of the critical path of the SCOT/ significant disclosure
process, including the major inputs and outputs. The critical path includes:
 Initiation: the point where the transaction first enters the entity’s process and is
prepared and submitted for recording
 Recording: the point where the transaction is first recorded in the books and records of
the entity
 Processing: any changes, manipulation or transfers of the data in the books and
records of the entity
 Reporting: the point where the transaction is reported (i.e., posted) in the general
ledger
Document our understanding of how incorrectly processed information is detected and
corrected on a timely basis.
To help determine that we properly consider the effects of computer processing in making our
risk assessments and developing our audit strategy, describe automated aspects of the critical
path of the SCOT/significant disclosure process, including manual aspects that depend upon
computer functionality. Document the attributes of the related IT applications in the Audit
planning template or equivalent documentation.
For the following SCOTs, refer to the appropriate form:
 Estimation SCOTs (Form 201GL Accounting estimates form)
 Related party relationships and transactions, when we identify a related party SCOT
(Form 212GL Related parties form)
For significant risks, we identify controls relevant to the audit (refer to UTB 4) and document
these in Form 800GL NCE Audit planning template (APT).
Performed by
Automated
Describe the critical path (job title aspects
only)
Autorización de compras de activos fijos Gerente y NO
subgerente
administrativo y
financiero
Inclusión – Registro del nuevo activo en la contabilidad Auxiliar SI, SAP
Contable
Personalización de los activos nuevos Personal del NO
Grupo
Cálculo de la depreciación mensual de manera automática por el Auxiliar SI, SAP
sistema SAP Contable
Registro de mantenimiento y adiciones a los activos fijos Auxiliar SI, SAP
Contable
Baja de activos fijos Auxiliar SI, SAP
Contable
Conciliación del módulo de activos fijos con contabilidad Auxiliar SI, SAP
Contable

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Provide any other details that are necessary to understand the initiation, recording, processing
and reporting of the transactions, including major input and output sources, if not included in the
descriptions above. Refer to ESTIMATES for the required documentation of our understanding of
estimation SCOTs, including relevant controls.

ENTENDIMIENTO DEL PROCESO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

El entendimiento de activos fijos incluye los procesos de adquisición, mantenimiento y retiro

de activos fijos (incluyendo el proceso de depreciación de activos fijos). El Grupo tiene un
manual en el cual se incluye el tratamiento de los activos que a continuación se adjunta:

Adquisición

Para el proceso de compra de activos fijos, se debe tener en cuenta las siguientes condiciones:
- La única dependencia autorizada para la compra de activos fijos a nombre del Grupo es la gerencia
financiera y administrativa con autorización de subgerente, y gerente cuando sea necesario [Control
1]
- Para ejecutar cualquier requisición de activos fijos las dependencias solicitantes deben asegurarse de tener
la respectiva disponibilidad por parte de Tesorería para la compra.
- La compra de los activos fijos debe estar dentro del presupuesto establecido; si dichos bienes o servicios
no están incluidos en los presupuestos, deberán contar con previa autorización adicional por la Gerencia
Administrativa y Financiera y/o Gerencia General, o de la Junta directiva cuando corresponde.
[Control 1 ]
- Toda requisición de activos fijos debe traer el máximo de información posible y detallada sobre el bien
para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente.

*Cuando se presente una compra de activo fijos producto de una remodelación u obra nueva, debe ser ejecutada por
la dirección administrativa y de compras.

Para la adquision de un nuevo activo fijo se debe contar con las autorizaciones anteriormente nombradas además de
cumplir con los presupuestos realizados para dicho fin de acuerdo a a las líneas de servicio. Adjunto listado de
montos y presupuestos para Activos Fijos año 2018.

El procedimiento de requisición de activos fijos inicia cuando existe la necesidad de un bien. El área o línea de
negocio realiza la solicitud de compra a la gerencia administrativa y financiera en la que relaciona la descripción
del producto y/o servicio (detalladamente) a adquirir y las cantidades del mismo.
La gerencia administrativa rechaza o autoriza la compra del producto o servicio, realiza las cotizaciones y elige el
mejor proveedor.

La factura que se emite por la compra del activo fijo es subida a Abox, acción que debió ser autorizada previamente
por el subgerente administrativo y financiero, creando la tarea a contabliidad para que proceda a la causación de la
misma en el aplicativo SAP – Módulo de activos fijos,que es realizada por el analista de activos fijos.

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Posteriormente el area de compras cre la orden de compra donde el procedimiento de activación y registro del
activo fijo tiene tres pasos los cuales son:

- Se debe realizar cotización del activo a adquirir de acuerdo a la necesidad del mismo.
- Se crea la tarea para la compra.
- Area de compra realiza orden de compra
- El analista de activos fijos realiza el registro en sistema de SAP, modulo de Activos fijos, generando un
código interno desde el sistema.

Adjunto Flujograma del procedimiento de compra o adquisión de un activo Fijo. Establecido por el grupo
empresarial NAVES.

[Control 2]
*La fecha de activación del bien puede no ser la misma de compra , y esto debido a:
- La Factura puede llegar un día o más después de la recepción del activo o viceversa

Como se mencionó anteriomente, a cada activo fijo nuevo se le asigna un número de placa o de identificación, este
código se pega en el bien [Control 3], a esto se le conoce como “plaqueteo“. Cuando debido a la delicadeza
del bien no permite plaquearlo, este código se le asigna a un folder y aquí se especifica la razón. Esta acción la
realiza una persona delegada para la custodia del bien.

Dentro del manejo de activos fijos, existe una modalidad llamada “personalización de activos fijos“ la cual trata
que el nuevo activo fijo se deja en custodia de una persona, para que vele por el buen estado del bien y reporte
algún acontecimiento del mismo. La persona encargada del activo fijo debe firmar un acta “ [Control 4].
Cualquier acontecimiento debe ser informado a la gerencia administrativa y financiera.

Para el aseguramiento de los nuevos activos fijos, la dirección adiministrativa y financiera envía comunicado a la
asegurardora para informar sobre las novedades y para solicitar que incluyan los nuevos bienes dentro de las
pólizas que el Grupo tiene contratadas.
Los activos fijos se aseguran anualmente con una póliza denominada “multiriesgo corporativo (activos fijos)” en
cada una de las compañías que tiene como cobertura: maquinaria y equipo, mercancías flotantes, contenidos,
equipo electrónico la cual cubre todos los activos de las compañías. No se asegura activo por activo, si no que se
informa a la aseguradora el valor correspondiente a cada ítem como es muebles y enseres, equipo electrónico,
oficinas, vehículos y de acuerdo a cada ciudad con la información que se encuentra en contabilidad.

Compañias Poliza
Inv. Poseidon SAS
Navapac
Naves S.A.S.
Ulog S.A.S.
CLC S.A.S

Las polizas de la aseguradora de activos fijos se adquirieron en el mes de Febrero año 2018.

Cálculo de depreciación

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El módulo de activos fijos del sistema contable SAP calcula la depreciación por mes automaticamente, ya que en
el momento de la inclusión del activo a contabilidad, se incluyen las cuentas que afectará y en este caso se le
incluye la cuenta de depreciación y la vida útil asignada de acuerdo a las politicas contables de los activos fijos.
Las condiciones para asignarle la vida útil y depreciación a un activo son las siguientes:

- Cuando la compra del activo fijo sea < a 50 UVT, se deprecia en el mismo periodo de la compra.
- Cuando la compra del activo fijo sea > a 50 UVT, la depreciación es calculada a la fecha

(Ver de la hoja 42 a la 46 de la politica de vida utíl activos fijos)

Para el registro de la depreciación de los activos al cierre del mes, el analista de activos fijos corre el cálculo de la
depreciación y el mismo programa afecta las cuentas que registradas en el modulo del mismo, lo cual se ve
reflejado de la siguiente manera: [Control 6].
La afectación contable de la depreciación para Ulog S.A.S. es:

Cuenta Detalle Débitos Créditos

C15 Depreciación PPyE XXXX
C51 Gasto por depreciación XXXX

Retiro o baja de activos fijos.

Adjunto flujograma de procedimiento para retiro o bajas de Propiedad planta y equipo, elaborado por la compañía.

Se presenta diferentes modalidades para dar de baja o retiro a los activos fijos:
- Hurto
- Venta
- Obsolescencia
- Daño
- Fin de la vida útil
- Donación

Cuando al activo fijo le ocurre alguna de las modalidades de baja nombradas anteriormente, el encargado del bien
está en la obligación de informar a administración y administración comunica a contabilidad para que proceda a
dar de baja al activo fijo [Control 5].

Cuando el activo fijo se da de baja por obsolescencia, fin de la vida útil o daño, se devuelve a su proveedor para
que proceda a darle el tratamiento adecuado.

Revisión de los activos fijos se realizo la validación de los activos fijos y que estaban en costo

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cero, y se depuro.

Donación: Cuando hay activos fijos que se dan de baja la Compañía registra los mismos
contra un gasto no operacional por donaciones.

Avaluos: realizados en Junio y Septiembre del 2018, el avaluo del inmueble ubicado en
Cartagena se realizo en el presente mes de Septiembre y aún no se encuentra el avaluo
realizado, la administración suministra la cotización del mismo. La cual se adjunta a
continuación:

CONTROLES IDENTIFICADOS
No. Control WCGW Aseveración Tipo de Periocida Prueba de
Control Cubierta Control d Diseño
Aprobación de Compras innecesarias de R&O- Derechos Other Efectivo
[Contr Compras - Gerencia activos fijos, lo cual puede y Obligaciones Manual-
ol 1] administrativa y afectar la liquidez de las Prevent
C-Integridad
financiera Compañías
P&D-
Other Efectivo
Presentacion y
[Control Revelacion
2] Inclusión Y
IT-
Activación detallada Registro inadecuado del V-Valuacion
Dependent
en contabilidad del activo fijo
R&O- Derechos Manual
nuevo activo fijo
y Obligaciones

C-Integridad

C-Integridad Other Efectivo

[Control
E-Existencia
3] Placa de identificación Identificación- control de IT-
para cada activo fijo existencia V-Valuacion Dependent
Manual
R&O- Derechos
y Obligaciones
Obsolescencia, daño y fin de E-Existencia
Other Efectivo
[Contr Personalización del la vida útil del activo fijo y Manual-
ol 4] activo fijo la administración no esté Prevent
enterada de ello
R&O- Derechos
Other Efectivo
y Obligaciones
[Control
5] P&D-
Novedad del activo Presentacion y
En contabilidad se cuente Revelacion
fijo (mal estado, Manual-
con activos fijos que no
obsoleto, no funciona, Prevent
existen o no funcionen V-Valuacion
hurto, venta)

C-Integridad

E-Existencia
C-Integridad Month Efectivo
[Control La depreciacion se se
6] Se realiza el calculo de calcule mas de una vez V-Valuacion
la depresiacion Aplicativo
mensualmente La depresiacion no se R&O- Derechos
calcula correctamente y Obligaciones

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Document what can go wrongs (SCOTS 4)

We use our understanding of the critical path and the policies and procedures to identify
WCGWs.
We document the identified WCGWs in EY Canvas.

Conclusion: Scope & Strategy

We sign-off this form in EY Canvas to evidence the preparation, review and approval
of this form at the Scope & Strategy phase of the audit as well as completion of the
following EY Canvas task at this phase of the audit:

► Understand SCOTs, identify WCGWs and relevant controls and relate them to
relevant SCOTs and significant disclosure processes

The following EY Canvas task does not require related evidence to be marked complete,
however, we may use this form to help complete this task:
► Create a task to document understanding of a SCOT or significant disclosure
process (e.g., WT – SCOT name)

Walkthrough and other confirmation procedures (SCOTS 3)

Describe the walkthrough and other procedures performed to confirm our understanding of the
SCOT, addressing the points at which the transactions are initiated, recorded, processed, and
ultimately reported in the general ledger (or serve as the basis for disclosures), including both
the manual and automated steps of the process. For significant disclosure processes, describe
the procedures performed to confirm our understanding of the process and sources of
information management uses to generate significant disclosures. Use original source
documentation and information technology that the client personnel typically would use in the
flow of transactions.
For controls over significant risks: Describe the walkthrough procedures to confirm our
understanding of the design of the controls and that they have been implemented. As we walk
through the prescribed procedures and controls, we ask personnel to describe their
understanding of the control activities and demonstrate how they are performed.
We may perform our walkthrough in conjunction with the tests of transactions included in our
substantive procedures.

A) Walkthrough and other confirmation procedures

Transaction selected for Propiedad Planta y Equipo

walkthrough:
Wilson Castro – Jefe de Date: 19/09/2018
Individual(s) we talked with to Contabilidad.
confirm our understanding: Guiomar Rodriguez –
Analista de Activos Fijos.
Description of the walkthrough procedures performed including our inquiries:
Prueba de recorrido

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Se realizó el recorrido a una compra de un activo fijo de todas las Compañías del Grupo Naves que se hayan
realizado entre el 1 de enero a 31 de agosto de 2018.
El cliente proporcionó las novedades de activos fijos (adiciones y bajas) por Compañía y se decidió realizar una
selección aleatoria por la herramienta Random para hacer el respectivo recorrido para el cumplimiento de los
controles.

INVERSIONES POSEIDON S.A.S.

I- -Selección del Activo --I

Se validó que en el periodo a revisar existieron 9 adiciones en la compañía Naves S.A.S y 2

bajas en la compañía Inversiones Poseidón S.A.S, por lo cual se adjunta el resultado de la
selección.

Resultado Random:

[C
o
nt
ro
l
1]

Aprobación de Compras - Gerencia administrativa y financiera Verificado a Satisfaccion

Mediante observación se pudo corroborar que la compra del Activo fue autorizada debidamente por la

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gerencia administrativa y financiera, se adjunta soporte de verificación del control.

Aprobaciones Compra

Grupo de compras de acuerdo a Linea de

Servicio y aprobaciones

Se Adjunta la Factura de Compra del Activo donde se observa por medio del sello la
aceptación de Naves:

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Compra Activo

Aceptación de Factura por Naves

S.A.S

Se adquiriero 1 equipo de computo portatil, en nuestra muestra salió el Activo con placa No. 2773
identificada mediente registro, el cual tuvo un valor $2.936.000 + 557.840 = 3.943.840
[Control 2] Inclusión Y Activación detallada en contabilidad del nuevo activo fijo Verificado a
Satisfaccion
Se puede verificar que el activo fijo fue incluido en los registros contables de SAP, esto se hace por
medio de la placa.
Activo creado en SAP:

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Inclusión
del Activo
en
El sistema

[Control 3] Placa de identificación para cada activo fijo Verificado a Satisfaccion

La placa de identificación del activo fijo los cual se puede verificar a continuación.

Identificación
Activo Fijo.

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Se valida que el Activo fijo fue

registrado al valor reportado en la
Factura de Compra (Costo + IVA)

[Control 4] Personalización del activo fijo Verificado a Satisfaccion

Las novedades son enviadas a Guiomar Rodríguez – Analista de activos fijos, quien es la persona
encargada de velar por el buen estado de los mismos, en el caso del presente activo evidenciamos que se
encuentra en excelente estado, se adjunta el registro fotográfico del activo actualmente.

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[Control 5] Novedad del activo fijo (mal estado, obsoleto, no funciona, hurto, venta) Verificado a
Satisfaccion
La Compañía Inversiones Poseidón S.A.S. Entre el 1 de enero y 31 de agosto de 2018 presentó dos (2)
bajas de activos fijos.
I- -Selección del Activo --I

Muestra Realizada Random:

Documento Soporte de Baja de Activo Fijo --I

Registro Inicial del Activo.

Registro inical y
Asignación de activo

Creación del Activo

En el sistema SAP

Información de conta-
bilización automática.

Se realiza translado de cuentas del activo, a activos mantenidos para la venta.

Al tener autorización de la alta gerencia para dar la baja de un activo, se procede a realizar un

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translado del activo, en la cual se registra en la cuenta de Activos mantenidos para la venta,
para proceder a la baja.

Cuentas afectadas
En el registro.

Verificación de la baja en el Activo en sistema contable SAP.

[Control 6] Se realiza el calculo de la depreciación mensualmente Verificado a Satisfaccion

De acuerdo a la inclusión del sistema contable SAP la depreciación de los activos fijos es calculada
automáticamente por el sistema, esto depende de la parametrización dada por el analista de activos fijos
quien asigna las vidas útiles siguiendo las políticas del Grupo Naves las cuales fueron expuestas
anteriormente, en el caso de nuestro activo seleccionado para la prueba de recorrido la vida útil es de 2
años.

Se validó la asignación de la vida útil en SAP:

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OK

La duración es expresada en años (2 años)

El

Parametros de la Depreciación y contabilización

Automatica del sistema SAP

Sistema Sap calcula la depreciación mensual.

Recalculo depreciación:
Valor Activo: 3.493.840

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Vida Util: 24 meses
Valor depreciación mensual: 145.577
Depreciación S/n EY: 145.577
Depreciación S/n SAP: 145.577 1
Diferencia: $0.

De acuerdo a nuestra validación del calculo de la depreciación el calculo del sistema es adecuado.

B) Segregation of incompatible duties, authorization and Additional

Yes No
management override of controls observations
a. Was anything noted in our walkthrough procedures that ✘
would indicate there are incompatible duties?
If we answered “Yes” to the above: ✘
Do the incompatible duties represent a deficiency in the
design of controls that is not sufficiently mitigated by
other management actions or controls that have been
identified?
If we answered “Yes” to the above, provide further N/A
documentation and the related effect on our audit
strategy.
b. Was anything noted in our walkthrough procedures that ✘
would indicate there are issues related to authorization?
If we answered “Yes” to the above: ✘
Do the authorization issues represent a deficiency in the
design of controls that is not sufficiently mitigated by
other management actions or controls that have been
identified?
If we answered “Yes” to the above, provide further N/A
documentation and the related effect on our audit
strategy.
c. Was anything noted in our walkthrough of controls that ✘
indicate the potential for management override of controls
or that such override may have occurred?
If we answered “Yes” to the above: ✘
Does the potential for management override of controls
represent a deficiency in the design of controls that is not

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NCE Understand SCOTs/significant disclosure processes and
perform walkthroughs
B) Segregation of incompatible duties, authorization and Additional
Yes No
management override of controls observations
sufficiently mitigated by other management actions or
controls that have been identified?
If we answered “Yes” to the above, provide further N/A
documentation and the related effect on our audit strategy.

Additional
C) Conclusion Yes No N/A
observations
Did our walkthrough procedures confirm ✘
our understanding of the SCOT and/or
significant disclosure process?
For SCOTs and significant disclosure ✘
processes affected by significant risks, did
our walkthrough procedures confirm that
the controls relevant to the audit have been
properly designed and implemented?

Conclusion: Execution

We sign-off this form, including the above conclusion statements, in EY Canvas to

evidence the preparation, review and approval of this form at the Execution phase of
the audit as well as completion of the following EY Canvas task at this phase of the
audit:

► Task created by the audit team to document understanding of a SCOT or

significant disclosure process (e.g., WT – SCOT name)

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