Training Project Management Profesional | Unswagati 2018 1

YONO MAULANA S.KOM, MM, MPM, CIPM

MASTER PROJECT MANAGEMENT

Tips and tools for creating and presenting wide format slides
 PENGANTAR
2

ORGANISASI/PERUSAHAAN
 INTERNAL EXTERNAL

- STRUKTUR BIAYA - GLOBALISASI

- PRODUKTIVITAS - DEREGULASI
- KAFASITAS - TEKNOLOGI
- PANGSA PASAR - PERGESERAN KARAKTER
- KUALITAS JASA/ KONSUMEN
PRODUK - SHAREHODLERS
- BRAND IMAGE - TUNTUTAN
- PROFITABILITAS STAKEHOLDERS
- LOKASI PRODUKSI - KONDISI EKONOMI
- GROWT LEVEL - SOSIAL, POLITIK,
- TINGKAT MATURNITAS BUDAYA, DLL
- CORPORATE CULTURE
4

GOALS STRATEGY TAKTIK

 KEBERHASILAN PROYEK
5

SUMBER DAYA MANUSIA

KUALITAS SUMBER DAYA MANUSIA

KEPEMIMPINAN PROYEK

TOP MANAJEMEN
6

UNTUK MENCAPAI VISI DAN MISI

BUTUH PORTFOLIO
PORTFOLIO ADALAH TERDIRI DARI BANYAK
PROYEK TERINTEGRASI
PORTFOLIO DAN PROJECT DIATUR DENGAN
PROJECT MANAGEMENT OFFICE

(PMO)
 Figure 1-3 illustrates a sample portfolio structure indicating relationships between the programs, projects, shared
resources, and stakeholders. The portfolio components are grouped together in order to facilitate the effective governance
and management of the work that helps to achieve organizational strategies and priorities. Organizational and portfolio
planning impact the components by means of prioritization based on risk, funding, and other considerations. The
portfolio view allows organizations to see how the strategic goals are reflected in the portfolio. This portfolio view
also enables the implementation and coordination of appropriate portfolio, program, and project governance. This
coordinated governance allows authorized allocation of human, financial, and physical resources based on expected
performance and benefits.

Organizational Strategy

Sample Portfolio

Program Program Portfolio

A B A

Program Program
B1 C

Project Project Project Project Project Project Project Project Project Operations
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Shared Resources and Stakeholders

Figure 1-3. Portfolio, Programs, Projects, and Operations

Looking at project, program, and portfolio management from an organizational perspective:

Program and project management focus on doing programs and projects the “right” way; and
uu

Portfolio management focuses on doing the “right” programs and projects.

uu

Table 1-2 gives a comparative overview of portfolios, programs, and projects.

Part 1 - Guide
12
 LINGKUNGAN PERUSAHAAN

LINGKUNGAN PERUSAHAAN LINGKUNGAN PERUSAHAAN

PEST SWOT

MANAJEMEN STRATEJIK

STRATEGY FORMULATING
STRATEGY IMPLEMENTING
STRATEGY EVALUATING
7
HUBUNGAN
CSF DGN VISI DAN TINDAKAN
VISION

STRATEGY

OBJECTIVE

CRITICAL SUCCESS FACTORS

KEY PERFORMACE INDICATORS

ACTION
8
 PEMETAAN POSISI PERUSAHAAN
9

IFE DAN EFE (internal & external faktor evaluation)

SMART ( spesifik, measureable, attainable, relevansi, time bond)
SPACE MATRIX
BCG MATRIX (BOSTON CONSULTING GROUP)
PORTER
BOWMAN
QSP MATRIX
ALAT DAN TEKNIK IMPLEMENTASI STRATEGI
POLICY / KEBIJAKAN

MOTIVATIO

CHANGE MANAGEMENT

LEADERSHIP
ALAT DAN TEKNIK

STAKEHOLDERS IMPACT ANALYSIS

CHANGE ORG STRUCTURE

10
PERFORMANCE MANAGEMENT
 CHANGE MANAGEMENT

ANCHO
RING
BUDAYA
MENGEMBANGKAN BARU
VISI MISI KONSOLIDASI
HAPUS HAMBATAN PERUBAHAN

BANGKITKAN
MEMBANGUN RASA MENCIPTAKAN MENGKOMUNIKASIK MENGKOMUNIKASIVI KEMENANGAN
URGENSI PANDUAN KOALISI AN VISI MISI SI PERUBAHAN JANGKA
PENDEK

11
MODEL EVALUASI KINERJA BALANCE SCORECARD

OBJECTIVE, MEASURE,
TARGET, INITIATIVE
12
 APA itu PROJECT ?
13

Sebuah proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk membuat suatu produk,
layanan, atau hasil yang unik. Sifat sementara proyek menunjukkan bahwa proyek memiliki
awal dan akhir.

Memiliki ciri yang terukur, baik secara waktu, biaya dan tenaga.

Proyek juga dapat memiliki dampak sosial, ekonomi, dan lingkungan yang jauh hidup lebih
lama dari proyek itu sendiri.

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 APA itu PROJECT ?
14

Contoh proyek , tetapi tidak terbatas pada:

-Mengembangkan produk, layanan, atau hasil baru;
-Mempengaruhi perubahan dalam struktur, proses, staffing, atau gaya suatu organisasi;
-Mengembangkan atau memperoleh suatu sistem informasi baru atau modifikasi (hardware
atau software);
-Melakukan upaya penelitian yang hasilnya akan tepat direkam;
-Membangun sebuah bangunan, pabrik industri, atau infrastruktur;
-atau Pelaksana, meningkatkan, atau meningkatkan proses bisnis dan prosedur yang ada

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 TUJUAN TRAINING PRJECT MANAGEMENT
15

AGAR MAMPU MENJADI SEORANG MANAJER

YANG ;
-Mengerti dan memahami proses project
-Mampu memimpin, menginisasi, melaksanakan,
mengawasi, mengevaluasi dan memberikan
manfaat kepada pemilik proyek dan
stakeholders
-Sebagai bukti profesionalitas Project Manager

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 HUBUNGAN ANTARA PORTFOLIO MANAGEMENT, PROGRAM
MANAGEMENT DAN PROJECT MANAGEMENT
16

Sebuah portofolio mengacu pada proyek-proyek, program, subportfolios, dan operasi

berhasil sebagai kelompok untuk mencapai tujuan strategis.
Proyek-proyek atau program dari portofolio mungkin belum tentu saling tergantung atau
langsung terkait. Misalnya, infrastruktur yang memiliki tujuan strategis "memaksimalkan
laba atas investasi" dapat mengumpulkan portofolio yang meliputi campuran proyek
minyak dan gas, listrik, air, jalan, kereta api, dan bandara. Dari campuran ini, perusahaan
dapat memilih untuk mengelola proyek-proyek terkait sebagai satu program.
Semua proyek listrik dapat dikelompokkan bersama sebagai program listrik. Demikian
pula, semua proyek air dapat dikelompokkan bersama sebagai program air.
Dengan demikian, program listrik dan program air menjadi komponen integral dari
portofolio perusahaan dari infrastruktur perusahaan.
Training Project Management Profesional | Unswagati 2016
17

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 BUSINESS VALUE
18

! nilai bisnis adalah sebuah konsep yang unik untuk setiap organisasi. nilai bisnis didefinisikan sebagai seluruh
nilai bisnis; total jumlah semua elemen tangible dan intangible.

! Contoh elemen berwujud termasuk aset moneter, Fixtures, ekuitas pemegang saham, dan utilitas.

! Contoh elemen tak berwujud meliputi niat baik, pengenalan merek, public benefit, dan merek dagang.
Tergantung pada organisasi, nilai bisnis lingkup bisa pendek, menengah, atau jangka panjang.

! Nilai dapat diciptakan melalui manajemen yang efektif dari operasi yang sedang berlangsung. Namun,
melalui penggunaan yang efektif dari portofolio, program dan manajemen proyek, organisasi akan memiliki
kemampuan untuk bekerja dan terpercaya.

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 PERAN PM
19

Peran Manajer Proyek

Manajer proyek adalah orang yang ditugaskan oleh organisasi
melakukan untuk memimpin tim yang bertanggung jawab untuk
mencapai tujuan proyek. Peran manajer proyek berbeda dari fungsional
manajer atau manajer operasi. Biasanya manajer fungsional difokuskan
pada penyediaan pengawasan manajemen untuk fungsional atau unit
bisnis, dan manajer operasi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
operasi bisnis yang efisien.

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 TANGGUNGJAWAB & KOMPETENSI PM
20

1. KNOWLADGE
2. PERFORMANCE
3. PERSONAL
INTERPERSONAL PM :
• Kepemimpinan,
• Team building,
• Motivasi,
• Komunikasi,
• influencing,
• Pengambilan keputusan,
• Politik dan kesadaran budaya,
• Negosiasi,
• pembangun Kepercayaan,
• Manajemen Conflik dan
• pembinaan Training Project Management Profesional | Unswagati 2016
 PENGARUH ORGANISASI DAN PROYEK
SIKLUS HIDUP
21

proyek dan manajemen proyek berlangsung dalam suatu lingkungan yang lebih luas
dari itu dari proyek itu sendiri. Memahami konteks yang lebih luas ini membantu
memastikan pekerjaan yang dilakukan sejalan dengan tujuan organisasi dan dikelola
sesuai dengan praktek-praktek organisasi.

Bagian ini menjelaskan bagaimana organisasi pengaruh-pengaruh mempengaruhi

metode yang digunakan untuk staffing, mengelola, dan melaksanakan proyek.

Ini membahas pengaruh stakeholder pada proyek dan pemerintahan, struktur tim
proyek dan keanggotaan, dan pendekatan yang berbeda untuk pentahapan dan
hubungan kegiatan dalam siklus hidup proyek.

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 Pengaruh Organisasi Manajemen Proyek
22

Dalam Organisasi, budaya, gaya, dan struktur mempengaruhi bagaimana

proyek-proyek dilakukan. Tingkat kematangan organisasi manajemen
proyek dan sistem manajemen proyek juga bisa memengaruhi proyek.

Ketika sebuah proyek melibatkan entitas eksternal seperti yang yang

merupakan bagian dari usaha patungan atau perjanjian kemitraan, proyek
akan dipengaruhi oleh lebih dari satu organisasi. Bagian berikut menjelaskan
karakteristik organisasi, faktor, dan aset dalam suatu perusahaan yang
mungkin memengaruhi proyek

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 PENGARUH ORG TERHADAP MP
23

MANAJEMEN PROYEK

BUDAYA DAN PROSES FAK

KOMUNIKASI STRUKTUR
GAYA ORG LINGKUNGAN

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 BUDAYA DAN GAYA ORGANISASI
24

Organisasi adalah pengaturan yang sistematis dari entitas (orang dan / atau departemen) yang
bertujuan untuk mencapai suatu tujuan, yang mungkin melibatkan proyek-proyek usaha.
budaya organisasi dibentuk oleh pengalaman umum anggota organisasi dan sebagian besar
organisasi telah mengembangkan budaya yang unik dari waktu ke waktu dengan latihan dan
penggunaan umum. pengalaman umum termasuk, namun tidak terbatas pada:
visi bersama, misi, nilai-nilai, keyakinan, dan harapan;
Peraturan, kebijakan, metode, dan prosedur;
Motivasi dan sistem penghargaan;
Toleransi Risiko ;
View hubungan kepemimpinan, hirarki, dan otoritas;
Kode etik, etos kerja, dan jam kerja; dan
lingkungan operasi.

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 STRUKTUR ORGANISASI
25

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 PROSES DAN PROSEDUR
26

INITIATING
PLANNING
EXECUTING
MONITORING
CONTROLING
CLOSING
Training Project Management Profesional | Unswagati 2016
 FAKTOR LINGKUNGAN PERUSAHAAN
budaya organisasi, struktur, dan tata kelola;
distribusi geografis dari fasilitas dan sumber daya;
27
standar Pemerintah atau industri (misalnya, peraturan badan pengawas, kode etik, standar produk, standar kualitas, dan
standar pengerjaan);
Infrastruktur (misalnya, fasilitas yang ada dan peralatan modal);
ada sumber daya manusia (misalnya, keterampilan, disiplin, dan pengetahuan, seperti desain, pengembangan, hukum, kontrak,
dan pembelian); administrasi
Personil (misalnya, staffing dan retensi pedoman, ulasan kinerja karyawan dan catatan pelatihan, reward dan kebijakan lembur,
dan pelacakan waktu);
sistem otorisasi kerja Perusahaan;
kondisi Marketplace;
toleransi resiko Stakeholder;
iklim politik;
saluran komunikasi
database komersial (misalnya, biaya standar memperkirakan data, informasi kajian risiko industri, dan database risiko); dan
sistem Project informasi manajemen (misalnya, alat otomatis, seperti perangkat lunak penjadwalan, sistem manajemen gurasi con
fi, sistem pengumpulan dan penyebaran informasi, atau antarmuka web untuk sistem otomatis online lainnya).

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 STAKEHOLDER PROYEK
28

Pemangku kepentingan mencakup semua anggota tim proyek serta semua

entitas tertarik yang bersifat internal atau eksternal organisasi.

Tim proyek mengidentifikasikan internal dan eksternal, positif dan negatif,

dan melakukan dan menasihati para pemangku kepentingan untuk
menentukan persyaratan proyek dan harapan semua pihak yang terlibat.
Manajer proyek harus mengelola pengaruh-pengaruh dari berbagai
pemangku kepentingan dalam hubungannya dengan persyaratan proyek
untuk memastikan hasil yang sukses.

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 SPONSOR

29
OTHER CUST/USER

FUNC MGR SELLER

BUSSINES
ORG GROUP
PARTNER

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 TIM PROYEK
30

Tim proyek mencakup PROJECT MANAGEMENT STAF

manajer proyek dan PROJECT STAF
kelompok individu yang SUPPORTING EXPORT
USER OR CUTOMER
bertindak bersama- REPRESENTATIVE
sama dalam melakukan SELLER
pekerjaan proyek untuk BUSSINES PARTNER MEMBER
mencapai tujuannya. BUSSINES PARTNER

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 PROJECT LIFE CYCLE
31

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016

 Table 1-3. Description of PMBOK® Guide Key Components

PMBOK ® Guide Key Component Brief Description

Project life cycle (Section 1.2.4.1) The series of phases that a project passes through from its start to its completion.

Project phase (Section 1.2.4.2) A collection of logically related project activities that culminates in the completion of
one or more deliverables.

Phase gate (Section 1.2.4.3) A review at the end of a phase in which a decision is made to continue to the next
phase, to continue with modification, or to end a program or project.

Project management processes A systematic series of activities directed toward causing an end result where one or
(Section 1.2.4.4) more inputs will be acted upon to create one or more outputs.

Project Management Process Group A logical grouping of project management inputs, tools and techniques, and outputs.
(Section 1.2.4.5) The Project Management Process Groups include Initiating, Planning, Executing,
Monitoring and Controlling, and Closing. Project Management Process Groups are not
project phases.

Project Management Knowledge Area An identified area of project management defined by its knowledge requirements and
(Section 1.2.4.6) described in terms of its component processes, practices, inputs, outputs, tools, and
techniques.

Project Life Cycle

Starting Organizing Carrying Out Ending the

the Project and Preparing the Work Project

Process Groups
Monitoring
Initiating Planning Executing and Closing
Processes Processes Processes Controlling Processes
Processes

10 Knowledge Areas

KEY: Phase Project Potential Timeline

Gate Phase Use

Figure 1-5. Interrelationship of PMBOK® Guide Key Components in Projects

Part 1 - Guide
18
 Thank you
32

Training Project Management Profesional | Unswagati 2016