‫اصول مدیریت و کنترل پروژه ها )قسمت اول (‬

‫قسمت اول‬

‫‪ - 1‬تعریف پروژه‬
‫یک پروژه را ميتوان به صورت زیر تعریف کرد ‪ :‬مجموعهاي از فعاليتها که براي دستيابي به منظور یا هدفي‬
‫خاص انجام ميگيرند‪ .‬پروژهها شامل فعاليتهایي هستند که باید در تاریخهایي معين‪ ،‬با هزینههایي معين و کيفيتي‬
‫تعيين شده‪ ،‬اجرا بشوند ‪ .‬پروژهها ممکن است کارهایي باشند که انجام آنها در فواصل زماني مشخصي لزم مي ‪-‬‬
‫ل ‪ :‬بستن حسابهاي کارخانه در انتهاي سال مالي‪ ،‬تعميرات اساسي یک پالیشگاه )‪ (Overhall‬هر دو‬
‫شود ‪ .‬مث ً‬
‫سال یک بار و ‪ ...‬همينطور ممکن است پروژهها شامل کارهایي باشند که فقط یک بار توسط سازمان انجام‬
‫خواهند گرفت‪ ،‬مثل پروژههاي ساختماني‪ ،‬عمراني‪ ،‬توسعه سازمان‪ ،‬پروژههاي تحقيقاتي و یا ‪...‬‬
‫با توجه به آنچه که گفته شد‪ ،‬اموري نظير ‪ :‬تشکيل یک سمينار‪ ،‬تاليف و یا انتشار یک کتاب‪ ،‬راهاندازي یک کارخانه‪ ،‬توليد یک‬
‫محصول جدید‪ ،‬اجراي یک برنامه فضایي‪ ،‬انجام یک عمل جراحي پيوند قلب‪ ،‬فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر‬
‫دیگر که توسط انسان انجام ميگيرند‪ ،‬هر یک به خودي خود عبارت از یک پروژه ميباشند‪.‬‬
‫‪ - 2‬سازمان یک پروژه‬
‫براي دستيابي به هدف یا منظور یک پروژه‪ ،‬لزم است سازماني براي اجراي فعاليتهاي لزم تشکيل گردد ‪ .‬این سازمان باید داراي‬
‫منابع و امکانات کافي و مناسب براي اجراي پروژه باشد ‪ .‬منابع و امکانات به صورت دادهها )ورودیها ( به سازمان وارد ميشوند‪.‬‬
‫سياستها‪ ،‬روشها و برنامههاي اجراي کارها نيز جزئي از دادههاي ورودي به سازمان ميباشند ‪ .‬امور مدیریت و کنترل‪ ،‬عبارت از کاربرد‬
‫صحيح و مناسب منابع و امکانات براي اجراي فعاليتها به منظور دستيابي به اهداف پروژه ميباشد ‪ .‬این منظور یا هدف نهایي عبارت از‬
‫ستادههاي )خروجيهاي ( سازمان بوده و شامل عواملي است که سازمان براي دستيابي به آنها تشکيل شده و فعاليتهاي لزم را با کاربرد‬
‫ورودیها به اجرا درآورده است ‪ .‬براي داشتن امکانات لزم جهت کنترل نحوه پيشرفت کارها‪ ،‬و مقایسه بازده عملي سازمان با آنچه که‬
‫برنامهریزي شده‪ ،‬و یا در چارچوب سياستها و خطمشيها تبيين شده است‪ ،‬لزم است اطلعات مناسبي از نحوه پيشرفت کارها به مدیریت‬
‫برسد ‪ .‬این اطلعات ميتواند نشان دهنده عواملي نظير تاریخهاي عملي اجراي مراحل مختلف کارها‪ ،‬نيروي انساني و هزینه صرف شده‪،‬‬
‫کيفيت کارهاي انجام شده و سایر آگاهيهایي که مي تواند مدیریت را در تصميمگيري براي اجراي مراحل بعدي پروژه یاري نماید باشد ‪.‬‬
‫براي اینکه چنين اطلعاتي‪ ،‬به طور مرتب و به شکلي مناسب به مدیریت برسد‪ ،‬تشکيل یک سيستم اطلعات بازتابي‪ ،‬به عنوان بخشي از‬
‫سازمان پروژه‪ ،‬امري ضروري و اجتناب ناپذیر ميباشد ‪ .‬سيستم اطلعات بازتابي‪ ،‬با برقراري یک کانال ارتباطي بين ستادهها )خروجيها(‬
‫و مدیریت‪ ،‬به طور مستمر‪ ،‬اطلعات لزم را از ستادهها برداشت نموده و به مسئولين اجراي پروژه بازتاب ميدهد ‪.‬‬

‫مدیریت پروژه ميتواند با تجزیه و تحليل اطلعات بازتابي‪ ،‬پيشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در‬
‫موارد لزم‪ ،‬نسبت به ایجاد تغييراتي جهت تصحيح و بهسازي سياستها‪ ،‬روشها و برنامهها اقدام نماید و یا در خصوصيات سایر منابع و‬
‫امکانات‪ ،‬تغييراتي به وجود آورد ‪ .‬بدیهيست ایجاد تغييرات در دادهها‪ ،‬یک کار مستمر و الزامي نبوده و در صورتي که قبل از اجراي‬
‫پروژهها‪ ،‬برنامهریزیها با دقت کافي انجام گرفته باشند‪ ،‬ممکن است انجام تغييرات در دادهها‪ ،‬در ميزاني اندک‪ ،‬قابل اغماض باشد ‪.‬‬

‫اصول مدیریت و کنترل پروژه ها )قسمت دوم (‬

 ‫‪ - 3‬دوره زماني یک پروژه از آغاز تا پایان‬
‫دوره زماني یک پروژه را از لحظهاي که موضوع اجراي آن‪ ،‬به صورت یک نظریه‪ ،‬در فکر پایهگذاري ميشود تا آن لحظه که‬
‫پروژه تکميل شده و هدف نهایي آن حاصل ميگردد‪ ،‬ميتوان به چند مرحله متمایز تقسيم نمود ‪ .‬تقسيمبندي دوره زماني یک پروژه به‬
‫مراحل مختلف‪ ،‬عمومًا بستگي به نوع و طبيعت پروژههایي که برنامهریزي ميشوند نداشته و این تقسيمبندي معموًل بر اساس نوع و‬
‫خصوصيات فعاليتهاي لزم در هر یک از مراحل اجراي پروژه انجام ميگيرد‪.‬‬
‫به طور عام در هر پروژه‪ ،‬چهار مرحله )فاز ( متفاوت و متمایز‪ ،‬قابل تعریف ميباشد ‪ .‬این چهار مرحله عبارتند از ‪:‬‬
‫مرحله ‪ - 1‬مرحله نظري‬
‫مرحله ‪ - 2‬مرحله طرح و برنامهریزي‬
‫مرحله ‪ - 3‬مرحله اجرا‬
‫مرحله ‪ - 4‬مرحله پایاني )اختتام (‬

‫طول مستطيلها نشان دهنده زمانهاي نسبي براي اجراي فازهاي پروژه ميباشد ‪ .‬طول مستطيلها در مواردي ميتواند نشانگر سایر‬
‫عوامل‪ ،‬نظير بودجه یا نيروي انساني براي اجراي مراحل مختلف باشد ‪ .‬بدیهي است که زمانهاي لزم در فازهاي مختلف یک پروژه‪،‬‬
‫بستگي به طبيعت و خصوصيات پروژه دارد ‪ .‬هر یک از مراحل پروژه‪ ،‬اندکي زودتر از تکميل فاز پيشين خود آغاز شدهاند ‪ .‬در ادامه‪،‬‬
‫هر یک از چهار مرحله )فاز ( پروژه‪ ،‬توضيح داده ميشوند‪.‬‬

‫مرحله نظري‬
‫نقطه آغازین یک پروژه‪ ،‬با هر طبيعت و خصوصيتي که باشد‪ ،‬عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص‬
‫یا یک گروه از اشخاص‪ ،‬یا یک موسسه و سازمان ایجاد ميشود ‪ .‬در موارد زیادي این فکر توسط صاحب پروژه‪ ،‬یعني کسي که تصميم‬
‫دارد براي اجراي پروژه سرمایهگذاري نماید ابداع ميشود ‪ .‬در مواردي نيز ممکن است سازمانها و موسساتي که خود سرمایه و امکانات‬
‫کافي براي اجرا ندارند‪ ،‬و یا سرمایهگذاري در زمينه مورد نظر را شخصًا به صلح نميدانند‪ ،‬نظریه را به اشخاص واجد شرایط و‬
‫امکانات پيشنهاد نمایند ‪) .‬مشاورین اقتصادي و موسسات صنعتي بينالمللي‪ ،‬در موارد بسياري چنين پيشنهاداتي را به سرمایهگذاران‬
‫داخلي در کشورها ارائه نمودهاند (‪ .‬این نظریات به هر صورت که به وجود آمده باشند‪ ،‬باید قبل از برنامهریزي براي اجرا‪ ،‬از نظر‬
‫امکانپذیر بودن و اقتصادي بودن مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرند ‪ .‬در صورتي که نتيجه چنين مطالعاتي نشانگر این امر باشد که‬
‫اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگي شرایط محلي‪ ،‬نظير اوضاع اقتصادي‪ ،‬فرهنگي‪ ،‬سياسي و ‪ ...‬امکانپذیر بوده و از نظر اقتصادي‬
‫نيز مقرون به صرفه ميباشد‪ ،‬آنگاه انواع گزینههاي ممکن براي اجراي پروژه‪ ،‬طراحي و تبيين شده و هر یک از این گزینهها مورد‬
‫ارزیابي قرار ميگيرند ‪) .‬بدیهيست فعاليتهاي اوليه طراحي در این فاز‪ ،‬براي نشان دادن چارچوب کلي گزینهها بوده و شامل جزئيات نمي ‪-‬‬
‫باشد (‪ .‬با انتخاب گزینه بهينه‪ ،‬که معموًل در آن عواملي کلي نظير ظرفيت و محل مشخص شدهاند‪ ،‬طراحي پروژه یا جزئياتي نسبتًا‬
‫بيشتر )ولي نه به آن ميزان جزئيات که براي اجرا کافي باشد ( آغاز شده و در پيرو آن‪ ،‬عوامل هزینه‪ ،‬زمان و حجم منابع لزم‪ ،‬نظير‬
‫نيروي انساني )در سطوح مختلف مهارتها و تخصصها ( و تجهيزات‪ ،‬برآورد ميشوند ‪ .‬چنين برآوردهایي معمولً با تفکيک فازهاي‬
‫باقيمانده پروژه )فازهاي برنامهریزي‪ ،‬اجرا و پایاني ( به عمل ميآیند‪.‬‬
‫براي تشریح بهتر‪ ،‬یک پروژه ساختماني را مورد نظر قرار ميدهيم ‪ .‬چنين پروژهاي‪ ،‬ممکن است مربوط به یک سازمان دولتي‪ ،‬یک‬
‫موسسه خصوصي و یا یک شخص حقيقي باشد ‪ .‬در هر یک از این شرایط‪ ،‬رد فاز نظري باید روشهاي تقریبًا یکساني براي اجراي این‬
‫پروژه دنبال شوند ‪.‬‬
‫صاحب کار‪ ،‬نظرات و خواستههاي خود را براي مشاور طرح توضيح ميدهد ‪ .‬وظيفه مشاور‪ ،‬آن است که نظرات و خواستههاي‬
‫صاحب کار را به طور دقيق‪ ،‬دریافت و امکانات ایجاد طرحي براي برآورد خواستههاي صاحب کار را مورد بررسي دقيق قرار دهد ‪ .‬در‬
‫صورتي که شرایط لزم براي اجراي طرح وجود داشته و اجراي طرح از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه باشد‪ ،‬همانگونه که گفته‬
‫شد‪ ،‬مشاور گزینههاي مختلف براي اجراي پروژه را طراحي نموده و نکات مثبت و منفي هر یک از گزینهها را جهت صاحب کار‬
‫مشخص مينماید ‪ .‬طرحهایي که در این مقطع توسط مهندس مشاور تهيه ميشوند‪ ،‬همانگونه که بيان شد‪ ،‬داراي جزئيات کاملي به آن‬
‫ميزان که بتوان با استفاده از نقشههاي تهيه شده‪ ،‬ساختمان را بنا نمود‪ ،‬نميباشند ‪ .‬اطلعاتي که در این مرحله از نقشهها قابل برداشت‬
‫هستند‪ ،‬معموًل در حدودي از جزئيات هستند که بتوانند پروژه را بخوبي تعریف نموده و حجم کارها و سطح منابع لزم را نشان دهند ‪.‬‬
‫در مورد پروژه ساختماني مورد مثال‪ ،‬این اطلعات ميتوانند شامل مطالب زیر باشند ‪:‬‬

‫تعيين محل اجراي پروژه‬ ‫‪-‬‬

‫حجم کارها )سطح زیربنا‪ ،‬تعداد طبقات‪(... ،‬‬ ‫‪-‬‬

‫نوع اسکلت )فلزي‪ ،‬بتون مسلح‪(... ،‬‬ ‫‪-‬‬

‫انواع سرویسهاي تاسيساتي )روش تامين حرارت یا برودت‪ ،‬آب آشاميدني‪ ،‬فاضلب‪ ،‬برق‪(... ،‬‬ ‫‪-‬‬

‫برآورد منابع مالي‪ ،‬نيروي انساني‪ ،‬مواد و مصالح و تجهيزات لزم‬ ‫‪-‬‬

‫برنامه زمانبندي مقاطع مختلف اجراي کار‬ ‫‪-‬‬

‫صاحب کار با در دست داشتن اطلعات فوق و همچنين با سنجش امتيازات یا اشکالت مربوط به گزینههاي مختلفي که توسط‬
‫مهندس مشاور ارائه شده‪ ،‬گزینهاي را که جمعًا داراي امتيازات بيشتري باشد انتخاب مينماید ‪ .‬با این انتخاب‪ ،‬فعاليتهاي مربوط به فاز‬
‫اول پروژه پایان یافته و پروژه براي شروع فعاليتهاي فاز دوم آماده شده است ‪.‬‬
‫بدیهيست در فاز دوم که مربوط به طراحي دقيقتر و تعيين برنامهبندي زماني و برآورد حجم منابع لزم به صورتي دقيق ميباشد‪،‬‬
‫تغييراتي در آنچه که در فاز اول تهيه شده است داده خواهد شد‪ ،‬ولي چهارچوب اصلي طرح به همان حالت که در فاز اول تهيه شده و‬
‫مورد موافقت نهایي قرار گرفته است‪ ،‬باقي خواهد ماند ‪.‬‬
‫به طور خلصه‪ ،‬در فاز نظري به سئوالت زیر پاسخ داده ميشود‪:‬‬
‫الف ( آیا نظریه ارزش اجرایي دارد؟‬
‫ب ( در صورتي که جواب الف مثبت است‪ ،‬چه گزینههایي براي اجرا‪ ،‬مناسب و منطقي به نظر ميرسند‪.‬‬
‫ج ( گزینه بهينه از بين گزینههاي مناسب و منطقي‪ ،‬کدام است؟‬
‫مهندس مشاوري که براي اجراي وظایف فاز اول انتخاب ميشود‪ ،‬ممکن است خود وابسته و در استخدام دائمي سازمان صاحب کار‬
‫باشد ‪ .‬چنين حالتي در موسسات بزرگ که در داخل سازمان خود قسمتي با نام دفتر فني یا دفتر طرح و مهندسي‪ ،‬و یا با نامهاي مشابه‬
‫دیگر دارند‪ ،‬به چشم مي خورد در بسياري از موارد نيز ممکن است صاحب کار داراي چنين تشکيلتي نباشد‪ ،‬و یا اگر داراي چنين‬
‫تشکيلتي هست‪ ،‬حجم کار بيش از آن باشد که توسط افراد خود سازمان قابل انجام باشد ‪ .‬در چنين شرایطي‪ ،‬کار مشاوره به صورت‬
‫قرارداد به موسسات مهندسي مشاور واگذار مي شود ‪.‬‬

‫باید توجه داشت که در بسياري از کشورها‪ ،‬قوانين و مقررات بخصوصي از سوي دولت براي اجراي صحيح و‬
‫دقيق مراتب مرحله یکم پروژهها تدوین شده است ‪ .‬در اغلب موارد‪ ،‬پروژههاي دولتي وقتي قابل بررسي براي‬
‫تامين اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح‪ ،‬اجرا شده و گزارش دقيقي بر اساس مطالعات به عمل آمده‪ ،‬ارائه‬
‫شده باشد ‪ .‬قابل ذکر است که با وجود اهميت خاصي که فاز اول پروژهها براي اجراي دقيق و صحيح آنها در‬
‫فازهاي بعدي دارد‪ ،‬در بسياري از موارد‪ ،‬توجه کافي به این مرحله از پروژه نشده و دقت و بودجه کافي براي آن‬
‫در نظر گرفته نميشود‪ .‬به همين سبب‪ ،‬تعداد بسيار زیادي از پروژهها را ميتوان نام برد که به علت عدم اجراي‬
‫دقيق و صحيح فاز اول‪ ،‬در مراحل بعدي با اشکالت مالي و تجهيزاتي مواجه شدهاند‪.‬‬

‫مرحله طرح و برنامهریزي‬

‫در این مرحله‪ ،‬امور مربوط به پروژه از نظر سازمان و تشکيلت با مرحله یکم تشابه زیادي دارد‪ ،‬ولي همانگونه که گفته شد‪،‬‬
‫امور طراحي و برنامهریزي با دقت بيشتري اجرا شده و داراي جزئيات کاملتري ميباشند‪.‬‬

‫در این مرحله اطلعات بين فعاليتهاي مختلف رفت و برگشت نموده و با بهرهگيري از این مبادله اطلعات‪ ،‬سعي‬
‫ميشود جزئيات لزم مدنظر قرار گرفته و در نقشهها و گزارشات منعکس شوند ‪ .‬در حين اجراي فعاليتهاي این‬
‫مرحله‪ ،‬در مقاطعي دریافت و موافقت صاحب کار ضروري ميشود ‪ .‬قابل توجه است که در این مرحله‪ ،‬نقشهها در‬
‫سه سري تهيه ميشوند ‪ .‬نقشههاي سري اول ‪ ،‬عمدتًا نشان دهنده مشخصههایي از طرح که در فاز یکم تایيد‬
‫شدهاند ميباشند ‪ .‬نقشههاي سري دوم که در شکل نقشههاي کامل ناميده شدهاند‪ ،‬بر اساس نقشههاي ساده سري‬
‫اول‪ ،‬ولي با جزئيات کاملتري تهيه شدهاند ‪ .‬با این حال‪ ،‬هنوز داراي آن مقدار از جزئيات نيستند که پيمانکار‬
‫بتواند براحتي با مراجعه به این نقشهها کليه عمليات ساخت را اجرا نماید ‪ .‬به عنوان مثال در یک پروژه‬
‫ساختماني‪ ،‬نقشههاي کامل شامل نقشههاي معماري‪ ،‬ساختماني‪ ،‬تاسيسات حرارتي و برودتي‪ ،‬آب‪ ،‬فاضلب‪ ،‬برق ‪-‬‬
‫رساني‪ ،‬روشنایي‪ ،‬مخابرات‪ ،‬دفع آب باران در محوطه و ‪ ...‬ميباشند ‪ .‬براي اینکه ميزان جزئيات نقشهها مشخص‬
‫شود‪ ،‬باید گفت ‪ :‬که مث ً‬
‫ل در نقشههاي معماري سري دوم‪ ،‬ابعاد و موقعيت اطاقهاَ‪ ،‬کریدورها‪ ،‬راهپلهها‪ ،‬درب و‬
‫پنجرهها‪ ... ،‬و شکل کامل نماهاي مختلف ساختمان مشخص شدهاند ‪ .‬همچنين در نقشههاي تاسيسات حرارتي و‬
‫برودتي‪ ،‬به عنوان مثال‪ ،‬ابعاد کانالهاي انتقال هوا و محل نصب کانالها در داخل سقفهاي کاذب مشخص گردیدهاند‪.‬‬
‫حال براي ساخت درب و پنجره‪ ،‬علوه بر ابعاد اصلي‪ ،‬لزم است نوع و اندازه پروفيلهاي فلزي که در ساخت درب‬
‫و پنجره به کار ميروند‪ ،‬نيز مشخص باشد‪ ،‬یا براي ساخت کانالهاي انتقال هوا‪ ،‬لزم است نوع اتصال )درز ( که‬
‫براي به هم پيوستن دو قطعه کانال در نظر گرفته شده است نيز مشخص شود ‪ .‬چنين جزئياتي معموًل در نقشههاي‬
‫سري دوم وجود ندارند ‪ .‬این جزئيات در سري سوم نقشههاي طرح که نقشههاي اجرایي )یا کارگاهي ( ناميده مي ‪-‬‬
‫شوند قابل ارائه ميباشند‪.‬‬
 ‫تخمين دقيق مقادیر کار و مصالح و در پيرو آن‪ ،‬تهيه سياستها و روشهاي مناسب براي قراردادهاي اجرایي )سياستهاي پيمان (‬
‫همراه با دریافت موافقت صاحب کار‪ ،‬از وظایف مهندس مشاور در این مرحله از طرح ميباشد ‪ .‬در همين مرحله‪ ،‬لزم است برنامه‬
‫زمانبندي شده دقيقي براي فعاليتهاي اجرایي تهيه شود ‪ .‬در بسياري از قوانين مربوط به پيمان پروژههاي دولتي‪ ،‬وجود برنامههاي زمان ‪-‬‬
‫بندي براي اجراي پروژهها‪ ،‬جزء لزم اسناد پيمان بوده و بدون آنها اسناد پيمان‪ ،‬کامل شده تلقي نميشوند ‪ .‬با تهيه شدن اسناد پيمان‬
‫)شامل نقشههاي کامل‪ ،‬برآوردها‪ ،‬برنامههاي زمانبندي براي اجرا‪ (... ،‬و تعيين پيمانکار )یا پيمانکاران ( بر اساس ضوابط و مقررات‬
‫وضع شده در پروژه )و با در نظر گرفتن مقررات و محدودیتهاي دولتي (‪ ،‬بخش عمده فعاليتهاي فاز دوم‪ ،‬عملي شده و مشاور خود را‬
‫براي اجراي وظایف فاز سوم‪ ،‬که در آن باید به امور نظارت و کنترل بر نحوه اجرا بپردازد‪ ،‬آماده ميسازد ‪ .‬در همين مرحله‪ ،‬امور‬
‫مربوط به تهيه نقشههاي اجرایي )نقشههاي کارگاهي ( نيز توسط مشاور دنبال ميشوند و در مواردي‪ ،‬کار تهيه این نقشهها در فاز سوم‬
‫پروژه نيز ادامه یافته و به ترتيبي که این نقشهها در فاز سوم پروژه جهت آگاهي از جزئيات نحوه اجرا براي پيمانکار لزم ميشوند‪،‬‬
‫تهيه و در اختيارش قرار ميگيرند‪.‬‬
‫از نکات مهم در این مرحله‪ ،‬آن است که طراح‪ ،‬باید همراه و هماهنگ با طرح هسته اصلي سيستم‪ ،‬امکانات پشتيباني لزم براي‬
‫سيستم را نيز طراحي نماید ‪.‬به عنوان مثال در صورتيكه پروژه مربوط به طراحي و ساخت یک مرکز صنعتي و توليدي ميباشد‪ ،‬لزم‬
‫ل نقشههاي‬
‫است توام با طراحي کارخانه و ماشينآلت توليدي‪ ،‬امکانات لزم براي نگهداري و تعميرات کارخانه نيز طرح شده و مث ً‬
‫کارگاههاي تعميرات و ماشينآلت لزم در این کارگاهها نيز طراحي شوند ‪) .‬بدیهيست که چنين امري اختصاص به یک کارخانه نداشته و‬
‫براي هر سيستمي‪ ،‬وجود امکانات پشتيباني در همان لحظات اول شروع بهرهبرداري از سيستم‪ ،‬لزم خواهد بود ‪.‬‬

‫مرحله اجرا‬
‫در انتهاي فاز دوم پروژه‪ ،‬تقریبًا همه فعاليتهایي که لزم است در اجرا عملي بشوند‪ ،‬مشخص شده و شيوهها و برنامههاي زمانبندي‬
‫براي اجراي فعاليتها تعریف شدهاند ‪ .‬در فاز سوم‪ ،‬هدف این ميباشد که پيشرفت کارهاي پروژه‪ ،‬مطابق با برنامهها و اصول و کيفيتهاي‬
‫تعيين شده در فاز دوم به مرحله عمل ميآیند ‪ .‬مسلم است که در این فاز‪ ،‬سازمان اجرایي بمراتب بزرگتر از سازمانهایي که در فازهاي‬
‫قبلي پروژه فعاليت داشتند خواهد بود ‪.‬‬
‫هزینههاي صرف شده براي اجراي فعاليتها نيز به مراتب بيش از هزینههاي مراحل قبلي پروژه ميباشد ‪ .‬در این فاز‪ ،‬همانگونه که‬
‫اشاره شد‪ ،‬عامل کنترل داراي نقش اساسي بوده و لزم است با برداشت اطلعات و آمار مناسب از نحوه پيشرفت کارها و مقایسه‬
‫مشخصههاي مختلف کارهاي اجرا شده با آنچه که برنامهریزي شده روند پيشرفت کارها و صرف هزینه و سایر منابع را کنترل نمود ‪.‬‬
‫تهيه مواد و مصالح‪ ،‬تامين تجهيزات‪ ،‬استخدام نيروي کار متخصص در امور فني‪ ،‬مالي‪ ،‬پرسنلي و ‪ ،...‬از وظایف اوليه مورد لزوم در‬
‫این مرحله ميباشند ‪ .‬در بسياري از موارد‪ ،‬ممکن است مجموعه کارهایي که پيمانکار اجراي آنها را برعهده گرفته است‪ ،‬در حجمي‬
‫بيشتر از یا داراي طبيعتي متفاوت با کارهایي باشد که پيمانکار بتواند با کادري که دائم در اختيار دارد از عهده اجراي آنها برآید ‪ .‬در‬
‫این صورت‪ ،‬پيمانکار اقدام به بستن پيمانهاي دست دوم با سایر پيمانکاران خواهد نمود تا آنها با کاربرد تخصصها یا تجهيزات و‬
‫امکانات بهتري که در اختيار دارند اجراي گروهي از فعاليتها را برعهده بگيرند ‪ .‬براي بستن پيمانهاي دست دوم‪ ،‬لزم است موافقت‬
‫صاحب کار جلب شود ‪.‬‬
‫واضح است که در حين اجراي کار‪ ،‬عليرغم دقت نظري که در تهيه طرحها و برنامهها در فاز دوم‪ ،‬به عمل آمده است‪ ،‬ایجاد‬
‫تغييراتي در طرح‪ ،‬غير قابل اجتناب ميباشد‪.‬‬
‫پيمانکار در مراحل اجراي کار‪ ،‬به طور مستمر‪ ،‬با مشاوري که در فاز امور نظارت و کنترل را برعهده دارد تبادل نظر نموده و در‬
‫مواردي که ایجاد تغييرات و تصميماتي در طرح ضروري باشد‪ ،‬با موافقت مشاور در این موارد اقدام خواهد نمود ‪ .‬در چنين شرایطي‬
‫نقشههاي نشان دهنده حالت عملي اجراي فعاليتها توسط پيمانکار تهيه خواهند گردید ‪.‬‬
 ‫مرحله پایاني )اختتام (‬
‫مرحله پایاني پروژهها را مي توان به خودي خود یك پروژه ناميد ‪ .‬در این مرحله لزم است كارها به صورتي برنامهریزي شوند كه‬
‫براحتي قابل قبول به وسيله دستگاه نظارت و قابل تحویل به صاحب كار باشند ‪ .‬بدیهيست چنين شرایطي بستگي كامل به نحوه اجراي‬
‫فعاليتها در طول فاز اجرایي دارد ولي در اغلب موارد مشاهده شده است كه در مرحله پایاني و تحویل پروژه ‪ ،‬پيچيدگي مسائل بين‬
‫پيمانكار‪ ،‬دستگاه نظارت و صاحب كار‪ ،‬به حد اعلي خود رسيده و كار تحویل موقت و آغاز بهرهبرداري از سيستم را به تعویق انداخته‬
‫است ‪ .‬چنين شرایطي باعث خواهد شد كه سرمایه به كار گرفته شده براي مدتي بدون استفاده مانده و از سوي دیگر‪ ،‬پيمانكار نيز به‬
‫علت درگيري و وابستگي به پروژه نتواند از منابع و امكانات خود در سایر پروژهها استفاده نماید ‪ .‬در مراحل پایان فاز سوم )فاز‬
‫اجرایي ( معمو‌ًلكاربرد نيروي انساني و تجهيزات روند كاهشي داشته و بنابراین برعهده پيمانكار است كه در این مراحل‌‪،‬با برنامهاي دقيق‬
‫و حساب شده‪ ،‬پرسنل و تجهيزات خود را كه در پروژه كاربرد ندارند به كاري دیگر بگمارد‪ ،‬یا به كار افرادي كه به صورت موقت براي‬
‫این پروژه استخدام شدهاند و كار جدیدي براي آنها در نظر ندارد خاتمه داده‪ ،‬با آنها تسویه حساب نماید ‪ .‬رعایت صحيح مقررات دولتي‬
‫و حل و فصل مسائل با اتحادیههاي كارگري از وظایف مشكل‪ ،‬ولي غيرقابل اجتنابي است كه پيمانكار با آن مواجه خواهد بود ‪ .‬در اواخر‬
‫فاز سوم و شروع فاز پایاني‪ ،‬روحيه افراد شاغل در پروژه به دليل نگراني در مورد از دست دادن شغل و بيكار ماندن بمراتب ضعيفتر‬
‫از دورههاي آغاز فاز اجرا ميباشد ‪ .‬پيمانكار باید این مسائل را در نظر داشته و با دقت و سنجش جنبههاي مختلف امور پرسنلي به حل‬
‫آنها بپردازد ‪.‬‬
‫در مرحله پایاني پروژه‪ ،‬تهيه گزارشات و یادداشتهاي دقيق از نحوه اجراي كارها‪ ،‬باعث خواهد شد كه پيمانكار‪ ،‬براي شركت در‬
‫مناقصات جدید‪ ،‬و براي اجراي پروژههاي جدید‪ ،‬منابع اطلعاتي با ارزشي در اختيار داشته باشد ‪.‬‬
‫در پایان این بحث‪ ،‬ميتوان به طور خلصه گفت ‪ :‬كه دقت در اجراي وظایف در مرحله چهارم و برنامهریزي صحيح براي تحویل هر‬
‫چه سریعتر پر‌وژه‪ ،‬علوه بر آنكه از نظر اقتصادي به نفع صاحب كار و پيمانكار ميباشد از نظر كسب اعتبار براي شركت پيمانكاري و‬
‫فراهم آوردن زمينههاي مناسب در دریافت پروژههاي جدید نيز داراي نقش و اهميت قابل توجهي ميباشد‪.‬‬

‫وظایف مدیریت پروژه‬

‫وظایف اصلي مدیریت پروژه را مي توان ایجاد هماهنگي لزم در اجراي فعاليتها براي كاربرد مناسب منابع و امكانات به منظور‬
‫رسيدن به هدف نهایي پروژه دانست ‪.‬‬
‫در ایجاد این هماهنگي الزامًا محدودیتهاي زماني‪ ،‬بودجه‪ ،‬نيروي انساني‪ ،‬تجهيزات‪ ،‬مواد و سایر منابع و امكانات‪ ،‬همچنين محدودیت ‪-‬‬
‫هاي مربوط به كيفيت كارهاي قابل اجرا و روشهاي اجراي آنها‪ ،‬قوانين و مقررات حاكم بر محيط و بسياري از محدودیتهاي دیگر كه به‬
‫نوعي با فازهاي مختلف پر‌وژه ارتباط خواهند داشت مورد نظر قرار ميگيرند‪.‬‬
‫براي انجام وظایف‪ ،‬مدیر احتياج به برنامهریزي‪ ،‬سازماندهي‌‪ ،‬رهبري و كنترل خواهد داشت ‪ .‬دو موضوع اصلي كه باید مدنظر بوده‬
‫و پاسخي براي آنها تهيه شود عبارتند از ‪:‬‬

‫‪ - 1‬مقادیر )كميتها ( را چگونه باید تعيين نمود؟‬

‫‪ -2‬آیا از منابع و امكانات به صورتي كارآ و موثر استفاده ميشود؟‬
‫براي پاسخگویي به سئوال اول ميتوان از تكنيكهاي مختلف برنامهریزي و برنامهبندي زماني‪ ،‬روشهاي تعيين سطح منابع و همچنين‬
‫از روشهاي موازنه زمان و هزینه استفاده نمود ‪ .‬سئوال دوم با كاربرد اطلعات بازتابي در حين اجراي پروژه و كنترل روند اجراي‬
‫فعاليتها قابل پاسخگویي خواهد بود ‪.‬‬
 ‫بدیهيست عمليات برنامهریزي و برنامهبندي زماني مربوط به قبل از شروع عمليات اجرایي بوده ولي فعاليتهاي كنترل همراه با‬
‫عمليات اجرایي ادامه مييابند ‪ .‬در برنامهریزي و برنامهزماني‪ ،‬پارامترهاي زمان‪ ،‬هزینه و سایر منابع و امكانات لزم به نحوي تعيين مي ‪-‬‬
‫شوند كه بتوان پروژه را به اقتصادیترین صورت ممكن اجرا نمود ‪.‬امور كنترل به این منظور اعمال مي شوند كه كارهاي اجرایي مطابق‬
‫آنچه كه برنامه ریزي و برنامهبندي شدهاند انجام شوند ‪ .‬بنابراین‪ ،‬به منظور فراهم شدن امكانات لزم جهت كنترل‪ ،‬لزم است در ساختار‬
‫سيستمهاي مدیریت پروژهها‪ ،‬شرایط و وسایل لزم براي دریافت اطلعات بازتابي فراهم شده باشند ‪.‬‬
‫سيستمهاي اطلعات بازتابي‪ ،‬آگاهيهاي لزم را از فعاليتهاي اجرایي دریافت و با برنامههایي كه در مرحله قبل از اجرا تهيه شدهاند‬
‫مورد مقایسه قرار داده و تجزیه و تحليل ميكنند ‪ .‬نتایج این مقایسه به طور مستمر به سطوح مختلف مدیریت گزارش ميشوند ‪ .‬بدیهي‬
‫است كسي كه در راس سازمان قرار دارد‪ ،‬به دليل محدودیت وقت و اشتغال به سایر امور اجرایي نميتواند مستقيمًا دریافت كننده همگي‬
‫اطلعاتي باشد كه از طریق سيستم اطلعات بازتابي به مدیریت گزارش ميشوند‌‪ ،‬بنابراین ‪ :‬لزم است نوع اطلعاتي كه باید به مدیر و یا‬
‫ل مشخص شده باشد‪ ،‬تا مسير جریان اطلعات حالت ثابت و تعيين شدهاي داشته و‬
‫به سایر سطوح مدیریت در سازمان گزارش شوند‪ ،‬قب ً‬
‫از تداخل وظایف و مسئوليتها جلوگيري شود ‪ .‬قابل ذكر است كه اطلعات دریافت شده در سطوح مختلف مدیریت‪ ،‬ممكن است برحسب‬
‫لزوم ‪ ،‬به سایر سطوح گزارش شوند و یا در جلسات عمومي به صورت گروهي مورد بحث و تحليل قرار گيرند ‪.‬‬
‫اطلعاتي كه از روند عملي پيشرفت كارها جمعآوري شده و با مقادیر برنامهریزي شده مورد سنجش و مقایسه قرار ميگيرند‪ ،‬ممكن‬
‫است شامل اطلعات مالي از نحوه صرف بودجه و یا تاریخهاي اجراي امور مختلف پروژه باشند ‪.‬‬
‫مدیریت با بهرهگيري از نتایج به دست آمده از تجزیه و تحليل اطلعات‪ ،‬در مورد نحوه پيشبرد فعاليتها تصميمگيري نموده‪ ،‬و این‬
‫تصميمها و راهنمایيها به امور اجرایي پر‌وژه منتقل ميشوند ممكن است در مواردي نيز‪ ،‬نتيجه این تصميمگيریها ‪ ،‬ایجاد تغييرات و‬
‫تصحيحاتي در برنامههاي تعيين شده باشد ‪.‬‬

‫با پيشرفت زمان تقريبًا انواع فعاليتهاي ساخت و توليد ويا فعاليتهاي پژوهشي و علمي‪ ،‬در مقايسه با گذشته‪ ،‬در حجمي وسيعتر و با پيچيدگي‬
‫بيشتري تحت پروژههايي به مرحله اجرا درميآيند‪ ،‬پروژههايي كه محتاج به صدها و هزارها فعاليت ميباشند‪ ،‬و در اجراي آنها درصد قابل‬
‫توجهي از بودجه يك كشور صرف ميشوند‪ ،‬براي برنامهريزي چنين پروژههايي ‪ ،‬مسلم‌ًا كاربرد روشهاي علمي برنامهريزي امري ضروري مي‪-‬‬
‫باشد‪ .‬لزم به توضيح است كه در اغلب موارد كه موضوع برنامهريزي يك پروژه مطرح ميشود‪ ،‬فقط برنامهريزي فعاليتهاي فاز اجرايي كه‬
‫شامل امور ساخت و توليد هستند مورد توجه مسئولين پروژه قرار ميگيرد‌‪،‬ولي فعاليتهاي لزم در ساير فازهاي پروژه نيز به نوبه خود داراي آن‬
‫مقدار پيچيدگي و حجم هستند كه اعمال يك برنامهريزي و ك?‬